Databehandleraftale med ProTech Alarm & Sikring ApS

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en da- tabehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”ho- vedaftale”: AIA, ADK, TVO installationer samt service af disse, som er faktureret eller indgået pr. kon- trakt, begge med anført dato der er gældende for denne aftale. Denne aftale indgås ved nedenstå- ende accept.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Data- behandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehand- leraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre afta- ler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om be- handlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehand- leren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforan- staltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelses- forordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder ‌

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs-punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks ‌

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataan- svarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som data- behandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU- ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed ‌

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de person- oplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysnin- gerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavs- hedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medar- bejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed ‌

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforord- ningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, imple- menteringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og for- mål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sik- kerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behand- lingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i til- fælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tek- niske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvar- liges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltnin- ger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere ‌

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens arti- kel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler) til op- fyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og der- ved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehand- lere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne af- tales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underdatabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtel- ser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt do- kument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisa- toriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesfor- ordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er un- derlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommer- cielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdata- behandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begun- stiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandle- ren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer ‌

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataan- svarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i hen- hold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald un- derretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interes- ser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international or- ganisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personop- lysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige ‌

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvar- lige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den data- ansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller be- grænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forplig- telser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsy- net) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondata- sikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en kon- sekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i man- gel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databe- handlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden ‌

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet op- mærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest [antal timer] efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynsta- gen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataan- svarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal be- rørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondata- sikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige ska- devirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger ‌

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvar- liges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette ek- sisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysnin- gerne.

12 Tilsyn og revision ‌

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overhol- delse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataan- svarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem da- tabehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræ- der på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold ‌

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

14 Ikrafttræden og ophør ‌

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandler- aftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysnin- gernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

6. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren

Navn:

Stilling:

Dato:

Underskrift:

Navn:	Xxxxxxx Xxxx
Stilling:	Sikkerhedschef
Dato:	23. maj 2018
Underskrift:

Databehandleraftale version 1,0

23. maj 2018 Rev. Xxxxxxx Xxxx

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databe- handleren ‌

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personen/kontaktpunktet.

Navn:

Stilling:

Telefon- nummer:

E-mail:

Navn:	Xxxxxxx Xxxx
Stilling:	Sikkerhedschef
Telefon- nummer:	x00 00000000
E-mail:	xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Bilag A Oplysninger om behandlingen ‌

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

• TVO: At detektere og registrere kriminelle handlinger samt at skabe tryghed for de ansatte.

• ADK: At sikre en korrekt database over personer med adgang til den dataansvarliges ejendom, således at uønsket adgang ikke finder sted.

• AIA: At detektere og registrere kriminelle handlinger samt at skabe tryghed for de ansatte.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

• TVO: Lagring og overvågning af tv-overvågningsanlæg på den dataansvarliges adresser og kamerapla- ceringer, som er opsat for at dække kundens behov.

• ADK: Vedligeholdelse og opdatering af databasen i forbindelse med den dataansvarliges adgangskon- trolsystem på den dataansvarliges adresser, som er opsat for at dække den dataansvarliges behov.

• ADK / TVO / AIA.: Vi kan til en hver tid, når denne aftale er glædende, behandle på den dataansvarliges system uden yderligere kontakt med den dataansvarliges for at sørge for deres system er opdateret.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• TVO: Særlige personoplysninger jf. GDPR artikel 9 og 10.

• ADK: Personoplysninger, Navn og adgangskoder som hænger sammen med kundens adgangsbrik

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• TVO: Medarbejdere, kunder, leverandører og kriminelle (f.eks. røvere, tyve, indbrudstyve m.fl.).

• ADK: Ansatte og personer i forbindelse med den dataansvarliges ejendom.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere‌

B.0 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere ‌

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Da- tabehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anven- delsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

B.1 Godkendte underdatabehandlere ‌

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdata- behandlere:

En altid opdateret komplet liste findes på: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
KP vagt	32780587	Xxxxxxx 000 0000 Xxxxxxx	Behandler data når der laveres service eller repa- rere på.: AIA / ADK / TVO
ACN Sikring	29936897	Xxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxx M	Behandler data når der laveres service eller repa- rere på.: AIA / ADK / TVO
DJK	12760280	Xxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxx X	Xxxxxxxxx data når der laveres service eller repa- rere på.: AIA / ADK / TVO

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger ‌

C.0 Aftalens område ‌

Denne aftale er gældende for alle aktiviteter som defineret i GDPR artikel 4 nr. 2 ”behandling”. Behandling af personoplysninger, der kræver en databehandleraftale skal fortolkes i overensstemmelse med Justitsministeri- ets og Datatilsynets vejledning af november 2017 ”Vejledning om dataansvarlige og databehandlere”. Det vil sige, at kun hvor formålet med selve aftalen mellem parterne angår behandling af personoplysninger og ikke en it- eller håndværksmæssig ydelse, skal der foreligge en databehandleraftale.

Nærværende aftale angår således behandling, herunder lagring af tv-overvågning (TVO) samt vedligeholdelse og inddatering af personoplysninger om ansatte i adgangskontrolanlægget (ADK). Aftale om behandling af sig- naler fra AIA, vil i henhold til ovennævnte vejledning ikke være omfattet af krav om en databehandleraftale, så længe personoplysninger kun behandles for at kunne identificere f.eks. kontaktpersoner hos kunden, som er nødvendige for, at sikringsleverandøren kan levere sin hovedydelse. F.eks. installation, service, opdatering el- ler behandling af alarmsignaler

C.1 Behandlingens genstand/ instruks ‌

Den dataansvarlige har ansvaret for at den her omhandlede databehandling må foregå efter gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger.

