EU-UDBUD Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af Miljøanalyser (laboratorie- og geotekniske analyser) til KomUdbud og 7 andre kommuner

Udbuddet vedrører levering af Miljøanalyser (Laboratorie- og geotekniske ydelser) til KomUdbud, og 7 andre kommuner, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).

Udbuddet deles op i 3 delaftaler.

Delaftale 1 omhandler analyser på bade- og søvand
Delaftale 2 omhandler analyser på bassinvand
Delaftale 3 omhandler analyser på forurenet jord

Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler. Der kan ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) samt udbudsbilag (herunder kravspecifikation og tilbudslister)
Udkast til rammeaftale

Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort via: xxx.xxxxxxxx.xx

2. Ordregiver

Ordregiver er de medlemskommuner af KomUdbud, der har tilsluttet sig udbuddet samt syv andre kommuner.

"KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

Medlemskommunen kan deltage for rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen for en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

De syv andre kommuner, som er omfattet af aftalen, er:

Assens
Ærø
Faarborg-Midtfyn
Nordfyns
Nyborg
Kerteminde
Langeland

2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus

Nedenstående skema viser hvilke kommuner der deltager i hvilke delaftaler.

Deltagende kommuner deltager alle fra aftalestart.

Kommune	Delaftale 1 – Bade- og søvands analyser	Forventet volumen (årlig)	Delaftale 2 - Bassinvandsanalyser	Forventet volumen (årlig)	Delaftale 3 – Forurenet jord analyser	Forventet volumen (årlig)
Aarhus			X
Assens	X
Faarborg-Midtfyn	X
Fredericia	X		X		X
Kerteminde	X		X
Kolding	X		X
Langeland	X
Middelfart	X
Nordfyns	X
Nyborg	X		X
Odense	X		X
Randers	X		X		X
Silkeborg	X		X		X
Svendborg	X		X
Vejle	X		X
Ærø	X		X

Delaftale 1 - Indmeldt årlig volumen i alt:	Kr.
Delaftale 2 - Indmeldt årlig volumen i alt:	Kr.
Delaftale 3 - Indmeldt årlig volumen i alt:	Kr.

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 3).

Antallet af prøvetagningssteder hos ordregiver p.t. fremgår af tilbudslisterne (Bilag 2).

2.2 Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Kolding Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:

KomUdbud v/Kolding Kommune

Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

Udbudskonsulent, Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx.

xxxxxxx@xxxxxxx.xx

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til pkt. 5.

3. Udbuddets omfang

Udbuddet vedrører indkøb af Miljøanalyser (laboratorie og geotekniske ydelser) til samtlige ordregivers enheder og institutioner.

Opgaven indgås som rammeaftaler. Rammeaftalerne indgås med en leverandør pr. delaftale. Det kan godt være den samme leverandør på flere delaftaler.

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede ydelser ved den/de vindende tilbudsgivere på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår, i det omfang der er behov.

For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 1) og tilbudslisten (bilag 2).

Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Rammeaftalen er uopsigelig de 2 første år og kan herefter opsiges med 3 måneders varsel. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 4.

4. Tidsplan

Offentliggørelse:	9. oktober 2017
Spørgefrist:	30. oktober 2017
Svarfrist:	6. november 2017
Tilbudsfrist:	13. november 2017, kl. 12:00
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet:	Uge 49
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.
Leveringsstart:	1. februar 2018

5. Spørgsmål

5.1 Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til

xxxxxxx@xxxxxxx.xx

att.: Udbudskonsulent, Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx

Emne; Spørgsmål – Miljøanalyser 2017 i emnefeltet

Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via xxx.xxxxxxx.xx

6. Udelukkelse og egnethed

Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.

Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.4 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet.

6.1 Tilbudsgivers personlige forhold

Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene.

Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 135, stk. 4 og 5 og § 137:

Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1

Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2

Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 5

Tilbudsgiver erklærer ikke at være omfattet af ovenstående obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde i ESPD’et Del III

6.2 Udøvelse af det pågældende erhverv

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til udøvelse af det pågældende erhverv, jf. udbudslovens § 141:

Tilbudsgiver og eventuelle underleverandører skal være autoriseret, eksempelvis ved at være akkrediteret af DANAK og/eller tilsvarende myndighed til udførelse af udbudte prøvetagninger og analyser

6.3 Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal virksomheden oplyse virksomhedens egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være positiv i alle tre år.

