Aarhus · 7. november 2016
Aarhus · 7. november 2016
Sagsnr. 029774-0447 meth/dla
Xxx.xx. 16052344.1
Udbudsbetingelser
Vedrørende levering af byrumsinventar
Indholdsfortegnelse
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning 6
6. Udvælgelse af tilbudsgivere 11
1. Indledning
1.1 Udbudsform
Aarhus Kommune udbyder herved kontrakt om levering af byrumsinventar i henhold til udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 7. november 2016.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudsloven1.
Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af tilbudsgiver- nes indledende tilbud, og således ikke optage forhandling med tilbudsgiverne, jf. punkt 9.1. Herudover forbeholder Aarhus Kommune sig retten til at tildele kontrakten efter modta- gelsen af første reviderede tilbud, jf. punkt 9.2.
Aarhus Kommune forventer at prækvalificere 3 tilbudsgivere til at afgive tilbud på kontrak- ten.
2. Generelle forhold
2.1 Ordregivende myndighed Ordregiver er:
Aarhus Kommune
Hack Kampmanns Plads 2 8000 Aarhus C
Aarhus Kommune er under udbuddet repræsenteret af projektchef Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx (xxx@xxxxxx.xx).
2.2 Kontaktpersoner
Aarhus Kommunes kontaktperson vedrørende dette udbud er:
Arkitekt Xxxx Xxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt via e-mail til Xxxx Xxxxxx på xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
1 Lov nr. 1564 af 15. december 2015
Henvendelser skal mærkes: Aarhus Kommune – udbud af byrumsinventar
Der henvises endvidere til punkt 3.2 vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet.
2.3 Tidsplan
Udbudsproceduren forventes at følge nedenstående tidsplan:
Tidspunkt | Begivenhed |
7. november 2016 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse |
2. december 2016 | Sidste frist for indlevering af spørgsmål for- ud for ansøgning om prækvalifikation |
8. december, kl. 12:00 | Ansøgningsfrist |
13. december 2016 | Prækvalifikation |
6. januar 2017 | Sidste frist for indlevering af spørgsmål, jf. dog punkt 3.2 |
10. januar 2017 | Sidste frist for udsendelse af rettelsesblad |
16. januar 2017, kl. 9:00 | Indlevering af tilbud |
20. januar 2017 | 1. forhandlingsmøde |
25. januar 2016, kl. 15 | Indlevering af revideret tilbud |
Uge 5 2017 | 2. forhandlingsmøde |
Uge 6 2017 | Indlevering af endeligt tilbud |
Uge 8 2017 | Forventet orientering om resultatet af ud- budsforretningen |
Uge 9 2017 | Forventet kontraktindgåelse |
Tilbudsgiverne bedes reservere den 20. januar 2017 til deltagelse i forhandlingsmøde.
3. Udbudsmateriale
3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
• Udbudsbetingelser
• ESPD
• Kontraktudkast
• Arbejdsbeskrivelse
• Dokument- og tegningsliste
• Tilbudsliste
Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer i kravsspecifikation og udbudsbetingel- serne. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet offent- liggøres løbende på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Aarhus Kommune opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt til- budsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i ud- budsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stil- les skriftligt via e-mail til Xxxx Xxxxxx på xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Aarhus Kommunes forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist.
Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
Spørgsmål inden indlevering af ansøgning om prækvalifikation
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte ydelse, som ønskes besva- ret inden fristen for indlevering af prækvalifikationsansøgning, skal stilles senest den 2. december 2016.
Henvendelser, som modtages efter den 2. december 2016, vil således ikke blive besvaret forud for fristen for indlevering af ansøgning om prækvalifikation.
Spørgsmål i tilbudsperioden
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller den udbudte opgave skal være stillet senest den 6. januar 2017.
Henvendelser, som modtages efter den 6. januar 2017, kan således ikke garanteres besva- ret, og vil kun blive besvaret i det omfang, at det er muligt senest den 10. januar 2017.
3.3 Rettelsesblade
I tilfælde af, at Aarhus Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsma- terialet og/eller supplere oplysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade.
Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade offentliggøres på xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx.
