DATEA AS
30. august 2016
Administrationsaftale for:
Haveforeningen Rønhøjgård
cvr. 41829214
udførende:
DATEA AS
Lyngby Xxxxxxxxx 0
2800 Kgs. Lyngby
Lyngby Xxxxxxxxx 0 • 2800 Kgs. Lyngby • Tlf. 00 00 00 00 • Fax 00 00 00 00 • xxx.xxxxx.xx Kontor i Aarhus og Næstved
DATEA AS - et selskab i DADES-koncernen • XXX.xx. 25326296
Indholdsfortegnelse:
1 | Aftalens ikrafttræden og omfang | side 3 |
Administration:
2 | Opkrævning af fællesbidrag mv. | side 3 |
3 | Ændring af fællesbidrag mv. | side 3 |
4 | Betaling af udgifter | side 3 |
Øvrige ydelser | ||
5 | Honorar for særlige opgaver | side 4 |
Generelle bestemmelser:
6 | Administrationshonorar | side 4 |
7 | Regulering | side 4 |
8 | Bankkonto | side 4 |
9 | Fuldmagt m.v. | side 4 |
10 | Administrationens overgang | side 6 |
11 | Hvidvask | side 6 |
12 | Ansvarsforsikring | side 6 |
13 | Opsigelse | side 6 |
Bilag:
1 | Ydelsesoversigt | side 8 |
2 | Ydelsesbeskrivelse | side 10 |
1.
Aftalens ikrafttræden og omfang
Aftalen træder i kraft den 2016 og omfatter H/F Rønhøjgård med de haveforeningen tilhørende 510 haver.
Administration
2.
Opkrævning af fællesbidrag mv.
DATEA opkræver over Nets eller lignende betalingsformidler fællesbidrag samt andre faste ydelser. DATEA opkræver endvidere leje fra eventuelle udlejede p-pladser og arealer. HF beta- ler eventuelle udgifter til betalingsformidleren.
DATEA udsender rykkerskrivelse, hvis fællesbidrag mv. ikke betales rettidigt. DATEA modta- ger som vederlag herfor gebyr, beregnet efter lejelovgivningens bestemmelser.
Ved fortsat manglende betaling tager DATEA efter aftale med bestyrelsen fordringen til retslig inkasso.
Foreningens bestyrelse oplyses månedligt om restancers størrelse og sammensætning.
3.
Ændring af fællesbidrag mv.
Fællesbidrag opkræves og reguleres på baggrund af generalforsamlingens godkendte budget.
4.
Betaling af udgifter
DATEA sørger for rettidig betaling af alle faste udgifter, såsom ejendomsskatter og -afgifter, forsikringspræmier m.v. samt regninger vedrørende ydelser, der er bestilt af DATEA efter afta- le med bestyrelsen.
Løbende betalinger, som kan ske ved automatiske betalingsoverførelser (NETS/penge- institutter), gennemføres på denne vis. Eventuelle udgifter ved betalingsoverførslerne betales af HF.
Alle fakturaer vedrørende arbejder og leverancer, som rekvireres af HFs bestyrelse skal atteste- res af HF, inden de sendes til betaling hos DATEA.
Øvrige ydelser
5.
Honorar for særlige opgaver
Når DATEA efter aftale med Foreningen påtager sig opgaver, som ikke er omfattet af det faste administrationshonorar, er DATEA berettiget til et særskilt honorar. Honoraret fastsættes enten som et fast beløb efter særlig aftale, eller det beregnes efter medgået tid på grundlag af sædvan- lige kundetimepriser.
Generelle bestemmelser
6.
Administrationshonorar
Det faste årlige administrationshonorar udgør for 2016 kr. 127.500 + moms kr. 31.875, i alt kr. 159.375.
Honoraret omfatter de ydelser, der i ydelsesoversigten, jf. bilag 1, er afkrydset som indeholdt i det faste administrationshonorar.
7.
Regulering
Alle faste honorarer reguleres én gang årligt efter udviklingen i lønindeks for den private sektor (alle brancher) fra 2. kvartal til 2. kvartal året før, første gang pr. 1. januar 2017.
8.
Bankkonto
DATEA opretter på vegne af foreningen en bankkonto i en af hovedbankerne til brug for ind- og udbetalinger vedrørende foreningen. Såfremt der opstår mellemværende mellem DATEA og foreningen udlignes dette månedligt.
