Aftale om lån af lokale på Aalborg Universitet
Aftale om lån af lokale på Aalborg Universitet
Til AAU-konferencer, interne og personaleforeningsarrangementer samt til
udlån til private formål for ansatte på AAU
DEL 1 – FORESPØRGSEL Udfyldes af låner
Vejledning
Download blanketten og åbn med Adobe Acrobat Reader.
Udfyld pdf-filen, gem den og send forespørgslen som vedhæftet fil til Bookingansvarlig:
• Aalborg: xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
• Esbjerg: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx
Blanketten skal sendes til Bookingansvarlig senest 4 uger inden det planlagte arrangement.
Når blanketten er sendt til Bookingansvarlig vil låner inden for 10 arbejdsdage blive kontaktet for aftale af det videre forløb. Reservationen er først gældende, når låner har modtaget en aftale og bekræftet den pr. mail til Bookingansvarlig.
Den godkendte blanket skal kunne fremvises til G4S eller Facility Support
Vælg arrangementstype AAU-konference Internt arrangement Personaleforening Privat arrangement
Har du ikke Adobe Reader kan du hente den her
Hent Adobe Reader
Dato for forespørgsel
Navn på arrangement Periode
Fra dato Til dato Arrangør
kl.
kl.
Lokaleønske
Adresse
Ønsket lokalestørrelse
Lokalenr. Antal deltagere
Navn på fakultet / afdeling / forening
Navn på ansvarlig kontaktperson AAU-mail - kontaktperson
Fakturering Faktureringsadresse Navn på fakturamodtager
AAU-mail - fakturamodtager
Telefon
Evt. EAN-nr.
Telefon
Beskrivelse af arrangementet - Specifik beskrivelse, herunder hvem arrangementet henvender sig til, specielle ønsker til opstilling m.v.
Eksterne deltagere
Er der deltagere i arrangementet, som ikke er studerende eller ansatte på AAU? Ja Nej
Jeg er indforstået med og bekræfter, at arrangementet overholder de regler og retningslinjer, der er beskrevet i vedlagte regelsæt (pkt. 1) samt på siden
xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxx
• Låner har selv ansvaret for rengøring af lokalet efter brug. Ved mangelfuld rengøring faktureres for minimum 3 timers rengøring.
• Ved udlån til private arrangementer faktureres altid for minimum 3 timers rengøring.
• Ved lån af kantineområder og auditorier faktureres som udgangspunkt for min. 3 timers rengøring. Behovet herfor vurderes af Facility Support.
• Arrangementer, der foregår ud over normal åbningstid og er af en vis størrelse, kan medføre udgifter til vagtdækning og rengøring.
Aftale om lån af lokale på Aalborg Universitet
DEL 2 - Udfyldes af Bookingansvarlig i Campus Service
Detaljer om lokalelånet aftales med låner.
Reservationen er først gyldig, når aftalen pr. mail er bekræftet af låneren Bookingansvarlig navn
Bemærkninger og aftaler
E-mail Telefon
Øvrige services
Egen rengøring
AAU bestiller rengøring
Ja Nej
Rengøring afregnes direkte mellem låner og rengøringsudbyder
Ved lån af lokaler til private arrangementer skal altid afregnes for minimum 3 timers rengøring
Frakobling af alarm fra kl. Antal gæstekort ønsket
Til fakturering
til kl.
Pris kr.
Tilkaldevagt - Facility Support fra kl. | til kl. | ||||||
Bemandet vagt - Facility Support fra kl. | til kl. | ||||||
Bemandet vagt – G4S fra kl. | til kl. | ||||||
Andet: | |||||||
Pris i alt | 0,00 | ||||||
Tjekliste Udført dato
Klargøring af lokale Rengøringsvogn Vægter informeret
AAU vagtteams informeret Xxxxxxxxx informeret
Affaldscontainere, stk. Kontrol af lokale
Bestilling af rengøring
Aftale bekræftet af låner
Aftale sendt til fakturering hos CAS
Xxxxxxxx, fra kl. til kl.
Udført dato
Arrangementet afholdes i overensstemmelse med kriterierne for brug af lokaler på Aalborg Universitet
I tvivlstilfælde træffes afgørelse af afdelingsleder for Facility Service → Campusdirektør → Universitetsdirektør
Rev. 03-08-2022
Regler for lån af lokaler på Aalborg Universitet
De daglige aktiviteter på universitetet er ikke omfattet af dette regelsæt
Udlån af lokaler administreres af Bookingansvarlig (Campus Service Aalborg/CPH/Esbjerg).
1. En ansøgning om udlån af lokaler bliver ikke automatisk godkendt.
Bookingansvarlig kan skønne, at lokaleudlånet falder uden for de vedtagne kriterier for udlån. I så fald modtager man en skriftlig begrundelse. Hvis begrundelsen ikke er tilfredsstillende, kan man klage til afdelingsleder for Facility Service.
