Udbudsbetingelser

Pleje af grønne områder og vintertje- neste, samt pleje af udendørs idræts- anlæg

Delaftale 1 -6 og delaftale 7

AARHUS KOMMUNE

24. AUGUST 2018

Indhold

1. Omfang 4

Eget bud 6

2. Praktiske oplysninger 6

Udbudsdokumenter 6

Tidsfrister 6

Kontaktoplysninger 7

3. Udbuddets genstand 7

Beskrivelse af det udbudte område 7

Forbrug på det udbudte område 8

Den fremtidige Kontrakt 8

Aarhus Kommunes forbehold 9

4. Tilbudsbehandling 9

Registrering og åbning 9

Fortrolighed 9

Procedure for behandling af tilbud 10

Forhandling 11

Underretning 11

5. Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00

6. Egnethedskriterier 13

Udfyldelse af ESPD 13

Økonomisk og finansiel formåen 14

Teknisk og / eller faglig formåen 14

Konsortier 15

Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 16

Brug af underleverandører 16

7. Tildelingskriterium delaftale 1-6 17

8 Tildelingskriterium delaftale 7: 19

8.1 Underkriterium 1, Pris 19

8.2 Underkriterium 2, Kvalitet 20

8.3 Samlet Evaluering 23

9 Kvalitetsbeskrivelser 25

9.1 Krav til ydelsen 25

9.2 Overtagelse af maskiner og materiel 25

9.3 Overtagelse af personale 25

10 Formkrav 27

10.1 Spørgsmål til udbuddet 27

10.2 Besigtigelse 28

10.3 Tilbudsfrist 28

10.4 Vilkår for afgivelse af tilbud 28

10.4.1 Ethics 28

10.4.2 Sprog 28

10.4.3 Flere tilbud 28

10.4.4 Alternative bud 28

10.4.5 Vedståelsesfrist 29

10.4.6 Tilbudsgivers forbehold 29

10.4.7 Ejendomsret 29

UB Bilag 1 Adresseliste delaftale 1-6 UB Bilag 2 Vejledning til PARK

UB Bilag 3 Tilbudsskabelon delaftale 7

UB Bilag 4 Mængdesammendrag arealer, delaftale 1-6 UB Bilag 5 Mængdesammendrag linjer, delaftale 1-6 UB Bilag 6 Mængdesammendrag punkter, delaftale 1-6

UB Bilag 7 Mængdesammendrag arealer, linjer og punkter, delaftale 7

Projekt nr.: 227995

Dokument nr.: 1226696701

Version 2 Revision

Udarbejdet af LKG Kontrolleret af JWN Godkendt af HAB

1. Omfang

Udbuddet vedrører udførelsen af grøn pleje, vintertjeneste og enkelte viceværtop- gaver på en række adresser i Aarhus Kommune f.eks. administrationsejendomme, institutioner, idrætsanlæg og tekniske anlæg.

Adresserne er fordelt på 5 magistratsafdelinger:

 Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU)

 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO)

 Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse (MSB)

 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice (MKB)

 Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø, Ejendomme (MTM-CAE) og Affald- Varme (MTM-AVA)

Opgaven udbydes i 7 delaftaler som offentligt udbud iht. Lov nr. 1564 af 15. de- cember 2015 Udbudslovens afsnit ll. Dette betyder, at enhver, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 5 og opfylder minimumskravene, kan afgive til- bud. Efter tilbudsfristen forventes opgaven tildelt til én Leverandør pr. delaftale.

Den overordnede kontraktstyring for institutioner varetages af Borgmesterens Af- deling, Indkøb og Udbud, dertil knyttes en række lokale arealansvarlige til vareta- gelse af den daglige kontakt med Leverandøren. For Idrætsanlæg varetages kon- traktstyring af Sport & Fritid.

Følgende lokalområder er omfattet af udbuddet:

 Delaftale 1: Delaftale 1 (inkl. option)

 Delaftale 2: Delaftale 2 (inkl. option)

 Delaftale 3: Delaftale 3 (inkl. option)

 Delaftale 4: Delaftale 4 (inkl. option)

 Delaftale 5: Delaftale 5 (inkl. option)

 Delaftale 6: Delaftale 6 (inkl. option)

 Delaftale 7: Delaftale 7 udendørs idrætsanlæg, dog undtaget vintertjeneste som varetages under delaftale 1-6

Delaftale 1-6 er geografisk fordelt som vist på nedenstående kort.

Adresseliste over de inkluderede adresser på delaftale 1-6 ses i bilag UB 1 Adres- seliste delaftale 1-6.

Delaftale 7 er ikke geografisk opdelt, men omfatter udendørs idrætsanlæg i hele kommunen. Adresseliste for delaftale 7 ses i kvalitetsbeskrivelsen for delaftale 7.

Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle delaftaler, jf. dog afsnit 6.2. Desuden er der en begrænsning for, hvor mange delaftaler én Leverandør kan tildeles, jf. afsnit 7.

Eget bud

I forbindelse med nærværende udbud forventer Aarhus Kommune, at afdelingen Natur og Vej Service under Aarhus Kommune afgiver et internt bud (eget bud).

Internt bud vil blive afgivet i overensstemmelse med afsnit 4.2. i ”Retningslinjer for udbud og udlicitering af opgaver i Aarhus Kommune”. Retningslinjer findes på Aarhus Kommune hjemmeside. Natur og Vej Service har pligt til at sikre dette.

Såfremt eget bud vinder en eller flere delaftaler (maksimalt 3 af delaftalerne 1-6 samt delaftale 7, jf. afsnit 7), annulleres udbuddet af den/de pågældende delafta- ler, hvorefter der indgås kontrakt med Natur og Vejservice.

2. Praktiske oplysninger

Udbudsdokumenter

Udbuddet omfatter følgende dokumenter:

1. Udbudsbetingelser

2. Kvalitetsbeskrivelse med tilhørende tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) for henholdsvis delaftale 1-6 og delaftale 7

3. Særlige betingelser for henholdsvis delaftale 1-6 og delaftale 7

4. Samarbejdsform for henholdsvis delaftale 1-6 og delaftale 7

5. Tilbudsliste for henholdsvis delaftale 1-6 og delaftale 7 Alle dokumenter, med undtagelse af tilbudslisterne, er med bilag.

Tidsfrister

Frist for at stille spørgsmål

Aarhus Kommune opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som muligt, og at spørgefristen overholdes. Spørgs- mål modtaget efter 11.9.2018, men før fristen på 6 dage, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt indenfor 6 dage fra tilbudsfristen.

11. september 2018

Frist for modtagelse af svar på spørgsmål

18. september 2018

Tilbudsfrist

25. september 2018, kl. 12.00

Forventet underskrivelse af kon- trakter

Uge 46

Kontrakternes ikrafttræden

Delaftale 1-6

Delaftale 7

15. april 2019

1. marts 2019

Kontaktoplysninger

Aarhus Kommune, Indkøb og Udbud:

Xxxxx Xxxxxxxx

E-mail: xxx@xxxxxx.xx Tlf. 00 00 00 00

NIRAS A/S

Xxxx Xxxxxxxxxx

E-mail: xxx@xxxxx.xx Tlf. 00 00 00 00

Bemærk at al kommunikation foregår skriftligt i Ethics jf. afsnit 10.4.1.

