DATABEHANDLERAFTALE MELLEM
DATABEHANDLERAFTALE MELLEM
(herefter ”Kunden”)
&
Conventus A/S
Sinding Xxxxxxxxx 0
7400 Herning
CVR‐nr.: 32885675
(herefter ”Conventus”)
Conventus A/S • Sinding Xxxxxxxxx 0 • DK‐7400 Herning • Tlf. x00 0000 0000 • CVR.: 32885675 • xxx.xxxxxxxxx.xx Revision 3 udgivet 29. oktober 2019
1 Indhold
2 Baggrund for databehandleraftalen 3
3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4
4 Databehandleren handler efter instruks 4
5 Fortrolighed 4
6 Behandlingssikkerhed 5
7 Anvendelse af underdatabehandlere 5
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 7
9 Bistand til den dataansvarlige 7
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 9
12 Tilsyn og revision 9
13 Parternes aftaler om andre forhold 10
14 Ikrafttræden og ophør 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere 12
B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere 12
B.2 Godkendte underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
C.1 Behandlingens genstand/ instruks 13
C.2 Behandlingssikkerhed 13
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine 13
C.4 Procedurer for den dataansvarliges tilsyn med behandling hos databehandleren 14
Bilag D Parternes eventuelle regulering 14
2 Baggrund for databehandleraftalen
1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databe‐ handleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa‐ Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi‐ ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af så‐ danne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”.
4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges sær‐ skilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en an‐ den gyldig databehandleraftale.
5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.
6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandler‐ aftalen.
7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun‐ der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af re‐ gistrerede og varighed af behandlingen.
8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe‐ handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventu‐ elle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.
9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling da‐ tabehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.
11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.
12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data‐ beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.
3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
1. Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, som Xxxxxx instruerer Leverandøren om at behandle. Kunden har ansvaret for, at de personoplysninger, som Kunden instruerer Leverandøren om at behandle, må behandles af Leverandøren, herunder at behandlingen er nødvendig og legitim i forhold til Kundens opgavevaretagelse.
2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutnin‐ ger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.
3. Kunden har de rettigheder og forpligtelser, som er givet en dataansvarlig i medfør af lov‐ givningen, jf. Aftalens pkt. 1.1 samt Lov nr. 502 af 23/05/2018 om supplerende bestemmel‐ ser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af per‐ sonoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (Databeskyttelsesloven).
4 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU‐ret eller medlemsstaternes natio‐ nale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den da‐ taansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret for‐ byder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databe‐ handlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbe‐ stemmelser i anden EU‐ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5 Fortrolighed
1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplys‐ ningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.
2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til person‐ oplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvar‐ lige.
3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysnin‐ ger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele‐ vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6 Behandlingssikkerhed
1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt‐ telsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karak‐ ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekni‐ ske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.
2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her‐ under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin‐ ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikker‐ hed
3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.
4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sik‐ kerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
7 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord‐ ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe‐ handler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe‐ handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvar‐ lige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre da‐ tabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod så‐ danne ændringer.
4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle under‐ databehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.
5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.
6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underda‐ tabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme da‐ tabeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU‐retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandle‐ ren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandler‐ aftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databe‐ handleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.
7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da‐ taansvarliges anmodning herom ‐ i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulig‐ hed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underda‐ tabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den da‐ taansvarlige.
8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data‐ ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.
9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da‐ tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabe‐ handlerens forpligtelser.
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisatio‐ ner
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt in‐ tern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU‐ret eller medlemsstaternes nationale ret, som da‐ tabehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor ram‐ merne af databehandleraftalen ‐ derfor bl.a. ikke;
a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter‐ national organisation,
b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredje‐ land,
c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.
3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.
9 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med op‐ fyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin‐ delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. den registreredes indsigtsret
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin‐ ger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarli‐ ges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32‐36 under hensynsta‐ gen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.
Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin‐ ger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers ret‐ tigheder eller frihedsrettigheder.
c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske perso‐ ners rettigheder og frihedsrettigheder
e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så‐ fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed
for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.
