Udgivet af: FrontRead Dato: 10.06.2024 Ver.: 1.0.2
CHANGELOG
VERSION | ÆNDRINGER |
1.0.0 | Første udgave |
1.0.1 | Teknisk rettelse i Bilag E |
1.0.2 | Ny version Juni 2024 |
Udgivet af: FrontRead | Dato: 10.06.2024 | Ver.: 1.0.2 |
Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
[NAVN]
CVR [CVR-NR] [ADRESSE] [POSTNUMMER OG BY] [LAND]
herefter ”den dataansvarlige”
og
FRONTREAD CVR25663497
c/o Incuba Xxxxxxx 00
8200 Aarhus N Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at over- holde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
Indholdsfortegnelse
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
9. Bistand til den dataansvarlige 8
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 10
13. Parternes aftale om andre forhold 10
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 12
Bilag A Oplysninger om behandlingen 12
Bilag B Underdatabehandlere 15
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 15
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 25
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne fo- retager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af FrontRead læsetræningsplatform behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmel- ser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fem bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestem- melserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registre- rede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdata- behandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt bru- gen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behand- ling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehand- leren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Be- stemmelserne.
10. Bilag E indeholder en beskrivelse af databehandlerkæden
11. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
12. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i over- ensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24),
databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af per- sonoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herun- der elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter xxxxxx- xxxxxx mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataan- svarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågæl- dende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varie- rende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gen- nemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesni- veau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Af- hængig af deres relevans kan det omfatte:
a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin- ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennem- føre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den da- taansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør ved- kommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nød- vendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisa- toriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarli- ges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordnin- gens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabe- handler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle plan- lagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod så- danne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B.
Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af spe- cifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nati- onale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelses- forordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesfor- ordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den data- ansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver data- behandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehand- lerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databe- skyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataan- svarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den da- taansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i hen- hold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige sam- fundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhand- let i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttel- sesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyl- delse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de regi- streredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestem- melse 6.3., bistår databehandleren desuden, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasik- kerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den regi- strerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at analysere de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en kon- sekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Data- tilsynet, inden behandling, hvis en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstræk- ning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være ble- vet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer ef- ter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyn- dighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente til- synsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kate- gorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det om- trentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foran- staltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i for- bindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataan- svarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet medmindre EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataan- svarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandle- ren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivnin- gen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentan- ter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske facili- teter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke di- rekte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæg- gende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigts- mæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysnin- ger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmel- ser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og person- oplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Be- stemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge par- ter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Navn: [NAVN]
Stilling: [STILLING]
Telefonnummer: [TELEFONNUMMER]
E-mail: [E-MAIL]
..............................................................................................
Dato / Underskrift:
På vegne af databehandleren
Navn: Xxx Xxxxxxxxx
Stilling: DPO
Telefonnummer: 00000000
..............................................................................................
Dato / Underskrift:
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personer.
Kontaktperson hos den dataansvarlige:
Navn: [NAVN]
Stilling: [STILLING]
Telefonnummer: [TELEFONNUMMER]
E-mail: [E-MAIL]
Kontakt hos den dataansvarlige ved sikkerhedsbrud jf. afsnit 10: E-mail: [E-MAIL]
Kontaktperson hos databehandleren: Xxxx: Xxx Xxxxxxxxx
Stilling: DPO
Telefonnummer: 00000000
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Behandling af personoplysninger sker i henhold til formålet i hovedaftalen om databehandlerens levering af et digitalt læringsmiddel til den dataansvarlige.
Leverandøren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.
Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end den dataansvarlige.
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige
Formålet med behandlingen er at lade den dataansvarliges brugere benytte digitale læremidler i hen- hold til hovedaftalen og instruksen. Se C1 nedenfor.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Systemet indsamler og behandler persondata om den dataansvarliges (institutionens) lærere og elever for at kunne levere, beskytte og forbedre FrontReads læremidler. Med forbedring menes her alene forbedring af brugernes egne sider, så de er mest relevante for brugerne. Alle behandlingsaktiviteter, registreringer og beskrivelse af persondatabehandlingens karakter er udførligt præsenteret i bilag D og E nedenfor.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Der behandles følgende oplysninger:
Elever: Navn, UNI-login brugernavn, klasse, skole, øvelsesresultater.
