BETINGELSER FOR PRISINDHENTNING
BETINGELSER FOR PRISINDHENTNING
- Til brug for fastsættelse af tilskud ved bevilling af kompressionshjælpemidler.
1 INDLEDNING
1.1 Om prisindhentningen
Indkøbsfællesskab Nordsjælland, gennemfører hermed prisindhentning på kompressions- hjælpemidler, der bevilges til borgere i medfør af Servicelovens § 112. Prisindhentningen består af 2 tilbudslister på kompressionshjælpemidler: ’under bæltestedet’ og ’over bæltestedet’. Tilbudsgivere kan vælge at afgive tilbud på én eller begge tilbudslister.
Ydelsen består af:
• Salg og levering af kompressionshjælpemidler
• Måltagning
• Hjemmebesøg efter behov
Formålet med prisindhentningen er at fastsætte størrelsen af kommunernes tilskud til det bedst egnede og billigste hjælpemiddel jf. servicelovens § 112, stk. 3, 3. pkt. og herved sikre borgerne mulighed for at købe kompressionshjælpemidler til den pågældende pris i perioden fra 01.05.2021 og indtil tilbudsperioden ophører.
Ved afgivelse af tilbud forpligter tilbudsgiver sig til, i hele ovenstående periode, at sælge og levere de af prisindhentningen omfattede kompressionshjælpemidler til de tilbudte priser, til de borgere som af kommunen har fået bevilling hertil.
Prisindhentningen har således karakter af et stående tilbud overfor de omfattede kommuners borgere, og der indgås dermed ikke nogen aftale mellem vindende tilbudsgiver og kommune.
Når der gives bevilling til hjælpemidler omfattet af denne prisindhentning, vil kommunerne oplyse borgeren om muligheden for at købe hjælpemidlet ved den vindende tilbudsgiver uden egenbetaling. Borgeren har frit leverandørvalg i medfør af Servicelovens § 112, stk. 3, og er derfor ikke forpligtet til at foretage sit indkøb hos denne tilbudsgiver.
Da det er borgeren, og ikke kommunerne, der foretager det enkelte indkøb af kompressions- hjælpemidler, er prisindhentningen ikke omfattet af udbudslovens bestemmelser fordi:
• kompressionshjælpemidlerne hverken leveres, bestilles eller ejes af kommunerne,
• tilbudsgiver fremsætter et stående tilbud overfor borgerne, hvorved der ikke etableres et aftaleforhold mellem tilbudsgiver og kommunerne, og
• det står borgerne frit for at anvende tilbudsgivers stående tilbud i medfør af fritvalgs- reglerne i servicelovens § 112, stk. 3.
1.2 Omfang og varighed
Følgende 13 kommuner deltager i prisindhentningen:
• Xxxxxxx | • Xxxxxxxx | • Xxxxxxxx |
• Fredensborg | • Xxxxxxxxxxxxx | • Xxxxxx |
• Xxxxxxxx | • Xxxxxxx | • Xxxxxxxxx |
• Xxxxxx • Xxxxxxxxx | • Xxxxxxxx | • Xxxxxxxx |
Ovenstående kommuner (i det følgende ”Kommunerne”) skønner, at der vil være et samlet behov hos kommunernes respektive borgere for indkøb af de af prisindhentningen omfattede kompressionshjælpemidler på ca. DKK 15,5 mio. ekskl. moms pr. år.
Kommunerne er forpligtet til kontinuerligt at sikre, at de kompressionshjælpemidler der leveres til borgerne, er de bedst egnede og billigste. Såfremt Kommunerne senere identificerer et samlet stående tilbud, der er bedre end tilbuddet fra den vindende tilbudsgiver, vil kommunerne fastsætte bevillingerne derefter, og orientere borgerne. Tilbudsgiver vil i så fald blive orienteret herom 6 måneder inden det nye stående tilbud forventes at træde i kraft. Dette kan tidligst ske med virkning fra 01.05.2022.
Tilbudsgiver kan trække det stående pristilbud til borgerne tilbage med et varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Dette kan tidligst ske med virkning fra 01.05.2022.
1.3 Materiale og Kommunikation
Materialet består af følgende elementer:
• Betingelser for prisindhentning
• Tilbudsliste under bæltestedet
• Tilbudsliste over bæltestedet
For at deltage i prisindhentningen skal tilbudsgivere afgive deres tilbud jf. afsnit 5. Alle supplerende oplysninger og efterfølgende korrespondance foregår pr. mail til de tilbudsgivere som har afgivet et tilbud.
