Bestemmelser om samarbejde mellem KOMBIT og kommunerne ved tilslutning til it- løsninger
Bestemmelser om samarbejde mellem KOMBIT og kommunerne ved tilslutning til it-løsninger
November 2012
1. Formål
Nærværende Bestemmelser om samarbejde regulerer forholdet mellem KOMBIT som indkøbscentral for kommunerne og den enkelte kommune (herefter "Kommunen") som aftager af de it-systemer (herefter "Løsningen"), som KOMBIT på alle kommunernes vegne udbyder.
Bestemmelserne om samarbejde gælder, når Kommunen har indgået aftale med KOMBIT om at deltage i et udbud og aftage Løsningen. Bestemmelserne om samarbejde erstatter ikke eksisterende tilslutningsaftaler.
2. KOMBITs forpligtelser
2.1 KOMBIT foretager foranalyser, udarbejder udbudsmateriale og gennemfører udbuddene, der afsluttes med indgåelse af kontrakt, herunder en kontrakt om vedligeholdelse, support, drift og videreudvikling af Løsningen mellem KOMBIT og den/de valgte leverandør/er (herefter ”Leverandøren”) af Løsningen.
2.2 KOMBIT forestår leverandørstyring i forbindelse med den efterfølgende udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling herunder eventuelle genudbud af disse opgaver.
2.3 Leverandøren udfører vedligeholdelse, support, drift og videreudvikling af Løsningen i henhold til kontrakter mellem KOMBIT og Leverandøren.
2.4 På de vilkår, der er beskrevet nedenfor, forpligter KOMBIT sig til:
i) at afløfte Kommunens udbudspligt for Løsningen,
ii) at formidle leverancen af Løsningen til Kommunen, når den enkelte Løsning er færdigudviklet og idriftsat,
iii) at varetage projektledelse på professionel og forsvarlig vis både i forbindelse med udvikling, implementering og drift af Løsningen,
iv) at forestå kontraktstyringen i forhold til Leverandøren, herunder påtale Leverandørens eventuelle misligholdelse,
v) at medvirke til kommunernes gevinstrealisering ved løsningen,
vi) at foretage kontinuerlig videreudvikling af Løsningen under hensyn til kommunale behov og lovændringer,
vii) at fremme konkurrencen og kvaliteten ved regelmæssigt at gennemføre genudbud.
3. Kommunens forpligtelser og krav til kommunens it-miljø
3.1 Kommunen har ansvaret for at sikre samspil mellem Kommunens egne it- løsninger og Løsningen, herunder også i forbindelse med test af Løsningen. I tillæg hertil, har Kommunen ansvaret for at foretage den nødvendige administrative implementering af Løsningen, herunder med nye arbejdsgange, så den potentielle gevinstrealisering ved Løsningen i højst muligt omfang opnås.
3.2 Kommunen forpligter sig til:
i) at samarbejde med KOMBIT med henblik på at fremme udvikling, test og implementering af Løsningen,
ii) på rimelig og relevant begæring fra KOMBIT at stille viden og ressourcer til rådighed, samt at besvare spørgsmål, anmodninger og forslag fra KOMBIT vedrørende Løsningen og implementeringen hos Kommunen,
iii) at udpege en kontaktperson vedrørende hver Løsning,
iv) at foretage lokal it-implementering i forbindelse med Løsningen, herunder ved oprettelse af brugere, administrator, superbrugere og teknisk udrulning,
v) at afvikle kontraktbindinger på gamle løsninger, medmindre der sker central udfasning,
vi) at sikre, at der eksisterer lokale løsninger, på noget der før var centralt eller lukke lokale løsninger på noget, der nu bliver centralt, og
vii) at sørge for, at Kommunen deltager i den tilbudte uddannelse med relevante medarbejdere.
3.3 Kommunen forpligter sig videre til at sikre, at Kommunens it-miljø lever op til de krav, som KOMBIT meddeler Kommunen med et varsel på mindst 6 måneder.
3.4 KOMBIT kan udvide kravene til Kommunens it-miljø med et varsel på 6 måneder, såfremt dette er nødvendigt af hensyn til Løsningen.
3.5 KOMBIT kan, såfremt Løsningen kræver dette, på Kommunens vegne tilslutte Løsningen fællesoffentlige initiativer såsom CVR, NemSMS, Dokumentboks, Fjernprint. Det vil fremgå af den kommunikation, Kommunen i øvrigt modtager om Løsningen, hvilke services det drejer sig om.
3.6 Såfremt Kommunen ikke overholder de anførte krav, er der ingen sikkerhed for, hvorvidt samtlige funktioner i Løsningen vil fungere i overensstemmelse med beskrivelsen af leverancen og kravspecifikationen i henhold til Kontrakten mellem KOMBIT og Leverandøren.
4. Vederlag
4.1 For Kommunens brug af løsningen betaler Kommunen til KOMBIT et vederlag (samlet eller pr. løsning, hvis flere er relevante), som foruden de til udbuddet
afholdte omkostninger omfatter udvikling, drift, vedligeholdelse, videreudvikling og leverandørstyring, beregnet ud fra en forholdsmæssig andel af KOMBITs udgifter.
4.2 Den endelige vederlagsmodel kan først meddeles efter udbudsforretningens afslutning, når omkostningerne til Leverandøren er kendte. KOMBIT vil herefter meddele vederlagsmodellen hurtigst muligt af hensyn til Kommunens budgetplanlægning.
4.3 KOMBIT sikrer og dokumenterer, at indtægter i forbindelse med iværksættelse og administration af udbud, kontrakten og drift ikke overstiger de hermed forbundne udgifter. Såfremt indtægterne overstiger udgifterne, eksempelvis på grund af et økonomiske fordelagtigt genudbud, vil dette enten betyde, at vederlaget sænkes eller at midlerne går til videreudvikling af Løsningen.
5. Samarbejde
5.1 KOMBIT er beslutningsdygtig i enhver henseende i relation til gennemførelsen af udbud samt udvikling, drift, vedligehold og leverandørstyring herunder i forhold til valg af leverandør samt om eventuel annullering af udbuddet.
5.2 Væsentlige beslutninger træffes i samarbejde med styregruppen for Løsningen. Heri kan repræsentanter fra KL og kommunerne deltage.
5.3 Kommunernes interesser varetages yderligere via deltagelse af kommunale repræsentanter i arbejds- og referencegrupper for Løsningen.
5.4 I samarbejdet vil KOMBIT løbende holde Kommunen orienteret om alle de væsentligste forhold om Løsningen. Med respekt for udbudsreglerne vil KOMBIT ind imellem anmode Kommunen om at holde visse oplysninger fortrolige.
6. Persondatabehandling
6.1 Kommunen er dataansvarlig for de oplysninger om Kommunens borgere, der behandles i Løsningen.
6.2 For så vidt angår oplysninger om Kommunens borgere og andre personoplysninger, som Kommunen er dataansvarlig for, og som behandles i Løsningen, er KOMBIT ansvarlig for udarbejdelse af de nødvendige databehandleraftaler, som Kommunen skal indgå.
6.3 Kommunen sikrer selv, at der er foretaget de relevante anmeldelser af databehandlingen til Datatilsynet.
6.4 Eventuelle meldinger fra Datatilsynet kan medføre ændringer i Løsningen og/eller i ovenstående vilkår. Der må imødeses ændringer ved den forventede implementering af persondataforordningen.
7. Misligholdelse
7.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt erstatningsansvar finder anvendelse med de nedenfor anførte begrænsninger.
7.2 I tilfælde af mangler ved Løsningen er Kommunen alene berettiget til at kræve afhjælpning heraf i henhold til bestemmelserne herom i kontrakt indgået mellem KOMBIT og Leverandøren samt de servicemål, der er gældende i henhold til disse kontrakter.
7.3 KOMBITs samlede erstatning vedrørende Løsningen kan ikke overstige et beløb svarende til en forholdsmæssig andel af det beløb, som KOMBIT kan gennemføre over for Leverandøren i henhold til kontrakterne om Løsningen, medmindre KOMBIT har udvist grov uagtsomhed.
8. Udtræden
8.1 Kommunen kan udtræde af Løsningen med virkning tidligst 6 år fra idriftsættelsestidspunktet. Varsel om udtræden skal ske skriftligt med 6 måneders varsel.
8.2 Ved udtræden efter seks år, skal Kommunen godtgøre samarbejdet ved betaling af et engangsbeløb til KOMBIT svarene til den udgift Kommunen ville have haft til Løsningen indtil udløbet af en tiårig periode fra idriftsættelsestidspunktet. Dette gælder uanset at KOMBIT vælger at genudbyde driften af Løsningen i den tiårige periode.
9. Konflikthåndtering
9.1 Tvister mellem Kommunen og KOMBIT skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem parterne, herunder ved i nødvendigt omfang at eskalere uoverensstemmelser til parternes øverste ledelsesniveauer.
9.2 Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående, skal der iværksættes mediation ved en mediator udpeget af Mediationsinstituttet i henhold til Mediationsinstituttets regelsæt.
9.3 Såfremt en tvist ej heller kan løses ved mediation, afgøres sagen ved voldgift af en voldgiftsret i henhold til Det Danske Voldgiftsinstituts regler. Voldgiftsretten skal bestå af ét medlem, der udpeges af Voldgiftsinstituttet.
10. Ændringer og tilføjelser til disse Bestemmelser om samarbejde
10.1 Disse Bestemmelser om samarbejde kan i forhold til den enkelte aftale mellem KOMBIT og Kommunen suppleres med særlige vilkår, herunder navnlig, men ikke begrænset til, om betalingsmodel og varighed.
November 2012