KS Contract Managere - Entreprise og Facility Management (6868) Økonomiforvaltningen
KS Contract Managere - Entreprise og Facility Management (6868) Økonomiforvaltningen
Til Xxxxxxx Xxxx (A)
Politikersvar til Xxxxxxx Xxxx (A) – Politikerspørgsmål vedr. kontrakt for alarmpatruljekørsel til automatiske indbrudsalarmer med Københavns Brandvæsen
Xxxxxxx Xxxx har den 21. august 2024 stillet følgende spørgsmål:
"Københavns Brandvæsen indgik i 2010 efter et udbud kontrakt med Københavns Kommune, Koncernservice om alarmpatruljekørsel til au- tomatiske indbrudsalarmer (AIA) i kommunens institutioner. Kontrak- ten trådte i kraft den 1. april 2010.
Jeg ønsker at få tilsendt den indgåede aftale/kontrakt mellem Køben- havns Kommune og Københavns Brandvæsen samt det materiale, der blev sendt i udbud.”
Økonomiforvaltningens svar
Det er ikke lykkedes at finde det samlede udbudsmateriale, men der er vedlagt Koncernservice’ udbudsbetingelser (dateret december 2009), Københavns Brandvæsens (KB) tilbud (dateret februar 2010), der lå til grund for den indgåede kontrakt, da KB overtog alarmpatruljekørslen til Københavns Kommunes institutioner, samt den underskrevne styrings- kontrakt ml. parterne.
Til orientering opsagde HBR (Tidl. KB) samarbejdet om alarmpatrulje- kørsel i 2023, der nu varetages af Securitas A/S. Dog monitorerer HBR forsat alle kommunens tyverialarmer.
Bilag
Bilag 1_Udbudsbetingelser Alarmpatruljekørsel
Bilag 2_Opgavebeskrivelse for AP-kørsel for Københavns Brandvæsen Bilag 3_AP kørsel Koncernservice – Intern styringskontrakt
27-08-2024
Sagsnummer i F2 2024 - 16652
Dokumentnummer i F2 6095454
Sagsnummer eDoc 2024-0299001
Sagsbehandler
Xxxx Xxxxxxxx Lessing
KS Contract Managere - Entreprise og Facility
Management (6868)
Udbudsbetingelser for begrænset udbud af Alarmpatrulje til Københavns Kommunes AIA-anlæg
December 2009
Indholdsfortegnelse
1.1 Den ordregivende myndighed 3
2.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse 3
2.1.1 Leverandører på rammeaftalen 3
2.1.2 Aftaleperiode og optioner 3
3.2 Rammerne for dialogmøderne 3
3.5 Tildeling af rammeaftalen 3
3.5.2 Foreløbige delkriterier 3
4.4 Vedståelsesfrist for tilbud 3
4.5 Ejendomsret til modtagne tilbud 3
5 Tidsplan for udbudsforretning 3
6 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 3
7 Aflysning af udbudsforretningen 3
1 Indledning
Dette udbudsmateriale angiver de nærmere vilkår og retningslinier, der er gældende for udbud af alarmpatrulje til Københavns Kommunes AIA-anlæg.
1.1 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed for denne udbudsforretning er:
Københavns Kommune v./ Koncernservice
Center for Rådgivning og Udvikling Aftalestyring
Xxxxxxxxxx 0, 0. sal
2500 Valby
1.2 Kontaktperson
Alle henvendelser forud for tilbudsfristen vedr. yderligere oplysninger, dokumentation, spørgsmål til materialet, tilmelding til dialogmøder m.v. skal ske skriftligt til:
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx via e-mail: xxx@xx.xx.xx
Mailen skal tydeligt markeres ”Udbud vedr. alarmpatruljekørsel AIA-anlæg”.
Der besvares ikke spørgsmål pr. telefon.
2 Udbudets omfang
2.1 Beskrivelse af den udbudte ydelse
Københavns Kommune ønsker gennem dette udbud at indgå aftale med én leverandør, der skal forestå AP – kørslen til Københavns Kommunes ca. 1.000 AIA-anlæg.
Københavns Kommune har årligt er stort antal unødvendige AP – kørsler, herunder som følge af betjeningsfejl, tekniske fejl og andet. Der ligges vægt på at den kommende leverandør kan bidrage til at nedbringe antallet af forgæves kørsler og den økonomiske udgift forbundet hermed, f.eks. gennem følgende tiltag:
• Forbedret indsamling af alarmårsag, herunder forbedringsforslag / afhjælpning
• Forbedret kommunikation om alarmårsag, til institution og koordinatorer
• Incitamentsbaseret prisstruktur
o Til hurtigere reaktion
o Til nedbringelse af antal udrykninger
• Statistikværktøjer
o Alarmårsag
o Forbedringsforslag / afhjælpning
• Andet
Den foreløbige opgavebeskrivelse er vedlagt nærværende udbudsbetingelser som bilag 1.
2.1.1 Leverandører på rammeaftalen
Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en obligatorisk rammeaftale mellem Københavns Kommune og én leverandør.
Rammeaftalen indgås på vegne af Københavns Kommunes forvaltninger, institutioner og kontraktenheder. Kommunens selvejende institutioner er dog kun forpligtet af aftalerne i det omfang det fremgår af deres driftsoverenskomst. De selvejende institutioner, der ikke er forpligtet via deres driftsoverenskomst, kan frivilligt vælge at benytte aftalen. De selvejende institutioner kan derfor individuelt vælge at opsige aftalen, uden at dette påvirker den overordnede rammeaftale.
Desuden kan interne strukturændringer i Københavns Kommune betinge, at antallet af institutioner, skoler, selvejende institutioner og kontraktenheder, i begrænset omfang, enten indskrænkes eller udvides i kontraktperioden.
2.1.2 Aftaleperiode og optioner
Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig rammeaftale i tidsrummet fra den 1.04.2010 til den 31.3.2011 med option på forlængelse 1 år ad gangen, dog maksimalt 4 år i alt.
3 Udbudsprocedure
Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige kontrakter og offentligt støttede kontrakter, jf. LBK 1410 af 07/12/2007 (Tilbudsloven) samt bestemmelserne vedr. bilag 2 b ydelser i EU’s Udbudsdirektiv, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004.
Udbudet gennemføres som et begrænset udbud med konkurrencepræget dialog, med følgende faser:
Prækvalifikation | i prækvalifikationsfasen blev den enkelte ansøgers egnethed til at varetage den udbudte opgave vurderet og de tre mest relevante ansøgere udvalgt. |
Fælles dialogmøde | Fælles dialogmøde mellem de prækvalificerede tilbudsgivere og Københavns Kommune. Den foreløbige opgavebeskrivelse, retningslinier for tilbud samt mål med processen præsenteres. Mødet danner sammen med den indledende opgavebeskrivelse grundlag for tilbudsgivernes indledende tilbud og er således obligatorisk. Mødet afholdes på Københavns Rådhus, Udvalgsværelse C, 2. sal, den 5. januar kl. 10.00 - 12.00. Der kan deltage to repræsentanter fra hver tilbudsgiver. |
1.tilbudsfase | Tilbudsgiverne afleverer indledende tilbud, som danner grundlag for de individuelle dialogmøder |
Individuelle dialogmøder | Tilbudsgiver præsenterer tilbud og løsningsforslag, samt besvarer afklarende spørgsmål. |
Afsluttende fælles dialogmøde | Fælles dialogmøde mellem de prækvalificerede tilbudsgivere og Københavns Kommune. Den endelige opgavebeskrivelse gennemgås. |
2. tilbudsfase | Tilbudsgiverne afgiver endeligt tilbud (inkl. priser) på baggrund af den endelige opgavebeskrivelse. |
Tilbudsvurdering og valg af leverandør | De endelige tilbud vurderes i fht. tildelingskriterium i den endelige opgavebeskrivelse. |
Teknisk afklaring | Teknisk afklaring ml. Københavns Kommune og den valgte leverandør. Opgavebeskrivelse og leverandørens løsningsbeskrivelse sammenskrives i fællesskab i ét dokument, som vedlægges kontrakten som bilag. |
3.1 Generelt om dialogfasen
Konkurrencepræget dialog er en væsentligt anderledes udbudsprocedure og det betyder følgende:
1. Københavns Kommune har ikke udarbejdet en egentlig kravspecifikation, som tilbudsgiver skal følge. I stedet har kommunen udarbejdet en overordnet opgavebeskrivelse. Hver enkelt tilbudsgiver skal ud fra opgavebeskrivelse selvstændigt beskrive hvorledes tilbudsgiver vil løse opgaven.
2. Ligeledes vil tilbudsgiver skulle udarbejde et udkast til de manglende bestemmelser i vedlagte udkast til kontrakt.
3. Den konkurrenceprægede dialog medfører således, at hver enkelt tilbudsgiver skal afsætte væsentligt flere ressourcer til udbudsfasen, end ved et normalt begrænset udbud.
4. Såfremt tilbudsgiver får tildelt kontrakten, vil dennes opgavebeskrivelse blive indarbejdet i kontraktmaterialet. Tilbudsgiver vil således være kontraktligt forpligtet til at gennemføre sine foreslåede løsningstiltag og øvrige beskrivelser.
Københavns Kommune må ikke over for de andre tilbudsgivere afsløre de løsninger som en anden tilbudsgiver har præsenteret, eller andre fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver i dialogen har meddelt, uden dennes samtykke. Det understreges dog, at den viden Københavns Kommune opnår om markedets muligheder under dialogmøderne, vil indgå i de overvejelser, der indgår i udarbejdelsen af den endelige opgavebeskrivelse.
Her skal der skelnes mellem
1. generelle standarder, som skal være ens for alle tilbudsgivere, f.eks. reaktionstid, og
2. tilbudsgivers specifikke løsningsforslag, som ikke gives videre til øvrige tilbudsgivere
Alle tilbudsgiveres løsningsbeskrivelser, skal følge samme overskrift-struktur, men indholdet er specifikt for den enkelte tilbudsgiver. Det vil således ikke være muligt at afgive tilbud på øvrige tilbudsgiveres løsningsforslag.
Under dialogen sikrer Københavns Kommune, at alle tilbudsgivere behandles ens. Der udøves ikke forskelsbehandling ved at give oplysninger, som kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre, og der følges en på forhånd fastlagt agenda ved alle møder.
Det er forventningen, at tilbudsgiverens repræsentanter ved dialogmøderne har den nødvendige indsigt i den udbudte kontrakts tekniske, økonomiske og juridiske aspekter.
Vurderingen af tilbudsgivernes sker udelukkende på baggrund af kvaliteten af det skriftlige tilbud, ud fra de fælles beskrevne tildelingskriterier og ikke på baggrund af drøftelser foretaget under dialogmøderne.
Formålet med dialogmøderne er således at sikre en fælles forståelse for Københavns Kommunes behov og ønsker på området, og dermed sikre, at tilbudsgiverne har mulighed for at udarbejde den mest hensigtsmæssige løsning, i det skriftlige tilbud.
3.2 Rammerne for dialogmøderne
Det indledende, fælles dialogmøde afholdes i på Københavns Rådhus, Udvalgsværelse C, 2. sal, den 5. januar kl. 13.00 - 15.00.
De individuelle dialogmøder forventes afholdt hos tilbudsgiverne hhv. den 22., 25. og 26. januar, fra 10.00 – 12.00.
Råder tilbudsgiver ikke over lokaler i København eller omegn, er denne ansvarlig for at aftale anden mødelokalitet med Københavns Kommune.