2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren ‐ under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, ka‐ tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be‐ grænse dets mulige skadevirkninger
11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
1. Kunden skal senest 30 dage inden Hovedaftalens ophør skriftligt meddele Leverandøren, hvorvidt alle personoplysningerne skal slettes eller tilbageleveres til Kunden. I begge til‐ fælde skal Leverandøren ligeledes slette eventuelle kopier, medmindre EU‐retten eller na‐ tional ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Leverandøren skal sikre, at even‐ tuelle underdata‐behandlere ligeledes efterlever Kundens meddelelse.
12 Tilsyn og revision
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den da‐ taansvarlige.
2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.
3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.
4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræ‐ sentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske fa‐ ciliteter mod behørig legitimation.
13 Parternes aftaler om andre forhold
1. En eventuel regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraf‐ talen vil fremgå af Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.Bilag D.
14 Ikrafttræden og ophør
1. Denne aftale træder i kraft ved hovedaftalens indgåelse.
2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs‐ sigheder i aftalen giver anledning hertil.
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for‐ bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelses‐ varsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.
5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller data‐ behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehand‐ lere.
6. Aftalen skal foreligge skriftligt, herunder elektronisk, hos databehandleren og leverandø‐ ren.
7. Underskrift
For Conventus A/S For den dataansvarlige
Xxxxx Xxxxxxxx
Herning, den 29. oktober 2018 D.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar‐ lige er:
At kunden kan anvende Conventus, som ejes af Conventus A/S til at indsamle og behandle oplys‐ ninger om dataansvarliges brugere af systemet.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig pri‐ mært om (karakteren af behandlingen):
at databehandleren stiller Conventus til rådighed for den dataansvarlige og herigennem opbevarer personoplysninger om den dataansvarliges medlemmer og kunder på virksomhedens servere.
Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:
Navn, e‐mailadresse, mobilnummer, adresse, medlemsnummer, type af medlemskab, fremmøde og tilmelding til konkrete aktiviteter.
Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
Personer, som har eller har haft et medlemskab/kundeforhold hos den dataansvarlige.”
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe‐ gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere
B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe‐ handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn‐ dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan‐ svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 3 måneder før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 2 uger efter modtagelsen af underretningen. Den da‐ taansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
B.2 Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:
Navn | CVR‐nr | Adresse Beskrivelse af behandling |
DLX A/S | 28692986 | Hammershusvej Hostingcenter for hele driften af Conventus 16 C 7400 Herning |
Compaya A/S | 31375428 | Palægade 4 SMS Gateway 1261 KBH |
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Da‐ tabehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underda‐ tabehandler foretage den beskrevne behandling.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1 Behandlingens genstand/ instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Den dataansvarlige udfører selv alle behandlinger af personoplysninger, med mindre der specifik i en supportsag fremkommer instrukser om databehandling på den dataansvarliges vegne.
C.2 Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At der er tale om behandling af en få mængder af personoplysninger som ikke indeholder særlige kategorier af personoplysninger hvorfor der ikke skal etableres specielt højt sikkerhedsniveau.
omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau”.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.
Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltnin‐ ger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):
Databehandler har foretaget følgende sikkerhedsforanstaltninger:
Alle data i demo og udviklingsmiljøer er psesudonymiseret. Alle medarbejdere har indgået en udvidet tavshedserklæring.
Alle medarbejdere har gennemgået sikkerheds instrukser og uddannelse i forbindelse med hjem‐ mearbejdspladser.
Alle instrukser fra dataansvarlig om ændringer i data kan kun foregå ved forud skriftlig log bar hand‐ ling, hvilket betyder henvendelse gennem Conventus Supportsystem.
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret. Der er værktøjer i systemet til at hjælpe den dataansvar‐ lige til at slette personoplysninger efter angivne frister.
C.4 Procedurer for den dataansvarliges tilsyn med behandling hos databehandleren Databehandleren skal én gang om året indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.
Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes følgende typer af revisionserklæringer: ISAE 3402.
Revisionserklæringen vil være tilgængelig via af den dataansvarliges adgang til Conventus.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering op‐ står et behov herfor.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataan‐ svarlige selv. Databehandleren skal afregnes for forbrugt tid i forbindelse med tilsynet.
”Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurde‐ rer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige til‐ strækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.”
parternes eventuelle regulering
Bilag D Parternes eventuelle regulering
Der er ingen reguleringer angivet.