Databehandler må kun behandle data efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, som afgør til hvilke formål og hvordan der må foretages behandling af personoplysninger. Databehandleren eller eventuelle under- databehandlere må derfor f.eks. ikke:

• Indsamle personoplysninger, som ligger udenfor rammerne af aftalen/instruksen

• Videregive oplysninger i et videre omfang end aftalt eller på andre måder end aftalt

• Slette oplysninger efter en anden tidsperiode end angivet af den dataansvarlige

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandle- ren udfører følgende:

• TVO: Optagelserne fra tv-overvågning lagres i max 30 dage.

• Udenfor normal åbningstid overvåges tv-overvågningsoptagelserne ved alarm. Ved detektion af en kri- minel handling eller uønsket tilstedeværelse sendes en vagt til stedet og politiet underrettes. Der er desuden i nogle tilfælde mulighed for ”talk back”, således at man kan tale til gerningsmanden.

• Alle andre handlinger, som f.eks. videregivelse af optagelser eller lagring af billederne i mere end 30 dage, kan kun foretages efter direkte skriftlig instruks fra den dataansvarlige.

• ADK: Databehandler vedligeholder databasen, der ligger til grund for adgangskontrolsystemet. Nye bru- gere oprettes og brugere, der har forladt den dataansvarliges kravområde slettes. Data opbevares så længe det er nødvendigt, og slettes efter skriftlig meddelelse fra den dataansvarlige.

C.2 Behandlingssikkerhed ‌

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

”At der er tale om behandling af en stor mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau.”

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisa- toriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget:

• Alle personoplysninger ligger på et lukket sikret drev som enten er krypteret eller ligger bag sikret net- værk, er drevet ikke krypteret skal der som minimum være 2 faktorgodkendelse for adgang til oplysnin- gerne, samt der skal være foretaget vurdering af mekanisk og elektronisk sikring, således at drevet ikke simpelt kan fjernes.

• IT-Systemer opdateres løbende for at holde sikkerheden på et højt niveau samt vi udelukkende benytter eksterne 3-parts-løsninger, hvor der er krav til sikkerhed og backup, herunder data-genskabelse. Alle er GDPR compliant. Vi har ikke større mængder af data liggende på lokale drev/maskiner.

• Der er krav om 2 faktor-godkendelse ved adgang via internet.

• Lagring af data på lokalt drev hos den dataansvarlige bør være aflåst og sikret

• Datalager skal være placeret fysisk i sikret ejendom og bag lås og alarm.

• Ved redigering af persondata på vagtcentral logges dette.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine ‌

TVO: Personoplysningerne fra tv-overvågning opbevares i 30 dage, hvorefter de slettes hos databehandleren, medmindre den dataansvarlige skriftligt anmoder om, at de gemmes længere i forbindelse med en civilretlig tvist.

ADK: Alle for opgavens løsning nødvendige personoplysninger må ikke opbevares længere end nødvendigt af hensyn til de formål hvortil de er indsamlet, herunder frister fastsat i lovgivning, og slettes senest ved opgavens afslutning eller før, hvis den dataansvarlige kræver det.

Samarbejdsaftalen mellem databehandler og dataansvarlig løber så længe kontrakten/servicen er nødvendig. Ved samarbejdsaftalens ophør sletter eller tilbageleverer databehandler alle data efter den dataansvarliges valg. Der må ikke gemmes kopier af data medmindre regler og love foreskriver dette.

Selvom samarbejdsaftalen mellem databehandler og dataansvarlig ophører gælder denne instruks fortsat så længe, der behandles data hos databehandleren for den dataansvarlige.

C.4 Lokalitet for behandling ‌

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skrift- lige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

• Der er tale om blandet udekørende tekniker-service. Databehandling finder sted på den dataansvarliges adresser efter behov. Der kan databehandles fra servicevogn, kontor eller vagtcentral. Der gemmes ikke større data uden for ”de lukkede 3-parts miljøer”, lokal data slettes umiddelbart efter behandling.

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande ‌

Et tredjeland er et land, som ikke er medlem af EU eller EØS (Island, Liechtenstein og Norge).

I henhold til forordningens artikel 45 stk. 3 kan data uden godkendelse af Datatilsynet overføres til tredjelande der er godkendt af Kommissionen.

Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angivet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke inden- for rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databe- handleren ‌

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager 08:00 – 16:00 et fysisk tilsyn vedrø- rende overholdelsen af denne databehandleraftale hos databehandleren.

Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurde- ring opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabe- handlere ‌

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager 08:00 – 16:00 et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.

Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.

Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens til- syn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databe- handleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslov- givningen og denne databehandleraftale.

Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk til- syn/en inspektion hos underdatabehandleren er den dataansvarlige uvedkommende – uanset at den dataan- svarlige har initieret og eventuelt deltaget på et sådant tilsyn.

I henhold til denne aftale kan databehandleren kun ifalde solidarisk erstatningsansvar overfor en fysisk person, hvis han har handlet i strid med instruksen fra den dataansvarlige.

Document Metadata

Table of Contents

Databehandleraftale med ProTech Alarm & Sikring ApS

Document Metadata