3. Udbuddets genstand

Beskrivelse af det udbudte område

Udbuddet vedrører på delaftale 1-6 udførelse af grøn pleje, vintertjeneste og en- kelte viceværtopgaver på udendørsarealer ved skoler, sfo’er, klubber, institutioner på dagtilbudsområdet, administrationsbygninger, AffaldVarmes Transmissions an- læg i Aarhus Kommune samt enkelte bocentre (herefter kaldet ”den faste del af opgaven”). Desuden vintertjeneste på udendørs idrætsanlæg beliggende under hver af delaftalerne 1-6. Til hver af delaftalerne 1-6 hører en option på udførelse af grøn pleje, vintertjeneste og enkelte viceværtopgaver på udendørsarealer ved lokalcentre, ældre- og plejeboliger samt bofællesskaber i de respektive geografi- ske delaftaler. Der skal ved delaftale 1-6 afgives tilbud for både den faste del af opgaven og optionen jf. afsnit 7. Aarhus Kommune vil senest 1 måned efter kon- traktunderskrivelse give de vindende tilbudsgivere meddelelse om, hvorvidt Aar- hus Kommune vil benytte sig af optionerne eller ej. Dette således, at den vindende tilbudsgiver har tilstrækkelig tid til at forberede sig inden kontraktopstarten. Aar- hus Kommune kan vælge at benytte en, flere eller alle optioner.

Derudover omfatter udbuddets delaftale 7 pleje af grønne områder ved udendørs idrætsanlæg - herunder sportsplæner - under Sport & Fritid.

Opgaverne er udførligt beskrevet i Kvalitetsbeskrivelse 2018 for henholdsvis delaf- tale 1-6 og delaftale 7 og er opdelt i standardopgaver og bestillingsopgaver.

Standardopgaver omfatter årlig, rutinemæssig pleje af græsarealer, hække og bu- ske, bede, belægninger, tekniske anlæg og udstyr, renholdelse mv. Standardple- jen dækker hele året, men tyngden af arbejdsindsatsen ligger i sommerhalvåret.

Adresser og arealer omfattet af standardplejen fremgår af: For delaftale 1-6

For delaftale 7

Brugernavn: xxxxxxxxxxxx_xxxxx@xxxxxx.xx

Adgangskode: Udbud123!

For vejledning til PARK se UB Bilag 2.

Bestillingsopgaverne omfatter typisk beskæring, udtynding, ekstra gødskning, top- dressing og fornyelse af beplantninger o. lign.

Bestillingsopgaver omfatter tillige vintertjeneste. For udendørs idrætsanlæg under Sport & Fritid er vintertjeneste i form af grundejerforpligtigelse medtaget under delaftalerne 1-6.

Opgavernes omfang fremgår af tilbudslisten. Mængdesammendrag på hhv. area- ler, linjer og punkter kan findes på UB Bilag 4, 5 og 6 som vedrører delaftale 1-6 og UB Bilag 7 som vedrører delaftale 7.

Det bemærkes, at bestillingsopgavernes endelige omfang fastlægges gennem de løbende bestillinger, hvorfor bestillingsopgavernes omfang kan variere i forhold til de på tilbudslisten anførte mængder.

Forbrug på det udbudte område

Aarhus Kommunes estimerede og anslåede samlede forbrug af tjenesteydelser, der omfatter alle delaftaler i udbuddet, udgør på årsbasis i danske kr. ekskl. moms ca. 38. mio. kr. inkl. optioner. Pr. delaftale 1-6 ca. 5. mio. kr. inkl. optioner og for delaftale 7 ca. 8 mio. kr.

Den fremtidige Kontrakt

Kontrakten indgås med én leverandør pr. delaftale i form af en obligatorisk enele- verandørkontrakt. Kontrakten er dog ikke obligatorisk for så vidt angår regnings- opgaver.

Aarhus Kommune er med undtagelse af regningsopgaver forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede Kontrakt på de i kvalitetsbeskrivelsen beskrevne opgaver i delaftalerne.

Kontrakten omfatter udførelse af både fast standardpleje og bestillingsopgaver. Bestillingsopgaver må kun udføres efter særskilt bestilling fra Aarhus Kommune. Regningsopgaver er ikke beskrevet i kvalitetsbeskrivelsen. Dette kunne dreje sig om opgaver som f.eks. nyplantning. Aarhus Kommune har ret til at lade regnings- opgaver udføre af anden Leverandør. Dette gælder også, hvor Aarhus Kommune har indhentet tilbud på regningsopgaven hos Leverandøren.

Leverandør skal tåle, at de af Kontrakten omfattede arealer anvendes af disses brugere. Det forventes ligeledes, at samarbejdet med andre Leverandører, der ud- fører arbejder for Aarhus Kommune på arealerne, forløber gnidningsløst.

De fremtidige Kontrakter for delaftale 1-6 er gældende fra den 15. april 2019 til den 14. april 2023.

Den fremtidige Kontrakt for delaftale 7 er gældende fra 1. marts 2019 til den 28. februar 2023.

Alle Kontrakter kan af Aarhus Kommune forlænges yderligere 3 gange á op til 12 måneder på uændrede vilkår eller på ændrede vilkår, som aftales mellem parterne og som samlet set er økonomisk gunstige for Aarhus Kommune.

Perioden fra Kontraktindgåelsen indtil Kontraktens ikrafttræden skal fungere som forberedelsesperiode for Leverandøren således, at Leverandøren er klar til at påbe- gynde udførelse af opgaverne uden yderligere forberedelse henholdsvis pr. 1. marts 2019 og pr. 15. april 2019. Aarhus Kommune betaler ikke særskilt vederlag til Leverandøren i forberedelsesperioden.

Aarhus Kommunes forbehold

Det anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysnin- ger fra tidligere regnskabsperiode.

Mængder i tilbudslisten er baseret på det forventede omfang. Mængderne kan æn- dre sig indtil kontraktstart. Det bliver mængderne baseret på digitale registrerin- ger, der danner grundlag for den endelige kontraktsum.

Den valgte Xxxxxxxxxx må acceptere større eller mindre ændringer i standardple- jens, samt bestillingsopgavernes omfang i kontraktperioden med baggrund i æn- dringer af behov mv.

Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer, politiske og/eller ledelsesmæssige beslutninger mv. samt overdragelse af kommu- nale arealer/opgaver til private virksomheder, brugere o. lign. På samme måde kan der ske tilgang af arealer, hvis Aarhus Kommune får behov for oprettelse af f.eks. nye institutioner eller idrætsanlæg.

Leverandøren skal, uden særskilt vederlag, ligeledes acceptere eventuelle ændrin- ger af/eller indførelse af nye digitale systemer, der anvendes af Aarhus Kommune på denne opgave. Systemerne forventes ikke at påføre Leverandøren en væsentlig byrde.

4. Tilbudsbehandling

Registrering og åbning

Tilbudsgivers tilbud skal uploades i det elektroniske udbudsværktøj Ethics senest til den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbud- det uploades rettidigt.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kom- mune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret.

Fortrolighed

Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksomhed hen- ledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt.

Aarhus Kommune er i forbindelse med tildelingen af kontrakten forpligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af tilbudsgivere. Det betyder, at Aarhus Kommune, over for de fravalgte tilbudsgivere, er forpligtet til at angive navnet på de vindene tilbudsgivere samt beskrive de vindende tilbuds relative fordele, herun- der for delaftale 7 hvilke forhold Aarhus Kommune særligt har lagt vægt på ved til- delingen.

Bemærk at Aarhus Kommune på hver af delaftalerne oplyser alle tilbudsgivere om de afgivne totale tilbudssummer for den pågældende delaftale.

Procedure for behandling af tilbud

De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure:

1. Udelukkelse:

I første omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til de udelukkelsesgrunde, der er opstillet under udbudsbetingelserne afsnit 5.

2. Egnethed:

I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til egnethed, dvs. de mindstekrav, der er opstillet under udbudsbetingelserne afsnit 6. Såfremt mindstekravene til egnethed ikke er opfyldt, anses til- buddet for ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling.

3. Tildeling af kontrakt:

I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tilde- lingskriteriet, jf. henholdsvis udbudsbetingelsernes afsnit 7 og afsnit 8, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.

I forbindelse med evalueringen pålægges følgende omkostninger til den årlige vægtede tilbudssum for henholdsvis de eksterne bud og det interne bud:

Delaftale 1:

Internt bud: 4.318 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 7.467 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umid- delbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgåelse med en ekstern leverandør.

Delaftale 2:

Internt bud: 20.626 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 23.952 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umiddelbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgå- else med en ekstern leverandør.

Delaftale 3:

Internt bud: 5.979 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 9.215 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umid- delbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgåelse med en ekstern leverandør.

Delaftale 4:

Internt bud: 26.530 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 28.767 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umiddelbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgå- else med en ekstern leverandør.

Delaftale 5:

Internt bud: 3.321 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 9.054 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umid- delbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgåelse med en ekstern leverandør.

Delaftale 6:

Internt bud: 5.979 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 9.303 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umid- delbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgåelse med en ekstern leverandør.

Delaftale 7:

Internt bud: 161.590 kr. i indirekte omkostninger

Eksternt bud: 160.599 kr. Beløbet dækker de omkostninger, som ikke umiddelbart bortfalder for Aarhus Kommune, i tilfælde af en aftaleindgå- else med en ekstern leverandør.

Beløbene pålagt eksternt bud er beregnet som et årligt gennemsnit for en 7-årig periode. Alle ovenstående beløb er i danske kr. ekskl. moms.

Forhandling

Det skal understreges, at Aarhus Kommune og tilbudsgivere ikke kan forhandle om de afgivne tilbud.

Underretning

Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tilde- lingsbeslutningen.

Før endelig tildeling skal oplysningerne i ESPD’en verificeres jf. afsnit 6.1. Der vil blive sendt meddelelse ud til de relevante tilbudsgivere, når dette bliver aktuelt.

Der gøres opmærksom på, at Aarhus Kommune tidligst må underskrive Kontrakt efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.

Det forventes, at der kan indgås Kontrakt i uge 46 eller umiddelbart efter.

5. Udelukkelsesgrunde

Aarhus Kommune kan ikke indgå Kontrakt med tilbudsgivere, der er omfattet af én eller flere af nedenstående udelukkelsesgrunde. Oplysninger vedrørende dette af- gives via ESPD’en. Der henvises til punkt 6.1 Udfyldelse af ESPD.

Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune af- vise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens § 159, stk. 5.

Aarhus Kommune accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som

 Ved endelig dom er dømt for:

 Kriminel organisation

 Bestikkelse

 EU-svig

 Terrorhandlinger

 Hvidvaskning af penge

 Børnearbejde

 Menneskehandel

 Har personer i ledelsen, der er dømt for nogle af ovenstående forhold

 Har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 100.000 kr. eller derover, med- mindre betingelserne i Udbudslovens § 135, stk. 4, nr. 1, 2 eller 3 er opfyldt.

 Har interessekonflikter med Ordregiver, der ikke kan afhjælpes

 Har foretaget konkurrencefordrejende handlinger som følge af virksomhedens forudgående inddragelse i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det pågældende udbud, som ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende foranstaltninger

 Har givet groft urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger omkring visse af ovenstående oplysninger

 Har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejds- retlige område

 Er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. Ud- budslovens § 137, nr. 2

 Aarhus Kommune kan påvise, der i forbindelse med udøvelse af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet. Vurderingen af, hvorvidt der er tale om alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, vil blive foretaget i henhold til proportionalitets- princippet i udbudslovens § 2, stk. 1

 Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, der har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på kon- kurrencefordrejning

 Aarhus Kommune kan påvise, der væsentligt har misligholdt en tidligere of- fentlig kontrakt

 Aarhus Kommune kan påvise, der uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren,

eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger.

6. Egnethedskriterier

Aarhus Kommune kan ikke indgå kontrakt med en tilbudsgiver, der ikke vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de ne- denfor angivne kriterier. Som foreløbig dokumentation for opfyldelse af kriterierne udfyldes ESPD i Ethics.

Udfyldelse af ESPD

De oplysninger, der skal fremgå af ESPD’en, vedrører afsnit 5 om udelukkelses- grunde samt afsnit 6 om egnethedskriterier. Der skal udfyldes én samlet ESPD for afgivelse af tilbud på delaftale 1-6 ”ESPD delaftale 1-6”og en separat ESPD for af- givelse af tilbud på delaftale 7 ”ESPD delaftale 7”.

Vejledning til udfyldelse af ESPD kan findes via følgende link:xxxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XXXX

Aarhus Kommune vil, inden tildeling af Kontrakten, indhente dokumentation for pålideligheden af de oplysninger, der fremgår af ESPD’en fra de tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med.

De efterspurgte oplysninger i henhold til ESPD udfyldes direkte i Ethics udbudssy- stem.

De tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med, skal kunne fremskaffe dokumentation for oplysningerne i ESPD’en inden for en frist på 15 arbejdsdage. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accep- teres denne, såfremt den er maksimum 3 måneder gammel. Der gøres opmærk- som på, at der kan forventes op til 2 ugers behandlingstid ved udstedelse af ser- viceattester.

Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller le- delsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattest.

Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fire år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeat- test.

I praksis kan tilbudsgiver indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæ- ring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjem- meside.

Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal i ESPD’en under del IV: Udvælgelseskriterier, B: Økonomisk og finansiel formåen angive nedenstående nøgletal for de seneste 2 afsluttede regn- skabsår:

- Årsomsætning ekskl. moms på pleje af grønne områder, vintertjeneste, pleje af udendørs idrætsanlæg samt nyanlæg af grønne områder.

- Egenkapital

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:

 Har en gennemsnitlig årlig omsætning ekskl. moms på pleje af grønne områ- der, vintertjeneste, pleje af udendørs idrætsanlæg samt nyanlæg af grønne områder de seneste 2 disponible regnskabsår, på:

 10 mio. kr. ekskl. moms, såfremt der udelukkende afgives tilbud på en el- ler to af delaftalerne 1-6.

 15 mio. kr. ekskl. moms, såfremt der afgives tilbud på mere end to af del- aftalerne 1-6.

 15 mio. kr. ekskl. moms, såfremt der udelukkende afgives tilbud på delaf- tale 7

 25 mio. kr. ekskl. moms, såfremt der afgives tilbud på en eller to af delaf- talerne 1-6 samt på delaftale 7.

 30 mio. kr. ekskl. moms, såfremt der afgives tilbud på mere end to af del- aftalerne 1-6 samt på delaftale 7.

Oplysning anføres i ESPD del IV, B.

Bemærk jf. ovenstående, at såfremt man som tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delaftaler, end hvad man er berettiget til jf. ovenstående, vil afgivne til- bud på samtlige delaftaler blive erklæret ukonditionsmæssige.

