Udbudsbetingelser

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod alle offentlige institutioner i Danmark, og er forpligtende at anvende for staten, i det omfang deres indkøbsbehov kan dækkes ved brug af Rammeaftalen. For øvrige kunder som kommuner, regioner og selvejende institutioner mv. er det frivilligt at anvende Rammeaftalen, dvs. at disse har en ret – men ikke en pligt – til at anvende Rammeaftalen.

Én landsdækkende aftale

Rammeaftalen udbydes som én landsdækkende aftale, hvor der på forhånd reserveres et antal pladser til hoteller i specifikt afgrænsede geografiske områder, spredt over landets regioner og postnumre, for at sikre en bred dækning af hoteller fordelt i hele Danmark, der kan imødekomme SKI’s kunders indkøbsbehov. Det er således målet at få et bredt udsnit af hoteller fordelt over hele landet.

Ved på forhånd at reservere et antal pladser til hoteller i afgrænsede geografiske områder, åbner SKI op for, at hoteller placeret i alle områder af Danmark kan byde på rammeaftalen, og herved konkurrere med de øvrige potentielle tilbudsgivere (hoteller), der befinder sig i det nærområde, hvortil SKI har reserveret pladser på rammeaftalen. Hoteller i yderområder skal herved ikke nødvendigvis konkurrere med de hoteller, der er pla- ceret omkring landets største byer, hvorefter konkurrencen skærpes i henhold til tilbudsgiveres geografiske placering.

Opbygningen af rammeaftalen understøtter derfor hensynet til de små og mellemstore virksomheder dels, da de reserverede pladser til hoteller i geografiske områder i sig selv udgør en opdeling af rammeaftalen, ligesom de geografiske områder også omfatter mindre byer/områder, hvorved at lokale hoteller ligeledes får mulighed for at blive leverandør på rammeaftalen, og dels, da der ikke stilles særlige krav til egnethed (teknisk og faglig eller økonomisk og finansiel formåen). SKI har ydermere simplificeret udbudsmaterialet af hensyn til hoteller med mindre/ingen udbudserfaring i at afgive tilbud, herunder blandt andet ved at udbyde rammeaftalen i hen- hold til light-regimet, hvorefter der ikke stilles krav om anvendelse af ESPD, som udbud efter light-regimet tillader.

Rammeaftalen tildeles i henhold til tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvilket skal være medvirkende til at sikre, at de forskelligartede behov som kunderne har til hotelophold kan imødekommes.

Rammeaftalen forventes at blive tildelt i alt 222 aktive leverandører, samt 25 passive leverandører, hvilket er nærmere beskrevet under punkt 8.4. Kundernes ønske om en aftale med bred geografisk dækning af hoteller, hvor så mange som muligt kan få opfyldt deres behov for overnatning under aftalen til konkurrencedygtige priser, ligger til grund for antallet af tildelinger og deres geografiske opdeling.

For en nærmere beskrivelse af fordelingen af de 247 pladser henvises til bilag I.

Baggrunden for antallet af tildelinger er et ønske om en aftale med bred geografisk dækning af hoteller, hvor der på samme tid sikres en effektiv konkurrence om tildelingen af pladser på rammeaftalen.

Andre aftaler

Udover denne aftale – 16.06 Hotelophold – har SKI endvidere udbudt rammeaftalen 16.07 Konferencer, se- minarer og møder hvor det for kunderne er muligt at tilkøbe overnatning i forbindelse med konferencer, semi- narer og møder mv. som strækker sig over flere dage.

En aftale med fokus på miljø og bæredygtighed

Prioriteringen af miljø og bæredygtighed er et vigtigt parameter for kunderne i forbindelse med hotelophold, og det er afgørende for kunderne at kunne prioritere overnatninger på hoteller som eksempelvis er miljømær- kede.

I forbindelse med hoteldrift er der flere områder hvor der kan gøres tiltag for at beskytte miljøet, særligt i forbindelse med forplejning som kan købes på hotellet, den løbende rengøring af værelser og fællesområder, hotellets løbende energiforbrug samt transport til og fra hotellet.

SKI har derfor i forbindelse med udbuddet af rammeaftalen stillet flere ønsker til miljø- og klimavenlig drift af hotellet, hvorved at det enkelte hotel opnår en fordel i forbindelse med evalueringen. Der er dog i begrænset omfang stillet mindstekrav til miljø- og klimavenlig drift, da det samtidig er afgørende for SKI at få et bredt udvalg af hoteller fordelt over hele landet.

Af de forskellige ønsker til miljø- og klimavenlighed kan særligt nævnes ønskerne om at hotellet er miljømærket med enten Svanemærket, Green Key eller anvender anden passende dokumentation1, at hotellet anvender økologisk forplejning samt at det er muligt for kunderne at få opladet en el-bil på hotellet. Hoteller som har en miljø- og klimavenlig profil vil derfor blive stillet bedre i forbindelse med evalueringen.

Samtidig har SKI indført mulighed for, at kunderne i hotelapplikationen i forbindelse med fremsøgningen af et hotel til den enkelte overnatning, kan prioritere hoteller som opfylder et eller flere saglige ønsker til miljø- og klimavenlig drift af hotellet. For denne mulighed for at prioritere i hotellerne henvises til bilag D Retningslinjer for Kundens tildeling, punkt 2.1.

1 Såfremt hotellet ikke er miljømærket kan der dog også opnås evalueringspoint såfremt hotellet lever op til et eller flere an- dre ønsker som dækker afgrænsede dele af hoteldriften.

4 Den udbudte genstand

Den udbudte genstand omfatter ydelser i forbindelse med hotelophold, og kan oplistes som følger:

▪ Overnatninger med 1 person pr. værelse

▪ Xxxxxxxxx (såfremt hotellet tilbyder dette).

Herudover ønskes der hoteller som har en række forskellige faciliteter, som nærmere beskrevet i bilag B Krav- specifikation, punkt 3.

De anførte vægte er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker, jf. også rammeafta- lens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte vægte på de udbudte ydelser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre.

SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Indkøb af ydelser ifbm. hotelophold udgør en tjenesteydelse omfattet af udbudslovens light-regime, som er reguleret i udbudslovens afsnit III. SKI vil derfor anvende reglerne for light-regimet ved gennemførelse af ud- buddet i af rammeaftale 16.06 Hotelophold. Dette betyder, at udbuddet kun i begrænset omfang (i de tilfælde, hvor det er nævnt) er omfattet af udbudslovens afsnit II og de heraf afledte procedurer.

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015), jf. dog pkt. 14 om ordregivers ret til at gennemføre skriftlig forhandling. Der vil således ikke ske forudgående prækvalifikation af tilbudsgiverne.

Den udbudte rammeaftale tildeles flere leverandører, og SKI forventer at tildele rammeaftalen til 222 leveran- dører samt 25 passive leverandører. I alt tildeles således 247 leverandører.

SKI indgår således en (enslydende) rammeaftale med hver af de tildelte leverandører. Disse vil udgøre paral- lelle rammeaftaler, jf. rammeaftalen.

Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på de parallelle ram- meaftaler er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.1.1 ”Standby-rammeaftale”

SKI ønsker at kunne bevare en tilstrækkelig kapacitet på rammeaftalen i hele dennes varighed, herunder hvis en af de parallelle rammeaftaler med en af de 222 tildelte aktive leverandører bringes til ophør. SKI forventer derfor - udover de 222 leverandører - yderligere at tildele 25 passive leverandører på ventelistepladser i for- bindelse med udbuddet. Rammeaftalerne med disse 25 passive leverandører vil indtil eventuel aktivering blive benævnt ”Standby-rammeaftaler”, jf. også rammeaftalens punkt 15.4. I alt tildeles således 247 leverandører. En eller flere af disse 25 ”Standby-rammeaftaler” vil kunne blive aktiveret, hvis en eller flere af de parallelle rammeaftaler med de 222 aktive leverandører bringes til ophør.

Processen for tildeling af ”Standby-rammeaftaler” er beskrevet i pkt. 8.4.1.

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforplig- telse for staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i staten. En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er dog undtaget fra afta- geforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.

Rammeaftalen er endelig en frivillig aftale for de øvrige abonnenter hos SKI, som fremgår af bilag A. Dette indebærer, at det er frivilligt for øvrige abonnenter hos SKI om de vil gøre brug af rammeaftalen. De har således en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.

Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens/leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leve- randøren/leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kundernes tildeling af leveringskontrakter under rammeaftalen skal følge retningslinjerne i bilag D.

Leveringskontrakten, bilag E, træder automatisk i kraft ved Kundens modtagelse af ordrebekræftelse af en Ydelse omfattet af Rammeaftalens sortiment til den leverandør, der i henhold til processen i bilag D tildeles leveringskontrakten. Kundens modtagelse af en ordrebekræftelse fra Leverandøren udgør derfor en juridisk gyldig aftale, hvorfor der ikke oprettes unik leveringskontrakt ved hver modtagelse af ordrebekræftelse.

Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.

5.6 Rammeaftalens dokumenter

Nedenfor findes en oversigt over de dokumenter som indgår som en del af Rammeaftalen, og dermed udgør aftaleforholdet mellem Leverandøren og SKI, Leverandøren og SKI’s kunder samt mellem SKI og SKI’s kun- der.

Det er alene nedenstående dokumenter som udgør aftalegrundlaget i henhold til Rammeaftalen. Eventuelle standardbetingelser eller lignende som Leverandøren anvender, finder ikke anvendelse i aftaleforholdet i hen- hold til Rammeaftalen, og kan derfor ikke anvendes overfor SKI eller SKI’s kunder medmindre andet konkret er anført i de enkelte dokumenter.

Alle krav i dokumenterne skal efterleves af Leverandøren i hele Rammeaftalens løbetid, medmindre andet konkret er angivet i de enkelte dokumenter.

Følgende dokumenter er en del af Rammeaftalen:

Dokument	Beskrivelse	Aftaleforhold imellem
Rammeaftale	SKI’s aftaleforhold med leverandøren. Rammeaftalen fastlægger SKI’s og Leverandørens indbyrdes rettighe- der og forpligtelser herunder særligt kravene til pris- justeringer.	SKI og Leverandøren
Bilag A Kundeliste	PDF-dokument med beskrivelse af de forskellige kun- detyper, samt excel-dokument med liste over de kun- der som kan anvende Rammeaftalen.	SKI og Leverandøren SKI’s kunder og Leverandøren
Bilag B Kravspecifikation	Beskriver de forskellige krav som SKI stiller til hotel- lerne og de værelser som bliver stillet til rådighed på Rammeaftalen.	SKI og Leverandøren SKI’s kunder og Leverandøren
Bilag C Leverandørens til- bud (tilbudslisten)	Oversigt over de produkter og ydelser som tilbudsgi- veren skal afgive tilbud på.	SKI og Leverandøren SKI’s kunder og Leverandøren
Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskon- trakt	Beskriver hvorledes kunderne skal finde et hotel at overnatte på og hvilke kriterier som kunderne kan lægge vægt på i den forbindelse. Herudover beskriver bilaget hvordan kunderne skal foretage en tildeling til det fundne hotel.	SKI’s kunder og Leverandøren SKI og SKI’s kunder
Bilag E Leveringskontrakt	Beskriver de betingelser som gælder i forbindelse med kundernes bookning af et hotelværelse samt kunder- nes ophold på hotellet. Dette drejer sig særligt om, men er ikke begrænset til: - Betingelser for at annullere opholdet - Krav til check-in og check-ud, eksempelvis tidspunkter - Betaling og fakturering - Mangler ved hotellet/værelset samt leveran- dørens afhjælpningspligt	SKI’s kunder og Leverandøren
Bilag F Leverandørens rapportering til SKI	Regulerer leverandørens rapporteringer til SKI om- kring de overnatninger og den omsætning det enkelte hotel har haft på Rammeaftalen.	SKI og Leverandøren
Bilag G CSR	Beskriver de minimumskrav som SKI stiller til leveran- dørens samfundsansvar.	SKI og Leverandøren SKI’s kunder og Leverandøren
Særbilag 1 Trepartsaftale	Beskriver statslige organisationers pligt til at anvende Rammeaftalen (aftaleforpligtelsen), samt de undta- gelser som gælder hertil.	SKI’s kunder og Leverandøren SKI og SKI’s kunder

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
16. september 2022	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
Flere datoer	Informations- og spørgemøder, jf. punkt 11.2.
11. oktober 2022	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
18. oktober 2022, kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
Primo november (forventet)	Indhentning af dokumentation
Medio november (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Ultimo november (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.
Ultimo november (forventet)	Implementering
1. januar 2023	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.

7 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:

Tildelingskriterium	Underkriterier	Vægt
Bedste forhold mellem pris og kvalitet	Pris	60 %
Bedste forhold mellem pris og kvalitet	Kvalitet	40 %

Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Pris” på baggrund af tilbudsgiverens tilbud i bilag C, faneblad 3 ”Tilbudsliste, priser 16.06”, jf. punkt 8.1, og en evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” på baggrund af tilbudsgiverens tilbud i bilag C, faneblad 4 ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06”, jf. punkt 8.2. De tildelte point for henholdsvis ”Pris” og ”Kvalitet” samt det samlede point, jf. punkt 8.3, beregnes med to decimaler.

Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte i den samlede eva- luering af tildelingskriteriet.

Tildeling af Rammeaftalerne til (forventeligt) 247 tilbudsgivere (222 aktive leverandører samt 25 passive leve- randører, dvs. Standby-rammeaftalerne) følger fremgangsmåden i pkt. 8.4.

8.1 Evaluering af Pris

Evaluering af ”Pris” vil ske på baggrund af en evalueringsteknisk scenariepris. Tilbudsgiver skal afgive pris på en overnattende person pr. værelse, opdelt i henhold til årets fire kvartaler. Tilbudsgiver skal i Bilag C Leve- randørens tilbud angive samtlige af de efterspurgte enhedspriser for ydelser i faneblad 3 ”Tilbudsliste, priser 16.06”, jf. pkt. 9.2.2.1.

Tilbudsgiver skal afgive en enhedspris på de respektive varelinjer. De enkelte varelinjer vægtes på baggrund af SKI’s forventning til varelinjens andel af det samlede forbrug på rammeaftalen. På baggrund af den tilbudte enhedspris og den anførte vægtning beregnes en samlet evalueringsteknisk tilbudspris.

Den evalueringstekniske tilbudspris beregnes på følgende måde:

• For hver af de 4 tilbudslinjer beregnes en pris ud fra den tilbudte pris ganget med den anførte vægt

• Herefter summeres de 4 beregnede priser

• Herefter tillægges prisen for morgenmad – enten den pris som tilbudsgiver har tilbudt, eller den af SKI beregnede fiktive morgenmadspris, hvis hotellet ikke tilbyder morgenmad

• Den sum der herved fremkommer, er den samlede evalueringstekniske pris, som ligger til grund for evalueringen af kriteriet ”Pris”.

Alle tilbudsgivere får hver især et point mellem 1 og 10 for den evalueringstekniske pris. Tilbudsgiveren med den laveste evalueringstekniske pris tildeles 10 point, og øvrige tilbudsgivere tildeles hver især point på bag- grund af en lineær interpolering mellem laveste evalueringstekniske pris (10 point) og en evalueringsteknisk pris, der er X % højere end laveste pris (1 point). For udbud efter light-regimet gælder ikke et krav om, at den økonomiske ramme X skal fastlægges eller oplyses på forhånd. Den økonomiske ramme vil blive fastlagt efter tilbudsfristen under hensyntagen til spredningen i indkomne priser.

8.2 Evaluering af Kvalitet

Evalueringen af ”Kvalitet” vil ske på en skala fra 1-10.

Der er fastlagt 30 ønsker til faciliteter, der benævnes evalueringskrav (EK-krav). Til hvert evalueringskrav er der knyttet et point mellem 0-20, som tildeles ved opfyldelse af kravet. Tilbudsgiver skal i de gult markerede celler i bilag C, faneblad 4 ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06” angive, om tilbudsgiver tilbyder opfyldelse af de på- gældende evalueringskrav og eventuelt i hvor høj grad. Pointantallet, der opnås ved opfyldelse, udtrykker således det pågældende evalueringskravs vægt. Evalueringskravenes vægtning (point ved opfyldelse) er fast- lagt ud fra i hvor høj grad det kan forventes, at den pågældende facilitet vil blive efterspurgt i rammeaftalens løbetid.

Det understreges, at der sondres imellem de point, der opnås ved opfyldelse af evalueringskrav, og så det endelige point for ”Kvalitet”, der gives på en skala fra 1-10.

Når en tilbudsgiver har markeret de faciliteter, der tilbydes, viser fanen ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06”, celle E70, i bilag C med det samme, hvor mange point tilbudsgiver samlet set har opnået. Dette antal point sættes i forhold til det maksimale antal point, det er muligt at opnå. Derved fremkommer den score, tilbudsgiver opnår for kriteriet ”Kvalitet”. Denne score vil fremgå nederst i arket, i celle E74, og således være kendt for tilbudsgiver, inden tilbuddet uploades.

For eksempel vil en tilbudsgiver, der samlet set har opnået 175 ud af 277 mulige point, få en score på 6,69 point.

Denne score er fremkommet på følgende vis:

Endelig score for kvalitetskriteriet =

1 + ([Opnåede point] / [Maksimalt mulig antal point]) * 9

8.3 Samlet point

De opnåede point for underkriterierne ”Pris 60 %” og ”Kvalitet 40 %” indgår med de oplyste vægte til et samlet point.