Tilbudsgiver skal have en gyldig produkt og erhvervsansvarsforsikring med en forsikringssum på min. 10 millioner.

6.4 Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

Referencer over betydelige sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år. Mindstekrav er 3 sammenlignelig reference. Med sammenlignelig menes levering af tilsvarende ydelse og omfang til en offentlig myndighed, stat eller region.

Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’et Del IV med den påkrævede information, der anmodes om i afsnit 6.2, 6.3 og 6.4

6.5 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud:

ESPD’et skal downloades fra XxxXxxxx.xx og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.

Herefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx

På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD’et:

Dansk
”Jeg er økonomisk aktør”
”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”
Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”
Vælg land og tryk ”Næste”

Filen indlæses derefter i Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-system på internetadressen:

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx

Når det ønskede sprog er valgt i systemet, vælges ”Jeg er en økonomisk aktør” og ”Importere ESPD”. I en korrekt indlæst fil vil felterne under ”Indkøberens identitet” og ”Oplysninger om udbudsproceduren” være udfyldt af ordregiver.

Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.

Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Exporter”, og bilaget gemmes som en fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil, skal uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives.

For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx

Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.

6.6 Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 til 6.4) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.

Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ets del II A.

6.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver sammen med tilbuddet indsende en erklæring fra den anden enhed om at stille den pågældende kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.

Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.4 for den anden enhed.

Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.

Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte rammeaftale, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

6.8 Indhentning af dokumentation

Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges inden for en passende tidsfrist.

Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

7. Aftalevilkår

Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til rammeaftale.

8. Tilbud

8.1 Flere tilbud

Der kan ikke afgives mere end et tilbud.

8.2 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative tilbud.

9. Tildelingskriterium og underkriterier

Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige pris for den enkelte delaftale. Ved den økonomisk mest fordelagtige pris forstås følgende:

Den tilbudsgiver, der for den enkelte delaftale, har afgivet den laveste samlede pris. Den samlede pris er den pris der står i tilbudslisterne under fanebladet ”samlet oversigt”

10. Afgivelse af tilbud

10.1 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal afleveres i 2 eksemplarer i papirformat og på et USB stik til ”Indkøb og forsikring”, Nytorv 11, 6000 Kolding, inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Tilbud skal mærkes ”Tilbud - Miljøanalyser 2017” og ”Tilbuddet må kun åbnes af den ansvarlige udbudskonsulent. Forsendelsen skal være lukket.

10.2 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

11. Tilbuddets indhold

11.1 Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.6-6.7, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere eller baseren på andre enheders formåen, jf. pkt. 6.6 og 6.7.
Udfyldt tilbudsliste

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.

11.2 Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på Engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.

11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

11.4 Forbehold

Forbehold accepteres ikke.

12. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:

Den laveste samlede pris pr. delaftale.

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

12.2 Forbehold og konditionsmæssighed

Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftalen.

12.3 Udelukkelse og egnethed

Den vindende tilbudsgivers egnethed, jf. udbudslovens § 159, stk. 4, vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.

13. Orientering om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

14. Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.

KomUdbud skabelon – offentligt udbud af tjenesteydelser – udkast til rammeaftale

Udkast til rammeaftale

på levering af

Miljøydelser (laboratorie- og geotekniske analyser)

til KomUdbud

September 2017

1. Parterne

Nærværende aftale er indgået mellem parterne som specificeret i Bilag X - Underskriftsbilag.

Der indgås én rammeaftale med 1 leverandører pr. delområde. Delaftalerne indgås som angivet i udbudsmaterialets pkt. 3.

Der er indgået aftale vedrørende levering af Miljøydelser (laboratorie- og geotekniske analyser) til ordregiver.

Kolding Kommune agerer som tovholder på aftalen.

2. Indledning

Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.

Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer og ydelser. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i ydelser og praksis.

Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om tjenesteydelserne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.

Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.

Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.

3. Aftalegrundlag

3.1 Rammeaftalens grundlag

Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.]. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:

Denne rammeaftale
Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation
Leverandørens tilbud af [indsæt dato]

Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

3.2 Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.

3.2.1 Metodeudvikling og interkalibrering:

Leverandøren er uden ekstra vederlag forpligtet til af egen drift at orientere kommunerne om nye analysemetoder. Herefter aftales det med kommunerne om de nye metoder skal anvendes. Med mindre Leverandøren kan påvise, at der er betydelige ekstraomkostninger eller kommunerne kan påvise, at der er betydelige besparelser forbundet med de nye analysemetoder afregnes analysen som hidtil.