 Har en positiv egenkapital de seneste 2 disponible regnskabsår. Egenkapital anføres i ESPD del IV, B, under punktet Nøgletal

Teknisk og / eller faglig formåen

Referencer udfyldes i ESPD afsnit IV: Udvælgelseskriterier, C: Teknisk og faglig formåen.

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:

 For afgivelse af tilbud på delaftale 1-6: I ESPD for delaftale 1-6 angiver refe- rencer fra minimum 3 lignende leverancer inden for de seneste 3 år (Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer).

 Med lignende referencer forstås for delaftale 1-6 pleje af grønne områder og vintertjeneste. Referencerne kan omhandle både pleje af grønne områder og vintertjeneste eller en af delene. Hver af disse referencer skal have et omfang på minimum 1. mio. kr. årligt pr. reference. Der skal angives mindst 2 referencer for pleje af grønne områder og for vintertjeneste mindst 1 reference. I ESPD del IV, C anføres referencer (max 10). For hver refe- rence angives beskrivelse af arbejdet (type og omfang), kunde, kontaktop- lysninger og omsætning

 For afgivelse af tilbud på delaftale 7: I ESPD for delaftale 7 angiver referencer fra minimum 3 lignende leverancer inden for de seneste 3 år (Aarhus Kom- mune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer).

 Med lignende referencer forstås for delaftale 7 vedligeholdelse af udendørs idrætsanlæg (herunder sportsplæner), samt pleje af grønne områder. Refe- rencerne kan omhandle både vedligeholdelse af udendørs idrætsanlæg og pleje af grønne områder eller en af delene. Minimum én af referencerne skal omfatte pleje af 20 sportsplæner eller flere. Desuden skal samme eller mini- mum én af de øvrige referencer omfatte vedligehold af udendørs idrætsan- læg typemæssigt svarende til de udbudte. Hver af disse referencer skal have et omfang på minimum 1. mio. kr. årligt. I ESPD del IV, C anføres re- ferencer (max 10). For hver reference angives beskrivelse af arbejdet (type og omfang), kunde, kontaktoplysninger og omsætning

Opfyldelse af krav til referencer vurderes særskilt for hver af de to ESPD doku- menter (delaftale 1-6 og delaftale 7). Såfremt der afgives tilbud på både delaftale 1-6 og delaftale 7 kan én og samme reference derfor indgå i begge ESPD doku- menter.

Konsortier

Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), skal de kræ- vede oplysninger under afsnit 5 og 6 i nærværende udbudsbetingelser afgives for hver deltager i konsortiet, dvs. at der skal udfyldes et ESPD pr. konsortiedeltager. Det vil dog i forbindelse med vurderingen være det samlede konsortiets oplysnin- ger, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedelta- gerne, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have be- tydning for vurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydel- ser/roller angives, således at det fremgår med hvilken konsortiedeltager, som Aar- hus Kommune, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter.

Ved vurderingen af, hvorvidt konsortiet opfylder kravene til økonomisk og finansiel kapacitet, anvendes følgende metode:

Tallene for henholdsvis omsætning og egenkapital for de respektive konsortiedel- tager summeres. Konsortiet skal således samlet set opfylde kravene til økonomisk og finansiel kapacitet.

Såfremt tilbud afgives af et konsortium, angives referencer som efterspurgt i punkt 6.3 i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referen- cer i punkt 6.3 gælder hele konsortiet samlet set. Der skal således ikke angives minimum 3 og maksimum 10 referencer pr. konsortiedeltager.

Deltager virksomheden i udbudsprocessen som en del af et konsortium, udfyldes spørgsmålet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsprocessen sammen med an- dre?” i ESPD under del II: ”Oplysninger om den økonomiske aktør” bekræftende, og alle konsortiedeltagere skal således besvare denne del af ESPD bekræftende.

Konsortiedeltagerne afgiver tilbud i fællesskab og hæfter solidarisk og direkte i for- hold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for op- lysninger afgivet i ESPD, vil konsortiedeltagerne skulle udfylde og underskrive en

konsortieerklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori konsortiets sammensæt- ning og hæftelse bekræftes.

Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders for- måen

Hvis tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af et tilbud baserer sig på andre enhe- ders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver angive dette samt omfanget heraf i ESPD under Del II: ”Oplysnin- ger om den økonomiske aktør”, C: ”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders

kapacitet”.

Den enhed, hvorpå virksomheden baserer sig, skal ligeledes udfylde et ESPD, men skal i denne del af ESPD sætte kryds i ”nej”.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle for- måen, anvendes følgende metode til vurderingen af, hvorvidt kravene til økono- misk og finansiel formåen er opfyldt:

Tallene for henholdsvis omsætning og egenkapital for tilbudsgiver og den/de andre enheder summeres. Tilbudsgiver og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår til- budsgivers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet tilbudsgi- vers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen, angives referencer som efterspurgt i punkt 6.3 i ESPD for den enhed, som referen- cen tilhører. Kravene til antal referencer i punkt 6.3 gælder tilbudsgiver og den/disse andre enheder samlet set. Der skal således ikke angives minimum 3 og maksimum 10 referencer pr. enhed.

Opmærksomheden henledes på, at såfremt tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på andre enheder, skal den/de pågældende enheder udføre den del af Kontrakten, som enhedens kapacitet relaterer sig til.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske for- måen, hæfter tilbudsgiver og de pågældende enheder solidarisk og direkte i for- hold til Aarhus Kommune.

I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil den enkelte enhed, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på, skulle udfylde og un- derskrive en erklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori det bekræftes, at en- heden stiller sine ressourcer til rådighed i forbindelse med opgaven.

Brug af underleverandører

Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af Kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets punkt II D oplyses, hvilke dele af Kon- trakten tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tids- punktet for tilbuddets afgivelse.

Endvidere skal den / de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B.

Såfremt tilbudsgiver desuden ønsker at basere sin økonomiske og finansielle for- måen og/eller tekniske og faglige formåen på underleverandørers kapacitet, henvi- ses til det i punkt 6.5 anførte herom.

7. Tildelingskriterium delaftale 1-6

Én tilbudsgiver kan maksimalt blive tildelt 3 af delaftalerne 1-6 og herud- over delaftale 7, det vil sige i alt 4 delaftaler. Det er ikke muligt for til- budsgiver at angive en prioriteret rækkefølge af de delaftaler, som til- budsgiveren afgiver tilbud på. Det er ikke muligt at angive en kombinati- onsrabat (rabat hvis flere aftaler vindes).

Delaftale 1-6:

Kontrakten på hvert af delaftalerne 1-6 vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet pris. Der skal for hver delaftale afgives tilbud på både den faste del af opgaven og opti- onen. Der evalueres på den samlede totalpris (dvs. inklusive optionen).

I den samlede evaluering indgår opgaverne med følgende vægtning: Standardopgaver = 70 %

Bestillingsopgaver (herunder regningsarbejder) = 30 %

Det vil sige, at totalprisen for standardopgaver vægtes med 70 % og totalprisen for Bestillingsopgaver (inkl. regningsarbejder) med 30 %. Herefter summeres de to vægtede beløb, derefter pålægges omkostninger som oplyst under afsnit 4.3., og den pris, der fremkommer herefter, er prisen, der indgår i evalueringen.

Delaftale 1-6 tildeles således:

Delaftaler med kun et tilbud:

Hvis der kun er et bud på en eller flere delaftaler, tildeles den bydende tilbudsgiver denne/disse delaftale(r) først.

