Drejebog for udlejningsaftaler Baggrund for og formål med strategiske aftaler om udlejning og anvisning
Drejebog for udlejningsaftaler
Baggrund for og formål med strategiske aftaler om udlejning og anvisning
Flere forskellige lovgivninger, som enten er på vej eller allerede er gennemført fører til behov for strategiske samarbejdsaftaler mellem kommuner og alle boligorganisationer i en kommune.
Det er lovforslag på vej (primo 2022), som vil betyde, at det kan blive en forudsætning for kommunernes muligheder for statslige tilskud til boligløsninger for hjemløse, at de har indgået strategiske aftaler om kommunal boligsocial anvisning.
Samtidig har Parallelsamfundslovgivningen betydet, at både kommuner og boligorganisationer finder det nødvendigt at styrke det forebyggende arbejde for at sikre en fremtidig balanceret beboersammensætning i de almene boligafdelinger og boligområder.
Også i forhold til boligorganisationer, som ikke har områder på parallelsamfundslovgivningens lister, vil der være behov for at understøtte, at de boligsociale opgaver løftes på tværs af alle i de enkelte kommuner, så ingen områder får en skæv beboersammensætning.
BL har derfor udviklet en skabelon for strategiske aftaler om udlejning og anvisning, som kan understøtte det forebyggende arbejde, der foregår lokalt, og for at give et bud af de muligheder, der kan inddrages i de lokale løsninger.
Skabelonen kan benyttes i sin helhed, eller delelementer af kan tilføjes eller pilles ud. Det anbefales, at man ved indgåelsen af lokale aftaler tager stilling til hele den almene boligmasse i kommunen og ikke blot til enkelte afdelinger med udfordringer. Den samlede tilgang sikrer fælles løsninger, der inkluderer og sikrer hele byen. En tilgang begrænset til enkelte boligområder vil have tendens til at flytte udfordringerne til andre områder frem for at understøtte en generel løsning.
Der er stor forskel på boligmarkedet i forskellige dele af landet. Tiltag, der har god effekt i nogle dele af landet, vil ikke have samme effekt andre steder. Det er derfor væsentligt at de konkrete løsninger skræddersys til det lokale boligmarked. Viden og erfaring i både kommuner og i boligorganisationer er helt afgørende for, om en model får den tilsigtede virkning
Hvordan kommer vi i gang?
Når samarbejdet om en fælles udlejningsaftale igangsættes, skal der som det første skabes et overblik over den eksisterende beboersammensætning i samtlige af kommunes almene boligafdelinger. Det kalder vi nøgletal og de kan finde i Landsbyggefondens beboerdata. Nogle kommuner har også data på forskellige niveauer. Følgende trin kan være relevante – alt efter lokal kontekst:
Boligorganisationer og kommune holder hver for sig indledende møder, hvor de danner sig overblik over egne data
Der holdes et fælles Kick-off møde, hvor data og ønsker til en aftale præsenteres, og hvor mål for en aftale drøftes
Som resultat af Kick-off mødet udpeges en forhandlingsgruppe bestående af repræsentanter for boligorganisationer og kommune, som sammen analyserer de fremkomne data. Gruppen drøfter også de redskaber, der er givet i lovgivningen og drøfter, hvilke redskaber, der er relevante i den enkelte kommune
Ud fra nøgletallene for afdelingerne og de relevante redskaber, fastlægges trappemodellen af forhandlingsgruppen. Det afgøres, hvad der udgør hhv. røde og gule områder, og det aftales, hvilke redskaber, der bringes i spil på de tre trappetrin.
Det drøftes og aftales, om der iværksættes andre indsatser end de, der knytter sig til udlejning og anvisning (fx nybyggeri og lokale opsøgende indsatser)
De oprindeligt formulerede mål gennemgås på ny, ift. justeringer ud fra valgte modeller og redskaber. Det aftales, hvordan målene følges i aftaleperioden og om det er kommune eller boligorganisation, der bidrager med data ift. de enkelte mål
Der aftales en fremtidig samarbejdsorganisation, der følger aftalen/det aftales, hvordan et eksisterende samarbejde følger aftalen.
Den endelige aftale godkendes af de relevante fora i hhv. kommune og boligorganisationer
Der laves konkrete udmøntningsaftaler ift. de enkelte afdelinger ud fra deres nøgletal
Aftalen følges og der tages i de relevante fora stilling til udviklingen i nøgletal. Indsatser kan justeres efter behov.
