Koncessionsbetingelser
Konkurrenceudsættelse efter direktiv 2014/23/EU (koncessionsdirektivet)
Koncessionsbetingelserne indeholder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt. Disse koncessionsbetingelser supplerer koncessionsbekendtgørelsen, hvorfor tilbudsgiver også skal orientere sig grundigt i koncessionsbekendtgørelsens anførte.
Udbuddet gennemføres som en proces, der minder om et offentligt udbud, hvor alle interesserede har mulighed for at afgive et tilbud inden for de i koncessionsbekendtgørelse og disse koncessionsbetingelser anførte bestemmelser.
[Her indsættes en overordnet beskrivelse af den udbudte opgave. Herunder f.eks. hvor mange ladepunkter, der skal etableres, at operatøren overtager risikoen for drift og vedligehold, etc. Herudover kan det tillige beskrives, hvis der er indeholdt optioner i udbuddet, hvor lang tid kontrakten løber, etc.]
[Nedenfor er indsat eksempler på eventuelle beskrivelser af udbuddet, men det skal tilpasses til det særskilte udbud]
[Udbuddet omfatter ordregivers overladelse af retten til at etablere og drive offentligt tilgængelige ladestandere på forskellige lokaliteter hos ordregiver til [en operatør/flere operatører], jf. AFI-loven (Lov nr. 412 af 4. april 2022 om infrastruktur for alternative drivmidler til transport).
[Den private operatør/De private operatører] skal som udgangspunkt selv finansiere omkostningerne til etablering, drift og nedtagning af ladestanderne. Ordregiver kan dog undtagelsesvist yde betaling til operatører af offentligt tilgængelige ladepunkter, hvis det efter afholdelse af udbud kan konstateres, at aftalen ikke kan gennemføres uden, jf. bekendtgørelse nr. 414 af 4. april 2022 om kommuners og regioners ydelse af betaling til operatører af offentligt tilgængelige ladepunkter.
I alt skal der etableres mindst [antal] ladepunkter på [antal] lokaliteter. Koncessionskontrakten løber i [antal] år, med mulighed for forlængelse på [antal] x [år] år. Der henvises til koncessionsmaterialet i sin helhed.
[EX hvis udbuddet er opdelt i delkontrakter]: Udbuddet vedrører flere følgende delkontrakter som beskrevet i koncessionsbekendtgørelsen. Hver delkontrakt vil blive tildelt en (1) koncessionshaver.]
[Indsæt yderligere beskrivelse af, hvordan det er opdelt]
[Hvis der er begrænsninger i hvor mange delkontrakter en koncessionshaver kan blive tildelt, skal det også anføres i ovennævnt beskrivelse. Derudover skal der ske manuel tilpasning af disse koncessionsbetingelser, herunder navnlig Bilag A, hvis hver delkontrakt tildeles flere koncessionshavere.]
afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal afgives senest [ugedag], den [dato] [årstal], kl. [klokkeslæt]. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist.
Tilbud skal afgives på [indsæt sprog].
Tilbud skal afgives via [indsæt navn på det elektroniske udbudssystem, som I anvender til udbuddet] (det elektroniske udbudssystem). Tilbud kan ikke afgives på anden vis, herunder via e-mail.
Det elektroniske udbudssystem kan tilgås via linket [indsæt link på det elektroniske udbudssystem, som I anvender til udbuddet].
Tilbuddet afgives ved, at tilbudsgiver uploader tilbuddet i det elektroniske udbudssystem.
[Følgende sætning plejer at være det mulige ved de fleste udbudssystemer, men hør jeres udbyder af systemet, såfremt I er i tvivl.] [Når tilbuddet er uploadet og afsendt, kan tilbudsgiver, indtil tilbudsfristens udløb, ændre indholdet af det eller trække det tilbage.]
[Hvis udbuddet er opdelt i delkontrakter, anbefales det at skrive nærmere om, hvordan det elektroniske udbudssystem tager højde for de forskellige delkontrakter, og hvordan tilbudsgiver skal aflevere deres tilbud, f.eks. om de skal aflevere dokumenter for hver delkontrakt de søger på, eller hvordan dette i praksis skal administreres. Det er vigtigt at få dette tydeliggjort i disse koncessionsbetingelser.]