Delaftaler med flere tilbud:

Delaftalerne tildeles efterfølgende i den rækkefølge, hvor prisforskellen mellem la- veste bud og næstlaveste bud er størst med hensyntagen til, at én Leverandør maksimalt kan tildeles 3 delaftaler.

Ved opgørelsen af prisforskelle indgår samtlige afgivne tilbud, også uanset at en tilbudsgiver udgår af tildelingen som følge af, at denne har vundet 3 delaftaler.

Såfremt der er to eller flere delaftaler, hvor prisforskellen mellem laveste og næst- laveste pris er det samme, tildeles disse delaftaler i rækkefølge, således at delafta- len med den største forskel i prisen mellem laveste pris og tredje laveste pris tilde- les først osv.

Såfremt der er to eller flere delaftaler hvor to eller flere Leverandører har afgivet samme laveste pris, tildeles disse delaftaler i rækkefølge, således at delaftalen med den største forskel i prisen mellem laveste pris og næst laveste pris tildeles først osv.

På de enkelte delaftaler, hvor to eller flere Leverandører har tilbudt samme laveste pris, sker tildeling ved lodtrækning.

Ovennævnte metode resulterer i den kombination, der samlet set giver den lave- ste pris sum for alle delaftalerne med hensyntagen til det maksimale antal delafta- ler, som en tilbudsgiver må vinde.

Tilbudsliste:

Tilbudsgiverens tilbud skal indeholde en udfyldt tilbudsliste. Tilbudsliste for delaf- tale 1-6 skal benyttes, bemærk at der er en fane pr. delaftale.

Tilbudslisten er vedlagt som både Excel og PDF. Excel tilbudslisten udfyldes og vedlægges tilbuddet, mens PDF udgaven udelukkende betragtes som reference. Tilbudsgiver skal derfor IKKE skrive i PDF udgaven, og heller ikke returnere den ved tilbudsafgivelse.

Alle felter under ”enhedspris” i Excel tilbudslisten udfyldes.

De afgivne enhedspriser gælder for såvel den faste del af opgaven samt for optio- nen, der er således ikke adgang til at afgive særskilt pris på optionen på de en- kelte delaftaler.

Tilbudslisten indeholder to kolonner med mængder, en for den faste del af opga- ven og en med optionen. De to kolonner summeres i kolonnen ”mængde samlet”.

Tilbudslisten er beskrevet i Tilbuds- og afregningsgrundlag i Kvalitetsbeskrivelsen for delaftale 1-6 punkt TAG.

Tilbud skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle øvrige afgifter og gebyrer, herunder miljø- og energiafgifter/-gebyrer. Priserne skal indeholde alle nødvendige udgifter til udførelse af opgaverne, medmindre andet fremgår udtryk- keligt af Kvalitetsbeskrivelse 2018 for delaftale 1-6, herunder alle omkostninger til personale på opgaven.

Såfremt der er positioner på tilbudslisten, som tilbudsgiver ikke ønsker betaling for, bedes tilbudsgiver udfylde prisfeltet med kr. 0 for de pågældende positioner. Såfremt Aarhus Kommune i forbindelse med tilbudsevalueringen konstaterer, at et eller flere prisfelter ikke er udfyldt, vil dette ligeledes blive opfattet som en pris på kr. 0 for de pågældende positioner.

Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at alle mængder og priser reguleres én gang årligt, jf. Særlige betingelser delaftale 1-6 punkt 4.2.1.

De på tilbudslisten anførte mængder for standardpleje svarer til 1 kalenderårs drift, jf. dog punkt 3.4. Aarhus Kommunes forbehold. Mængderne for bestillingsop- gaver er alene et estimat for ligeledes 1 kalenderårs drift.

Ordregiver vil evaluere prisen ud fra den samlede tilbudte pris pr. år (inklusiv opti- onen og pålagte omkostninger, jf.afsnit 4.3.).

Prisen beregnes ud fra den samlede tilbudte sum pr. år inkl. både standardopgaver og bestillingsarbejde (herunder regningsarbejde), hvor standardopgaver og bestil- lingsopgaver (inkl. regningsarbejde) er vægtet med de anførte vægte, jf. punkt 7 Tildelingskriterium delaftale 1-6. Derefter pålægges omkostninger som oplyst under afsnit 4.3.

Det understreges, at de på tilbudslisterne oplyste mængder udelukkende er estima- ter over opgavernes årlige omfang, hvorfor de faktiske mængder kan afvige i større eller mindre omfang i såvel positiv som negativ retning. Ændringer i mængder kan ikke medføre ændringer i de tilbudte priser i kontraktperioden.

8 Tildelingskriterium delaftale 7:

Kontrakten på delaftale 7 tildeles den Leverandør, der afgiver det for Aarhus Kom- mune økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.

De indkomne tilbud på delaftale 7 vurderes på baggrund af følgende underkrite- rier:

Underkriterium

Vægt

Pris:

Standardopgaver = 70 %

Bestillingsopgaver (inkl. regningsarbejder) = 30 %

55 %

Kvalitet:

Vurdering af handlingsplan = 45 %

Opgavebesvarelse 8.1, 8.2 og 8.3 = 15 % Organisation, udvikling og samarbejde = 40 %

45 %

8.1 Underkriterium 1, Pris

Tilbudsgiverens tilbud skal indeholde en udfyldt tilbudsliste. Tilbudsliste delaftale 7 skal benyttes.

Tilbudslisten er vedlagt som både Excel og pdf. Excel tilbudslisten udfyldes og ved- lægges tilbuddet.

Tilbudslisten udfyldes og vedlægges tilbuddet, mens PDF udgaven udelukkende betragtes som reference. Tilbudsgiver skal derfor IKKE skrive i PDF udgaven, og heller ikke returnere den ved tilbudsafgivelse.

Alle felter under ”enhedspris” i Excel tilbudslisten udfyldes.

Tilbudslisten indeholder to kolonner med mængder, en for distrikt Vest og en for distrikt Nord. De to kolonner summeres i kolonnen ”mængde samlet”.

Tilbudslisten er beskrevet i Tilbuds- og afregningsgrundlag i Kvalitetsbeskrivelsen punkt TAG.

Tilbud skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. eventuelle øvrige afgifter og gebyrer, herunder miljø- og energiafgifter/-gebyrer. Priserne skal indeholde alle nødvendige udgifter til udførelse af opgaverne, medmindre andet fremgår udtryk- keligt af Kvalitetsbeskrivelse 2018 for delaftale 7, herunder alle omkostninger til personale på opgaven.

Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at alle mængder og priser reguleres én gang årligt, jf. Særlige betingelser delaftale 7 punkt 4.2.1.

Ordregiver vil evaluere prisen ud fra den samlede tilbudte pris pr. år pålagt omkost- ninger, jf. afsnit 4.3. Prisen beregnes ud fra den samlede tilbudte sum pr. år inkl. både standardopgaver og bestillingsarbejde (herunder regningsarbejde), hvor stan- dardopgaver og bestillingsopgaver (inkl. regningsarbejder) er vægtet med de an- førte vægte, jf. punkt 8. Tildelingskriterium delaftale 7. Derefter pålægges omkost- ninger som oplyst under afsnit 4.3.

