EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

EU-udbud

Rengørings- og Vinduespoleringsservice

Rengørings- og Vinduespoleringsservice

Document Metadata

Table of Contents

Document Metadata

Rengørings- og vinduespoleringsservice

Rengørings- og Vinduespoleringsservice

Rengørings- og Vinduespoleringsservice

Rengørings- og Vinduespoleringsservice

Document Metadata

Indhold ‌

1. Rengøring ‌

2 Vinduespolering

4 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering

Indhold‌

1. Rengøring‌

2 Vinduespolering

4 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering

Indhold ‌

1. Rengøring ‌

*** Intet/ingen besmudsning

** Ubetydelig besmudsning

* Begrænset besmudsning

*** Intet/ingen besmudsning

** Ubetydelig besmudsning

* Begrænset besmudsning

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsloven hvilket betyder, at en- hver har ret til at afgive tilbud. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter vilkå- rene for afgivelse af tilbud.

Udbudsformen betyder, at processen – i hovedtræk – indeholder følgende aktiviteter:

1. Tilbud afgivet i Mercell og som er afgivet inden for tilbudsfristen indgår i tilbudsevalueringen.

2. Kun konditionsmæssige tilbud indgår i tilbudsevalueringen.

3. Ordregiver vurderer indledningsvis, om Tilbudsgiverne er egnede, se af- snit 2 neden for. Tilbud fra Tilbudsgivere, som ikke er egnede, kan ikke ta- ges i betragtning.

4. Dernæst evaluerer Ordregiver tilbuddene efter tildelingskriterierne, se af- snit 3 neden for.

5. Den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil blive anmodet om at fremsende dokumentation for de forhold, som denne har oplyst i ESPD, se afsnit 2.5 neden for.

6. Når den vindende Tilbudsgiver har fremsendt den krævede dokumenta- tion, og denne er godkendt af Kommunen, træffer Kommunen endelig til- delingsbeslutning og underretter samtidigt alle Tilbudsgiverne herom, se afsnit 3.2 neden for.

Nærværende udbudsbetingelser fastsætter vilkårene for gennemførelse af udbudspro- ceduren. Herunder beskrives blandt andet udbuddets frister inkl. frist for afgivelse af til- bud, formkravene til tilbuddenes indhold, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, kriterierne for tildeling af kontrakten med videre. Det er vigtigt, at tilbudsgiverne sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne inden udarbejdelsen af tilbuddet.

1.4 Kort beskrivelse af den udbudte opgave ‌

Aftalen omfatter intern rengøring på anvendelsesdage og periodisk vinduespolering på 73 forskellige lokaliteter såsom folkeskoler, specialskoler, SFOer (skolefritidsordnin- ger), dagtilbud, specialinstitutioner, administrationsbygninger, biblioteker, kulturhuse, idrætsanlæg- og haller med videre. I en række tilfælde er der to eller flere lokaliteter, der er fysisk sammenhængende eller markeret på samme adresse. Alle lokaliteter om- fattet af aftalen fremgår af Skema 3, Tilbudslisten og af bilag 3, Lokaledata.

Det skal bemærkes, at de enkelte lokaliteter er individuelt meget forskellige i forhold til både de fysiske rammer og de aktuelle lokaleanvendelser.

Kontrakten omfatter ud over aftalte faste ydelser følgende optioner, som Allerød Kom- mune kan til- eller fravælge i hele aftaleperioden:

❑ Allerød Kommune har option på forlængelse af aftalen i 2 x 12 måneder jf. kontraktens punkt 1 og 3 (option 1).

❑ Rengøring og vinduespolering i to svømmesale i henhold til Skema 3 Til- budslisten (position x.xx og x.xx på fanen ”rengøring – fast”) og Bilag 3, Lokaledata jf. kontraktens punkt 3 (option 2).

❑ Allerød Kommune kan udtage et antal lokaliteter af aftalen omhandlende op til maksimalt 25 % af det samlede kontraktomfang målt i kr. (option 3).

❑ Såfremt Allerød Kommune får behov for ekstraordinært at tilkøbe rengø- rings-, vinduespolerings- eller andre serviceydelser på eksisterende lokali- teter omfattet af kontrakten, kan Allerød Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på time- eller på opgavebasis (option 4).

❑ Såfremt Allerød Kommunes bygningsmasse ændres, kan Allerød Kom- mune tilkøbe rengørings-, vinduespolerings- eller serviceydelser til udfø- relse på lokaliteter ud over dem, som fremgår af udbudsmaterialet (option 5).

❑ Allerød Kommune kan tilkøbe en række forskellige ydelser som alle skal prissættes i henhold til beskrivelserne i dette materiale og punkterne i Skema 3, Tilbudslisten (option 6).

Allerød Kommune udbyder og indgår aftalen på egne vegne og på vegne af de selv- ejende institutioner, som Allerød Kommune har driftsoverenskomster med. Aftalen kan således anvendes af både Allerød Kommune (herunder de lokaliteter, som ikke er selv- stændige juridiske enheder, men en del af Allerød Kommune) samt de selvejende insti- tutioner, som Allerød Kommune har aftaler med.

I dette udbudsmateriale anvendes betegnelsen "Allerød Kommune" som en samlet be- tegnelse for de ordregivende myndigheder, som kan købe ind på aftalen.

Der vil ikke blive afgivet kontrolbud af Allerød Kommune.

Tilbud skal indeholde priser på samtlige de ydelser, der er anført i Skema 3, Tilbudsli- sten og herunder også optionerne.

Med undtagelse af de to svømmesale udføres rengørings- og vinduespoleringsydel- serne på de 73 lokaliteter i dag af en og samme private leverandør. På de to svømme- sale udføres rengøringen og vinduespoleringen af frivillige foreninger.

1.5 Udbudsmaterialet ‌

Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter:

❑ Udbudsbekendtgørelsen

❑ Nærværende udbudsbetingelser

❑ Mercells on-line version af ESPD (Det fælleseuropæiske udbudsdoku- ment)

❑ Svar på spørgsmål, rettelsesblade og supplerende oplysninger udsendt under udbudsproceduren i Mercell (indsættes ved aftaleindgåelse).

❑ Skema 1: Konsortieerklæring

❑ Skema 2: Støtteerklæring

❑ Skema 3: Tilbudslisten

❑ Kontraktudkast med følgende bilag:

▪ Bilag 1: Anfordringsgaranti

▪ Bilag 2: Kravspecifikation for rengøring og vinduespolering

▪ Bilag 3: Lokaledata (tegninger og lokalefortegnelser)

▪ Bilag 4: Allerød Kommunes arbejdsklausul

▪ Bilag 5: Erklæring om samfundsansvar

▪ Bilag 6: MasterArk (indeholder Lokalitets- og opgaveoversigt inklusive økonomi, kontaktdata mv.)

▪ Bilag 7 Leverandørens tilbud (indsættes ved aftaleindgåelse).

Skema 3 skal i overensstemmelse med den vejledende tekst i skemaet og instrukserne i nærværende udbudsbetingelser udfyldes og afleveres af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet.

Skemaerne 1 og 2 skal udfyldes og afleveres af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbuddet, hvis tilbudsgiver afgiver tilbud i sammenslutning med andre tilbudsgivere (konsortieerklæring) og/eller anvender forpligtende deltagelse fra andre økonomiske enheder f.eks. underleverandører (støtteerklæring).

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at det er et mindstekrav,

❑ at Leverandøren i hele kontraktperioden kan dokumenterer at have en er- hvervs- og produktansvarsforsikring i et af Finanstilsynet anerkendt forsik- ringsselskab med en samlet dækningssum på 10 mio. kr. pr. år., jf. kon- traktens punkt 25.

❑ at Leverandøren senest den 1. marts 2020 gennem et anerkendt pengein- stitut, kautionsforsikringsselskab eller tilsvarende har stillet en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 15 % af det første års forventede kontraktsum i overensstemmelse med den af Kommunen udarbejdede skabelon, som er en del af udbudsmaterialet jf. kontraktens punkt 16.

1.6 Tilbuddets indhold ‌

Tilbuddet skal indeholde følgende:

❑ Tilbudsskrivelse med angivelse af eventuelle forbehold.

❑ Udfyldt online version af ESPD i Mercell.

❑ Udfyldt Skema 3: Tilbudslisten.

❑ Eventuelt udfyldt Skema 1: Konsortieerklæring.

❑ Eventuelt udfyldt Skema 2: Støtteerklæring.

Tilbud samt al kommunikation under udbuddet skal være på dansk.

I kontrakt- og udførelsesperioden skal kommunikation være på dansk, jf. dog kontrak- tens punkt 12.

De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Google Chrome.

Tilbuddet skal opfylde samtlige krav i det samlede udbudsmateriale, det vil sige, at alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Det skal fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive et komplet tilbud.

1.7 Udbuddet gennemføres digitalt i Mercell ‌

Udbuddet gennemføres digitalt via xxx.xxxxxxx.xx. Udbudsmaterialet og samtlige ef- terfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade og spørgs- mål/svar, vil være tilgængelige i Mercell.

Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal således ske skriftligt via Mercell.

Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig ajour og hente alle de oplysninger via Mercell, der er gældende for udbudsprocessen. Tilbudsgiver er dermed ansvarlig for at sikre, at materialet hentet fra Mercell til enhver tid er fuldstændig opdateret.

Tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell inden tilbudsfristen udløber, jf. af- snit 1.12.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til Mercell via mailadressen: xxxxxxx.xx@xxxxxxx.xxx eller ved telefonisk henvendelse til (x00) 00 00 00 00.

Bemærk: Der må ikke uden for Mercell rettes telefoniske, skriftlige eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet hverken direkte til Allerød Kommune, de enkelte lokaliteter eller Allerød Kommunes rådgivere.

1.8 Udbudstidsplan ‌

Aktivitet	Dato og evt. klokkeslæt
Bygningsgennemgang - Tilbudsgivernes besigti- gelse og fysiske gennemgang af udvalgte lokali- teter	11. – 15. januar 2021
Tilmelding til informations- og spørgemøde	20. januar 2021
Informations- og spørgemøde	22. januar 2021, kl. 12.30
Skriftlig spørgefrist	4. februar 2021
Sidste frist for besvarelse af spørgsmål og upload af supplerende oplysninger i Mercell	8. februar 2021
Tilbudsfrist	15. februar 2021 kl. 12:00
Indhentning af dokumentation fra den tilbudsgi- ver, som ordregiver har til hensigt at tildele kon- trakten til	Uge 12/2021
Udsendelse af underretning til Tilbudsgiverne	31. marts 2021
Stand still periode	31. marts – 11. april 2021
Kontraktindgåelse	Uge 15/2021
Kontraktstart	29. maj 2021

Der kan forekomme ændringer af udbudstidsplanen undervejs.

1.9 Informations- og spørgemøde ‌

Der gennemføres informations- og spørgemøde for interesserede Tilbudsgivere: Mødetid:

Den 22. januar 2021, kl. 12.30 - 14:30

Mødested:

Allerød Idrætspark Møllemosevej 5

3450 Allerød Mødelokalet på 1. sal

Bemærk: Alle Tilbudsgivere opfordres til at deltage i informations- og spøgemødet og repræsentationen fra hver Tilbudsgiver begrænses til højst tre personer.

Tilbudsgiver bør tilmelde sig mødet via Mercell senest den 20. januar 2021. Tilmeldin- gen bør indeholde navne og kontaktdata på den eller de personer, der møder frem til informations- og spørgemødet.

På informations- og spørgemødet vil Allerød Kommune gennemgå udbudsmaterialet med vægt på krav til tilbuddenes indhold og Kravspecifikationen. Tilbudsgiverne vil på mødet få lejlighed til at stille spørgsmål.

Ordregiver udarbejder referat fra mødet med de stillede spørgsmål og de afgivne svar. Er det ikke muligt at besvare spørgsmålet under mødet, vil ordregiver besvare spørgs- målet hurtigst muligt og inden udløbet af den fastsatte svarfrist.

1.10 Besigtigelse ‌

Tilbudsgiverne kan besigtige de omhandlede lokaliteter og lokaler i perioden fra den

11. til den 15. januar 2021 mellem kl. 8:00 og kl. 16:00.

Tilbudsgiverne kan desuden - i de enkelte lokaliteters normale åbningstid -besigtige lo- kaliteterne udefra fra den 18. til den 22. januar 2021.

For de omhandlede idrætsanlæg, haller og svømmesale, kan det ikke på forhånd oply- ses i hvilket tidsrum der på de angivne datoer vil være adgang men der vil typisk være åbent om eftermiddagen.

Alle lokaliteter vil blive orienteret om, at Tilbudsgiverne skal have mulighed for at gen- nemføre en besigtigelse af den enkelte lokalitet.

Hvis der er lokaliteter, som tilbudsgiverne har ønske om at besigtige men som det ikke har været muligt at få adgang til i de oplyste tidsrum på de oplyste dage, kan dette se- nest den 15. januar 2021 oplyses via Mercell og der vil udsendt en konkret besigtigel- sesplan for disser lokaliteter til gennemførelse den 20. januar 2021.

