Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

I det elektroniske udbudssystem ligger der, udover udbudsmaterialet, teknisk vejledningsmateriale til leverandørens ansøgning i Systemet herunder udkast til leveringskontrakt og underliggende bi- lag.

3 Formål og baggrund

SKI udbyder hermed et dynamisk indkøbssystem (herefter Systemet) vedrørende indkøb af kom- munikationsprodukter og -løsninger.

Det er frivilligt for alle SKI’s offentlige kunder, som fremgår af bilag B, Kundeliste, at gøre brug af det dynamiske indkøbssystem, når de skal anskaffe kommunikationsprodukter og -løsninger.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan få afløftet deres udbudsforpligtelse og få dækket deres indkøbsbehov ved anvendelse af Systemet. Derudover er det hensigten at sikre et kommercielt attraktivt system, som er nemt at anvende.

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse. Analysen har vist, at markedet for kommunikationsprodukter og -løsninger er karakteriseret ved, at den samlede løsning, der i sidste ende implementeres i en given organisation, består af en lang række kommunikationsprodukter, der sammensættes til en individuel og kundetilpasset løsning.

På baggrund af markedsanalysen har SKI valgt at etablere en rammeaftale 50.07 Kommunikati- onsprodukter (igangværende udbud), der er målrettet de simple indkøb, som består af standardise- rede og katalogegnede kommunikationsprodukter samt en frivillig aftale 02.07 Kommunikationspro- dukter og -løsninger, der giver kunden mulighed for at anskaffe en skræddersyet løsning, der pas- ser til organisationens it-løsning.

Således etablerer SKI to separate aftaler, der tilsammen vil udgøre en stærk samlet aftaledækning:

1) En fællesoffentlig, forpligtende rammeaftale 50.07 Kommunikationsprodukter (igangvæ- rende). Kundens organisation skal være tilsluttet aftalen for at kunne anvende denne.

2) En frivillig aftale i et dynamisk indkøbssystem 02.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger (nærværende udbud). Kundens organisation kan frivilligt anvende aftalen.

Udbuddet af 02.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger er udformet med henblik på at tilbyde kunderne en aftale, som kan dække hele deres behov for kommunikationsprodukter og -løsninger. Udbuddet omfatter både hardware, software og serviceydelser, herunder installation, service og support, licenser og timebaserede ydelser mm.

SKI har valgt at udbyde aftaleområdet kommunikationsprodukter og -løsninger som et dynamisk indkøbssystem, da markedet er kendetegnet som et dynamisk marked i konstant udvikling, hvor den teknologiske udvikling i produkterne går stærkt. Med et dynamisk indkøbssystem, hvor leverandø- rerne har mulighed for at tilbyde nye producenter, produkter og ydelser indenfor systemets katego- rier, favnes et hurtigt udviklende marked.

Det vurderes endvidere, at brugen af et dynamisk indkøbssystem, som giver mulighed for løbende optagelse af leverandører, er med til at optimere konkurrencen på aftalen samt giver mulighed for at favne nye(re) leverandører og producenter på markedet, der erfaringsvis ofte, er på forkant med f.eks. den nyeste teknologi. Samlet set vurderes denne indkøbsform på bedst mulig vis at sikre kundernes behov for kontinuerligt at kunne købe de bedste produkter og ydelser i forlængelse af en effektiv konkurrenceudsættelse blandt markedets egnede og relevante aktører.

Systemet er opdelt i to kategorier; Kategori 1 ”Simpel løsning” og Kategori 2 ”Kompleks løsning” med identisk sortiment i begge kategorier med undtagelse af konsulentydelser, som udelukkende kan indkøbes i Kategori 2, da indkøbene i denne kategori er komplekse løsninger, hvor kunden har behov for rådgivning eller efterfølgende assistance til konfigurering, drift eller beredskab. Sortimentet i begge kategorier er opdelt i seks ydelsesområder og er dannet med tanke på kundens behov for at anskaffe produkter og -løsninger på tværs af genstandens ydelsesområder jf. afsnit 4.4.

4 Udbud af et dynamisk indkøbssystem

Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode. De specifikke regler for udbud af dynamiske indkøbssystemer er reguleret i lov nr. 1564 af 15.12.2015 (herefter kaldet udbudsloven) §§ 101 - 108.

Der er tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbssystem:

1. Systemet skal være elektronisk understøttet, og Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform

2. Systemet omfatter ikke et på forhånd fastlagt sortiment af produkter og ydelser. Systemets indhold er kun afgrænset af kategorier, som Ansøgerne kan søge om optagelse i, og hvori Kunderne udbyder Konkrete indkøb af Konkrete ydelser omfattet af kategorierne.

3. Systemet er åbent for markedet i hele Systemets varighed – dvs. at Ansøgere løbende kan optages i Systemet.

4.1 Terminologi i et dynamisk indkøbssystem

Terminologien i et dynamisk indkøbssystem adskiller sig på flere områder fra de klassiske udbuds- retlige termer, som benyttes i forbindelse med udbud af rammeaftaler og kontrakter. SKI har derfor udarbejdet nedenstående oversigt over de termer, som oftest benyttes i et dynamisk indkøbssy- stem.

Ansøger: Begrebet Ansøger bruges om økonomiske aktører, som søger om optagelse i Systemets kategori, enten ved etablering af Systemet eller i Systemets varighed.

Deltager: Begrebet Deltager bruges om økonomiske aktører, som har ansøgt og er blevet optaget i Systemets kategori.

Kategorier: Et dynamisk indkøbssystem kan være opdelt i Kategorier, hvilket er tilfældet for dette system. Systemets Kategorier er beskrevet i afsnit 4.3.

Konkret indkøb: For at undgå begrebsforvirring med især miniudbud på en rammeaftale, bruges begrebet Konkret indkøb om de indkøb, som Kunden offentliggør under Kategorien. På baggrund af et enkeltstående Konkret indkøb indgås der en leveringskontrakt mellem Kunden og den Til- budsgiver, der bliver tildelt leveringskontrakten.

Kunde: Begrebet Kunde bruges om de SKI-kunder, der fremgår af bilag B, Kundeliste, som kan an- vende Systemet til at foretage Konkrete indkøb.

Leverandør: Begrebet Leverandør bruges om den Tilbudsgiver, som har fået tildelt en leverings- kontrakt på baggrund af et Konkret indkøb gennemført i Systemet.

Tilbudsgiver: Begrebet Tilbudsgiver bruges om deltagerne i Systemet, når de har afgivet tilbud på et Konkret indkøb i Systemet.

System: Ved begrebet ”System” forstås det dynamiske indkøbssystem for aftalen 02.07 Kommuni- kationsprodukter og -løsninger

4.2 Varighed

Systemet etableres med en varighed på 25 år, regnet fra Systemets åbningsdato, jf. afsnit 5. Her- efter ophører Systemet automatisk, og der kan således ikke offentliggøres nye Konkrete indkøb. Leveringskontrakter indgået mellem Kunder og leverandører løber dog videre i henhold til bestem- melserne i de enkelte Leveringskontrakter.

Systemet giver i hele varigheden fri adgang for optagelse af Ansøgere, som opfylder minimums- kravene til egnethed og ikke er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.

SKI kan ved en bekendtgørelse ændre Systemets varighed.

4.3 Etablering af et dynamisk indkøbssystem

SKI udbyder i sin egenskab af indkøbscentral det dynamiske indkøbssystem og står for løbende at optage Ansøgere i Systemet. De Konkrete indkøb gennemføres af de kunder, jf. bilag B Kundeli- ste, der er omfattet af Systemet. Leveringskontrakten for det Konkrete indkøb indgås imellem Kun- den og Leverandøren.

Det dynamiske indkøbssystem etableres efter proceduren for begrænset udbud. Udbudsforretnin- gen gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven. Der opstilles en række minimumskrav til egnethed, der gælder i forbindelse med optagelse i Systemet. Derudover er det ved etableringen af Systemet fastlagt, hvilke kriterier, der gælder for tildeling af kontrakter (leveringskontrakter for Konkrete indkøb) i Systemet.

SKI stiller i Systemets varighed en leveringskontrakt til rådighed inklusive bilag til kravspecifikation, hvoraf dele er obligatorisk for kunderne at anvende alt efter, hvilke produkter og ydelser kunden skal anskaffe. Det offentliggjorte Orienteringsnotat beskriver hovedprincipperne for anvendelse af kontraktmaterialet, og supplerer således nærværende udbudsbetingelser.

Kunden vil gennem den digitale systemunderstøttelse blive ledt igennem en behovsafklaring, der sikrer, at kunden får præsenteret det materiale, der skal til for at understøtte det Konkrete indkøb. Kunden bliver digitalt ledt igennem materialet og tager stilling til hvilke krav, der er relevante og nødvendige i det Konkrete indkøb. Kunden har mulighed for at tilføje kundespecifikke krav.

Det samlede kontraktmateriale vil blive offentliggjort i forbindelse med de enkelte Konkrete indkøb. Dette dynamiske indkøbssystem indeholder to Kategorier.

• Kategori 1: Simpel løsning

• Kategori 2: Kompleks løsning

Begge Kategorier omfatter Kommunikationsprodukter og -løsninger og dertil relaterede ydelser, jf. nærmere herom i bilag C Systemets genstand. Der er på begge kategorier tale om ydelser, der er generelt tilgængelige på markedet og almindeligt anvendte.

Genstanden for de to kategorier er sammenfaldende med undtagelse af konsulentydelser, der kun kan anskaffes på Kategori 2. Alle 6 ydelsesområder vil således indgå i begge kategorier, da det er essentielt, at kunderne har mulighed for at indkøbe produkter og ydelser på tværs af områderne.

Om en løsning skal anskaffes på Kategori 1 eller Kategori 2 vil afhænge af løsningens karakter.

Kategori 1 skal anvendes, hvis der skal indkøbes en simpel løsning. Ved en simpel løsning forstås en løsning, hvor Xxxxxx selv er i stand til at identificere og specificere sit behov, herunder behov for eventuel installering, konfiguration mv. Løsningen vil således kunne specificeres så detaljeret af Kunden, at der kan sammensættes og tilbydes en løsning bestående af konkrete produkter og af- grænsede, enkeltstående tjenesteydelser i form af eventuel installation og/eller montering.

Kategori 1 omfatter således f.eks. volumenkøb af større mængder produkter, tilføjelse til eller ud- skiftning af eksisterende udstyr/løsninger, eller løsninger, hvor kunden selv er i stand til at specifi- cere de respektive produkter og har kompetencer/ressourcer til at sætte løsningen op.

I Kategori 1 evalueres og tildeles en leveringskontrakt på baggrund af tildelingskriteriet ”Omkost- ninger”.

Kategori 2 skal anvendes, hvis der skal indkøbes en kompleks løsning. Ved en kompleks løsning forstås en løsning, hvor Xxxxxx har behov for leverandørens input til at udarbejde den konkrete bedst egnede løsning til opfyldelse af Kundens behov, og hvor Kunden har behov for at kunne ind- købe kompetencer i form af rådgivning, teknisk konsulentbistand til at etablere løsningen, eller bi- stand i form af et beredskab i tilfælde af, at der opstår fejl i en netværksswitch eller lignende.

Indkøbet kan f.eks. være en anskaffelse af produkter til et nyt netværk, eller telefoniprodukter til en ny lokation. Kunden har til disse typer af indkøb et behov for leverandørens bistand til at identificere den bedst egnede løsningsmodel, samt et behov for efterfølgende løbende rådgivning og/eller øvrig bistand i forbindelse med en konkrete løsning.

I Kategori 2 evalueres og tildeles en leveringskontrakt på baggrund af ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Se videre hertil nedenfor i punkt 15.

4.4 Systemets genstand

Systemets genstand jf. Bilag C Systemets genstand omfatter alle former for kommunikationspro- dukter og -løsninger, både traditionelle kommunikationsløsninger installeret on-premise på kun- dens lokation og it-miljø samt cloudbaserede kommunikationsløsninger installeret i kundens it-miljø eller i leverandørens datacenter. Kommunikationsprodukter og -løsninger defineres indenfor dette System som produkter og løsninger, der er præfabrikerede og kommercielt tilgængelige på marke- det på tidspunktet for det enkelte Konkrete indkøb under systemet, og som i øvrigt falder indenfor afgrænsningerne, nærmere beskrevet neden for.

Kommunikationsprodukter og -løsninger er en meget bred indkøbskategori, der spænder over mangeartede produkttyper. Det er muligt at købe forskellige former for kommunikationsprodukter og -løsninger, der alle supplerer hinanden. Systemet har en høj grad af fleksibilitet og indeholder mange forskellige brugsscenarier, der gør det muligt at købe kommunikationsprodukter eller -løs- ninger, så som f.eks. en ny opgradering af en organisations eksisterende netværksinfrastruktur, kontaktcenterløsninger, it-sikkerhedsløsninger eller indkøbsbehov, hvor der skal tages hensyn til eksempelvis miljø, funktionalitet eller sikkerhed.

Overordnet set indeholder Systemets kategorier følgende seks ydelsesområder og tværgående ydelser, som Kunden kan anskaffe på tværs af kategorierne:

• Netværksprodukter og -løsninger

• Overvågningsprodukter og -løsninger

• It-sikkerhedsprodukter og -løsninger

• Unified Communicationsprodukter og -løsninger

• Kontaktcenterløsning

• Internet of Things

Under hver af de seks ydelsesområder er der mulighed for at anskaffe tværgående ydelser, herun- der Service og support, Licenser, Sikkerhed, Cloudbaserede ydelser og Konsulentydelser (sidst- nævnte dog kun i Kategori 2)

Der henvises i øvrigt til Bilag C, Systemets genstand for uddybning af de seks ydelsesområder, som Systemets genstand består af.

4.5 Hvem kan optages i et dynamisk indkøbssystem?

En Ansøger kan blive optaget i det dynamiske indkøbssystem, hvis Ansøgeren opfylder eg- nethedskravene, jf. afsnit 6. En Tilbudsgiver skal være optaget som Deltager i Systemet for at have mulighed for at byde på de Konkrete indkøb, der bliver offentliggjort.

Den Deltager, der bliver kontraktpart i en leveringskontrakt, skal have samme CVR-nr. som det, Deltageren er optaget i Systemet med. For eksempel kan en Deltager ikke være optaget i Syste- met og afgive tilbud, men lade en anden selvstændig Deltager blive kontraktpart til leveringskon- trakten. Hvis det eksempelvis er Deltageren med CVR-nr. 12345678, der skal være kontraktpart til leveringskontrakten og i sidste ende fakturere Kunden, skal det også være Deltageren med CVR- nummer 00000000, der er optaget i Systemet og afgiver tilbud på det Konkrete indkøb. Det gælder også, såfremt Deltageren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), jf. afsnit 7.3, at der skal være fuldt sammenfald imellem den sammenslutning, der er optaget i Syste- met, og den sammenslutning, der er kontraktpart på et Konkret indkøb. Ovenstående forhindrer ikke Deltagere i Systemet i at bruge underleverandører, så længe det er Deltageren, der står som kontraktpart til alle leveringskontrakter med Xxxxxx og i sidste ende fakturerer Kunden. Ovenstå- ende forhindrer heller ikke Deltageren i at ændre i den juridiske enhed (Deltageren) inden for ud- budslovens rammer.

4.6 Kundernes anvendelse af Systemet

Kunderne anvender det dynamiske indkøbssystem ved at foretage Konkrete indkøb i Systemet. Det er Xxxxxx, der opfordrer til afgivelse af tilbud, gennemfører evaluering af tilbud og endelig fo- retager tildelingen af leveringskontrakten.

5 Tidsplan for oprettelse af Systemet

Nedenfor fremgår den forventede tidsplan for oprettelsen af Systemet.

Som det fremgår af tidsplanen, vil der være en karensperiode fra den første frist for anmodning om optagelse i Systemet frem til datoen for åbningen af Systemet. I karensperioden er det ikke muligt

at ansøge om optagelse i Systemet. Efter karensperioden åbnes der for ansøgninger igen, og an- søgning kan herefter ske i hele Systemets varighed, jf. afsnit 13. Der vil ikke blive annonceret Kon- krete indkøb i Systemet i karensperioden, idet Systemet først forventes idriftsat december 2023.

Dato	Aktivitet
4. september 2023	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende ud- bud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
10. oktober 2023	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. afsnit 9.1
20. oktober 2023 kl. 13.00	Frist for første anmodning om optagelse i Systemet, jf. afsnit 10
13. november 2023	Underretning om optagelse i Systemet (forventet)
20. oktober 2023 – 13. novem- ber 2023	Karensperiode (forventet), jf. afsnit 13

13. november – 14. december 2023	Implementering – i denne periode vil SKI foretage implemente- ring af aftalen i forhold til de optagne Ansøgere
December 2023	Åbning af det dynamiske indkøbssystem (forventet)
	Når Systemet åbner behandler SKI igen (løbende) ansøgnin- ger, jf. afsnit 13

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en for- udgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i ansøgningsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter blive forskudt.

Del 2

Ansøgning og krav til egnethed

6 Krav til Ansøgernes egnethed

Nedenfor behandles mindstekravene til Ansøgerens egnethed. De fastsatte krav kan overordnet sammenfattes således:

02.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger
Krav til Ansøgernes egnethed
	Kategori 1 - Simpel løsning	Kategori 2 - Kompleks løsning
Udelukkelsesgrunde	Udbudslovens §§ 134a, 135, 136 samt § 137, stk. 1, nr. 2
Mindstekrav til øko- nomisk og finansiel formåen, jf. nærmere i pkt. 6.2.	Der stilles ikke mindstekrav til økonomisk og finansiel for- måen på Systemet	Der stilles ikke mindstekrav til økono- misk og finansiel formåen på Systemet
Mindstekrav til tek- nisk og faglig for- måen, jf. nærmere i pkt. 6.3.	To referencer vedrørende til- svarende opgaver: Værdi pr. reference: min. 2.000.000 DKK (ekskl. moms).	To referencer vedrørende tilsvarende opgaver inkl. konsulentydelser: Værdi pr. reference: min. 200.000 DKK (ekskl. moms).

Der stilles under Systemet ikke mindstekrav til leverandørernes økonomiske og finansielle for- måen. Dette er baseret dels på, at det dynamiske indkøbssystem i sin natur sikrer et løbende til- gængeligt leverandørfelt og dels på, at opgaverne, der forventes indkøbt i Systemet på begge ka- tegorier, varierer meget i størrelse og værdi, og at der derfor også vil være attraktive opgaver for de mindre leverandører.

Rammerne for referencerne, herunder værdien heraf, er fastsat med henblik på at sikre, at både nicheleverandører samt øvrige leverandører har mulighed for at blive optaget, samtidig med, at til- budsgivere skal dokumentere, at de er kompetente og professionelle samarbejdspartnere og har demonstreret deres erfaring med Systemets genstand gennem de to referencer.

Det er intentionen, at leverandørfeltet i det dynamiske indkøbssystem bliver bredt og kvalificeret, og derigennem samlet set sikrer kunderne en bred vifte af relevante produkter og ydelser, og sam- tidig sikrer en effektiv konkurrence.

6.1 Udelukkelsesgrunde

Ansøger må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens

§§ 134 a, 135 og 136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (ved- rørende konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C jf. nærmere om ESPD i afsnit 7.2.1.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelsesgrund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudspro- cedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Ag- reement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kon- trakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i ud- budslovens § 134 a.

SKI kan ikke udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i ud- budslovens § 135-137, hvis denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Ansøgeren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens

§ 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt Ansøger, at den på- gældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis Ansøger ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for Ansøgerens pålidelighed. Der henvises i den forbin- delse til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold for at iværksætte en sådan procedure om ”self-cleaning”, hvis dette er rele- vant.

6.2 Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen

Som anført ovenfor, stilles der ikke mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen på de to kate- gorier i systemet.

6.3 Mindstekrav til teknisk og faglig formåen

Krav til ansøgers tekniske og faglige formåen er angivet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3 og tekstafsnittet herunder. Kravene eksemplificeres og forklares nedenfor, dog henvises generelt til udbudsbekendtgørelsens ordlyd, der har forrang.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

Kategori 1:

• Det er et minimumskrav, at Ansøger kan dokumentere 2 referencer på konkrete leverancer, der:

o Er udført indenfor de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen,1

o vedrører tilsvarende opgaver, jf. skemaet straks nedenfor, samt i udbudsbekendtgø- relsens afsnit III.1.3 og

o har en værdi pr. reference på mindst DKK 2.000.000 ekskl. moms

Kategori 2:

• Det er et minimumskrav, at Ansøger kan dokumentere 2 referencer på konkrete leverancer, der:

o Er udført indenfor de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen,2

o vedrører tilsvarende opgaver inklusive konsulentydelser, jf. skemaet straks nedenfor, samt i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3 og

o har en værdi pr. reference på mindst DKK 200.000 ekskl. moms

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C.

Ved tilsvarende opgaver forstås opgaver vedrørende levering af produkter eller løsninger indenfor et eller flere af nedenstående ydelsesområder:

02.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger - dynamisk indkøbssystem

Hver reference skal indeholde et eller flere af nedenstående ydelsesområder 3

1) Netværksprodukter og -løsninger som defineret i Bilag C Systemets genstand.

2) Overvågningsprodukter og -løsninger som defineret i Bilag C Systemets genstand.

3) It-sikkerhedsprodukter og -løsninger, som defineret i Bilag C Systemets genstand.

4) Unified Communications produkter og -løsninger, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

5) Kontaktcenterløsninger, som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

6) Internet of Things (IoT), som defineret i Bilag C, Systemets genstand.

Særligt vedrørende referencer på Kategori 2:

Som beskrevet ovenfor, er det endvidere et krav til de to referencer, der skal indgives ved ansøg- ning om optagelse i Kategori 2, at begge referencer – udover levering af produkter eller løsninger indenfor en eller flere af de i ovenstående skema oplistede ydelseskategorier - omfatter levering af konsulentydelser relateret til leveringen. De leverede konsulentydelser skal vedrøre rådgivning,

1 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit13 2 Alternativt ansøgningstidspunktet, hvis ansøger søger optagelse senere, jf. afsnit13 3 Ydelsesområderne er yderligere defineret i Bilag C, Systemets Genstand.‌‌

implementering (ud over montering og installering) og/eller beredskab. Konsulentydelserne kan så- ledes f.eks. bestå af rådgivning indenfor systemets ydelseskategorier, teknisk konsulentbistand til at etablere løsninger indenfor systemets ydelseskategorier eller bistand i form af et beredskab i til- fælde af fejl, eller lignende, på en løsning indenfor systemets ydelseskategorier.

6.3.1 Krav til referencens indhold

Én reference skal omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt. Én reference kan således ikke omfatte flere kontrakter, uanset om modtageren er den samme. Da én reference skal omfatte en konkret leverance, kan referencen ikke omfatte en rammeaftale. Én reference kan dog godt omfatte hele eller dele af en konkret leverance under én kontrakt, der er baseret på en rammeaftale.

Hvis det kun er en del af leverancen, der vedrører levering af produkter eller løsninger indenfor et eller flere af systemets ydelsesområder og eventuelle konsulentydelser, skal beskrivelsen og vær- diangivelsen for referencen alene vedrøre den del, der relaterer sig hertil.

Kontrakten, som ansøger angiver som reference, kan være startet tidligere end 3 år før ansøg- ningsfristen og/eller løbe videre efter ansøgningsfristen, men der kan alene lægges vægt på den del af kontrakten, der er udført inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen. Ansøger skal derfor alene beskrive og angive værdien for den del, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen. Ansøger står ved sin erklæring i ESPD’et inde for, at der alene er beskrevet og angivet værdien for den del af kontrakten, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen.

Følgende angives for hver reference:

Kategori 1:	Kategori 2:
• En kort beskrivelse af leverancen med angivelse af, hvilket/hvilke ydelsesom- råder, jf. afsnit 6.3 ovenfor, der er inde- holdt i leverancen. SKI opfordrer ansø- ger til at holde beskrivelsen kortfattet og præcis.	• En kort beskrivelse af leverancen med angivelse af, hvilket/hvilke ydelsesom- råder og konsulentydelser, jf. afsnit 6.3 ovenfor, der er indeholdt i leverancen. SKI opfordrer ansøger til at holde beskri- velsen kortfattet og præcis.
• Værdien af de opgaver, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgnings- fristen. (Det fakturerede beløb i DKK ekskl. moms inden for de sidste 3 år forud for tilbuds- fristen).
• En start- og slutdato for referencen. Hvis startdato ligger tidligere end 3 år forud for tilbudsfristen, anføres det i referencebe- skrivelsen, hvilken startdato referencebeskrivelsen tager udgangspunkt i, jf. at denne alene må vedrøre udførte forhold inden for de sidste 3 år forud for ansøgningsfristen.

• Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet, angives datoen for tilbudsfristen.

• Modtageren, dvs. kundens navn

SKI forbeholder sig mulighed for at rette henvendelse til ansøger med henblik på at kontrollere en references rigtighed, hvis der er angivet oplysninger, der giver SKI anledning til tvivl.

Nedenfor er angivet et eksempel på en reference.

Eksempel på reference

Baggrunden for eksemplet: Ansøger med CVR 12345678 ønsker at anvende en kontrakt, der blev indgået 1. juni 2020 (og som fortsat løber ved tidspunktet for ansøgningsfristen) med Kunde 1234 som reference for optagelse i Systemets Kategori 2. Kontrakten indeholder levering af en løsning, hvoraf nogle dele af løsningen ikke kan henføres til ydelsesområde 1) – 6), som angivet ovenfor. Opgaven har endvidere indeholdt levering af løbende konsulentydelser i form af løbende teknisk rådgivning og beredskabsydelser. Ansøger er i tvivl om, hvordan ansøger skal udfylde ESPD’et i relation til referencer.

Ansøger skal angive følgende i ESPD’et:

Beskrivelse: Ansøger oplister her kort og præcist det/de ydelsesområde(r), som referencen om- handler i henhold til de seks ydelsesområder beskrevet i Bilag C Systemets genstand. Ansøger be- skriver endvidere her kort og præcist de opgaver og relevante konsulentydelser, som ansøger har udført for kunde 1234, som ligger indenfor ydelsesområderne 1) – 6), OG som er udført indenfor de seneste 3 år. Opgaver, som er udført i medfør af kontrakten for Kunde 1234, som ikke kan hen- føres til ydelsesområde 1) - 6) eller som er udført for mere end 3 år siden (beregnet for tidspunktet for ansøgningsfristen) beskrives ikke, idet disse ikke er relevante for ansøgningen.

Beløb: Ansøger angiver værdien af de udførte opgaver, som er angivet under Beskrivelse, dvs. alene de arbejder og medfølgende konsulentydelser, der kan henføres til ydelsesområde 1) - 6), OG som er udført indenfor de seneste 3 år (beregnet fra tidspunktet for ansøgningsfristen).

Start- og slutdato: 01.06.2020 – (ingen slutdato angives, medmindre denne kendes)

Modtager: Kunde 1234

6.3.2 Egnethed og ESPD ved anmodning i det dynamiske indkøbssystems varighed

En Ansøger skal, for at blive optaget i Systemet, opfylde de fastsatte krav til egnethed på tidspunk- tet for ansøgningsfristen. En Deltager i Systemet skal derudover til enhver tid opfylde de fastsatte krav til egnethed. Det betyder, at en Deltager kan få behov for at opdatere sit ESPD med nye

referencer, hvis en reference f.eks. ikke længere har den påkrævede værdi, når der regnes 3 år tilbage.

Hvis en Deltager ikke længere har de fornødne referencer, eller bliver omfattet af en udelukkelses- grund, kan Kunden ikke indgå leveringskontrakt med Deltageren, og Deltageren bliver udelukket af Systemet. Leverandøren kan ansøge om optagelse på ny, hvis egnethedskravene opfyldes igen på et senere tidspunkt.

SKI kan når som helst kræve, at en Deltager indsender et nyt og ajourført ESPD, jf. udbudslovens

§ 106, stk. 1. Hvis SKI på baggrund af det indsendte ESPD kan fastslå, at Deltageren ikke længere opfylder minimumskravene til egnethed, vil SKI udelukke Deltageren fra at deltage i Systemet, jf. udbudslovens § 106, stk. 2. Det samme gør sig gældende, hvis Deltageren i Systemet ikke indsen- der et ESPD, når SKI eller en Kunde har anmodet herom. Afviste eller udelukkede Ansøgere kan løbende søge om (gen-)optagelse i Systemet. SKI opfordrer Deltageren til at sikre, at ESPD’et til enhver tid er ajourført.

7 Ansøgning om optagelse i det dynamiske indkøbssy- stem

7.1 Generelt

Ansøger bør læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvis- ninger ved udarbejdelsen af ansøgningen. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende even- tuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. afsnit 9.1.

7.2 Ansøgningens indhold

Ansøgningen skal være på enten dansk eller engelsk.

Ansøgningen afgives ved at udfylde og uploade nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. European Single Procurement Document for den relevante kategori (ESPD), jf. af- snit 7.2.1.

2. Evt. støtteerklæring(er) for den relevante kategori, jf. afsnit 7.2.2.

3. Følgebrev, jf. afsnit 7.2.3.

De dokumenter, som ansøger skal udfylde, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Anmodnings- afgivelse”.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme per- sonoplysninger afgivet i forbindelse med ESPD, der medfører, at oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysnin- ger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

7.2.1 Ad 1) European Single Procurement Document (ESPD)

Ansøger skal udfylde og uploade en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via udbudssiden i ETHICS.

Nedenfor er angivet en overordnet vejledning i relation til, hvor mange ESPD’er der skal udfyldes, hvis Ansøger består af flere juridiske enheder, jf. afsnit 7.2.1.1, samt vejledning til konkret udfyl- delse af ESPD, jf. afsnit 7.2.1.2.

7.2.1.1 Ansøgers sammensætning

En Ansøger, der deltager alene uden støttende enheder

En Ansøger, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kra- vene til teknisk og faglig formåen, skal kun udfylde og uploade ét ESPD (for ansøgers egen juridiske enhed).

En Ansøger, der baserer sig på en eller flere andre enheder

En Ansøger, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders (støttende virk- somheder) formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af et eller flere af mindstekravene til egnethed, jf. afsnit 6.2 og 6.3, skal med ansøgningen aflevere et ESPD for egen juridiske enhed samt et ESPD for hver af de støttende juridiske enheder, som Ansøgeren baserer sig på.

Ansøger kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende juridiske enheder. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Ansøger kan kontakte ETHICS Support4 for yderligere teknisk vejledning om, hvor- dan en støttende juridisk enhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende juridiske enheds ESPD indsendes sammen med Ansøgerens ansøgning. Der henvises i øvrigt til afsnit 7.2.2 om udfyldelse af støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører

En Ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal udfylde og indsende et ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører/juridiske enheder i sammen- slutningen.

Den juridiske enhed i konsortiet, som står for at aflevere ansøgningen i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende juridiske enheder. Dette gøres på forsiden af udbudssiden under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support5 kan kontaktes for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedel- tagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med Ansøge- rens ansøgning. Der henvises i øvrigt til afsnit 7.3 om sammenslutning af virksomheder.

7.2.1.2 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikrings- ordninger

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbin- delse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier 6

4 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx.

6 SKI har i forbindelse med tidligere udbud oplevet, at Ansøgere under Del IV: Udvælgelseskriterier får vist en boks med titlen ”α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier”, når ansøger udfylder ESPD’et, gemmer og atter genåbner det. Xxxxxx skal ikke udfyldes. Så- fremt boksen vises, kan ansøger se bort fra denne.‌

• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen. Ansøger bedes udfylde dette afsnit i overensstem- melse med de efterspurgte oplysninger i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3).

Del VI: Afsluttende erklæringer

• ESPD’et underskrives.7 Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI for- behold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal ansøger ikke udfylde.

Når ESPD’et er udfyldt, underskrevet og gemt af Ansøgeren i ETHICS, vil det udfyldte ESPD auto- matisk indgå som en del af ansøgningen, når der afleveres ansøgning i ETHICS.

7.2.2 Ad 2) Evt. støtteerklæring(er)

Ansøger kan i relation til teknisk og faglig formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør.

Såfremt ansøger baserer sig på støttende juridiske enheder for at kunne opfylde minimumskra- vene, jf. afsnit 6.3, skal ansøger godtgøre, at ansøger faktisk råder over denne formåen.

Den støttende enhed skal angive den teknisk og faglige formåen, som stilles til rådighed for Ansø- ger i ESPD’et og i støtteerklæringen.

SKI har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som en støttende enhed kan udfylde og under- skrive, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for Ansøgeren.

SKI har vurderet, at det er nødvendigt at indhente ovenstående dokumentation allerede i forbin- delse med en Ansøgers optagelse i Systemet, så det sikres, at de optagede Deltagere faktisk rå- der over eventuelle støttende enheders formåen forud for deltagelse i Kundernes Konkrete indkøb. Derudover har SKI vurderet, at fremlæggelsen af støtteerklæringen på dette tidspunkt medfører en mere effektiv proces for både SKI, Deltagere, Kunder og Tilbudsgivere både i forbindelse med op- tagelse og ved senere gennemførelse af Konkrete indkøb i Systemet.

7.2.3 Ad 3) Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (under menupunktet "Underskriv og afslut anmodning"), når alt øvrigt ansøgningsmateriale er uploadet.

Ansøger underskriver ansøgningen digitalt med sin ETHICS-signatur, som Ansøger har modtaget fra ETHICS, eller med NEMID medarbejdersignatur.

7.3 Konsortier eller andre sammenslutninger

Hvis Ansøgeren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse på- tage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af ansøgning i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

7 SKI har den 16. marts 2021, i forlængelse af ny praksis fra Klagenævnet, ændret kravet, så alle ESPD’er fremover skal underskrives.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til afsnit 7.2.1.1.

En ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 2 referencer i alt, jf. afsnit 6.3. Der oplyses altså ikke 2 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 2 i alt.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede kun skal uploade ét eksemplar af ansøgningen.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til konsortiets/sammenslutningens optagelse i Systemet.

7.4 Elektronisk afgivelse af ansøgning

Ansøgningen skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

Ansøgning kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive ansøgning på anden måde.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal ansøger anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Ansøgningen tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere ek- semplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

8 Forbehold

Ansøger kan ikke i ansøgningen tage forbehold over for nærværende udbudsbetingelser og øvrige udbudsmateriale med bilag.

9 Spørgsmål og supplerende oplysninger – Ved etablering af Systemet

9.1 Skriftlige spørgsmål – ved etablering af Systemet

Ansøgere har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med ansøgning om optagelse i Systemet.

I spørgsmål bedes ansøger klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xx000000-0000-00xx-xx00-xx000xx000xx/xxxxxxxx

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i skriftlig og anonymiseret form løbende blive meddelt via ETHICS.

Det er ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS.

Der henstilles til, at spørgsmål fremsendes senest den 10. oktober 2023.

Spørgsmål modtaget efter ovennævnte dato vil blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning.

Spørgsmål, der er modtaget senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning, kan ikke forventes besvaret.

Ansøgere opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra ansøgerne. Jo kortere tid, der er til ansøgningsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer til udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

10 Ansøgningsfrist

Frist for elektronisk modtagelse af ansøgning i forbindelse med etablering af Systemet er:

20. oktober 2023, kl. 13.00

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden i ETHICS, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget ansøgning. Når Ansøger uploader ansøgning og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter.

Efter åbningen af Systemet vil SKI på ny behandle ansøgninger og spørgsmål, jf. også nærmere i afsnit 13.

11 Fortrolighed

SKI er i henhold til bekendtgørelse nr. 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf har offentligheden ikke ret til aktindsigt i SKI's dokumenter, herunder beslutninger og andre interne forhold. Klagenævnet for Udbud kan dog meddele aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne ansøgninger/tilbud, hvis der indgives klage over udbuddet.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klage- nævnet for Udbud meddeler aktindsigt i oplysningerne.

Når en Ansøger bliver optaget i Systemet, stiller SKI Deltageren til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af Systemet. Dette gøres ved, at Ansøgeren bliver oprettet som Deltager i

Systemet og derfor får elektronisk adgang til Systemet. Når Ansøgeren er oprettet som Deltager i Systemet, vil Deltageren modtage en meddelelse, når der er offentliggjort et Konkret indkøb.

SKI’s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterføl- gende anvendelse af Systemet kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er beretti- get og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

12 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Ansøger ikke glemmer elementer i sin ansøgning om optagelse i Systemet.

Det skal dog fremhæves, at det alene er Ansøgers ansvar at afgive en komplet ansøgning. Tjekliste:

• Foretag tilmelding i ETHICS (anvendelse af ETHICS forudsætter, at Ansøgeren har en konto i ETHICS. Denne oprettes uden beregning)

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. afsnit 9.1

• Udfyld European Single Procurement Document (ESPD) for den/de kategorier, der ønskes at ansøge om optagelse på i ETHICS, jf. afsnit 7.2.1.

• Udfyld eventuel(le) støtteerklæring(er) for den/de kategorier, der ønskes at ansøge om opta- gelse på.

• Afslut ansøgning i ETHICS, hvorefter følgebrevet genereres

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur i følgebrevet

• Indsend elektronisk Ansøgning rettidigt, jf. ansøgningsfrist afsnit 10.

Del 3

Løbende optagelse i Systemet

13 Løbende optagelse af Deltagere i Systemet

13.1 Løbende optagelse

Der kan løbende ansøges om optagelse i Systemet.

Ved etablering af Systemet sættes en ansøgningsfrist for Ansøgers optagelse i Systemet til den

20. oktober 2023. Fra Ansøgningsfristen og frem til den 13. november 2023 vil der være en ka- rensperiode, hvor SKI som udgangspunkt ikke vil behandle ansøgninger og spørgsmål indkommet efter ansøgningsfristen.

Fra 13. november 2023:

• vil SKI genoptage behandlingen af ansøgninger og spørgsmål forbundet hermed.

• sættes Systemet i drift. Konkrete indkøb i Systemet annonceres derfor først efter denne dato.

• vil ansøgninger om optagelse i Systemet og spørgsmål forbundet hermed løbende blive be- handlet i hele Systemets varighed.

Ansøgninger om optagelse i Systemet, som fremsendes efter åbning af Systemet, vil blive behand- let i løbet af 10 arbejdsdage, medmindre særlige forhold gør sig gældende, jf. udbudslovens § 104, stk. 4 og 5, hvorefter fristen for behandling kan forlænges til 15 arbejdsdage.

Såfremt en ansøgning afvises af SKI på grund af fejl eller mangler fx fordi Ansøgeren ikke lever op til mindstekravene, kan ansøger på et hvilket som helst tidspunkt ansøge på ny om optagelse i Sy- stemets kategori(er).

13.2 Skriftlige spørgsmål

SKI åbner for spørgsmål igen efter Systemets åbning, hvorefter den løbende optagelse påbegyn- des. Ansøgere, der søger om optagelse efter denne dato, kan få supplerende oplysninger om ud- budsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Ansøger bedes i sit/sine spørgsmål klart angive hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xx000000-0000-00xx-xx00-xx000xx000xx/xxxxxxxx

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder via e-mail eller telefonisk. Skriftlige spørgs- mål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt via ETHICS.

Det er Ansøgers ansvar at holde sig orienteret om de svar og eventuelle suppleringer, der offentlig- gøres i ETHICS. SKI vil besvare spørgsmål hurtigst muligt.

13.3 Krav til Ansøger og ansøgningens indhold

Ansøger og ansøgningen skal ved løbende optagelse opfylde de samme krav som angivet under disse udbudsbetingelsers del 2. Dog skal ”ansøgningsfristen” alle steder forstås som ansøgnings- tidspunktet.

Del 4

Konkrete indkøb i Systemet

14 Deltagelse i Systemet og annoncering af Konkrete ind- køb

Nedenfor gennemgås de overordnede principper for processerne i Systemet, herunder i forbin- delse med deltagelse i Kundens konkurrenceudsættelse (Konkrete indkøb) samt anvendelse af de værktøjer, som SKI stiller til rådighed for Kunder og Deltagere.

Der udarbejdes vejledninger til Ansøgere/Deltagere om brugen af værktøjerne mv. nedenfor. Disse vejledninger vil være tilgængelige i DIS-portalen, jf. nedenstående afsnit 14.314.2, forud for Syste- mets idriftsættelse.

14.1 Annoncering af Konkrete indkøb/opfordring til at afgive tilbud

Alle Deltagere, der er optaget i den Kategori, hvor et Konkret indkøb konkurrenceudsættes, vil blive opfordret til at afgive tilbud.

Det sker rent praktisk ved, at Kunden udsender en opfordringsskrivelse sammen med det i øvrigt relevante udbudsmateriale. I opfordringsskrivelsen vil Deltagerne kunne se, hvornår der er tilbuds- frist, den endelige evalueringsmodel, der er fastlagt på baggrund af rammerne herfor, jf. afsnit 15, og andre oplysninger relateret til det Konkrete indkøb.

14.2 14.3 DIS-portal8 til Konkrete indkøb

Som beskrevet i ovenstående afsnit 4, er der tre helt centrale kendetegn ved et dynamisk indkøbs- system, hvor første punkt er følgende:

1. Systemet skal være elektronisk understøttet, og Konkrete indkøb i Systemet skal ske via en elektronisk platform.

Det imødekommes ved, at SKI sætter en DIS-portal op til Systemet, der understøtter Kundens Konkrete indkøb fra afklaring og behovsafdækning til underskrift af leveringskontrakten. I DIS-por- talen får Kunden adgang til at udarbejde udbuds- og kontraktmateriale og offentliggøre sit Konkrete indkøb, og Deltagerne har adgang til at afgive tilbud via DIS-portalen.

14.4 Deltagerens anvendelse af XXX.xx

Deltagerne skal, for at kunne benytte sig af ovenstående værktøjer, have eget login til XXX.xx.

Vilkår for anvendelse af XXX.xx vil blive fremsendt til Deltageren samtidig med dennes optagelse i Systemet. Deltageren skal her acceptere en række aftalespecifikke vilkår for anvendelsen af XXX.xx. Vilkårene vedrører bl.a. retningslinjer for Deltagerens tilføjelse af data samt et krav om, at Deltager opretter en brugeradministrator hos Deltageren. Adgangen til og anvendelsen af XXX.xx og de tilhørende værktøjer er gratis.

8 DIS-portalen er SKIs webbaserede applikation, der digitalt understøtter Kundens konkrete indkøb

14.5 Leverandørens ansøgning og tilbudsafgivelse

Vejledning til ansøgning og optagelse i Systemet kan findes via dette link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xx000000-0000-00xx-xx00-xx000xx000xx/xxxxxxxx

14.5.1 Leasing

Systemet kan bruges til at anskaffe produkter, som KommuneKredit giver i lease til en Kunde i Sy- stemet. Det er en betingelse for, at Kunden kan bruge Systemet på denne måde, at leasingaftalen mellem Kunden og KommuneKredit er omfattet af udbudslovens in-house regler. Det påhviler Kun- den at sikre dette.

Når en Kunde ønsker at bruge Systemet til at anskaffe produkter gennem en leasingaftale med KommuneKredit, medfører det, at Kunden forestår og er ansvarlig for den praktiske tildeling af le- veringskontrakten ovenfor, på vegne af KommuneKredit, og at leveringskontrakten indgås mellem KommuneKredit og Leverandøren. Samtidig overdrages alle KommuneKredits beføjelser under Le- veringskontrakten til Kunden med undtagelse af ejendomsretten til produkterne. Betalingsforpligtel- sen overdrages ikke og påhviler alene KommuneKredit.

Leverandøren er forpligtet til at acceptere Kundens tildeling på vegne af KommuneKredit og Kom- muneKredits overdragelse af beføjelserne under Leveringskontrakten til Kunden. Overdragelsen af KommuneKredits beføjelser til Kunden ændrer ikke på Leverandørens forpligtelser i henhold til Sy- stemet eller Leveringskontrakten.

14.6 Særligt vedrørende konsortier

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere Deltagere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv er Deltager, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der også er optaget/søger op- tagelse som Deltager i Systemet, skal den økonomiske aktør sikre, at den økonomiske aktørs del- tagelse i flere konstellationer ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende Deltagere i et Konkret indkøb, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der forfølges en praksis, der strider imod ovenstående principper.

Kunderne har ret til at anmode Tilbudsgiverne i et Konkret indkøb om at godtgøre, at samme øko- nomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer ikke har medført mulighed for at true gennemsig- tigheden eller fordreje konkurrencen mellem de bydende Deltagere. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: Når virksomheder af- giver fælles bud - en vejledning om konsortiesamarbejde i forhold til konkurrenceloven (xxxx.xx)

14.7 Kundebetaling

SKI’s forretningsmodel fungerer på den måde, at SKI som indkøbscentral udbyder rammeaftaler og opretter dynamiske indkøbssystemer, som SKI’s abonnementskunder kan anvende til at dække deres indkøbsbehov. SKI har i den forbindelse behov for, at Leverandøren indrapporterer data for kundernes køb på de enkelte kontrakter og aftaler. Dermed sikres, at udformning og udbud af fremtidige systemer og aftaler sker hensigtsmæssigt og effektivt, og at SKI løbende kan monitorere omsætningen på de dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler.

SKI’s omkostninger ved at etablere dynamiske indkøbssystemer er bl.a. finansieret ved, at SKI’s kunder betaler en procentsats (kaldet kundebetaling) af deres omsætning på den eller de konkrete leveringskontrakter, som er indgået på baggrund af en konkurrenceudsættelse i et af SKI’s dyna- miske indkøbssystemer. De kunder, der gør brug af SKI’s systemer, er således med til at afholde omkostningerne til at udbyde, oprette og drive de dynamiske indkøbssystemer. Kunden vil på- lægge leverandøren at forestå administrationen af de konkrete indkøb, hvorefter leverandøren er forpligtet til af videreformidle Kundens betaling samt forestå rapportering til SKI. De nærmere betin- gelser fremgår af Særbilag A Trepartsaftalen, afsnit 4.2, Kundebetalingen. SKI forbeholder sig ret til at foretage tilpasninger i disse betingelser, hvis konkrete forhold i f.eks. leverandørens virksom- hedspolitikker nødvendiggør det, og det kan ske indenfor de udbudsretlige regler, herunder uden at forskubbe den økonomiske balance mellem parterne skitseret i særbilaget.

Kundebetalingen er fastsat til 1,00 % af købet under de indgåede leveringskontrakter.

Tilbudsgiveren skal derfor indregne Kundens betaling til SKI på 1,00 % i sine tilbudspriser i de Konkrete indkøb. Tilbudsgiveren kan i den forbindelse anvende nedenstående formel:

𝑃𝐿𝑒𝑣 / 0,99 = 𝑃𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼

𝑃𝐾𝑢𝑛𝑑𝑒 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑘𝑢𝑛𝑑𝑒𝑛𝑠 𝑏𝑒𝑡𝑎𝑙𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑙 𝑆𝐾𝐼

15 Tildelingskriterier og evaluering ved Kundens tildeling i Systemet

Når en Kunde foretager et Konkret indkøb i Systemet, sker det ved, at Kunden opfordrer Delta- gerne til at afgive tilbud på det Konkrete indkøb i den relevante kategori. Tilbuddene udarbejdes på baggrund af Kundens kravspecifikation, der fremsendes af Kunden som en del af Kundens opfor- dring til at afgive tilbud.

Tildelingskriteriet og evalueringsmodellen, som Kunden er forpligtet til at anvende ved alle Kon- krete indkøb på Systemet, afhænger af den relevante kategori, og er beskrevet nedenfor.

Kunden vil forud for fremsendelse af opfordringsskrivelser til Deltagerne i Systemet, præcisere kri- terierne for tildelingen indenfor de nedenfor anførte rammer.

02.07 Kommunikationsprodukter og -løsninger
Kategori	Kategori 1 – Simpel løsning	Kategori 2 – Kompleks løsning
Kundens tildelingskriterium:	Omkostninger	Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Underkriterier	Omkostninger (Pris og TCO)	• Pris (30%-49%) • Kvalitet (51—70%)
Kvalitetskriterier til underkriteriet Kvalitet	N/A	• Kvalitet (i prioriteret række- følge) 1. Løsningsbeskri- velse (obligato- risk) 2. Funktionalitet (ob- ligatorisk) 3. Xxxxxxxxxxxxxx 0. Organisation, be- manding og xxx- xxxxxxx

Kunderne skal i opfordringsskrivelsen til Deltagerne entydigt fastlægge og beskrive, hvordan tilbud- dene bliver evalueret.

15.1 Kategori 1 – Simple løsninger

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Omkostninger”.

Tildeling af de konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystems Kategori 1 vil således ske til den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet omkostninger.

Det er op til Kunderne at fastlægge, hvilke priser og omkostningselementer de vil inddrage i evalu- eringen. Evalueringen gennemføres som en evalueringsteknisk pris, hvor produkternes anskaffel- sespris og eventuelle omkostningselementer evalueres i DKK ud fra Kundens forventede forbrug inklusive eventuelle optioner.

Af omkostningselementer kan Kunderne eksempelvis vælge at evaluere på produkternes strømfor- brug og/eller samlet anskaffelsespris inklusive reservedele, bortskaffelsespris/omkostninger mv. – alt efter hvilken model, der af Kunden ud fra et sagligt skøn vurderes at være bedst egnet. Såfremt et eller flere produkters anskaffelsespris, i al sin væsentlighed, er identisk med disses

omkostningspris, kan Xxxxxx evaluere på anskaffelsesprisen alene. Det er eksempelvis tilfældet ved anskaffelse af kabinetter, racks, beslag, kabler mv. Kunderne vil i opfordringsskrivelsen til Xxx- xxxxxxx entydigt have fastlagt og beskrevet, hvordan tilbuddene bliver evalueret.

Kunden er ligeledes berettiget til at indregne skifteomkostninger i evalueringen, hvis det er relevant for det konkrete indkøb i relation til et potentielt skifte af leverandør. Såfremt Xxxxxx vil inddrage skifteomkostninger ved evalueringen, skal det ved offentliggørelsen af det konkrete indkøb være beskrevet, hvilke omkostninger, der indgår i evalueringen og hvordan disse indregnes i evaluerin- gen.

15.1.1 Eksempel på anvendelse af evalueringsmodellen på kategori 1

Evalueringen i eksemplet er foretaget på baggrund af en af Kunden offentliggjort tilbudsliste, hvori Deltager skal tilbyde deres produkt i den første kolonne og i de 3 efterfølgende kolonner angive produktets strømforbrug i watt, hvis relevant for produktet, samt angive en tilbudspris i den næst- sidste kolonne.

Produkt	Xxxxx	Xxxxxxxx- brug i watt (slukket) (Gennem- snit tid i denne til- stand: 0 %)	Strømfor- brug i watt (stand-by) (Gennem- snit tid i denne til- stand: 65 %)	Strømfor- brug i watt (drift) (Gennem- snit tid i denne til- stand: 35 %)	TCO- peri- ode	kWh pris	Energi- omkostnin- ger	Anskaf- felses- pris	TCO-pris
Skærm, 55 tom- mer	5	0 W	0,5 W	230 W	4 år	1,85 kr.	5.239,39 kr.	4.574 kr.	9.813,39 kr.
Skærm, 65 tom- mer	5	0 W	1 W	230 W	4 år	1,85 kr.	5.260,46 kr.	8.489 kr.	13.749,46 kr.
Beslag til skærme	10	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	300 kr.	3.000 kr.
	Total evalueringsteknisk pris								26.562,85 kr.

Hvor:

• ”Strømforbrug i Watt” angiver hvor meget watt produktet bruger i en given tilstand (slukket, stand-by eller drift)

• ”TCO-periode” er den periode som TCO-beregningerne beror på angivet i år

• ”kWh pris” er prisen for en kilowatt per time

• ”Energiomkostninger” er de samlede energiomkostninger forbundet med produktet

• ”Anskaffelsespris” er købsprisen for produktet

• ”TCO-pris” er energiomkostninger og anskaffelsespris sammenlagt, eller blot anskaffelses- pris hvor produkterne ikke har energiomkostninger

Energiomkostninger fra eksemplet ovenfor udregnes ved:

((Watt forbrug i slukket tilstand * procentdel slukket tilstand) + (watt forbrug i stand-by tilstand * procentdel stand-by tilstand) + watt for- brug i drift tilstand * procentdel drift tilstand) * 24 timer * 365

dage/1000) * kWh pris * TCO-perioden = Energiomkostninger i kr. for produktet over TCO-perioden

Matematisk udregnes eksemplet for energiomkostninger for produktet skærme 55 tommer således:

((0*0%+0,5*65%+230*35%) *24*365/1000) * 1,85 kr. * 4 = 5.239,39 kr.

TCO-prisen for skærme 55 tommer fremkommer ved at addere energiomkostningerne med anskaf- felsesprisen for produktet, dvs.:

((0*0%+0,5*65%+230*35%) *24*365/1000) * 1,85 kr. * 4 = 5.239,39 kr. +

4.574 kr. = 9.813,39 kr.

Kunderne kan i det tilfælde, hvor produkter ikke har, eller i al sin væsentlighed ikke har, energiomkostninger evaluere alene på anskaffelsesprisen.

Den samlede omkostningspris udregnes ved at addere alle TCO-priser til en samlet evaluerings- teknisk pris.

15.2 Kategori 2 – Komplekse løsninger

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Underkriterierne pris og kvalitet kan i evalueringen indgå med vægtene 51 % - 70 % for kvalitet og 30 % - 49 % for pris, se skemaet nedenfor. Vægtene er endeligt fastlagt indenfor disse spænd i Kundens opfordringsskrivelse i forbindelse med hvert Konkret indkøb.

Tildelingskriterium	Underkriterier	Vægt
Bedste forhold mellem pris og kvalitet	Kvalitet	51% - 70%
Bedste forhold mellem pris og kvalitet	Pris 9	30% - 49%

15.2.1 Evaluering af underkriteriet ”Kvalitet”

Evaluering af underkriteriet Kvalitet sker i henhold til de 4 kvalitetskriterier anført i tabellen i afsnit 15, og vil blive foretaget på baggrund af Tilbudsgivernes besvarelse.

Kunden anvender de kvalitetskriterier, som er relevante og har objektiv betydning for Kundens op- gjorte behov ved det Konkrete indkøb, jf. principperne umiddelbart nedenfor. De 4 oplistede kvali- tetskriterier udgør en udtømmende liste, og Kunden kan ikke tilføje andre/yderligere kvalitetskrite- rier.

9 Ved evaluering på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem Pris og Kvalitet” kan evalueringen af prisdelen også omfatte evaluering af omkostninger og levetidsomkostninger (TCO), jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 162.

Det er vurderet, at kvalitetskriterie 1 og 2 altid vil have objektiv betydning for Kundens behov, når der indkøbes Ydelser på Systemet, hvorfor disse to kriterier altid skal indgå i Kundens evaluering.

Kvalitetskriterie 3 og 4 anvendes af Kunden, såfremt de er relevante og har objektiv betydning for Kundens opgjorte behov. Det skal fremgå af opfordringsskrivelsen til det Konkrete indkøb, om et eller begge af disse to kvalitetskriterier indgår i Kundens evaluering.

Kvalitetskriterierne er i prioriteret rækkefølge som angivet i tabellen i afsnit 15, hvilket indebærer, at kvalitetskriterie 1 altid skal vægte højest. Kvalitetskriterie 2 skal altid vægte højere end kvalitetskri- terie 3 og 4, kvalitetskriterie 3 altid skal derfor altid vægte højere end kvalitetskriterie 4. Se hertil nedenfor vedrørende vægtning af kvalitetskriterier for underkriteriet Kvalitet. Den endelige vægt- ning angives i forbindelse med det Konkrete indkøb.

Hvis Kunden ikke anvender kvalitetskriterie 3 ved et Konkret indkøb, vil kvalitetskriterie 4, ”rykke op” i prioriteringen.

Nedenfor er der givet eksempler på, hvad Xxxxxx kan tillægge positiv vægt ved anvendelse af de prioriterede kvalitetskriterier i forbindelse med et Konkret indkøb. Kunden vil i forbindelse med gen- nemførelse af et Konkret indkøb præcisere, hvad Xxxxxx vil lægge vægt på ved evaluering af de af Kunden udvalgte kvalitetskriterier og herunder beskrive, hvad der vil blive tillagt positiv vægt.

Prioritet

Kvalitetskriterier i prioriteret række- følge (udtømmende liste)

Eksempler på forhold, der kan tillægges positiv vægt (ikke udtømmende liste)

Løsningsbeskrivelse (obligatorisk) (…%)

Det vægtes positivt, at:

• tilbudsgivers løsningsforslag sandsynliggør, at flest mulige af kundens behov er dækket, jf. krav- specifikation. I jo højere grad jo bedre.

• at leverancens produkter kan fungere i Kundens eksisterende it-miljø uden tab af funktionalitet. I jo højere grad jo bedre.

• at leverancens produkter kan overvåges og ad- ministreres af Kundens eksisterende overvåg- nings- og managementsystem. I jo højere grad jo bedre.

• leverandørens konfigurationsbeskrivelse er fyl- destgørende og entydig. Jo mere jo bedre.

• tilbudsgivers løsningsbeskrivelse er baseret på en standardløsning fremfor en tilpasset løsning

• leverancens produkter kan integrere til 3. parts services, som er en forudsætning for Kundens

		anvendelse af produkterne. I jo højere grad jo bedre. • tilbudsgivers konfigurationsbeskrivelse omfatter nødvendig integration til Kundens IT-miljø og services fra 3. part.
2	Funktionalitet (obliga- torisk) (…%)	Det vægtes positivt, at: • flest mulige evalueringskrav til indre og ydre funktioner kan opfyldes. • flest mulige af Kundens use cases kan under- støttes med den tilbudte funktionalitet.
3	Implementering (…%)	Det vægtes positivt, at: • der indgår en præcis beskrivelse af implemente- ringsforløbet inkl. tidsplan, der sandsynliggør at løsningen implementeres og er klar til drift inden for den fastsatte tid. • tilbudsgiver inddrager de for opgaveløsningen re- levante kompetencer til Implementering af løs- ningen. • beskrivelsen af den anbefaledeprojektorganisa- tion med ansvar, roller og beslutningsfora under- støtter den mest hensigtsmæssige implemente- ring.
4	Organisation, beman- ding og samarbejde (…%)	Det vægtes positivt, at: • de enkelte medarbejderes erfaring og kompeten- cer er relevante samt udnyttes og nyttiggøres i forbindelse med udførelsen af de forventede lø- bende opgaver for Kunden, samt at de tilbudte konsulenters erfaringer og kompetencer komple- menterer hinanden og sikrer en effektiv opgave- løsning på et passende niveau under hensyn til omfang og kompleksitet af kundens kommunika- tionsløsning og it-miljø. • håndtering af samarbejde er gennemtænkt og ef- fektivt, og at der sikres et fleksibelt samarbejde i forbindelse med løsning af opgaven, samt at de metoder, Leverandøren anvender, sikrer en opti- mal løsning af kundens løbende opgaver for kun- dens kommunikationsløsning og it-miljø. • Kundens rolle i samarbejdsorganisationen og det forventede ressourceforbrug er beskrevet.

Karakterskala for evaluering af hvert kvalitetskriterium anvendt i underkriteriet Kvalitet

Til evalueringen af de af Kunden fastsatte kvalitetskriterier benyttes en karakterskala fra 1-10:

Karakter	Beskrivelse
10	Fremragende besvarelse, der på bedst mulig vis demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
9	Fortræffelig besvarelse, der med få og absolut mindre undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyl- delse af de forhold, der vægter positivt.
8	Meget tilfredsstillende besvarelse, der med få undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
7	Tilfredsstillende besvarelse, der i betydeligt omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
6	Nogenlunde tilfredsstillende besvarelse, der med undtagelser demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
5	Jævnt tilfredsstillende besvarelse, der med en række mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
4	Mindre tilfredsstillende besvarelse, der samlet set kun i begrænset omfang demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
3	Utilfredsstillende besvarelse, der med væsentlige mangler demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.
2	Meget utilfredsstillende besvarelse, der kun sporadisk demonstrerer Tilbudsgivers opfyldelse af de for- hold, der vægter positivt.
1	Utilstrækkelig besvarelse i forhold til at demonstrere Tilbudsgivers opfyldelse af de forhold, der vægter positivt.

For kvalitetskriterierne gives der én samlet karakter (et helt tal) for hvert valgt kvalitetskriterium ud fra en samlet evaluering af de angivne forhold som i det Konkrete indkøb vil blive vurderet positivt for kvalitetskriteriet.

Kunden fastsætter forud for det Konkrete indkøb, den procentuelle vægtning, de enkelte kvalitets- kriterier skal indgå med i den samlede score. Vægtningen skal respektere den ovenfor beskrevne prioritetsrækkefølge. Vægtningen skal fremgå af opfordringsskrivelsen ved det Konkrete indkøb.

De opnåede point for hvert kvalitetskriterie indgår med de oplyste vægte til en samlet score for un- derkriteriet kvalitet.

I afsnit 15.2.4 er der vist et eksempel på anvendelsen af evalueringsmodellen, herunder underkri- teriet Kvalitet.

15.2.2 Evaluering af underkriteriet ”Pris”

Evaluering af underkriteriet Pris vil ske på baggrund af den/de pris(er), som Tilbudsgiverne har an- givet i deres tilbud.

Det er op til Kunderne på saglig vis at fastlægge hvilke vederlag, Kunden vil inddrage i prisevalue- ringen og med hvilke vægte. Kunderne vælger de vederlag i prisevalueringsmodellen, som af Kun- den vurderes at være egnede i forbindelse med det Konkrete indkøb. Ud fra de valgte vederlag skal Kunden opgøre det forventede forbrug inklusive eventuelle optioner. Kundens opgjorte forven- tede forbrug, sammenholdt med Tilbudsgivers priser, sammenregnes til én evalueringsteknisk pris.

Kunden kan inddrage omkostninger i evalueringen ud fra de samme principper som beskrevet ovenfor under evalueringen i kategori 1.

Der tildeles point på en skala fra 1-10.

Primær model

Alle tilbudsgivere får hver især et point mellem 1 og 10 for den evalueringstekniske pris. Tilbudsgi- veren med den laveste evalueringstekniske pris tildeles 10 point, og øvrige tilbudsgivere tildeles hver især point på baggrund af en lineær interpolering mellem laveste evalueringstekniske pris (10 point) og en evalueringsteknisk pris, der er X % højere end laveste pris (1 point). Den økonomiske ramme vil være fastlagt af kunden forud for offentliggørelse af det konkrete indkøb og med hensyn- tagen til spredningen i indkomne priser. Den økonomiske ramme vil således være offentliggjort i forbindelse med det konkrete indkøb.

<.. image(Et billede, der indeholder linje/række, diagram, skærmbillede, Kurve Automatisk genereret beskrivelse) removed ..>

Korrektionsmodel:

Hvis halvdelen eller flere af de modtagne konditionsmæssige tilbud ligger udenfor den økonomiske ramme fastsat i den primære model, udvides den økonomiske ramme med etn af kunden i forvejen fastsat procentsatsantal procentpoint.

Hvis halvdelen eller flere af de modtagne konditionsmæssige tilbud efter korrektionen fortsat ligger udenfor den nye økonomiske ramme, udvides rammen endnu en gang med detn af kunden fast- satte procentsatsantal procentpoint.

Princippet for korrektion gentages, såfremt halvdelen eller flere af de modtagne konditionsmæs- sige tilbud fortsat ligger udenfor den korrigerede økonomiske ramme.

Eksempel:

Kunden har i materialet til det konkrete indkøb fastsat den økonomiske ramme til laveste pris + 50

%. Xxxxxx har endvidere oplyst, at det den økonomiske ramme udvides med 25 %-point ad gan- gen, hvis korrektionsmodellen tages i brug.

Kunden modtager 4 konditionsmæssige tilbud, hvoraf 2 har en evalueringsteknisk pris, der er mere end 50 % højere end den laveste pris.

Da halvdelen af de modtagne konditionsmæssige tilbud dermed ligger udenfor den økonomiske ramme fastsat i den primære model, anvendes korrektionsmodellen, således at den økonomiske samme udvides til laveste pris + 75 % (50 % + 25 %).

Hvis de 2 dyreste tilbud fortsat ligger udenfor den økonomiske ramme, udvides denne med yderli- gere 25 %-point, således at den økonomiske ramme er laveste pris + 100 %.

15.2.3 Samlet evaluering

De opnåede point for underkriterierne Kvalitet og Pris indgår med de oplyste vægte til en samlet score. Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, og vil blive tildelt leveringskontrakten.

15.2.4 Eksempel på anvendelse af evalueringsmetode

Nedenfor er angivet et eksempel på, hvordan evalueringsmodellen anvendes på Systemet. Model- len gennemgås i logiske trin i-ix:

i. Kunden har opgjort sit behov ud fra den udtømmende liste af kvalitetskriterier og sammen- sat sit prisbilag med relevante prispunkter.

ii. Kunden har fastsat vægtningen mellem pris og kvalitet som følger i overensstemmelse med punkt 15.2 således:

	Vægt
Kriterium
Kvalitet	70 %
Pris	30%

iii. Kunden har vægtet de relevante kvalitetskriterier (kvalitetskriterie 1 og 2 er obligatoriske for Kunden at anvende ved det Konkrete indkøb). Kvalitetskriterierne uddybes med en tekst om, hvad der særligt tillægges positiv vægt i det konkrete indkøb for det pågældende kvali- tetskriterie. I dette eksempel har Xxxxxx taget en objektiv vurdering om at anvende alle fire kvalitetskriterier. Til brug for nærværende eksempel er de fire kvalitetskriterier vægtet, som følger:

Kvalitetskriterium	Maks. karakter	Vægtning %
1 Løsningsbeskrivelse	10	45 %
2 Funktionalitet	10	30 %
3 Implementering	10	20 %
4 Organisation, bemanding og samarbejde	10	5 %

iv. Kunden foretager ligeledes en vurdering af forventningen til de tilbudte priser, og fastsætter den økonomiske ramme for prisevalueringen, jf. afsnit 15.2.2 oven for. I dette eksempel har kunden fastsat den økonomiske ramme til laveste pris + 40 %. I tilfælde af behov for kor- rektion, har kunden vurderet, at den økonomiske ramme bør udvides med 20 %-point i til- fælde af, at halvdelen eller flere af den modtagne konditionsmæssige tilbud ligger udenfor den primære økonomiske ramme.

v. Kunden udsender opfordringsskrivelse og modtager fire tilbud fra Tilbudsgiver A, B, C og D indenfor tidsfristen.

vi. I forhold til underkriteriet Kvalitet evalueres tilbuddene på baggrund af de fire kvalitetskrite- rier ovenfor. De enkelte kvalitetskriterier tildeles en karakter mellem 1 og 10 point, hvorefter den valgte vægtning anvendes på kriteriet.

	Point Tilbudsgi- ver A	Point Tilbudsgiver B	Point Tilbudsgiver C	Point Tilbudsgiver D
1 Løsningsbe- skrivelse	10 point med en vægt på 40%:	8 point med en vægt på 40%: 3,2 point	5 point med en vægt på 40%: 2 point	9 point med en vægt på 40%: 3,6 point
	4 point
2 Funktionali- tet	6 point med en vægt på 30%:	7 point med en vægt på 30%: 2,1 point	8 point med en vægt på 30%: 2,4 point	3 point med en vægt på 30%: 0,9 point
	1,8 point
3 Implemente- ring	7 point med en vægt på 20%:	4 point med en vægt på 20%: 0,8 point	6 point med en vægt på 20%: 1,2 point	8 point med en vægt på 20%: 1,6 point
	1,4 point
4 Organisa- tion, beman- ding og samar- bejde	9 point med en vægt på 5 %: 0,45 point	5 point med en vægt på 5 %: 0,25 point	7 point med en vægt på 5 %: 0,35 point	8 point med en vægt på 5 %: 0,4 point
Samlet point- score	7,65	6,35	5,95	6,5

vii. I forhold til underkriteriet Pris modtages følgende evalueringstekniske priser:

Tilbudsgiver A

Tilbudsgiver B

Tilbudsgiver C

Tilbudsgiver D

Pris (DKK)

110.000

100.000

70.000

90.000

Det laveste tilbud er tilbuddet fra Tilbudsgiver C på DKK 70.000, hvorfor dette tilbud opnår 10 po- int.

Med den økonomiske ramme ”Laveste pris + 40 %” som udgangspunkt, vil tilbud på DKK 70.000 + DKK 28.000 (40% af DKK 70.000) = DKK 98.000 eller derover skulle tildeles laveste point, dvs. 1 point.

Da halvdelen eller flere (i alt 2 uf af 4) af de modtagne tilbud er på over DKK 98.000, anvendes den første korrektionsmodel, hvorved den økonomiske ramme udvides fra ”Laveste pris + 40 %” til ”La- veste pris + 60 %”, jf. litra iv. Ovenfor

Med den økonomiske ramme ”Laveste pris + 60 %, vil tilbud på DKK 70.000 + DKK 42.000 (60% af DKK 70.000) = DKK 112.000 eller derover skulle tildeles laveste point, dvs. 1 point.

Da hverken halvdelen eller flere af de modtagne tilbud ligger udenfor denne korrigerede økonomi- ske ramme, anvendes denne i evalueringen af underkriteriet Pris, og der gives følgende point:

Tilbudsgiver A

Tilbudsgi- ver B

Tilbudsgi- ver C

Tilbudsgi- ver D

Pris (DKK)

110.000

100.000

70.000

90.000

Point

1,43

3,57

5,71

viii. Den samlede evaluering af Pris og Kvalitet er som følger:

Tilbudsgiver A

Tilbudsgiver B

Tilbudsgiver C

Tilbudsgiver D

Kvalitet (70%)

(7,65 point x

70%)

5,36

(6,35 point x

70%)

4,45

(5,95 point x

70%)

4,17

(6,5 point x 70%)

4,55

Pris (30%)

(1,43 point x

30%)

0,43

(3,57 point x

30%)

1,07

(10 point x

30%)

(5,71 point x

30%)

1,71

Samlet score

5,79

5,52

7,17

6,26

ix. Som det fremgår oven for, er det Tilbudsgiver C, der har opnået den højeste samlede score, og dermed anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i hen- hold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, og som vil blive tildelt leve- ringskontrakten i det fremsatte eksempel.

16 Dokumentation

Inden tildelingen af en leveringskontrakt vil Kunden, i henhold til udbudslovens §§ 151 og 152, kræve endelig dokumentation fra den Tilbudsgiver, Kunden har til hensigt at tildele leveringskon- trakten, vedrørende de forhold, der er angivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).

Tilbudsgiver skal i den forbindelse dokumentere følgende:

• At Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135-136 eller den frivillige udelukkelsesgrund i 137, stk. 1, nr. 2.

16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udeluk- kelsesgrunde

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for Tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrun- dene.

For danske virksomheder kan dokumentation ske ved fremsendelse af en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen.

For udenlandske virksomheder skal Kunden så vidt muligt kræve de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis 10. Udenlandske tilbudsgivere kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor Til- budsgiver er etableret.

16.2 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen

Tilbudsgiveren skal ikke fremlægge yderligere dokumentation for de beskrevne referencer i relation til teknisk og faglig formåen, idet disse referencer betragtes som endeligt dokumenteret ved beskri- velsen i ESPD. Referencerne i ESPD’et skal dog til enhver tid i Systemets varighed opfylde mini- mumskravene til teknisk og faglig formåen, jf. nærmere afsnit 6.3, hvorfor deltagerne i det dynami- ske indkøbssystem opfordres til at ajourføre sit ESPD, når det er relevant, ligesom SKI eller Kun- den kan anmode Deltageren om at fremsende et nyt og ajourført ESPD.

Såfremt en eller flere referencer er udløbet i Systemets varighed, skal Kunden, inden der foretages tildeling i forbindelse med et Konkret indkøb, anmode Tilbudsgiver om et opdateret ESPD indehol- dende opdaterede referencer, der opfylder minimumskravene.

10 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

16.3 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukra- ine

Som dokumentation for at leveringskontrakten kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal Tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer Tilbudsgivers juridiske forplig- telse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, inde- holder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet.

Document Metadata

Table of Contents

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Document Metadata