8.2 Underkriterium 2, Kvalitet

Tilbudsgiver skal anvende UB Bilag 3, Tilbudsskabelon delaftale 7 for udfyldelse af underkriteriet punkt 8.2 Kvalitet.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der til ”handlingsplan” og ”organisation, udvikling og samarbejde” kun kan skrives 5 sider for hver besvarelse. Fonde er angivet i tilbudsskabelonen. Udfylder tilbudsgiver mere end 5 sider, er det kun de første 5 sider der medtages i evalueringen. Der kan tillige vedlægges op til 5 bilag for hver besvarelse, på hver maksimalt 2 sider. Bilagene indgår i den samlede evaluering. Er et bilag mere end 2 sider, er det kun de første 2 sider, der medta- ges i evalueringen. Til ”opgavebesvarelse” har tilbudsgiver 6 sider i alt til besva- relse af opgave 8.1,8.2 og 8.3. Udfylder tilbudsgiver mere end 6 sider i alt, er det kun de første 6 sider der medtages i evalueringen

Handlingsplan

Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet en handlingsplan, for hvorledes entreprisen vil blive udført både i implementeringsfasen, indkøringsfasen og i hele kontraktpe- rioden.

Det skal fremgå af handlingsplanen, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at entreprisen til enhver tid udføres til opfyldelse af de tids-og kvalitetskrav, der fremgår af ud- budsmaterialet, herunder hvordan der tages hånd om eventuelle fejl og mangler.

Handlingsplanen skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes implementerings- og indkøringsperioden vil forløbe, og hvilke tiltag tilbudsgiveren vil foretage for at sikre en god og gnidningsfri overtagelse af udførelsen af entreprisen for Sport & Fritid.

Handlingsplanen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil styre opgaven og udføre egenkontrollen, så Sport & Fritid har mindst mulig administra- tion, også i forhold til eventuelle underleverandører.

Det vil i evalueringen indgå med positiv vægt:

 At planen afspejler nytænkning og effektivisering af arbejdsgange og udførel- sesmetoder i forhold til de arbejdsbeskrivelser, som er indeholdt i udbudsmate- rialet

 At planen er detaljeret og viser principper for arbejds- og bemandingsplaner, som tilbudsgiver vil anvende for at sikre kvalitets-og tidmæssigt korrekt udfø- relse af entreprisen, således at der er tryghed for en kontraktmæssig opgave- udførelse

 At planen viser, at der tages hånd om implementeringen, på en sådan måde, at sandsynligheden for en god og gnidningsfri overtagelse af udførelsen af entre- prisen højnes

 At planen viser en meget høj styring i løsning af konkrete opgaver med meget god kvalitetssikring og kontrol (egenkontrol), herunder opfølgning på eventu- elle mangler og afvigelser samt læring heraf dels i Tilbudsgivers organisation og dels med Aarhus Kommunes medarbejdere

 At planen med konkrete eksempler viser, hvorledes egenkontrollen udføres og dokumenteres med mindst mulig administration for Sport & Fritid

Opgavebesvarelser

Tilbudsgiver skal besvare 3 opgaver. Der afgives én samlet pointscore for alle 3 opgavebesvarelser, og de 3 opgavebesvarelser indgår med lige stor vægt i evalue- ringen.

Opgave 1:

I forbindelse med drift og vedligeholdelse af udendørs idrætsanlæg har hensynet til brugernes ønsker og behov høj prioritet.

Opgaven: Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvorledes han vil tilrettelægge arbej- dernes udførelse under hensyn til brugernes ønsker og behov. Ligeledes hvordan han vil sikre, at der sker en tæt løbende dialog med brugerne med positiv værdi for alle parter.

Det vil i evalueringen indgå med positiv vægt:

 At besvarelsen indeholder beskrivelser, der viser, at Tilbudsgiver kontinuerligt vil have en god dialog og kontakt med brugerne af de udendørs idrætsanlæg.

 At besvarelsen viser, at Tilbudsgiver har en høj faglighed i tilgangen til klubber- nes ønsker om pleje og mulighederne herfor.

 At besvarelsen viser, at arbejdet tilrettelægges i dialog med brugerne, og at der sker en tilstrækkelig koordinering med brugerne både ift. de opgaver bru- gerne selv varetager (opkridtning af banerne) men også i forhold til at plejen koordineres under hensyntagen til brugen af banerne.

Opgave 2:

Tidligt i foråret opdager tilbudsgiver, at en boldbane har været i brug udenfor sæ- sonen. Pga. årstiden og banens beskaffenhed (meget fugtig og ingen vækst i græsset) er der opstået mange skridspor og huller i banen. Naboerne til anlægget fortæller, at det er den lokale klub, som har afviklet en kamp i weekenden.

Opgaven: Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan han vil handle i den givne situ- ation. Herunder opstille tidsplan og plejeplan for retablering af banen.

Det vil i evalueringen indgå med positiv vægt:

 At besvarelsen indeholder beskrivelser, der viser en god kommunikation, i det øjeblik den uønskede brug konstateres, med henholdsvis Sport og Fritid samt den pågældende klub.

 At besvarelsen beskriver, hvorledes leverandøren på tilstrækkelig vis vil være i stand til at dokumentere, hvilket arbejde Tilbudsgiver har udført på banen i ef- teråret og hvorledes standen var herefter.

 At besvarelsen, herunder tidsplan og plejeplan, beskriver løsninger som giver Sport & Fritid sikkerhed for at leverandøren på en positiv og forståelig måde kan kommunikere med klubben vedr. den uønskede brug af banen og samtidig kan genoprette banen, så der hurtigt kan spilles på den igen.

 At besvarelsen beskriver løsninger, der viser, at Tilbudsgiver inddrager den på- gældende klub i arbejdet med genopretningen af banen, så klubben selv kan være med til at reparere den ødelagte bane.

 At besvarelsen beskriver, hvordan Tilbudsgiver via kommunikation med klub- ben kan bidrage til at nedbringe risikoen for, at den uønskede brug gentager sig.

Opgave 3:

Der har ligget sne på boldbanerne i hele perioden fra medio december til medio marts. Ca. en tredjedel af banerne er nu hårdt angrebne af sneskimmel.

Opgave: Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan han vil takle situationen, herun- der hvilke informationer og data, han vil indsamle og viderebringe til Sport & Fri- tid. Tilbudsgiver skal opstille forslag til en tidsplan og plejeplan for genopretning af banerne. Herunder også et forslag til information til klubberne.

Det vil i evalueringen indgå med positiv vægt:

 At besvarelsen beskriver en kommunikation med Sport & Fritid, der gør det muligt for S&F at få et godt overblik over skaderne samt de nødvendige tiltag for genopretning af banerne.

 At besvarelsen – herunder tidsplan og handleplan, beskriver løsninger, som gi- ver Sport &Fritid sikkerhed for, at leverandøren på baggrund af sit faglige kendskab kan sikre en tilstrækkelig genopretning af banerne inden sæsonstart.

 At besvarelsen afspejler, hvorledes tilbudsgiver vil være behjælpelig ift. kom- munikation til de berørte klubber.

Organisation, udvikling og samarbejde

Tilbudsgiver skal beskrive den organisation, som tilbudsgiver vil kunne trække på til udførelse af opgaven, og der skal vedlægges en organisationsplan for den del af tilbudsgivers virksomhed, der skal udføre opgaven, herunder beskrives, hvorledes instruktion af medarbejderne gennemføres både i implementeringsperioden og lø- bende under Kontraktens udførelse, når der sker udskiftninger.

Tilbudsgiver skal ligeledes beskrive, hvorledes samarbejde og kommunikation om især brugerhenvendelser, men også i forhold til Sport & Fritids organisation tæn- kes gennemført. Beskrivelsen skal indeholde detaljer om, hvordan samarbejde og kommunikation skal foregå med Sport og Fritid og arealernes brugere.

Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan han vil arbejde med at udvikle og effektivisere inden for de enkelte opgaver, så der hele tiden skabes mest værdi for pengene.

Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes tilbudsgiver vil sikre inddragelse af og vi- densdeling med Sport & Fritids medarbejdere på opgaven.

Det vil i evalueringen indgå med positiv vægt:

 At besvarelsen viser, at Tilbudsgiver har en ”omstillingsparat” organisation, der er klar til at bidrage med faglig viden og vilje til at udvikle konkrete områder, dels i forhold til den brug området har og dels til en anden og billigere drift.

 At tilbudsgivers besvarelse beskriver en god inddragelse af og vidensdeling med Sport & Fritids organisation.

 At besvarelsen giver Sport & Fritid sikkerhed for, at de nøglepersoner, der til- bydes, har god erfaring i samarbejde med brugere og tidligere har været invol- veret i inddragelse af brugere, gerne på idrætsanlæg.

 At tilbudsgiver i sin besvarelse kommer med konkrete eksempler, der viser en god håndtering af brugerhenvendelser, herunder eksempler på, hvordan en tæt løbende dialog med klubber og brugere på idrætsanlæggene kan sikre samspil- let mellem pleje af anlæggene og brugen af disse, således at der opnås en høj brugertilfredshed.

 At tilbudsgiver beskriver en instruktion af medarbejdere, såvel nuværende som nye, der giver Sport og Fritid sikkerhed for en høj faglighed i udførslen samt sikrer et godt samarbejde gennem hele kontraktperioden.

8.3 Samlet Evaluering

Pris:

De afgivne priser for henholdsvis standardopgaver og bestillingsopgaver (inkl. reg- ningsarbejder) vægtes med 70% for standardopgaver og 30 % for bestillingsopga- ver (inkl. regningsarbejder).

Herefter summeres de vægtede priser for standardopgaver og bestillingsopgaver (inkl. regningsopgaver) og pålægges omkostninger som nævnt i afsnit 4.3.

Den pris der fremkommer heraf omregnes til point efter nedenstående pointmodel. Den totalpris der fremkommer heraf omregnes til point efter nedenstående point- model.

Pointmodel:

Ordregiver vil evaluere tilbuddene med en pointmodel fra 0-8, hvor tilbuddene be- dømmes på de anførte parametre.

Primær model:

Der vil blive anvendt følgende lineære model:

Point= maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumspoint)/50 %) * (pris – la- veste pris)/laveste pris.

Sekundær model:

Såfremt de indkomne tilbud ikke kan rummes i den primære model, anvendes føl- gende lineære sekundære model:

Point= maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumspoint)/100 %) * (pris – laveste pris)/laveste pris.

Tertiær model:

Såfremt de indkomne tilbud ikke kan rummes i den sekundære model, anvendes følgende lineære tertiære model:

Point= maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumspoint)/150 %) * (pris – laveste pris)/laveste pris.

Kvartær model:

Såfremt de indkomne tilbud ikke kan rummes i den tertiære model, anvendes føl- gende ikke-lineære kvartære model:

Point= maksimumpoint * laveste pris/pris

Kvalitative kriterier

Der vil blive foretaget en samlet vurdering for hvert af kriterierne ”vurdering af handlingsplan”, ”opgavebesvarelse opgave 1”, ”opgavebesvarelse opgave 2”, ”op- gavebesvarelse opgave 3” samt ”Organisation, udvikling og samarbejde” ud fra de angivne parametre fra udbudsmaterialet. Hvert af kriterierne tildeles således en karakter efter nedenstående pointskala fra 0-8:

Opfyldelse af kriteriet	Point
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet	8
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet	7
God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	6
Over middel i opfyldelse af kriteriet	5
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	4
Under middel i opfyldelse af kriteriet	3
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet	2
Ringe opfyldelse af kriteriet	1
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud)	0

De tildelte point for hvert af kriterierne ”vurdering af handlingsplan”, ”opgavebesva- relse opgave 1”, ”opgavebesvarelse opgave 2”, ”opgavebesvarelse opgave 3” samt ”Organisation, udvikling og samarbejde” ganges med deres respektive vægtning, hvorefter pointene summeres og ganges med vægtningen for kvalitet (45 %).

Samlet evaluering

Afslutningsvist summeres de vægtede point for pris og kvalitet og den totale po- intscore fremkommer herved. Der afrundes til 2 decimaler og den tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den tilbudsgiver, der får tildelt Kontrakten.

9 Kvalitetsbeskrivelser

Kvalitetsbeskrivelser er vedlagt som selvstændige dokumenter. Kvalitetsbeskri- velse 2018 for delaftale 1-6 og Kvalitetsbeskrivelse 2018 for delaftale 7.

9.1 Krav til ydelsen

Krav fremgår af ovennævnte kvalitetsbeskrivelser.

9.2 Overtagelse af maskiner og materiel

Der indgår ikke overdragelse af materiel.

9.3 Overtagelse af personale

Overtagelse af personale på kontrakter med eksterne Leverandører

Der er ikke indgået aftale med de nuværende leverandører om at virksomheds- overdragelsesloven finder anvendelse. Leverandørerne har overfor Aarhus Kom- mune oplyst, at der ikke gøres brug af virksomhedsoverdragelsesloven over for deres personale. Hvis den nye leverandør vælger at ansætte medarbejdere fra den tidligere leverandør, kan der dog efter omstændighederne blive tale om virk- somhedsoverdragelse.

Aarhus Kommunes eget personale på opgaverne:

For hver delaftale er vedlagt bilag – se SB Bilag 2 Medarbejderbeskrivelse med un- derbilag (bemærk SB Bilag 2 med underbilag er forskellige for hver delaftale)

Delaftale 1-6:

Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse som aftalevilkår mellem Aarhus Kommune og Leverandøren, uanset om loven efter en selvstændig juridisk vurde- ring ikke måtte finde anvendelse. Der er derfor tale om overdragelse til Leveran- døren i henhold til lov nr. 111 af 21. marts 1979 (med senere ændringer) om løn- modtageres retsstilling (Virksomhedsoverdragelsesloven), der er baseret på EU- direktiv nr. 77/187/EØF af 14. februar 1977 om varetagelse af arbejdstagernes rettigheder i forbindelse med overførsel af virksomheder, bedrifter og dele af be- drifter, som senest ændret ved EU-direktiv nr. 98/50/EØF af 29. juni 1998.

Som følge af, at Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse som aftalevil- kår, har de overenskomstansatte medarbejdere valgfrihed med hensyn til, om de vil overgå til ansættelse hos Leverandøren eller vælge at forblive hos Aarhus Kom- mune og derved omfattes af kommunens personalepolitik for overtallige medar- bejdere. Leverandøren er således forpligtet til at overtage medarbejdere, som er væsentligt beskæftiget med udførelse af de omfattede opgaver på tidspunktet for kontraktstart. For overenskomstansatte, der vælger at lade sig overdrage til Leve- randøren, sker overdragelse i henhold til Virksomhedsoverdragelsesloven, og for

tjenestemænd kan der indgås frivillige aftaler om udlån. Tjenestemænd er ikke forpligtet til at lade sig udlåne, og tjenestemænd har tilbagegangsret til kommu- nen ved rationaliseringer og kontraktophør. Af bilagene vedr. virksomhedsoverdra- gelse (SB Bilag 2 Medarbejderbeskrivelse plus underbilag (bemærk der er en sær- skilt medarbejderbeskrivelse og særskilte underbilag pr. delaftale)), fremgår op- lysninger om de medarbejdere, der er omfattet af virksomhedsoverdragelse og ud- lån.

Der gøres opmærksom på, at der ikke kan stilles garanti for, at sammensætningen og antallet af medarbejdere vil være det samme på overtagelsestidspunktet. Så- fremt Aarhus Kommune ændrer i sammensætningen af medarbejderne frem til kontaktstart, vil Aarhus Kommune videregive denne information til Leverandøren, uden ugrundet ophold.

Leverandøren er jf. Virksomhedsoverdragelsesloven forpligtet til at præsentere sin virksomhed for de udpegede medarbejdere. Dette skal planlægges afholdt snarest muligt efter kontraktindgåelse, og senest 10 hverdage efter kontraktindgåelse.

Dette skal ske uden særskilt beregning.

Leverandøren bør endvidere afsætte tid til at afholde individuelle samtaler med medarbejderne, der overdrages, i perioden efter præsentation af sin virksomhed, for at sikre medarbejderne en god overgang til Leverandøren.

Både tjenestemænd og de overenskomstansatte skal senest 10 hverdage efter mødet, hvor Leverandøren præsenterer sin virksomhed, give Aarhus Kommune meddelelse om, hvorvidt de agter at lade sig virksomhedsoverdrage/ gøre tjeneste hos Leverandøren.

Som følge af virksomhedsoverdragelsesloven, har de overenskomstansatte medar- bejdere som minimum krav på at beholde de samme rettigheder i henhold til over- enskomsten som et individuelt ansættelsesvilkår indtil udløbet af overenskomstpe- rioden. Det præciseres, at dette ikke indebærer, at Leverandøren forpligtes til at tilslutte sig den pågældende overenskomst med de heraf følgende kollektive ret- tigheder og pligter. Tjenestemænd udlånes på deres nuværende løn og ansættel- sesvilkår, som fremgår af bilagene vedr. virksomhedsoverdragelse under hver del- aftale.

Refusionsopgørelsens saldo overføres til Leverandøren senest 3 måneder efter Kontraktens start, således at der ikke vil være uafklarede økonomiske mellemvæ- render mellem de enkelte overtagne medarbejdere og Leverandøren. Det kan ikke forventes, at alle medarbejdere er nulstillet med hensyn til overarbejde og flextid ved overdragelsestidspunktet. Og i givet fald indgår dette i refusionsopgørelsen. Aarhus Kommune udsteder som følge af ovennævnte ikke feriekort til de overførte medarbejdere.

Delaftale 7:

Overtagelse af personale på udendørs idrætsanlæg

Der er tale om overdragelse til Leverandøren i henhold til lov nr. 111 af 21. marts 1979 (med senere ændringer) om lønmodtageres retsstilling (Virksomhedsover- dragelsesloven), der er baseret på EU-direktiv nr. 77/187/EØF af 14. februar 1977 om varetagelse af arbejdstagernes rettigheder i forbindelse med overførsel af virk- somheder, bedrifter og dele af bedrifter, som senest ændret ved EU-direktiv nr.

98/50/EØF af 29. juni 1998.

Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse som aftalevilkår mellem Aarhus Kommune og leverandøren, såfremt loven efter en selvstændig juridisk vurdering ikke måtte finde anvendelse.

Dette indebærer, at Leverandøren er forpligtet til at overtage medarbejdere, som er væsentligt beskæftiget med udførelse af de omfattede opgaver på tidspunktet for kontraktstart. For overenskomstansatte sker overdragelse i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse, og for tjenestemænd kan der indgås frivillige aftaler om udlån. Tjenestemænd er ikke forpligtet til at lade sig udlåne, og tjenestemænd har tilbagegangsret til kommunen ved rationaliseringer og kontraktophør. Af bilagene vedr. virksomhedsoverdragelse for delaftale 7 fremgår oplysninger om de medar- bejdere, der er omfattet af virksomhedsoverdragelse og udlån.

Dette skal ske uden særskilt beregning,

Som følge af Virksomhedsoverdragelsesloven har de overenskomstansatte medar- bejdere som minimum krav på at beholde de samme rettigheder i henhold til over- enskomsten som et individuelt ansættelsesvilkår indtil udløbet af overenskomstpe- rioden. Det præciseres, at dette ikke indebærer, at Leverandøren forpligtes til at tilslutte sig den pågældende overenskomst med de heraf følgende kollektive ret- tigheder og pligter. Tjenestemænd udlånes på deres nuværende løn og ansættel- sesvilkår, som fremgår af bilagene vedrørende virksomhedsoverdragelse til delaf- tale 7.

10 Formkrav

10.1 Spørgsmål til udbuddet

Eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes skriftligt via Ethics Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af punkt 2.2 Tidsfrister.

Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil blive uploadet til Ethics løbende (dog senest som angivet i punkt 2.2 Tids- frister), så samtlige tilbudsgivere, kan se disse.

Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret med opdateringer i Ethics frem til tilbudsfristens udløb.

Spørgsmål, der modtages efter tidsfristen i punkt 2.2, vil kun blive besvaret, så- fremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb.

10.2 Besigtigelse

Såfremt tilbudsgiver ønsker at besigtige de omfattede arealer, er de fleste adres- ser offentlige tilgængelige udenfor åbningstid og vil dermed kunne besigtiges udenfor åbningstid. Såfremt der er behov for besigtigelse af adresser med bebo- else (fx plejeboliger), kan dette kun ske efter forudgående aftale med personalet på stedet.

10.3 Tilbudsfrist

Tilbud skal afgives i Ethics.

Tilbuddet skal være uploadet senest den 25. september 2018, kl. 12.00. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet er uploadet rettidigt.

10.4 Vilkår for afgivelse af tilbud

10.4.1 Ethics

Tilbudsgivers tilbud skal afgives via det elektroniske udbudssystem Ethics senest til den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Tilbud modtaget på andre måder end i Ethics vil ikke komme i betragtning.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i Ethics stilles skriftligt via supportfunktionen i systemet eller stilles på telefon x00 0000 0000. Al kommunikation med Ordregiver skal foregå igennem Ethics.

10.4.2 Sprog

Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Endvidere kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmate- riale på svensk, norsk, tysk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

10.4.3 Flere tilbud

Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end et tilbud pr. delaftale.

10.4.4 Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

10.4.5 Vedståelsesfrist

Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 120 dage fra fristen for modtagelse af til- bud, eller indtil der foreligger en underskrevet kontrakt, dog ikke længere end 120 dage regnet fra tidspunktet for afgivelse af tilbud.

10.4.6 Tilbudsgivers forbehold

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Alternativt kan forbehold, der ikke vedrø- rer grundlæggende elementer, søges prissat af Aarhus Kommune, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Aarhus Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet.

Det understreges, at faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne/standardiserede salgs- og leveringsbetingelser, for grundlæggende elemen- ter i udbudsbetingelserne medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver forventes at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsbe- tingelserne afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne, jf. udbudsbe- tingelsernes punkt 10.1 - Spørgsmål til udbuddet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

10.4.7 Ejendomsret

Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Aarhus Kommune.

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata