SKABELON AFTALE OM VILKÅR FOR BENYTTELSE AF FÆLLES BIBLIOTEKSSYSTEM
SKABELON
AFTALE OM VILKÅR FOR BENYTTELSE AF FÆLLES BIBLIOTEKSSYSTEM
Mellem
[Indsæt]
(herefter "Kommunen")
og
[Indsæt]
(herefter "Institutionen")
(Kommunen og Institutionen i det følgende kaldet ”Parterne")
1BAGGRUND OG FORMÅL
1.1KOMBIT har på vegne af landets kommuner indgået aftale med Dantek/Systematic A/S om udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af it-systemet ”Fælles Bibliotekssystem” (herefter kaldet ”Systemet”).
1.2Kommuner, der har indgået tilslutningsaftale med KOMBIT, kan anvende Systemet på de i tilslutningsaftalen angivne vilkår.
1.3Der er endvidere mulighed for, at kommuner kan indgå selvstændige aftaler med institutioner om benyttelse af systemet. Denne aftale (herefter kaldet ”Aftalen”) regulerer forholdet mellem Kommunen og Institutionen, herunder fastsætter økonomi og vilkår for Institutionens benyttelse af Systemet. Aftalen erstatter eventuelle tidligere indgåede aftaler mellem Parterne om benyttelse af kommunens bibliotekssystemer. Det er Parternes ansvar at sørge for at bringe eventuelle tidligere indgåede aftaler til ophør.
2OMFATTEDE YDELSER
2.1Institutionen får adgang til Systemet via administrativ portal (for ansatte) og via skoleportal (for andre brugere).
2.2Institutionens adgang omfatter adgang til følgende:
Egne lånere i Systemet.
Beholdningsregistrering i Systemet.
Udlån og aflevering i Systemet, herunder booking.
2.3Kommunen bistår i samarbejde med leverandøren af Systemet med indlæsning af data og/eller konfiguration af Systemet, således at Institutionen kan benytte Systemet. Kommunen er ikke ansvarlig for, at Systemet kan integrere til økonomisystemer eller mod CPR/CVR.
2.4Institutionen har adgang til 1-level-support hos Kommunen. Kommunen kan vælge, at 1-level-support leveres som support hos leverandøren af Systemet. I sådanne tilfælde omfatter supporten, at én (1) navngiven bruger i Institutionen må henvende sig til leverandørens supportfunktion.
2.5Ikke-kommunale institutioner er berettiget til at indkøbe andre ydelser relateret til Systemet hos leverandøren af Systemet under overholdelse af udbudsreglerne. Såfremt kommunale-institutioner ønsker at indkøbe andre ydelser relateret til Systemet, skal dette bestilles gennem Kommunen. [Kommunen/Institutionen skal være opmærksom på, at disse indkøb ikke er omfattet af den under punkt 1.1 nævnte udbudte kontrakt. Det er derfor Kommunens/Institutionens eget ansvar at sikre, at indkøbene sker under overholdelse af udbudsreglerne.]
2.6[Her indsættes beskrivelse af eventuelle andre ydelser, som Institutionen kan købe hos Kommunen. Det er Kommunens/Institutionens eget ansvar, at disse indkøb sker under overholdelse af udbudsreglerne.]
3INSTITUTIONENS FORPLIGTELSER
3.1Institutionen har ansvaret for at sikre samspil mellem Institutionens egne it-løsninger og Systemet, herunder også i forbindelse med test af funktionalitet ved ibrugtagning af Systemet. I tillæg hertil har Institutionen ansvaret for at foretage den nødvendige administrative implementering af Systemet, herunder med nye arbejdsgange, så den potentielle gevinstrealisering ved Systemet i højst muligt omfang opnås.
3.2Ikke-kommunale institutioner er selv ansvarlige for konfiguration af netværk, konfiguration og opsætning af printere og andet perifert udstyr i forhold til Systemet.
3.3Institutionen forpligter sig til:
på rimelig og relevant begæring fra Kommunen og KOMBIT at stille viden og ressourcer til rådighed, samt at besvare spørgsmål, anmodninger og forslag vedrørende Systemet og implementeringen hos Institutionen,
at udpege en kontaktperson vedrørende Systemet,
eventuelt at foretage lokal it-implementering i forbindelse med Systemet, herunder ved oprettelse af brugere, administrator, superbrugere og teknisk udrulning,
eventuelt at sørge for, at Institutionen deltager i tilbudte introduktionskurser med relevante medarbejdere,
eventuelt at medvirke aktivt til validering og evt. korrigering af data, der skal overføres fra gamle systemer til Systemet,
at sikre samspillet mellem Institutionens egne leverandører (og egne systemer) og leverandøren af Systemet, og
at sikre, at Institutionens eget it-miljø lever op til de krav, der er nødvendigt for at anvende Systemet.
4ORGANISERING
4.1Samarbejdet mellem Parterne er organiseret gennem Fællesskabet FBS.
4.2Fællesskabet FBS er en sammenslutning, som har til formål at sikre optimal styring af driften og videreudviklingen af Systemet.
4.3Fællesskabet FBS er i samarbejde med KOMBIT stiftet af de kommuner, som har tilsluttet sig det Fælles Bibliotekssystem. Alle kommunerne, som har indgået tilslutningsaftale med KOMBIT, kan tilslutte sig Fællesskabet FBS.
4.4Institutioner, der er medlem af Fællesskabet FBS via indgået aftale med en kommune om benyttelse af Systemet, følger denne kommunes vilkår.
5VEDERLAG OG BETALINGSMODEL
5.1[Model 1 – Kommunale institutioner. Hvis model 1 vælges, slettes punkt 5.2]
Institutionens benyttelse af Systemet udløser ikke særskilt vederlag, idet benyttelsen er inkluderet i det vederlag, som Kommunen betaler for Systemet i henhold til tilslutningsaftalen med KOMBIT.
Kommunen er berettiget til at kræve betaling for support i henhold til punkt 2.4.
[Her indsættes betalingsmodel og faktureringsbetingelser for support, herunder hvis Kommunen vælger at indkøbe support til Institutionen separat via leverandøren. Det er valgfrit, om kommunen ønsker at opkræve betaling for support.]
[Her indsættes betalingsmodel og faktureringsbetingelser for eventuelle andre ydelser, som Institutionen kan købe hos Kommunen i henhold til punkt 2.6.]
5.2[Model 2 – Ikke-kommunale institutioner. Hvis model 2 vælges, slettes punkt 5.1]
Institutionen betaler et årligt vederlag til Kommunen for benyttelse af Systemet.
Det årlige vederlag for Institutioner, der bor på én matrikel, er pr. 1. september 2015 fastsat til 10.000 kr.
Det årlige vederlag for Institutioner, der bor på to eller flere matrikler, er pr. 1. september 2015 fastsat til 6.000 kr. pr. matrikel.
Vederlaget opkræves i januar måned og dækker det kommende kalenderår. Indgås Aftalen efterfølgende opkræves første betaling, når Institutionen gives adgang til Systemet, og vederlaget fastsættes forholdsmæssigt for den resterende del af det pågældende kalenderår. Der sker ikke tilbagebetaling af vederlag ved ophør inden kalenderårets afslutning.
Kommunen er berettiget til at kræve betaling for support i henhold til punkt 2.4.
[Her indsættes betalingsmodel og faktureringsbetingelser for support ydet af Kommunen. Det er valgfrit, om kommunen ønsker at opkræve betaling for support.]
Såfremt Kommunen vælger, at Institutionen skal indkøbe support separat via leverandøren, afholder Institutionen omkostningen direkte over for leverandøren.
[I tilfælde af, at der indgås aftale med en ikke-kommunal institution, som ikke havde driftsaftale med en kommune pr. 6. august 2013, skal aftalen regulere, hvem der betaler eventuelle udgifter til leverandøren i forbindelse med indlæsning af data og/eller konfiguration af systemet, således institutionen kan benytte Systemet.]