Følgende kriterier indgår i vurderingen af, om et arrangement eller en aktivitet kan tillades afholdt med universitetets støtte eller ved brug af universitetets lokaler eller andre ressourcer:
▪ Er gennemførelse af aktiviteten forenelig med danske demokratiske værdier?
▪ Er gennemførelse af aktiviteten forenelig med hensynet til universitetets omdømme?
▪ Kan aktiviteten gennemføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt?
For studerendes og studenterorganisationers arrangementer gælder endvidere:
▪ Er aktiviteten fremmende for uddannelse, forskning eller innovation?
▪ Er aktiviteten fremmende for de studerendes kontakt til erhvervslivet og mulighed for job under eller efter studiet?
▪ Er aktiviteten fremmende for studiemiljøet?
2. AAU må ikke udøve konkurrenceforvridende virksomhed ved udlån af lokaler og lokaler må ikke benyttes til kommercielle formål.
3. Alle arrangementer skal være afsluttet senest kl. 01:00. Tidspunkt for aflevering af lokalet aftales med Bookingansvarlig.
4. For at låne et lokale på Aalborg Universitet udfyldes ansøgning om lån af lokale. Ansøgningen sendes til den Bookingansvarlige
▪ Aalborg: xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
▪ Esbjerg: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx
5. Aftale om lån af lokale skal være godkendt af begge parter (låner og Bookingansvarlig) senest 7 dage før arrangementets afholdelse. Forespørgslen skal være Bookingansvarlig i hænde senest 4 uger før arrangementet skal finde sted, medmindre andet aftales.
Ved afbestilling efter aftaleindgåelse pålægges et afbestillingsgebyr jf. gældende prisliste.
6. Lokalet må kun anvendes til det formål, det er lånt til. Særlige ønsker, herunder ændring af bord- opstilling, aftales med Bookingansvarlig og afregnes jf. gældende prisliste.
7. Låner er ansvarlig for at personbelastningen i lokalet ikke overskrider det aftalte antal personer.
8. I tilfælde af, at ansøgningen om lån af lokale ikke er godkendt af en Bookingansvarlig, eller hvis AAU’s regler for anvendelse af lokaler ikke overholdes, har AAU’s G4S-vagt bemyndigelse til straks at afslutte arrangementet.
9. Lokaler skal afleveres ryddelige og rengjorte og i øvrigt i den stand, de befandt sig i ved lånets begyndelse, medmindre andet er aftalt.
Ved mangelfuld rengøring eller oprydning faktureres for faktiske udgifter, dog minimum 3 timer.
Ved udlån til private arrangementer eller til arrangementer, der omfatter spisning, faktureres altid for minimum 3 timers rengøring.
10. I tilfælde af hærværk på bygninger eller inventar skal låner afholde faktiske omkostninger til ud- bedring af skader.
11. Facility Support-dækning uden for normal arbejdstid aftales ved aftaleindgåelse og afregnes jf. gældende prisliste.
12. Udlevering af gæste-adgangskort aftales med Bookingansvarlig. Gæstekort udleveres sidste arbejdsdag inden arrangementet eller efter aftale.
13. Brugerne af lokalet er ansvarlige for at følge beredskabscentrets regler i henhold til den gældende brandinstruks.
Det er ikke tilladt at anvende levende lys, åben ild eller fyrværkeri i grupperum, på kontorer, i fællesområder og frokoststuer og lignende områder i AAU’s bygninger.
I tilfælde af brandudrykning som følge af uagtsomhed i forbindelse med lån af lokalet, påhviler det låneren at betale et evt. udrykningsgebyr.
14. Låner er ansvarlig for at AAU’s rygepolitik og regler om affaldssortering overholdes.
15. Som låner er man forpligtet til at holde AAU skadesløs over for erstatningskrav, der måtte blive rejst over for AAU som følge af uheld, personskade m.v. i forbindelse med udlånet. Låner er desuden forpligtet til at erstatte eventuelle skader, der er sket på bygninger og udstyr.
16. Et arrangement må ikke indebære en overnatning på AAU.
17. Eventuelle ønsker om forplejning aftales direkte med kantineleverandør.
Ifølge XXX’x kantinekontrakt skal der indhentes tilbud fra AAU’s kantineleverandør.
18. Låner er ansvarlig for at indhente en lejlighedstilladelse fra politiet, hvis en sådan efter restaurationsloven er nødvendig.
19. Pris og betingelser for lån af lokale aftales mellem låner og Bookingansvarlig forud for arrangementet jf. gældende prisliste. Faktura udsendes straks efter arrangementet og skal betales inden 30 dage.