5 virksomheder som er egnet til at varetage Kommunernes borgeres behov for kompressions- hjælpemidler, og driver forretning i geografisk nærhed af disse, er blevet opfordret til at afgive tilbud på prisindhentningen.
Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres denne til at stille spørgsmål hertil. Spørgsmål skal stilles på mail til xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx senest 5 dage før udløbet af den fastsatte tilbudsfrist, og besvares senest 4 dage inden. Mailen skal bære emnetitlen ”Prisindhentning på kompressionshjælpemidler – spørgsmål”. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle de tilbudsgivere, som har tilkendegivet deres interesse.
2 KRAV TIL YDELSEN
2.1 Bestilling
Bestilling sker ved at borgeren henvender sig efter at have modtaget bevilling fra kommunen. Der bevilges som udgangspunkt 2 ens kompressionshjælpemidler pr. legemsdel, hvor der er konstateret en varig lidelse.
Som led i kommunernes bevillingsudstedelse, kan disse vælge at prævisitere borgerne, med henblik på at bevilge det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. Prævisitationen kan indeholde måltagning og vejledning om strømpevalg som påføres bevillingen, hvorefter borger selv kan foretage indkøbet via telefon eller mail.
Hvis kommunen ikke prævisiterer, udstedes bevillinger under bæltestedet som udgangspunkt på standard-rundstrik, medmindre sundhedsfagligt personale vurderer, at der er behov for special- rundstrik eller fladstrik. Det er muligt for tilbudsgiver, på baggrund af faglige begrundelser og efter godkendelse fra kommunen, at ændre bevillingen fra standard- til specialstrik.
Bevillinger over bæltestedet udstedes som udgangspunkt til special-fladstrik. Det er muligt for tilbudsgiver, på baggrund af faglige begrundelser og efter godkendelse fra kommunen, at ændre bevillingen fra special-fladstrik, til standard-rundstrik.
Borgerne skal kunne foretage tidsbestilling via e-mail og telefon.
2.2 Opmåling, udlevering
Såfremt den enkelte kommune ikke prævisiterer, eller der ved prævisitationen ikke er måltaget, skal tilbudsgiver foretage ny opmåling, hver gang en bevilling behandles. Tilbudsgiver har i givet fald ansvaret for hjælpemidlets pasform, medmindre der er sket væsentlige forandringer hos borgeren mellem måltagning og levering. Tilbudsgiver bærer ikke ansvar for hjælpemidlets pasform hvis kommunen ved prævisitation har foretaget opmåling og strømpevalg.
Korrekt pasform vurderes af sundhedsfagligt personale senest 14 arbejdsdage efter borgeren har modtaget hjælpemidlet.
Hvis tilbudsgiverens måltagning medfører, at produkterne ikke har den rigtig pasform, bærer tilbudsgiveren det økonomiske tab i forbindelse hermed. Måltagningsdata skal opbevares i minimum 6 måneder.
Personale som varetager opmåling til kompressionshjælpemidler, skal have minimum ét års dokumenterbar erfaring hermed.
Personale som varetager opmåling af kommunens borgere uden for tilbudsgivers faste forretningssted, skal nemt og tydeligt kunne identificeres af borgeren som ansat af tilbudsgiver.
Kompressionshjælpemidlet skal være borgeren i hænde senest 10 arbejdsdage efter måltagning har fundet sted.
2.2.1 Måltagning på tilbudsgivers forretningssted
Måltagning skal kunne finde sted på tilbudsgivers forretningsadresse, som skal kunne nås fra kommunegrænsen af alle de af prisindhentningen omfattede kommuner, med undtagelse af Bornholms Regionskommune, inden for 1 time og 15 minutter i bil. Måltagning på tilbudsgivers forretningssted, skal finde sted senest 5 kalenderdage efter borgerens henvendelse. Der skal være mulighed for, at måltagning foregår i et lukket rum.
2.2.2 Måltagning på en af kommunen anvist lokation
Efter borgerens ønske, kan kommunen anvise et lokale, hvor måltagning kan finde sted. Måltagning på en af kommunen anvist lokation skal finde sted senest 7 kalenderdage efter borgerens henvendelse, med undtagelse af Bornholms Regionskommune, hvor opmåling skal have fundet sted efter senest 14 kalenderdage.
2.2.3 Måltagning ved hjemmebesøg
Kommunen kan på baggrund af en borgers særlige behov bevilge, at måltagning skal finde sted på borgerens privatadresse. Måltagning ved hjemmebesøg skal have fundet sted senest 14 kalenderdage efter borgerens henvendelse.
3 AFGIVELSE AF TILBUD
Tilbud skal indsendes pr. e-mail til: xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx med emnetitlen ”Prisindhentning på
kompressionshjælpemidler – tilbud”
For at afgive tilbud skal tilbudsgiver udfylde tilbudslisterne efter den beskrevne vejledning, med de efterspurgte oplysninger om identiteten på tilbudsgivers virksomhed og kontaktperson, samt priser på de efterspurgte hjælpemidler.
Der kan afgives tilbud på én eller begge tilbudslister. Der kan maksimalt afgives ét tilbud pr. tilbudsliste pr. tilbudsgiver.
Priserne skal angives i danske kroner ekskl. moms og omfatte samtlige af tilbudsgivers omkostninger forbundet med salg og levering af kompressionshjælpemidler til kommunernes borgere. Den vindende tilbudsgiver vil således ikke, medmindre andet undtagelsesvist, konkret og udtrykkeligt aftales, være berettiget til at opkræve hverken kommunerne eller borgerne yderligere beløb end de fastsatte priser for faktisk bestilte og leverede kompressionshjælpemidler.
Ved afgivelse af tilbud forpligter tilbudsgiver sig til, at overholde de til enhver tid gældende generelle krav for at levere hjælpemidler til Indkøbsfællesskab Nordsjælland og Rudersdal Kommune efter Servicelovens § 112. Kravene kan findes på henholdsvis xx-xxxxxxxx.xx, og Xxxxxxxxx.xx.
Ved afgivelse af tilbud forpligter tilbudsgiver sig til i tilbudsperioden at sælge og levere de pågældende kompressionshjælpemidler til borgere i de i afsnit 2 nævnte kommuner til de tilbudte
priser. De tilbudte priser kan reguleres én gang årligt, første gang den 01.05.2022 i forhold til udviklingen i nettoprisindekset i perioden 01.05.2021 – 01.05.2022.
Alle (100 %) positionsnumre i en tilbudsliste skal være udfyldt, for at tilbuddet kan tages i betragtning.
Frist for afgivelse af tilbud er onsdag den 24. marts 2021
4 GENNEMGANG AF TILBUD
Frederikssund Kommune vil efter tilbudsfristens udløb gennemgå de indkomne tilbud og forbeholder sig i denne forbindelse ret til, hvis det måtte være relevant, at kontakte tilbudsgivere for afklaring af eventuelle uklarheder eller fejl og mangler i det modtagne tilbud.
Efter tilbudsgennemgangen og eventuel afklaring vil Frederikssund Kommune ved samtidig besked til alle tilbudsgivere, meddele hvilken tilbudsgiver der udpeges som den vindende tilbudsgiver per tilbudsliste.
Den vindende tilbudsgiver vil være den tilbudsgiver, der for hver enkelt tilbudsliste, har tilbudt den laveste pris. Der kan således være op til 2 vindende tilbudsgivere. Laveste pris opgøres som en vægtet sum, beregnet som de tilbudte enhedspriser gange det skønnede årlige forbrug af de enkelte hjælpemidler. Tilbudspriserne summeres nederst i hver enkelt fane, og overføres til fanen tilbudssum, hvoraf den afgørende ’tilbudspris i alt’ fremgår.
Det er alene den vindende tilbudsgivers priser, der vil blive lagt til grund for fastsættelse af kommunernes støttebeløb ved bevilling af de af prisindhentningen omfattede kompressions- hjælpemidler. Borgerne bliver kun oplyst om muligheden for at købe kompressionshjælpemidler uden egenbetaling hos den vindende tilbudsgiver, uanset at andre tilbudsgivere isoleret set har tilbudt lavere priser på enkelte produkter.
Tilbud behandles fortroligt, men det skal dog bemærkes, at kommunerne er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder særligt offentlighedsloven.
5 TIDSPLAN
Prisindhentningen gennemføres efter følgende forventede tidsplan.
Offentliggørelse af materialet | Mandag 1. marts 2021 |
Tilbudsfrist | Onsdag 24. marts 2021 |
Gennemgang af tilbud og eventuel afklaring, samt medde- lelse om vindende tilbudsgiver | Uge 13 |
Implementering | Uge 14 - 17 |
Dato hvorfra vindende tilbudsgivers priser vil danne grundlag for kommunernes fastsættelse af tilskud ved bevilling af de omfattede hjælpemidler. | 01.05.2021 |