[Her indsættes betalingsmodel og faktureringsbetingelser for eventuelle andre ydelser, som Institutionen kan købe hos Kommunen i henhold til punkt 2.6.]
5.3Betalingsfristen er 30 dage efter modtaget faktura. Ved forsinket betaling påløber der renter i henhold til renteloven.
6PERSONDATABEHANDLING
6.1Når en dataansvarlig ønsker, at tredjeparter skal behandle persondata på vegne af den dataansvarlige, følger det af persondatalovgivningen, at den dataansvarlige skal indgå en skriftlig aftale (databehandleraftale) med disse tredjeparter, forinden de behandler data.
6.2Kommunen har indgået en databehandleraftale med KOMBIT om KOMBITs behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen i forbindelse med Kommunens brug af Systemet.
6.3Institutionen skal i samarbejde med Kommunen undersøge, om Institutionens persondata er omfattet af databehandleraftalen mellem Kommunen og KOMBIT.
6.4Er dette ikke tilfældet, er Parterne ansvarlige for, at der indgås en særskilt databehandleraftale mellem Institutionen og Kommunen, og det er således ikke noget, der vil blive varetaget af Fællesskabet FBS eller KOMBIT. Denne databehandleraftale bemyndiger Kommunen til at overlade selve behandlingen af persondata til en underdatabehandler (leverandøren af Systemet). Institutionen er selv ansvarlig for aktivt at sikre, at de krævede sikkerhedsforanstaltninger overholdes hos Kommunen og Kommunens underdatabehandlere. Bilag 1 til Aftalen indeholder en skabelon til databehandleraftale mellem Institutionen og Kommunen.
6.5Institutionen sikrer i samarbejde med Kommunen, at der er foretaget de relevante anmeldelser af databehandlingen til Datatilsynet. [På Datatilsynets hjemmeside under liste over fællesanmeldelser findes anmeldelsesblanketten ”Biblioteksservice”.]
6.6Eventuelle meldinger fra Datatilsynet kan medføre ændringer i Systemet og/eller i ovenstående vilkår. Der må imødeses ændringer ved den forventede implementering af persondataforordningen.
7IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR
7.1Aftalen træder i kraft ved dens underskrift og bortfalder automatisk ved udløb eller ophør af Kommunens tilslutningsaftale med KOMBIT.
7.2Aftalen kan opsiges af begge Parter med et varsel på [Her indsættes det varsel, som Kommunen eller Institutionen kan opsige aftalen med. Bemærk, at dette ikke er et opsigelsesvarsel i forhold til KOMBIT.].
8Misligholdelse
8.1Dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt erstatningsansvar finder anvendelse med de nedenfor anførte begrænsninger.
8.2I tilfælde af mangler ved Systemet er Institutionen alene berettiget til at anmode Kommunen om at rejse sagen over for KOMBIT, der herefter skal kræve afhjælpning af manglerne i henhold til kontrakten mellem KOMBIT og leverandøren af Systemet. Institutionen kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i tilfælde af mangler, jf. dog punkt 8.3.
8.3Institutionen kan hæve Aftalen, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Aftalen fra Kommunens side.
8.4Kommunens samlede erstatning under Aftalen kan ikke overstige et beløb svarende, hvad der er betalt under Aftalen de seneste 12 måneder forud for den erstatningsudløsende begivenheds indtræden. Hvis erstatningskravet opstår på et tidspunkt, hvor Aftalen har været i kraft i mindre end 12 måneder, opgøres beløbet som et skønnet beløb i 12 måneder efter Aftalens indgåelse.
9Konflikthåndtering
9.1Tvister vedrørende Aftalen skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem Parterne.
9.2Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående, skal tvisten eskaleres til Xxxxxxxxx øverste ledelsesniveauer, der afgør sagen endeligt.
10UNDERSKRIFT
Aftalen underskrives i to ligelydende eksemplarer, ét til hver af Parterne.
-
Dato:
Dato:
For Kommunen:
For Institutionen:
Underskrift
Underskrift