Lærere: Navn, e-mailadresse, telefonnummer, UNI-login brugernavn, klasse, skole.
REGISTREREDE PERSON- OPLYSNINGER | Lærere | Xxxxxx |
Almindelige personop- lysninger: (art. 6) | ☒ Navn ☐ Adresse ☐ Telefonnummer ☐ Fødselsdato ☐ Medarbejder ID ☐ Billeder ☒ Andre almindelige personoplysnin- ger: Unilogin brugernavn, klasse, skole. | ☒ Navn ☐ Adresse ☐ Telefonnummer ☐ Fødselsdato ☐ Medarbejder ID ☐ Billeder ☒ Andre almindelige personoplysnin- ger: Unilogin brugernavn, klasse, skole, øvelsesresultater |
Følsomme personop- lysninger: (art. 9) | ☐ Race eller etnisk oprindelse ☐ Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning ☐ Fagforeningsmæssige tilhørsfor- hold ☐ Genetisk data ☐ Biometrisk data ☐ Helbredsoplysninger ☐ Seksuelle forhold eller orientering | ☐ Race eller etnisk oprindelse ☐ Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning ☐ Fagforeningsmæssige tilhørsfor- hold ☐ Genetisk data ☐ Biometrisk data ☐ Helbredsoplysninger ☐ Seksuelle forhold eller orientering |
Straffedomme og lov- overtrædelser (§10) | ☐ Straffedomme og lovovertrædelser | ☐ Straffedomme og lovovertrædelser |
CPR-nummer (§11) | ☐ CPR-nummer | ☐ CPR-nummer |
Andre fortrolige per- sonoplysninger | ☐ Væsentlige sociale forhold ☐ Væsentlige økonomiske forhold ☐ Bankoplysninger ☐ Ansøgninger og CV ☐ Andre fortrolige oplysninger: [be- skriv hvilke] | ☐ Væsentlige sociale forhold ☐ Væsentlige økonomiske forhold ☐ Bankoplysninger ☐ Ansøgninger og CV ☐ Andre fortrolige oplysninger: [be- skriv hvilke] |
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Se A.3
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed.
Behandlingen er tidsbegrænset og varer indtil Hovedaftalen ophører, hvorefter databehandleren sletter personop- lysningerne i overensstemmelse med vilkårene i hoveddokumentets punkt 11, medmindre den dataansvarlige for- inden har instrueret databehandleren i at forlænge behandlingsperioden.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdata- behandlere
NAVN | CVR/ VIRKSOMHEDS ID | ADRESSE OG LAND | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
SE Cloud Factory | 35393692 | Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx | XX Cloud Factory hoster FrontReads serverpark uden ad- gang til data |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte under- databehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden at følge den aftalte procedure for udskiftning af underdatabehandlere – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underda- tabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for indsigelse ved skift af underdatabehandlere
Databehandleren er forpligtet til at varsle som angivet i punkt 7.3.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at data- behandleren udfører følgende:
Den dataansvarlige instruerer hermed FrontRead om at foretage behandling af den dataansvarliges oplysninger til brug for levering af adgang til digitale læremidler på kommunens folkeskoler, herunder adgang og holdoprettelse, så elever og lærere kan arbejde i FrontReads digitale læremidler med deres egne, unikke UNI-Login-baserede brugere. Endelig instrueres FrontRead til at foretage nødvendig sup- port telefonisk og per mail for den dataansvarliges brugere.
