Rammeaftale
Vedr. indkøb af merchandise og gaveartik- ler
Indgået mellem
AAU Kommunikation v/ Aalborg Universitet Ean. nr. 5798000433083
Xxxxxxx Xxxxxx Vej 7K 9220 Aalborg Ø
herefter benævnt ”Kunden”
og
[indsæt leverandørens navn] [indsæt leverandørens cvr. nr.] [indsæt leverandørens adresse] [indsæt leverandørens by og postnr.]
herefter benævnt ”Leverandøren”
Indhold
3. Baggrund, formål og omfang 4
5. Samarbejde og krav til medarbejdere 6
7. Bestilling, afbestilling og returret 7
8. Leveringsbetingelser, herunder leveringsfrister 8
9. Sortimentsudskiftning, -opdatering og øvrigt sortiment 10
11. Miljø, arbejdsmiljø og arbejdsklausul 13
Bilag 1: Miniudbudsbetingelser 24
Bilag 2: Leverandørens tilbud 25
Bilag 4: Tro- og love erklæring 29
Bilag 1: Udbudsbetingelser
Bilag 2: Tilbud
Bilag 3: Krav til E-handel Bilag 4: Tro- og loveerklæring
2.1 Ved Arbejdsdag forstås mandag til fredag, bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.
2.2 Ved Aftalen forstås nærværende rammeaftale inklusive alle underliggende bilag.
2.3 Ved Bestilling forstås konkrete ordrer afgivet til Leverandøren på baggrund af nær- værende Aftale.
2.4 Ved Dag forstås kalenderdag.
2.5 Ved Data forstås al information, alle oplysninger, resultater, undersøgelser og doku- menter mv., som Leverandøren modtager, tilvejebringer eller udarbejder i forbin- delse med opfyldelse af Aftalen.
2.6 Ved Disponent forstås personer, der har ret til på Kundens vegne at bestille varer hos Leverandøren i henhold til nærværende Aftale.
2.7 Ved Kunden forstås den på første side i nærværende Aftale definerede kunde.
2.8 Ved Leverancen forstås de Varer, som Leverandøren skal levere til Kunden i henhold til Bestillingen.
2.9 Ved Part eller Parterne forstås henholdsvis Kunden og/eller Leverandøren afhængig af den konkrete sammenhæng.
2.10 Ved Produkter forstås de Varer, der er indeholdt i Leverandørens sortiment på Afta- len. Betegnelserne ”Produkter” og ”Varer” anvendes som synonymer i nærværende Aftale.
2.11 Ved Varer forstås de Varer, der er indeholdt i Leverandørens sortiment på Aftalen. Betegnelserne ”Produkter” og ”Varer” anvendes som synonymer i nærværende Af- tale.
2.12 Ved Ydelser forstås de i bilag 1 og bilag 2 angivne Ydelser.
3.1 Denne Aftale er indgået på baggrund af et udbud gennemført af Xxxxxx, og som Le- verandøren har vundet.
3.2 Aftalen har til formål at sikre, at Kunden erhverver de Ydelser, der er omfattet af Kundens udbudsbetingelser (bilag 1).
3.3 Aftalen regulerer vilkårene for udførelse af Ydelserne samt retsforholdet mellem Kunden og Leverandøren i øvrigt. Såfremt aftalen omfatter flere delydelser skal disse i forhold til aftalens bestemmelser anses for én delydelse, hvor intet andet er angi- vet.
3.4 Såfremt andet ikke er bestemt i Aftalen, finder Købeloven anvendelse. Leverandø- rens almindelige salg- og leveringsbestemmelser finder ikke anvendelse.
3.5 Aftalen kan anvendes af AAU, og omfatter køb og levering af merchandise og gavear- tikler. Det forudsættes, at Leverandøren til enhver tid er leveringsdygtig i samtlige af de produkter, der er omfattet af Aftalen.
3.6 De enkelte Leverancers omfang bestemmes af de konkrete Bestillinger, som foreta- ges på baggrund af Aftalen.
3.7 Aftalen er ikke eksklusiv, og Kunden er således berettiget til at anskaffe produkter omfattet af Aftalens sortiment på anden vis. Aftalens samlede estimerede omsæt- ning udgør 7 mio. kr. Kunden skal understrege, at den angivne omsætning for Aftalen er udtryk for et estimat, og Kunden indestår ikke over for Leverandøren for, at denne omsætningsforventning indfries.
3.8 Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne Aftale kan hverken i fuldt omfang eller delvist overlades til en anden/andre Leverandør(er) uden forudgå- ende skriftlig aftale med Kunden.
4.1 Produkterne skal opfylde, og leveres under overholdelse af de krav og beskrivelser, der er indeholdt i Aftalens kravspecifikation (bilag 1), i tilbudslisten (bilag 2), krav til e-handel (bilag 3) og tro- og loveerklæringen (bilag 4).
4.2 Angivelser i Kundens udbudsbetingelser (bilag 1) har forrang for Leverandørens angi- velser i tilbuddet (bilag 2). Leverandørens tilbud (bilag 2) kan ikke påberåbes til støtte for, at kravene i bilag 1 ikke kan eller skal opfyldes.
4.3 Leverandøren skal sikre, at Ydelserne udføres på en måde og har en kvalitet, der sva- rer til almindelig god skik inden for branchen.
4.4 Leverandøren er forpligtet til at sikre, at de Produkter der er omfattet af Aftalen, kontinuerligt er tilgængelige på de vilkår, der er angivet i Aftalen, samt i det hele loy- alt at understøtte, at Disponenterne af Aftalen, anvender denne som tiltænkt.
4.5 Leverandøren overtager i forbindelse med aftaleindgåelse ordregivers nuværende la- ger med henblik på at få disse varer afsat hurtigst muligt.
4.6 Leverandøren skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsæt- ningen på aftalen. Statistikken skal fremsendes på varelinjeniveau og indeholde op- lysninger om: Produktnavn, produktgruppe, varenummer, mængde og pris, Dispo- nent, område, dato for køb og fakturanummer. Statistikken skal kunne summeres, fremsendes elektronisk samt være kompatibel med Microsoft Excel.
4.9 Det er et krav, at Leverandøren kan e-handle med Kundens e-handelssystem samt at Leverandøren vederlagsfrit stiller punchout-løsning til rådighed. Krav til punchout i forbindelse med Kundens e-handelssystem fremgår af bilag 3.
4.10 Leverandøren er forpligtet til at bistå Kunden med at implementere nærværende Af- tale i det omfang, det vil være naturligt.
4.14 Leverandøren skal følge Kundens designguide i forhold til logo, ligesom det er Leve- randørens ansvar at afvise eventuelle ordrer fra Kunden, som ikke lever op til denne designguide. Kunden udleverer designguiden til Leverandøren ved kontraktunder- skrivelse.
4.15 Leverandøren skal levere vareprøver til Kunden uden beregning, når Kunden efter- spørger dette f.eks. i forbindelse med nye bestillinger, valg mellem flere produkter mv.
4.16 Leverandøren skal svare på henvendelser fra Ordregiver inden for rimelig tid. Dvs. samme dag eller senest dagen efter.
4.17 Leverandøren skal levere et fysisk katalog til Kunden med deres sortiment. De vare- numre mv. som findes i kataloget skal være i overensstemmelse med det, der findes i punckout’en, jf. bilag 3.
5. Samarbejde og krav til medarbejdere
5.1 Kunden og Leverandøren udpeger nøglepersoner til den udførende del af kontrak- ten. De af Kunden og Leverandøren udpegede nøglepersoner er hovedansvarlige for samarbejdets gennemførelse, herunder nødvendig kommunikation Parterne imel- lem.
5.2 Leverandøren og Xxxxxx skal gensidigt orientere hinanden ved ændringer i kontak- toplysninger, herunder kontaktoplysninger på nøglepersoner.
5.3 Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra Leverandørens side lægges op til en positiv dialog om Xxxxxxx indkøbsbehov.
5.4 Leverandøren er forpligtet til at kende til Xxxxxxx årshjul, således at Leverandøren står parat til at hjælpe Xxxxxx med f.eks. at løse opgaver til f.eks. Folkemødet eller Universitetets årsfest. Det er derfor vigtigt at Leverandøren er forberedt på de arran- gementer, som er en del af Kundens årshjul.
5.5 Leverandøren skal være nytænkende og proaktiv og på den måde være en inspira- tion for Kunden. Leverandøren skal komme med de gode idéer, når Kunden står med et konkret behov, ligesom Leverandøren meget gerne må komme på besøg og præ- sentere nye produkter, idéer mv.
5.6 Leverandøren skal sikre, at medarbejdere, der anvendes til at udføre Ydelserne til en- hver tid har en relevant uddannelse til at udføre Ydelserne på en sikkerheds- og kvali- tetsmæssig tilfredsstillende måde.
5.7 Kunden er berettiget til at afvise Leverandørens medarbejdere på et sagligt grundlag, f.eks. ved samarbejdsvanskeligheder eller manglende kompetencer. Kunden skal skriftligt orientere Leverandøren om dette samt begrundelsen herfor.
5.8 I tilfælde af udskiftning af medarbejdere, skal der altid ske udskiftning med en med- arbejder, der som minimum har kompetencer svarende til den oprindeligt tilbudte medarbejder.
5.9 Bestemmelserne i afsnit 5 gælder også i helhed for medarbejdere fra eventuelle un- derleverandører i det omfang, at brugen af underleverandører eller udskiftning heraf er accepteret af Xxxxxx i henhold til afsnit 6.
5.10 Gennem aftalens løbetid vil nøglepersoner fra henholdsvis Leverandøren og Kunden mødes en gang per kvartal til et statusmøde på Kundens forretningssted, om aftalens implementering og løbende status på opgaveløsninger. Leverandøren har initiativ- pligten til indkaldelse til statusmøderne.
6.1 Leverandøren kan ikke uden Kundens forudgående samtykke anvende og/eller ud- skifte underleverandører til udførelse af Ydelser under Aftalen. Leverandøren er for- pligtet til at oplyse navn, kontaktoplysninger og juridisk repræsentant for de underle- verandører, der godkendes til udførelse af Ydelserne.
6.2 Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsninger i Leverandørens ansvar efter Aftalen. Leverandøren hæfter således for underleveran- dørers Ydelser på ganske samme måde som for egne medarbejdere.
6.3 Kunden er i alle tilfælde berettiget til at rette direkte henvendelse til Leverandøren.
7. Bestilling, afbestilling og returret
7.1 Bestilling skal ske igennem Kundens indkøbssystem. Inden for Leverandørens nor- male åbningstid skal Disponenter endvidere have mulighed for support pr. telefon.
7.2 Ved telefonisk henvendelse skal Leverandøren henvise til Kundens tilbudsliste med oplysning om prisdifference ved sammenlignelige varer (konvertering) og oplyse Dis- ponenten herom, hvis vedkommende fortsat kræver varer uden for tilbudslisten. Le- verandøren er forpligtet til at notere på Bestillingen, såfremt Disponenten fortsat kræver at bestille varer uden for tilbudslisten. Ved ikke-konverterbare varer, dvs. va- rer der ikke kan findes tilsvarende på tilbudslisten, skal billigst mulige alternativ først tilbydes.
7.3 Leverandøren skal kunne modtage og gennemføre akutte Bestillinger og leveringer mod betaling af eksprestillæg, jf. bilag 2.
7.4 Disponenten oplyser ved Bestilling, navn, adresse, ordrereference samt EAN-num- mer, som Leverandøren er forpligtet til at angive på følgeseddel. Hvis det ikke oply- ses af Disponenten selv, skal Leverandøren anmode om disse oplysninger.
7.5 Leverandøren har to arbejdsdage til at fremsende en ordrebekræftelse til Kunden. I ordrebekræftelsen skal forventet leveringstid, korrekte varenumre, mængder og pri- ser angives, samt hvis der ellers måtte være andre afvigelser fra indkøbsordren. Hvis det ikke er muligt at angive en endelig leveringsdato, f.eks. pga. leveringstid hos Le- verandørens leverandør, så fremsendes der i stedet en foreløbig ordrebekræftelse Ordrebekræftelsen skal sendes pr. mail til Disponenten på AAU, hvilken altid er op- lyst på indkøbsordren.
7.6 Såfremt Leverandørens ordrebekræftelse afviger fra indkøbsordren, er det Kundens indkøbsordre som er gældende, medmindre Disponenten, efter modtagelse af ordre- bekræftelsen – skriftligt har bekræftet, at leverancen skal ske på ordrebekræftelsens vilkår.
7.7 Ved gentagne overtrædelser af det under pkt. 7.5 og 7.6 beskrevne, forbeholder Xxxxxx sig retten til at opkræve 200 kr. pr. forseelse.
7.8 Kunden er ved meddelelse til Leverandøren berettiget til at afbestille allerede be- stilte Xxxxx under forudsætning af, at Leverandøren ikke allerede har påbegyndt pak- ning af Varen. Leverandøren har i så tilfælde ikke krav på afbestillingsgebyr eller an- den form for kompensation.
7.9 Fejlleverancer skal altid tages retur fragtfrit.
7.10 Leverandørens ændring af Bestilling
Såfremt en af Kunden bestilt Vare ikke kan leveres, skal Leverandøren hvis muligt til- byde en erstatningsvare. Erstatningsvaren skal have mindst samme kvalitet, funktio- nalitet og pris, som den Vare, der erstattes, og skal leveres under samme vilkår som den oprindelige Vare.
Erstatningsvarer må højest faktureres til samme enhedspris som den oprindelige vare skulle have været faktureret til.
Xxxxxx er ikke forpligtet til at acceptere erstatningsvarer.
Leverandøren har ikke krav på afbestillingsgebyr eller anden kompensation i anled- ning af Kundens afvisning af en erstatningsvare.
Såfremt Kunden afviser erstatningsvaren, giver Xxxxxx uden ugrundet ophold Leve- randøren besked herom.