Ordregiver har ikke adgang til tilbuddets indhold, før fristens udløb.
Såfremt et tilbud indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Tidsangivelsen i det elektroniske udbudssystem er afgørende for, hvilken udgave der er den seneste.
Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud [pr. delkontrakt], og tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud.
[EX hvis udbuddet er opdelt i delkontrakter]: [Afgives der tilbud på flere delkontrakter, skal tilbuddet for hver delkontrakt være uafhængigt af tilbud på øvrige delkontrakter. Tilbuddene må således ikke være indbyrdes afhængige.]
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i [angiv tal] måneder fra tilbudsfristens udløb.
Koncessionsmaterialet
Koncessionsmaterialet er grundlaget for tilbudsgivers afgivelse af tilbud. Koncessionsmaterialet er tilgængeligt på [indsæt link til jeres elektroniske udbudssystem, hvor man kan tilgå koncessionsmaterialet.].
Koncessionsmaterialet består af følgende dokumenter:
Koncessionsbekendtgørelse
Disse koncessionsbetingelser
Bilag til koncessionsbetingelserne:
Bilag A: Tilbudsevalueringen (tildelingskriterie og evalueringsmetode)
Bilag B: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved afgivelse af sit tilbud
Bilag C: Støtteerklæring
[Skal eventuelt opdateres alt afhængig af, hvad der f.eks. evalueres på i medfør af Bilag A]
Udkast til koncessionskontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem aftaleparterne.
Udkast til koncessionskontrakt bilag 1-[tal], som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes [for hver af delkontrakterne], og som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning.
[Indsæt relevante bilag].
[Ordregiver skal tage stilling til, hvad der er relevant at medtage i deres bilagssamling til kontrakten. I Vejdirektoratets paradigme for BUT (som dog ikke vedrører koncessionskontrakter over tærskelværdien) har indsat eksempler på mulige bilag, såsom:
[Bilag X Kravspecifikation]
[Bilag X Tilbudsliste]
[Bilag X Oversigt over og stamblad for lokaliteter inkl. matrikelafgrænsning]
[Bilag X: Oversigt over evt. øvrige lokaliteter inkl. matrikelafgrænsning]
[Bilag X: Strategi/plan for ladeinfrastruktur]
[Bilag X: Dokument vedr. Arbejdsmiljø]
[Bilag X: Dokument vedr. de registreredes rettigheder]
[Bilag X: Koncessionsberegning]
Støtteerklæringen (Bilag C) er vedlagt som paradigme. Støtteerklæringen skal kun udfyldes og underskrives af den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller økonomiske kapacitet til rådighed for tilbudsgiveren i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed. Støtteerklæringen kræves først indleveret af den vindende tilbudsgiver i forbindelse med indlevering af dokumentation for oplysninger i ESPD´et, jf. fremgangsmåden i punkt 10, medmindre ordregiver benytter fremgangsmåden i § 151, stk. 2, jf. bekendtgørelse om tildeling af koncessionskontrakter (herefter koncessionsbekendtgørelsen) § 5, sidste sætning.
Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i koncessionskontrakten og/eller dennes bilag, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver efter fremgangsmåden i punkt 4, foreslå en ændring af koncessionskontrakten/koncessionskontraktens bilag. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbejdet.
Eventuelle ændringer af koncessionsmaterialet vil blive meddelt til alle via det elektroniske udbudssystem.
[Vær opmærksom på dette]: Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til koncessionsmaterialet, skal ske på [indsæt sprog] via det elektroniske udbudssystem.
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt alle via det elektroniske udbudssystem.
Spørgsmål skal stilles senest den [dato] [årstal] [klokkeslæt]. [Efter koncessionsdirektivets artikel 34, stk. 3, skal supplerende oplysninger om koncessionsdokumenterne meddeles senest seks dage inden udløbet af en frist, der er fastsat for modtagelse af tilbud, forudsat at der er anmodet om dem i tide. Dette betyder således, at I senest skal medgive svar på eventuelle spørgsmål senest seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmålsfristen bør dermed sættes til et par arbejdsdage inden seks dages fristen, f.eks. at fristen sættes to eller tre arbejdsdage inden seks dages fristen, således at ordregiver vurderer, at der tid nok til at medgive svar.]
Spørgsmål stillet efter denne dato, vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, medmindre tilbudsfristen samtidig udskydes.
[EX hvis udbuddet er opdelt i delkontrakter]: [Tilbudsgiveren opfordres til tydeligt at angive i et spørgsmål, hvilken eller hvilke delkontrakter, spørgsmålet vedrører.]
Ordregiver kan foretage ændringer i koncessionsmaterialet. Såfremt ordregiver foretager væsentlige ændringer i koncessionsmaterialet vil den angivne frist ovenfor i punkt for aflevering af tilbud blive forlænget.
Ordregiver kan ikke foretage ændringer af grundlæggende elementer i koncessionsmaterialet, herunder ændringer af tildelingskriterier.
Ændringer i koncessionsmaterialet vil blive meddelt til alle via det elektroniske udbudssystem.
Et tilbud består af følgende dokumenter:
Tilbuddet behøver ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver. Kontrakten og disse bilag anses for accepteret af tilbudsgiver.
Ad (a) Tilbudsbrev
Tilbudsgiver bør vedlægge sit tilbud et tilbudsbrev (Bilag C), der bør indeholde følgende oplysninger:
Hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet.
E-mailadresse og telefonnummer, som ordregiver kan rette henvendelse til i forbindelse med udbuddet.
Ad (b) Bilag
Tilbudsgiver bedes udfylde eller færdiggøre følgende bilag:
Bilag [X] – [f.eks. tilbudslisten]
Bilag [X] –[f.eks. operatørens serviceniveau, hvis der evalueres på dette, jf. Bilag A ]
Bilag [X],
Bilag [X], [osv.]
[Hvert bilag indeholder en vejledende tekst, der forklarer, hvordan bilaget udfyldes eller færdiggøres./Den vejledende beskrivelse af bilagene fremgår nedenfor. […]]
Ad (c) ESPD
Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud ESPD som et foreløbigt bevis for:
at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt VI.3), og
[hvis der stilles minimumskrav til økonomisk og finansiel kapacitet medtages følgende:] [at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2)]
[hvis der stilles minimumskrav til teknisk og faglig kapacitet medtages følgende:] [at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3).
Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive ESPD-dokumentet. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører, og hver deltagers ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den pågældende deltager. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Eventuelle støttende enheder skal underskrive hvert sit ESPD-dokument.
Ordregiver kan ikke forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Tilbuddet bør derfor være udarbejdet på en sådan måde, at kontrakten kan indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver.
Tilbudsgiver bør derfor også ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at …", "man kan også tænke sig, at …" eller "sædvanligvis anvendes …", "vi har ofte med succes gjort …", "man kunne også forestille sig, at …", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at …". Formuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige forpligtelser, kan efter omstændighederne blive behandlet som forbehold med de deraf følgende konsekvenser, jf. punkt 7, nedenfor.
Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i koncessionsmaterialet.
[Hvis der undtagelsesvis kan anføres en standard, produktbetegnelse mv. efterfulgt af ”eller tilsvarende”, jf. koncessionsdirektivets artikel 36, stk. 2, bør det overvejes nærmere at anføre, hvad der skal til for, at et tilbudt produkt/ydelse bliver ligeværdigt med standarden eller referenceproduktet, og hvad der skal dokumenteres som en del af tilbuddet, jf. EU-Domstolens dom af 12. juli 2018 i sagen C-14/17.]
Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i koncessionsmaterialet. Forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i koncessionsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist.
[Mindstekrav og grundlæggende element er ikke defineret i koncessionsdirektivet. Ordregiver kan overveje at fremhæve, hvad der skal forstås ved eksempelvis mindstekrav i nærværende udbud.]
Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i koncessionsmaterialet kan medføre, at forbeholdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer.
Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 4 ovenfor.
Dokumenter eller oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan være omfattet af reglerne om aktindsigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives, idet retten til aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen alene gælder for den, der har retlig interesse i at indgive en klage til Klagenævnet for Udbud vedrørende den sag, som aktindsigtsanmodningen vedrører, og for massemedier. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Ordregiver åbner tilbuddene efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, om tilbuddene opfylder de formelle krav i koncessionsmaterialet. Ordregiver kan under overholdelse af principperne i koncessionsdirektivets artikel 3 anmode tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsendte relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis tilbuddet ikke opfylder koncessionsmaterialets formelle krav.
Uanset anvendelsen af ordet "skal" i koncessionsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte bestemmelser. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.
Ordregiver kan endvidere afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for koncessionsdirektivets og koncessionsbekendtgørelsens rammer.
Ordregiver vurderer endvidere, om tilbuddene er konditionsmæssige.
Tilbuddene vil herefter blive vurderet som beskrevet i Bilag A.
Efter ordregivers beslutning om tildeling af [kontrakten/delkontrakten] underretter ordregiver samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen, herunder hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til koncessionstildelingen, herunder navnet på den valgte tilbudsgiver, begrundelsen for, at deres ansøgning eller tilbud er blevet forkastet samt hvornår standstill-perioden udløber, og hvis relevant en begrundelse for ikke at tildele en kontrakt, for hvilken der har været offentliggjort en koncessionsbekendtgørelse, eller hvor det er besluttet at lade proceduren gå om.
Desuden underretter ordregiver på anmodning af den berørte part hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 dage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning alle tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, om de karakteristika og relative fordele, der kendetegner det valgte tilbud.
Før tildeling af kontrakt skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele [kontrakten/delkontrakten], have fremlagt dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD.
Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med [bedste pris / bedste kvalitet / bedste forhold mellem pris og kvalitet], jf. Bilag A, og har indhentet ovenstående dokumentation, træffer ordregiver beslutning om tildeling af [kontrakten/delkontrakten].
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele [kontrakten/delkontrakterne] og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbuddet [herfor en eller flere delkontrakter].
Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået [kontrakten/delkontrakten], men dog ikke længere end vedståelsesfristen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at [kontrakten/delkontrakten] er indgået. [Kontrakten/Delkontrakten] anses først for indgået, når [kontrakten/delkontrakten] er underskrevet.
Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før [kontrakten/delkontrakten] er underskrevet.
Øvrige oplysninger
Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.
Beregningsmetoden for koncessionsværdien er beregnet på baggrund af følgende objektive metode: [ifølge koncessionsdirektivets artikel 8, skal den objektive metode for beregningen heraf beskrives i koncessionsdokumenterne, hvorfor dette bør anføres nærmere her.]
[indsæt eventuelle andre relevante oplysninger]
[Hvis udbuddet ikke er opdelt i delkontrakter indsættes følgende]: Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter af følgende årsag: [Angiv begrundelse for, at kontrakten ikke er opdelt i delkontrakter]
[Ordregiver skal tage stilling til, om ordregiver forventer at modtage personoplysninger fra de tilbudsgivende virksomheder. Dette vil f.eks. være tilfældet, hvis ordregiver ender med at efterspørge CV’er.]
hjælp til det elektroniske udbudssystem
Det elektroniske udbudssystem tilgås via linket […]
[Indsæt beskrivelse af det elektroniske udbudssystem]
Vejledende tidsplan
Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan, der dog alene er vejledende og dermed ikke bindende for ordregiver:
Aktivitet |
Dato |
Offentliggørelse af udbud |
[Indsæt dato] |
Frist for at stille spørgsmål |
[Indsæt dato + evt. klokkeslæt] |
Frist for offentliggørelse af rettelsesblade og svar på spørgsmål |
[Indsæt dato] |
Tilbudsfrist |
[Indsæt dato + klokkeslæt] |
Udsendelse af tildelingsmeddelelse |
[Indsæt dato] |
Standstill |
[Indsæt dato] |
Kontraktindgåelse |
[Indsæt dato] |