Overlader databehandleren behandling af den dataansvarliges oplysninger til underdatabehandlere, er databehandleren ansvarlig for at indgå skriftlige (under)databehandleraftaler med disse. Databe- handleren er ansvarlig for, at den dataansvarliges instruks fremsendes til eventuelle underdatabe- handlere.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle behandlingens omfang og karakter:
Oplysninger om behandlingen:
Behandlingen omfatter følgende antal registrerede:
☐ Under 1000 (1 point)
☐ 1000 - 10.000 (2 point)
☐ Over 10.000 (3 point)
Behandlingen omfatter behandling af følgende type personoplysninger:
☐ Almindelige personoplysninger, art. 6 (0 point)
☐ Særlige kategorier af personoplysninger / Følsomme personoplysninger, art. 9 (3 point)
☐ Andre beskyttelsesværdige / fortrolige personoplysninger, (F.eks. oplysninger om private forhold omfattet af straffelovens § 152, jf. forvaltningslovens § 27, personnumre, jf. databeskyttelseslo- vens § 11, samt oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 10) (2 point)
☐ Særlige behandlinger (F.eks. Overvågning, kortlægning af adfærd, profilering, automatiske be- handlinger) (2 point)
Sikkerhedsniveau:
På baggrund af de ovenfor angivne oplysninger om behandlingen, og under hensyntagen til behand- lingens karakter, omfang, sammenhæng og formål, samt risiciene af varierende sandsynlighed og al- vor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder etableres følgende sikkerhedsniveau:
Meget lav (1-2 point) | Lav (3-4 point) | Middel (5-6 point) | Høj (7-10 point) |
☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal understøtte den Dataansvarlige i dennes arbejde med at dokumentere de identificerede risici og hvordan risikoen er nedbragt til et acceptabelt niveau og gennemføre de for- anstaltninger, der er nødvendige for at imødegå identificerede risici.
På baggrund af det etablerede sikkerhedsniveau implementeres procedurer for revisioner i overens- stemmelse med punkt C.7 og C.8.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger som er aftalt med den dataansvarlige:
C.2.1 Krav til pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
Krav til pseudonymisering af personoplysninger
Databehandler foretager pseudonymisering af persondata, hvor den pågældende behandlings karak- ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder tilsiger det.
Krav til kryptering af personoplysninger
Databehandler foretager kryptering af persondata, hvor den pågældende behandlings karakter, om- fang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske perso- ners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder tilsiger det. Der anvendes altid kryptering af personoplysninger ved enhver transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger via eksterne kommunikationsforbindelser.
C.2.2 Krav vedrørende evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
1. Databehandler foretager mindst én gang årligt en risikovurdering for hver af de behandlings- systemer og tjenester, hvori den Dataansvarliges personoplysninger behandles. Databe- handler foretager loyalt og professionelt mitigerende foranstaltninger baseret på risikovur- deringens resultater.
2. Databehandler foretager løbende mitigerende foranstaltninger af teknisk og organisatorisk karakter, når dette viser sig påkrævet.
Databehandler sikrer endvidere, at:
1. Adgang til de personoplysninger, som aftalen vedrører, er begrænset til personer, der har et sagligt formål.
2. Der er tekniske og/eller organisatoriske foranstaltninger, som sikrer, at alene disse autorise- rede personer, har adgang. Autorisationen omfatter også personer, som udfører konsulent- opgaver eller nødvendige revisions- drifts- og systemtekniske opgaver.
3. Der skal løbende foretages kontrol af, om brugerne er tildelt de adgange og autorisationer, som de bør have.
4. Ansatte og eventuelle samarbejdspartnere skal til stadighed være bekendt med og have til- strækkelig uddannelse og instruktion om databehandlingens formål, politikker, arbejds- gange og om deres tavshedspligt.
C.2.3. Krav vedrørende evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til per- sonoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
Databehandler sikrer, at
1. Databehandleren skal have opdaterede og effektive beredskabsplaner og -procedurer, der sikrer genetablering af personoplysninger og adgange inden for rimelig tid i tilfælde af drifts- afbrydelser.
2. Databehandleren skal sikre, at der foretages regelmæssig backup af personoplysninger, der er omfattet af aftalen.
3. Databehandleren skal regelmæssigt afprøve og evaluere effektiviteten af de tekniske og or- ganisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed gennem afholdelse af it- beredskabsøvelser. Den Dataansvarlige kan anmode om at få dokumentation for gennemfø- relsen stillet til rådighed.
C.2.4. Krav vedrørende procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden
Der skal foreligge procedurer, som sikrer, at der sker regelmæssig afprøvning, vurdering og evalue- ring af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til sikring af be- handlingssikkerheden.
Databehandler har til enhver tid tidssvarende procedurer for gennemførelse af:
1. Regelmæssig kontrol, vurdering, tilpasning og forbedring af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren er underlagt efter den til enhver tid gældende lovgivning, retspraksis, Datatilsynets afgørelser, anbefalinger og ret- ningslinjer samt vilkårene i nærværende databehandleraftale.
2. Kontrol af, at sikkerhedsforanstaltningerne faktisk efterleves i forhold til den til enhver tid værende risiko for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.
3. Kontrol af brugeradgang for medarbejdere eller andre autoriserede.
4. Kontrol af at backuppen er læsbar, skrivebeskyttet, har det rette omfang og kan reetableres.
5. Kontrol af at der sker korrekt kryptering, herunder at krypteringsnøglen opbevares sikkert.
6. Kontrol med at sikkerhedsloggene er tilstrækkelige og relevante.
7. Kontrol med at det fysiske sikkerhedsniveau er afstemt med det til enhver tid værende trus- selsbillede.
8. Databehandleren har formelle procedurer for ændringshåndtering med henblik på at sikre, at enhver ændring er behørigt autoriseret, testet og godkendt inden implementering.
9. For kritiske sikkerhedsopdateringer skal Databehandleren have procedurer, der sikrer, at disse kan gennemføres uden unødig forsinkelse.
10. At der føres ekstraordinære kontroller ved større ændringer af systemteknisk set-up og efter brud på persondatabeskyttelsen.
C.2.5. Krav vedrørende adgang til oplysninger via internettet
Når der tilgås systemer indeholdende personoplysninger over internettet, så skal autentifikationen af brugeren ske ved flerfaktorautentificering. Der må kun oprettes forbindelse til personoplysninger omfattet af disse bestemmelser igennem sikre krypterede forbindelser.
C.2.6. Krav vedrørende beskyttelse af oplysninger under transmission
Der skal anvendes tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med transmission af per- sonoplysninger. Sikkerhedsforanstaltningerne skal leve op til de til enhver tid anerkendte og gæl- dende branchestandarder for behandling af personoplysninger.
Databehandler sikrer i denne forbindelse, at personoplysninger er krypteret i forbindelse med trans- missionen. Krypteringen skal løbende holdes opdateret, og følge den til enhver tid værende aner- kendte og gældende branchestandard.
C.2.7. Krav vedrørende beskyttelse af oplysninger under opbevaring
Under opbevaring af personoplysninger skal der etableres tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til karakteren af de behandlede personoplysninger, og risikoen for de registrere- des rettigheder.
C.2.8. Krav vedrørende fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger
Databehandler sikrer, at der er passende sikkerhedsforanstaltninger mod enhver uautoriseret ad- gang til lokationer, hvor den Dataansvarliges data behandles.
Sikkerhedsforanstaltninger skal være afstemt med det aktuelle trusselsbillede samt den følsomhed og mængde af persondata som Databehandler behandler for den Dataansvarlige.
Behandlingen foregår fra lokationer, som er beskyttet mod skader forårsaget af fysiske forhold som f.eks., - men ikke begrænset til - brand, overophedning, vandskade, magnetisme, forsyningssvigt, ty- veri eller hærværk.
Databehandleren skal sikre, at alt anvendt udstyr, der anvendes i forbindelse med behandlingen af personoplysninger, er underlagt passende tekniske foranstaltninger.
Reparation, service og kassation af udstyr:
I forbindelse med reparation og service af udstyr, der indeholder personoplysninger, samt ved salg og kassation af anvendte datamedier skal der træffes fornødne foranstaltninger for at sikre, at person- oplysningerne ikke hændeligt eller bevidst tilintetgøres, fortabes eller forringes eller, at personoplys- ningerne kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gæl- dende lov.
Ved kassation af udstyr og lagringsmedier, der indeholder personoplysninger, skal lagringsmedier de- strueres eller renses, så der sker effektiv sletning af personoplysningerne. Dokumentation for, at kas- sation er foretaget i overensstemmelse med ovenstående, skal opbevares i den periode, databe- handlingen foregår og forevises, på den Dataansvarliges anmodning.