I det omfang Kunden ikke benytter sig af muligheden for at få levereret en erstat- ningsvare, anses Kunden for at fastholde sit krav på levering, indtil Xxxxxx måtte op- hæve Bestillingen.
8. Leveringsbetingelser, herunder leveringsfrister
8.1 Opdeling af Bestilling i flere Leverancer er ikke acceptabel, medmindre dette er skriftligt aftalt mellem Disponenten og Leverandøren. Såfremt Disponenten har ac- cepteret delleverancer, skal dette fremgå klart af ordrebekræftelsen, fakturaen og følgesedlen.
8.2 Leverandøren skal levere de Produkter, der er omfattet af Aftalen og som er tilken- degivet i den konkrete Bestilling, til den af den pågældende Disponent angivne adresse eller evt. flere adresser.
8.3 Kunden forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder, eksempelvis i forbindelse med etablering af nye enheder, nedlæggelse/sammenlæg- ning af enheder samt beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger etc.
8.4 Enhver Leverance skal ledsages af en følgeseddel påført Leverandørens reference, Kundens EAN-lokationsnummer, leveringsstedets navn og adresse samt nøjagtig an- givelse af Leverancens indhold, Leveringssted m.v. Produkterne leveres omkostnings- frit til den eller de adresse(r) og på det specifikke sted, som er oplyst i forbindelse med Bestillingen. Dette gælder uanset Bestillingens værdi. Medmindre andet er af- talt, skal levering ske direkte til Leverandørens reference og på Arbejdsdage mellem klokken 08:00 og 15:00. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at alle Produkter i en Leverance er forsvarligt indpakket. Aftalen omfatter ikke Leverancer til Færøerne og Grønland, men omfatter hele det øvrige Danmark, inkl. ikke-brofaste øer.
8.5 Bestilling af Produkter afgivet inden kl. 11:00 på en Arbejdsdag, skal som udgangs- punkt leveres på den angivne adresse inden for den efterfølgende Arbejdsdag.
8.6 Såfremt Bestillingen er kommet frem til Leverandøren efter kl. 11:00 på en Arbejds- dag eller Bestilling er fremkommet til Leverandøren på en dag, som ikke er en Ar- bejdsdag, skal Leverancen leveres inden for de 2 følgende Arbejdsdage.
8.7 Disponenten og Leverandøren kan efter skriftlig aftale fastsætte en konkret leve- ringsdato, som afviger fra de generelt fastsatte leveringsfrister.
8.8 Ved særligt store Bestillinger som indeholder varemængder, der væsentligt afviger fra, hvad virksomheder i branchen med rimelighed kan forventes at have på lager el- ler ved specialfremstillede varer, gælder ovenstående leveringsfrister ikke. I disse til- fælde aftales den konkrete leveringsdato skriftligt mellem Disponenten og Leveran- døren. Den aftalte leveringsdato i forhold til nærværende pkt. må ikke afvige fra branchekutyme.
8.9 Såfremt Disponenten i Bestillingen har angivet et særligt ønsket leveringstidspunkt på dagen, skal Leverancen så vidt muligt leveres under overholdelse af denne angi- velse. Det er dog en forudsætning, at det ønskede leveringstidspunkt ligger inden for normal arbejdstid, samt at det ikke er en uforholdsmæssig belastning for Leverandø- ren at imødekomme det ønskede leveringstidspunkt. Såfremt det ønskede leverings- tidspunkt ikke kan imødekommes, påhviler det Leverandøren at orientere Disponen- ten og aftale et passende leveringstidspunkt.
8.10 I følgende tilfælde kan Leverandøren udskyde leveringsfristen med op til 3 Arbejds- dage, uden at Leverancen bliver omfattet af forsinkelse:
a) Ved forsinkelse, som skyldes Leverandørens underleverandører, Transportører el- ler øvrige tredjemænd
b) Usædvanligt vejrlig i Danmark
Såfremt Leverandøren påberåber sig udskydelse af leveringsfristen efter nærvæ- rende pkt., orienteres Kunden herom uden ugrundet ophold. Kunden har i forbin- delse med Leverandørens udskydelse af leveringsfristen, krav på Leverandørens do- kumentation af, at Leverandøren befinder sig i en situation som beskrevet under punkt a) eller b). Den påkrævede dokumentation er en forudsætning for Leverandø- rens ret til udskydelse af leveringsfristen.
8.11 Levering finder sted, når Leverancen er overgivet til Kunden på den eller de i Bestil- lingen angivne adresse(r) og på det specifikke sted, som er oplyst af Disponenten i forbindelse med Bestillingen. Risikoen for Leverancens hændelige forringelse eller undergang overgår til Kunden ved Levering, og på samme tidspunkt erhverver Kun- den ejendomsretten til Leverancen
9. Sortimentsudskiftning, -opdatering og øvrigt sortiment
9.1 Leverandøren er forpligtet til at sikre, at ethvert af de Produkter, der er anført i nær- værende Aftales bilag 2 (tilbudslisten) samt øvrigt sortiment, leveres i overensstem- melse med de forpligtelser m.v. der er skrevet i nærværende Aftale, indtil Produktet måtte være udgået.
Leverandøren kan lade Produkter udgå af nærværende Aftales sortiment, såfremt Varen:
• Udgår af Leverandørens sortiment, eller
• Kan erstattes af en nyere og bedre Vare som til fulde lever op til kravene for den pågældende Vare.
Leverandøren skal hurtigst muligt varsle Kunden, såfremt et Produkt udgår, således Kunden har mulighed for at foretage supplerende indkøb af Produktet.
Hvis det bestilte Produkt er udgået, der er foretaget produktændringer eller andet skal et andet Produkt med tilsvarende standard straks tilbydes.
Leverandøren skal substituere alle udgåede Produkter omfattet af nærværende Afta- les bilag 2 (tilbudslisten) med andre Produkter. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at den substituerede Vare, lever op til kravene:
a. Den substituerende Vare skal som minimum opfylde de for den udgåede Vare gældende krav i bilag 1 og 2;
b. Den substituerende Vare skal ud fra en samlet vurdering som minimum have samme funktionelle og tekniske egenskaber, være af samme kvalitet og høre under samme varegruppe i det udbudte sortiment, som den udgåede Vare;
c. Den substituerende Vare må ikke allerede findes på Aftalen.
Såfremt det efterfølgende måtte vise sig, at den substituerende Vare ikke opfylder betingelserne i litra ACD skal Leverandøren inden for en frist på 10 Arbejdsdage til- byde en anden substituerende Vare, som opfylder betingelserne i litra A-C.
Når Leverandørens sortiment ændrer sig i overensstemmelse med dette punkt, er Leverandøren forpligtet til, inden ændringen træder i kraft, at opdatere dette i punch out’en, jf. bilag 3.
Ændringer i sortimentet skal godkendes af Kundens nøglepersoner.
Leverandøren skal løbende opdatere sin produktportefølje, således at sortimentet afspejler trenden i markedet, højtider mv.