Der vil desuden ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 6. januar 2017, med mindre der indkommer spørgsmål, som det ikke er muligt at besvare inden den 10. januar 2017, som følge af tidspunktet for spørgsmålenes fremsættelse.
4. Den udbudte ydelse
4.1 Leverancens omfang
Den udbudte ydelse omfatter projektering, udarbejdelse, levering og placering af træmøb- ler med dertil hørende master og spærrenet.
Den udbudte ydelse er nærmere beskrevet i arbejdsbeskrivelsen, jf. punkt 3.1.
Tilbuddet skal opfylde de i arbejdsbeskrivelsen angivne krav og kontraktens bestemmelser.
Det er forventningen, at ydelsen skal leveres 1. maj 2017. Det endelige leveringstidspunkt fastlægges i samarbejde med leverandøren.
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning
5.1 Sprog
Ansøgning om prækvalifikation skal afgives skriftligt på dansk.
5.2 Mindstekrav
Ansøgere skal opfylde følgende mindstekrav for at kunne blive prækvalificeret:
• Ansøgers egenkapital skal i det seneste regnskabsår have været positiv.
5.3 Udformning af ansøgning om prækvalifikation – ESPD
5.3.1 Tilbudsgiver skal i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation aflevere ud- fyldt ESPD med følgende oplysninger:
• Navn, adresse, kontaktdata m.v.
Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del II afsnit A. Følgende dele af ESPD del II afsnit A skal dog ikke udfyldes:
”Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt”
”Hvis det er relevant, afgives den eller de delkontrakter, som den økonomiske ak- tør ønsker at afgive tilbud på”
• Ansøgers repræsentanter
Oplysning gives ved at udfylde ESPD del II afsnit B.
• Udnyttelse af andre enheders kapacitet
Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på underleverandører eller an- dre for at kunne opfylde mindstekrav til egnethed, jf. punkt 5.2, eller udvæl- gelseskriterierne, jf. punkt 6.2.
Oplysning afgives ved at udfylde ESPD del II, afsnit C.
Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapaci- tet, herunder koncernforbundne selskaber) i forhold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyl- delse af mindstekrav, jf. punkt 5.2, skal ansøger vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren med de op- lysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B, del III og IV.
Desuden skal ansøger udfylde ESPD del V.
• Udelukkelsesgrundene (obligatoriske og frivillige)
Ansøgere, der befinder sig i en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i ud- budslovens § 135, er afskåret fra at afgive tilbud.
Herudover er deltagelse i udbudsprocessen udelukket, hvis ansøger befinder sig i en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, nr. 2 og nr. 7:
1. Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens eller likvidati- onsbehandling, hvis tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af retten, hvis tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende si- tuation i henhold til tilsvarende procedure, der er fastsat i national lov- givning, hvor tilbudsgiver er hjemmehørende.
2. Tilbudsgiver har gæld på over 50.000 kr. til det offentlige vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger.
Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en af de obligatori- ske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135 eller de frivillige udelukkelses- grunde i udbudslovens § 137, nr. 2 og nr. 7. Erklæringen afgives ved at udfyl- de ESPD del III, afsnit A, B og C.
Ansøgers opmærksomhed henledes på, at udelukkelsesgrundene i udgangs- punktet er udfyldt med et ”Nej”. Ansøger behøver således ikke at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C, med mindre ansøgeren er omfattet af en af ude- lukkelsesgrundene.
• Økonomisk og finansiel formåen
Ansøger skal oplyse ansøgers samlede årsomsætning, ansøgers egenkapital og ansøgers resultat før skat. Oplysningerne skal afgives for de seneste 3 til- gængelige regnskabsår og afgives ved at udfylde ESPD del IV afsnit B.
Såfremt ansøger ikke har rådighed over de krævede nøgletal inden for de se- neste 3 regnskabsår, skal ansøger oplyse hvornår ansøger blev etableret. Dette gøres ved at udfylde feltet ”Set-up of economic operator”
OBS: Det er et mindstekrav for prækvalifikation, at ansøgers egenkapital har været positiv i det seneste regnskabsår.
• Teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiver skal beskrive tilbudsgivers væsentligste referencer vedrørende projektering og/eller udførelse af udendørs træmøbler og andre træelemen- ter med forskellige funktionaliteter svarende til det udbudte byrumsinventar
inden for de seneste 3 år. Det skal af beskrivelsen af referencen fremgå, hvorvidt ansøger har stået for projektering eller udførelse eller begge dele, og det vægtes i den forbindelse positivt, at ansøger har dokumenteret kompe- tencer i forhold til begge dele.
Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit C.
• Udvælgelse af tilbudsgivere
Ansøger skal angive, hvorledes ansøger opfylder udvælgelseskriterierne, jf. punkt 6.2.
Oplysningen afgives ved i ESPD del V at svare ”Ja” samt beskrive hvordan an- søger opfylder udvælgelseskriterierne.
Beskrivelsen kan ske ved at henvise til oplysningerne i ESPD afsnit IV del B og C samt eventuelle underleverandører.
• Afsluttende erklæringer
Ansøger skal erklære, at de oplysninger, der er angivet i ESPD’en er nøjagtige og korrekte.
Dette sker ved at udfylde ESPD del VI.
Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, skal alle konsortiedeltagere aflevere sær- skilt udfyldt ESPD.
Vedrørende udfyldelse af ESPD kan der i øvrigt generelt henvises til Konkurrence- og For- brugerstyrelsens vejledning ”ESPD – Sådan virker det, version 1.2 - september 2016”. Vejled- ningen kan findes på xxx.xxxx.xx.
5.3.2 Yderligere oplysninger
Ud over udfyldt ESPD, herunder eventuel ESPD for underleverandør og konsortiedeltager, jf. punkt 5.3.1, skal ansøgningen vedlægges følgende materiale:
• Såfremt ansøgning afgives af et konsortium, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem Aarhus Kommune kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
• Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underleverandøren (enheden) stiller sine ressourcer til rådighed for Aarhus Kommune i forbindelse med opgaven.
Opmærksomheden henledes på, at såfremt ansøger baserer sin økonomiske og finan- sielle formåen på en underleverandør (andre enheders kapacitet), skal den pågælden- de underleverandør (anden enhed) hæfte solidarisk med ansøger for kontraktens op- fyldelse.
Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt ansøger baserer sin tekniske og faglige formåen på underleverandører (andre enheders kapacitet), skal den/de pågæl- dende underleverandører udføre den del af kontrakten, som underleverandørens ka- pacitet relaterer sig til.
Såfremt ovennævnte oplysninger ikke vedlægges, eller såfremt der ikke vedlægges ESPD’er for underleverandører og konsortiedeltagere, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæs- sig, men vurderingen af ansøgningen vil ske på baggrund af ansøgers kompetencer og de oplysninger, der fremgår af det af ansøger udfyldte ESPD.
5.4 Aflevering af ansøgning om prækvalifikation
Aarhus Kommune skal modtage ansøgning om prækvalifikation senest den 8. december 2016 kl. 12.00.
Ansøgningen skal fremsendes til:
Bech-Bruun Att.: Xxxxx Xxxx
Xxxxxxxxxxxxxx 0
8000 Aarhus C
Ansøgningen kan fremsendes pr. e-mail til xxxx@xxxxxxxxx.xxx
Såfremt ansøgningen fremsendes med post eller afleveres personligt, skal ansøgningen afleveres på usb-stik i pdf-format. Dog afleveres ESPD’en i xml-format.
Ansøgningen skal være mærket ”FORTROLIGT – Aarhus Kommune – Udbud af byrumsin- ventar”.
6. Udvælgelse af tilbudsgivere
6.1 Antallet af tilbudsgivere
Aarhus Kommune vil prækvalificere 3 tilbudsgivere.
6.2 Udvælgelse
Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere. Udvælgel- sen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers økonomiske kvalifikationer og ansø- gers referencer vedrørende projektering og/eller udførelse af udendørs træmøbler og an- dre træelementer med forskellige funktionaliteter svarende til det udbudte byrumsinventar med hovedvægten på ansøgers referencer. Ved vurderingen af ansøgers referencer vægtes det højt, at ansøger har dokumenteret kompetencer inden for såvel projektering som pro- duktion.
7. Udarbejdelse af tilbud
7.1 Sprog og tilbudspriser
Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesom al skriftlig og mundtlig kommunikation i forbindel- se med afgivelse af tilbud og deltagelse i forhandlingerne skal være på dansk.
Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms.
7.2 Vedståelsesfrist/accept
Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. Hvis tilbudsfristen undervejs i udbuddet udskydes, udskydes vedståelsesfristen med et tilsva- rende antal dage.
Aarhus Kommune anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretning for afsluttet, førend kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.
7.3 Tilbuddets udformning
Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet.
Vedlægges de i punkt 7.3.1 - 7.3.4 krævede oplysninger ikke i fuldt omfang, betragtes til- buddet ikke som ukonditionsmæssigt, men de manglende oplysninger vil få indflydelse på vurdering af tilbuddet.
Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødven- dige bi-ydelser.
Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbud- det/tilbuddene følger nedennævnte disposition:
7.3.1 Identifikation af tilbudsgiver m.v.
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner.
Oplysning om eventuelle væsentlige underleverandører/underentreprenører med tilsva- rende angivelse af navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner.
7.3.2 Forbehold og forudsætninger
Forbehold over for udbudsmaterialet samt Aarhus Kommunes krav skal angives særskilt under overskriften ”Forbehold”.
Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet.
Der gøres udtrykkelig opmærksom på, at Aarhus Kommune vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Aarhus Kommune er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne for- behold prissat
Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbuds- materialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. oven for punkt 3.2, således at forbehold i vi- dest muligt omfang undgås.
Tilbudsgiver skal desuden under overskriften ”Forudsætninger” angive hvilke forudsætnin- ger, der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare.
7.3.3 Pris
Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste. Alle poster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed.
De i tilbudslisten angivne priser skal være i danske kroner ekskl. moms, men inkl. alle om- kostninger, herunder til told, afgift og forsikring m.v.
7.3.4 Kvalitet
Til brug for vurdering af underkriteriet ”Kvalitet” skal tilbudsgiver vedlægge følgende mate- riale:
• Skitse og beskrivelse af den tilbudte konstruktive løsning, og herunder særskilte skitser med tilhørende beskrivelse for:
o Den tilbudte løsning for masternes fastgørelse til møblets gavl
o Den tilbudte løsning for opbevaring af net og master samt redskaber
o Den tilbudte løsning i forhold til muligheden for at kunne flytte de mobile møbler
o Den tilbudte løsning til sikring af møblets justering til vandret
o Den tilbudte løsning i forhold til hejsning og nedtagning af net samt fastgø- relse af net til mast.
o Den tilbudte løsning for fastgørelse af det stationære møbel til underlaget, såfremt dette er relevant for det tilbudte møbel.
• Dokumentation for konstruktive løsninger, herunder dimensionering af alle bærende ståldele, samt vind og nyttelaster.
7.4 Tilbudsgivers omkostninger
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen er Aarhus Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Aarhus Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen.
7.5 Fortrolighed og ejendomsret
7.5.1 Fortrolighed
Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere m.v., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for 3. mand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige.
7.5.2 Ejendomsret
Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Aarhus Kommu- nes ejendom. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbuds- forretning uden Aarhus Kommunes forudgående skriftlige samtykke.
De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.
8. Aflevering af tilbud
8.1 Tilbudsfrist
Tilbud skal være modtaget senest den 16. januar 2017, kl. 9:00.
8.2 Tilbud skal fremsendes til:
Bech-Bruun Att.: Xxxxx Xxxx
Xxxxxxxxxxxxxx 0
8000 Aarhus C
Tilbuddet kan fremsendes pr. e-mail til xxxx@xxxxxxxxx.xxx.
Såfremt tilbuddet fremsendes med post eller afleveres personligt, skal tilbuddet vedlægges en digital pdf-udgave på usb-stik.
Tilbuddet skal være mærket ”FORTROLIGT – Aarhus Kommune – tilbud på byrumsinventar”
8.3 Åbning af tilbud
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
9. Forhandlingsforløbet
9.1 Det indledende tilbud
Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af tilbudsgive- rens indledende tilbud.
Såfremt Aarhus Kommune ikke benytter denne adgang til at tildele kontrakten på bag- grund af tilbudsgiverens indledende tilbud, vil Aarhus Kommune forud for tildeling af kon- trakterne føre forhandlinger med tilbudsgiverne. Forhandlingerne forventes i forhold til de afgivne tilbud yderligere at kunne afdække og udvikle den samlede kvalitet af det tilbudte byrumsinventar.