Renteindtægter og -udgifter af bankkontoen tilfalder, respektivt afholdes af foreningen.
9.
Fuldmagt
Foreningen giver ved underskrift af nærværende administrationsaftale DATEA fuldmagt til at foretage sædvanlige dispositioner på foreningens vegne, som administrationen nødvendiggør, herunder fuldmagt til; Bank, at administrere foreningens NEM-ID og digitale postkasse, at ind- hente alle relevante oplysninger fra myndigheder og leverandører, at ajourføre foreningens regi- streringsforhold i det Centrale Virksomhedsregister, at indgå alle typer aftaler med NETS, her- under aftaler om gennemførelse/modtagelse af betalinger gennem NETS samt aftaler om udbe-
taling af løn, at logge ind på foreningens skattemappe på xxxx.xx samt indberette foreningens selvangivelse elektronisk, at logge ind på foreningens konto hos Grundejernes Investeringsfond samt foretage elektronisk indberetning på denne.
Specielt vedr. bankfuldmagt
I forhold til foreningens bank, giver fuldmagten endvidere DATEA ret til at handle på forenin- gens vegne i alle økonomiske forhold. Dette indebærer blandt andet, at DATEA på foreningens vegne kan:
- oprette nye konti i foreningens navn
- spørge på foreningens konti og depoter
- tilmelde og afmelde en af foreningens konti til NemKonto
- disponere over foreningens nuværende og fremtidige konti i banken
- afgive betalingsordrer
- etablere, slette eller ændre betalingsservice og lignende ordninger
- kvittere og endossere checks og andre betalingsanvisninger
- at modtage post og dokumenter fra banken med samme retsvirkning, som var de modta- get af foreningen selv.
Ovennævnte dispositioner kan foretages via bankens til enhver tid tilgængelige selvbetjenings- system, i det omfang DATEA har eller får adgang til disse systemer.
Nærværende fuldmagt giver ikke DATEA ret til at foretage dispositioner over fast ejendom, op- tagelse af lån/kreditter, pantsætning af foreningens aktiver samt påtagelse af kaution på for- eningen vegne overfor banken.
Da de fleste banker kræver, at der underskrives en egentlig administratorfuldmagt, giver for- eningen endvidere DATEA fuldmagt til at underskrive en sådan.
DATEA´s administration af fuldmagten
DATEA kan frit udpege en eller flere personer, der kan optræde og handle som fuldmægtige for foreningen i henhold til denne fuldmagt.
Såfremt administrationen fordrer yderligere fuldmagt fra foreningen, fastlægges indholdet af en sådan fuldmagt ved særskilt aftale.
Fuldmagten ophører uden særskilt tilbagekaldelse ved opsigelse af administrationsaftalen og da først ved aftaleperiodens udløb. Fuldmagten kan i øvrigt ikke tilbagekaldes i administrationspe- rioden.
10.
Administrationens overgang
Når administrationsaftalen er underskrevet, tager DATEA kontakt til den hidtidige administra- tor om den praktiske tilrettelæggelse af administrationens overdragelse.
DATEA underretter medlemmer, leverandører, myndigheder m.fl. om administrationens over- dragelse, og at henvendelser vedrørende foreningen fremover skal ske til DATEA.
11.
Hvidvask
Flere af DATEAs ydelser er underlagt Lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme (Hvidvaskloven), hvorfor foreningen ved dennes bestyrel- se, senest ved aftalens underskrift, kan være forpligtet til at legitimere sig overfor DATEA.
Legitimationen vil som udgangspunkt bestå af en selskabsrapport eller et sammenskrevet resu- me fra det Centrale Virksomhedsregister for foreningen, ejendommens matrikelnummer, ved- tægter, stiftelsesdokument, referat fra seneste generalforsamling og seneste skattebillet og/eller BBR-ejermeddelelse. Har foreningen reelle ejere (>25 % ejerandel) skal disse tillige legitimeres med kopi af billedlegitimation (pas eller kørekort) samt sundhedskort.
Evt. fuldmægtige, der handler på foreningens vegne i relation til aftalen, skal legitimeres på til- svarende vis og forevise sin fuldmagt og/eller bemyndigelse.
Loven pålægger endvidere DATEA at være opmærksom på foreningens ”aktiviteter, som på grund af deres karakter særlig menes at kunne have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme”, jf. Hvidvasklovens § 6. Ved mistanke, der ikke kan afkræftes, er DATEA forplig- tet til at indberette aktiviteten til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet. DATEA må ikke orientere foreningen om indberetningen.
12.
Ansvarsforsikring
DATEA er forpligtet til at have en professionel ansvarsforsikring for ejendoms- og byggesags- administration i et anerkendt forsikringsselskab. En kopi af ansvarsforsikringen udleveres efter anmodning af DATEA.
DATEAs ansvar kan dog ikke overstige 4 gange det årlige administrationshonorar.
13.
Opsigelse
Administrationsaftalen kan af begge parter opsiges med 1 måneds skriftlig varsel til den 1. i en måned. Aftalen kan dog tidligst opsiges til udløb 12 måneder efter ikrafttrædelse.
Ballerup, den / 2016 Bestyrelsen: | Kgs. Xxxxxx, den / 2016 Som administrator: | |
Haveforeningen Rønhøjgård | DATEA AS |
Bilag 1 - Ydelsesoversigt
Inde- holdt i det fa- ste ho- norar | Hono- reres særskilt | ||
1.00 | Haveforeningsadministration | ||
1.01 | Oprettelse og ajourføring af medlemmer | ||
1.02 | Opkrævning og indbetalingsregistrering | ||
1.03 | Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat (gebyr betales af medlemmet) | ||
1.04 | Etablering og administration af afdragsordning | ||
1.05 | Behandling af henvendelser fra medlemmer | ||
1.06 | Husordenssager | ||
1.07 | Forsikringssager | ||
1.08 | Indkaldelse til ordinær generalforsamling | ||
1.09 | Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling | ||
1.10 | Afholdelse af ordinær generalforsamling | ||
1.11 | Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling | ||
1.12 | Deltagelse i et årligt bestyrelsesmøde | ||
1.13 | Deltagelse i yderligere bestyrelsesmøder | ||
1.14 | Opsigelse af leverandøraftaler | ||
1.15 | Rådgivning i vedtægtsspørgsmål | ||
1.16 | Registrering af ejerskifte | ||
1.17 | NETejendom | ||
1.18 | Hjemmeside til medlemmerne (dog betales et éngangsoprettelsesgebyr) | ||
2.00 | Bogholderi og regnskab | ||
2.01 | Oprettelse i og ajourføring af finanssystem | ||
2.02 | Bogføring | ||
2.03 | Arkivering | ||
2.04 | Betaling af udgifter | ||
2.05 | Status på likvider | ||
2.06 | Likviditetsopgørelse | ||
2.07 | Udarbejdelse af kvartalsrapporter | ||
2.08 | Udarbejdelse af regnskabsmateriale til årsrapport | ||
2.09 | Opstilling af årsrapport til revision | ||
2.10 | Udarbejdelse af budget | ||
2.11 | Trykning af årsrapport | ||
2.12 | Revisoradgang til NETejendom |
Inde- holdt i det fa- ste ho- norar | Hono- reres særskilt | ||
3.00 | Andre ydelser | ||
3.01 | Begrænset byggeteknisk rådgivning | ||
3.02 | Byggeteknisk rådgivning i øvrigt | ||
3.03 | Projektering og teknisk byggestyring | ||
3.04 | Juridisk, økonomisk og administrativ byggestyring | ||
3.05 | Særskilt juridisk bistand | ||
3.06 | Tinglysningsekspeditioner |
Bilag 2
Ydelsesbeskrivelse
1.00 Haveforeningsadministration
1.01 Oprettelse og ajourføring af medlemmer
DATEA opretter H/F´s medlemmer i DATEAs IT-system og sikrer, at alle nødvendi- ge stamoplysninger er til stede, for at DATEA kan udføre en forsvarlig administrati- on af foreningen.
DATEA sikrer, at stamoplysningerne løbende ajourføres i IT-systemet.
1.02 Opkrævning og indbetalingsregistrering
DATEA opkræver fællesbidrag og andre ydelser i henhold til generalforsamlingens vedtagelse. Opkrævningerne foretages ved indbetalingskort eller via NETS.
DATEA registrerer indbetalingerne.