9.2 Øvrigt sortiment
Hvis Kunden i Aftalens løbetid ønsker at foretage køb hos Leverandøren af produk- ter, der ikke fremgår af Leverandørens tilbud, er Parterne enige om, at Kunden kan foretage sådanne køb, og at det sker på de vilkår, der er fastsat i nærværende Aftale.
Leverandøren er forpligtet til at levere produkter, der findes i Leverandørens sorti- ment inden for de udbudte varekategorier. Prissætningen heraf fastsættes på grund- lag af Leverandørens B2B pris for produktet fratrukket den gennemsnitlige rabatsats for den pågældende varekategori, som produktet tilhører, f.eks. varekategorien "Ta- sker, poser, paraplyer", jf. bilag 2.
Leverandøren er ligeledes forpligtet til at levere øvrige produkter fra Leverandørens sortiment. Prissætningen heraf fastsættes på grundlag af Leverandørens B2B pris for produktet.
10.1 Leverandøren kan opkræve de i bilag 2 angivne priser for udførelse af Ydelserne.
10.2 Priserne i Leverandørens tilbud er angivet i danske kroner (DKK) inklusivt alle på tids- punktet for Leverandørens afgivelse af tilbud gældende afgifter, dog eksklusiv moms.
10.3 Leverandøren har ikke krav på yderligere vederlag, godtgørelse, kompensation, gebyr eller lignende for opfyldelse af Aftalen. Leverandøren er ikke berettiget til at faktu- rere Kunden for transporttid og transportomkostninger. Øvrige udlæg kan kun faktu- reres, såfremt der foreligger en skriftlig aftale herom.
Prisreguleringer
10.4 Priserne skal være faste på de enkelte produkter, indtil de er udsolgt. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. januar 2024, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklin- gen i Danmarks statistiks nettoprisindeks.
Såfremt Leverandøren i kontraktperioden og i overensstemmelse med punkt 9.1 i nærværende Aftale, substituerer eller på anden måde udskifter Produkter svarende til de Produkter, der er angivet i bilag 2, skal Kunden have mulighed for at købe disse Produkter til samme pris som prisen på de Produkter, som de erstattede.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyt- tet til de af Aftalen omfattede Produkter, skal uden ophold komme Kunden til gode.
Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at Aftalen er indgået, og som bliver på- lagt Leverandøren i forhold til de af Aftalen omfattede Produkter, tillægges de aftalte priser.
Prisregulering sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændrin- gerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Kunden minimum en måned før ikrafttræden.
Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at webshoppen er ændret med de nye priser inden ændringens ikrafttræden.
Det er Leverandørens ansvar at sikre, at alle ændringer og opdateringer m.v., er i overensstemmelse med Aftalens bestemmelser herom.
10.5 Faktura må først sendes, når Produktet er leveret til Kunden.
10.6 Leverandøren skal tilstræbe, at man i december måned ikke sender faktura til Kun- den senere end den 15. december af hensyn til Kundens regnskabsår.
10.7 Faktura skal fremsendes elektronisk til Kunden i OIOUBL format til relevant EAN nr., jf. bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning, jf. lovbekendtgørelsen nr. 798 af 28. juni 2007 om betaling til det offentlige. Fakturaer, der sendes i papirformat, vil ikke blive behandlet og betalt. For at være fyldestgørende skal fakturaen indeholde følgende oplysninger:
▪ Kundens EAN-nummer (XXX.xx. for den enkelte afdeling/institut)
▪ Gyldig Leverandør (XXX.xx.)
▪ Fakturanummer
▪ Fakturadato
▪ Betalingsoplysninger
▪ Beskrivelse af leverancen med angivelse af varenr. og produktbeskrivelse
▪ Kontaktperson hos henholdsvis Xxxxxx og Leverandøren
10.8 Betaling forfalder 30 Dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura jf. ovenstå- ende pkt. 10.7. Såfremt Xxxxxx betaler for sent, er Leverandøren berettiget til at opkræve morarenter fra forfaldsdagen iht. Rentelovens § 5 (LBK nr. 459 af 13. maj 2014 med senere ændringer).
10.9 Såfremt forhold hos Leverandøren gør, at Kunden ikke er i stand til at betale via elek- tronisk overførsel, kan Xxxxxx ikke gøres ansvarlig for den manglende betaling og deraf afledte krav.
10.10 Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne i forbindelse med faktureringen. Leverandøren kan derfor ikke opkræve gebyr for fremsendelse af elektronisk faktura.
10.11 Hvis der er afvigelser i de leverede produkter i fakturaen skal disse krediteres i en særskilt kreditnota uden ugrundet tophold. Leverandøren må ikke fremsende kredit- nota, der vedrører flere forhold.
11. Miljø, arbejdsmiljø og arbejdsklausul
11.1 Leverandøren skal ved opfyldelse af denne Aftale overholde den til enhver tid gæl- dende miljø- og arbejdsmiljølovgivning.
11.2 Leverandøren skal sikre, at Leverandørens og eventuelle underleverandørers medar- bejdere, som medvirker til opfyldelse af Aftalen, er sikret løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige, end de løn- og ansættelsesforhold, der gælder for ar- bejde af samme art i henhold til kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Flere overenskomster, der er indgået med samme arbejdsgiverforening og under samme lønmodtagerorganisation, og med vil- kår der må anses for ensartede, og som samlet er landsdækkende, anses i denne for- bindelse også som én overenskomst, som gælder på hele det danske område.
11.3 Leverandøren skal endvidere sikre, at Leverandørens og eventuelle underleverandø- rers medarbejdere får oplysninger om de vilkår, der følger af arbejdsklausulen i pkt. 11.2.
12.1 Leverandøren skal ved levering af Ydelser under Aftalen i videst muligt omfang over- holde principperne om samfundsansvar som formuleret i FN's "Global Compact" og i de konventioner, der ligger til grund herfor, samt aktivt medvirke til princippernes virkeliggørelse.
12.2 Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende Aftale op- fylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.
12.3 På forlangende skal Leverandøren fremsende dokumentation for Produkternes miljømæssige egenskaber, således at Kunden kan foretage en miljøvurdering af Produktet. Leverandørens udgifter i den forbindelse er Kunden uvedkommende.
12.4
Kunden forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, henunder følgende grundlæggende IL0-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105).
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111).
▪ Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182).
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155).
▪ Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.
12.5 Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekte- rer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Xxxxxx bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandø- rer ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at op- fylde Aftalen med et tilsvarende Produkt, som opfylder Aftalens krav til Produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Kunden uvedkommende.
13.1 Kunden kan til enhver tid kræve, at Leverandøren fremlægger dokumentation for - eller på anden vis over for Kunden på tilfredsstillende måde redegør for - at Leveran- døren opfylder kravene i Aftalen.
13.2 Dokumentationen skal fremlægges inden for en af Kunden fastsat frist, som dog ikke kan være mindre end 5 Arbejdsdage.
