Sådan sælger du til EUC Sjælland.
Sådan sælger du til EUC Sjælland.
En vejledning til leverandørerne
EUC SJÆLLAND
Xxxxxxx 0
4700 Næstved
Forord
Direktør: Xxxxxx Xxxx
for EUC Sjælland
EU’s udbudsregler
Reglerne skal overholdes
Samhandelsaftale
Samarbejde med
EUC Sjælland
S03 S05 S06 S09 S10 S12
FAQ om IFIRS
Indkøbsfællesskabet
S14
Forord
af Xxxxxx Xxxx
Velkommen som tilbudsgiver og leverandør til EUC Sjælland.
Med denne folder vil vi gøre alle nu- værende og kommende leverandører opmærksom på de betingelser, der gæl- der ved salg til EUC Sjælland. Udgangs- punktet er skolens indkøbspolitik, som du kan finde på vores hjemmeside.
Indkøbspolitikken indeholder de reg- ler, vi skal overholde, og beskriver, hvor dan vi sikrer, at vi altid indgår optimale indkøbsaftaler med vores leverandører.
Vi er interesseret i leverandører, der vil mere end blot levere varer og sende fakturaer. Vi ønsker et tæt samarbejde med få leverandører, der vil involvere sig i EUC Sjælland’s behov for varer og tjenesteydelser, og som aktivt medvir- ker til udvikling af nye produkter.
Indkøbsfællesskab
Skolernes tilskud fra Undervisningsmi- nisteriet er blevet mindre, så der skal findes besparelser, og samtidig skal vi sikre os, at vi overholder EU’s udbuds-
regler m.v. EUC Sjælland har valgt at melde sig ind i Indkøbsfællesskabet IFIRS. Vi er overbevist om, at indkøb for flere skoler er en god ide, både for vores leverandører og for os.
Vore leverandører får mulighed for at byde på langt flere udbud end tidligere, og salgsvolumen vil stige, da der kan bydes på flere skolers indkøb samtidig.
Med venlig hilsen Xxxxxx Xxxx
EUC Sjælland's indkøbspolitik
Skolens indkøbspolitik skal sikre, at vi overholder gældende lovgivning.
Samarbejdet med leverandører skal være tæt, så alle regler overholdes, når vi køber varer og tjenesteydelser til den bedst mulige pris under hensyntagen til kvalitet og leveringssikkerhed.
Med indkøbspolitikken ønsker vi:
› rigtige priser – også for den samlede omkostning, når varen er brugt
› mængderabatter – med indkøb og koordinering gennem IFIRS
› Få leverandører
› »just in time« – varer til tiden uden la- geromkostninger
› leveringssikkerhed – gode og økono- misk stabile leverandører
› leverandører, som kender vores be- tingelser for samarbejde
› forenklet betaling og fakturabehand- ling – sparer tid
› at undgå fejlkøb
Indkøbspolitikken er udgangspunkt for alle indkøb og koordineret med IFIRS’ indkøbspolitik.
Du kan sende en mail til Xxxx@xxxxx.xx og få indkøbspolitikken.
01 TRIN
Årlige køb under kr. 125.000 Vi må købe, hvor vi vil til bedst opnåelige pris
EU’s udbudsregler
Indkøbsområde
Som offentlig indkøber skal vi forhol- de os til begrebet indkøbsområde. Det kan dække over indkøb tilknyttet en uddannelse eller en funktion. Det kan for eksempel være alle kontorartikler, toner og blækpatroner til printere, ren- gøringsmidler eller bøger.
Indkøbsgrænse
Ordet tærskelværdi bruges i EU’s reg- ler for offentlige indkøb. Tærskelværdi betyder det samme som indkøbsgræn- se – se xxx.xxxxx.xx En indkøbsgrænse dækker det samlede indkøb, som vi
foretager i en kontraktperiode (den tid en indkøbsaftale løber). Hvis der ikke er indgået en skriftlig aftale, er kon- traktperioden 4 år.
Første indkøbsgrænse
Alle køb for et område, som ikke over- stiger 125.000 kr. årligt, kan foretages, hvor vi har lyst, og hvor det betaler sig økonomisk.
Anden indkøbsgrænse
Alle køb for et område mellem 125.000 kr. og 385.000 kr. årligt skal i udbud, jf. Tilbudslovens regler. Vi skal beskrive,
~ G ~
02 TRIN 03 TRIN
Årlige køb mellem
kr. 125.000 og kr. 385.000
Vi skal annoncere et udbud
– alle har ret til at byde
Årlige køb over kr. 385.000 Alle aftaler skal i EU-udbud
– alle har ret til at byde
hvilke varer eller tjenesteydelser vi har tænkt os at købe, og offentliggøre det, fx på vores hjemmeside. Fra et udbud er offentliggjort, kan det tage 3-G må- neder, inden der er valgt leverandør, og aftalen træder i kraft.
Tredje indkøbsgrænse
Alle køb for et område – som oversti- ger 385.000 kr. årligt – skal bringes i EUudbud og annonceres i EU-tidende. Vi skal følge EU’s regler, når vi beskri- ver, hvilke varer eller tjenesteydelser vi har tænkt os at købe, og behandle udbuddet i henhold til EU’s regler. Et EU-udbud tager G-9 måneder.
Projektindkøb
EU’s udbudsregler gælder også for projektindkøb. Vær opmærksom på, at
indkøbsgrænserne er anderledes end grænserne for et område.
Første indkøbsgrænse Ordrer op til 500.000 kr. *)
Anden indkøbsgrænse
Ordrer mellem 500.000 kr. og 1.541.715 kr. *)
Tredje indkøbsgrænse Ordrer over 1.541.715 kr. *)
*) Indkøbsgrænsen ændres løbende – normalt hver andet år. På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside http:// xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/ Regler-og-vejledninger-mm/Taerskelvaer- dierne/Taerskelvaerdier-2014 finder du de aktuelle indkøbsgrænser.
~ 7 ~
Klagenævnet for Udbud
Reglerne skal overholdes
Med »Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v« er der pr. 1. juli 2010 indført sanktioner over for det of- fentlige, herunder selvejende institutioner.
Hvis skolen køber ind, uden at et om- råde har været i udbud, eller hvis sko- len køber ind uden om den leverandør, der har vundet et udbud, kan skolen enten få en bøde eller bod.
Sanktioner
› Der er risiko for, at en kontrakt bliver annulleret af Klagenævnet for Ud- bud. Her må vi ikke foretage indkøb, før vi har en ny kontrakt.
› Bøde eller bod
Beløbets størrelse er 3-5 % af kon- traktværdien, alt efter, hvor alvorlig forseelsen er. Det er minimum 25.000 kr. og maksimum 10.000.000 kr.
Vores medlemskab af IFIRS sikrer sko- len juridisk bistand, hvis vi selv offen- liggør et udbud.
Samhandelsaftale
Vi vil, så vidt det er muligt, foretage alle vores ind- køb via rammekontrakt eller anden indkøbsaftale.
Skolens indkøber udarbejder sam- handelsaftalen, som leverandøren og skolens direktør underskriver. Sam- handelsaftalen er fortrolig. Det er sko- lens indkøber som sikrer, at aftalen bli- ver overholdt.
Når vi vælger leverandør, lægger vi blandt andet vægt på at få
› den rigtige pris for den rigtige kvalitet
› et relevant og dækkende sortiment
› leveringssikkerhed
› enkel administration
› gode samarbejds- og udviklingsmu- ligheder.
Ønsker du at blive leverandør til EUC Sjælland, kan du kontakte skolens indkøber Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx
på 2523 5752. – Xxxx@xxxxx.xx for at få information om skolens indkøbs- politik og hvilke indkøbsområder, der aktuelt er fokus på.
Vi henviser også til xxxxx.xx, hvor du kan tilmelde dig nyhedsbrev og få in- formation om udbud, der dækker dine interesseområder.
Sammen med samhandelsaftalen vedlægges
› tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden ikke har ubetalt gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 33G af 13. maj 1997
› tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden har den nødvendige forsikringsdækning i forbindelse med opgavens udførelse
› kopi af produktansvarsforsikring
Samarbejde med EUC Sjælland
De budgetansvarlige har det overordnede ansvar for indkøb til EUC Sjælland.
Skolens indkøber informerer de bud- getansvarlige om, hvilke samhandels- aftaler skolen har indgået, og hvilke leverandører vi køber ind hos.
Når du modtager en ordre fra EUC Sjælland, skal du sikre dig, at ordren indeholder følgende oplysninger:
› Indkøbers navn
› EUC Sjælland’s EAN-nr. : 5798000553G75
› Formålet med indkøbet (eksempelvis til en bestemt uddannelse, begiven- hed eller arrangement).
› Evt. indkøberens afdelingsnummer (ansvarsnummer)
Du skal forlange at få alle oplysninger, da vi kræver, at de står på din faktura.
Oplysningerne hjælper bogholderiet, så den rigtige afdeling får fakturaen.
Når du leverer varer til skolen, skal du altid vedlægge en følgeseddel (fak- tura må ikke vedlægges varerne), og du skal sikre, at transportøren får en gyldig kvittering for, at varerne er af- leveret.
EUC Sjælland betaler ikke fakturaer på varer, som ikke er korrekt modta- get. Fakturaen skal have de samme oplysninger som ordren og en hen- visning til følgesedlen. Det er vigtigt, at fakturaen afspejler ordren, og at priserne er de samme, som da du fik ordren. Korrekte oplysninger er en forudsætning for, at fakturaen bliver betalt og til tiden.
»SAMARBEJDE SKABER MULIGHEDER«
Elektronisk behandling af fakturaer
EUC Sjælland modtager kun elektro- niske fakturaer. Fakturaer sendes til EAN nummer 5798000553G75.
Hvis du har spørgsmål, er du velkom- men til at kontakte økonomiafdelin- gen på EUC Sjælland på telefon
2523 579G eller sende en mail til xxxx@xxxxx.xx
FAQ
OM INDKØBSFÆLLESSKABET IFIRS
Initiativet til fælles indkøb kommer fra Danske Erhvervsskoler. Samarbejdsaftalen, som skolerne underskriver, når de bliver medlem af fællesskabet, er udformet af Undervisningsministeriet.
Indkøbsfællesskabets formål er at fin- de besparelser på så mange indkøbs- områder som muligt.
I 2013 blev 35 udbud igangsat. Vores mål for 2013 var at konkurrenceudsæt- te indkøb for ca. kr. 500.000.000 (årlig indkøbsmængde) og opnå besparelser for ca. kr. 30.000.000 - 50.000.000 år-
ligt. I 2014 sættes der yderligere 30 - 40 udbud i gang. Du kan se planen med udbud på xxxxx.xx.
Indkøbsfællesskabet ønsker, at så mange leverandører som muligt – lo- kale, landsdækkende, danske og uden- landske – har mulighed for at byde på udbuddene. Derfor er der på xxxxx.xx mulighed for at tilmelde sig nyheds- mails om de områder, der interesserer de enkelte leverandører.
Her finder du:
› Udbudsplanen fra 2014
› Annoncerede udbud
› Tilmelding til nyhedsbrev
› Beskrivelse af fællesskabet.
Medlemmer
Pr. 01.08.2014 består IFIRS af G1 medlemsskoler.
Se den aktuelle medlemsliste på xxx.xxxxx.xx