Tilbudsgiverne må ikke på besigtigelserne stille spørgsmål til eller kommentere på ud- buddet eller lokaliteten. Spørgsmål, som ønskes stillet om udbuddet og/eller lokalite- terne skal stilles skriftligt til ordregiver via Mercell.

Bemærk: Repræsentationen ved besigtigelserne fra hver Tilbudsgiver begrænses til højst to personer.

1.11 Spørgsmål til udbudsmaterialet ‌

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommuni- kation" i Mercell. Svar fra Ordregiver kan ses under fanen ”Kommunikation”/"Ekstra Info" i Mercell efter, at Ordregiver har publiceret svar.

Alle spørgsmål, der er modtaget inden udløb af fristen for at stille spørgsmål, som er den 4. februar 2021, jf. udbudstidsplanen, vil blive forsøgt besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem se- nest den 8. februar 2021.

Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgiverne supple- rende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har 6 hele kalenderdage til at forholde sig til oplysningerne.

Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæs- sigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, så- ledes at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggø- relse af rettelsesblad.

Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til anskaf- felsen eller vilkår i kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betyd- ning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav.

1.12 Tilbudsfristen ‌

Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget senest den 15. februar 2021, kl. 12.00.

Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Der gøres i den forbin- delse opmærksom på, at det er den i systemet Mercell angivne servertid, der er be- stemmende for tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid.

Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell, vil ikke være at betragte som rettidigt eller korrekt indkommet, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning.

Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

1.13 Vedståelsesfristen for tilbuddet ‌

Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil endelig aftale er underskrevet dog maksimalt 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb.

1.14 Alternative tilbud, delbud og sideordnede bud ‌

Tilbudsgiver kan ikke afgive;

❑ alternative tilbud

❑ delbud (tilbud på dele af opgaven)

❑ sideordnede tilbud med undtagelse af de i Skema 3, Tilbudslisten angivne fire forskellige modeller for vinduespoleringsfrekvenser i fane ”Vinduespo- lering – fast”.

Tilbudsgiver har således alene mulighed for, at afgive ét samlet tilbud.‌

2. Afgivelse af tilbud i Mercell herunder udfyldelse af ESPD

Nedenfor gennemgås, hvordan der afgives tilbud i Mercell.

Under fanebladet ”Afgiv tilbud” findes forskellige faser, hvor tilbudsgiver skal afgive for- skellige informationer og uploade de krævede dokumenter. Dette gennemgås i afsnit- tene herunder.

Det er tilbudsgiver, der er ansvarlig for at sikre, at afgivelse af tilbud i Mercell er sket korrekt, idet mangelfuld tilbudsafgivelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditions- mæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsevalueringen.

Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvordan man teknisk afgiver tilbud i Mercell, bør tilbuds- giver kontakte Mercell på telefonnr. 63 13 37 00.

Har tilbudsgiver spørgsmål til udfyldelse af udbudsmaterialet, stilles spørgsmål til dette, jf. afsnit 1.11.

2.1 Informationer om tilbudsgiver ‌‌

Tilbudsgiver skal under fanen ”Informationer om tilbudsgiver” afgive informationer om, hvorvidt tilbudsgiver deltager alene eller sammen med andre virksomheder, og om til- budsgiver agter at anvende underleverandører.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders/virksomheders kapacitet for at opfylde mindstekravene til økonomisk og fi- nansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen, skal kun udfylde ét ESPD i Mercells online version af ESDP.

Vedrørende oplysninger om deltagelse i konsortium

Hvis Tilbudsgiver er et konsortium eller en sammenslutning af virksomheder, skal Til- budsgiver udfylde særskilte ESPD’er i Mercell for hver deltagende virksomhed i konsor- tiet eller sammenslutningen. Dette gøres ved, at de øvrige virksomheder i konsor- tiet/sammenslutningen inviteres/tilføjes i Mercell, så de kan udfylde deres eget ESPD. Følg vejledningen/instrukserne i Mercell.

Konsortiedeltagerne skal endvidere underskrive og aflevere Skema 1 – Konsortieer- klæring. Ved udfyldelse af Skema 1 skal de deltagende juridiske personer hver især være angivet klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægti- get, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med.

Deltagere i sammenslutningen hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt.

Vedrørende oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet

Deltager Tilbudsgiver med støtte fra andre enheder, f.eks. andre virksomheder (under- leverandører) eller datter-/søster- eller moderselskaber, skal både Tilbudsgiver samt den støttende enhed udfylde et selvstændigt ESPD i Mercell.

Dette kan være relevant i tilfælde, hvor Tilbudsgiver ikke selv kan opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen (jf. afsnit 2.3), eller f.eks. byder ind med et datterselskab, der skal udføre opgaven. Den støttende en- hed/virksomhed inviteres/tilføjes så i Mercell, så de kan udfylde et ESPD også. Følg vejledningen/instrukserne i Mercell.

Tilbudsgiver skal i tilfælde af anvendelse af støttende enhed/virksomhed desuden også udfylde og aflevere Skema 2 – Erklæring om støtte fra evt. underleverandører, og godt- gøre at tilbudsgiver rent faktisk råder over andre enheders kapacitet. Det gøres ved, at de virksomheder, hvis kapacitet tilbudsgiver baserer sig på, i Skema 2 skriver under på, at tilbudsgiver faktisk kan råde over virksomhedens kapacitet.

For indhentning af dokumentation henvises til afsnit 2.5.

2.2 Udelukkelsesgrunde ‌

Tilbudsgiver skal under fasen ”ESPD - Udelukkelsesgrunde” svare ”Ja” eller ”Nej” til, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af de oplistede udelukkelsesgrunde.

”ESPD – Udelukkelsesgrunde” er det foreløbige bevis for, at tilbudsgiver ikke er ude- lukket fra at deltage i udbuddet.

Udelukkelsesgrundene omfatter:

❑ Grunde vedrørende straffedomme

❑ Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger

❑ Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i for- bindelse med udøvelsen af erhvervet

Bemærk: Tilbudsgivere, der omfattes af en obligatorisk udelukkelsesgrund, jf. udbuds- lovens §§ 135-136, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til

den udbudte kontrakt, medmindre tilbudsgiveren fremlægger tilstrækkelig dokumenta- tion for, at tilbudsgiveren er pålidelig (self-cleaning), jf. udbudslovens § 138.

Tilsvarende vil tilbudsgivere, der omfattes af den frivillige udelukkelsesgrund nævnt i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3, blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i be- tragtning til den udbudte kontrakt, medmindre tilbudsgiveren fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, jf. udbudslovens § 138.

Tilbudsgiver skal i den forbindelse i Mercell erklære ikke at være omfattet af følgende udelukkelsesgrund fra udbudslovens § 137 stk. 1 nr. 3):

❑ En ordregiver skal anføre i udbudsbekendtgørelsen, hvis en ansøger eller en tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbin- delse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet.

I den forbindelse er Ordregiver opmærksom på bl.a. at udelukke firmaer, som er dømt for overtrædelse af skattelovgivningen eller har accepteret bødeforlæg.

Tilbudsgiver vil kun kunne blive udelukket fra dette udbud, såfremt Tilbudsgiver er om- fattet af de i ESPD oplistede udelukkelsesgrunde.

Er en tilbudsgiver omfattet af en udelukkelsesgrund, følger Ordregiver proceduren for self-cleaning i udbudslovens § 138. Ordregiver vil i så fald anmode tilbudsgiver, inden for en passende frist, om at dokumentere dennes pålidelighed. Ordregiver vurderer herefter om den fremlagte dokumentation for pålidelighed er tilstrækkelig for videre del- tagelse i udbuddet.

2.3 Udvælgelse ‌

Under fasen ”Udvælgelse” skal Tilbudsgiver angive oplysninger om tilbudsgivers øko- nomiske og finansielle formåen samt Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen.

Nedenfor fremgår hvilke oplysninger, der skal afgives i Mercell samt mindstekrav hertil.

KRAV TIL EGNETHED

Følgende punkter i ESPDet skal udfyldes:

Del IV: (kun punkter nævnt i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.1-III.1.3)

Økonomisk og finansiel formåen:

I ESPD i Mercell skal Tilbudsgiver oplyse og opfylde udvælgelseskriterier og mini- mumskrav, som vedrører nøgletal og forsikringsforhold.

Samlet årsomsætning:

Den økonomiske aktørs samlede årsomsætning for det antal regnskabsår, der anmo- des om i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, er som følger:

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

❑ En årlig generel omsætning på mindst DKK 35 mio. i det senest afsluttede regnskabsår.

Finansielle nøgletal:

For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger:

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

❑ Tilbudsgivers soliditetsgrad skal som minimum være 5 % i hvert af de se- nest tre afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / Aktiver.

Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller en sammenslutning af virksomheder, eller såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders/virksomheders økonomiske og fi- nansielle formåen, skal minimumskravene være opfyldt samlet set for sammenslutnin- gen/konsortiet eller for Tilbudsgiver og de enheder/virksomheder, som Tilbudsgiver ba- serer sig på.

Teknisk og faglig formåen

I Mercell skal afgives følgende oplysninger vedrørende Tilbudsgivers tekniske og fag- lige formåen:

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: Udførelse af tjenesteydelser af den anførte type:

Kun for så vidt angår offentlige tjenesteydelseskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige tjenesteydelser af den anførte type. Or- dregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:

Tilbudsgiver skal have mindst tre referencer, som vedrører lignende eller tilsvarende opgaver, for både rengøring og vinduespolering inden for de seneste tre år. Mindste- kravet kan opfyldes ved 1) at stille med tre referencer, som indeholder både rengøring- og vinduespolering, ved 2) at stille med to referencer, som indeholder både rengøring- og vinduespolering samt én reference for rengøring og én reference for vinduespole- ring, ved 3) at stille med én reference, som indeholder både rengøring- og vinduespole- ring samt to referencer for rengøring samt to referencer for vinduespolering eller ved 4) at stille med tre referencer for rengøring og tre referencer for vinduespolering. Referen- cerne bør indeholde en beskrivelse af opgaven, beløb, tidspunkt for udførelsen (dato- angivet) og modtager af opgaven (kontaktoplysninger på kontaktperson).

2.4 Krav ‌

Under fanen ”Krav” skal tilbudsgiver uploade nedenstående dokumenter:

❑ Tilbudsskrivelse med angivelse af eventuelle forbehold.

❑ Udfyldt on-line version af ESPD i Mercell (udfyldes i Mercell).

❑ Udfyldt Skema 3: Tilbudslisten.

❑ Eventuelt udfyldt Skema 1: Konsortieerklæring.

❑ Eventuelt udfyldt Skema 2: Støtteerklæring.

Disse dokumenter er en del af udbudsmaterialet, og Tilbudsgiver skal udfylde disse og uploade til Mercell under fanen ”Krav” som led i sin tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver kan ikke afgive tilbud uden at have uploadet dokumenter her. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de rigtige dokumenter er uploadet, og at de er udfyldt korrekt.

2.5 Indhentning af dokumentation ‌

Hvor ESPDet er tilbudsgivernes egen erklæring, er dokumentation derimod det ende- lige bevis for, at tilbudsgiverens egen erklæring, afgivet i ESPD, er korrekt.

På Ordregivers anmodning om helt eller delvist at dokumentere de oplysninger, som Tilbudsgiver har afgivet i ESPDet er tilbudsgiver til enhver tid forpligtet til, at dokumen- tere de oplysninger, som Tilbudsgiver har afgivet i ESPDet:

❑ Ordregiver kan eksempelvis indhente supplerende oplysninger, hvis Til- budsgiver i ESPD gør opmærksom på forhold, der giver anledning til, at Ordregiver bør vurdere situationen yderligere.

❑ Forud for tildeling vil Ordregiver anmode den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at indgå aftale med, om at dokumentere oplysninger afgivet i ESPDet.

Ordregiver vil indhente følgende dokumentation for oplysningerne i ESPDet fra den Til- budsgiver, som Ordregiver agter at tildele kontrakten:

❑ Serviceattest eller anden tilsvarende dokumentation fra relevant myndig- hed, som maksimalt må være udstedt seks måneder før tilbudsfristens ud- løb.

Ordregiver kan, hvis oplysningerne ikke kan verificeres via offentligt tilgængelige regn- skaber, indhente følgende dokumenter for oplysninger i ESPDet fra den Tilbudsgiver, som Ordregiver agter at tildele kontrakten:

❑ Godkendte årsregnskaber eller revisorpåtegnet erklæring, som dokumen- tation for omsætning og soliditetsgrad.

De indsendte referencer vil være at betragte som fyldestgørende dokumentation, men Ordregiver forbeholder sig ret til at kontrollere om referencerne vedrører Tilbudsgiver.

3. Evaluering af tilbud og underretning om tildeling ‌

3.1 Tildelingskriterium ‌

Tildeling af aftalen til ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” vil ske på baggrund af tildelingskriteriet ”Pris”.

