Procedure for AU‐aftaler ved køb af undervisningstimer og oplæg (ikke forskning) med ARTS og andre fakulteter på AU

Procedure for AU‐aftaler ved køb af undervisningstimer og oplæg (ikke forskning) med ARTS og andre fakulteter på AU

Hvornår skal der laves en aftale?

Der skal laves en undervisningsaftale/kontrakt, hvis følgende betingelser opfyldes:

1) Med IKK og IKS, hvis de indkøber undervisning på over 30 timer på et undervisningsforløb.

2) Med andre fakulteter på AU uanset antal timer.

Salg af timer til eksterne håndteres via viceinstitutleder efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed, ECTS‐timer, se xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Indhold af aftalen

Der er udarbejdet en kontraktskabelon, som skal anvendes. Det skal være tydeligt, hvilke opgaver der skal betales for. Om det er undervisning, vejledning, eksamen og/eller transporttimer.

Som udgangspunkt er det en aftale om betaling af antal timer, og ikke afregning af ECTS. Ved afregning af ECTS er der en økonomisk risiko, da det er afhængigt af antal tilmeldte studerende, gennemførsel mv.

Hvis der skal laves en afregning via ECTS skal ARTS økonomi ind over aftalen inden underskrift.

Underskriftsberettiget (prokura)

Det er Vipomatic‐teamet, som er administrativ support på udarbejdelse af aftalerne, som underskrives af studieleder/Viceinstitutleder for uddannelse.

Når aftalen er underskrevet, sendes den til instituttets controller, som indtægtsfører beløbet i DPU’s regnskab, og ved eksternt salg sørger for, at der sendes en faktura. Det er vipomatic‐teamet, som sørger for denne sagsgang.

DPU’s VIP får påskrevet timer for ydelsen i Vipomatic.

Journalisering

Vipomatic‐teamet sørger for, at aftalen journaliseres i WZ. Aftalen journaliseres på en årlig sag ”salg af undervisningsydelser 20xx‐20xx. Vipomaticteamet sørger for at udpege en ansvarlig i teamet for oprettelse og lukning af sager i WZ.

Anden administration

Kontraktskabelonen efterses én gang årligt også i forhold til prisregulering. Opgaven lægges ind i Vipomatics årshjul.

Som hovedregel indgås aftalerne med fast timepris. Aftaler kan også være baseret på ECTS‐afdeling. I så fald skal dette fremgå af kontrakt. Fremgangsmåde er den sammen, kun afregningsmetoden er anderledes.

05/12/2023 CWD