Leverandøren må ikke foretage metodeskift uden forudgående skriftlig aftale med kommunerne.

Leverandøren og dennes eventuelle underentreprenør skal uden ekstra vederlag deltage i alle relevante danske og internationale interkalibreringer og præstationsprøvninger. Leverandøren skal orientere kommunerne om resultatet af disse interkalibreringer og præstationsprøvninger, såfremt resultatet kan have betydning for de analyser, som udføres for kommunerne. Dette skal som minimum ske, hvis resultater eller afvigelser, vedrørende analyser omfattet af nærværende udbud, indberettes til akkrediteringsmyndigheden. Laboratoriet skal samtidig vurdere evt. konsekvenser for leverede og fremtidige resultater til kommunerne.

4. Aftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den 01.02.2018 til den 31.01.2022. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.01.2020. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 3 måneders varsel.

Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.

5. Rammeaftalens omfang

5.1 Omfang

Denne rammeaftale omfatter levering af Miljøydelser (laboratorie- og geotekniske analyser) til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1), tilbudslisten bilag (bilag 2) og udbudsbetingelsernes punkt 5 ”Udbuddets omfang”.

Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende de indgåede rammeaftaler til at dække sit forbrug.

5.2 Ændringer af aftalens omfang

Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang.

Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives.

En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, jf. pkt. 3.3. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, med mindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom.

6. Samarbejde

6.1 Kontaktpersoner og udskiftning af medarbejdere

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14.

6.2 Habilitetskrav

Såfremt tilbudsgiver eller dennes underleverandør står i sådant forretnings-, familie- eller lignende forhold til en privatperson eller en virksomhed, der kan have interesse i analyseresultaterne, at der vil kunne rejses tvivl om tilbudsgiverens habilitet, skal tilbudsgiveren straks underrette de enkelte kommuner om forholdet og betydningen heraf. Bevisbyrden for, at kommunerne har modtaget en rettidig og fyldestgørende orientering, påhviler tilbudsgiveren.

Såfremt en kommune vurderer, at der foreligger et væsentlig habilitetsproblem afgør kommunen suverænt, hvordan der skal ageres i den pågældende situation. Herunder også om de pågældende analyser skal gennemføres af et andet laboratorium.

6.3 Sprog

Al kontakt mellem ordregiver og Leverandøren, herunder dennes personale, i aftaleperioden skal foregå på dansk.

6.4 Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt.

På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.

Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

7. Kvalitet

7.1 Generelt

De af rammeaftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at ydelserne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.

7.2 Autorisation, uddannelse, specifikke lovgivningskrav mv.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal være autoriserede, eksempelvis ved at være akkrediteret af DANAK og/eller tilsvarende myndighed til udførelse af de udbudte prøvetagninger og analyser.

7.3 Kvalitetssikring

Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer, fejlprøver og forsinkelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

8. Priser og prisregulering

8.1 Pris

Priserne for de ydelser, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten bilag 2.

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og kørsel.

8.2 Prisregulering

Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra 01.11.2017 til 31.10.2018. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).

Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxx@xxxxxxx.xx.

Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format.

Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.

8.3 Afgifter

Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede tjenesteydelser.

9. Bestilling

Bestilling skal kunne afgives via e-mail, digital bestillingsformular, telefon.

10. Levering

Levering skal foretages i overensstemmelse med kravspecifikationen (bilag 1).

Prøvetagnings- og analyserapporterne skal leveres senest 5 arbejdsdage efter at prøverne er afhentet med mindre anden frist er skriftligt aftalt.

11. Fakturering

I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Ydelsesnavn og ydelsesnummer
Mængde og art af de leverede ydelser
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Rekvirent hos ordregiver
Rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Sidste rettidige betalingsdato

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.

Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer:

Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.

Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx kørsel mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Ydelsesnummer: De fakturerede ydelsesnumre skal være fuldstændig identiske med de ydelsesnumre, der er angivet i tilbudslisten,

Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

12. Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 11.

Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

13. Statistik

Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om ydelsesnavn, ydelsesgrupper, ydelsesnummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), bestillingsmetoder.

Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem tilbudslisteydelser og evt. øvrigt sortiment, ligesom ændringer af tilbudslistens ydelser skal være tydeligt angivet. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

14. Leverandørens misligholdelse

Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.

Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler.

Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen:

Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
Leverandørens ydelser overholder, trods én fornyet skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale.
Leverandøren foretager ikke, på trods af én fornyet reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering.
Enhver forsinkelse.
Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen.
Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold.
Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.
Bestemmelser om leverancer og kvalitet, jf. afsnit 7, om leverandørens ydelser overholdes ikke.
Manglende overholdelse af bestemmelsen om fakturering, jf. afsnit 12.
Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. afsnit 14.
Manglende overholdelse af bestemmelserne om særlige vilkår samt etik, jf. afsnit 5 og afsnit 18.
Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 23.
Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af afsnit 5.
Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende.

Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.

I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren.

Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente.

Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler hurtigst muligt. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen.

Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser.

15. Bod

Prøvetagningsrapporter skal fremsendes på mail senest 5 arbejdsdage efter afhentning af prøve (med mindre anden frist er skriftlig aftalt).

Overskridelse af fristen medfører at ordregiver er berettiget til at opkræve en bod på 1500 kr. pr. xxx xxxxxxx overskrides.

Analyseresultater skal lægges ind i PULS senest den 15. i hver måned, med resultater for prøver analyseret indtil 14 dage før (med mindre anden frist er skriftlig aftalt).

Overskridelse af fristen medfører at ordregiver er berettiget til at opkræve en bod på 1500kr. pr. xxx xxxxxxx overskrides.

Ved overskridelse af kravværdier for bade- og søvand samt bassinvand, skal bestiller have besked straks pr. telefon eller mail.

Overskridelse af fristen medfører at ordregiver er berettiget til at opkræve en bod på 1500kr. pr. xxx xxxxxxx overskrides.

Resultaterne af hasteanalyser skal leveres inden for mellem 1 og 2 døgn (afhængig af hvad der er aftalt med bestiller).

Overskridelse af fristen medfører at ordregiver er berettiget til at opkræve en bod på 1500kr. pr. xxx xxxxxxx overskrides.

Ordregiver er berettiget til at opkræve en bod på kr. 200,00 kr. pr. fejlbehæftet faktura.

Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.

16. Force majeure

Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.

Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.

Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.

Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.

17. Forsikring

Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

18. Etik

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

Overtrædelse af denne bestemmelse betragtes som væsentlig misligholdelse.

19. Overdragelse

19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.

19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

20. Tredjemandsrettigheder

Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Xxxxxx tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

21. Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.

22. Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

23. Tavshedspligt

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

24. Lovvalg og værneting

Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.

Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

25. Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

______________________________ _______________________________

Dato og underskrift Dato og underskrift

______________________________ ______________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Bilag 1 – Kravspecifikation

Generelle krav gælder for alle typer analyser, med mindre andet er specifikt anført. Krav der er gældende udelukkende for den enkelte delaftale vil være anført i et separat afsnit.

1 Generelle krav

1.1 Akkreditering, godkendelse og kvalitetssikring:

Målinger, prøvetagning m.v. skal leveres i en kvalitet, som overholder kravene i Miljøministeriets ”Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger” (bek. nr. 914 af 27. juni 2016). Målinger, prøvetagning m.v. skal altid følge gældende regler og lovgivning på området. Analyserne skal udføres i overensstemmelse med den gældende bekendtgørelse.

1.2 Prøvetagning:

Laboratoriet skal generelt forestå prøvetagning. Prøvetagningen skal ske i henhold til gældende bekendtgørelse og skal i tilfælde, som ikke er beskrevet i bekendtgørelsen ske akkrediteret i henhold til gældende standarder, tekniske anvisninger mv. I tilfælde, hvor der drejer sig om prøver af forurenet jord og eventuelle andre akutte forureninger, kan kommunerne/forsyning eller dennes rådgiver selv udtage prøverne. I et enkelt tilfælde står kommunen selv for prøvetagning, dette er angivet på tilbudslisten.

1.2.1 Gældende for bade- og søvand samt bassinvand

Kommunerne/forsyning laver årligt en opdateret liste over prøvetagningssteder og antal prøver, der ønskes udtaget. Tilbudsgiver skal på baggrund af dette udarbejde en prøvetagningsplan, der på forlangende skal tilsendes kommunerne og/eller tilsynsmyndigheden.

Prøveudtagningen skal endvidere tilrettelægges, så den foregår jævnt fordelt ud over alle ugens 5 arbejdsdage og jævnt fordelt ud over hele året. Prøveudtagningen skal endvidere udjævnes over selve dagen, således at et rimeligt antal, som aftales med den enkelte kommune eller forsyningsvirksomhed, tages om eftermiddagen eller aftenen.