Har en tilbudsgiver f.eks. opnået en score på 10 for kriteriet ”Pris”, og en score på 7,33 for kriteriet ”Kvalitet”, vil tilbudsgiverens samlede point blive:

(10 * 0,60) + (7,33 * 0,40) = 8,93

8.4 Tildeling af leverandører

Resultatet af evalueringen af indkomne konditionsmæssige tilbud, vil medføre en rangering af tilbud ud fra tilbuddenes opnåede samlede point, jf. pkt. 8.3. Modtager SKI eksempelvis 250 konditionsmæssige tilbud, vil evalueringen af tilbuddene medføre, at tilbudsgivernes tilbud rangeres fra 1 til 250 på baggrund af det samlede opnåede point i evalueringen. Tilbudsgiveren med det højeste samlede point rangeres som nr. 1, mens til- budsgiveren med det laveste samlede point rangeres sidst – i ovenstående eksempel, som nr. 250. Rangerin- gen af en tilbudsgivers tilbud får betydning for, om vedkommende tilbudsgiver kommer i betragtning til tildeling af en plads på rammeaftalen. Rangeringen får også betydning for tildeling af ventelistepladser, dvs. tildelinger af ”Standby-rammeaftaler”, jf. pkt. 8.4.1.

Som angivet i pkt. 3 påtænker SKI at tildele 222 leverandører på rammeaftalen, dvs. 222 hoteller. De 222 pladser på rammeaftalen er spredt geografisk ud over landet i henhold til de i bilag I angivne områder og distrikter.

Den geografiske opdeling er som følger:

Tildeling vil først ske til distrikter og dernæst i forhold til områder. Et hotel kan alene tildeles én gang. Tildelin- gen vil følge nedenstående fremgangsmåde:

1) Tildeling til distrikter

Hvert distrikt består af et eller flere postnumre, fx distriktet bestående af 2730 Herlev, 2740 Skovlunde og 2750 Ballerup. Der er til hvert enkelt distrikt på forhånd reserveret en eller flere pladser. I forbindelse med tildeling i et distrikt identificeres alle de tilbudte hoteller, som ligger i distriktet. Det tilbudte hotel i distriktet, som rangerer bedst i den ovenfornævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud, bliver tildelt en plads i distriktet. Hvis der er to pladser i distriktet, tildeles endvidere det tilbudte hotel i distriktet, som rangerer næstbedst i den ovenfor nævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud. Hvis der er tre pladser i distriktet, tildeles endvidere det tilbudte hotel i distriktet, som rangerer tredje bedst i den ovenfor nævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud. Hvis der er syv pladser i distriktet, tildeles endvidere de tilbudte hoteller i distriktet, som rangerer fjerde til syvende bedst i den ovenfor nævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud.

Denne fremgangsmåde følges for alle distrikter. Det bemærkes, at et tilbudt hotel tilhører det distrikt, hvor hotellets postnummer er hjemmehørende.

Hvis der ikke kan tildeles en eller flere tilbudsgivere i et distrikt, vil distriktet have en eller flere uudnyt- tede reserverede pladser. Disse pladser vil overgå til området, som distriktet er beliggende i, og såle- des blive tildelt i overensstemmelse med nr. 3) Tildeling af overskydende pladser i et område, jf. ne- denfor.

2) Tildeling til områder

Hvert område er en region, der består af et antal distrikter. Der er til hvert enkelt område på forhånd reserveret et antal ledige pladser. I forbindelse med tildeling i et område identificeres alle de tilbudte hoteller, som ligger i området, og som ikke allerede er blevet tildelt i henhold til nr. 1) Tildeling til distrikter, jf. ovenfor, og som ikke er beliggende i de postnumre hvor der på forhånd er reserveret pladser. De ledige pladser i området, vil blive tildelt til de tilbudte hoteller i området, som rangerer bedst i den ovenfornævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud. Er der 5 reserverede plad- ser i området, vil det således være de 5 bedst rangerede hoteller, som tildeles.

Denne fremgangsmåde følges for alle områder. Det bemærkes, at et tilbudt hotel omfattes af et om- råde, såfremt det tilbudte hotel ligger i et postnummer, som omfattes af området, og som ikke allerede er tildelt i henhold til de anførte distrikter. Et område vil være sammenfaldende med en region, jf. regionsopdelingen af Danmark i 5 regioner. Et område vil derfor omfatte alle postnumre i regionen.

Hvis der ikke kan tildeles en eller flere tilbudsgivere i et område, vil området have en eller flere uud- nyttede reserverede pladser. Disse pladser vil overgå til hele området, og således blive tildelt i over- ensstemmelse med nr. 3) Tildeling af overskydende pladser i et område, jf. nedenfor.

3) Tildeling af overskydende pladser i et område

Såfremt der er en eller flere af de reserverede pladser under distrikter og/eller områder som har uud- nyttede pladser, overgår disse uudnyttede pladser til det overordnede område. I forbindelse med til- deling identificeres alle de tilbudte hoteller, som ligger i området, og som ikke allerede er blevet tildelt i henhold til nr. 1) Tildeling til distrikter, og nr. 2) Tildeling til områder, jf. ovenfor. De ledige pladser vil blive tildelt til de tilbudte hoteller i området, som rangerede bedst i den ovenfor nævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud.

Hvis der ikke tildeles en eller flere tilbudsgivere i et område, vil området have en eller flere uudnyttede reserverede pladser. Disse pladser vil overgå til resten af landet, og således blive tildelt i overens- stemmelse med nr. 4) Overskydende pladser i et eller flere områder.

4) Overskydende pladser i et eller flere områder

Såfremt der er i et eller flere områder er uudnyttede pladser, overgår disse pladser til de øvrige områ- der. I forbindelse med tildeling identificeres alle de tilbudte hoteller, som ikke allerede er blevet tildelt i henhold til nr. 1) Tildeling til distrikter, nr. 2) Tildeling til områder, og nr. 3) Tildeling af overskydende pladser i et område, jf. ovenfor. De ledige pladser vil blive tildelt til de tilbudte hoteller i andre områder, som rangerede bedst i den ovenfor nævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud.

I forhold til kunderne – og deres brug af rammeaftalen – er det uden betydning, om leverandøren er tildelt efter nr. 1, nr. 2, nr. 3 eller nr. 4. Ovenstående er alene en metode til at få tildelt de 222 økonomisk mest fordelagtige tilbud samlet set i forhold til de definerede distrikter og områder og pladserne reserveret hertil.

8.4.1 Tildeling af Standby-rammeaftaler

SKI vil forventeligt tildele ”standby-rammeaftaler” til 25 tilbudsgivere fordelt over de 5 områder, rangeret med nr. 1 til 5 for hvert område, jf. også pkt. 5.1.1. En standby-tildeling er en ventelisteplads, som først potentielt aktiveres, såfremt en rammeaftale med en af de oprindelig (forventeligt) 222 tildelte leverandører ophører. Nr. 1 på ventelisten i hvert område bliver den leverandør, der rangerede bedst i den ovenfornævnte rangering af samtlige konditionsmæssige tilbud i området, blandt de tilbudsgivere, som ikke blev tildelt. Nr. 2 på ventelisten bliver den leverandør i området, der rangerede næst bedst i den ovenfornævnte rangering af samtlige kondi- tionsmæssige tilbud i området, blandt de tilbudsgivere, som ikke blev tildelt. Nr. 1 på ventelisten i det enkelte område vil blive tilbudt aktivering af Rammeaftalen som den første, og derefter tilbydes til den næste på ven- telisten og så fremdeles, såfremt Rammeaftalen med en aktiv leverandør i det pågældende område bringes til ophør.

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Tilbudsgiver skal kun fremsendes de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bæ- rer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.

Det betyder at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.

SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører at tilbuddet er uantageligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.

9.1.1 Særligt for sammenslutninger og kæder

Såfremt Tilbudsgiver er en del af en sammenslutning af hoteller, en kæde af hoteller eller lignende skal der udfyldes og indsendes et tilbud for hvert enkelt hotel (forstået som fysisk lokation) som der bydes ind med.

Tilbudsgiver kan derfor ikke afgive et samlet tilbud for alle hoteller i kæden eller sammenslutningen. Én og samme befuldmægtigede fra Tilbudsgiver kan dog sagtens udfylde og indsende et tilbud for de enkelte hoteller i kæden eller sammenslutningen.

De enkelte tilbud vil blive evalueret særskilt, jf. nærmere punkt 8, og der bliver ikke taget hensyn til antallet af tilbud.

I forbindelse med tildeling af Rammeaftalen vil der blive tildelt én Rammeaftale for hvert enkelt hotel (forstået som fysisk lokation). En kæde eller sammenslutning af hoteller vil derfor kunne blive tildelt flere Rammeaftaler, én for hvert enkelt hotel (forstået som fysisk lokation).

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1.

2. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.

3. Følgebrev, jf. punkt 9.2.3.

4. Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. punkt 9.2.4. Tilbud skal udformes på dansk.

De dokumenter som tilbudsgiver skal udfylde kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”.

Udbudssiden på ETHICS kan findes her: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00xx00x0-0x00-0xx0-0000- 2e2ada7af46e/homepage

Hvis en tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud med flere forskellige hoteller, skal bilag C udfyldes for hvert hotel, der afgives tilbud for. De øvrige dokumenter skal kun udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes

9.2.1 Tilbudsgivers grunddata

Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal de i første tekst- afsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.

9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud udfylde følgende ark:

1. Tilbudsliste, priser 16.06

2. Tilbudsliste, faciliteter 16.06

I de følgende punkter er det nærmere beskrevet, hvorledes disse ark forventes udfyldt.

9.2.2.1 Tilbudsliste, priser 16.06

Tilbudslisten er inddelt i priser for:

• Overnatning for én person på værelset pr. kvartal

• Morgenmad

Tilbudslisten ser ud som følger (priser er ekskl. moms):

Tilbudsgiver skal alene udfylde de gule felter:

• En enhedspris pr. person pr. overnatning pr. kvartal (i alt 4 priser).

• Om hotellet tilbyder morgenmad (ja/nej)

• Én morgenmadspris pr. person såfremt morgenmad tilbydes. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der er tale om enhedspriser pr. person

Den anførte vægt pr. linje er udtryk for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen af den pågældende ydelse ud fra den samlede omsætning på rammeaftalen. Der er tale om et overordnet skøn baseret på en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen. Der er tale om et generelt skøn på aggregeret niveau, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker, jf. også rammeaftalens pkt. 3.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 1,5 %, i sine tilbudspriser.

SKI’s andel beregnes efter nedenstående formel, i leverandørernes tilbudspriser:

Tp = 100

100−𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

∗ 𝐿𝑡𝑝

Tp= Tilbudspris inkl. SKI’s andel Ltp= Leverandørens egen tilbudspris

SKI’s andel = 1,5 % jf. Rammeaftalen pkt. 8.5

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse ydelser forekommer unormalt lave - tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og om- kostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse ydelser, jf. udbudslovens § 169.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte ydelser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på ydelsesniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaf- talen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag, uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

9.2.2.1.1 Statens dispositionsbeløb for hotelovernatninger

De statsligt forpligtede kunder er underlagt Cirkulære nr. 9842 af 19. oktober 2021 om Tjenesterejseaftalen. I Cirkulærets § 28 anføres, at dokumenterede udgifter til hotelværelser refunderes inden for de anførte maksi- mumbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløbet), der fremgår af det til enhver tid gældende satsregule- ringscirkulære. Som altovervejende hovedreglen må dette årligt regulerede hoteldispositionsbeløb derfor ikke overskrides, hvorfor de statsligt forpligtede kunders aftageforpligtigelse bortfalder, såfremt de indkomne priser ligger over satserne for statens hoteldispositionsbeløb, og staten ikke benytter sig af den i § 28, stk. 3 hjemlede undtagelse.

For 2022 er det ikke reducerede satsbeløb for hotelophold i Danmark fastsat til DKK 1.000,- inklusive moms pr. overnatning pr. person.2 SKI gør i den forbindelse opmærksom på, at Medarbejder- og Kompetencestyrel- sen under Skatteministeriet, løbende kan foretage ændringer i cirkulæret og de heri angivne maksimalbeløb.

SKI gør i øvrigt opmærksom på, at en del kunder, ud over statslige myndigheder, ligeledes bruger dette dispo- sitionsbeløb som et maksimalt beløb kundens ansatte kan anvende på hotelovernatninger pr. nat.

9.2.2.1.2 Særligt vedrørende prisen for morgenmad

Såfremt tilbudsgiver normalt tilbyder morgenmad til sine gæster, skal dette også tilbydes kunderne på ramme- aftalen, jf. nærmere om kravet i bilag B Kravspecifikation, punkt 2, K11.

Feltet skal udfyldes på følgende måder:

1. Indledningsvist skal tilbudsgiver ud fra drop down-menuen angive om der tilbydes morgenmad (ja/nej)

2. Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder morgenmad, skal feltet med pris for morgenmad ikke udfyldes. Celle C12 i fanen ”Tilbudsliste, priser 16.06” skal derfor være tom.

3. Såfremt tilbudsgiver tilbyder morgenmad, og denne har en særskilt pris for kunden, skal tilbudsgiver udfylde med enhedsprisen for morgenmad pr. person ekskl. moms.

4. Såfremt tilbudsgiver tilbyder morgenmad, og morgenmaden er inklusiv i værelsesprisen, skal tilbuds- giver udfylde med en morgenmadspris på DKK 0,00.

Såfremt tilbudsgiver anfører en morgenmadspris på DKK 0,00 er tilbudsgiveren, såfremt denne tildeles en plads på rammeaftalen, forpligtet til at tilbyde morgenmad vederlagsfrit for kunden ved overnatning.

2 SKI gør for en god ordens skyld opmærksom på, at statens dispositionsbeløb, pt. DKK 1.000, er inklusiv moms, hvorimod priserne som skal afgives, jf. punkt 9.2.2.1 er eksklusive moms.

9.2.2.1.3 Beregning af fiktiv morgenmadspris

Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder morgenmad, jf. pkt. 9.2.2.1.2, nr. 2, vil SKI efter tilbudsafgivelse udregne en fiktiv morgenmadspris gældende for de hoteller, der ikke tilbyder morgenmad.

Den fiktive morgenmadspris vil blive beregnet på baggrund af samtlige indkomne priser for morgenmad, som er tilbudt af de hoteller, der tilbyder dette på rammeaftalen. Beregningen vil ske som et gennemsnit af: [den højeste tilbudte morgenmadspris] og [et gennemsnit af samtlige tilbudte morgenmadspriser].

Det bemærkes at beregningen af den fiktive morgenmadspris alene er af evalueringstekniske grunde. De på- gældende hoteller vil derfor ikke være forpligtet eller berettiget til efterfølgende at tilbyde morgenmad.

9.2.2.2 Kravspecifikation

I kravspecifikationen, jf. bilag B, fremgår de generelle krav som tilbudsgivere skal leve op til ved levering af ydelser under rammeaftalen. Ved opfyldelse af kravene i kravspecifikationen kan leverandøren derfor ikke efterfølgende kræve særskilt vederlag fra kunden, medmindre andet er angivet. I forbindelse med tilbudsafgi- velse erklærer tilbudsgiver i det automatisk genererede følgebrev, jf. pkt. 9.2.3, som er en forudsætning for at afgive tilbud, at tilbudsgiveren efterlever samtlige af de krav, der fremgår af udbudsmaterialet herunder også kravspecifikationen, jf. bilag B.

9.2.2.3 Tilbudsliste, faciliteter 16.06

Udover kravene, der fremgår af kravspecifikationen i bilag B, pkt. 2, skal tilbudsgiveren i et afkrydsningsskema, jf. bilag C, faneblad ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06” angive, hvilke hotelfaciliteter tilbudsgiver tilbyder i forhold til underkriteriet ”Kvalitet”, dvs. evalueringskrav. Evalueringskravene, som fremgår af bilag C, faneblad ”Tilbuds- liste, faciliteter 16.06”, er de EK-krav som er beskrevet i bilag B, pkt. 3. Evalueringskrav (ønsker til faciliteter og serviceniveau). Tilbudsgiver kan med fordel, før udfyldelsen af bilag C, faneblad ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06”, læse og forstå evalueringskrav i bilag B, for at vide, hvad der præcist kræves for at opnå point.

De oplistede evalueringskrav som tilbudsgiver kan tilbyde, men som ikke er forpligtiget til at tilbyde, skal fremgå af bilag C faneblad ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06”, ved at tilbudsgiver udfylder de gult markerede celler. Såfremt tilbudsgiver tilbyder opfyldelse af det anførte evalueringskrav, skal tilbudsgiver udfylde den gule celle ud for evalueringskravet, jf. instrukserne i bilag B, pkt. 3, for de respektive EK-krav, samt vejledningen i bilag C fa- neblad ”Vejledning”. Hvis ikke tilbudsgiver opfylder et evalueringskrav, skal tilbudsgiver ikke udfylde noget i den gule celle ud for evalueringskravet.

Alt afhængig af, hvor mange af de opremsede hotelfaciliteter der tilbydes, opnår tilbudsgiver et antal point, der indgår i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” og med den angivne vægtning i tilbuddet, jf. pkt. 8.

En række evalueringskrav i bilag C, faneblad ”Tilbudsliste, faciliteter 16.06” kan ydermere være udslagsgi- vende i forbindelse med kundens anvendelse af rammeaftalen, jf. pkt. 5.4, samt bilag D Retningslinjer for kundens tildeling.

9.2.3 Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.

9.2.4 Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver skal udfylde dokumentet ”Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde”.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i erklæringen:

Såfremt tilbudsgivers tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, her- under i relation til udelukkelsesgrunde udfyldes og indsendes ”Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde” fortsat via ETHICS, hvor personfølsomme oplysninger bedes sendt til følgende e-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx .

Når erklæringen er udfyldt og gemt af tilbudsgiveren i ETHICS, vil denne automatisk indgå som en del af tilbuddet, når der afleveres tilbud i ETHICS.

Bemærk at SKI i forbindelse med evalueringen af tilbuddene vil indhente dokumentation for oplysningerne angivet i dokumentet ”Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde”, jf. pkt. 16.

9.2.5 Om vurderingen af konditionsmæssighed

Tilbudsgiver skal afgive pris på samtlige varelinjer i bilag C Leverandørens tilbud ”Tilbudsliste, priser 16.06” på nær pris for morgenmad (række 12). Pris for morgenmad (række 12) skal alene opgives såfremt tilbudsgi- veren tilbyder morgenmad, jf. nærmere pkt. 9.2.2.1.2.

Såfremt tilbudsgiver ikke tilbyder en pris på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud, faneblad ”Tilbudsliste, priser 16.06”, på nær pris for morgenmad (række 12), vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt, jf. dog SKI’s ret til skriftlig forhandling under pkt. 14.

9.3 Elektronisk afgivelse af ansøgning og tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elek- tronisk afgivelse af ansøgning og tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
Tilbudsgivers grunddata (udfyldes i ETHICS)	X
Følgebrev (genereres automatisk i ETHICS ved tilbudsafgivelse)	X
Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde	X
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger	X
Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil)
Rammeaftale
Bilag A Kundeliste
Bilag B Kravspecifikation
Bilag C Leverandørens tilbud	X
Bilag D Retningslinjer for tildeling af leveringskontrakt

Bilag E Leveringskontrakt
Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
Bilag G CSR
Særbilag 1 Trepartsaftale

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgørel- sen (punkt VI.3).

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud på rammeaftalen pr. hotel. Tilbudsgiver må derfor ikke afgive flere tilbud, der vedrører den samme lokation (GPS-adresse).

Én og samme tilbudsgiver skal udfylde et eksemplar af bilag C Leverandørens tilbud for hvert hotel, som tilbudsgiveren ønsker at tilbyde. Eksempelvis har tilbudsgiver A hotellerne X og Y. Der er ikke krav om, at tilbudsgiver tilbyder ensartede vilkår (faciliteter samt priser) for samtlige af tilbudsgiverens hoteller.

For eksempel kan der være forskel i prisen og leverandørens tilbudte kvalitet jf. bilag C, faneblad ” Tilbudsliste, priser 16.06”, idet hotel X kan være dyrere end hotel Y. Derudover kan hotel X evt. tilbyde flere/forskellige af de af bilag C, faneblad ” Tilbudsliste, faciliteter 16.06” opremsede faciliteter end hotel Y.

Såfremt tilbudsgiver har flere hoteller, som illustreret i eksemplet ovenfor (fx i en kæde), skal tilbudsgiver ud- fylde bilag C samt Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde for hvert hotel jf. pkt. 9.1.1. Dette gælder uanset om det konkret er ens faciliteter og priser, som tilbydes for forskellige hoteller. De øvrige dokumenter jf. pkt.

9.2 skal kun udfyldes i ét eksemplar:

• Tilbudsgivers grunddata

• Følgebrev

En tilbudsgiver, som afgiver flere tilbud, må ikke afgive kombinationstilbud. Det vil sige tilbud, der er betinget af, at tilbudsgiver tildeles med mere end én rammeaftale. Tilbudsgiver A må derfor ikke jf. førnævnte eksempel gøre sit tilbud på hotel X betinget af, at tilbudsgiver A´s tilbud på hotel Y også tildeles en rammeaftale jf. pkt. 10 Forbehold.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forhold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00xx00x0-0x00-0xx0-0000-0x0xxx0xx00x/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 11 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 11 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

11.2 Informations- og spørgemøde

Tilbudsgivere indbydes til informations- og spørgemøde, der finder sted på følgende tidspunkter og steder:

Lokation	Adresse	Dato	Tidspunkt
København	Staten og Kommunernes Ind- købsservice A/S Pakkerivej 6 2500 Valby	Torsdag d. 22. september 2022	09.00 – 11.00
Nykøbing Fal- ster	Hotel Falster Xxxxxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxxx Xxxxxxx	Mandag d. 26. september 2022	09.00 – 11.00
Sorø	Comwell Sorø Xxxxxxxx 000 0000 Xxxx	Xxxxxx d. 26. september 2022	14.30 – 16.30
Odense	Comwell H.C. Andersen Odense Xxxxx Xxxxx Gade 7 5000 Odense C	Tirsdag d. 27. september 2022	09.00 – 11.00
Vejle	Best Western ToRVEhallerne Xxxxxxxxxx 0-0 0000 Xxxxx	Tirsdag d. 27. september 2022	14.30 – 16.30
Sønderborg	Scandic Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxxx	Onsdag d. 28. september 2022	09.00 – 11.00
Esbjerg	Hotel Britannia Xxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx	Xxxxxx d. 28. september 2022	14.30 – 16.30
Herning	Scandic Regina Xxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx	Torsdag d. 29. september 2022	09.00 – 11.00
Aarhus	DGI-Huset Aarhus Værkmestergade 17 8000 Aarhus C	Torsdag d. 29. september 2022	14.30 – 16.30
Aalborg	Scandic Aalborg Xxx Xxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxx Ø	Fredag d. 30. september 2022	09.00 – 11.00

Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest 2 dage før det enkelte møde. Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagerens navne, titler og kontaktoplysninger.

Tilbudsgiver kan højest tilmelde 2 deltagere til mødet. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver, hvis det af pladsmæssige hensyn bliver nødvendigt.

På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen, samt gennemgå hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets for- melle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvi- dere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.

SKI vil føre referat af mødet, som vil blive gjort tilgængeligt for tilbudsgiverne efter mødet på Udbudssiden i ETHICS.

Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.

12 Ansøgningsfrist, tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af ansøgning og tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.5.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af ansøgninger og tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Skriftlig forhandling

SKI forbeholder sig retten til skriftlig forhandling med tilbudsgiverne.

Det kan til orientering oplyses, at retten til skriftlig forhandling er et udslag af, at udbuddet kun i begrænset omfang er omfattet af udbudsdirektivets udbudsprocedurer, jf. punkt 5.

Der kan efter modtagelse af tilbuddene, jf. punkt 12, blive gennemført en skriftlig forhandling om de modtagne tilbud, dvs. at SKI har ret, men ikke pligt til at benytte en forhandlingsprocedure herunder en eller flere skriftlige forhandlingsrunder.

Ved forhandling menes, at SKI efter gennemgang af samtlige tilbud modtaget inden tilbudsfristens udløb vil fremsende en skriftlig vurdering af tilbuddet til tilbudsgiver via modulet ”Direkte dialog” i ETHICS. Den skriftlige vurdering vil omfatte en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed. Desuden kan SKI vælge samtidig at give en vurdering af tilbudsgivers prisniveau.

Såfremt SKI vælger at gennemføre skriftlig forhandling, vil SKI sammen med den skriftlige vurdering af tilbuds- giverens tilbud fastsætte en frist for afgivelse af endeligt tilbud. Hvis tilbudsgiver herefter undlader at fremsende et sådant andet tilbud inden for fristen, anses det oprindelige tilbud som værende endeligt.

Ovenstående forhandlingsprocedure kan tages i anvendelse i de tilfælde, hvor konkurrencen på rammeaftalen herunder i de særlige områder, hvortil der er reserveret pladser til hoteller, findes utilstrækkelig. Dette er fx tilfældet, såfremt majoriteten af de modtagne tilbud herunder i et specifikt geografisk område er ukonditions- mæssige. Eksemplet er ikke udtømmende.

Det skal understreges, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud bør forudsætte, at der ikke sker forhandling, og at tilbudsgiver således bestræber sig på at aflevere et konditionsmæssigt tilbud, idet SKI’s ret til at benytte en forhandlingsprocedure, som nævnt, kun kan forventes anvendt i særlige tilfælde. Tilbudsgiver kan således ikke påregne, at der vil være mulighed for at rette eventuelle fejl i sit tilbud.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

Dokumentationen vedrører de i ”Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde” oplistede udelukkelsesgrunde.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene.

Som bevis for at en virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bøde- forlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at den har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbuds- lovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver aflevere følgende:

• Kan danske virksomheder fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter op- lysninger fra politiets kriminalregister.

• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis3.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.1.1 Indhentelse af serviceattest

Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal an- modes om at serviceattesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.

Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe be- slutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.

Tilbudsgiver kan indhente en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen på følgende link: xxxxx://xxxx.xx/xxxxxxxx- der/stat/ERST/selvbetjening/Anmod_om_serviceattest/

På ovenstående link klikkes på ”Start selvbetjening”, hvorefter tilbudsgiver skal logge ind ved anvendelse af privat NemID eller NemID Medarbejdersignatur. Nedenfor følger en trin-for-trin guide til indhentelse af service- attest:

• Siden ”Betingelser for brug”

o Marker ”Jeg accepterer betingelserne for brug” og klik ”Næste”

• Siden ”Virksomhed”

o Indtast CVR-nummeret på hotellet, og klik ”Næste”

• Siden ”Arbejdsgiverforhold”

o Marker den rigtige angivelse for tilbudsgivers arbejdsgiverforhold, og klik ”Næste”

3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

• Siden ”Oplysninger på serviceattesten”

o Vær sikker på at alle myndigheder (Skifteretten, Politiet, ATP og Skatteforvaltningen) er mar- keret, og klik ”Næste”

• Siden ”Oplysninger om strafbare forhold”

o Tilføj eventuel repræsentant i forhold til indhentelse af oplysninger om strafbare forhold

o Marker ”Ja” under samtykke- og tro og love-erklæring for virksomheden

o Marker for hvert forhold, om virksomheden er omfattet af nogle af forholdene som beskrevet under ad 1) til ad 6).

o Klik ”Næste”

• Siden ”Bestilling”

o Skriv antallet af serviceattester på de enkelte sprog som ønskes. SKI kræver kun 1 serviceat- test på dansk

o Udfyld med EAN-nummer såfremt tilbudsgiver ønsker at blive elektronisk faktureret for ser- viceattesten

o Klik ”Næste”

• Siden ”Påmindelse”

o Anfør en dato såfremt der ønskes en automatisk påmindelse om at bestille en ny serviceattest. SKI stiller kun krav om at der skal fremsendes en serviceattest én gang.

o Klik ”Næste”

• Siden ”Myndighed”

o Klik ”Næste”

• Siden ”Opsummering og godkendelse”

o Tjek de anførte oplysninger

o Marker ”Jeg godkender denne bestilling og bekræfter:”

o Klik ”Næste”

• Herefter er serviceattesten bestilt og der kan ses en kvittering.

Uagtet ovenstående vejledning til bestilling af en serviceattest er det til enhver tid alene tilbudsgivers ansvar at udfylde løsningen korrekt, og SKI tager intet ansvar for at ovenstående vejledning er korrekt.

16.2 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlin- ger, der destabiliserer situationen i Ukraine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• Tilbudsgivers grunddata

• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1

• Upload til ETHICS

• Erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde

• Udfyldes, jf. pkt. 9.2.4

• Underskriv og upload til ETHICS

• Bilag C Leverandørens tilbud

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.2

o Upload til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata