Proces for indkøb af træner/leder-tøjpakke v/ SPORT-MASTER

Proces for indkøb af træner/leder-tøjpakke v/ SPORT-MASTER

Xxxxxxx Xxxxx har indgået sponsoraftale med SPORT-MASTER, som indebærer, at klubben spiller i spillertøj fra SPORT-MASTER med logo på tøjet, og trænere/ledere bærer tøj fra SPORT-MASTER. Denne aftale kan der på ingen måde afviges fra. For at strukturere indkøb af tøjpakker, følges nedenstående procedure.

Processen for indkøb af trænerpakke er følgende:

1. Tøj til specifik person aftales mellem medlem af Fodboldudvalg og person

2. FU udfylder ordreseddel i database med tøjvalg og

størrelse.

Person oprettes i database, hvis denne ikke findes

Børneattest hjemsøges. DER BESTILLES IKKE TØJ FØR BØRNEATTEST ER PÅ PLADS

3. FU sender ordreseddel til teamsport.aalborg@sportmas

xxx.xx

Valg af Hummel-konto defineres på ordreseddel

3a. Faktura modtages på xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

4. SPORT-MASTER bekræfter,

at ordren kan afhentes i butikken

FU kontrollerer løbende status på Hummel-konto med kasserer

3b. Kasserer godkender, at fakturabeløb stemmer overens med ordrebeløb.

5. FU giver ordremodtager

besked herom, og ordremodtager afhenter tøj i SPORT-MASTER

3c. Afvigelser mellem fakturabeløb og ordreseddel, skal godkendes af FU

Punkter forklares på følgende side.

1. Ønskes tøj skal dette afklares med budgetansvarlig i Fodboldudvalget, som kan disponere over fastsat budget. Få hjemsøgt børneattest på træneren med det samme – også i de tilfælde, hvor træneren ikke er tiltænkt at arbejde med børn.

Fodboldudvalget kan i denne forbindelse modtage liste fra kasserer med dato for udlevering af seneste tøjpakke.

Husk at afklare omfang og budget for købet, inden I sætter et indkøb i gang. Hvis I er i tvivl, om formål er dækket af budget, kontaktes xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

2. Efter kortlægning af behov udfyldes ordreseddel i database med tøjvalg og størrelse.

3. Ordreseddel sendes til xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

a. Faktura modtages på xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx og godkendelse søges ind som ved andre bilagstyper.

b. Godkendes hos xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx ved matchning af ordreseddel og faktura.

c. Ved afvigelser mellem ordreseddel og faktura, SKAL Fodboldudvalget godkende disse, og som udgangspunkt, kan der ikke afviges fra ordresedlerne ved bestilling.

Evt. uoverensstemmelser mellem ordreseddel og faktura rettes efterfølgende op i databasen.

4. SPORT-MASTER bekræfter, når ordren kan afhentes i butikken til xx@xxxxxxxxxxxx.xx

5. Fodboldudvalget sender bekræftelse på afhentning videre til ordremodtager, der afhenter tøjpakken direkte i butikken.