Alle prøver skal udtages i henhold til gældende lov, bekendtgørelse og vejledning, såfremt der er beskrevet en bestemt prøvetagningsteknik.

Der skal være mulighed for afhentning af daglige prøver – som kommunerne evt. selv tager. Hvis kommunerne har indleveret prøverne på stedet inden kl. 13.00, skal de afhentes af laboratoriet samme dag.

1.2.2 Ændrede prøveantal:

Prøveantallet for og hos de enkelte kommuner kan ændre sig i kontaktperioden. De tilbudte enhedspriser kan ikke kræves reguleret på baggrund af ændret antal prøver.

1.3 Omprøver:

I tilfælde af væsentlige overskridelser, som defineres af kommunen, skal der foretages ekstra analyser/omprøver, på vilkår med øvrige krav. Omprøver foretages som tilkøb. Der kan fx blive tale om enkelte prøver med andre parametre.

1.4 Afhentning, håndtering, forsendelse og emballering:

De i tilbudslisterne angivne ydelser og de opgivne priser vedrørende enkeltanalyser og pakkeanalyser indbefatter - hvis prøverne ikke skal udtages af tilbudsgiveren - at prøverne afhentes af tilbudsgiveren på en nærmere aftalt adresse med de forskellige kommuner. Tilbudsgiver skal stille kølefaciliteter til rådighed på nærmere aftalt adresse.

Det skal være muligt at få afhentet prøver eller udtaget akkrediterede prøver samt igangsat analyser på lørdag og søndage, såfremt der er særlige forhold, der taler for det, jf. tilbudslisten (bilag 2). Kommunen vil, så vidt det er muligt, kun forlange prøver udtaget eller afhentet mandag til fredag.

De i tilbudslisterne anførte priser skal ligeledes omfatte evt. forsendelse, pakning og materialer hertil, laboratoriets sagsbehandling og registrering, levering af analyseresultater, kørsel og samtlige øvrige, sædvanligt forekommende tillægsydelser til de pågældende analyser.

Laboratoriet skal stille fornøden egnet prøveemballage (glas, dunke eller andet) til rådighed for opsamling af prøver. Prøveemballagen skal overholde de opgavespecifikke krav til rengøring/renhed og skal være egnet til håndtering i felten.

Det er laboratoriets ansvar, at prøverne er håndteret korrekt i henhold til de tekniske anvisninger, jf. de særlige betingelser for de enkelte delydelser, herunder nedkølet i tilstrækkeligt omfang, fra prøverne er afleveret af kommunerne til analysetidspunktet. Indretning, opbevaring og transport af prøver og emballage skal ske, således at kontaminering undgås.

Mikrobiologiske analyser skal være igangsat indenfor en bestemt tidsfrist efter prøvetagningen, jf. bek. nr. 914 af 27. juni 2016 og de forskellige analysemetoder. Såfremt tilbudsgiver ikke overholder denne tidsfrist, forbeholder hver enkelt kommune sig ret til at få udtaget og analyseret en ny prøve uden beregning.

Prøver skal opbevares, indtil laboratoriet har gennemført intern kontrol, så det har mulighed for reanalyse. Af hensyn til kommunernes kontrolmuligheder opbevares jord og sedimentprøver på laboratoriet en måned. Øvrige prøver, der kan konserveres eller nedfryses, skal opbevares 10 arbejdsdage efter, at analyseresultatet er modtaget.

1.5 Leveringstider:

Prøvningsrapporterne (dvs. såvel prøvetagnings- som analyserapport) skal leveres senest 5 arbejdsdage efter, at prøverne er afhentet, med mindre anden frist er skriftligt aftalt.

Ved overskridelser af kravværdier for badevand og bassinvand hos kommunen (tilsynsmyndigheden) og såvel forsyningsvirksomhed som er ansvarlig for svømmehallen eller badestedet kontaktes kommunen telefonisk og pr. e-mail, straks efter at overskridelsen er konstateret.

Ved overskridelse af minimums- eller maksimumskravværdien for frit klor, bundet klor eller pH fra bassinvandsanalyser, skal prøvetageren straks (fra svømmehallen) kontakte kommunen (tilsynsmyndigheden) telefonisk og underrette ansvarlig for svømmebadet. Kontaktoplysninger for de enkelte kommuner og evt. back-up samt ansvarlig person uden for åbningstid, fremsendes til vindende leverandør på hvert delområde efter kontraktstart.

1.6 Rapportering:

Rapporter (dvs. såvel prøvetagnings- som analyserapport) skal være på dansk.

Der skal på rapporterne være angivet, hvilke metode der er anvendt for de enkelte måleparametre.

Analyseresultaterne for hver prøve skal afleveres samlet med alle parametre, uanset om der måtte være anvendt underleverandør til enkelte parametre.

Analyseresultater fra samme lokalitet (f.eks.: ind- og afløbsprøver fra renseanlæg) skal så vidt muligt rapporteres i samme rapport.

Kopi af prøvningsrapport skal efter aftale uden meromkostninger for kommunerne tilsendes tilsynsmyndigheden og/eller andre rapportmodtagere.

Analyseresultaterne rapporteres til kommunerne via e-mail som pdf fil, MS-Excel fil og andet filformat der er kompatibelt med PULS.

Leverandøren skal indlæse analyseresultaterne i PULS

Digitalt format jf. nedenfor.

Analyseresultater skal, med mindre andet er skriftligt aftalt, være til rådighed online eller leveres digitalt straks prøvningsrapporten er godkendt på laboratoriet.

Analyseresultater skal, med mindre andet er aftalt skriftligt, leveres senest den 15. i hver måned med resultater for prøver analyseret indtil 14 dage før.

Indeholder den fremsendte digitale rapport betydende fejl kan kommunerne returnere rapporten til rettelse. Sådanne rettelser skal foretages straks og uden vederlag. Rapporteringstidspunkt regnes først fra modtagelse af ikke fejlbehæftet rapport.

Hvor der på prøveflasker/mærkater eller rekvisitionssedler er anført navnet på prøveudtager, skal dette påføres prøvningsrapporten. Øvrige data og informationer, der er indsamlet under prøvetagning, skal rapporteres sammen med analyseresultaterne.

På rapporten anføres endvidere dato og tidspunkt for prøvetagning samt dato og tidspunkt for igangsættelse af laboratorieanalyser af den pågældende prøve.

Såfremt der i kontraktperioden forekommer systemskift ved kommunerne eller andre offentlige instanser, hvor indrapportering skal foregå, skal leverandøren efterkomme dette behov, uden yderligere omkostninger for kommunerne. Fremsættes der ligeledes andre krav til indlæsning fra øvrige myndigheder i kontraktperioden, skal leverandøren ligeledes tilrette sig dette vederlagsfrit for kommunerne.

Såfremt tilbudsgiveren lader ydelsen udføre af en underentreprenør, skal det af analyserapporten fremgå, hvor analysen er udført. Hvis delprøver videresendes til andre afdelinger, betragtes det også som værende underleverandører.

1.7 Analysefejl og afvigende resultater:

Såfremt der opstår analysefejl, apparatfejl, tab af prøvemængde eller lignende, skal laboratoriet staks og senest samme dag kontakte kommunen telefonisk og underrette herom. Rette myndighed kan først herefter vurdere, om der skal udtages ny prøve til analyse og om analyse af øvrige parametre skal gennemføres.

Alle mistænkelige værdier og alle fejl af ovenstående karakter skal rapporteres som en bemærkning på analyserapporten.

Fejl, der efter kommunens vurdering, uomtvisteligt kan tilskrives laboratoriet, skal erstattes af re-analyse af nedfrosset prøve eller af en ny prøvetagning og analyse uden beregning.

Er der tale om fejl, svares der ikke vederlag af et analyseresultat, der er forkert, gået tabt eller mangelfuldt, f.eks. fordi laboratoriet ikke kan overholde den fastsatte detektionsgrænse, som er fastsat i bekendtgørelsen.

Tilbudsgiveren friholder desuden kommunerne for ethvert krav eller økonomisk tab, der opstår på baggrund af fejlbehæftet myndighedsudøvelse eller på anden måde, når kravet eller tabet er en direkte følge af et eller flere fejlagtige eller mangelfulde analyseresultater.

Al kontrol, vurdering og evt. rettelse af mistænkelige værdier og re-analyse skal foretages og rapporteres som beskrevet af laboratoriet uden beregning.

2 Specielt for Badevand:

Antallet af prøver på de enkelte lokaliteter er anført i bilag 2

Prøvetagningsplanen for badevand skal dog altid indsendes til kommunerne senest den 15. marts i det pågældende år, da kommunen iht. den gældende badevandsbekendtgørelse skal opstille og indsende en tidsplan til Naturstyrelsen for kontrolovervågning senest 1. april i det pågældende år. Badesæsonen er gældende fra 1. juni til 1. september. Enkelte kommuner kan have behov for vinterprøver.

Såfremt, der uden for normal åbningstid er etableret en vagtordning, skal den straks underrettes, pr. telefon og/eller sms og e-mail, ved overskridelse af kravværdier for badevand. Underretningen skal finde sted straks efter, at overskridelsen er konstateret. Vagtordning og værdier for kommunerne følger af bilag 2.

Ved overskridelser af specifikke værdier for/på badevandsstationer for de mikrobiologiske parametre for badevand, skal der indenfor 72 timer fra prøvetagningstidspunktet udtages en omprøve prøvetagningen skal af laboratoriet straks igangsættes efter, at resultatet af analysen er konstateret, medmindre andet følger af bilag 2 under den specifikke kommunes informationsark.

Resultaterne skal fremsendes på en analyserapport udformet iht. retningslinjerne fra DANAK eller tilsvarende myndighed. Den enkelte kommune kan, når særlige omstændigheder gør det nødvendigt, kræve, at de i tilbudslisten beskrevne analyser udføres som hasteanalyser. Dette indebærer, at prøven skal afhentes umiddelbart efter, at tilbudsgiveren er blevet rekvireret, at analysearbejdet påbegyndes straks, og at analyseresultatet skal foreligge hurtigst muligt.

Der skal være mulighed for haste- samt omanalyser jf. tilbudslisten.

2.1 ændrede prøveantal:

Det mindste antal prøver er fastsat til 4 pr. almindelig station (5 for dem der har forlænget badesæson – 1. juni til 15. september) og 10 prøver pr. blå Flag station derudover er der kontrolstationer/afgrænsningsstationer, hvor kommunen selv definerer antallet af prøver.

Generelt kan forventes stor variation i antallet af badevandsprøver, herunder antal prøver pr. blå Flag station.

3 Specielt for Bassinvand:

Antallet af prøver på de enkelte lokaliteter er anført i bilag 2.

Prøvetagningstidspunktet for bassinvandsprøver, som skal analyseres for Trihalomethaner (THM), aftales med kommunen. Kommune kan forlange at prøven udtages før de første badegæster kommer i bassinet. Prøven skal udtages så tidligt som muligt. Kommunen kan kræve at THM skal udspecificeres på de enkelte parametre. Ved overskridelse af bare et af de analyserede parametre skal myndigheden kontaktes straks.

4 Specielt for jordanalyser:

Skal overholde gældende bekendtgørelse om anmeldelse og dokumentation i forbindelse med flytning af jord, Miljøministeriet. Analysemetoden for totalkulbrinter er Reflab 1*.

Analysemetoden for PAH er stadig Reflab 4#, Total Pah, Benz(a)pyren og Dibenzo(a,h)anthracen skal angives i analyserapporten.

Miljøstyrelsens kvalitetskriterier for kemiske forureninger, der kan forekomme i jorden kan findes her:

xxxx://xxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxx/

* Totalkulbrinter Reflab 1 metoden (C6-C10, >C10 - C15, >C15-C20, >C20-C35, SUM C6-C35)

# PAH analyseres stadig efter Reflab 4 metoden. Nikkel er ikke nævnt i bekendtgørelsen men skal tages med i alle jordanalyser.

*Totalkulbrinter kvantificeres som ovenfor Reflab 1 og det angives i analyserapporten

Bilag 2 – Tilbudsliste

Tilbudslisten består af 3 underbilag:

Bilag 2A – Tilbudsliste til delaftale 1
Bilag 2B – Tilbudsliste til delaftale 2
Bilag 2C – Tilbudsliste til delaftale 3

Se de vedhæftede excelark.

Bilag 3 – Kommune specifikke oplysninger

Bilag 4 – ESPD

Se vedhæftede fil.

Document Metadata

Table of Contents

EU-UDBUD Tjenesteydelser Offentligt udbud På levering af Miljøanalyser (laboratorie- og geotekniske analyser) til KomUdbud og 7 andre kommuner

Document Metadata