1.03 Rykning og oversendelse til inkasso hos advokat (Xxxxx betales af medlemmet)
Rykker
DATEA udsender påkrav til de af H/F´s medlemmer, der ikke betaler fællesbidrag
x.x. xxxxxxxxx.
Inkasso
DATEA er bemyndiget til efter forudgående orientering af bestyrelsen, at overgive fordringer til retslig inkasso hos advokat. Honorar og øvrige omkostninger herved af- holdes af skyldner og ved manglende betaling af H/F.
1.04 Etablering og administration af afdragsordning
DATEA kan efter aftale med bestyrelsen indgå afdragsaftale med en debitor. DATEA udarbejder og fremsender frivilligt forlig til debitor og kontrollerer, at af- dragsordningen overholdes. Hvis debitor ikke betaler i overensstemmelse med af- dragsordningen, er DATEA bemyndiget til efter aftale med bestyrelsen at oversende fordringen til retslig inkasso hos advokat.
1.05 Behandling af henvendelser fra medlemmer
DATEA besvarer henvendelser fra medlemmer vedrørende fællesbidrag m.v. samt andre forhold, der er omfattet af DATEAs administration.
1.06 Husordenssager
DATEA bistår foreningens bestyrelse ved behandling af sager om overtrædelse af foreningens husorden, såfremt behandling efter DATEAs skøn ikke forudsætter ad- vokatmæssig bistand.
1.07 Forsikringssager
Bestyrelsen udfylder og indsender skadesanmeldelse til DATEA, der videresender anmeldelse til forsikringsselskab.
1.08 Indkaldelse til ordinær generalforsamling
DATEA indkalder efter aftale med bestyrelsen til ordinær generalforsamling.
1.09 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
DATEA indkalder efter aftale med bestyrelsen til ekstraordinær generalforsamling.
1.10 Afholdelse af ordinær generalforsamling
En repræsentant fra DATEA leder generalforsamlingen som dirigent, med mindre be- styrelsen eller generalforsamlingen beslutter andet. XXXXX xxxxxxxxxx et kortfattet beslutningsreferat fra generalforsamlingen.
Ved den ordinære generalforsamling gennemgår DATEA årsregnskab og forslag til budget for det kommende år.
1.11 Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling
En repræsentant fra DATEA leder den ekstraordinære generalforsamling som diri- gent, medmindre bestyrelsen eller generalforsamlingen beslutter andet. DATEA ud- arbejder et kortfattet beslutningsreferat fra generalforsamlingen.
1.12 Deltagelse i et årligt bestyrelsesmøde
DATEA deltager i et bestyrelsesmøde årligt, normalt i forbindelse med gennemgang af udkast til årsregnskab og budget for det kommende år.
1.13 Deltagelse i yderligere bestyrelsesmøder
DATEA deltager i yderligere bestyrelsesmøder efter aftale med bestyrelsen.
1.14 Opsigelse af leverandøraftaler
På foranledning af bestyrelsen opsiger administrator leverandøraftaler. Det er en for- udsætning, at administrator modtager anmodningen fra bestyrelsen senest 8 dage før den 1. i den måned, hvor opsigelsen ønskes tillagt retsvirkning.
1.15 Rådgivning i vedtægtsspørgsmål
DATEA rådgiver mundtligt bestyrelsen i anvendelse og fortolkning af foreningens vedtægter.
1.16 Registrering af ejerskifte
XXXXX xxxxxxxxxxx ejer- og medlemsskifte. Gebyret betales af ny ejer.
1.17 NETejendom
Samme dag, som administrationsaftalen træder i kraft, får Foreningen adgang til DATEAs NETejendom. Password samt login informationer vil blive tilsendt forman- den og bestyrelsesmedlemmerne separat.
1.18 Hjemmeside til medlemmerne – (dog betales et éngangsoprettelsesgebyr)
DATEA etablerer – efter ønske – DATEA-hjemmeside til foreningen via nettet, hvor foreningens relevante oplysninger bliver tilgængelige for bestyrelsen og medlemmer. DATEA fremsender password samt login informationer direkte til bestyrelsen med særskilt login til medlemmer. DATEA sørger for løbende ajourføring af hjemmesi- den.
2.00 Bogholderi og regnskab
2.01 Oprettelse i og ajourføring af finanssystem
DATEA opretter H/F i DATEAs IT-system og sikrer, at alle nødvendige stamoplys- ninger er til stede, for at DATEA kan udføre en forsvarlig administration.
DATEA sikrer, at stamoplysningerne løbende ajourføres.
2.02 Bogføring
Den løbende bogføring finder sted på grundlag af DATEAs kontoplan og foreningens regnskabsprincipper.
2.03 Arkivering
DATEA opbevarer foreningens bogføringsbilag, jf. bogføringslovens regler om op- bevaringspligt. DATEA er berettiget til alene at opbevare en elektronisk kopi af bog- føringsbilag, såfremt bogføringsbilag kan udskrives i klarskrift.
2.04 Betaling af udgifter
DATEA betaler senest på forfaldsdagen faste udgifter såsom afgifter, forsikrings- præmier m.v. samt regninger vedrørende leverancer, reparations- og vedligeholdel- sesarbejder, der er bestilt af bestyrelsen og godkendt ved attestation på fakturaen af bestyrelsen.
Ansvaret for økonomiske eller andre konsekvenser af for sen betaling af ovennævnte udgifter påhviler DATEA.
Er attesterede fakturaer ikke DATEA i hænde senest 7 arbejdsdage før forfald, er DATEA ikke økonomisk ansvarlig for rettidig betaling.
2.05 Status på likvider
DATEA afstemmer foreningens likvider som minimum én gang månedlig.
2.06 Likviditetsopgørelse
På forespørgsel udarbejder DATEA en opgørelse over foreningens likviditet for en nærmere aftalt periode.
2.07 Udarbejdelse af kvartalsrapporter
DATEA udarbejder 3 gange om året en kvartalsrapport med en opfølgning på bog- holderi og budget. I forbindelse med årsregnskabet rapporteres for årets sidste kvar- tal.
2.08 Udarbejdelse af regnskabsmateriale til årsrapport
DATEA afleverer regnskabsmateriale samt budget til foreningens revisor. Revisions- honoraret betales af foreningen og medtages i regnskabet.
2.09 Opstilling af årsrapport til revision
DATEA opstillinger på baggrund af afstemt regnskabsmateriale årsrapport og sender dette til revision hos foreningens revisor.
2.10 Udarbejdelse af budget
DATEA udarbejder budgetforslag for det kommende regnskabsår til bestyrelsens godkendelse.
2.11 Trykning af årsrapport
DATEA kan være behjælpelig med trykning af foreningens årsrapport.
2.12 Revisoradgang til NETejendom
DATEA søger for, at den af foreningen valgte revisor får adgang til foreningens data hos DATEA via internettet.
3.00 Andre ydelser
3.01 Begrænset byggeteknisk rådgivning
DATEA yder i begrænset omfang byggeteknisk rådgivning til bestyrelsen om bl.a. ejendommens vedligeholdelse og forestående forbedringsarbejder.
3.02 Byggeteknisk rådgivning i øvrigt
DATEA yder efter aftale med bestyrelsen mere omfattende byggeteknisk rådgivning, såsom tilstandsvurdering, udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, indhentning af til- bud og styring af vedligeholdelsesarbejder.
3.03 Projektering og teknisk byggestyring
DATEA påtager sig efter nærmere aftale med bestyrelsen projektering og teknisk byggestyring i forbindelse med større renoverings- og forbedringsarbejder.
3.04 Juridisk, økonomisk og administrativ byggestyring
DATEA påtager sig efter aftale med bestyrelsen juridisk, økonomisk og administrativ byggestyring i større byggesager.
3.05 Særskilt juridisk bistand
DATEA yder efter aftale med bestyrelsen særskilt juridisk bistand ved DATEAs ad- vokat. Bistanden omfatter vedtægtsændringer, boligretssager, generel juridisk råd- givning mv.
3.06 Tinglysningsekspeditioner
DATEA kan efter aftale med bestyrelsen påtage sig diverse tinglysningsekspeditio- ner, herunder tinglysning af vedtægter såvel pantstiftende som servitutstiftende. End- videre kan DATEA varetage de fleste ekspeditioner ved øvrige pantebreve samt fremsøge allerede tinglyste dokumenter, ligesom DATEA kan foretage diverse aflys- ningspåtegninger.