14.1 Leverandøren garanterer, at alle Ydelser lever op til kravene i afsnit 4 og 5.
14.2 Leverandøren har pligt til at sikre, at Produkterne omfattet af nærværende Aftale og Leverandørens opfyldelse af Aftalen i øvrigt overholder de til enhver tid gældende præceptive retsregler i form af direktiver, love og bekendtgørelser. Dette omfatter også krav til Produkternes lovlighed og sikkerhed. Herudover er Leverandøren for- pligtet til at sikre, at alle tilbudte Produkter overholder myndighedskrav og regler/på- bud gældende for de tilbudte Produkter såvel på tidspunktet for kontraktindgåelsen som i kontraktperioden.
14.3 Justering for nye lovkrav opstået efter aftalens indgåelse følger den aftalte proce- dure for ændringshåndtering.
14.4 Leverandøren garanterer, at Leverandøren ved opfyldelse af Aftalen ikke overtræder tredjemands rettigheder, herunder ejendomsret og immaterielle rettigheder. Garan- tien i nærværende pkt. gælder tidsubegrænset.
14.5 Leverandøren garanterer, at Leverandøren ved opfyldelse af Aftalen overholder kra- vene i afsnit 7 og afsnit 8 vedrørende om miljø, arbejdsforhold og CSR.
15.1 Begge parter kan fremsætte anmodninger om ændringer efter nedenstående ret- ningslinjer. Parterne forpligter sig til at indgå i et konstruktivt samarbejde vedrø- rende fremsatte ændringsønsker.
15.2 Alle ændringer leveres på nærværende kontrakts vilkår og som en del af den sam- lede løsning, medmindre andet er aftalt.
15.3 Ændringer aftales skriftligt mellem parterne. Ændringer kan kun ske under iagtta- gelse af de til enhver tid gældende udbudsregler.
16.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse finder anvendelse, medmindre der fremgår andet af Aftalen.
16.2 Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Leverandøren er forpligtet til straks ved enhver opstået misligholdelse, eller når misligholdelse må påregnes at indtræde, skriftligt at meddele Kunden dette, årsagen hertil samt hvornår misligholdelsen forventes at være afhjulpet.
14.3 Såfremt Leverandøren ved Bestilling vægrer sig mod at levere en eller flere af de af Bestillingen omfattede Varer under overholdelse af bestemmelserne omkring leveringsvilkår i nærværende Aftale, eller hvis Leverandøren sætter Varen i restordre, er Kunden berettiget til at ophæve Bestillingen for disse Varer og foretage dækningskøb for så vidt angår disse Varer på samme måde som ved forsinkede Va- rer, jf. punkt 16.3.5.
16.3 Afbestilling ved forsinkelse
16.3.1 Såfremt Leverandøren, som følge af forhold som Leverandøren hæfter for, ikke leve- rer Leverancen rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder uanset om det er hele eller alene dele af Leverancen der er forsinket.
16.3.2 Kunden kan afbestille Varer, der ikke leveres rettidigt. I det omfang Kunden ikke be- nytter sig af sin afbestillingsret, anses Kunden for at fastholde sit krav på levering, indtil Xxxxxx måtte ophæve Leverancen i henhold til pkt. 16.6.1.
16.3.3 Leverandøren er forpligtet til hurtigst muligt og senest ved forsinkelsens indtræden skriftligt at orientere Kunden herom med angivelse af (i) forsinkelsens forventede omfang, (ii) afledte effekter heraf, samt (iii) forslag til alternative løsninger. Leveran- dørens orientering frigør ikke Leverandøren fra øvrige forpligtelser, der følger af afta- len, herunder også Leverandørens ansvar for at begrænse effekterne af forsinkel- serne i videst muligt omfang.
16.3.4 Ved Kundens afbestilling på grund af Leverandørens forsinkelse, er Kunden beretti- get til at købe de aftalte ydelser ved en anden Leverandør.
Det er en betingelse for Leverandørens pligt til Kundens omkostningsdækning, at de ved dækningskøbet anskaffede Varer af art og kvalitet svarer til de af ophævelsen omfattede Varer.
Beløb til omkostningsdækning forfalder til betaling ved Kundens skriftlige påkrav til Leverandøren bilagt dokumentation for fakturabeløbet for de ved dækningskøbet anskaffede Varer.
Såfremt Kunden vælger at benytte sig af sin mulighed for at foretage dækningskøb, bortfalder Kundens krav på bod for samme forsinkelse.
16.4 Mangelsdefinitioner
16.4.1 Ved mangler forstås en uoverensstemmelse mellem det af Kunden specificerede og det af Leverandøren faktisk leverede, eller hvor en leveret ydelse ikke overholder de af Leverandøren givne garantier eller i øvrigt ikke er, som Kunden med rette kan for- vente fra en professionel leverandør, herunder, men ikke begrænset til, at det leve- rede;
• Skal kunne anvendes til Kundens særlige og tilsigtede formål
• Ikke svarer til den betegnelse, hvorunder det er solgt
• Ikke lever op til de oplysninger, som Leverandøren har givet og/ eller
• Det leverede i øvrigt er af en anden og/eller ringere beskaffenhed eller brugbar- hed end den efter de foreliggende omstændigheder skulle være
16.4.2 Der foreligger desuden en mangel, såfremt manglen kan defineres i købelovens for- stand jf. LBK nr. 1853 af 24/09/2021 med alle eventuelle senere ændringer), hvis Le- verancen ikke er i overensstemmelse med god skik i branchen, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold eller hvis Leverandøren ikke i overensstemmelse med punkt 16.4.1 er i stand til at dokumentere eller redegøre for, at de omhandlede Pro- dukter lever op til de angivne krav.
16.4.3 Såfremt Leverandøren er uenig i Kundens klassifikation af en mangel som væsentlig, er det op til Leverandøren at bevise, at Kundens klassifikation er forkert. Leverandø- ren har ret til at få oplyst Xxxxxxx argumentation for manglens klassifikation.
16.5 Afhjælpning af mangler
16.5.1 Såfremt en leverance er mangelfuld, kan Kunden kræve et forholdsmæssigt afslag, eller afhjælpning. Afslaget skal være proportionelt i forhold til Kundes gener, således kan afslaget vokse ved vedvarende eller gentagne væsentlige forsinkelser eller mang- lende afhjælpning af væsentlige fejl.
16.5.2 Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen.
16.5.3 Hvis Kunden kræver afhjælpning, har Leverandøren pligt til uden ugrundet ophold at iværksætte afhjælpning af leverancen.
16.5.4 Har Leverandøren foretaget omlevering og der i stedet viser sig at være tale om en ubegrundet mangel eller reklamation, skal Kunden afholde Leverandørens samlede dokumenterede omkostninger i forbindelse med omleveringen.