C.2.9. Krav vedrørende anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser
Hjemme-/fjernarbejdspladser skal være sikret med tekniske kontroller, der sikrer, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og den Dataansvarliges og Da- tabehandlerens retningslinjer.
Det skal sikres, at uvedkommende ikke får adgang til personoplysninger, der behandles ved hjemme- arbejdspladser, ligesom de enkelte medarbejdere skal instrueres i, hvordan uvedkommende ikke får adgang.
Databehandler sikrer, at der anvendes kryptering af kommunikationsforbindelser. Fjernadgange skal være sikret af en VPN-løsning eller anden sikkerhedsteknologi, så det kun er autoriserede personer, som kan få adgang til personoplysninger.
C.2.10. Krav vedrørende logning
Der skal foretages maskinel registrering (logning) ved al behandling af personoplysninger.
Loggen skal mindst indeholde oplysninger om tidspunkt, bruger, type af anvendelse og angivelse af den person, de anvendte oplysninger vedrørte eller det anvendte søgekriterium.
Loggen skal opbevares i seks måneder, hvorefter den skal slettes, medmindre der i overensstem- melse med loggens formål fastsættes en længere opbevaringsperiode af hensyn til at kunne anvende den som værktøj til brug ved efterforskning.
Databehandleren fører løbende kontrol med, at loggen indeholder de nødvendige oplysninger, som fremgår af disse bestemmelser.
Databehandleren skal ved mistanke om misbrug eller brud på persondatasikkerheden vederlagsfrit udlevere en log over brugeraktivitet. Databehandleren skal sikre, at loggen er forståelig og indehol- der de relevante aktiviteter.
C.2.11. Øvrige foranstaltninger
Opdateringer og ændringer
Databehandleren skal have formelle procedurer til sikring af, at opdateringer til operativsystemer, databaser, applikationer og anden software bliver vurderet og implementeret inden for rimelig tid.
Databehandleren skal have formelle procedurer for ændringshåndtering med henblik på at sikre, at enhver ændring er behørigt autoriseret, testet og godkendt inden implementering. Proceduren skal understøttes af en effektiv funktionsadskillelse eller ledelsesopfølgning med henblik på at sikre, at ingen enkeltpersoner kan implementere en ændring alene.
Awareness / kendskab til informationssikkerhed
Ansatte og eventuelle samarbejdspartnere, som har adgang til personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser, skal gennemgå regelmæssig uddannelse vedrørende behandling af personoplysnin- ger, som sikrer et vedvarende kendskab til databeskyttelsesreglerne, samt procedurer for behandlin- gen af personoplysninger
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren vederlægges for bistand til den dataansvarlige i overensstemmelse med Hovedafta- len.
Underretning af den dataansvarlige om anmodninger fra de registrerede
Databehandleren skal uden unødig forsinkelse, efter at være blevet opmærksom herpå, skriftligt un- derrette den dataansvarlige om enhver anmodning rettet til databehandleren eller dennes underda- tabehandlere fra en registreret om udøvelse af dennes rettigheder i henhold til gældende databe- skyttelsesret. Databehandleren er ikke berettiget til at besvare anmodninger fra en registreret vedrø- rende udøvelse af dennes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelsesret. Databehandleren skal på anmodning fra den dataansvarlige hjælpe med at opfylde den dataansvarliges forpligtelser i forhold til de registreredes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelsesret.
Bistand ved sikkerhedsbrud, herunder underretning af den dataansvarlige om sikkerhedsbrud Databehandlerens bistand i forbindelse med den dataansvarliges forpligtelser efter databeskyttelses- forordningens artikel 33 og 34 sker ved, at databehandleren indgiver de oplysninger, der følger af Be- stemmelse 10.3, til den dataansvarlige inden for den frist, der følger af Bestemmelse 10.2.
Databehandleren skal efterfølgende bistå den dataansvarlige ved på den dataansvarliges anmodning at stille de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for, at den dataansvarlige kan foretage an- meldelse af brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed eller som er nød- vendige for, at den dataansvarlige kan underrette den registrerede herom.
Bistand i forbindelse med risikovurderinger og konsekvensanalyser
Databehandleren skal bistå den dataansvarlige ved at stille de nødvendige oplysninger til rådighed, så den dataansvarlige kan gennemføre de nødvendige risikovurderinger. Såfremt den dataansvarlige vurderer, at behandlingen sandsynligvis vil indebære en høj risiko for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, skal databehandleren på anmodning fra den dataansvarlige bistå den dataansvar- lige i forbindelse med dennes forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 35 og 36 ved at indgive de oplysninger til den dataansvarlige, der er nødvendige for, at den dataansvarlige kan fo- retage en konsekvensanalyse i overensstemmelse med artikel 35 og foretage en forudgående høring af den kompetente tilsynsmyndighed i overensstemmelse med artikel 36.
Sikring af tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Databehandleren skal endelig sikre, at dennes tekniske og organisatoriske foranstaltninger gør det muligt for den dataansvarlige at overholde sine forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens ar- tikel 33-36, herunder f.eks. gennem de foranstaltninger vedrørende styring af sikkerhedsbrud, styring af aktiver, logning mv., der følger af bilag C.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares hos databehandleren som løbende sletter udgåede elevers data se- nest et år efter endt tilknytning til den dataansvarlige/ kommune ved opdatering af elevtilhørsfor- hold til en institution. Eleven og dennes data vil være i backup i 2 måneder, hvorefter eleven også vil blive slettet her.
Ved ophør af tjenesten eller disse Bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med be- stemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbe- vares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarli- ges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Virksomhedens navn og adresse | CVR eller andet virk- somheds ID | Lokalitet for behandling | Eventuelt overførselsgrundlag |
FrontRead Aps, Xxxx- xxxx 00, 0000 Xxxxxx N | 25663497 | FrontRead Aps, Xxxx- xxxx 00, 0000 Xxxxxx X | |
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren skal sikre, at der træffes passende beskyttelsesforanstaltninger for overførsel af per- sonoplysningerne i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Sådanne passende sikker- hedsforanstaltninger kan omfatte, men er ikke begrænset til, at Databehandleren indgår bindende af- taler med underdatabehandlere i overensstemmelse med Europa-Kommissionens standardkontrakt- klausuler for overførsel af personoplysninger til et land uden for EU/EØS. Overførsel til et land uden for EU/EØS kan også baseres på en gyldig beslutning om passende beskyttelsesniveau fra Europa-Kom- missionen
Instruks og garanti, såfremt der ikke må ske overførsel og behandling udenfor EU/EØS Databehandleren må ikke indenfor rammerne af disse Bestemmelser overføre personoplysninger til et land udenfor EU/EØS.
Alle data, herunder personoplysninger, behandles og opbevares indenfor EU, og må ikke direkte eller indirekte helt eller delvist tilgås fra lande udenfor EU/EØS.
Databehandleren indestår for, at alle data, herunder personoplysninger, som Databehandleren via alle sine underdatabehandlere behandler på vegne af den Dataansvarlige i henhold til disse Bestem- melser ikke i nogen tilfælde, hverken af tekniske eller kommercielle grunde overføres til og behand- les i tredjelande.
Databehandleren garanterer, at personoplysninger ikke overføres til tredjelande i forbindelse med brug af Databehandlerens tjeneste eller levering af Databehandlerens ydelser omfattet af denne Da- tabehandleraftale eller underdatabehandlerens ydelser, uanset om sådan overførsel sker af tekniske eller kommercielle grunde.
På den Dataansvarliges anmodning skal Databehandleren udlevere dokumentation af såvel tjene- stens overførelsesmuligheder samt de tekniske og procesmæssige foranstaltninger, som Databe- handleren har fastsat for at undgå utilsigtede overførsler af personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.
Vilkår vedrørende myndighedsanmodninger om udlevering af personoplysninger
Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om enhver henvendelse, som Databehandleren eller dennes underdatabehandlere modtager fra en myndighed i et tredjeland om videregivelse af personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser.
Såfremt Databehandleren, direkte eller indirekte, modtager en anmodning om at udlevere oplysnin- ger omfattet af disse Bestemmelser, herunder personoplysninger, til en modtager, der geografisk er placeret uden for EU/EØS, er Databehandleren til enhver tid forpligtet til at modsætte sig en sådan anmodning om udlevering, så vidt det er muligt for Databehandleren i henhold til EU-ret eller med- lemsstaternes nationale ret.
Databehandleren skal, eventuelt i fællesskab med den pågældende underdatabehandler, udtømme enhver mulighed for at påklage anmodninger om videregivelse af personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser, hvis der er tale om generelle anmodninger eller anmodninger, der ikke er i over- ensstemmelse med EU-retten, herunder databeskyttelsesforordningen, samt øvrig national
lovgivning, som supplerer databeskyttelsesforordningen. Databehandleren skal, i det omfang det er muligt, give den Dataansvarlige mulighed for at indtræde i klage- og retssager, med henblik på at give den Dataansvarlige mulighed for at varetage sine egne interesser.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal årligt for egen regning afgive en erklæring angående databehandlerens og dennes eventuelle underdatabehandleres overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyt- telsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser med tilhørende bilag.
Såfremt den dataansvarlige vurderer, at den fremsendte erklæring ikke på tilstrækkelig vis godtgør databehandlerens og dennes eventuelle underdatabehandleres overholdelse af databeskyttelsesfor- ordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser med tilhørende bilag, skal databehandleren på den dataansvarliges anmodning og for databehandlerens regning fremsende den nødvendige dokumentation til påvisning af overhol- delsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller med- lemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser med tilhørende bilag
Den dataansvarlige, eller en uafhængig revisor bemyndiget af den dataansvarlige, har endvidere ret til med rimeligt varsel at foretage inspektioner af databehandlerens fysiske faciliteter, hvor der be- handles personoplysninger, og systemer, der anvendes og har relation til behandlingen, samt mod- tage de nødvendige informationer til udførelsen af undersøgelsen af, hvorvidt databehandleren har truffet de sikkerhedsforanstaltninger, der følger af disse Bestemmelser samt gældende databeskyt- telsesret. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis en konkret omstændighed, f.eks. et sikkerheds- brud, giver anledning til tvivl om beskyttelsen af personoplysningerne hos databehandleren. Den da- taansvarlige indhenter en erklæring om fortrolighed fra den uafhængige revisor.
Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for de foretagne kontrolforanstaltninger og anmode om supplerende dokumentation af databehandlerens og dennes eventuelle underdatabehandleres over- holdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller med- lemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser med tilhørende bilag
Baseret på resultaterne af kontrolforanstaltningerne, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere tilstrækkelige foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstater- nes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige er berettiget til at videregive informationer modtaget i henhold til bestemmel- serne i nærværende bilag til den kompetente tilsynsmyndighed efter anmodning herom fra myndig- heden.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren træffer som udgangspunkt valg om, hvordan revision af underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og underdatabehandleraftalen foretages, herunder hvilken type af revisionserklæring og/eller inspektionsrapport, der indhentes. Typen og omfanget af revisionen skal afspejle karakteren af den behandling af personoplysninger, som underdatabehandleren foretager. Revisionserklæringer og/eller inspektionsrapporter fremsendes minimum 1 gang årligt til den dataan- svarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklærin- gen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring under andre rammer og/eller un- der anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af revisionserklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttel- sesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foreta- ger behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1 Databehandlerkæden
Databehandleren skal udarbejde en fuldstændig oversigt over databehandlere, som behandler den dataansvarliges personoplysninger. Oversigten udarbejdes og vedlægges i Bilag E.
Oversigten skal angive databehandlerens underdatabehandlere, og alle deres eventuelle underdata- behandlere, så hele kæden for behandling af personoplysninger er dokumenteret.
Databehandleren orienterer den dataansvarlige om enhver ændring i databehandlerkæden og æn- dringer af ejerskab af selskaber i databehandlerkæden.
Databehandleren udarbejder et koncerndiagram over de koncernforbundne selskaber. Databehand- leren orienterer den dataansvarlige om enhver ændring af koncerndiagrammet.
Bilag E Databehandlerkæden
Kommune (dataansvarlig)
FrontRead ApS
Se Cloud Factory