Proces for udbud i digitaliseringsprojekter
Indkøbs‐ og udbudsformer
Proces for udbud i digitaliseringsprojekter
Køb
Findes der en AAU aftale?
Indkøb foretages på AAU’s indkøbsaftale
DIS (Det Dynamiske Indkøbssystem) ‐ Konsulentydelser:
• DIS anvendes ved udbud af enhver konsulentydelse
• Det er muligt at tilkøbe produkter, så længe de er relevante for udførelsen og ikke overstiger værdien af konsulentydelsen
• Der kan udbydes enkeltstående opgaver eller der kan laves periodekøbsaftaler på maks. 36 måneder. Periodeindkøbsaftaler muliggør mindre køb i perioden. Periodekøbsaftaler kan opsiges med 30 dages varsel
SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) ‐ Hardware, software, konsulentydelser, øvrigt:
• SKI anvendes ved indkøb af ydelser på en SKI aftale
• Konsulentydelser skal som udgangspunkt indkøbes via DIS, men det er også muligt at indkøbe konsulentydelser via SKI, såfremt det er mere fordelagtigt
• Rammeaftalen beskriver om der kan foretages direkte tildeling eller om der skal køres et mini‐udbud. Der kan være tilfælde, hvor man op til en hvis beløbsgrænse laver direkte tildeling og derefter miniudbud
Rammeaftale ‐ Hardware, software, øvrigt:
• Rammeaftaler anvendes ved køb på en aftale der ikke er under DIS og SKI
• Nye rammeaftaler indgås efter tilbudsindhentning, annoncering eller et EU‐udbud
Tjek indkøbsenhedens webside for listen af aftaler (xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/)
Tjek indkøbssystemet og indkøbsenhedens webside Ja
Ved ethvert behov for køb
KONTAKT ALTID INDKØBSENHEDEN
De hjælper bla. med:
• Afklaring af indkøbs‐ og udbudsform
• Henvisning til SAM‐teamet (Software Asset Management), hvis der er tale om indkøb af licenseret software
• Ressourceallokering til indkøbsprocessen
• Skabeloner og vejledning
• Review af materiale
• Drive en indkøbsproces
• Udsende og modtage materiale
• Osv.
Nej
Køb over 25.000 kr.?
Indkøb foretages efter principperne om god købmandsskik, der er ingen krav til dokumentation
Nej
Tilbudsindhentning på to og maksimalt tre tilbud, og vælg det bedste tilbud. Skriv få linjer om hvorfor valget er faldet på den vindende leverandør, som journaliseres.
Køb over 100.000 kr. ‐ Grænseoverskridende interesser:
• Er der grænseoverskridende interesser, skal der laves en annoncering
• Bemærk hvis den samlede indkøbsværdi over kontraktperioden, udgør mere end 1,6 mio, så skal der køres et EU‐udbud
Køb over 100.000 kr. ‐ Tilbudsindhentning:
• Anvendes når der ikke er tale om grænseoverskridende interesser
• Der indhentes to maks. tre tilbud
• Det behøver ikke være identiske produkter, men man skal som udgangspunkt sørge for tilbuddene har den samme behovsbeskrivelse/kravsspecifikation, så man sikrer, at ydelserne/produkterne dækker ens behov.
Køb over 25.000 kr. ‐ Indkøb efter principper for god købmandsskik:
• IT anvender i udgangspunktet ikke denne , da det meste IT køber, beløber sig til over
25.000 kr. over kontraktperioden
Ja
Køb over 100.000 kr.?
Nej
Ja
Varekøb
Udbudsform?
Tjenesteydelse
Light regimet:
• Ikke relevant for IT
• I udgangspunktet er der intet der relaterer sig til IT under light regimet
Annoncering:
• Som et EU‐udbud, men i mindre skala. Se EU‐Udbud.
• Der skal være en passende tidfrist, der står mål med opgavens omfang.
EU‐udbud
Køb over 1.645.367 kr.?
Ja
Nej
Hører ydelsen under light regimet?
EU‐udbud:
• Offentlig udbud
‐ Hvor alle der kan møde de stillede krav kan byde ind – vi kan risikere at få 25 tilbud til behandling og besvarelse
‐ Bekendtgørelsesperiode/minimumsfrist på 30 dage til leverandør for aflevering af tilbud
‐ I perioden skal vi svare på spørgsmål frem til 6 dage før fristen
• Begrænset udbud
‐ Hvor vi ønsker at prækvalificere maks. 5 tilbudsgivere, der herefter kan byde
‐ Beregn 30 dage ekstra til kvalifikationsperiode, forud for bekendtgørelsesperioden på 30 dage
• Udbud med forhandling
‐ Til de lidt mere komplekse løsninger, hvor vi gerne vil have en forhandling med leverandørerne
‐ Alt efter antal forhandlingsrunder, 30 dage ekstra til leverandørforhandling (afhænger af hvor stor et udbud, der er tale om, 1.6 mio. kr. mod 100 mio. kr.).
‐ Afsæt nok tid til at gennemgå det forhandlede, ændringshåndtering, og bekendtgørelse af udbuddet
‐ Udbudsprocessen kan strække sig over flere måneder i alt
‐ Der kan aldrig forhandles om grundlæggende elementer i tilbuddet. Eks. Kan man ikke ændre på krav, som har afholdt virksomheder fra at byde. krav som disse må ikke fjernes efterfølgende.
• Artikel 32
‐ Anvendes hvis der til udskiftning af udstyr er behov for at den nye løsning skal være 100% den samme. Kan bla. anvendes til indkøb af analyseudstyr, hvor måleresultater skal være nøjagtig de samme som med det eksisterende udstyr.
• Konkurrencepræget dialog ‐ Ikke relevant for IT
• Innovationsudbud ‐ Ikke relevant for IT
Se infoguide til ”Light regimet”
Nej Ja
Annoncering
Klar grænseoverskridende interesse? Se infoguide til
Ja ”Vurdering af grænseoverskridende
interesse”
Udbud efter light regimet
Nej
Køb over 5.583.825 kr.?
Tilbudsindhentning på to og maksimalt tre tilbud og vælg det bedste tilbud. Skriv få linjer om hvorfor valget er faldet på den vindende leverandør, som journaliseres.
Nej
Ja
Kontraktperioden:
For at afgøre om der er tale om en tilbudsindhentning, annoncering eller EU‐ udbud, beregnes den samlede anskaffelsessum over hele kontraktperioden. Alt hvad der vedrører anskaffelsen skal indgå. Det vil sige både etablering og drift, der relaterer til ydelsen/produktet. Det er ikke tilladt, kunstigt at
opdele, for at komme under grænsen af de forskellige værdier.
Markedsdialog:
Foregår FØR et udbud går i gang. Er mulig ved alle beløbsstørrelser og udbudsformer. Der må altid tales med markedet, for at høre hvilke løsninger, muligheder og input potentielle leverandører har til sammensætning af et udbud. Alt må stort set drøftes med en leverandør. Vi skal sørge for ligebehandling og gennemsigtighed under hele udbudsprocessen. Skriv få linjer om det drøftede på møderne og sørg for at alle får den samme information når udbuddet udsendes. Spørg endelig leverandører både indenfor og udenfor brancheforeninger.
Ligebehandling, gennemsigtighed, ikke‐diskrimination og offentlighed/ åbenhed:
EU’s generelle principper skal overholdes ved et udbud. Se mere på http:// xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxx‐reglerne‐for‐udbud/
Grænseoverskridende interesser:
Kan andre medlemslande finde på at byde ind? Der skal så objektivt som muligt, kunne argumenteres for hvorfor der ikke er grænseoverskridende interesser. Krav SKAL have relevans for opgaven. Eks. kan mindstekrav være at leverandøren kan stille på adressen indenfor 2 timer, er der dansk support, sproget på en grænseflade skal være på dansk, osv. Hvis der i forvejen er stor konkurrence på det interne markedet, så kan det mange gange også vurderes som ikke grænseoverskridende.
Konkurrenceudsættelse / Annoncering:
Annoncering af et udbud skal ske via xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/, hvor leverandører kan byde ind og konkurrere om at vinde udbuddet. Gælder ved grænseoverskridende interesser og EU‐udbud.
Kravsspecifikation:
De ønsker, krav og optioner, der relaterer sig til selve ydelsen/produktet, der ønskes tilbud på fra leverandøren.
Egnethedskrav:
En ansøger eller tilbudsgiver er egnet til at gennemføre den udbudte kontrakt, hvis virksomheden lever op til de krav til virksomhedens egnethed, som ordregiveren har opstillet i ud‐budsmaterialet. Kravene skal relatere sig til enten udøvelsen af det pågældende erhverv, virksomhedens økonomiske og finansielle formåen eller virksomhedens tekniske og faglige formåen.
Xxxxxxx giver ordregiver mulighed for at sikre sig, at ansøgerne eller tilbudsgiverne har de nødvendige ressourcer til at gennemføre kontrakten, både i forhold til virksomhedens økonomi og i forhold til virksomhedens tekniske evner.
Kravene til virksomhedens egnethed skal stilles som minimumskrav, og de skal offentliggøres i udbudsbekendtgørelsen. Kravene skal være relevante for udførelsen af den konkrete kontrakt, og dermed hænge sammen med kontraktens genstand og værdi.
En ansøger eller tilbudsgiver skal afvises som uegnet, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke opfylder de fastsatte minimumskrav. Omvendt kan en ordregiver ikke afvise en ansøger eller tilbudsgiver som uegnet, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de fastsatte minimumskrav.
Et egnethedskrav, kan f.eks. være at virksomheden skal have en omsætning på det dobbelte af kontraktens værdi.
Tildelingskriterier:
De kriterier der før et udbud fastsættes i forhold til leverandørvalg, eks. at pris vs. kvalitet vægter 60/40. Tildelingskriterier skal offentliggøres som en del af udbuddet.
Optioner:
På alle udbudsformer er det muligt, at angive optioner, som muliggør senere tilkøb under det samme tilbud. Det skal i udbudsmaterialet fremgå hvor længe en option er gældende. Optioner giver en større fleksibilitet i kontrakten efterhånden som man opdager eller erkender nye behov i projektet.
Skabeloner:
Indkøbsenheden har de senest opdaterede skabeloner til annoncering og EU‐udbud.