Før aftaleudløb opstartes genforhandling
For
råd og vejledning om brugen af nedenstående dokument 
kan
du kontakte en af BL’s kredskonsulenter:
1. & 3. Kreds
Afdelingsleder Xxxxxxxxxx Xxxxxx
Mail: XXX@xx.xx /Tlf: 00 00 00 00
2., 9. & 11. Kreds
Xxxxxxxxx Xxxx
Mail: XXX@xx.xx /Tlf: 00 00 00 00
4., 6. & 10. Kreds
Xxxxxxx Xxxxx
Mail: XXX@xx.xx /Tlf: 00 00 00 00
5., 7. & 8. Kreds
Xxxxx Xxxx
Mail: XXX@xx.xx /Tlf: 00 00 00 00
Tilslutning
BL anbefaler, at man fra såvel boligsektorens som kommunens side går efter en fuld tilslutning til en fælles rammeaftale. BL anbefaler også, at man ifm. denne aftaleindgåelse gennemgår ældre eksisterende aftaler og tager stilling til, hvorvidt de fortsat skal anvendes. Hvis dette er tilfældet, skrives de ind i aftalen og de opdateres, så der opdateres til rammeaftalen. Dermed sikres gennemsigtighed i forhold til, hvilke aftaler, der er indgået.
Det kan være væsentligt at videreføre tidligere indgåede aftaler med generelle boligstrategiske mål, for det er vigtigt at en fælles strategisk aftale understøtter lokale initiativer og målsætninger.
Aftaleskabelonens opbygning
Intentionen med aftaleskabelonen er, at den skal kunne benyttes i alle kommuner – uanset størrelse og boligmarked. I nogle kommuner er der i dag udpeget forebyggelsesområder eller udsatte områder (herunder parallelsamfund og omdannelsesområder), i andre kommuner ikke. Dette er del af de formuleringer, der må tilrettes efter lokal kontekst. I nogle kommuner vil det alene være relevant at indgå aftaler om familieboliger, mens de andre vil være relevante også at indgå aftaler om ungdoms- og ældreboliger.
Tekst, som enten skal til- eller fravælges er markeret med grå. Det omfatter også alle de steder, hvor der indsættes konkrete tal/datoer osv.
Forklarende hjælpetekst er markeret med blå
Indledning
I indledningen opsummeres ganske kort, hvad aftalen indeholder. Det gælder aftaler om anvisning og udlejning men også andre eventuelle aftaler. Det nævnes hvilke boligtyper, der indgår i aftalen.
Aftalens formål
I dette afsnit beskrives det helt overordnede formål med aftalen. Hvad er det, der skal opnås på det generelle plan og længere sigt?
Målsætning
Her beskrives de mere konkrete målsætninger, som parterne har fastlagt i aftalen. Det er dem, der følges i de nedsatte fora (boligforum og embedsmandsgruppe), og udviklingen heri danner grundlag for løbende justeringer, for evalueringen og på sigt for en ny aftale, når nærværende aftale udløber. Målsætningerne kan gå på tiltag ift. udlejning og anvisning, men der kan også være målsætninger knyttet til andre indsatser i aftalen.
Datagrundlag
Afsnittet er opdelt i en beskrivelse af de boliger, som boligorganisationerne tilsammen råder over, en beskrivelse af kommunens behov, og en liste over de boligorganisationer, der deltager i aftalen. Det er de samme data, som ligger til grund for de indledende drøftelser mellem parterne – og dermed til grund for den valgte model for udlejning og anvisning.
Rammer for udlejning og Anvisning/Trappemodellen
Når afdelingernes nøgletal er på plads, afprøver partnerne forskellige procentsats-fordelinger med afsæt i kriterierne for arbejdsløshed ift. hhv. udsatte områder (pt. 40 %) og forebyggelsesområder (pt 30 %). Grænserne kan dog lægges på andre niveauer, hvis det er relevant ud fra de lokale forhold.
Hvis det er relevant, kan parterne også se på kriterier med udgangspunkt i de øvrige kriterier for udsatte områder og forebyggelsesområder (dømte, uddannelsesniveau og indtægtsniveau).
På baggrund af afdelingernes nøgletal for beboersammensætningen, vurderer boligorganisationerne og kommunen, hvordan grænserne for kommunal anvisning skal fastlægges i den konkrete kommune. Parterne skal være opmærksomme på, at lovgivningen fastlægger særlige begrænsninger i områder der er udpeget som forebyggelsesområder eller udsatte områder (herunder parallelsamfund og omdannelsesområder). Begrænsninger i tidligere omdannelsesområder fastholdes en længere periode efter at området er kommet af listerne.
Grønne afdelinger er afdelinger, der falder uden for definitionen af gule og røde afdelinger. Her prioriteres at udleje flest mulige boliger uden særlige kriterier efter almindelig venteliste og kommunen anviser efter den normalt aftalte andel af boliger. Grønne områder vil typisk udgøre flertallet af afdelingerne i den enkelte kommune. Angivelse af antallet af afdelinger og boliger på trinet kan udgøre udgangspunktet for målingen af, om en aftale er en succes. Målet bør være, at flest mulige afdelinger på sigt defineres som ”grønne”.
Gule afdelinger er afdelinger, som er tæt på at blive udpeget som røde. Det vurderes lokalt, hvad den præcise grænse skal være. Retningsgivende kan være, at område uden indsats indenfor 1-2 år kan forventes at blive udpeget som rødt område. Der indføres udlejning efter fleksible kriterier, som kan modvirke udviklingen og der aftales begrænsninger for den boligsociale anvisning, fx i form af lavere andel anvisning end vanligt eller i form af at skærme områderne for sårlige målgrupper.
Såfremt der i kommunen er udpeget forebyggelsesområder, vil selve udpegningen i sig selv føre til at afdelingerne i området defineres som gule. Det kan være relevant, at der indføres særligt skærpede fleksible kriterier, hvis der er risiko for at et område udpeges som udsat område (herunder som parallelsamfund eller omdannelsesområde). Sådanne skærpede kriterier skal dog fastlægges ud fra, at der skal kunne findes boligsøgende, der opfylder de fastlagte kriterier.
Røde afdelinger defineres som områder, der har en særligt høje nøgletal i sammenligning med de øvrige afdelinger.
Hvis der er større boligområder i kommunen, der udpeges som udsatte områder (herunder parallelsamfund eller omdannelsesområder) bør disse være røde. Men også mindre områder kan have tilsvarende problemstillinger og derfor have behov for særlige indsatser ift. udlejning og anvisning. Det bør derfor lokal defineres, hvad der udgør røde områder. Såfremt man i kommunen alene har områder på listen over forebyggelsesområder, kan disse kategoriseres som røde ift. de indsatser, der sættes i værk.
Den kommunale anvisning begrænses til områderne, særligt hvis målgruppen for kommunal boligsocial anvisning vil modvirke de udlejningsredskaber, som boligorganisationerne forpligter sig til at sætte i værk.
Ses ikke særlige problematikker i afdelingerne, kan trappe med færre trin udformes – eller trappen kan tage højde for, at ingen områder må udvikle sig, så de bliver røde.
Fleksibel udlejning – Fastlæggelse af kriterierne
Kriterierne for den fleksible udlejning fastlægges af kommunen og boligorganisationerne i et samarbejde (Kommunen har dog beslutningskompetencen for afdelinger beliggende i forebyggelsesområder og udsatte områder, men bør lytte til boligorganisationernes erfaringer).
Det er væsentligt for begge parter at være opmærksom på, at boliger ikke må stå tomme pga. fleksibel udlejning. Hvis der ikke kan findes boligsøgende, der opfylder de fastlagte kriterier, så kan boligorganisationen blot udleje til den øverste på ventelisten. Det er derfor vigtigt, at kriterierne ikke fastlægges for stramt ift. de boligsøgende. Hvis det viser sig, at kriterierne er blevet for stramme, bør de kunne justeres i regi af det faste samarbejde.
Kriterierne bør fastlægges ud fra de lokale nøgletal. Typiske kriterier går på tilflytteres beskæftigelse eller om de er under uddannelse. Kravene til beskæftigelse kan fastsættes ud fra timetal og omfatte den boligsøgende eller voksne i husstanden. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen undersøgte i 2020 fleksibel udlejning og udgav en rapport, der kan tjene til inspiration for, hvilke målgrupper, der prioriteres1. De mest benyttede kriterier handler om beskæftigelse, uddannelse, ældre og samlivsophør.
Flere kommuner med udpegede udsatte områder har indført særligt skærpede kriterier i disse områder, hvor kriterierne er fastlagt ud fra udpegningskriterierne for områderne, dvs. at der stilles krav ift. beskæftigelse, domme, uddannelsesniveau og indtægtsniveau. BL har udarbejdet et særligt bilag om skærpede kriterier, som man kan indsætte i aftalen.
Parterne bør være opmærksomme på, at fleksible kriterier har en maksimal løbetid på 4 år, hvorefter de skal revideres. Aftales løbetid kan derfor højst være 4 år. Såfremt kommunen rummer områder, der er udpeget som forebyggelsesområder eller udsatte områder, bør parterne være opmærksomme på, at kriterier i disse områder umiddelbart bortfalder, når området kommer af listerne. Hvis man ønsker en længerevarende indsats, som kan forebygge at områder igen kommer på en af listerne, kan det være hensigtsmæssigt på forhånd at tilføje bestemmelser om dette i aftalen, fx at kriterierne videreføres til aftaleudløb uanset evt. ændringer i udpegningerne, eller at man går fra udlejning efter skærpede fleksible kriterier til udlejning efter almindelig fleksible kriterier, hvis et område kommer af listerne.
Det kan også være væsentligt at drøfte andre indsatser, hvis man ønsker en hurtig udvikling i nøgletallene. Det er typisk kun en mindre del af beboerne, der flytter hvert år, hvorfor udvikling i nøgletal kan tage lang tid, hvis man kun sætter indsatser i gang vedr. udlejning og anvisning.
Kommunal boligsocial anvisning
I dette afsnit fastlægges de generelle rammer for den kommunale boligsociale anvisning, og de aftalte begrænsninger i trappemodellen beskrives.
BL har udarbejdet et bilag, hvori de forpligtelser, som kommunen påtager sig ved at anvise, beskrives nærmere.
Det er væsentligt, at der i forbindelse med indgåelsen af aftalen sker en forventningsafstemning om, hvordan kommunen støtter anviste lejere efter deres indflytning, og hvordan boligorganisationerne kan få kontakt til kommunen, hvis der opstår problemer. Det vil ofte være væsentligt for boligorganisationen at få en entydig indgang til kommunen ved opståede problemer.
Folketinget indgik i 2021 en aftale om boliger til hjemløse, hvori det også varsles, at der vil komme en særlig bestemmelse om bostøtte til hjemløse2. På baggrund af aftalen og eksisterende bostøttebestemmelser har BL udarbejdet et særligt bilag om opsøgende støtte i egen bolig, som kan benyttes i forbindelse med forventningsafstemningen og evt. tilrettes og tilføjes de lokale aftaler som bilag eller aftaletekst.
Det kan også være hensigtsmæssigt at have aftaler om frister og samarbejde i forbindelse med boligsocial anvisning, hvorfor BL også har lavet et særligt bilag om dette.
Kommunal boligsocial anvisning til andre boligtyper end familieboliger
I nogle kommuner omfatter rammeaftaler kun familieboliger, mens der i andre kommuner indgås aftaler også om ungdomsboliger og evt. ældreboliger. BL har udarbejdet udkast til aftaletekst om disse boligtyper i et særligt bilag.
I almenboligloven findes flere særlige boligtyper. Til disse er tilknyttet særlige regler om fx anvisning og udlejning. Pga. aftalen om boliger til hjemløse kan det forventes, at nogle kommuner vil søge at indgå aftale om disse særlige boligtyper. Herudover er der aktuelt lovforslag i høring om billige boliger til hjemløse, hvor huslejen i en periode sænkes via et særligt statsligt tilskud.
Disse boligtyper beskrives i et særligt bilag – og tekst fra bilaget kan tilrettes lokale forhold og klippes ind i aftaleteksten efter behov.
Den kommunale indsats og kernedrift i almene boligområder
Skabelonens indsatser er primært udlejning og anvisning, men der er også mulighed for en række andre greb, herunder arbejdet med fremskudte kommunale indsatser til de afdelinger, hvor dette vil være relevant. Som ovenfor beskrevet påvirker udlejnings- og anvisningsindsatser kun området i det omfang, der sker fraflytning. En hurtigere udvikling kan understøttes via særlige indsatser for de blivende beboere i området.
I forbindelse med at mål for områderne drøftes og aftales, bør det fastlægges, hvordan områderne følges og hvordan aftalen evalueres. Dette bør ske før udløb, således at erfaringerne kan indgå i en kommende aftale. Aftaler, hvori der indgår fleksibel udlejning kan højst have en løbetid på 4 år (jf. almenboliglovens § 60). Såfremt der i kommunen er udpeget udsatte områder eller forebyggelsesområder, bør man være opmærksom på, at kriterier for fleksibel udlejning i disse umiddelbart bortfalder, når området kommer af listerne. Der bør derfor i aftalerne være bestemmelser om, hvad der sker i sådanne tilfælde. Det kan fx være, at den fleksible udlejning fortsætter en periode efter udpegningen.
Såfremt et område i kommunen er på den særlige liste over områder, hvor der er høj arbejdsløshed, og hvor der derfor kan indføres kombineret udlejning, bør dette redskab også drøftes. Ved dette redskab er det muligt at lade boliger stå tomme i op til et år, hvis der ikke kan findes boligsøgende, der opfylder kriterierne. Det drøftes i sådanne tilfælde, hvem der dækker evt. tomgangsleje. Tomgangsleje må ikke belaste afdelingen. Pr. 1. december 2021 kan dette redskab benyttes i 12 kommuner.3
Det foreslås, at der indføres en fast samarbejdsstruktur i forbindelse med aftalen. Denne kan justeres ud fra lokale forhold eller ud fra, om der i forvejen er en samarbejdsstruktur i kommunen.
Andre mulige udlejningsredskaber
Der findes i lovgivningen en række udlejningsredskaber ud over fleksibel udlejning, som kan benyttes, hvis betingelserne er opfyldt, og hvis redskaberne i øvrigt vurderes relevante af aftaleparterne. Redskabet om afvisning og godkendelse i omdannelsesområder er dog obligatorisk. Det er relevant, at aftalen generelt omfatter tiltag, hvor kommune og boligorganisationer har snitflader i forbindelse med en udlejning. Ordningerne er
Kommunal godkendelse/afvisning af lejere i omdannelsesområder (obligatorisk)
Kombineret udlejning (i områder, som er udpeget af ministeriet pga. høj arbejdsløshed)
Boliggodkendelse (godkendelse af alle udlejninger)
Udlejning efter annoncering
Redskaberne beskrives nærmere i et bilag.
Etablering af nye boliger
I nogle kommuner vil det være relevant, at der samtidig med en aftale om udlejning og kommunal anvisning også indgås aftale om nybyggeri af almene boliger.
Der i er den ovennævnte Folketings-aftale særlige bestemmelser om tilskud til nybyggeri af særligt billige boliger. Afhængig af, hvordan aftalen udmøntes i lovgivningen, kan det være hensigtsmæssigt at etableringen af denne boligtype nævnes i aftalen.
Samarbejdssfora (boligforum og embedsmandsgruppe)
Xxxxxxxxxx foreslår, at der etableres samarbejde på politisk niveau og på embedsmandsniveau. Dette kan ske som nye fora. Hvis man lokalt i forvejen har fast etablerede samarbejder kan det være hensigtsmæssigt, at disse får ansvaret for at følge udviklingen i aftalens mål og i stedet skrives ind i aftalen.
Det bør også overvejes om samarbejdsstrukturen kan tænkes sammen med fællesmøder i regi af styringsdialogen.
Monitorering
De nedsatte samarbejdsfora bør løbende følge aftalens indsatser og resultater. Fx kan der blive behov for at justere kriterierne for fleksibel udlejning, hvis der ikke kan findes boligsøgende, der opfylder kriterierne, eller hvis der ikke kan ses resultater af aftalen i de årlige nøgletal.
Det bør på forhånd aftales, hvilken nøgletal, der følges og hvem af parterne, der har ansvaret for at samle de nødvendige data.
Kommunikation og offentliggørelse
Det er i lovgivningen fastlagt, at kommunen skal annoncere kriterier for fleksibel udlejning, før kriterierne kan tages i brug. Det vil også være hensigtsmæssigt, at boligorganisationen informerer beboere og boligsøgende, der er opskrevet til boliger i områderne, om de nye tiltag.
Ikrafttræden og løbetid
Hvis aftalen indeholder bestemmelser om fleksibel udlejning, kan den højst løbe i 4 år, hvorefter den skal revideres.