Tilbudsgiver får ved det individuelle møde lejlighed til indenfor en tidsramme på 1 time, at præsentere tilbudsgiverens indledende tilbud, herunder præsentation af it-værktøjer, brugerflader, el.l. som indgår i tilbudet. Københavns Kommune vil herefter stille afklarende spørgsmål, så det sikres, at alle dele af tilbudet er tilstrækkeligt belyst.
Umiddelbart efter afholdelsen af de individuelle dialogmøder, afholdes et afsluttende, fælles dialogmøde mellem alle tilbudsgiverne og Københavns Kommune. Mødet afholdes den 27. januar 2010 kl. 10.00 på Københavns Rådhus.
3.3 Tilbudsvurdering
3.3.1 Indledende tilbud
De indledende tilbud danner grundlag for de individuelle dialogmøder, og der foretages således ikke en egentlig vurdering af dette tilbud.
Forhold der ikke er behandlet i det indledende tilbud vil ikke blive drøftet under dialogmødet, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at gennemarbejde dette mest muligt, så der opnås maksimalt udbytte af dialogen.
3.3.2 Endeligt tilbud
De endelige, reviderede tilbud forventes vurderet på grundlag af nedenstående delkriterier. Såfremt der fremkommer helt nye elementer frem i dialogfasen, kan disse blive delkriterier blive justeret.
Det første tilbud skal baseres på tilbudsgivers egen organisering af udførslen, ud fra de krav og den prisstruktur, som er opbygget i dialogfasen.
Det andet tilbud skal baseres på tilbudsgivers forslag til et samarbejde om selve udførslen, mellem tilbudsgiver og ansatte i kommunen.
Københavns Kommune ønsker at få undersøgt hvorvidt et samarbejde mellem en ekstern leverandør og internt mandskab kunne tænkes at være den økonomisk mest fordelagtige løsning af opgaven. Det skyldes en forventning om følgende:
• Kommunens kompetencer:
o Kommunen råder i forvejen over ansatte på f.eks. rådighedsvagter og døgnvagter, placeret indenfor kommunegrænsen, som med fordel kunne indgå i opgaveløsningen.
o Disse ansatte har i forvejen et stort kendskab til og ansvarsfølelse for kommunens bygninger og institutioner.
o Ligeledes har de adgang til kommunens systemer, herunder telefonlister, samt kendskab til beredskabsplaner og øvrig intern organisering.
o Endelig vil disse ansatte lettere kunne tage beslutninger på vegne af kommunen, herunder om tilkald af maskinmester, personale, fast vagt, eller frakobling af anlæg, end den private leverandør.
• Den private leverandørs kompetencer:
o Kapacitet både indenfor og udenfor kommunegrænsen.
o Specifik viden om AIA – anlæg mv.
o Erfaring med organisering af opgaven.
o I forvejen teknisk udstyr, GPS mv.
o Erfaring med håndtering af store mængder regninger.
o Erfaring med statistikværktøjer og løbende opfølgning, specifikt på AIA – området.
Her skal kun gives et eksempel:
• Den private leverandør benytter Rådhusvagten som underleverandør på AP – kørslen i indre by og Brandvæsnet som underleverandør på Østerbro.
• Enhedsprisen på 500 kr. pr. kørsel fordeles med 100 kr. til den private hovedleverandør og 400 kr. til den kommunale underleverandør.
• Hovedleverandøren udskriver regning for hver enkelt AP – kørsel til de pågældende institutioner, på 500 kr.
• Hovedleverandør og underleverandør(er) afregner på månedsbasis, for udført arbejde.
• Hovedleverandør anvender samme IT – ’platform’ til alle kørsler, uanset underleverandør, herunder statistikværktøjer, og afholder kvartalsmøder med Aftalestyring.
Samarbejdet kan tænkes organiseret på mange måder, hvilket helt er op til den enkelte tilbudsgiver. Derfor skal hver enkelt tilbudsgiver overveje muligheder og udarbejde et tilbud.
Eksterne tilbudsgiveres forslag må ikke drøftes med interne bydere. Dette håndteres af Koncernservice, efterfølgende.
3.4 Alternative tilbud
Der modtages kun alternative tilbud, som omhandler partnerskab med kommunale enheder.
Da dette samarbejde skal prissættes, vil prisstrukturen være anderledes, eller
underopdelt, i forhold til tilbudsgivers ’almindelige’ tilbud.
Bortset fra priser, skal alle øvrige krav, på baggrund af dialogfasen, være opfyldt
tilsvarende det ’almindelige’ tilbud.
Partnerskabstilbud vil skulle konkurrere på lige vilkår med øvrige tilbud, ud fra underkriterierne.
3.5 Tildeling af rammeaftalen
3.5.1 Tildelingskriterium
Valg af leverandører vil ske på grundlag af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest
3.5.2 Foreløbige delkriterier
Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud forventes at ske på baggrund af nedenstående delkriterier:
1. Kvalitet
2. Pris
Ad 1. Kvalitet forventes vurderet på baggrund af følgende underkriterier:
• BESKRIVELSE AF TILBUDSGIVERS PROCES FOR OVERTAGELSE / OPRETTELSE AF 1000 INSTITUTIONER
• TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF AP - YDELSEN
• TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF DOKUMENTATION TIL INSTITUTIONEN, MED ÅRSAG TIL ALARM OG TIDSPUNKT
• TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF STATISTIKVÆRKTØJER
• FORSLAG TIL SAMARBEJDSSTRUKTUR
• FORSLAG TIL AT NEDBRINGE OMKOSTNINGERNE TIL AP – KØRSEL, FOR KOMMUNEN SOM HELHED
• TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF FAKTURA
Ad 2. Pris forventes vurderet ud fra de følgende parametre:
1. Enhedspriser
2. Incitamentsstruktur
3. Gennemsigtighed.
Bemærk venligst, at der først skal afgives priser i tilbudsgivers endelige tilbud, og altså ikke i det indledende tilbud, hvor der hovedsageligt fokuseres på løsningsforslag og mål.
4 Tilbudsbetingelser
Tilbudsgiver skal afgive indledende tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale samt det indledende, fælles dialogmøde.
4.1 Tilbudsfrister
4.1.1 Indledende tilbud
Tilbudsgivers indledende tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest mandag den 18. januar 2010 kl. 12.00.
4.1.2 Endeligt tilbud
Tilbudsgivers endelige, reviderede tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest mandag den 15. februar 2010 kl. 12.00.
4.2 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres eller sendes til den i pkt. 1.2 angivne adresse.
Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil blive afvist.
Bemærk venligst, at det alene er tilbudsgivers ansvar at tilbud er modtaget rettidigt på den angivne adresse.
Tilbud skal afleveres i 1 original, underskrevet version, 1 trykt kopi samt 1 elektronisk eksemplar på USB-stick. Forekommer der forskelligheder i de afleverede eksemplarer, vil det originale eksemplar blive lagt til grund for tilbudsvurderingen.
Tilbudsmateriale der fremsendes via e-mail eller telefax accepteres ikke.
4.3 Indhold og opbygning
4.3.1 Sprog
Tilbuddet skal afgives på dansk mens bilag af generel karakter kan afleveres på andet sprog. Såfremt den ordregivende myndighed anmoder herom, skal tilbudsgiver, uden omkostninger for den ordregivende myndighed, sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet til dansk.
4.3.2 Priser
Priser skal angives i danske kroner, eksklusive moms. Samtlige omkostninger skal indgå i de priser, der tilbydes Københavns Kommune.
Den endelige prisstruktur vil blive fastlagt på baggrund af dialogfasen.
4.4 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbud er bindende i 6 måneder regnet fra fristen for aflevering af det endelige tilbud.
4.5 Ejendomsret til modtagne tilbud
Tilbud der modtages før tilbudsfristens udløb betragtes som Ordregivers ejendom og returneres ikke til tilbudsgiver.
4.6 Honorar
Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning.
4.7 Åbning af tilbud
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenters tilbud.
4.8 Skriftlige spørgsmål
Med henblik på at sikre kvaliteten og udbyttet af dialogfasen opfordres tilbudsgiverne til at stille afklarende, skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet.
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og det indledende tilbud skal stilles til den ordregivende myndighed via den i pkt. 1.2 angivne e-mail adresse så tidligt som muligt og senest d. 12. januar 2010 kl. 12.00.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form, senest d. 14. januar 2010, blive sendt til samtlige tilbudsgivere.
Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom samtidigt med besvarelsen af de stillede spørgsmål.
4.9 Aftalegrundlag
Endelig aftale om levering af den udbudte ydelse indgås på grundlag af vedlagte udkast til Kontrakt med bilag. Kontrakten suppleres og udfyldes med de manglende bestemmelser, med udgangspunkt i tilbudsgivers udkast hertil, når der er truffet beslutning om valg af løsningsmodel og leverandør.
Kontrakten fastægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i aftaleperioden. Opstår der i kontraktperioden situationer, der ikke er taget højde for i kontrakten, fortolkes der i overensstemmelse med dansk lovgivning.
Leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, o. lign. finder således ikke anvendelse i kontraktforholdet. Dette gælder uanset om leverandøren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering vedlægger sine egne betingelser.
4.10 Forbehold
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for indholdet af den endelige
opgavebeskrivelse og det endelige kontraktudkast.
Tilbudsgiverne opfordres derfor til at afklare alle forbehold i processen op til det indledende tilbud og gennem dialogfasen; eksempelvis ved at stille skriftlige spørgsmål til materialet.
Eventuelle forbehold for ikke-grundlæggende forhold i det endelige udbudsmateriale skal specificeres klart og præcist i det enkelte bilag med korrekturmarkering. Forbeholdet skal endvidere fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbudet.
Forbeholdslisten skal have følgende opbygning:
Punkt i bilag | Tilbudsgivers forbehold | Begrundelse |
Konkret henvisning | Kort og præcis | En kort begrundelse |
til punktet i bilaget | redegørelse af | for forbeholdet |
forbeholdet. En specifik | skal angives | |
alternativ formulering | ||
skal angives. |
Er det uklart om et eventuelt forbehold vil blive betragtet som grundlæggende, opfordres tilbudsgiver til at benytte muligheden for at stille skriftlige spørgsmål til Ordregiver.
5 Tidsplan for udbudsforretning
Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister.
Tidsfrist | Aktivitet |
23.12.2009 | Udbudsbetingelserne sendes til de prækvalificerede tilbudsgivere |
6.1.2010 Kl. 10.00 | Fælles dialogmøde m. alle tilbudsgivere (obligatorisk deltagelse) |
12.1.2010 kl. 12.00 | Frist for skriftlige spørgsmål |
18.1.2010 | Tilbudsfrist for indledende tilbud |
22 + 25 + 26.1.2010 | Individuelle dialogmøder m. alle tilbudsgivere |
27.1.2010 | Afsluttende, fælles dialogmøde m. alle tilbudsgivere |
15.2.2010 Kl. 12.00 | Tilbudsfrist for endeligt tilbud. Bemærk at tilbud der modtages efter fristens udløb afvises. |
15.2. – primo marts 2010 | Vurdering af rettidigt modtagne tilbud samt godkendelse af leverandørvalg. |
Primo marts 2010 | Udsendelse af accept- og afslagsbreve til tilbudsgiverne. |
Medio marts 2010 | Kontraktindgåelse |
1.4.2010 | Kontraktstart |
6 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af ordregiver.
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbuddene, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Det er et krav fra ordregiver, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen.
7 Aflysning af udbudsforretningen
Udbudsforretningen betragtes først som afsluttet når begge parter har underskrevet den endelige kontrakt. Indtil da vil udbudsforretningen af den ordregivende myndighed kunne aflyses, såfremt der er saglig grund hertil.
8 Bilagsfortegnelse
Det samlede udbudsmateriale består ud over nærværende udbudsbetingelser af følgende dokumenter:
1. Foreløbig opgavebeskrivelse
2. Udkast til kontrakt
3. Etnisk ligestilling m.v.
Københavns Brandvæsen Tilbud vedr. sagsnr. 2009-178592
Alarmpatrulje til Københavns Kommunes AIA-anlæg Opgavebeskrivelse
Københavns Kommune Københavns Brandvæsen
H.C. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx X
Kontaktperson: Xxxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Email: xxxxxx@xxx.xx.xx
Tlf: x00 00 00 00 00
Fax: x00 00 00 00 00
København, den 15.2.2010
Direktionen, Xxxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
INDHOLDSFORTEGNELSE
1. BESKRIVELSE AF TILBUDSGIVERS PROCES FOR OVERTAGELSE / OPRETTELSE AF 1000 INSTITUTIONER 3
1.1. Tilbudsgivers beskrivelse af processen 3
1.2. Tilbudsgivers beskrivelse af implementering af CyberKey 6
1.3. Beskrivelse af Københavns Kommunes opgaver og leverancer i forbindelse med dette 7
2. TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF AP - YDELSEN: 8
2.1. Tilbudsgivers overordnede beskrivelse af beredskab og reaktions-værktøjer 8
2.2. Tilbudsgivers beskrivelse af reaktionstid 9
2.3. Tilbudsgivers beskrivelse af AP – udførslen, på institutionen 11
2.4. Tidsfrister og standarder 13
2.5. Øvrige muligheder for opgavevaretagelse 13
2.6. Ansattes uddannelse og kompetencer 14
2.7. Beskrivelse af Københavns Kommunes opgaver og leverancer i forbindelse med dette 14
3. TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF DOKUMENTATION TIL INSTITUTIONEN, MED ÅRSAG TIL ALARM OG TIDSPUNKT 15
3.1. Systematik og IT – understøttelse 15
3.2. Kvalitet af information 20
4. TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF STATISTIKVÆRKTØJER: 25
4.1. Systematik / opbygning og IT – understøttelse 26
4.2. Tilgængelighed og kvalitet 28
5. FORSLAG TIL SAMARBEJDSSTRUKTUR 30
6. FORSLAG TIL AT NEDBRINGE OMKOSTNINGERNE TIL AP – KØRSEL, FOR KOMMUNEN SOM HELHED 31
7. TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF FAKTURA 33
8. TILBUDSGIVERS FORSLAG TIL PRISSTRUKTUR: 36
9. TILBUDSGIVERS BESKRIVELSE AF DISPATCH–LØSNING TIL AP–LEVERANDØRER 40
10. TILBUDSGIVERS FORUDSÆTNINGSBESKRIVELSE FOR FUNKTIONER FOR ET AIA-ANLÆG 47
HERUDOVER ER DER VEDLAGT BILAGSMAPPE INDEHOLDENDE:
BILAG 1: BESKRIVELSE – UDDANNELSEN GRUNDLÆGGENDE VAGT BILAG 2: STATISTIK – UDRYKNINGSTIDER
BILAG 3: BESKRIVELSE - 112 EXTERNAL ALARM CLIENT BILAG 4: BESKRIVELSE - ALARM112 VC-ANET PROTOKOL BILAG 5: ERKLÆRING OM ETNISK LIGESTILLING
BILAG 6: BILAG VEDRØRENDE UNDTAGELSE FRA AKTINDSIGT
BILAG 7: SPØRGESKEMA TIL UDBUD PÅ AP-KØRSEL TIL AIA, MED KONKURRENCEPRÆGET DIALOG (VEDLAGT SEPARAT)
1. Beskrivelse af tilbudsgivers proces for overtagelse / oprettelse af 1000 institutioner
I det følgende opdeles kommunens institutioner i to grupper, alt efter geografisk placering (ud fra den oversigt Københavns Brandvæsen har modtaget fra udbyder):
Område A: Københavns, Frederiksberg, Tårnby og Hvidovre kommuner samt Søborg og Hellerup postdistrikter (ca. 964 institutioner).
Område B: Sjælland i øvrigt, uden for de i A omtalte områder (ca. 16 institutioner).
1.1. Tilbudsgivers beskrivelse af processen
Kørsel:
For område A.
Københavns Brandvæsen vil ved kontraktstart 1. april 2010 døgnet rundt råde over:
• 56 brandfolk i beredskab.
• 14 store køretøjer (over 4 tons), som afgiftsfrit vil blive omregistreres inden kontraktstart til også at omfatte ”Anvendelse til anden tjenstlig kørsel end udryknings kørsel”.
• placeret på 7 brandstationer fordelt over Københavns kommune eller ”på gaden” på vej hjem fra anden opgave. Nærmeste køretøj vælges for kortest mulig reaktionstid. Da køretøjet således både kan komme fra nærliggende brandstation og fra ”gaden” vil reaktionstiden være sløret i forhold til at mere udspekulerede indbrudstyve kan planlægge et indbrud.
Såfremt der opstår ekstraordinære hændelser eller mange samtidige hændelser i forhold til brand- og redningsopgaver vil Københavns Brandvæsen indkalde ekstra mandskab til bemanding af reservekøretøjer, når antallet af ledige pumpekøretøjer/sprøjter er under 3. I forhold til brand- og redningsberedskabet har Københavns Brandvæsen en samarbejdsaftale med de 17 omegnskommuner om gensidig assistance.
I perioden fra købers valg af leverandør til kontraktstart vil Københavns Brandvæsen udarbejde og gennemføre relevant efteruddannelse af de brandfolk, der skal indgå i AP-kørslen, således at den enkelte alarmpatrulje ved kontraktstart vil være i stand til at udføre AP-kørsel jf. beskrivelsen i punkt 2.3. Uddannelsen handler om betjening af AIA-centraler, runderingsrutiner, afrapportering m.v. . Brandfolkene er i dag specieluddannet (ud over deres brandmæssige uddannelse) i at betjene ABA-anlæg (AutomatiskeBrandAlarmeringsanlæg ) samt foretage eftersyn i forbindelse med de automatiske brandalarmer.
For område B.
Københavns Brandvæsen vil ved kontraktstart 1. april 2010 have indgået aftale med en eller flere underleverandører vedrørende de ca. 16 institutioner, som Københavns Brandvæsen ikke selv har mulighed for at respondere til. I den forbindelse sikres det, at denne/disse underleverandører ligeledes vil kunne udføre AP-kørsel fra den 1. april 2010, i henhold til punkt 2.3. og med mandskab, der er uddannet i henhold til den uddannelsesbeskrivelse, der er vedlagt som bilag 1 eller som er ansat ved et redningsberedskab med erfaring i håndtering af AIA-alarmer.
Signalmodtagelse fra kontrolcentral til Københavns Brandvæsens ”disponeringscentral”: Københavns Brandvæsen kan umiddelbart pr. 1. april 2010 modtage og håndtere to typer digital data kommunikation henholdsvis 112XML (MayDayML) og 112 VC Protokol (Rigspolitiet) (se også punkt 9). Dybtgående beskrivelser af de to systemer er vedlagt som bilag 3 og 4. Viser det sig, at den vindende kontrolcentral ikke kan håndtere nogen af disse, er Københavns Brandvæsen indforstået med, i samarbejde med den vindende kontrolcentral og Koncernservice, at definere en fælles platform til implementering hurtigst muligt afhængig af Kontrolcentralen.
Kontakt til institutionerne:
Københavns Brandvæsen vil i perioden fra kontraktindgåelse til kontraktstart tilskrive samtlige institutioner med en orienteringsskrivelse om Københavns Brandvæsen som den nye alarmpatruljeoperatør. Denne skrivelse vil indeholde en mulighed for at institutionen kan give en tilbagemelding med relevante oplysninger omkring særlige forhold eller behov på netop deres lokalitet til brug for bedst mulig overblik ved kontraktstart.
Københavns Brandvæsen vil derudover aflægge de enkelte institutioner et besøg inden for de første 6 måneder af kontraktperioden for præsentation og indsamling af relevante oplysninger om institutionen i forhold til at kunne udføre alarmudrykninger så effektivt og hurtigt som muligt.
Samarbejde med institutioner, forvaltninger og Koncernservice:
Københavns Brandvæsen etablerer en funktion (herefter benævnt AIA-kontoret) til håndtering af sagsbehandling og administrationen omkring AIA-alarmer.
AIA-kontoret vil være det daglige omdrejningspunkt for administrationen af AP-kørsler, herunder en del af selvkontrollen og for evalueringen af processen omkring AIA-alarmer samt være kontaktled i forhold til institutionerne, forvaltningerne og Koncernservice.
Modellen er baseret på erfaringer med vores ABA-kontor, der igennem en årrække har håndteret administrationen af ca. 1600 ABA-anlæg.
I forbindelse med overtagelse af opgaven, er det AIA-kontoret, der sikrer, at alle nødvendige aktiviteter i forbindelse med flytning af alarmpatruljekørslen til Københavns Brandvæsen kommer på plads, herunder at data i forhold til AIA-anlæggene er valide, således at en formel overdragelse og opstart kan ske problemfrit.
Desuden vil AIA-kontoret koordinere forebyggende besøg hos anlægsejerne (ved gentagne fejlalarmer) samt sikre helheden omkring eventuelle tilkøbsydelser som årlige
institutionsbesøg, udarbejdelse af beredskabsplaner, slukkerservice, udarbejdelse af beredskabsmapper m.v., som vil blive udført i samarbejde med andre dele af Københavns Brandvæsen.
Opgaver i forhold til AP-kørsel:
Efter en udført AP-kørsel vil en AP-kørselsrapport fra hændelsen blive afleveret til vagthavende brandinspektør, som er på døgnvagt ligesom mandskabet. Vagthavende vil sikre, at alle nødvendige data og observationer er påført rapporten, som ved vagtens ophør vil gå videre til AIA-kontoret. AIA-kontoret kontrollerer rapportens indhold, ligesom hændelsens årsag vurderes for eventuelt at kunne give forslag til forbedringer. Ved for eksempel gentagne betjeningsfejl vil AIA-kontoret tilbyde ”institutionen” et besøg for rådgivning og eventuelt foreslå forebyggende tiltag som eksempelvis vejledning og undervisning (separat fakturering – som angivet i prisstruktur under punkt 8).
AIA-kontoret udarbejder endvidere regningsoplæg, herunder vurderer og beslutter til hvem, regningen skal stiles. (a: Institutionen = betjeningsfejl, ”gået i alarmen”, b: Koncernservice = egentlige alarmer, tekniske fejl, c: kontrolcentralen = fejlfortolkning af tekniske fejlalarmer og liniefejl).
I forhold til elektronisk fakturering er langt de fleste institutioner allerede oprettet som kunder hos Københavns Brandvæsen i forbindelse med køb af andre produkter.
Resterende vil blive oprettet indenfor den første måned af kontraktperioden udfra informationer fra Koncernservice, som beskrevet i punkt 1.3.
Endelig skal AIA-kontoret behandle de forespørgsler /klager fra institutionerne der måtte komme i kølvandet på en AP-kørsel.
Opgaver i forhold til informationer om institutionerne:
AIA-kontoret vil sikre opdateringer af telefonnumre, kontaktpersoner, oprettelser og nedlæggelser af adresser, registrering af anlægstyper, betjeningsvejledninger m.v. i forhold til de enkelte institutioner udfra informationer fra Koncernservice, forvaltningerne, de enkelte institutioner og de indledende besøg på de enkelte institutioner samt de årlige besøg (hvis disse tilvælges) fra Københavns Brandvæsens side.
Opgaver i forhold til forvaltningerne og Koncerservice:
AIA-kontoret vil deltage i eller afholde møder med forvaltningerne og Koncernservice efter aftalt skabelon – som beskrevet i punkt 5. AIA-kontoret vil initiere samarbejde med forvaltningerne og Koncernservice om udvikling af relevante statistiske udtræk, overordnede tiltag for nedbringelse af AP-kørsler samt dataopsamlinger for bedst mulig overblik i forhold til de sikringsmæssige forhold i institutionerne, herunder at koordinere de ekstra ydelser der beskrives under punkt 6.
Organiseringen af AIA-kontoret vil i takt med erfaringsindsamling kunne blive ændret/tilpasset med fortsat fokus på service for køber.
IT, statistikker, kommunikation og GIS
Københavns Brandvæsens IT-afdeling råder over dedikerede kompetencer i forbindelse med udvikling af digitale rapportsystemer, statistikker, kommunikationslinjer, GIS m.v. i forbindelse med brand- og ambulancekørsel. Københavns Brandvæsen arbejder derfor løbende på udvikling af disse områder i forhold til mere effektiv indsats, hvilket også vil komme AIA-
kørsler til gode. Desuden vil udviklingen af rapportsystemer og statistiksystemer, både i den indledende fase af tilbudsperioden, men også løbende, naturligt blive varetaget for større fleksibilitet med hensyn til særlige tilpasninger i forhold til Koncernservices, forvaltningernes og institutionernes behov.
1.1.1. Frister
Københavns Brandvæsen kan fra 1. april 2010 stå for AP-kørslen til samtlige institutioner, der er indgået leveringsaftale på, idet institutionerne vil være oprettet i brandvæsenets it- systemer, herunder faktureringssystemet.
Statistik system vil senest være fuld funktionelt inden udgangen af september 2010.
Inden udgangen af september 2010 vil der være gennemført besøg hos alle institutionerne.
1.2. Tilbudsgivers beskrivelse af implementering af CyberKey:
Købehavns Brandvæsen bruger i dag nøglebokse med Cyberkey i forbindelse med omkring 700 ABA-anlæg i Københavns Kommune. Nøglerne opdateres hver 24. time ved opdateringsudstyr på vores 7 brandstationer.
Vores brandfolk er derfor fuldt uddannet i brug af systemet, med veldefinerede rutiner og med faste personer, der opdaterer nøglen hver morgen ved vagtskifte. Desuden kontrollerer en overordnet centralt placeret nøgleansvarlig, om alle nøgler er opdateret dagligt. De samme nøgler vil blive brugt til nøglebokse i forbindelse med AIA-anlæg.
Nøglen er programmeret til at være funktionsdygtig i 48 timer, således at den stadig virker, hvis der skulle opstå fejl på opdateringsenheden eller netværket. Herved vil der være 24 timer til at få fejlen rettet eventuelt med assistance fra Xxxxxx.
Desuden står Københavns Brandvæsen i forvejen for opsætningen af nøglebokse til Cyberkey ved alle kommunens institutioner. Der er pt. opsat bokse ved knap 800 af de ca. 980 institutioner, dette udbud omhandler.
Område A:
• Københavns Brandvæsen vil arbejde med Cyberkey systemet, der reelt er en udvidelse af det system, brandvæsenet allerede bruger til ABA-anlæg.
Område B:
• I forbindelse med de ca. 16 institutioner vil der blive tale om en traditionel mekanisk nøgleboks, da det ikke i fornødent grad vil være muligt at sikre funktionaliteten med Cyberkey rundt på hele Sjælland.
1.3. Beskrivelse af Københavns Kommunes opgaver og leverancer i forbindelse med dette
Københavns Kommune skal levere en liste over aktuelle institutioner med:
• adresse
• institutionstype
• forvaltning
• navn på institutionsleder
• kontakttelefonnummer
• e-mail adresse til institutionsleder
• vægterkode til alarm-anlægget.
Københavns Kommune (eventuelt den vindende Kontrolcentral) skal levere forholdsordrer for de enkelte institutioner.
Til brug for betalingen via elektronisk fakturering skal listen desuden indeholde:
• EAN numre, både for institutionen og forvaltningen, samt respektive kontaktpersoner.
2. Tilbudsgivers beskrivelse af AP - ydelsen:
2.1. Tilbudsgivers overordnede beskrivelse af beredskab og reaktions-værktøjer:
Område A:
Når en alarm er indgået til Københavns Brandvæsens Alarm- og vagtcentral, herefter kaldt ”disponeringscentral”, sker følgende:
• Disponeringscentralen råder over gis-kort-værktøjer, hvor de institutioner der indgår i dette tilbud allerede i dag er geo-kodet i Københavns Brandvæsens system.
• Nærmeste køretøj, enten allerede ”på gaden” nær institutionen eller fra den nærmeste af de 7 københavnske brandstationer, strategisk fordelt over kommunen, sendes til alarm- adressen. Reaktionstider er beskrevet i 2.2.1 – 2.2.3.
• I køretøjet forefindes en terminal, der viser alarmadressen på kort.
Køretøjet vil være bemandet med minimum 1 personer med beredskabsfaglig uddannelse, samt en uddannelse i rundering og betjening af og fejlfinding (på manuelt niveau) på AIA-anlæggene.
• AP-vagten vil have stort lokalkendskab og være direkte forbundet til Københavns Brandvæsens disponeringscentral ved hjælp af både vognradio, tetra-terminal og mobiltelefon, hvilket medfører stor sikkerhed i kommunikationen, herunder muligheden for tilkaldelse af assistance.
• Der kommunikeres endvidere med KC vedrørende forholdsordre for anlæg og tilbagemelding.
Område B:
• Straks alarm er indgået til Københavns Brandvæsen sendes den til underleverandøren (erne) der dækker de ca.16 institutioner i område B.
• Underleverandør kan være et lokalt redningsberedskab med forudgående erfaring i håndtering af AIA-alarmer eller et lokalt privat vagtfirma, der er placeret strategisk i forhold til reaktionstid.
• AIA-patruljen vil være bemandet med minimum 1 person med beredskabsfaglig uddannelse eller grundlæggende vægteruddannelse, som beskrevet i bilag 1. Alle alarmpatruljer vil være direkte forbundet til Københavns Brandvæsens disponeringscentral, som minimum via mobiltelefon, således at der uden nogen form for forsinkelser og uanset enhedens aktuelle opholdssted, kan foretages øjeblikkelig udrykning til alarmer, når disse indgår.
2.2. Tilbudsgivers beskrivelse af reaktionstid:
• Københavns Brandvæsen ønsker ikke prioritetsopdelt AP-kørsler, da vi vil sikre, at der bliver reageret umiddelbart på indkomne alarmer uden prioritering. Herved indgår alle alarmer i det samlede gennemsnit.
• AP-kørsler udføres svarende til kørsel 2 i forbindelse med kørsel til brand, hvilket vil sige øjeblikkelig kørsel uden udrykningssignal.
• Københavns Brandvæsen forventer ikke at blive afsendt af KC til linjefejl eller tekniske fejl, dog betinget af forholdsordre.
• Reaktionstiden regnes fra melding indgår på Københavns Brandvæsens disponerings- central til køretøjet elektronisk melder ankommet (”mødt”), til nøgleboks åbnes ved institutionen eller til alarmanlæggets betjening ved fri adgang til anlægget. I tilfælde af væsentlige problemer ved fremmøde på institutionen, søges problemer først fastlagt/defineret/løst inden nøgleboks åbnes. I disse tilfælde bruges logen for køretøjets ankomsttid, som registreres elektronisk på brandvæsenets disponeringscentral. I sådanne tilfælde gives en skriftlig forklaring i AP-kørselsrapporten med begrundelse for den senere åbning af nøgleboks.
2.2.1. Maksimal reaktionstid
Område A (ca. 964 ud af 980 institutioner):
Københavns Brandvæsen kan tilbyde priser ved to forskellige maksimale reaktionstider:
Pris 1-A: ved maksimal gennemsnitlig reaktionstid (over 1 måned) på 25 minutter. Pris 2-A: ved maksimal gennemsnitlig reaktionstid (over 1 måned) på 15 minutter.
Pris 2-A tilbydes identisk med pris 1-A således at køber får en hurtigere reaktionstid til samme pris.
Område B (ca.16 ud af 980 institutioner):
Københavns Brandvæsen kan tilbyde pris ved en maksimal reaktionstid:
Pris 1-B: ved maksimal gennemsnitlig reaktionstid (over 1 måned) på 25 minutter.
Til disse reaktionstider knyttes en prisstruktur og incitamentsordning jf. punkt 8.
2.2.2. Gennemsnitlig reaktionstid
Område A:
hvor Københavns Brandvæsen selv reagerer, vil alle kørsler blive medtaget i gennemsnits- beregningen, da alle kørsler fortages med øjeblikkelig afgang af nærmeste køretøj og derfor med samme hurtige reaktion.
Vi garanterer en gennemsnitlig reaktionstid på maksimalt 15 minutter, set over en måned.
Som dokumentation for den tilbudte reaktionstid kan oplyses at for de køretøjer, som vil blive anvendt til AP-kørslen, var den gennemsnitlige reaktionstid i perioden 1.1.2009 – 31.12.2009 til brand- og redningsopgaver uden udrykning mellem 7,53 og 10,17 minutter. Vedrørende statistikken kan tilføjes at de nævnte tider gælder kørsel uden udrykning og over hele døgnet, kaldet ”kørsel 2/response K2”. Uden for myldretid er reaktionstiderne typisk lavere og nærmer sig den i bilag 2 nævnte ”kørsel 1/response K1”, som er kørsel med udrykning.
Disse hurtige dokumenterede reaktionstider medfører, at skadesudviklingen ved brand og hærværk minimeres samtidig med, at den præventive effekt i forhold til at hindre indbrud og hærværk maksimeres, hvilket økonomisk medfører en stor fordel for Københavns Kommune som selvforsikret kommune.
Område B:
hvor en samarbejdspartner bliver afsendt, kan alle kørsler medtages i gennemsnits- beregningen.
Vi garanterer en gennemsnitlig reaktionstid på maksimalt 25 minutter, set over en måned.
Såfremt det alene drejer sig om de ca. 16 institutioner kan kørslerne under område B godt medregnes statistisk under område A, uden ændring på den gennemsnitlige maksimale tid under område A.
Vedrørende de statistikker over reaktionstider, der ses på bilag 2, vil Københavns Brandvæsen udvikle tilsvarende og implementere disse til brug for egenkontrol af AP- kørsel. Koncernservice og forvaltningerne vil ligeledes kunne anvende disse statistikker over reaktionstider på AP-udrykninger.
2.2.3. Bestemmelser ved manglende overholdelse af reaktionstid.
Erstatningsansvar ved indbrud og følgeskader ved indbrud følger den tilbudte reaktionstid på 15 minutter, som indebærer et højere sikringsniveau end sikringsniveau 50. AP – leverandøren skal erstatte alle skadesudgifter, som kan henføres til manglende efterlevelse af reaktionstid, med mindre ansvaret skyldes forkert prioritering på KC. Bevisbyrden for, at KC eventuelt har tilkaldt en ikke-prioriteret AP, påhviler AP – leverandøren.
Se desuden punkt 8: Prisstruktur.
2.3. Tilbudsgivers beskrivelse af AP – udførslen, på institutionen:
• AP-vagten vil være genkendelig og vil normalt være iklædt uniformering i form af branddragt med påtrykt tydelig navnetræk: ”Københavns Brandvæsen”. Branddragten vil endvidere være med tydelige reflekser, således at mandskabet også i mørke hurtigt vil blive genkendt.
• AP-vagterne har desuden i forvejen stor erfaring med håndtering af og reaktion til automatisk brandalarmeringsanlæg (ABA).
• Ved ankomsten vil AP-vagten indledningsvis, men altid i overensstemmelse med aftalt forholdsordre, udføre et udvendigt eftersyn for at konstatere, om der er synlige tegn på indbrud, hærværk eller lignende.
o Hvis der konstateres tegn på indbrud tilkaldes politiet, hvorefter xxxxxx følges som hvis der ikke er tegn på indbrud (de følgende punkter).
o Er der ikke tegn på indbrud, skaffes adgang til institutionen ved hjælp af adgangsnøgler i den elektroniske nøgleboks. Tidspunktet for dette logges i det elektroniske system tilknyttet nøglesystemet.
o Inde i bygningen betjenes tyverialarmanlægget, dvs. man afbryder klokker/sirene hvis denne stadig kimer, aflæser det aktiverede område og foretager grundigt eftersyn i bygningen for at finde årsagen til alarmen, f.eks. indbrud, fejlbetjening eller lignende.
▪ Skyldes alarmen en fejlbetjening, eller at en ansat utilsigtet er gået i alarmen ved en fejl, kontaktes den pågældende for information og vejledning. Personens navn noteres af AP-vagten.
▪ Skyldes alarmen en teknisk fejl på anlægget, noteres dette på en meddelelsesseddel, som enten afleveres til en fremmødt ansat, eller hvis ingen er mødt anbringes meddelelsen på alarmskabet.
▪ AP-vagten vil forsøge at identificere årsagen til alarmen og udbedre den. Dette vil fremgå af rapporten som via vagthavende brandinspektør, sendes til AIA-kontoret. AIA-kontoret vil efterfølgende reagere på rapportens konklusion vedrørende alarmen og årsagen. AP-vagterne vil blive uddannet til at kunne identificere årsagen til tekniske fejl på manuelt niveau.
• Hvis anlægget ikke kan retableres/overdrages i forhold til forholdsordre tilkaldes servicefirmaer til afhjælpning af fejlsituationer via kontrolcentralen.
o AP-vagten vil under eftersynet observere, om der en brandrisiko ved tændt kaffemaskine, glemt stearinlys og lign. Ligeledes vil AP-vagten være opmærksom på unødig indbruds- eller brandspredningsrisiko som f.eks. udendørs affaldscontainer placeret tæt op af et vindue, åbne døre og lign., og afhjælpe disse situationer/trusler, hvis det er muligt. Sådanne eventuelle konstaterede uregelmæssigheder vil ligeledes fremgå af AIA-rapporten, således at der efterfølgende kan tages hånd om problemerne med det aktuelle institutionspersonale.
o Herefter retableres og tilkobles alarmanlægget udenfor institutionens åbningstid eller overdrages, ud fra forholdsordre, til kontaktperson, hvis hændelsens er sket i åbningstiden (brugstiden).
o Endelig placeres adgangsnøgler atter i den elektroniske nøgleboks, som ligeledes retableres.
• I tilfælde hvor der bør foretages afdækning eller lignende tiltag rekvireres særlig enhed (som beskrevet i punkt 2.5), såfremt det følger af forholdsordren. Denne enhed er også særlig uddannet i sporbevaring.
• AP-vagten bliver på stedet så kort tid som muligt i forhold til situationen og forholdsordre.
• Ved hjemkomsten udfyldes en AP-kørsels-rapport, der via den vagthavende brandinspektør ved vagtdøgnets afslutning sendes til den administrativt ansvarlige i Københavns Brandvæsen (AIA-kontoret).
o AP-kørsels-rapporten omfatter:
▪ objektets adresse
▪ alarmeringstidspunkt
▪ ankomsttid
▪ tid på stedet
▪ tidspunktet når færdig
▪ aktiverede detektorer / grupper
▪ årsag til alarmeringen (indbrud, hærværk, fejlbetjening, utilsigtet adgang til det dækkede område, teknisk fejl på anlæg, teknisk fejl på forbindelsen e.l.)
▪ beskrivelse af evt. indbrud med skadesomfang og placering i bygningen
▪ navn og titel på evt. fremmødt repræsentant for institutionen
▪ hvad der er foretaget yderligere
▪ hvilke assistancer der evt. er rekvireret , f.eks. til afdækning
▪ hvem der har været ansvarlig for udrykningen, opgaver på stedet og dermed anlæggets betjening
Rapporten vil blive opbygget i hovedpunkter, indbrud, betjeningsfejl og teknisk fejl.
2.4.Tidsfrister og standarder
Område A:
vil den maksimale reaktionstid være 15 minutter fra alarm tilgår Københavns Brandvæsens vagtcentral til køretøjet afgiver elektronisk statusmelding ”mødt”, nøgleboksen åbnes eller AIA-anlægget betjenes. Er responsen i enkelte tilfælde langsommere ydes rabat på kørselsprisen.
Område B:
vil den maksimale reaktionstid være 25 minutter fra alarm tilgår Københavns Brandvæsens vagtcentral til AP-vagten melder ”mødt” eller AIA-anlægget betjenes. Er responsen i enkelte tilfælde langsommere ydes rabat på kørselsprisen.
2.4.1. Bestemmelser ved manglende overholdelse af frister og standarder.
Inden for område A gælder følgende, hvis tidsfrister ikke overholdes: Hvis reaktionstiden går over 25 minutter vil besøget være gratis.
Hvis reaktionstiden ligger mellem 15 og 25 minutter ydes der en rabat på 30 %.
Inden for område B gælder følgende, hvis tidsfrister ikke overholdes: Hvis reaktionstiden går over 45 minutter vil besøget være gratis.
Hvis reaktionstiden ligger mellem 25 og 45 minutter ydes der en rabat på 30 %.
2.5.Øvrige muligheder for opgavevaretagelse
I forbindelse med AP-kørsel vil Københavns Brandvæsen også kunne stå for sikring/udbedring af skader i forbindelse med indbrud eller hærværk.
Københavns Brandvæsen har i forvejen en enhed, der er opbygget og udrustet til bekæmpelse af sekundære skader efter brand, f.eks. afdækning af vinduer og døre med sikkerhedsgodkendte materialer, montering af låse og låsebeslag, afdækning af tage, opsugning af vand i forbindelse med hærværksskader osv. Enheden er bl.a. udstyret med et større savebord, og mandskabet er specielt uddannet og øvet til disse opgaver.
Enheden er stationeret på brandstation Dæmningen, Xxxxxxxxxxx 0 og afsendes af Københavns Brandvæsens Alarmcentral, som også afsender Alarmpatruljer til tyverialarmer. Køretøjet bemandes af mandskab fra døgnvagten. Dette betyder, at køretøjet vil kunne afgå med 1- 2 minuts varsel. Udgiften til enhedens arbejde består af udgifter til forbrugte materialer samt en timepris for mandskab og køretøj.
Enheden vil også kunne levere assistance i forbindelse med vandskade efter enten hærværk, defekte vandinstallationer, defekte varmeinstallationer eller vejrlig i form af at stoppe skaden, foretage afdækning, opsamle vand, samt iværksætte affugtning.
Københavns Brandvæsens mandskab er i øvrigt særligt uddannet af politiet i at være opmærksom på sporbevaring.
Her ud over kan der tilbydes fast vagt tilknyttet til lokaliteten, enten med eget mandskab eller i samarbejde med Rådhusvagten.
2.6. Ansattes uddannelse og kompetencer
Mandskabet fra Københavns Brandvæsen, der skal udføre AP kørsel, har alle en beredskabsfaglig grunduddannelse, hvor specielt følgende delelementer i uddannelsen vil være særdeles anvendelige ift. løsning af opgaven: Sporbevaring, anvendelse af slukningsmidler, radiobetjening, røg- og kemikalie dykning, oprydning og følgeskadebekæmpelse, særlige farer, førstehjælp, samt afspærring og sikring af skadested. Ligeledes er personalet uddannet således, at de selvstændigt kan fungere som sikkerhedsvagt på teatre og i større forsamlingslokaler, idrætshaller m.m. De har erfaring i at betjene alarmskabe og finde aktiverede meldere jf. lokale instrukser på ABA-anlæg. De har ligeledes rutine i at orientere sig i store bygnings- og fabrikskomplekser samt erfaring i publikumskontakt og krise- og konflikthåndtering.
Ovennævnte kompetencer indgår alle som delelementer i uddannelsen ”Grundlæggende vagt” Københavns Brandvæsen vil desuden iværksætte relevant efteruddannelse i fejlfinding, afhjælpning af fejlbetjening og i at retablere AIA-anlægget på anlægsadressen.
2.7. Beskrivelse af Københavns Kommunes opgaver og leverancer i forbindelse med dette
Københavns Kommunes opgaver og leverancer i forbindelse med AP-kørsel er levering af adresser m.m. som beskrevet i punkt 1.3.
3. Tilbudsgivers beskrivelse af dokumentation til institutionen, med årsag til alarm og tidspunkt
Alle data vedrørende AP-kørsel opsamles i Københavns Brandvæsens elektroniske rapportsystem, som i dag på både operationelt og på sagsbehandlerniveau anvendes til opfølgning og behandling af alle kørsler til brand- og redningsopgaver, herunder alle kørsler til ABA-anlæg, som er umiddelbart sammenlignelige med kørsler til AIA-anlæg. Rapportsystemet er sammenhængende med Alarm- og vagtcentralens disponeringssystem og med Københavns Brandvæsens statistikværktøjer, således at der til enhver tid både overordnet og i forhold til enkelte objekter/anlæg kan trækkes de nødvendige og ønskelige data og statistikker.
Dette system tilbydes i et omfang, der konkret skal aftales med køber, og stilles til rådighed for Koncernservice og forvaltningernes sikringsledere samt på institutionsniveau for dækning af alle parters behov for indsigt i AP-kørsler.
I forhold til institutionerne vil der endvidere pr. automatik blive sendt e-mail med rapport fra de enkelte konkrete AP-kørsler til adressen, således at det sikres, at institutionsleder altid er orienteret om kørsler til institutionen, om muligt med årsag.
3.1.Systematik og IT – understøttelse
AP-kørsel understøttes ved hjælp af elektronisk disponeringssystem på Københavns Brandvæsens Alarm- og vagtcentral samt ved dataterminaler i det enkelte køretøj.
Dataterminalerne kommunikerer elektronisk med disponeringssystemet for opsamling af data.
Alarmering af AP-kørsel sker ved alarmering / udkald af Københavns Brandvæsens køretøjer via centralalarmering, som er et kommandosystem til brandstationerne. Samtidig afsendes elektronisk køreordre til dataterminal i køretøjerne via det digitale radiosystem SINE.
Der afgives status og positionsmeldinger i forbindelse med udrykningen.
Systemet er krypteret både i forhold til data og talekommunikation, således at det er sikret mod aflytning.
Dataterminal til modtagelse af alarmering i brandkøretøj
Skærmbilledet på dataterminal
Navigationsudstyr i køretøj
Der forefindes endvidere navigationsudstyr med rutebeskrivelse frem til AIA-alarm.
Opsamling af statusmeldinger fra AIA-alarm
Der er i disponeringssystemet fuldt overblik over hvilket køretøj og mandskab, der er afsendt, ligesom alle tidspunkter registreres enten via rapportsystemerne eller via statusmeldinger fra det afsendte køretøj. Der bliver automatisk dannet en rapport på hver udrykning.
Rapportsystemer
Alle data opsamles i det elektroniske rapportsystem til videre behandling. Her er beskrevet de enkelte dele af rapportsystemet, som pt. anvendes i forbindelse med brand- og redningsopgaver, og som vil blive udbygget med detaljerede oplysninger vedrørende AP- kørsler i form af kørselsårsag angivet af kontrolcentral (tyverialarm, anlægsfejl, liniefejl) samt den af mandskabet præcist registrerede årsag til alarmen (personalefejl, teknisk fejl, indbrud, hærværk, brand mv.).
Rapportsystemet vil løbende blive tilrettet til håndtering af AIA-alarmer. Ændringer sker i samarbejde med køber, således at der skabes sikkerhed for, at forebyggende arbejder i forhold til fejlalarmer, adfærd på institutionerne mv. vedrørende AIA-anlæg indbygges i rapportsystemet.
Udrykningsrapport
Udrykninger til et givent AIA-anlæg kan findes. For at dette billede kan dannes er der til hver enkelt kørsel udfyldt nedenstående skærmbilleder, der til sammen danner den endelige rapport.
Udrykningsrapport Skade
Grunddata fra disponeringssystemet på Alarm- og vagtcentralen overføres automatisk til rapportsystemet.
Udrykningsrapport Sikring
Observationer fra AIA-alarm indføres i rapportsystem.
Udrykningsrapport Beskrivelse
Beskrivelse og bemærkninger registreres.
3.2. Kvalitet af information
Det sikres, at data der anvendes i forbindelse med udrykninger til AIA-alarmer, er kvalitetssikret. Det kan eksempelvis nævnes, at adressedata på en given AIA-alarm geokodes i forbindelse med udrykning til en institution.
Der er således sikkerhed for, at det er en korrekt adresse, der sendes ud til terminalerne i køretøjerne. Dette betyder, at navigationssystemet i køretøjerne kan finde frem til AIA- alarmen. De øvrige alarmdata kvalitetssikres i forbindelse med oprettelse af en alarm og i forbindelse med det årlige besøg på institutionen.
3.2.1. Initiativer til problemløsning, på institutions-niveau
• Gentagne teknikalarmer
o Ved tekniske fejlalarmer vil AP-vagten efterse, om f.eks. en PID ”kikker” den forkerte vej eller fejlen skyldes en anden årsag og dette vil blive beskrevet i AP- kørselsrapporten som bl.a. tilgår institutionen. Institutionen kan efterfølgende sende rapporten videre til det pågældende servicefirma.
o Københavns Brandvæsen kan som ekstraydelse ved flere tekniske fejlalarmer på samme anlæg (f.eks. 3 fejlalarmer) sende en medarbejder, der vil undersøge
årsagen. Denne medarbejder vil være særlig uddannet til at kunne finde en teknisk fejl på manuelt niveau. AIA-kontoret vil sikre, at problemer med gentagne alarmer bliver opfanget. Der vil i givet fald blive udarbejdet en beskrivelse af problematikken, som vil tilgå den pågældende institution. Københavns Brandvæsen kan i disse situationer tilbyde at være kontakten til det pågældende servicefirma og afsende rapporten direkte til servicefirmaet. Derved skal den enkelte institution ikke selv påtage sig denne opgave. Det vil også være en fordel, at det er Københavns Brandvæsen, som har kontakten med de pågældende servicevirksomheder, derved kan der opnås en ensartethed på løsningerne af de forskellige tekniske fejlalarmer
• Gentagne personalealarmer
o Københavns Brandvæsen kan som ekstraydelse ved flere personalealarmer (f.eks. 3 fejlalarmer) afsende en medarbejder, der vil undersøge årsagen. Denne medarbejder vil være uddannet til at vejlede/rådgive personalet på institutionen i korrekt betjening af AIA-anlægget, således at antallet af fejlalarmkørsler mindskes. Det forventes at have positiv effekt på den enkelte medarbejder, således at han/hun er mindre stressede ved at skulle betjene AIA-anlægget og derved minimeres risikoen for at udløse en fejlalarm. Eventuelle ændringer i betjeningsvejledningen/forholdsordre vil blive rettet til i beredskabsplanen og i eventuelle beredskabsmapper. AIA-kontoret vil sikre at problemer med gentagne personalealarmer bliver opfanget.
o Desuden kan Københavns Brandvæsen som ekstraydelse og som et led i strategien med fortsat at skabe bevidsthed om og kompetence til forebyggende og afhjælpende indsatser ved ulykker i Københavns Kommunes institutioner og i de kommunale virksomheder, tilbyde udarbejdelse af en beredskabsmappe for den enkelte institution. Beredskabsmappen vil også være et middel til at sikre, at der er sammenhæng med kommunens overordnede beredskabsplanlægning.
o Beredskabsmappen der i dag allerede er tilkøbt af en stor del af kommunens institutioner vil med mindre justeringer kunne omfatte afsnit med forslag til forebyggende indsats mod indbrud, tyveri og hærværk samt afsnit, der omhandler forhold omkring opståede situationer vedrørende samme emner. Der vil kunne indsættes et afsnit i beredskabsmapperne omkring den enkelte institutions AIA- anlæg med betjeningsvejledning, fejlmuligheder, forholds-ordrer m.m. Der vil ligeledes kunne indsættes et afsnit omhandlende et eventuelt ABA-anlæg med forholdsordre og betjening.
Eksempel på indholdet i en Beredskabsmappe.
• Ydermere kan Københavns Brandvæsen som ekstraydelse tilbyde institutionen adfærdsændrende undervisning i relation til indbrud, xxxxxx og hærværk. Denne type undervisning, som Københavns Brandvæsen har stor erfaring med, foregår som undervisning af de enkelte medarbejdere i institutionerne. Erfaringsmæssigt får et sådant undervisningsforløb en positiv effekt på arbejdspladsen, da det er mindre
stressende for den enkelte at skulle håndtere f.eks. indbrud, xxxxx, hærværk samt betjening af AIA- og ABA-anlæg.
Selve undervisningsforløbet kan indeholde følgende, opdelt i to hovedgrupper, alt efter hvor stor en institution der er tale om:
Bruger som:
- modtager undervisning i betjening
- modtager en orientering om virkemåde af detektorer
- får mulighed for at øve med anlægget og herved blive tryg ved betjeningen
- gennemfører fyraftenseftersyn (”Brand og tyv går hånd i hånd”)
- lærer at afmelde en alarm til alarmcentralen
Superbruger som er ansvarlig på institutionen og som:
- udleverer kode til andre ansatte
- opretter / lukker koder
- skifter kodeord
- sikrer, at forholdsordre er opdateret
- uddanner de andre brugere
- kan se i AIA-anlæggets log mv.
- er kontaktperson til Københavns Brandvæsen
Disse tilbud kan gives til de enkelte institutioner eller som en mere omfattende pakke på forvaltningsniveau eller kommunalt niveau, hvilket endvidere er beskrevet i punkt 6.
4. Tilbudsgivers beskrivelse af statistikværktøjer:
De tilbudte statistikværktøjer opbygges efter principperne omkring statisk kvalitetskontrol (SQC). I praksis betyder det, at statistik systemet og data tilrettelægges på en sådan måde at organisationen styrer sin produktion og adfærd ud fra den viden, der opnås ved anvendelse af SQC.
Københavns Brandvæsen har en stor erfaring med brug af SQC og har blandt andet brugt systemet i forbindelse med Københavns Brandvæsens ambulancetjeneste der har opnået at blive akkrediteret hos Joint Commision som den første ambulancetjeneste i verden.
Principperne kan for anvendelse af SQC ses nedenfor.
I SQC anvendes kontrolkort til at finde de udrykninger, som er ude af kontrol i forhold til de mål værdier, der er fastsat.
Da der pt. ikke findes SQC værktøjer til AIA-alarmer, er eksemplet nedenfor taget ud fra brandstatistikken.
4.1. Systematik / opbygning og IT – understøttelse
Københavns Brandvæsen etablerer it-systemer, der er opbygget således, at relevante specifikke udtræk kan hentes i de enkelte forvaltninger, Koncernservice og eventuelt større institutioner.
Statistisk kvalitetskontrol for Brandopgaver (eksempel).
Billedet viser reaktionstid for brandkøretøjer i 2009. Der kan vises tider for reaktionstid, afgangstid for mandskab, vagtcentral tid, fremkørsel reaktionstid. Det vil være muligt, at ændre søgemulighederne i samarbejde med køber.
Hvis man klikker på X i grafen åbner nedenstående billede sig.
Kvalitetskontrol for udryknings- og alarmeringsproces
Billedet viser rapportdata med statusmeldinger for de køretøjer som eksempelvis har været involveret i AP-kørsel.
Systemet bruges til at finde og årsagsforklare overskridelse af aftalte reaktionstider med mere. Formålet er at forbedre alarmerings- og kørselsprocessen.
Det vil være muligt, at ændre funktionaliteten i forhold til håndtering af AIA-processen i samarbejde med ordregiver.
Pareto i forhold til afvigelser
Det vil være muligt, at ændre funktionaliteten i forhold til håndtering af AIA processen i samarbejde med Køber.
4.2.Tilgængelighed og kvalitet:
Systemet er tilgængeligt alle døgnets timer og kan gøres tilgængeligt på Københavns Kommunes netværk for relevante personer udpeget af Koncernservice efter nærmere aftale. Systemet afspejler, de hændelser som er indkommet og har medført en aktion på kontrolcentralen.
Det vil være muligt at ændre funktionaliteten i forhold til håndtering af AIA-processen i samarbejde med køber.
4.2.1. For institutionsleder
Både rapportsystemer og statistiksystemer kan gøres tilgængeligt på Københavns Kommunes netværk efter nærmere aftale med ordregiver. Der gives kun adgang til egne
data, og det kræver afklaring af muligheder i forhold til Københavns Kommunes netværket og IT sikkerhed.
4.2.2. For forvaltningens sikringsansvarlige
Både rapportsystemer og statistiksystemer kan gøres tilgængeligt på Københavns Kommunes netværk efter nærmere aftale med ordregiver. Der gives kun adgang til egne data, og det kræver afklaring af muligheder i forhold til netværket og IT sikkerhed.
4.2.3. For kommunens sikringskoordinator
Både rapportsystemer og statistiksystemer kan gøres tilgængeligt på Københavns Kommunes netværk efter nærmere aftale med ordregiver. Der gives adgang til alle relevante data, det kræver dog en nærmere afklaring af behov og muligheder i forhold til netværket og IT sikkerhed.
5. Forslag til samarbejdsstruktur
Der foreslås etableret en kontaktgruppe med repræsentation fra AIA-kontoret (Københavns Brandvæsen), fra Koncernservice, fra forvaltningerne og eventuelt fra den vindende Kontrolcentral.
Der foreslås indledningsvis en tæt dialog i de første 6 måneder, f.eks. et månedligt møde samt ved akutte behov. Efter en indkøringsperiode kunne mødefrekvensen nedsættes til f.eks. et koordinationsmøde hver 3. måned.
Formålet med møderne skal bl.a. være at diskutere fortsatte hærværks- og skadesbegrænsende aktiviteter på baggrund af det statistiske materiale og anden erfaring.
Koncernservice, Københavns Brandvæsen og evt. Kontrolcentralen kan efterfølgende udarbejde handlingsplaner samt inspirere forvaltningerne til at udarbejde forvaltnings/institutionsspecifikke handlingsplaner.
Derudover vil alle institutionerne blive besøgt i løbet af de første 6 måneder for en præsentation og udveksling af information.
Endvidere vil Københavns Xxxxxxxxxx opgive et kontakttelefonnummer og mail-adresse til AIA-kontoret, hvor institutioner, forvaltningerne m.v. kan henvende sig.
Endelig vil Københavns Brandvæsen kunne udsende et nyhedsbrev pr. mail til alle institutioner med nye tiltag på alle områder indenfor brand, hærværk, tyveri og indbrud. Der vil også kunne udarbejdes gode råd vedrørende mere sæsonbetonede fejlkilder i forbindelse med AIA-anlæg – eksempelvis ophængning af julepynt, m.m.
6. Forslag til at nedbringe omkostningerne til AP – kørsel, for kommunen som helhed
• Forslag som undgår at alarmen går, unødvendigt. Forebyggelse:
o Som udgangspunkt vil Københavns Brandvæsen kunne tilbyde, som ekstra ydelse, at besøge samtlige institutioner en gang årligt, for at få opdateret data om institutionen (i naturlig forlængelse af det i punkt 1.1. beskrevne introduktionsbesøg). Dette årlige besøg vil indeholde en gennemgang af institutionen i forhold til AIA-anlæg, data om kontaktpersoner, ændrede adgangsforhold og andet der vil være relevant for effektiviteten i forbindelse med en AP-kørsel.
o Besøget vil resultere i en rapport, der desuden vil indeholde observationer af forhold, der ikke er hensigtsmæssige i forhold til sikkerheden mod brand, indbrud, tyveri eller hærværk, samt forhold, hvor almindelig rod eller skødesløshed er med til at ”trigge” AIA-alarmer unødvendigt.
o Kontrolcentralen sikrer fremskaffelse og kvalitet af forholdsordre i forhold til de enkelte institutioner. Ønsker udbyder i stedet, at Københavns Brandvæsen skal stå for denne opdatering, kan opgaven udføres særskilt eller indarbejdes i det eventuelle årlige besøg mod en mellem parterne aftalt ekstra honorering (indgår ikke i prisstrukturen).
Se desuden punkt. 3.2.1
• Forslag som minimerer kommunens omkostning, når alarmen alligevel er gået, unødvendigt:
Det foreslås, at AP-leverandøren sender sin fakturering til Kontrolcentralen, hvis kørslen har været unødvendig f.eks. melding fra sensor midt i bygningen uden melding fra skalsensorer, dette vil skærpe begge parter. Køber og de to parter (AP-leverandør og Kontrolcentral) må efter indgåelse af kontrakt i fællesskab definere, hvilke alarmer der ikke skal køres til.
• Gentagne teknikalarmer
Ud fra genereret statistisk materiale samt erfaringer på institutionsniveau vil Københavns Brandvæsen i dialog med Koncernservice og/eller relevante forvaltninger kunne udpege de institutioner, hvor der er opsat AIA-anlæg, der har behov for et hovedeftersyn/modernisering, eller hvor en total udskiftning kan være fordelagtig.
• Gentagne personalealarmer
Som udgangspunkt kan Københavns Brandvæsen tilbyde de samme tilbud til den enkelte institution som beskrevet i 3.2.1. På et mere generelt plan vil Københavns Brandvæsen kunne oprette åbne kurser i betjening og fejlfinding for ABA- og AIA-anlæg. Kurserne kan tilrettelægges således, at der også vil være forebyggelse af indbrud, hærværk, tyveri og brand. Ved åbne kurser kan den enkelte institution i kommunen nøjes med at sende f.eks.
en eller to personer af sted ad gangen, og derved undgå at ”tømme” institutionen for medarbejdere.
• Mere generelle forslag og ideer til samarbejde på effektiv og resursebesparende måde, mellem Københavns Brandvæsen, Koncernservice og forvaltningerne. Med målsætning om at skabe mere sikre institutioner med bevidste og kompetente medarbejdere i forhold til undgåelse af indbrud, tyveri, hærværk og brand.
o Ekstra tiltag
Københavns Brandvæsen kan tilbyde at udføre slukkerservice. Her vil en medarbejder fra Københavns Brandvæsen udføre det lovpligtige eftersyn af håndslukningsredskaberne, og der vil også blive taget stilling til, om det er det rigtige slukningsmiddel, der er i institutionen, om det er korrekt placeret, og om der er for meget eller for lidt slukningsmateriel.
o Effektivisering
På længere sigt vil Københavns Brandvæsen kunne kombinere det lovpligtige brandsyn på de institutioner, der er underlagt Beredskabsloven (dog kun indenfor Københavns Kommune - ca. 950 ud af de 980 institutioner) med de øvrige opgaver, der er nævnt, for derved at undgå at de enkelte institutioner får udført tilsyn af mange forskellige personer i forskellige myndigheds- eller sikrings områder.
Løsningen vil betyde en udgiftsbesparelse for Københavns Kommune.
Samles alle her nævnte opgaver hos Københavns Brandvæsen, eller en del af dem, vil der kunne skabes et samlet statistisk billede til brug for overblik i forbindelse med fejlbetjeninger, tekniske fejl, hærværksskader m.m. - og til brug for forebyggelse bl.a. ved hjælp af målrettede kurser for institutionsmedarbejdere.
Desuden vil erfaringer og gode råd kunne udbredes ved publicering i nyhedsbreve i e-mails til institutionerne.
I dette tilbud gives alene pris på AP-kørsel, ekstra tid ved AP-kørsel, diverse sikringsarbejder, aftale for fast vagt, vejledende og forebyggende besøg ved problemer med for mange unødvendige alarmer samt et årligt data-opdateringsbesøg (uden indsamling af forholdsordrer).
Kombineres årligt institutionsbesøg med nogle af de forslag og tilbud, der er skitseret i punkt 3.2.1. samt her i punkt 6 i en pakkeløsning, vil institutionen blive gennemgået ud fra et sikringsmæssigt helhedssyn.
7. Tilbudsgivers beskrivelse af faktura
Københavns Brandvæsen kan fremsende fakturaerne elektronisk som forudsat i rammeaftalen. Fakturaerne vil være rette modtager i hænde senest 15 arbejdsdage fra hændelsen er indtruffet.
For at sikre ovenstående vil der blive arbejdet med nedenstående rabatmodel: 1 dags forsinkelse: 2% rabat
2 dages forsinkelse: 4% rabat
3 dages forsinkelse: 6% rabat osv.
Dog maksimalt 100% rabat
• Kvalitet af indhold
o Eksempel på faktura
Nedenstående viser en standardfaktura, der ud over betalingsoplysninger indeholder oplysninger om følgende:
• Modtager
• Dato
• Sted
• Hændelsestype
• Kort beskrivelse af foretagne handlinger
• Oversigt over forbrug.
Faktura eksempel:
I forbindelse med AIA kontorets kvalitetssikring af udrykningsrapporten, vil en del af arbejdet bestå i en vurdering af, ud fra alarm / fejltype, hvem der er rette betaler af alarm patrulje kørslen.
Der er tre muligheder:
o Brugerfejl
o Teknik, indbrud og øvrige
o Linjefejl og meldte tekniske fejl
Brugerfejl
Hvis der er tale om fejl der kan relateres til brugerne, vil fakturaen blive sendt direkte til institution.
Teknik, indbrud og øvrige
Hvis det konstateres, at der har været indbrud, at der er tale om tekniske fejl i anlægget eller øvrige fejl, på nær linjefejl vil fakturaen blive sendt til en central betaler, typisk den forvaltning institutionen hører under.
Linjefejl
Hvis det konstateres, at der er tale om en linjefejl eller meldte tekniske fejl, der ikke burde have resulteret i en alarmkørsel, vil fakturaen blive sendt til Kontrolcentralen.
Det er den kvalitetssikrede udrykningsrapport, der danner grundlag for dannelse af fakturaen.
8. Tilbudsgivers forslag til prisstruktur:
Områdedefinering (fra pkt.1):
Område A:
Københavns, Frederiksberg, Tårnby og Hvidovre kommuner samt Søborg og Hellerup (ca. 964 institutioner).
Område B:
Sjælland i øvrigt, uden for de i A. omtalte områder (ca. 16 institutioner).
Ydelse/Pris | Pris 1-A | Pris 2-A | Pris 1-B |
Kontraktlig forpligtende gennemsnitlig maksimal reaktionstid på 25 minutter over en måned i område A | Kontraktlig forpligtende gennemsnitlig maksimal reaktionstid på 15 minutter over en måned i område A | Kontraktlig forpligtende gennemsnitlig maksimal reaktionstid på 25 minutter over en måned i område B | |
kr. ekskl. moms | kr. ekskl. moms | kr. ekskl. moms | |
Alarmkørsel inkl. 30 min rundering på stedet,samt dokumentation af alarmårsag, evt. forslag til afhjælpning, tilkald af politi, assistance til følgeskader, tekniker eller andet relevant efter forholdsordre. | 596,- | 596,- | 596,- |
I tilfælde med større Rskader, eller hvor | |||
aforholdsordren kræver at | |||
bAP-vagten bliver på stedet | |||
aindtil institutionsleders, | |||
tanden persons eller evt. teknikers fremmøde. Tidsforbrug udover de 30 Rminutter ved institutionen | 199,- | 199,- | 199,- |
pr. påbegyndt 15 minutter. |
AP-kørselspriser:
R
Rabatordning ved senere fremmøde end gennemsnitlig maksimal reaktionstid, i forbindelse med den enkelte AP-kørsel:
Fra alarmmodtagelse til ”mødt” institutionen: | |
For pris 1-A: | |
Maksimalt 25 minutter: | Pris 1-A |
Maksimalt 45 minutter: | - 30 % |
Over 45 minutter: | - 100 % |
For pris 2-A | |
Maksimalt 15 minutter: | Pris 2-A |
Maksimalt 25 minutter: | - 30 % |
Over 25 minutter: | - 100 % |
For pris 1-B: | |
Maksimalt 25 minutter: | Pris 1-B |
Maksimalt 45 minutter: | - 30 % |
Over 45 minutter: | - 100 % |
Bonusordning ved faldende antal ture:
Københavns Xxxxxxxxxx foreslår nedenstående bonusordning i forhold til arbejdet med at få nedbragt det gennemsnitlige antal kørsler pr. AIA-anlæg.
Bonus | Bonus | Bonus | Bonus | Bonus | Bonus | Bonus | ||
Gennemsnitligt antal | Pr. | Pr. | Pr. | Pr. | Pr. | Pr. | Pr. | |
ture pr. AIA-anlæg. | sparet | sparet | sparet | sparet | sparet | sparet | sparet | |
Ud fra samtlige anlæg | tur i | tur i | tur i | tur i | tur i | tur i | tur i | |
hvor der er indgået | forhold | forhold | forhold | forhold | forhold | forhold | forhold | |
leveringsaftale – set | til år | til år | til år | til år | til år | til år | til år | |
over et år. | ”0” | ”0” | ”0” | ”0” | ”0” | ”0” | ”0” | |
Kr. | ||||||||
4,5 | 0 | |||||||
4 | 119,85 | |||||||
3,5 | 143,82 | |||||||
3 | 172,59 | |||||||
2,5 | 207,10 | |||||||
2 | 248,53 | |||||||
1,5 | 298,23 | |||||||
1 | 357,88 | |||||||
Udgangspunktet for modellen er at Københavns Brandvæsen kompenseres for faldet i det gennemsnitlige antal kørsler pr. AIA-anlæg, beregnet for alle AIA-anlæg samlet, med 20 % af mindre indtægten, beregnet som et tillæg til den normale tur pris.
Tallene på ”trappetrinene” angiver, i eksemplet, at Københavns Brandvæsen ved et fald på 500 ture fra 4500 til 4000 (ved 1000 institutioner) modtager 500 ture * 119,85 kr. = 59.925 kr. i bonus. Hvor faldet har sparet Kommunen 500 ture * 596 kr. = 298.000 kr.
Hvis der efter et par år er reduceret med 1500 ture fra de oprindelige 4500 til 3000 (ved 1000 institutioner) modtager Københavns Brandvæsen det år 1500 ture * 172,59 kr. =258.885 kr. i bonus. Hvor faldet i antal ture i det år har sparet Kommunen 1500 ture * 596 kr. = 894.000 kr.
Det foreslås, at bonussen afregnes centralt, af Koncernservice sikrings- og forsikringsgruppen.
Ekstra ydelser:
Ydelse/Pris | Enhedspris | Enhedspris |
Pris i dagperioden (kl. 07.00 til 18.00) | Pris i aften perioden (kl. 18.00 til 07.00), samt weekend og helligdage | |
kr. ekskl. moms | kr. ekskl. moms | |
Årligt besøg (pr. institution) | 372 | |
Besøg efter 3 fejl Ud over besøg er også indeholdt: • Rapport om årsag og evt. fejlretning | 897 | |
Vagt efter aftale - timepris. Afregnes i praksis som forbrugt tid. | 441 | 882 |
Rapportering skriftligt og i 2 eksemplarer. Det ene eksemplar skal efterlades på stedet. Det andet skal fremsendes elektronisk til kommunens forsikringsansvarlige person, jf. kontrakten | Er inkluderet i alle AIA-kørsler (AIA og Teknik) | Er inkluderet i alle AIA-kørsler (AIA og Teknik) |
Udbygning af beredskabsmappe med kapitel om AIA | Alt efter størrelse og kompleksitet | |
Priser på skadestedsbegrænsende tiltag | Afregnes med forbrugt materialer og timepris på mandskab, køretøjer og evt. værktøj | |
Materielvogn inklusiv 30 min. på stedet | 370 | 740 |
Yderligere påbegyndt 15 min. | 123 | 246 |
Forbrugsstoffer, så som plader, beslag osv. | dagspris | dagspris |
9. Tilbudsgivers beskrivelse af dispatch–løsning til AP–leverandører
De indkomne AIA-alarmer fra Kontrolcentralen sendes direkte ind i Brandvæsenets Disponeringssystem (112NG). Disponeringssystemet anvendes til disponering/afsendelse af AP-køretøj (brandkøretøjer).
Ved en i 112 NG systemet modtaget alarm vil udvælgelse og afsendelse af køretøj ske på få sekunder. Der er i systemet fuldt overblik over, hvem der er afsendt, ligesom alle tidspunkter registreres enten via systemet selv eller via statusmeldinger, som sendes fra det afsendte AP- køretøj.
Alle køretøjer har en dataterminal, hvor alarmdata for den enkelte AIA-alarm bliver præsenteret. Der skal i køretøjet kvitteres for modtagelse, og der skal afsendes statusmeldinger for kørslen. Alle statusmeldinger indgår i den efterfølgende rapport.
Princip for modtagelse af alarmer
Alarmbehandling ved en indgået alarm på vagtcentralen er beskrevet nedenfor.
Modtagelse af AIA alarm
AIA alarmen indgår på disponeringspladsen for afsendelse af alarmer, hvor der samtidigt vises 3 nedenstående skærmbilleder.
Dette skærmbillede viser, hvilke køretøjer der er ledige og dermed kan disponeres eksempelvis til alarmen fra Xxxxxxxxxx 00, 0 xxx 0000 Xxxxxxxxx SV. (ABA/AIA fra Arbejdsmiljø København)
På dette skærmbillede positioneres alarmen på et kort, og nærmeste ledige brandkøretøj på gaden kan findes ved hjælp af en søgning.
På dette skærmbillede vises alarmdata samt forslag til hvilket køretøj, der skal have opgaven.
Der vises hvilken type alarm, der er tale om. I dette tilfælde en tyverialarm. Der vises forholdsordre og anden relevant information for alarmen.
Alarmering af Alarmpatrulje
Alarmering af alarmpatruljekørsel sker ved alarmering / udkald af brandvæsenets køretøjer via centralalarmering, som er et kommandosystem til brandstationerne. Alternativt alarmeres køretøj på gaden via radiosystemet.
Samtidigt afsendes i begge tilfælde elektronisk køreordre til dataterminal i køretøj via det digitale radiosystem SINE. Systemet er krypteret både i forhold til data og talekommunikation, således at det er sikret mod aflytning.
Skærmbilledet (enheder til rådighed) viser, at køretøjet PTE er i status ”på vej” til Xxxxxxxxxx 00. Status for køretøjet ændrer sig automatisk i takt med køretøjets afgivelse af statusmeldinger.
Dataterminal til modtagelse af alarmering i brandkøretøj samt til statusmeldinger til Alarm- og vagtcentralen
Integration til Kontrolcentral
Københavns Brandvæsen ønsker at modtage alarmmeddelelser, som kræver udrykning til alarmstedet, fra kontrolcenteret på en af følgende protokoller
a) 112XML (MayDayML) cf. vedhæftede dokument "112 External Alarm Client",
Dokumentnr. D0.1.0.186 i seneste revision
b) 112 VC Protokol (Rigspolitiet) cf. vedhæftede ”alarm112 VC-ANet protokol - ver 2_5 - 230905.pdf”
112XML anvender en IP forbindelse (netværk) som kommunikationsvej. 112 VC Protokol anvender Alarmnettet som kommunikationsvej.
Der ønskes som minimum at modtage følgende meldinger:
• Tyverialarm
• Linje fejl
• Anlægsfejl/ teknisk fejl
Københavns Brandvæsen er principielt indifferent overfor hvilken af ovenstående protokoller kontrolcenteret ønsker at levere over. Såfremt Kontrolcentret ikke allerede har en af de to protokoller til rådighed vil det dog være brandvæsenets anbefaling, at Kontrolcentret implementerer Rigspolitiets 112 VC protokollen, idet dette vil åbne
mulighed for, at der også vil kunne sendes alarmeringsmeddelelser elektronisk direkte til politikredsene via Alarmnettet.
112XML (MayDayML)
Følgende protokol elementer skal understøttes:
<Login>
<Welcome>
<Alive>
<Assist> (Det er dog ikke nødvendigt at der tilføjes køretøjer ligesom der kan ses bort fra ReportLevel under forudsætmimg at man ikke ønsker at modtage statusmeldinger)
<Update>
<Recall>
<Observation>
<Chat>
<LogOut>
Fælles for begge protokoller
Fælles for begge protokoller gælder, at der skal benyttes følgende årsagskoder:
TYal Alarmering tyverialarm
XXxx Xxxxx fejl
TYaf Anlægsfejl
TYtf Generel teknisk fejl
Derudover skal det af fritekstfelt/<Comment> fremgå hvilken (eller hvilke) specifikke sensorer, der har udløst alarmeringen
Meldingen skal indeholde korrekt og præcis geografisk placering af nærmeste indgangsdør i bygning i forbindelse med alarmskab. For 112XML leveres længde og bredde, for Rigspolitiets protokol leveres system34 Sjælland (P=2)
10. Tilbudsgivers forudsætningsbeskrivelse for funktioner for et AIA-anlæg
Vanskeliggør opgaveløsningen | Funktionsdueligt niveau | Ideelt niveau | |
Forholdsordre | En forholdsordre der er mangelfuld vil vanskeliggøre AP´s indsats for kunden og vil typisk kræve en længere indsatstid | En forholdsordre, der indeholder de nødvendige oplysninger sikrer, at AP kan betjene i henhold til kundens ønske | At forholdsordre kan opdateres af kunden online, således at den altid er helt opdateret, og at kunden løbende kan vedligeholde denne |
Anlægstegninger - brugeren | Uden en anlægstegning vil det være vanskeligt for brugeren at omsætte meldinger fra AIA til den fysiske placering, og hermed vil det være svært at afhjælpe tilkoblingsproblemer | En enkel tegning med symboler og tekst/tal der omsætter meldinger fra AIA til brugeren. | At anlægstegningerne også er tilgængelige via KC, således at KC kunne støtte brugeren i forbindelse med betjening. |
Anlægstegninger - AP | Uden en anlægstegning vil det være vanskeligt for AP at omsætte meldinger fra AIA til den fysiske placering, og hermed vil det være svært hurtigt at finde frem til alarmpunktet og efterfølgende afhjælpe tilkoblingsproblemer | En enkel tegning med symboler og tekst/tal der omsætter meldinger fra AIA til AP. | At anlægstegningerne også var tilgængelige via KC, således at KC kunne støtte AP i forbindelse med betjening. |
Betjenings vejledninger | Da der er tale om mange forskellige anlægstyper, vil det være vanskeligt at betjene anlæggene korrekt og mest hensigtsmæssigt uden en kort og enkel dansk betjeningsvejledning | En god og nem betjeningsvejlednin g der fungerer hensigtsmæssigt både for det personale, der i dagligdagen skal til- og frakoble, og for AP (se F&P AIA kataloget fane 41, 42 og 43) | At betjenings vejledningen er virksomhedstilpasset og findes både i papirudgave og som en fil, der kan lægges på lokalt net |
Gruppebaseret anlæg i forhold til adresserbart anlæg | Såfremt AIA er gruppebaseret vil det ikke være muligt at melde flere detektorer i alarm bortset fra, hvis detektorer hidrører fra flere grupper | Ved adresserbart anlæg vil KC kunne tolke dette og melde til AP, at der er flere alarmer. Ved verificeret alarm kan politiet orienteres og herved sikres den mest optimale udrykning | Adresserbart anlæg med en PC overbygning, der viser alarmerne grafisk, vil man ikke alene kunne tolke en verificeret alarm, man vil også kunne melde om en gerningsmands bevægelse på en sikker måde |
Detektorbestykni ng | Ved en minimalistisk bestykning vil der ikke kunne tolkes. AP vil typisk kun få en oplysning om en enkelt alarm | Ved en bestykning der sikrer muligheden for verificeret alarm, vil AP være orienteret om at sandsynligheden for, at der er en gerningsmand tilstede, er høj, og politiet vil kunne orienteres. | En bestykning der sikrer at enhver åbning i skal detekteres og enhver bevægelse detekteres (svarende til niveau 60). |
Fjernbetjening af anlæg | Hvis muligheden ikke findes vil KC ikke kunne støtte AP | Hvis muligheden er anvendt vil KC kunne støtte AP i betjeningen af anlægget (se F&P AIA kataloget fane 80) |