9.2 Strukturen i forhandlingsforløbet Strukturen i forhandlingsforløbet vil være følgende:
• Indledende gennemgang af tilbud
Efter modtagelse af tilbud vil tilbuddene blive gennemgået og den enkelte tilbudsgiver vil modtage et indledende brev med angivelser af forhold i tilbuddet, som Aarhus Kommune enten ønsker præciseret/uddybet eller tilbudsgiverens stillingtagen til.
• Første forhandlingsmøde
Aarhus Kommune forbeholder sig retten til, at gennemføre første forhandling som en skriftlig forhandling.
Såfremt første forhandlingsmøde ikke gennemføres som en skriftlig forhandling, af- holdes forhandlingsmødet den 20. januar 2017. På forhandlingsmødet vil tilbudsgive- ren få adgang til at præsentere deres tilbud, og der vil med udgangspunkt i Aarhus Kommunes indledende brev blive ført forhandlinger med tilbudsgiveren.
• Tilbudsgivers reviderede tilbud
Efter forhandlingsmødet/den skriftlige forhandling udsendes referat af mødet og/eller eventuelt yderligere spørgsmål til tilbudsgiveren.
Tilbudsgiveren udarbejder herefter på grundlag af forhandlingsmødet et revideret til- bud, som skal afleveres den 25. januar 2017, kl. 12.00.
Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af tilbudsgi- vers reviderede tilbud.
• Anden forhandling
Aarhus Kommune forbeholder sig retten til, at gennemføre anden forhandling som en skriftlig forhandling.
Såfremt Aarhus Kommune ikke benytter adgangen til at gennemføre anden forhand- ling som en skriftlig forhandling, vil tilbudsgiveren på andet forhandlingsmøde få ad- gang til at præsentere det reviderede tilbud, og der vil med udgangspunkt i dette til- bud blive ført forhandlinger med tilbudsgiveren.
• Endeligt tilbud
Efter det andet forhandlingsmøde/den skriftlige forhandling udsendes eventuelt af- sluttende spørgsmål til tilbudsgiveren.
Såfremt der er gennemført et forhandlingsmøde, udsendes desuden referat af mødet.
Tilbudsgiveren udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, som skal afleveres i uge 6, 2017. Nærmere tidspunkt for tilbuddets aflevering vil blive oplyst senest i for- bindelse med indledningen af forhandlingsrunden.
9.2.1 Fortrolighed
Tilbudsgivers tilbud vil under forhandlingerne blive behandlet fortroligt, og oplæg samt priser fra det enkelte tilbud vil ikke blive videregivet til de øvrige tilbudsgivere. Oplysninger og oplæg fra den enkelte tilbudsgiver vil dog kunne medføre, at Aarhus Kommune anser det for nødvendigt at revidere og/eller konkretisere kravene i udbudsmaterialet, og sådan- ne ændrede krav vil kunne gøres til genstand for forhandlinger med samtlige tilbudsgivere.
Det præciseres i øvrigt, at ovennævnte forhandlingsforløb udelukkende udgør Aarhus Kommunes forventninger til forhandlingsforløbet på udbudstidspunktet. Aarhus Kommune forbeholder sig således adgang til at reducere antallet af forhandlingsmøder til ét, såfremt indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning på bag- grund af ét forhandlingsmøde.
10. Tilbudsevaluering
10.1 Tildelingskriterier
Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tilde- lingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” og ud fra en vurdering af følgende un- derkriterier:
• Pris: 40 %
• Kvalitet: 60 %
Aarhus Kommune vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende:
10.1.1 Pris
Ved vurderingen af underkriteriet "Pris" vil Aarhus Kommune lægge vægt på den samlede tilbudssum som angivet på tilbudslistens side 1.
Enhedspriserne, der angives på tilbudslistens side 3, indgår ikke i den samlede tilbudssum, der evalueres på.
Til brug for vurdering af underkriteriet: ”Pris” skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsliste, jf. punkt 7.3.3.
10.1.2 Kvalitet
Ved vurderingen af underkriteriet ”Kvalitet” vil Aarhus Kommune lægge vægt på følgende delkriterier:
• Funktion 40%
• Konstruktion 40%
• Fleksibilitet 20%
Funktion:
Ved vurderingen af delkriteriet ”Funktion”, vil Aarhus Kommune lægge vægt på, at der til- bydes et møbel, der er nemt at anvende til de tiltænkte formål. Det vægtes således positivt, at der tilbydes en løsning for hejsning, nedtagning og nedpakning af net samt opstilling, nedtagning og nedpakning af master, der gør denne proces nem, hurtig og bekvem, her- under at der er den nødvendige plads til opbevaring af net og master. Der vil ved vurderin- gen endvidere blive lagt vægt på, at den tilbudte løsning for opbevaring af redskaber i de stationære møbler sikrer en nem og bekvem tilgang til redskaberne.
Konstruktion:
Ved vurderingen af delkriteriet ”Konstruktion” vil Aarhus Kommune lægge vægt på, at der tilbydes en løsning for den tilbudte konstruktion af selve møblet samt af mastens fastgø- relse hertil, der sikrer en god stabilitet i møblet, både når dette anvendes med opstillede master og net samt ved åbning og lukning af møblet i forbindelse med nedpakning af ma- ster og net. Der vil ved vurderingen endvidere blive lagt vægt på, at den tilbudte løsning for opbevaring af redskaber i de stationære møbler er robust og stabil samt fordrer en lille grad af vedligeholdelse.
Fleksibilitet:
Ved vurderingen af delkriteriet ”Fleksibilitet”, vil Aarhus Kommune lægge vægt på, at flyt- ning af møblet kan ske nemt, herunder at en efterfølgende justering til vandret kan ske nemt og uden nogen særlig brug af værktøj.
Til brug for vurderingen af underkriteriet ”Kvalitet” skal tilbudsgivers tilbud vedlægges de under pkt. 7.3.4 angivne oplysninger.
10.2 Evaluering og behandling af tilbud
Ved bedømmelse af de modtagne tilbud i henhold til det kvalitative underkriterie ”Kvalitet”
vil følgende skala blive anvendt:
Point | |
10 | Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser |
9 | |
8 | |
7 | Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet |
6 | |
5 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
4 | |
3 | Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
2 | |
1 | |
0 | Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af un- derkriteriet) |
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris”, vil tilsvarende blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens at 10 gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse 2 yderpunkter.
Den bedst tænkelige pris defineres som den lavest tilbudte konditionsmæssige pris, mens at det netop økonomisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 50 % dyrere end den laveste
tilbudte konditionsmæssige pris. Såfremt der mod forventning måtte være et større pris- spænd end 50 % mellem tilbuddene, gives karakteren 0 til det dyreste konditionsmæssige tilbud.
10.3 Dokumentation af oplysninger
Inden Aarhus Kommunes kan træffe en tildelingsbeslutning, skal de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet i forbindelsen med prækvalifikationen, dokumenteres, jf. ud- budslovens § 159, stk. 2.
Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i ud- budslovens § 135, stk. 1 og stk. 3 og § 137, nr. 2 og nr. 7, kan tilbudsgiver fremlægge:
• Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument, udstedt af en kompe- tent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og stk. 2.
• Et certifikat, udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land, som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 3 og § 137, nr. 2 og nr. 7.
• Udsteder det pågældende land ikke certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens § 135 nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring un- der ed eller en erklæring på tro og love, jf. udbudslovens § 153.
• Danske tilbudsgivere kan som bevis fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Aarhus Kommune gør i denne forbindelse for en god ordens skyld opmærksom på, at sagsbehandlingstiden hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen for udarbejdelse af serviceattest skal påregnes at være 2 uger.
Som dokumentation for at tilbudsgiver opfylder mindstekravet for at kunne prækvalifice- res, kan tilbudsgiver fremlægge tilbudsgivers seneste regnskab eller en revisorattesteret erklæring med angivelse af det pågældende nøgletal.
10.4 Orientering
Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af ud- budsforretningen.
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver, om at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med til- budsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.
Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af en stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Aarhus Kommune har afsendt elektronisk underret- ning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen.