DATABEHANDLERAFTALE
DATABEHANDLERAFTALER MELLEM
JAMMERBUGT KOMMUNE OG XXXX
DATABEHANDLERAFTALE
Mellem Jammerbugt Kommune
Xxxxxxxx 00
9440 Aabybro
CVR. nr.: 29189439
(herefter ”Den dataansvarlige”)
og Databehandlerens navn
Databehandlerens adresse postnummer
CVR. nr.: xxxxxxxx (herefter ”Databehandleren”)
Vedrørende levering fritvalgsydelser efter serviceloven er der indgået nedenstående databehandleraftale (herefter ”Aftalen”) om Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige:
Indhold
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
3. Anvendelse af underdatabehandlere 5
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 8
8. Revision, herunder inspektion 9
9. Bistand til den dataansvarlige 9
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 11
11. Sletning og returnering af data 12
12. Parternes aftale om andre forhold 12
14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 13
Bilag 1 – Oplysninger om behandlingen 15
Bilag 2 – Underdatabehandlere 16
Bilag 3 – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 17
1. Generelt
1.1 Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
1.2 Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
1.3 I forbindelse med leveringen af Fritvalgsydelser til borgere i Jammerbugt Kommune, jf. anmodning om godkendelse som leverandør, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
1.4 Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende Bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
1.5 Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
1.6 Bilag 1 indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
1.7 Bilag 2 indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
1.8 Bilag 3 indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
1.9 Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
1.10 Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
2.1 Den dataansvarlige skal sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel
24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger
2.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3. Anvendelse af underdatabehandlere
3.1 Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
3.2 Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3.3 Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag 2. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag 2.
3.4 Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS-medlemsstater”.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
3.5 Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
3.6 Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
3.7 Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
4. Databehandleren handler efter instruks
4.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag 1 og 3. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
4.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
5.1 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
5.2 Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
6.1 Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici
Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
6.2 Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
6.3 Derudover skal databehandleren vederlagsfrit bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag 3.
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
7.1 Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
7.2 Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
7.3 Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
7.4 Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag 3.
7.5 Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Revision, herunder inspektion
8.1 Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
8.2 Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag 3.5 og 3.6.
8.3 Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
9. Bistand til den dataansvarlige
9.1 Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at
besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a) oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b) oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c) indsigtsretten
d) retten til berigtigelse
e) retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f) retten til begrænsning af behandling
g) underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h) retten til dataportabilitet
i) retten til indsigelse
j) retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
9.2 I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a) den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b) den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c) den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d) den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
10.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
10.2 Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
10.3 I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a) karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b) de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c) de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
10.4 Parterne kan i bilag 3 angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes
forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af data
11.1 Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til enten at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, eller at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11.2 Den dataansvarlige træffer beslutning om, hvorvidt der skal ske sletning eller tilbagelevering af personoplysningerne efter, at behandlingen af personoplysningerne er ophørt i medfør af Aftalen.
11.3 Den dataansvarlige skal senest 60 dage inden Aftalens ophør skriftligt meddele databehandleren, hvorvidt alle personoplysningerne skal slettes eller tilbageleveres til den dataansvarlige. Databehandleren skal sikre, at eventuelle underdatabehandlere ligeledes efterlever den dataansvarliges meddelelse.
11.4 Databehandleren skal vederlagsfrit foretage den påkrævede sletning, jf. internationale slettestandarder for krypteret sletning med mindst 8 overskrivninger.
12. Parternes aftale om andre forhold
12.1 Parterne kan aftale andre Bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre Bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
13. Ikrafttræden og ophør
13.1 Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
13.2 Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
13.3 Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges,
medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
13.4 Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag 3.3, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
13.5 Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
På vegne af databehandleren
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
14.1 Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
14.2 Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
På vegne af den dataansvarlige
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING]
Telefonnummer [TELEFONNUMMER]
E-mail [E-MAIL]
På vegne af databehandleren
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING]
Telefonnummer [TELEFONNUMMER]
E-mail [E-MAIL]
Bilag 1 – Oplysninger om behandlingen
Bemærk: I tilfælde af flere behandlingsaktiviteter skal disse oplysninger fremgå for hver enkelt behandlingsaktivitet.
1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
Behandling af Den dataansvarliges oplysninger sker i henhold til formålet i Hovedaftalen.
Databehandleren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.
Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Den dataansvarlige.
2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen).
Indhentelse og behandling af oplysninger om Databehandlerens ansatte, herunder lønadministration er Den dataansvarlige uvedkommende, idet Databehandleren er selvstændigt dataansvarlig herfor.
Databehandlerenen indhenter og behandler oplysninger, som er nødvendige ift. opgaven iflg. Hovedaftalen.
Udvikling af Kommunens omsorgssystem sker løbende af Den dataansvarlige. Hvis dette har betydning for databehandlingen, oplyses Databehandleren om ændringerne. Ændringer som følge af udvikling af Nexus skal følges af Databehandleren.
Databehandleren skal notere egene observationer, som har betydning for opgavens udførelse, samt borgerens behov for hjælp. Notering følger af anvisningerne i Fælles Sprog III.
Behandling af oplysninger må ikke foretages i strid med lovgivningen, og der må ikke registreres oplysninger, som ikke er nødvendige ift. varetagelse af opgaver efter Hovedaftalen eller lovgivningen i øvrigt.
Databehandleren og dennes underleverandører er alene berettiget til at behandle personoplysningerne, som databehandler, i Den dataansvarliges til enhver tid værende omsorgssystem, på nuværende Nexus.
Behandlingen af oplysninger, skal foretages i forbindelse med den leverede indsats. Databehandleren skal sikre, at planlagt tid godkendes ved opgavens udførelse.
Databehandlerens behandlinger i omsorgssystemet fremgår af Hovedaftalens pkt. 24, samt bilag 3.
Databehandleren (som godkendes til levering af personlig pleje mv., jf. Hovedaftalen) får ud over omsorgssystemet adgang til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database). Databehandleren skal foretage lovpligtige registreringer i DPSD. Databehandleren må
alene behandle oplysninger, som omfatter Databehandleren. Databehandleren må ikke gøre sig bekendt med registreringer i DPSD, som er Databehandleren uvedkommende, såfremt dette er muligt.
Såfremt Databehandleren oplever, at adgangen til DPSD giver adgang til andre tjenester end DPSD, da skal Den dataansvarlige straks underrettes herom.
Behandlingen af oplysninger skal foregå elektronisk, og der må ikke behandles oplysninger i fysisk form. Dog kan dette tillades, hvis tekniske forhold, som Databehandleren ikke er herre over, gør, at behandlingen ikke kan ske på anden vis. Ved tekniske nedbrud, hvor behandlingen foretages i fysisk form, skal behandlingen indføres i omsorgssystemet straks efter det/ de tekniske forhold er løst. Fysisk materiale, som opbevares og/ eller medtages under udførelse af opgaverne, jf.
Hovedaftalen, skal opbevares forsvarligt, således det ikke er muligt for uvedkommende at kunne tilgå disse.
Behandlingen af oplysninger på ikke ske på ikke sikre elektroniske medier, herunder sms og alm. mail.
Ved brud på datasikkerheden, fx ved mistanke om mistet data i fysisk eller elektronisk form, da skal Den dataansvarlige kontaktes omgående med en redegørelse for forholdet.
Oplysningerne må ikke videregives eller behandles i strid med nærværende instruks.
Behandlingen varer så længe Aftalen er i kraft og indtil Aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.
Oplysningerne må alene anvendes inden for formålet i Aftalen.
Overtrædelse af databehandleraftalen udgør en misligholdelse af Hovedaftalen, og kan ift. misligholdelsens karakter anses for væsentlig misligholdelse.
3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Databehandleren må behandle følgende kategorier af oplysninger:
- Almindelige oplysninger, som fx navn, adresses mv. (kontaktoplysninger)
- Fortrolige oplysninger, fx cpr.
- Følsomme oplysninger: Helbredsmæssige oplysninger
4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Personer, som er henvis til Databehandleren, som følge af borgerens frie valg, jf. Hovedaftalen.
5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Databehandlerens behandling af personoplysninger ifm. gennemførelsen af Hovedaftalen finder sted i hele Hovedaftalens løbetid.
Bilag 2 – Underdatabehandlere
(Udfyldes af Databehandleren og godkendes efterfølgende af Den dataansvarlige inden Aftalens start)
1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere (fx vikarer)
NAVN | CVR | ADRESSE FOR OPLYSNINGERNES OPBEVARELSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet
Bilag 3 – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren skal foretage notat/ dokumentering ift. FSIII ifm. levering af hjemmeplejeydelser. Behandlingen af personoplysningerne har til formål at sikre at der leves op til lovgivningsmæssige krav om dokumentation i Hovedaftalens løbetid.
2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger, som er omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9 ”særlige kategorier af personoplysninger, og derfor skal Databehandleren etablerer et højt sikkerhedsniveau. Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
- at alle medarbejdere hos Databehandleren, og hos evt. underleverandører, skal pålægges tavshedspligt ift. oplysninger, som de bliver bekendt med som følge af behandling af oplysninger for Den dataansvarlige.
- at de fysiske og digitale omgivelser, samt medarbejdernes arbejdsrutiner, sikre, at oplysninger ikke kan tilgås af uvedkommende.
3. Opbevaringsperiode/sletterutine
Da oplysningerne skal registreres i systemer, som Den dataansvarlige er dataansvarlig for, så er det Den dataansvarlige, som varetager sletning af oplysningerne.
Oplysninger, som udtrækkes til brug for Databehandlerens afregning til Den dataansvarlige for leverede ydelser, skal slettes hos Databehandleren, senest når disse ikke længere tjener et legitimt formål.
4. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren må ikke overføre oplysninger til tredjeland.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
5. Procedurer for den dataansvarliges tilsyn, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal i hele Hovedaftalens løbetid for egen regning deltage i Den dataansvarliges tilsyn hos Databehandleren.
Den dataansvarlige gennemfører som udgangspunkt fysiske tilsyn, men er ikke begrænset hertil. Tilsyn kan derfor også foretages på skriftligt grundlag.
Der gennemføres som udgangspunkt tilsyn én gang årligt, men Den dataansvarlige er ikke begrænset hertil.
Den dataansvarlige føre tilsyn med udgangspunkt i:
- De krav til Databehandleren, som er opstillet i Databehandleraftalen.
- Adgangen til data, herunder hvilken adgang de forskellige adgange medarbejdere fra Databehandleren har, og om der er udarbejdet procedurer for adgangen til personoplysninger, brug af login/ koder mv.
- Dataopbevaring, herunder håndtering af data, fx print og sletning af print og sletning af oplysninger generelt.
- Observationer, herunder observationer af arbejdsmiljø/ kontormiljø. Her ses der fx på om der fysisk ligger dokumenter indeholdende personoplysninger, muligheden for at uvedkommende kan tilgå oplysningerne og om arbejdspladsens indretning sikre, at uvedkommende ikke kan få adgang til oplysninger, fx password og automatisk lås af computere.
- Sikkerhedsbrud. Her føres her tilsyn med Databehandlerens procedurer for sikkerhedsbrud.
- Underdatabehandlere. Her tænkes der på Databehandlerens brug af underdatabehandlere, jf. databehandleraftalens bilag 2. Der føres tilsyn med, at Databehandleren gennemfører det tilsyn, som Databehandleren er forpligtiget til, jf. dette bilags punkt 6.
6. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal i hele rammeaftalens løbetid for egen regning indhente en inspektionsrapport vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandlerens tilsyn skal som minimum tage udgangspunkt i de punkter, som er nævnt i punkt 5. Kommune kan fremsætte krav om yderligere tilsynspunkter.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af tilsynet, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.