16.6 Ophævelse
16.6.1 Kunden kan ophæve Bestillingen helt eller delvist, såfremt Leverandøren væsentligt misligholder denne. Medmindre andet fremgår af bestemmelserne i det følgende, til- kommet det Kunden at beslutte, hvorvidt ophævelse skal ske helt eller delvist.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af Bestillingen, som beretti- ger Kunden til at ophæve Bestillingen:
a) Såfremt Leverandøren er i forsinkelse med levering i mere end 2 Arbejdsdage
b) Såfremt Leverancen ikke opfylder kravene i punkt 16.4.1 og Leverandøren ikke har afhjulpet manglerne inden for 10 Arbejdsdage efter Kundens reklamation. Kunden kan dog vælge at fastsætte en længere frist for afhjælpning af mang- lerne. Ophævelse omfatter alene de mangelfulde dele af Leverancen.
c) Såfremt misligholdelser, der hver især ikke udgør en væsentlig misligholdelse, til sammen er væsentlige for Kunden.
16.6.2 Kunden skal tilbagelevere de Varer, der er omfattet af ophævelsen, i den stand, hvori de findes hos Kunden, og det påhviler Leverandøren at afhente disse. Ved ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale vederlaget for de Varer, der er omfattet af op- hævelsen, uden fradrag
16.6.3 Kunden kan uden varsel ophæve Aftalen helt eller delvist med virkning for fremtiden, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Aftalen.
16.6.4 Følgende forhold, der ikke er udtømmende, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Xxxxxx til at ophæve Aftalen helt eller delvist:
• Såfremt Leverandøren har overtrådt kravene til Miljø, arbejdsmiljø og arbejdsklau- sul eller CSR, jf. afsnit 11 og 12.
• Såfremt Leverandørens gentagne (flere end tre) overtrædelser af sin forpligtelse om forbuddet mod at opfordre eller anspore Disponenter til at foretage indkøb i strid med gældende udbudsregler, eller til at anvende nærværende Aftale i strid med dennes bestemmelser
• Såfremt misligholdelser, der hver især ikke udgør en væsentlig misligholdelse, til sammen er væsentlige for Xxxxxx. Det vil være væsentligt for Xxxxxx såfremt der fem eller flere gange over en periode på tre på hinanden følgende måneder konstateres tilfælde af den samme type misligholdelse, der hver for sig ikke udgør en væsentlig misligholdelse, men betragtet samlet set udgør en væsentlig mislig- holdelse, og såfremt Leverandøren ikke retter op herpå efter modtagelse af skrift- ligt påbud herom fra Kunden.
• Såfremt Leverandøren ikke har fremlagt dokumentation eller er forsinket med do- kumentationen i mere end 30 Dage, jf. afsnit. 13.
• Såfremt Leverandøren har overtrådt en garanti, jf. afsnit 14.
• Såfremt Leverandøren har været i forsinkelse med mindst 3 leverancer, eller der har foreligget mangler ved mindst 3 leverancer.
• Væsentlig misligholdelse af forpligtelserne ifm. fremsendelse af punchout, jf. pkt. 4.9.
• Såfremt Leverandøren ikke lever op til kravene om forsikring, jf. afsnit 20.
• Leverandørens konkurs, såfremt konkursboet ikke på baggrund af skriftlig henven- delse uden ugrundet ophold tilkendegiver, at boet indtræder i Aftalen.
• Leverandørens rekonstruktion, åbning af forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, der bringer Aftalen rette opfyldelse i fare.
• Såfremt Leverandøren mere end 5 gange i Aftalens løbetid ikke har været i stand til at levere de af Kunden efterspurgte ydelser forudsat at de efterspurgte ydelser er omfattet af Aftalen.
16.6.5 Ved ophævelse af Aftalen helt eller delvist skal Leverandøren uden ugrundet ophold ophøre med at udføre Ydelser. Kunden betaler for de Ydelser, der er udført, indtil op- hævelsestidspunktet.
17.1 Hver Part er erstatningspligtig over for hinanden efter dansk rets almindelige regler, idet Leverandørens ansvar for forsinkelse og mangler bedømmes efter købelovens bestemmelser om artsbestemte ydelser (”genuskøb”). Parterne er dog ikke ansvar- lige for driftstab, tabt avance og andet indirekte tab. Tab af data anses som indirekte tab.
17.2 Hver Parts samlede erstatningsansvar under Aftalen kan maksimalt udgøre et beløb svarende til det samlede vederlag for de konkrete Bestillinger inklusiv eventuel bod og dækning af eventuelle meromkostninger.
17.3 Erstatningsbegrænsningen i pkt. 17.2. gælder ikke, såfremt tabet kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende Part. Erstatnings- begrænsningen gælder endvidere ikke i relation til Leverandørens ansvar for kræn- kelse af tredjemands rettigheder, jf. herved pkt. 14.4.
17.4 Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler. Leverandøren er endvidere forpligtet til at opretholde sædvanlig produktansvarsforsikring i det levere- des levetid. Produktansvaret for tingskade er beløbsmæssigt begrænset til 500.000 kr. pr. skadestilfælde. Rejses der krav om produktansvar, er Parterne forpligtede til at underrette hinanden herom.
18.1 Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetin- get tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden Parts forretningsforhold, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kom- mer til deres kendskab ved aftalens opfyldelse.
18.2 Tavshedspligten omfatter dog ikke (i) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den be- skyttede Part, (ii) videregivelse, der kræves af en offentlig myndighed i henhold til gældende lovgivning og (iii) videregivelse til brug for løsning af en konflikt mellem Parterne.
18.3 Leverandørens brug af Kunden og/ eller Kundens logo i sin markedsføring og even- tuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig accept i hvert enkelt- stående tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Xxxxxxx navn på sin gene- relle referenceliste. Kundens navn omfatter i sådanne tilfælde ikke Kundens logo.
19.1 Nærværende Aftale skal behandles fortroligt af Parterne.
19.2 Forpligtelsen gælder også for Leverandørens medarbejdere og eventuelle underleve- randører.
19.3 Kunden er berettiget og forpligtet til at videregive oplysninger i det omfang, det føl- ger af lovgivningen.
19.4 Ved Aftalens indgåelse skal der, såfremt en af Parterne ønsker en offentliggørelse af Aftalen, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
19.5 Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af Aftalen omfattede, skal mod- parten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.
20.1 Leverandøren skal opretholde en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, der er dækker Leverandørens ansvar i henhold til Aftalen, og op til maksimeringen angivet i pkt. 17.2.
20.2 Leverandøren skal på anfordring fra Kunden dokumentere, at Leverandøren har er- hvervet forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade. Leverandøren an- svar er dog ikke begrænset hertil.
20.3 Leverandøren er forpligtet til i hele Aftaleperioden at opretholde denne forsikrings- dækning, og Kunden forbeholder sig ret til under Aftalens løbetid at afkræve Leve- randøren dokumentation herfor.
21.1 Ved force majeure suspenderes Parternes forpligtelser i henhold til Aftalen.
21.2 Force majeure dækker forhold af særlig kvalificeret og ekstraordinær karakter (f.eks. naturkatastrofer), som ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke forud for indgåelse af Aftalen burde have taget i betragtning, og ej heller efter aftalens indgå- else burde have undgået eller overvundet.
21.3 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den Part, der er ramt af force majeure, har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 5 Dage, efter at force majeure er indtrådt.
21.4 Kunden er berettiget til vederlagsfrit at afbestille alle Ydelser, der forsinkes som følge af force majeure, og skal på forespørgsel fra Leverandøren inden for rimelig tid med- dele, om Xxxxxx ønsker at afbestille eller afvente levering efter ophør af force maj- eure situationen.
21.5 Såfremt en force majeure-situation varer i mere end 60 Dage, eller hvis force maj- eure-situationen er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at Aftalens en- delige opfyldelse må anses for umulig, er den anden Part berettiget til at bringe Afta- len til ophør med virkning for fremtiden. Ingen af Parterne kan gøre krav gældende i anledning heraf.
22.1 Aftalen træder i kraft den 1. november 2022.
22.2 Leverandørens forpligtelser omfatter levering af julegaver i 4. kvartal af 2022, og Le- verandøren forpligter sig således til at indgå i de afklaringer og dialoger, som er nød- vendige af hensyn til at nå levering af julegaver senest i løbet af december 2022 (se- nest i uge 50). Leverandørens forpligtelser vedr. forberedelse af punch out, jf. pkt.
4.9 og bilag 3 starter ligeledes før Aftalens start som angivet i pkt. 22.1. Der ydes ikke særskilt vederlag for de i dette pkt. nævnte forpligtelser.
22.3 Aftalen løber indtil 31. august 2026 og ophører herefter uden varsel.
22.4 Ændringer til denne aftale kan kun med bindende virkning for Kunden indgås af AAU Kommunikation. Ændringerne skal ske skriftligt og underskrives af begge Parter og indgår herefter som en integreret del af aftalen.
22.5 Aftalens første fire måneder vil være at betragte som en prøvetid, hvor Aftalen helt eller delvist kan opsiges med 30 dages varsel, såfremt samarbejdet ikke lever op til Kundens rimelige forventninger herom, jf. bilag 1 og 2.
22.6 Aftalen kan efter endt prøvetid opsiges helt eller delvist af begge parter med et var- sel på 6 måneder, til ophør den 1. i måneden. Kunden hæfter ved opsigelse for alle de varer der ligger på webshoppen Lagervarer.
22.7 Bestillinger, der inden Aftalens ophør er indgået og endnu ikke leveret, skal opfyldes uanset Aftalens ophør.
22.8 Ved ophævelse af Aftalen, og uanset årsagen hertil, er Leverandøren i en overgangsperiode fastsat af Kunden forpligtet til at varetage leverancerne, som er omfattet af Aftalen, indtil Aftalen med rimeligt varsel kan overdrages til tredjemand.
20.9 Leverandøren er ved Aftalens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden proble- mer. Leverandøren er i den forbindelse forpligtet til at overdrage alle relevante ma- terialer, informationer, data mv. til Kunden med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for Kunden.
22.9 Uden virkning m.v.
22.9.1 Såfremt Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer Kundens tildelingsbe- slutning, udsteder påbud om at lovliggøre udbudsproceduren eller erklærer Aftalen for uden virkning, er Kunden berettiget til at opsige Aftalen helt eller delvist uden varsel.
22.9.2 Kunden er endvidere berettiget til i opsigelsen at videreføre de vilkår, der måtte være fastsat i et eventuelt påbud.
22.9.3 Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af opsigelsen skal afgøres efter afsnit 17.
22.9.4 Såfremt Leverandøren på tidspunktet for Aftalen indgåelse havde eller burde
have haft kendskab til de faktiske og/ eller retlige omstændigheder, som bevirker, at Aftalen erklæres uden virkning, kan Leverandøren ikke overfor Xxxxxx rejse
krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge af, at Aftalen erklæres uden virkning eller for påbud om ophør, herunder f.eks. for omkostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Kunden har videreført i opsigelsen.
23.1 Parterne er enige om, at pkt. 18 og 19 udgør en selvstændig aftale mellem Kunden og Leverandøren, som er gældende ved Kundens opsigelse af Aftalen, såfremt Klage- nævnet for Udbud eller domstolene annullerer Kundens tildelingsbeslutning, udste- der påbud om at lovliggøre udbudsproceduren eller erklærer Aftalen for uden virk- ning.
24.1 Aftalen er undergivet dansk ret.
24.2 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne, kan hver af Parterne anlægge sag ved de danske domstole med Retten i Aalborg som værneting i 1. in- stans.
24.3 Tvister skal søges løst ved forhandling direkte mellem Parterne. Den Part, der ønsker forhandling, skal meddele dette skriftligt til den anden Part med angivelse af, hvori tvisten består.
24.4 Såfremt Parterne ved forhandling ikke kan nå til enighed, er hver af Parterne beretti- get til at kræve tvisten indbragt for de almindelige danske domstole, jf. pkt. 24.2.
25.1 Aftalen underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf Parterne hver modtager et ek- semplar.
Sted: Dato:
For Kunden:
Sted:
Dato:
For Leverandøren:
Navn og titel Navn og titel
Underskrift Underskrift
Bilag 1: Miniudbudsbetingelser
Dette bilag beskriver Xxxxxxx indkøbsproces fra bestilling til betaling, herunder med særligt fokus på de krav, som Kunden stiller til Leverandørens bidrag til E-handel.
Kunden gør opmærksom på, at Kundens nuværende indkøbssystem som beskrevet nedenfor udskif- tes til et nyt indkøbssystem primo 2023. Det vil derfor være påkrævet, at Leverandøren i første om- gang leverer data som beskrevet nedenfor, men samtidigt også at Leverandøren på ny indgår i en dialog og forberedelse vedrørende fremsendelse af data til Kundens nye indkøbssystem. Kunden vil løbende orientere om status for overgangen til det nye indkøbssystem, og vil i videst muligt omfang være behjælpelig for at sikre en så smidig proces som mulig.
AAU E-handel
I 2015 implementerede Kunden indkøbssystemet Oracle Iprocurement (herefter AAU E-handel). Im- plementeringen af AAU E-handel betyder, at konventionelle papirordrer, e-mails og telefonordrer fra AAU erstattes af en elektronisk ordre, enten i form af et XML dokument (OIOUBL 2,0) eller en e-mail. Alle ordrer fra Kunden SKAL ske elektronisk fra AAU E-handel.
Ordrer kan afgives via tre kanaler i AAU E-handel;
- E-katalog: gennem søgning i varedata på Tricom Markedsplads
- Ved Punchout fra Tricom Markedsplads, og
- Gennem en fritekstordre i indkøbssystemet.
Det er gratis at registrere sig som Leverandør hos Tricom. Det er ligeledes gratis at have kataloger liggende eller at få oprettet en Punchout, og det er gratis at modtage ordrer. Man kan registrere sig som Leverandør hos Tricom via følgende link: xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
I forbindelse med registreringen på Tricom bliver Leverandøren bedt om at indtaste en e-mailadresse til ordremodtagelse og en kontaktperson. Disse oplysninger modtager Kunden ikke, og det er derfor vigtigt, at Leverandøren underretter Kunden om Leverandørens kontaktdata, således Xxxxxx har re- gisteret den mailadresse, som Leverandøren ønsker ordrerne sendt til.
Elektronisk varekatalog
Vareoplysninger på Tricoms Markedsplads kræver, at Leverandøren leverer et elektronisk varekata- log til Tricom, gerne med billeder. Disponenten kan se varerne direkte på Tricoms Markedsplads.
Disponenten fylder en varekurv på Tricoms Markedsplads og returnerer den fyldte varekurv til AAUs indkøbssystem. Ordren sendes fra AAU E-handel til Leverandøren, enten som e-mail med vedhæf- tet PDF-ordre eller som XML-dokument (OIOUBL 2,0).
Tricom modtager som udgangspunkt kataloger i det fælles-offentlige standardformat OIOUBL (xxxx://xxx.xxxxxx.xxxx/Xxxxxxx/xx/Xxxxxxxxx.xxxx), men andre katalogformater kan understøttes efter aftale.
Hvordan dannes det elektroniske katalog?
Der er flere muligheder i forhold til at danne det elektroniske katalog:
1. Leverandøren har selv mulighed for at danne et validt elektronisk katalog i OIOUBL- format. Kataloget sendes til Tricom, hvorfra det gøres tilgængeligt for Kunden
2. Kataloget kan oprettes direkte i Tricom-løsningen ved indtastning af oplysninger eller ved at bruge Tricoms Excel skabelon, som udfyldes og indlæses
3. Leverandøren har mulighed for at eksportere data til kataloget i et format, og Tricom hjælper efter aftale med at mappe formatet om til OIOUBL. Kataloget sendes efter aftale, f.eks. via FTP
4. Leverandøren kan udfylde en katalogskabelon fra ITST i et regneark og sende til Tricom (xxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/000000), f.eks. via FTP.
For at sende kataloger til Kunden, skal Leverandøren bruge følgende EAN-nummer: 5798000417151 og Kundens CVR-nummer: 29102384
Kataloget skal indeholde et så repræsentativt udsnit af Kundens indkøbte sortiment hos Leverandø- ren som muligt. Kataloget skal svare til det af Aftalen omfattede sortiment og skal altid være opda- teret i forhold til priser, ændringer i sortimentet mv. Varebeskrivelserne og andre tekniske specifi- kationer i kataloget skal være på dansk. Det skal aftales særskilt med Kunden, hvis kataloget skal være på engelsk.
Punchout
Ordrer fra Punchout betyder, at Leverandøren lader Kunden koble sig på Leverandørens egen webs- hop fra Tricoms Markedsplads. Det betyder, at Disponenten finder Leverandøren på Tricoms Mar- kedsplads, hvorefter Disponenten sendes over på Leverandørens egen webshop. Når Disponenten afslutter ordren i Leverandørens egen webshop, sendes varedetaljerne retur til Tricoms Markeds- plads og videre til AAU E-handel med den nu fyldte indkøbskurv. Herefter gøres ordren færdig i AAU E-handel og sendes til Leverandøren, enten som e-mail med vedhæftet PDF-ordre eller som XML dokument (OIOUBL 2,0).
Under registreringen som Leverandør på xxx.xxxxxx.xx skal Leverandøren oplyse, at den understøt- ter Punchout (enten baseret på cXML 1.2 eller SAP OCI), angive brugernavn og password til brug for Punchout samt en service url, som skal anvendes til at aktivere Punchout.
I kan læse mere om punch out via følgende link:
• SAP OCI - xxxx://xxx.xxx.xxx/
De informationer, der skal overføres fra Leverandørens webshop/indkøbskurv til Kundens interne indkøbskurv, er:
NEW_ITEM-PRICE NEW_ITEM-DESCRIPTION NEW_ITEM-PRICEUNIT NEW_ITEM-VENDORMAT
NEW_ITEM-QUANTITY NEW_ITEM-UNIT NEW_ITIM_CURRENCY NEW_ITEM-MATGROUP*
*Informationen NEW_ITEM-MATGROUP er varens UNSPSC kode.
Derudover skal Kunden bruge følgende informationer for at sætte Leverandørens punch out løsning på Tricoms Markedsplads:
HTTP metode: http, https, smtp, eller lignende
URL: https adresse på den webside, som AAU skal tilgå
Username: AAU username
Password: AAU password
Bemærk, at Kunden kun har behov for 1 username/password for alle Kundens Disponenter, da Dis- ponenten trækker indkøbskurven tilbage i AAU’s E-handelssystem, hvor brugeren allerede er identi- ficeret.
Fritekstordre
Fritekstordre er en ordre, der oprettes uden katalog. Dette vil sige, at ordren oprettes i AAU E-han- del, enten på baggrund af et fra Leverandøren fremsendt tilbud eller på baggrund fastlagte timepri- ser i en rammeaftale vedr. tjenesteydelser.
Ordren sendes fra AAU E-handel til Leverandøren enten som e-mail med vedhæftet pdf. ordre eller som XML dokument (OIOUBL 2,0).
Generelle krav til E-handel
Leverandøren er ansvarlig for, at det i Aftalen tilgængelige varesortiment altid er korrekt og opdateret i henhold til Aftalen i hele Aftalens løbetid, hvad angår varer, beskrivelser, evt. officielt anerkendte energi-/miljømærker og priser.
Leverandøren er ansvarlig for, at regulering og opdatering af produktpriser mv. sker på samme tid i alle systemer. Leverandøren overholder denne forpligtigelse, hvis Leverandøren uploader et fejlfrit elektronisk varekatalog til Tricoms Markedsplads 5 arbejdsdage før varen træder i kraft i Leverandø- rens interne systemer, og senest 5 arbejdsdage efter ændringer er godkendt af Xxxxxx. Såfremt det elektroniske varekatalog ikke lever op til de anførte minimumskrav, bliver Leverandøren adviseret af Xxxxxx. Herefter skal Leverandøren på ny uploade varekataloget til Tricoms Markedsplads senest 3 arbejdsdage efter henvendelsen fra Kunden.
Kontakt
Såfremt Leverandøren har spørgsmål til ovenstående, kan AAU’s E-handelsteam kontaktes på mail
xxx-xxxxxxxx@xxx.xxx.xx.
Bilag 4: Tro- og love erklæring
om fravær af den i RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (herefter "Forordning 2022/576") nævnte tilknytning til russiske stats- borgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland.
Virksomhedens navn: Adresse: Postnummer, by: CVR-nr.
Vedrørende Forordning 2022/576, artikel 5 k:
Undertegnede erklærer på tro og love, at virksomheden ikke er:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 % eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter an- visning fra en enhed som omhandlet i litra a) eller b)
og at virksomheden i forbindelse med opfyldelsen af den aktuelle kontrakt ikke anvender underle- verandører eller støttende enheder omfattet af ovenstående litra a-c, som tegner sig for mere end 10% af kontraktens værdi.
Underskriftsforhold
Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift:
1) bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen
2) bekræfter på tro og lov korrektheden af oplysningerne i erklæringen
Titel Navn
Dato Underskrift