Den pris, som indgår i evalueringen er den samlede tilbudssum for hele kontraktperio- den inklusive alle ydelser og optioner. Kontraktperioden kan maksimalt være fem år in- klusive option på forlængelse i henhold til fanen ”Total” i skema 3 tilbudslisten.

Tilbudsgiverne skal udfylde fanerne 2-6 i skema 3 – tilbudslisten i overensstemmelse med vejledningen, som fremgår af fane 1 ”Skema 3 – vejledning” i tilbudslisten. Til- budsgiver skal i Skema 3, Tilbudslisten afgive priser i alle de med gult markerede felter i tilbudslisten. De tilbudte enhedspriser pr. m2 for til- og afgang af lokaler/arealer (refu- sionsbeløb) indgår ikke i evalueringen.

Ved udfyldning af de med gult markerede felter i tilbudslisten, skal Tilbudsgiver være opmærksom på de eventuelle kommentarer, som er markeret med et rødt hjørne. Kom- mentarfelterne indeholder blandt andet eventuelle ekstraopgaver.

Bemærk: Et ikke-udfyldt gult felt i tilbudslisten, eller en post udfyldt med tegn eller bog- staver, vil af Allerød Kommune blive tolket således, at Tilbudsgiver har tilbudt den på- gældende ydelse til 0 kr., hvorfor Tilbudsgiver derfor vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr.

3.2 Evalueringsmetode ‌

Tilbuddene evalueres alene ud fra de oplyste priser på grund af den samlede tilbuds- sum som anført i tilbudslisten.

Tilbuddet med den samlede laveste endelige evalueringspris tildeles opgaven.

3.3 Underretning om tildelingsbeslutning og kontraktindgåelse ‌

Der indgås aftale mellem Leverandøren og Kommunen på grundlag af kontrakten, som indgår i udbudsmaterialet.

Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage, som regnes fra dagen efter den dag, hvor Allerød Kommune elek- tronisk har udsendt underretning om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne via Mer- cell.

Alle tilbudsgivere vil samtidigt via Mercell blive underrettet om tildeling. Underretning om tildeling vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslut- ningen.

Udbuddet er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter.

Tilbudsgiver er forpligtet af vedståelsesfristen, jf. afsnit 1.13, også efter Ordregivers un- derretning om tildeling.

4. Øvrige vilkår ‌

4.1 Tilbudsgivers forbehold ‌

Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en ri- siko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning.

Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår, herunder minimums- og mind- stekrav. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.

Øvrige forbehold i Tilbudsgivers tilbud kan føre til afvisning af tilbuddet fra Ordregivers side, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres af Ordregiver på tidspunktet for tilbudsvur- deringen.

4.2 Ordregivers forbehold ‌

Ordregiver tager forbehold for administrative og politiske ændringer herunder budget- mæssige bevillinger, lovændringer, befolkningsudvikling med videre.

4.3 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud ‌

Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud, er Ordregiver uvedkom- mende. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret og vil blive anset for Ordregivers ejendom.

4.4 Fortrolighed og aktindsigt ‌

Ordregiver er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af Tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes Or- dregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, in- den Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktind- sigt.

4.5 Samlet udbud af opgaven.‌

I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte del- aftaler med baggrund i økonomiske- og markedsmæssige hensyn. Ordregiver har kon- kret vurderet, at det ikke er den kommercielt bedste løsning eller anbefalelsesværdigt at adskille og opdele opgaven i særskilte delaftaler.

4.6 Annullation ‌

Allerød Kommune gør for god ordens skyld opmærksom på, at Allerød Kommune i medfør af udbudsreglerne til enhver tid kan annullere udbuddet, medmindre en sådan annullation forfølger usaglige grunde eller sker i strid med ligebehandlingsprincippet.

Skema 1: Konsortieerklæring

EU-udbud:

Rengørings- og vinduespoleringsservice

Allerød Kommune

Udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice

Konsortieerklæring

Skema 1 – Konsortieerklæring

Bemærk! Skemaet skal kun udfyldes, såfremt flere virksomheder byder sammen i et konsortium.

Nedenstående virksomheder erklærer hermed at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte kontrakt.

Husk at vedlægge dokumentation for egnethed (udfyldt ESPD) for alle konsortiedeltagerne.

Konsortiet er benævnt: _

Virksomhed 1
Virksomhedens navn:	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nr.:	[angiv CVR-nummer]
Navn og titel på underskriver:	[angiv navn og titel på underskriver]
Underskrift og dato:	[angiv dato og underskriv]
Virksomhed 2
Virksomhedens navn:	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nr.:	[angiv CVR-nummer]
Navn og titel på underskriver:	[angiv navn og titel på underskriver]
Underskrift og dato:	[angiv dato og underskriv]
Virksomhed 3
Virksomhedens navn:	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nr.:	[angiv CVR-nummer]
Navn og titel på underskriver:	[angiv navn og titel på underskriver]
Underskrift og dato:	[angiv dato og underskriv]
Virksomhed 4
Virksomhedens navn:	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nr.:	[angiv CVR-nummer]
Navn og titel på underskriver:	[angiv navn og titel på underskriver]
Underskrift og dato:	[angiv dato og underskriv]

Undertegnede konsortiedeltager:

[Virksomhedsnavn og CVR-nr.]

Vil i alle forhold mellem konsortiet og Allerød Kommune få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne.

Side 2 af 2

Skema 2: Støtteerklæring

EU-udbud:

Rengørings- og vinduespoleringsservice

Skema 2 – Støtteerklæring

Erklæring vedr. andre enheders formåen til opfyldelse af krav fastsat i udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice i Allerød Kommune.

Undertegnede

Virksomhedens navn	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nummer.:	[angiv CVR-nummer]

(indestående virksomhed)

erklærer herved, at vi i tilfælde af, at

Virksomhedens navn	[angiv navn på virksomhed]
CVR-nummer.:	[angiv CVR-nummer]

(Tilbudsgiver)

indgår kontrakt om levering af rengørings- og vinduespoleringsservice til Allerød Kommune.

Skemaet skal kun udfyldes, hvis tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel, teknisk eller faglig kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen, f.eks. underleverandører. Dvs. hvis tilbudsgiver skal bruge en anden virksomheds formåen/ressourcer for at opfylde krav i udbudsmaterialet, skal denne erklæring anvendes og vedlægges tilbuddet.

Ved at underskrive denne støtteerklæring, erklærer nedenstående virksomheder at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden, således at tilbudsgiver i aftaleperioden fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af den udbudte aftale.

De støttende virksomheder skal være opmærksomme på, at denne støtteerklæring ikke dokumenterer virksomhedernes økonomiske, finansielle, tekniske eller faglige kapacitet.

De støttende virksomheder skal således udfylde et særskilt ESPD. Tilbudsgiver kan i Mercell invitere andre virksomheder til at udfylde et særskilt ESPD.

Dvs. at virksomhederne skal både underskrive denne støtteerklæring og udfylde et særskilt ESPD i Mercell.

Underskriftsforhold

Støtteerklæringen afgives på vegne af virksomhederne af personer, som med sin underskrift:

1. Bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen, og

2. På tro og love bekræfter korrektheden af oplysningerne i erklæringen, og

3. Bekræfter, at de konkrete dele af opgaven udføres af den enhed, som tilbudsgiveren baserer sig på, og

4. Giver samtykke til, at udbyder må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder.

Anfør hvad tilbudsgiver baserer sig på hos virksomheden
Virksomhedens navn
Adresse
CVR-nummer
Kontaktperson
Titel
Dato
Underskrift

Nedenfor oplyses i hvilken grad, der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed og Ordregiver vil forud for eventuel tildeling af kontrakt kræve, at den indestående virksomhed fremsender endelig dokumentation for oplysningerne:

[beskriv i hvilken grad, der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed]

Nedenfor oplyses i hvilken grad, der stilles teknisk og faglig formåen til rådighed og Ordregiver vil forud for eventuel tildeling af kontrakt kræve, at den indestående virksomhed fremsender endelig dokumentation for oplysningerne:

[beskriv hvilke konkrete tekniske og faglige ressourcer der stilles til rådighed]

EU-udbud af Rengørings- og Vinduespolerings Service ‌

Skema 3, Tilbudsliste

Tilbudsgiver skal prissætte og udfylde alle de gule felter i alle fanebladene 2-6.

Tilbudslisten skal udfyldes med priser beregnet på baggrund af de oplyste lokalitetsforhold jf. dette skema, de oplyste lokaledata jf. Bilag 3, samt de af tilbudsgiver ved besigtigelserne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende, rengøringstekniske faciliteter og lignende.

M2 priser pr. dag for de forskellige lokalitetstyper og lokalekategorier i faneblad 6 anvendes alene i tilfælde af refusion eller ændringer og disse beløb derfor indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene.

Det tilbudte faste årlige vederlag og det tilhørende årlige timetal for de enkelte lokaliteter og modeller i faneblad 2, skal omfatte samtlige de opgaver som er beskrevet i udbudsmaterialet. Det skal hertil fremhæves, at der for en lang række lokaliteter i kolonnerne H og I er indsat en række oplysninger om opgaver og ekstra timeforbrug, som i alle tilfælde skal være indregnet i den årlige tilbudspris. Alle felter med indsatte oplysninger og opgaver er markeret med en lille rød trekant i det øverste højre hjørne og teksten popper op ved at curseren holdes hen over feltet.

I faneblad 4 skal der for alle lokaliteter angives tilbudspriser for hver af de fire forskellige vinduespoleringsmodeller. Der er i kolonnerne H, I, J og K indsat kommentarer under enkelte af lokaliteterne som der skal tages højde for.

Tilbudspriserne på optionerne i faneblad 2 og 5 er gældende, såfremt Ballerup Kommune i forbindelse med aftaleindgåelse eller senere vælger at udnytte en eller flere af de disse.

Tilbudsgiver opfordres til at udfylde de gule felter i tilbudslisten med den skrifttype og størrelse, der allerede er angivet og således, at alle beløb på kr. 1.000,00 eller derover angives med tusindtalsseparator uden komma og decimaler.

ID num- mer	Lokalitet	Vejnavn	Vejnum- mer	Post- num- mer	By	Rengørings- dage pr. år	Rengørings- og service-opgaver. Timer pr. år alle opgaver	Rengørings- og serviceopgaver. Kr. pr. år
0.01	Musikskolen	Lyngevej	198	3450	Allerød	200
0.02	Skovvang stadion, Klubhus, Atletikhus	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx	000
0.03	Ravnsholthallen	Søparken	1	3450	Allerød	200
0.04	Lyngehallerne	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxx	000
0.05	Engholmhallen	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.06	Blovstrødhallen	Sortemosevej	20	3450	Allerød	200
0.07	Lillerødhallerne	Banevang	7	3450	Allerød	200
0.09	Kirkehavegaard, hovedbygning og Værestedet	Kirkehaven	10	3450	Allerød	40/50/200
0.10	Centerhallen	Lilledal	10	3450	Allerød	230
0.11	Allerød Bibliotek	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000/000
0.12	Lynge Bibliotek	Xxxxxxxxxxx	00X	0000	Xxxxx	304
0.13	Blovstrød Skole	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
0.14	Blovstrød Skole SFO	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
0.15	Lynge Skole	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge	205
0.16	Lynge Skole SFO	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge	245
0.17	Multihuset Hobitten	Kokkedalen	6-8	3540	Lynge	245
0.18	Lillevang Skole afdeling Skovvang	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx	000
0.19	Lillevang Skole Skovvang afdeling SFO	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx	000
0.20	Klub Skakten	Uglevang	og del af	3450	Allerød	235
0.21	Lillevang Skole afdeling Lillerød	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
0.24	Kratbjergskolen afdeling Engholm	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.25	Kratbjergskolen afdeling Engholm SFO	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.27	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt	Søparken	1	3450	Allerød	205
0.28	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt SFO	Søparken	1	3450	Allerød	245
0.29	Maglebjergskolen	Kokkedalen	2	3540	Lynge	250
0.30	Kongevejsskolen (Heldagsskolen)	Kongevejen	80A+B	3450	Allerød	205
0.31	Materielgården	Xxxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxx	000
0.32	Rådhuset	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.35	Lejebolig - Xxxxxxx 00	Xxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	00
0.36	Paraplyen/Familieenheden	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
0.37	FH-Hallen	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.38	FH-Hallen - Vægtløftning	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.42	Dagplejen i Lynge	Kokkedalen	9	3540	Lynge	104
0.44	Skovkløveren	Søparken	1A	3450	Allerød	245
0.47	Fuglehuset	Søparken	5	3450	Allerød	245
0.49	Molevitten, Elmedalen	Elmedalen	2 C	3540	Lynge	245
0.50	Kirsebærgården, Hus 3	Kirsebærgården	3	3450	Allerød	245

0.51	Kirsebærgården, Hus 5	Kirsebærgården	5	3450	Allerød	245
0.52	Molevitten, Langkæret	Langkæret	66	3540	Lynge	245
0.53	Børnehuset Blommehaven, Engblommen	Blommevej	1	3450	Allerød	245
0.54	Skovvang Børnehus	Ørnevang	19	3450	Allerød	245
0.55	Børnehuset Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx	Blommevej	2	3450	Allerød	245
0.59	Lillerød børnehus, Xxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.60	Lillerød Børnehus, Vuggestue	Xxxxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx	000
0.61	Lillerød Børnehus, Børnehaven	Æblehaven	1B	3450	Allerød	245
0.62	Jobberiet	Vassingerød Bygade	4	3540	Lynge	245
0.63	Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Børnehave	Uglevang	5 og 7	3450	Allerød	245
0.64	Molevitten, Kokkedalen 7	Kokkedalen	7	3540	Lynge	245
0.65	Molevitten, Kokkedalen 11	Kokkedalen	11	3540	Lynge	245
0.66	Klatretræet	Græsmarken	2	3450	Allerød	245
0.67	Firkløveret (Blå, Rød, Grøn og Gul)	Violvej	1	3450	Allerød	245
0.69	Klub Vest	Søparken	3	3450	Allerød	235
0.70	Kontakten	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
0.71	Kilen, Opholdslokaler	Violvej	9	3450	Allerød	150
0.72	Bofællesskabet	Xxxxxxxxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød	100
0.73	Varmecentral	Rådhusparken	3	3450	Allerød	25
0.74	Lillerød øst varmecentral	Solvang	27	3450	Allerød	25
0.76	Lejebolig - Baunesvinget 16-18	Baunesvinget	16-18	3540	Lynge	52
0.78	Allerød Idrætspark	Møllemosevej	5	3450	Allerød	150
0.80	Skovhuset	Xxxxxxxxxxx	0 X	0000	Xxxxxxx	000
0.81	Tandklinik	Lyngevej	202	3450	Allerød	225
0.82	Glad Service	Vassingerød Bygade	2-4	3540	Lynge	200
0.84	Sprogskolen	Uglevang	3	3450	Allerød	120
0.85	Blovstrød Klub	Græsmarken	4	3450	Allerød	235
0.89	Foreningssamvirket Pensionisthuset	Xxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød	245
0.90	Tennisklubben	Rørmosevænget	10	3450	Allerød	40
0.94	På Vej Nu	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	00
0.98	Ravnsholt Børnehus	Søparken	1B	3450	Allerød	242
0.99	Lejebolig, Elmedalen 2A	Elmedalen	2A	3540	Lynge	52
1.00	Lejeboliger – Pavilloner på Xxxxxxxxx	Xxxxxxxxx	0-0	0000	Xxxxxxx	00
1.03	Børnehuset - Vestre Hus - Skovløberhuset	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
1.04	Pilelunden	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx	000
1.05	Offentligt toilet på Allerød Station	Allerød Xxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
1.06	Engholm Svømmehal	Lærkenborg Allé	1A	3450	Allerød	200
1.07	Blobstrød Svømmehal	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx	000
I alt							0	0

ID num- mer	Lokalitet	Vejnavn	Vejnum- mer	Post- num- mer	By	Daglig dobbelt- rengøring af alle toiletter, kr. pr. år	Timer pr. år for dobbelt- rengøring af toiletter	Ekstra- rengøring jf. model 1 i pkt. 1.10 i kravspecifi- kationen, kr. pr, år	Model 1, timer pr. år	Ekstra- rengøring jf. model 2 i pkt. 1.10 i kravspecifi- kationen, kr. pr. år	Model 2, timer pr. år	Ekstra- rengøring jf. model 3 i pkt. 1.10 i kravspecifi- kationen, kr. pr. år	Model 3, timer pr. år	Opdeling af affald i 4 fraktioner, kr. pr. år	Opdeling af affald i 6 fraktioner, kr. pr. år
0.01	Musikskolen	Lyngevej	198	3450	Allerød
0.02	Skovvang stadion, Klubhus, Atletikhus	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.03	Ravnsholthallen	Søparken	1	3450	Allerød
0.04	Lyngehallerne	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxx
0.05	Engholmhallen	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.06	Blovstrødhallen	Sortemosevej	20	3450	Allerød
0.07	Lillerødhallerne		7	3450	Allerød
0.09	Kirkehavegaard, hovedbygning og Værestedet	Kirkehaven	10	3450	Allerød
0.10	Centerhallen	Lilledal	10	3450	Allerød
0.11	Allerød Bibliotek	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.12	Lynge Bibliotek	Xxxxxxxxxxx	00X	0000	Xxxxx
0.13	Blovstrød Skole	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.14	Blovstrød Skole SFO	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.15	Lynge Skole	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge
0.16	Lynge Skole SFO	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge
0.17	Multihuset Hobitten	Kokkedalen	6-8	3540	Lynge
0.18	Lillevang Skole afdeling Skovvang	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.19	Lillevang Skole Skovvang afdeling SFO	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.20	Klub Skakten	Uglevang	1 og del	3450	Allerød
0.21	Lillevang Skole afdeling Lillerød	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.24	Kratbjergskolen afdeling Engholm	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.25	Kratbjergskolen afdeling Engholm SFO	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.27	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt	Søparken	1	3450	Allerød
0.28	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt SFO	Søparken	1	3450	Allerød
0.29	Maglebjergskolen	Kokkedalen	2	3540	Lynge
0.30	Kongevejsskolen (Heldagsskolen)	Kongevejen	80A+B	3450	Allerød
0.31	Materielgården	Xxxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxx
0.32	Rådhuset	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.35	Lejebolig - Xxxxxxx 00	Xxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.36	Paraplyen/Familieenheden	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.37	FH-Hallen	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.38	FH-Hallen - Vægtløftning	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.42	Dagplejen i Lynge	Kokkedalen	9	3540	Lynge
0.44	Skovkløveren	Søparken	1A	3450	Allerød
0.47	Fuglehuset	Søparken	5	3450	Allerød
0.49	Molevitten, Elmedalen	Elmedalen	2 C	3540	Lynge
0.50	Kirsebærgården, Hus 3	Kirsebærgården	3	3450	Allerød
0.51	Kirsebærgården, Hus 5	Kirsebærgården	5	3450	Allerød
0.52	Molevitten, Langkæret	Langkæret	66	3540	Lynge
0.53	Børnehuset Blommehaven, Engblommen	Blommevej	1	3450	Allerød
0.54	Skovvang Børnehus	Ørnevang	19	3450	Allerød

0.55	Børnehuset Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx	Blommevej	2	3450	Allerød
0.59	Lillerød børnehus, Xxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.60	Lillerød Børnehus, Vuggestue	Xxxxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.61	Lillerød Børnehus, Børnehaven	Æblehaven	1B	3450	Allerød
0.62	Jobberiet	Vassingerød Xxxxxx	0	0000	Xxxxx
0.63	Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Børnehave	Uglevang	5 og 7	3450	Allerød
0.64	Molevitten, Kokkedalen 7	Kokkedalen	7	3540	Lynge
0.65	Molevitten, Kokkedalen 11	Kokkedalen	11	3540	Lynge
0.66	Klatretræet	Græsmarken	2	3450	Allerød
0.67	Firkløveret (Blå, Rød, Grøn og Gul)	Violvej	1	3450	Allerød
0.69	Klub Vest	Søparken	3	3450	Allerød
0.70	Kontakten	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.71	Kilen, Opholdslokaler	Violvej	9	3450	Allerød
0.72	Bofællesskabet	Xxxxxxxxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød
0.73	Varmecentral	Rådhusparken	3	3450	Allerød
0.74	Lillerød øst varmecentral	Solvang	27	3450	Allerød
0.76	Lejebolig - Baunesvinget 16-18	Baunesvinget	16-18	3540	Lynge
0.78	Allerød Idrætspark	Møllemosevej	5	3450	Allerød
0.80	Skovhuset	Xxxxxxxxxxx	0 X	0000	Xxxxxxx
0.81	Tandklinik	Lyngevej	202	3450	Allerød
0.82	Glad Service	Vassingerød Xxxxxx	0-0	0000	Xxxxx
0.84	Sprogskolen	Uglevang	3	3450	Allerød
0.85	Blovstrød Klub	Græsmarken	4	3450	Allerød
0.89	Foreningssamvirket Pensionisthuset	Xxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød
0.90	Tennisklubben	Rørmosevænget	10	3450	Allerød
0.94	På Vej Nu	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.98	Ravnsholt Børnehus	Søparken	1B	3450	Allerød
0.99	Lejebolig, Elmedalen 2A	Elmedalen	2A	3540	Lynge
1.00	Lejeboliger – Pavilloner på Xxxxxxxxx	Xxxxxxxxx	0-0	0000	Xxxxxxx
1.03	Børnehuset - Vestre Hus - Skovløberhuset	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
1.04	Pilelunden	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
1.05	Offentligt toilet på Allerød Station	Allerød Xxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
1.06	Engholm Svømmehal	Xxxxxxxxxx Xxxx	0X	0000	Xxxxxxx
1.07	Blovstrød Svømmehal	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
I alt	I alt					0	0	0	0	0	0	0

Total optioner, kr. pr. år

ID num- mer	Lokalitet	Vejnavn	Vejnummer	Post- num- mer	By	Vindues- polering kr. pr. år model 1	Vindues- polering kr. pr. år model 2	Vindues- polering kr. pr. år model 3	Vindues- polering kr. pr. år model 4
0.01	Musikskolen	Lyngevej	198	3450	Allerød
0.02	Skovvang stadion, Klubhus, Atletikhus	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.03	Ravnsholthallen	Søparken	1	3450	Allerød
0.04	Lyngehallerne	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxx
0.05	Engholmhallen	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.06	Blovstrødhallen	Sortemosevej	20	3450	Allerød
0.07	Lillerødhallerne	Banevang	7	3450	Allerød
0.09	Kirkehavegaard, hovedbygning og Værestedet	Kirkehaven	10	3450	Allerød
0.10	Centerhallen	Lilledal	10	3450	Allerød
0.11	Allerød Bibliotek	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.12	Lynge Bibliotek	Xxxxxxxxxxx	00X	0000	Xxxxx
0.13	Blovstrød Skole	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.14	Blovstrød Skole SFO	Xxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.15	Lynge Skole	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge
0.16	Lynge Skole SFO	Ved Gadekæret	15	3540	Lynge
0.17	Multihuset Hobitten	Kokkedalen	6-8	3540	Lynge
0.18	Lillevang Skole afdeling Skovvang	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.19	Lillevang Skole Skovvang afdeling SFO	Xxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.20	Klub Skakten	Uglevang	1 og del af 3	3450	Allerød
0.21	Lillevang Skole afdeling Lillerød	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.24	Kratbjergskolen afdeling Engholm	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.25	Kratbjergskolen afdeling Engholm SFO	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.27	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt	Søparken	1	3450	Allerød
0.28	Kratbjergskolen afdeling Ravnsholt SFO	Søparken	1	3450	Allerød
0.29	Maglebjergskolen	Kokkedalen	2	3540	Lynge
0.30	Kongevejsskolen (Heldagsskolen)	Kongevejen	80A+B	3450	Allerød
0.31	Materielgården	Xxxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxx
0.32	Rådhuset	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.35	Lejebolig - Xxxxxxx 00	Xxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.36	Paraplyen/Familieenheden	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.37	FH-Hallen	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.38	FH-Hallen - Vægtløftning	Xxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.42	Dagplejen i Lynge	Kokkedalen	9	3540	Lynge
0.44	Skovkløveren	Søparken	1A	3450	Allerød
0.47	Fuglehuset	Søparken	5	3450	Allerød
0.49	Molevitten, Elmedalen	Elmedalen	2 C	3540	Lynge
0.50	Kirsebærgården, Hus 3	Kirsebærgården	3	3450	Allerød
0.51	Kirsebærgården, Hus 5	Kirsebærgården	5	3450	Allerød

0.52	Molevitten, Langkæret	Langkæret	66	3540	Lynge
0.53	Børnehuset Blommehaven, Engblommen	Blommevej	1	3450	Allerød
0.54	Skovvang Børnehus	Ørnevang	19	3450	Allerød
0.55	Børnehuset Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx	Blommevej	2	3450	Allerød
0.59	Lillerød børnehus, Xxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.60	Lillerød Børnehus, Vuggestue	Xxxxxxxxxxx	0X	0000	Xxxxxxx
0.61	Lillerød Børnehus, Børnehaven	Æblehaven	1B	3450	Allerød
0.62	Jobberiet	Vassingerød Xxxxxx	0	0000	Xxxxx
0.63	Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Børnehave	Uglevang	5 og 7	3450	Allerød
0.64	Molevitten, Kokkedalen 7	Kokkedalen	7	3540	Lynge
0.65	Molevitten, Kokkedalen 11	Kokkedalen	11	3540	Lynge
0.66	Klatretræet	Græsmarken	2	3450	Allerød
0.67	Firkløveret (Blå, Rød, Grøn og Gul)	Violvej	1	3450	Allerød
0.69	Klub Vest	Søparken	3	3450	Allerød
0.70	Kontakten	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
0.71	Kilen, Opholdslokaler	Violvej	9	3450	Allerød
0.72	Bofællesskabet	Xxxxxxxxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød
0.73	Varmecentral	Rådhusparken	3	3450	Allerød
0.74	Lillerød øst varmecentral	Solvang	27	3450	Allerød
0.76	Lejebolig - Baunesvinget 16-18	Baunesvinget	16-18	3540	Lynge
0.78	Allerød Idrætspark	Møllemosevej	5	3450	Allerød
0.80	Skovhuset	Xxxxxxxxxxx	0 X	0000	Xxxxxxx
0.81	Tandklinik	Lyngevej	202	3450	Allerød
0.82	Glad Service	Vassingerød Xxxxxx	0-0	0000	Xxxxx
0.84	Sprogskolen	Uglevang	3	3450	Allerød
0.85	Blovstrød Klub	Græsmarken	4	3450	Allerød
0.89	Foreningssamvirket Pensionisthuset	Xxxxxxxxxx	0, 0. sal	3450	Allerød
0.90	Tennisklubben	Rørmosevænget	10	3450	Allerød
0.94	På Vej Nu	Xxxxxxxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
0.98	Ravnsholt Børnehus	Søparken	1B	3450	Allerød
0.99	Lejebolig, Elmedalen 2A	Elmedalen	2A	3540	Lynge
1.00	Lejeboliger – Pavilloner på Xxxxxxxxx	Xxxxxxxxx	0-0	0000	Xxxxxxx
1.03	Børnehuset - Vestre Hus - Skovløberhuset	Xxxxxxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
1.04	Pilelunden	Xxxxxxxxx	0	0000	Xxxxxxx
1.05	Offentligt toilet på Allerød Station	Allerød Xxxxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
1.06	Engholm Svømmehal	Xxxxxxxxxx Xxxx	0X	0000	Xxxxxxx
1.07	Blobstrød Svømmehal	Xxxxxxxxx	00	0000	Xxxxxxx
I alt	I alt					0	0	0	0

Vinduespolering for alle fire moddeller kr. år

Allerød Kommune

Udbud af rengøring og vinduespolering 2020/2021

Tilbudspriser på ekstraydelser, timer og reduktioner				Option 2
Opgave	Omfang	Kr. pr. m2/stk.	Faktor		Formel
Opskuring/nulstilling, eventuel påføring af porrefylder og påføring/opbygning af plejefilm	0-15 m2 pr. m2		500		0
	16-50 m2 pr. m2		1.250		0
	51-100 m2 pr. m2		1.250		0
	> 100 m2 pr. m2		2.500		0
	Trappetrin pr. stk.		250		0
Grundrengøring og påføring/polering af olie på trægulve	0-15 m2 pr. m2		500		0
	16-50 m2 pr. m2		1.000		0
	51-100 m2 pr. m2		500		0
	> 100 m2 pr. m2		2.500		0
	Trappetrin pr. stk.		250		0
Tæpperens	0-15 m2 pr. m2		250		0
	16-50 m2 pr. m2		250		0
	51-100 m2 pr. m2		250		0
	> 100 m2 pr. m2		250		0
	Trappetrin pr. stk.		250		0
Gardinvask (eksklusiv nedtagning og opsætning)	0-50 kg. pr. kg		250		0
	51-100 kg. pr. kg		250		0
	> 100 kg. pr. kg		250		0
Rengøring af køleskab indvendigt	Se kommentar		500		0
				Sum	0
Timepris for ekstrarengøring og serviceopgaver		Faktor
Hverdage kl. 05.00-18.00		2.000			0
Hverdage kl. 18.00-22.00		1.000			0
Hverdage kl. 22.00-05.00		200			0
Søn- og helligdage KL. 05:00 -		200			0
				Sum	0
Timepris for hovedrengøring		Faktor
Hverdage kl. 05.00-18.00		3.500			0
Hverdage kl. 18.00-22.00		800			0
Hverdage kl. 22.00-05.00		300			0
		250			0
				Sum	0

		Tillæg pr. time for eventuel
Timepris for vinduespolering	Kr. pr. time	12 m saxelift	21 m sprinter-	26 m last-
Hverdage kl. 05.00-18.00					0
Hverdage kl. 18.00-22.00					0
Hverdage kl. 22.00-05.00					0
Søn- og helligdage					0
				Sum	0

Total

Allerød Kommune

Udbud af rengøring og vinduespolering 2029/2921

Refusionsbeløb for til- eller afgang af lokaler/arealer på de enkelte lokaliteter

	Kr. pr. m2 pr. dag
Administrationsbygninger	Hverdage 05.00 - 17.00	Hverdage 17.00 - 22.00	Hverdage 22.00 - 05.00	Søn- og helligdage 05:00 - 17:00	Søn- og helligdage 17:00 - 22:00	Søn- og helligdage 22:00 - 05:00
Primære opholdsarealer
Primære friarealer
Sekundære arealer
Toiletter, bad, køkken og lignende

Ballerup Kommune

Udbud af rengøring og vinduespolering 2019

Total tilbudssum for faste ydelser og optionsydelser pr år.	0
Total tilbudssum for faste ydelser og optionsydelser for fem år (evalueringsgrundlag).	0

Dato:

Navn på virksomhed:

Navn på kontaktperson:

Titel på kontaktperson:

Kontaktmail:

Kontakttelefon:

Kontraktudkast

EU-udbud:

Rengørings- og vinduespoleringsservice

Indhold

Kontraktudkast 3

1. Kontraktgrundlag og kontraktens varighed 3

2. Opgaven 4

3. Optioner og besigtigelse 4

4. Vederlag 5

5. Betaling 5

6. Refusion 6

7. Vederlagsregulering 7

8. Xxxxxxxxx 0

9. Lovgivning og myndighedskrav 8

10. Arbejdsklausul fra Allerød Kommune 8

11. Erklæring om samfundsansvar 8

12. Medarbejdere og ledere 8

13. Virksomhedsoverdragelse 11

14. Personale- og Rengøringsrum samt udstyr 11

15. Tekniske oplysninger 11

16. Sikkerhedsstillelse 12

17. Ændringer 13

18. Underleverandører 13

19. Overdragelse 13

20. Misligholdelse 13

21. Væsentlig misligholdelse 15

22. Bod og økonomisk kompensation 16

23. Bonus 17

24. Konkurs 17

25. Kontrol og indsigt 17

26. Xxxxxx og xxxxxxxxxx 00

28. Force majeure 20

29. Tvistigheder 20

30. Opsigelse og ophør 21

31. Underskrifter 22

Kontraktudkast ‌

Mellem

Allerød Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 0

3450 Allerød

Cvr. nr. 60 18 31 12

(i det følgende benævnt "Allerød Kommune") og

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX

Cvr. nr. xx xx xx xx

(i det følgende benævnt "Leverandøren"),

herefter hver for sig benævnt "Part" og sammen "Parterne,

indgås herved følgende Kontrakt om rengøring og vinduespolering (herefter benævnt "Kontrakten").

Kontrakten gælder mellem Parterne, dog således at både Allerød Kommune og de selvejende institutioner, som Allerød Kommune har driftsoverenskomst med kan be- nytte Kontrakten.

1. Kontraktgrundlag og kontraktens varighed ‌

Kontrakten består af følgende aftalegrundlag.

❑ Kontrakten

❑ Svar på skriftlige spørgsmål i udbudsprocessen

❑ Bilag 1. Anfordringsgaranti

❑ Bilag 2: Kravspecifikation for rengøring og vinduespolering

❑ Bilag 3: Lokaledata (tegninger og lokalefortegnelser)

❑ Bilag 4: Allerød Kommunes arbejdsklausul

❑ Bilag 5: Erklæring om samfundsansvar

❑ Bilag 6: MasterArk (indeholder lokalitets- og opgaveoversigt inklusive øko- nomi, kontaktdata mv.).

❑ Bilag 7: Tilbudsgivers tilbud

Kontrakten og dennes bilag fastlægger således alle vilkår, som skal gælde for Ydel- serne.

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem ovenstående dokumenter, gælder dokumen- terne i ovenstående rangorden.

Kontrakten træder i kraft den 29. maj 2021 (herefter "Ikrafttrædelsesdatoen") og løber til den 31. maj 2024, hvorefter den ophører uden yderligere varsel.

Såfremt Allerød Kommune vælger at udnytte option 1 om forlængelse, kan Kontrakten forlænges på uændrede vilkår med op til to gange 12 måneder. Såfremt Allerød Kom- mune ønsker at udnytte denne option, skal Allerød Kommune senest den 1. januar 2024 henholdsvis den 1. januar 2025 meddele dette skriftligt til Leverandøren.

2. Opgaven ‌

Leverandøren påtager sig på grundlag af Kontrakten at udføre samtlige beskrevne op- gaver i kravspecifikationen, jf. bilag 2.

De lokaliteter, hvor Ydelserne skal udføres (herefter "Lokaliteterne") fremgår af bilag 3 Lokaledata.

Allerød Kommune forpligter sig til at aftage en bestemt mængde ydelser. Dog er Leve- randøren ikke berettiget til kompensation, hvis der gennemføres ændringer i Allerød Kommunes bygningsmasse svarende til en nedskalering på 25 % af den samlede byg- ningsmasse i forhold til hvad der er beskrevet i bilag 3.

3. Optioner og besigtigelse ‌

Såfremt Allerød Kommune vælger at udnytte en eller flere af nedenstående optioner, gælder Kontrakten og dennes bilag tilsvarende for Leverandørens udførelse af disse.

❑ Option 1: Allerød Kommune har option på forlængelse af kontrakten i 2 x 12 måne- der.

❑ Option 2: Allerød Kommune kan med et varsel på to måneder medtage rengøring på to svømmesale i henhold til Skema 3, Tilbudslisten og bilag 3, lokaledata

Hvis Allerød Kommune vælger at udnytte denne option, skal Leverandøren indgå forhandling med Allerød Kommune eller lokaliteten med henblik på, at det tilstede- værende rengøringsudstyr kan overdrages til Leverandøren efter forhandling og kontrakt om en markedsbaseret pris.

❑ Option 3: Allerød Kommune kan udtage et antal lokaliteter af kontrakten omhand- lende op til maksimalt 25 % af det samlede kontraktomfang målt i kr.

❑ Option 4: Såfremt Allerød Kommune får behov for ekstraordinært at tilkøbe rengø- rings-, vinduespolerings- eller andre serviceydelser på eksisterende lokaliteter om- fattet af kontrakten, kan Allerød Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på time- eller opgavebasis

❑ Option 5: Såfremt Allerød Kommunes bygningsmasse ændres, kan Allerød Kom- mune tilkøbe rengørings-, vinduespolerings- eller serviceydelser til udførelse på lo- kaliteter ud over dem, som fremgår af udbudsmaterialet

❑ Option 6: Allerød Kommune kan tilkøbe en række forskellige ydelser, som alle skal prissættes i henhold til beskrivelserne i dette materiale og punkterne i Skema 3, til- budslisten

I forbindelse med Kontraktens indgåelse bestemmer Allerød Kommune hvilket sæt vin- duespoleringsfrekvenser, Leverandøren skal anvende på Lokaliteterne. I Kontraktens løbetid kan Allerød Kommune med et varsel på en måned kræve, at Leverandøren an- vender en anden frekvensmodel på en eller flere Lokaliteter.

4. Vederlag ‌

Priserne for ydelserne fremgår af Tilbudslisten, og vederlaget afregnes i overensstem- melse med bilag 6 (MasterArk).

Priserne dækker alle de med Ydelserne forbundne udgifter, herunder direkte og indi- rekte lønninger, forsikringer, arbejdstøj og værnemidler til servicemedarbejdere og le- dere, rengøringsmidler, materialer, lifte og lignende, plastposer til almindelige affalds- spande, hygiejneaffald og makulatorer af enhver art, plast- og papirsække til indsam- ling af affald, specifikt aftalte forbrugsartikler og -materialer, redskaber, arbejdsledelse, inspektion samt administrationsomkostninger.

Leverandøren er alene berettiget til vederlag, såfremt Leverandøren har udført Xxxx- xxxxx i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag.

5. Betaling ‌

Ved hver måneds afslutning (senest den 20.), skal Leverandøren til Allerød Kommune fremsende et samlet MasterArk jf. bilag 6 indeholdende samtlige de faste ydelser og godkendte ekstraydelser for alle lokaliteter.

Efter Allerød Kommunes godkendelse af MasterArket fremsender Leverandøren elek- tronisk faktura for de udførte Ydelser for den pågældende måned til det EAN-nummer, som Allerød Kommune beslutter. Allerød Kommune kan ændre EAN nummeret med en måneds varsel.

Fakturaen kan tidligst fremsendes til Allerød Kommune, når (I) der er sket korrekt leve- ring i henhold til den bestilling, fakturaen vedrører og når (II) Allerød Kommune har godkendt Leverandørens elektronisk fremsendte oversigt over de udførte Ydelser.

Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura eksempelvis via Nemhan- del, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger med senere ændringer, via EAN-nr., og skal indeholde de oplysninger, der fremgår af bekendtgørelse nr. 206 af

11. marts 2011. Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på XXXX.xx.

Fakturaen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:

❑ Rekvirent/bestiller (EAN - nummer).

❑ Rekvisitionsnummer, som bestillingen angiver.

❑ Leverandørens navn, adresse og XXX.xx.

❑ Betalingsoplysninger.

❑ Ydelsesbetegnelse.

❑ Omfang.

❑ Dato for levering.

❑ Fakturabeløb (som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt.).

❑ Hvor muligt UNSPSC-kode.

Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse.

Såfremt oplysningerne på fakturaen ikke er fyldestgørende efter ovenstående anvis- ning, eller fakturaen ikke er modtaget elektronisk, forbeholder Allerød Kommune sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt.

Forudsat at fakturaen er udformet i overensstemmelse med Kontrakten, er betalingsfri- sten tidligst 30 kalenderdage efter Allerød Kommunes modtagelse af korrekt faktura og senest den sidste hverdag i måneden efter faktureringsmåneden.

Oplysningerne om de fakturerede beløb, skal for hver lokalitet og i alt for henholdsvis rengøring og vinduespolering være opdelt i henholdsvis "Rengøring" (det årlige faste vederlag/12), ”Vinduespolering” (det årlige faste vederlag/12) og "Ekstraydelser" som skal være opdelt efter de af Allerød Kommune besluttede forskellige budgetpuljer.

Herudover skal der være indeholdt en oversigt over alle de med enkelte lokaliteter eventuelt aftalte ekstraarbejder inklusive beløb, som skal faktureres direkte til den en- kelte lokalitet.

Alle ændringer i det månedlige vederlag i forhold til det tilbudte skal på forhånd være aftalt med og godkendt af Allerød Kommune, og der skal sammen med oversigten i bi- lag 6 og som kommentarrubrik i oversigten, angives årsagen til ændringen (eksempel- vis ændringer i rengøringsomfang, refusion eller andet).

Alle aftalte og udførte ekstrafaktureringer skal være godkendt af Allerød Kommune for- inden fremsendelse af faktura. Der skal sammen med oversigten (eventuelt som be- mærkningsrubrik i oversigten i bilag 6) angives årsagen til og omfanget af ekstraydel- sen.

6. Refusion ‌

Allerød Kommune kan i Kontraktens løbetid meddele Leverandøren, at en given Lokali- tet helt eller delvist udgår, således at Leverandøren ikke længere skal udføre Ydel- serne på hele eller dele af den pågældende Lokalitet.

Såfremt en Lokalitet udgår fuldstændigt, bortfalder Leverandørens ret til vederlag for Ydelser på den pågældende Lokalitet. Ved delvis afgang reduceres vederlaget jf. de i Bilag 6, MasterArket oplyste refusionspriser.

Allerød Kommune giver hurtigst muligt Leverandøren skriftlig meddelelse om krav om refusion for lukkede eller nedlagte Lokaliteter eller lokaler.

Hvis Leverandøren kan dokumentere, at denne på grund af forpligtelser til medarbej- dere og det varsel Allerød Kommune har givet ikke kan reducere lønomkostningen, be- taler Allerød Kommune differencen indtil opsigelse eller overførelse af medarbejderen til anden beskæftigelse effektueres.

Ved alle former for og varigheder af lukninger af Lokaliteter og lokaler kan Allerød Kommune alternativt vælge, at den herved frigjorte arbejdskraft fra dag til dag overfø- res til andre tilsvarende opgaver, eksempelvis ekstrarengøring.

Refusion for aftalte eller konstaterede udeladelser opgøres af Leverandøren måneds- vist og krediteres på den månedlige oversigt jf. bilag 6.

7. Vederlagsregulering ‌

Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra den 1. januar, første gang den 1. januar 2022.

Prisregulering af det årlige vederlag skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettopris- indeks. Priserne kan således stige eller falde med den procentvise difference mellem nettoprisindekset fra 1. november det foregående år til 1. november i indeværende år. Det vil sige, at første indeksregulering vil ske på baggrund af differencen mellem indeks- tallene pr. den 1. november 2020 og pr. den 1. november 2021.

Prisstigningen kan dog ikke overstige udviklingen i Kommunernes Landsforenings ud- meldte løn- og prisfremskrivning for ”Øvrige tjenesteydelser (art 4.0 og 4.9)”.

Såfremt der vedtages ny lovgivning herunder omlægning af skatter og afgifter, som di- rekte påvirker Leverandørens produktionsomkostninger i op eller nedadgående retning, kan prisstrukturen genforhandles. En sådan genforhandling skal imidlertid baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør en stigning eller et fald i produktionsomkostnin- gerne.

8. Garantier ‌

Leverandøren garanterer, at Ydelserne leveres i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag samt de i lovgivningen fastsatte krav hertil, og at der stilles de nødven- dige ressourcer til rådighed til Ydelsernes udførelse.

9. Lovgivning og myndighedskrav ‌

Leverandøren er i Kontraktperioden forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, her- under lovgivning, der er gældende for Ydelsernes udførelse og driften af Leverandø- rens virksomhed.

På forlangende skal Leverandøren inden for to hverdage fremlægge dokumentation til Allerød Kommune for, at der er sket indberetning af A-indkomst og A-skat for de med- arbejdere, der er ansat og/eller af Allerød Kommune antruffet på Lokaliteterne. Doku- mentationen skal fremlægges i form af udskrift fra E-indkomst-systemet.

Ved sin underskrift af Kontrakten erklærer Leverandøren samtidigt, at Leverandøren ikke har påbud fra Arbejdstilsynet – eller fra tilsvarende national myndighed – som kan have betydning for udførelsen af Kontrakten samt, at Leverandøren overholder den gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning.

10. Arbejdsklausul fra Allerød Kommune ‌

Leverandøren skal i hele kontraktperioden overholde bilag 4, Allerød Kommunes ar- bejdsklausul

Det ovenfor anførte gælder tilsvarende for Ydelser, der udføres af eventuelle underleve- randører eller af personer, der har fået overdraget dele af Kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det Leverandøren at sikre, at denne bestemmelse overholdes.

Allerød Kommune kan til enhver tid forlange dokumentation for, at Leverandøren over- holder denne bestemmelse.

Såfremt Leverandøren ikke overholder arbejdsklausulen, er Allerød Kommune berettiget til at foretage modregning i Leverandørens tilgodehavende.

Såfremt Leverandøren ikke overholder arbejdsklausulen, er Allerød Kommune beret- tiget til at ophæve Kontrakten.

11. Erklæring om samfundsansvar ‌

Leverandøren er forpligtet til at overholde Allerød Kommunes erklæring om samfunds- ansvar jf. bilag 5.

12. Medarbejdere og ledere ‌

Følgende forhold er gældende for det af Leverandørens personale, der indsættes til udførelse af serviceopgaver eller -ledelse hos Allerød Kommune.

Leverandørens personale skal under Ydelsernes udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med meget synlige farver (ikke kun grå, sort eller lignende) og med et meget tydeligt virksomhedslogo både foran og bagpå beklædningen.

Leverandørens personale skal også under Ydelsernes udførelse umiddelbart have og efter ønske fra Allerød Kommune kunne fremvise et id-kort med angivelse af Leveran- dørens navn, kontaktdata og logo, samt medarbejderens billede, navn og funktion.

Allerød Kommune forudsætter, at Leverandøren anvender det nødvendige ledelsesni- veau og den nødvendige tid til vedligeholdelse af lokaledata og lignende. Der er i bilag 2, kravspecifikationen, fastsat et minimum herfor.

Alle Leverandørens ledere skal ud over serviceledelsen løbende og aktivt deltage i de af Allerød Kommune besluttede udviklingstiltag med henblik på at opnå den for Allerød Kommune bedst mulige indsats og det for Allerød Kommune bedst mulige resultat.

For faste medarbejdere kan der af Allerød Kommune og på den enkelte Lokalitet kræ- ves opsat en tavle med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der ar- bejder på Lokaliteten samt kontaktdata til den ansvarlige serviceleder.

I forbindelse med rengøring i klinikker, bosteder, svømmesale og lignende, skal Leve- randørens servicemedarbejdere været instrueret i og arbejde efter de nødvendige hygi- ejnekrav i relation til blandt andet DS 2451-10 (Styring af infektionshygiejne i sund- hedssektoren - Del 10: Krav til rengøring) med tillæg af del 12 (Krav til procedurer på tandklinikker).

Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der er ansat til opgaven, overholder de aftalte møde- og sluttider, og at der ikke, uden særlig skriftlig aftale herom, arbejder el- ler opholder sig andre personer end de ansatte medarbejdere på Lokaliteterne.

Leverandøren skal skriftligt meddele Allerød Kommune navne på, hvilke ledere og hvilke medarbejdere der til enhver tid har ansvar for henholdsvis ledelsen og rengø- ringsarbejdets udførelse på den enkelte Lokalitet. I tilfælde af udskiftning af ledere eller medarbejdere skal leverandørens leder skriftligt meddele Allerød Kommune om ophø- ret, så snart det kendes samt skriftligt meddele navne på de nye medarbejdere/ledere.

Såfremt Leverandørens medarbejdere ikke udfører Ydelserne i henhold til Kontrakten og dennes bilag, er Allerød Kommune berettiget til at kræve, at de pågældende medar- bejdere ikke beskæftiges under Kontrakten. Leverandøren er ikke berettiget til kompen- sation eller erstatning i denne forbindelse.

Leverandøren er forpligtet til at afgive de af Allerød Kommune ønskede oplysninger om det ansatte personale i relation til en eventuel overdragelse af Ydelserne til en anden Leverandør eller af andre årsager.

Leverandøren er i forbindelse med Allerød Kommunes eventuelle hjemtagning af Ydel- serne eller ved udbud forpligtet til at udarbejde en refusionsopgørelse for medarbej- derne og udlevere den til Allerød Kommune.

Medarbejdere, som færdes uden kolleger på en lokalitet, skal kunne kommunikere på dansk i skrift og tale.

I konkrete tilfælde og i samråd med lokaliteten kan Allerød Kommune tillade, at oven- stående krav fraviges, dog kun såfremt en sådan fravigelse ikke frembyder fare for

medarbejderens eller xxxxxx xxxxxxxxx.

Såfremt arbejdet tilrettelægges i teams, således at medarbejdere ikke færdes alene på en lokalitet, er det et krav, at mindst én af medarbejderne kan kommunikere på dansk i skrift og tale. Det er samtidigt et krav, at den medarbejder, som kan kommunikere på dansk i skrift og tale samtidig kan kommunikere med de øvrige medarbejdere i teamet.

Hvis der ansættes medarbejdere, som ikke kan kommunikere på mundtligt dansk er det et krav, at Leverandøren udarbejder instruktions- og uddannelsesmateriale på den eller de pågældende medarbejderes sprog, og at medarbejderne instrueres heri.

Alle medarbejdere, skal have en i forhold til rengørings- eller vinduespoleringsopgaven anmærkningsfri straffeattest og den skal på opfordring forevises for Allerød Kommune.

Alle medarbejdere, der arbejder på tidspunkter hvor der opholder sig børn i Allerød Kommunes lokaliteter, skal have en anmærkningsfri børneattest og attesten skal på opfordring forevises for Allerød Kommune.

Rygning accepteres IKKE hverken inde i bygningerne eller på de enkelte lokaliteters matrikel.

Der må ikke opholde sig andre medarbejdere på lokaliteterne end dem, der er ansat af Leverandøren og ved navn og tidsrum for rengøringen er meddelt lokaliteten.

De rengøringsassistenter, som Leverandøren ansætter til udførelse af arbejdsopga- verne skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for opgaven relevante forhold.

Når der starter en ny servicemedarbejder på en af Allerød Kommunes lokaliteter, skal Leverandøren sikre at der af en arbejdsleder – ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav – gives en grundig instruktion i alle de for rengøringsarbejdet rele- vante lokale forhold, og at medarbejderen introduceres for lokalitetens ledelse eller kontaktperson.

Servicemedarbejderne skal forinden arbejdet påbegyndes, eller inden servicemedar- bejderen overlades til at arbejde selvstændigt, som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maski- ner og lignende samt de lokale sikkerhedsforhold1, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder.

Herudover skal medarbejderen som minimum være instrueret i de rengøringsmidler og

-metoder samt den gældende kravspecifikation, der skal anvendes.

Det af Leverandøren anvendte instruktionsmateriale skal udleveres til Allerød Kom- mune hver gang, det ændres.

Medarbejderne skal senest tre måneder efter ansættelse hos Leverandøren eller se- nest en måned efter opstart af Ydelser under Kontrakten være tilmeldt AMU-kurset

1 Inklusive beredskabsplan, flugtplan og lignende

”grundkursus i erhvervsrengøring” eller tilsvarende. Kurset skal være gennemført se- nest seks måneder efter den pågældende medarbejders ansættelse.

Allerød Kommune kan forlange, at Leverandøren udskifter det personale, der ikke op- fylder de af Allerød Kommune opstillede krav.

13. Virksomhedsoverdragelse ‌

Følgende vilkår er gældende for det personale, der på tidspunktet for overdragelsen varetager rengørings- og vinduespoleringsarbejdet.

Privat ansatte Servicemedarbejdere (alle øvrige):

For det personale der på tidspunktet for aftalens start var ansat af den private leveran- dør der hidtil har leveret henholdsvis rengørings- og vinduespoleringsopgaverne, tager Allerød Kommune ikke stilling til, hvorvidt lov nr. nr. 710 af 20. august 2002 om løn- modtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer, er gæl- dende.

Allerød Kommune skal dog understrege, at Leverandørens efterfølgende organisering af arbejdet inklusive ansættelse af servicemedarbejdere fra den nuværende leverandør vil kunne medføre, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse.

Det er Leverandørens eget ansvar at vurdere i hvilket omfang virksomhedsoverdragel- sesloven finder anvendelse. Leverandøren vil ikke på denne baggrund være berettiget til kompensation og/eller ændringer i de tilbudte priser.

14. Personale- og Rengøringsrum samt udstyr ‌

Allerød Kommune stiller vederlagsfrit de lokaler, som blev identificeret på tidspunktet for besigtigelsen til rådighed for Leverandørens personale og materiel.

15. Tekniske oplysninger ‌

Leverandøren skal inden opstart af Kontrakten kontrollere de udleverede lokalitetsdata og inden den 1. juli 2021 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget, hvis der er fejl i datagrundlaget. Ønsker om tilpasnin- ger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter kontraktindgåelse, vil ikke blive imødekommet.

Leverandøren skal løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle Lokaliteter indeholdende alle for Ydelserne relevante oplysninger for den enkelte Lokalitet og de enkelte lokaler.

Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i Kontraktperioden således, at alle kon- staterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned.

Materialet skal være udarbejdet elektronisk i det samme program (Data Know How), som Allerød Kommune har udleveret oplysningerne i til Leverandøren.

Ved Leverandørens første udarbejdelse af lokaledata udleverer Leverandøren materia- let i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Allerød Kommune. Samtidig udleverer Leverandøren elektroniske PDF-filer af det samlede materiale til Allerød Kommune og for den enkelte lokalitet til lokalitetens kontaktperson.

Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandø- ren lokaledata i PDF for den eller de lokaliteter, hvor der er lavet ændringer til Allerød Kommune og til den eller de aktuelle lokaliteter.

På Allerød Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere umiddelbart udlevere dataoplysningerne i en for programmet (Data Know How) læsbar datafil til Allerød Kommune.

Alle data- og hardcopymaterialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Allerød Kommunes ejendom. Allerød Kommune er berettiget til frit at anvende dette materiale, herunder i forbindelse med gennemførelse af et genudbud. I forbindelse med Kontrak- tens ophør – uagtet af hvilken årsag – skal Leverandøren overdrage et fuldt opdateret lokaledatamateriale til Allerød Kommune senest 14 kalenderdage efter Allerød Kom- munes skriftlige anmodning herom. Såfremt Leverandøren ikke inden for den før- nævnte frist overdrager lokaledatamaterialet til Allerød Kommune, er Allerød Kommune berettiget til at få et sådant materiale udarbejdet for Leverandørens regning. Udgiften hertil vil blive modregnet direkte i det eller de sidste vederlag til Leverandøren, eller an- fordret i sikkerhedsstillelsen.

16. Sikkerhedsstillelse ‌

Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af Kontrakten stiller Leverandøren gennem anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab inden den 28. maj 2021 en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 15 % af det første års forventede kon- traktsum i overensstemmelse med den af Allerød Kommune i Bilag 1 udarbejdede ska- belon.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med anfordringsgarantien.

Anfordringsgarantien begrænser ikke Allerød Kommunes rettigheder i henhold til Kon- trakten, dennes bilag og/eller dansk ret i øvrigt.

Såfremt Leverandøren ikke inden for den ovenfor nævnte frist stiller anfordringsgaran- tien, bortfalder Kontrakten, medmindre Allerød Kommune giver Leverandøren en ny frist til at stille anfordringsgarantien.

Anfordringsgarantien nedskrives ikke i Kontraktens løbetid. Anfordringsgarantien ophø- rer tre måneder efter Kontraktens udløb, medmindre Allerød Kommune inden dette tidspunkt skriftligt har fremsat krav om udbetaling i henhold i anfordringsgarantien. Krav om udbetaling skal ske til garantistiller og Leverandøren.

Vælger Allerød Kommune at benytte sig af optionen vedrørende forlængelse, skal sik- kerhedsstillelsen forlænges indtil 3 måneder efter optionsperiodens udløb.

17. Ændringer ‌

Ændringer til Kontrakten skal ske skriftligt og skal vedlægges som bilag til Kontrakten. Ændringer, som ikke opfylder de formkrav, som fremgår af dette punkt 17, er ikke gæl- dende mellem Parterne.

I tilfælde af ændring af arealer eller anvendelsesfunktioner der medfører mulighed for et mindre tidsforbrug, kan Allerød Kommune kræve vederlaget tilpasset. En sådan til- pasning sker efter anvendelse af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten.

18. Underleverandører ‌

Leverandøren er ikke berettiget til at anvende andre underleverandører end dem, som fremgår af tilbuddet, medmindre dette er skriftligt godkendt af Allerød Kommune.

Allerød Kommune vil alene give samtykke til brug af underleverandør, såfremt Leve- randøren kan fremlægge nedenstående dokumentation og såfremt Allerød Kommune i øvrigt betrygges i, at underleverandøren kan opfylde kravene til Ydelsernes udførelse.

Leverandøren skal sikre:

❑ at eventuelle underleverandører over for Allerød Kommune fremlægger regi- streringsbeviser, der viser, at underleverandøren er registreret hos SKAT ef- ter momsloven og kildeskatteloven.

❑ at eventuelle underleverandører over for Allerød Kommune fremlægger ser- viceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der indehol- der tilsvarende oplysninger.

Uanset brug af godkendt underleverandører bærer Leverandøren hovedansvaret over for Allerød Kommune.

Anvendelse af underleverandører uden Allerød Kommunes forudgående samtykke be- tragtes som væsentlig misligholdelse (se punkt 21).

19. Overdragelse ‌

Rettigheder og forpligtelser efter denne Kontrakt med tilhørende bilag kan hverken helt eller delvist overdrages af Leverandøren.

20. Misligholdelse ‌

Enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i medfør af Kontrakten og/eller dennes bilag udgør misligholdelse.

Ved misligholdelse betragtes eksempelvis (listen er ikke udtømmende);

❑ at servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til udbudsgrundlaget ikke leveres eller gennemføres til rette tid.

❑ at der i tilfælde af manglende servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til ud- budsgrundlaget ikke er anvendt den af Leverandøren oplyste arbejdstid.

❑ at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitets- eller anden form for rapportering ikke gennemføres i henhold til udbudsgrundlaget eller Kontrakten i øvrigt.

❑ at de til Xxxxxxxxx ansatte medarbejdere/ledere ikke opfylder de i Kontrakten og dennes bilag fastsatte krav.

❑ at Leverandøren ikke lever op til sit tilbud vedrørende socialt ansvar.

Ovenstående er en ikke-udtømmende liste over forhold, som udgør misligholdelse, idet enhver manglende opfyldelse af Kontrakten og dennes bilag vil udgøre misligholdelse.

Undlader Leverandøren at opfylde den informationspligt, som påhviler Leverandøren i medfør af Kontrakten og dennes bilag, udgør det et selvstændigt tilfælde af mislighol- delse.

Udviser en af Leverandøren udført kontrol, at der foreligger misligholdelse, eller har Le- verandøren formodning om, at der vil indtræde misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Allerød Kommune dette. Leverandøren skal samtidig under- rette Allerød Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i frem- tiden.

Udviser en af Allerød Kommune udført kontrol, at der foreligger misligholdelse, eller har Allerød Kommune formodning om at der vil indtræde misligholdelse, oplyser Allerød Kommune Leverandøren om, hvad misligholdelsen omfatter eller forventes at omfatte. Leverandøren er i alle sådanne tilfælde forpligtet til at afhjælpe eventuel misligholdelse og tilrettelægge en procedure, så tilsvarende misligholdelse undgås.

Leverandøren har i tilfælde af misligholdelse en afhjælpningspligt.

Leverandøren skal i tilfælde af misligholdelse straks iværksætte tiltag til afhjælpning af misligholdelsen. Allerød Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå en mislighol- delse skal bringes til ophør og til de skridt Leverandøren skal tage, for at undgå tilsva- rende misligholdelse fremover. Allerød Kommune kan eksempelvis stille krav om, at Leverandøren i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemfører skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt.

21. Væsentlig misligholdelse ‌

Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af kontrakten uden varsel.

Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til misligholdelsens karakter (antal og omfang), risiko for gentagelse efter alle- rede indtruffen misligholdelse med videre.

Nedenfor er anført en ikke udtømmende liste over mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse:

❑ Når Leverandørens levering i henhold til kontrakten er behæftet med så al- vorlige mangler og/eller forsinkelse, at Kommunen ikke med rimelighed fort- sat kan forventes, at ville overlade den fortsatte levering af de i kontrakten omfattende ydelser eller dele heraf til Leverandøren.

❑ Ved gentagne konstateringer af mangler.

❑ Enhver misligholdelse, som ikke er afhjulpet samme dag Ordregiver frem- sender påkrav.

❑ Manglende forsikringsdækning, jf. punkt 26.

❑ Overtrædelse af punktet om underleverandører, jf. punkt 18.

❑ Manglende overholdelse af Allerød Kommunes arbejdsklausul jf. punkt 10.

❑ Brug af illegal arbejdskraft.

❑ Hvis Kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse over en længere periode uden kontraktretligt grundlag herfor, med mindre der er tale om force majeure.

Ved Allerød Kommunes konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan Allerød Kom- mune rette skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at Kontrakten ophæves straks samt baggrunden herfor.

Ved Allerød Kommunes ophævelse af Kontrakten som følge af væsentlig mislighol- delse, er Leverandøren erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. Leve- randøren er i tilfælde af Kontraktens ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse ikke berettiget til erstatning eller kompensation.

Allerød Kommune kan undlade at ophæve Kontrakten i følgende – ikke-udtømmende – tilfælde, uden at dette medfører, at Allerød Kommune herved mister sine rettigheder i anledning af Leverandørens væsentlige misligholdelse:

❑ Hvor der er tale om enkeltstående, mere tilfældige overtrædelser af Kontrak- ten, herunder gældende lovgivning, som ikke med rimelighed kan bebrejdes Leverandøren.

❑ Hvor Leverandøren kan sandsynliggøre, at der ikke vil forekomme en tilsva- rende overtrædelse.

Ved Allerød Kommunes ophævelse af Kontrakten som følge af væsentlig mislighol- delse, er Leverandøren, såfremt Allerød Kommune ønsker det forpligtet til:

❑ At varetage Ydelserne i en overgangsperiode, indtil disse kan overdrages til tredjemand

❑ At betale Allerød Kommune den eventuelle merudgift, der bliver mellem Le- verandørens pris og den nye pris, som Allerød Kommune skal betale en an- den leverandør frem til det tidspunkt, hvor Kontrakten oprindeligt ville være udløbet.

Kontraktens bestemmelser om misligholdelse begrænser ikke anvendelsen af dansk rets almindelige regler herom.

22. Bod og økonomisk kompensation ‌

I tilfælde af misligholdelse, jf. punkt 20, er Allerød Kommune berettiget til bod på ne- denstående betingelser.

Det er ikke en betingelse for Allerød Kommunes ret til bod, at misligholdelsen er væ- sentlig.

Rengøring: I tilfælde af misligholdelse, jf. punkt 20, er Allerød Kommune berettiget til en bod svarende til 50 % af den aftalte pris pr. rengøringsdag for den Lokalitet, mislig- holdelsen vedrører, dog minimum kr. 500 eksklusive moms.

Vinduespolering: I tilfælde af misligholdelse, jf. punkt 20, er Allerød Kommune beretti- get til en bod på 50 % af den aftalte pris for den vinduespolering, som misligholdelsen vedrører, dog minimum kr. 500 eksklusive moms.

I tilfælde af at Leverandørens personale ved deres aktivitet udløser en brandalarm, er Allerød Kommune berettiget til at lade Leverandøren betale det, som alarmudkaldet ko- ster (p.t. kr. 8.500,00 pr. udkald).

I tilfælde af at Leverandørens personale ved deres aktivitet udløser en tyverialarm, er Allerød Kommune berettiget til at lade Leverandøren betale det, som vagtudkaldet ko- ster (p.t. kr. 1.000,00 pr. udkald).

I tilfælde af at Leverandørens personale ikke har den aftalte arbejdsbeklædning eller ikke har det aftalte Id-kort, er Allerød Kommune berettiget til at pålægge Leverandøren en bod på kr. 500,00 pr. tilfælde.

Boden beregnes pr. tilfælde af misligholdelse. Der kan således opkræves bod for flere tilfælde og forskellige tilfælde af misligholdelse på én gang pr. Lokalitet.

Opkrævning af bod i henhold til denne bestemmelse vil ske ved modregning i førstkom- mende faktura.

Allerød Kommune er ud over bod berettiget til dækningskøb, det vil sige et køb der ved- rører ydelser af samme art og beskaffenhed som den misligholdte ydelse. Eventuelle meromkostninger herved afholdes af Leverandøren.

Udbetaling af boden stopper, så snart Allerød Kommune har modtaget ydelsen fra Le- verandøren eller ydelsen er leveret via dækningskøb.

Leverandørens afhjælpningspligt, jf. punkt 20, berøres ikke af Allerød Kommunes ret til bod. Tilsvarende berøres Allerød Kommunes ret til bod ikke af Leverandørens afhjælp- ningspligt.

23. Bonus ‌

I henhold til kravspecifikationens vilkår om kvalitetsrapportering, skal Leverandøren en gang om måneden sikre at der fra hver lokalitet indhentes en ServiceRapport hvor lo- kaliteten angiver tilfredsheden med henholdsvis samarbejdet og rengøringskvaliteten.

Hvis det gennemsnitlige resultat af kvalitetsrapporteringen for hver hele kontraktsår (første gang fra juni 2021 til den 31. maj 2022) udgør mindst 2,1, vil Allerød Kommune udbetale en bonus på kr. 100.000 eksklusive moms til Leverandøren.

24. Konkurs ‌

I tilfælde af Leverandørens rekonstruktionsbehandling, konkurs, insolvens, likvidation el- ler anden manglende økonomisk rådighedsevne forbeholder Kommunen sig ret til uden varsel at ophæve Kontrakten og alle hertil forbundne ydelser i det omfang, Konkursloven ikke er til hinder for dette.

Hvis konkursboet måtte have ret til at indtræde i Kontrakten i medfør af Konkurslovens regler, skal konkursboet efter forespørgsel hurtigst muligt give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde.

Hvis Leverandøren er et kapitalselskab eller virksomhed med begrænset ansvar kan Kommunen ophæve Kontrakten, hvis selskabet/virksomheden kræves opløst af Er- hvervsstyrelsen.

25. Kontrol og indsigt ‌

Allerød Kommune har ret til at føre tilsyn og kontrol med opgavens gennemførelse. Le- verandøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af nævnte kontrol, til rådighed for Allerød Kommune.

Allerød Kommunes eventuelle udøvelse af tilsyn og kontrol fritager ikke Leverandøren for dennes forpligtelser.

Leverandøren er forpligtet til over for Allerød Kommune at dokumentere, at Ydelserne er udført i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag.

26. Ansvar og forsikring ‌

Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren er herunder ansvarlig for alle skader, der som følge af Ydelsernes udfø- relse indtræder på ting, bygninger eller personer. Eventuelle skader, som Leverandø- ren i øvrigt måtte forårsage ved Ydelsernes udførelse, er Allerød Kommune uvedkom- mende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandøren.

Leverandøren skal i hele kontraktperioden have forsikringsmæssig dækning af sit er- hvervs- og produktansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab med en samlet dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år.

Leverandøren skal på Allerød Kommunes anmodning kunne dokumentere, at de krævede forsikringer er i kraft i hele kontraktperioden.

Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som væsentlig misligholdelse.

Leverandøren bærer ansvaret for de af Allerød Kommune udleverede nøgler, adgangs- kort, adgangsbrikker og lignende. Såfremt sådanne bortkommer, kan Allerød Kom- mune, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer. De hermed forbundne udgifter påhviler Le- verandøren, dog maksimeret til kr. 250.000 pr. tilfælde.

Udgifterne i forbindelse hermed vil blive modregnet i den eller de førstkommende beta- linger eller anfordret i sikkerhedsstillelsen.

Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at eventuelle alarmer håndteres korrekt. I til- fælde af, at en aktiveret alarm skyldes Leverandørens ukorrekte håndtering af denne, pålægges Leverandøren alle eventuelt medgåede omkostninger herved, ligesom Leve- randøren vil kunne blive pålagt erstatningsansvar i forbindelse med skader/indbrud, som måtte være sket i forbindelse med Leverandørens forkerte/manglende håndte- ring/tilkobling af alarmsystemerne eller skødesløs omgang med udleverede nøgler, ko- der og lignende.

Alarmen er eksempelvis håndteret ukorrekt i følgende tilfælde:

1) Alarmen udløses på grund af Leverandørens manglende frakobling og ikke afmeldes inden alarmselskabet rykker ud (de hermed medgåede omkostninger til alarmselskabet skal betales af Leverandøren).

2) Alarmen ikke udløses ved indbrud på grund af Leverandørens manglende aftalte til- kobling (det aktuelle tab i forbindelse med stjålne effekter som ikke kan refunderes af lokalitetens forsikring, skal betales af Leverandøren).

Leverandøren skal sikre, at nøgler og kort, som anvendes i forbindelse med opgavens udførelse, opbevares forsvarligt, uden angivelse af hvilken lokalitet de hører til, og med et af Leverandøren påsat findelønsskilt.

Leverandøren skal øjeblikkeligt give meddelelse til Allerød Kommune, såfremt nøgler eller adgangskort bortkommer eller beskadiges.

27. Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring

Leverandøren og dennes personale samt eventuelle underleverandører har absolut tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, jf. relevante bestemmelser i henholdsvis Straffelov, For- valtningslov og Retssikkerhedslov.

Leverandøren og dennes underleverandører er desuden forpligtet til at sikre, at alle med- arbejdere er bekendt med:

❑ Tavshedspligtsreglerne for offentligt ansatte i Forvaltningslovens § 27 og Straffelovens § 152-152 f.

❑ At tavshedspligtsreglerne efter Straffelovens § 152 a også gælder for den, der er eller har været beskæftiget med opgaver, der udføres efter kontrakt med en offentlig myndighed.

❑ At tavshedspligtsreglerne efter Straffelovens § 152 c også gælder for kon- traktparters medhjælpere, herunder medarbejdere.

❑ At tavshedspligten ikke ophører efter Kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratrædelse af sin stilling hos Leverandøren.

❑ At overtrædelse af tavshedspligtsreglerne kan medføre straf.

Aktindsigt, reference og markedsføring:

Kontrakten er undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler herom.

Desuden kan Kommunen i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere op- lysninger om priser til andre Kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten Kontrakten eller den anden part, skal godken- des af modparten inden udtalelsen foretages.

Ligeledes skal Leverandørens brug af Kommunens navn og/eller logo i sin markedsfø- ring og eventuel anden brug som reference, godkendes skriftligt af Kommunen. Leve- randøren må dog gerne medtage Kommunens navn på sin generelle referenceliste.

28. Force majeure ‌

Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmel- ser herom.

Force majeure kan især foreligge ved ekstraordinære naturkræfter, samfundsfjendtlige handlinger, krige, terror, brande, hærværk, IT-manipulation eller andre hændelser, der forårsager IT-nedbrud, sammenbrud eller skade.

Force Majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som Force Majeure-situationen varer.

Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af Force Majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende.

Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part straks efter, at Force Majeure er indtrådt.

Allerød Kommune er berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvis, såfremt Leve- randøren er forhindret i at levere Ydelserne som følge af Force Majeure i en periode på 10 (ti) arbejdsdage inden for en periode på to (2) kalendermåneder.

Allerød Kommune er i forbindelse med Force Majeure hos Leverandøren berettiget til en forholdsmæssig reduktion i vederlaget. Reduktionen udgør 85 % af dagsvederlaget, såfremt total udeblivelse (alle lokaler) finder sted.

I øvrige tilfælde end ved total udeblivelse (alle lokaler) sker reduktion efter de aftalte re- fusionsbeløb.

Leverandøren er i forbindelse med Force Majeure hos Allerød Kommune hvor det ikke er muligt at udføre den aftalte ydelse som følge af eksempelvis brand berettiget til op til 85 % af vederlaget. Leverandøren er forpligtet til at begrænse udgiften mest muligt ved hjemsendelse, omplacering, opsigelse og lignende af medarbejdere. Leverandøren skal i forbindelse med en eventuel opkrævning af vederlag i forbindelse med force ma- jeure dokumentere, at Leverandørens lønudgifter ikke har kunnet reduceres eller fjer- nes.

29. Tvistigheder ‌

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem par- terne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mæg- ler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, med- mindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt en tvist ikke kan løses ved forhandling eller mægling, kan parterne lade tvisten afgøre ved domstolene. Værneting er Kommunens hjemting. Kontrakten er undergivet dansk ret og skal således udfyldes og fortolkes i overensstemmelse hermed.

30. Opsigelse og ophør ‌

De første seks måneder efter Ikrafttrædelsesdatoen kan Allerød Kommune opsige Kontrakten med en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned.

Efter udløbet af de første seks måneder af Kontraktens varighed, kan Allerød Kom- mune opsige Kontrakten uden begrundelse med seks måneders varsel til udløbet af en kalendermåned, og Leverandøren kan opsige kontrakten med 12 måneders varsel til udløbet af en kalendermåned.

Såfremt Klagenævnet for Udbud, en domstol eller en anden myndighed annullerer Alle- rød Kommunes beslutning om at tildele Kontrakten til Leverandøren, eller pålægger Al- lerød Kommune at bringe Kontrakten til ophør, er Allerød Kommune berettiget til at op- sige Kontrakten med et "passende varsel".

Allerød Kommune kan ligeledes opsige kontrakten, hvis Allerød Kommune selv bliver opmærksom på, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbin- delse med gennemførelse af udbudsforretningen på en måde, der indebærer, at tilde- lingsbeslutningen i henhold til gældende regler og praksis er helt eller delvist ulovlig.

Kommunens ret til at opsige kontrakten i henhold til denne bestemmelse gælder, uan- set om en afgørelse, kendelse eller dom appelleres.

Sker opsigelsen inden for de første seks måneder af Kontraktens løbetid, er et "pas- sende varsel" en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned. Sker opsigelsen efter udløbet af de første seks måneder af Kontraktens løbetid, er et "passende varsel" fire måneders varsel til udløbet af en kalendermåned.

Kommunens ret til at opsige kontrakten i henhold til denne bestemmelse gælder, uan- set om en afgørelse, kendelse eller dom appelleres.

I tilfælde af at Allerød Kommune opsiger Kontrakten som beskrevet i dette punkt 30, betaler Allerød Kommune for de Ydelser, der udføres af Leverandøren, frem til det tids- punkt, hvor Kontrakten i henhold til opsigelsen udløber. Bortset fra sådanne betalinger, kan Leverandøren ikke rejse krav, herunder krav om erstatning i anledning af Allerød Kommunes opsigelse som beskrevet i denne bestemmelse.

Hvis Leverandøren opsiger Kontrakten, yder Leverandøren en kompensation til Allerød Kommune svarende til 5 % af det vederlag, som Allerød Kommune skulle have betalt til Leverandøren frem til udløbet af Kontraktens ordinære periode, såfremt Leverandøren ikke havde opsagt Kontrakten.

Eventuel opsigelse skal ske skriftligt og skal fremsendes med anbefalet post.

31. Underskrifter ‌

Kontrakten med tilhørende bilag er udfærdiget og underskrevet i to originale eksempla- rer, hvoraf det ene beror hos Allerød Kommune og det andet hos Leverandøren.

Allerød, den: Allerød, den

For Leverandøren For Allerød Kommune

Bilag 1: Anfordringsgaranti

EU-Udbud

Rengørings- og vinduespoleringsservice

Allerød Kommune

Udbud af rengørings og vinduespoleringsservice

Bilag 1 Anfordringsgaranti

Bilag 1: Anfordringsgaranti

Ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti

Såfremt Leverandøren ikke inden den 28. maj 2021 stiller anfordringsgarantien, bortfal- der Aftalen, medmindre Allerød Kommune giver Leverandøren en ny frist til at stille an- fordringsgarantien.

På foranledning af [Leverandøren] indestår (herefter betegnet "Garanten") her-

ved over for Allerød Kommune, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx (herefter betegnet "Allerød Kommune") som garant for betaling af indtil DKK skriver DKK 00/1001 (herefter

betegnet "Garantien").

Garantien skal tjene til i enhver henseende at holde Allerød Kommune skadesløs i til- fælde af, at Leverandøren misligholder sine forpligtelser i henhold til ”Aftale vedrørende levering af rengørings- og vinduespoleringsservice” mellem og Allerød Kom-

mune, dateret den …… med bilag og eventuelle ændringer/tilføjelser (herefter samlet kaldet "Aftalen").

Garanten har set Xxxxxxx og dennes bilag og har således kendskab til de forpligtelser henholdsvis rettigheder, Aftalen indeholder.

Garantien påvirkes ikke af, at Allerød Kommune giver Leverandøren henstand med hensyn til opfyldelse af dennes forpligtelser.

Garantien er gyldig fra den 28. maj 2021 og henstår med det fulde beløb indtil tre må- neder efter Aftalens udløb (inkl. eventuel optionsbenyttelse), medmindre Allerød Kom- mune forinden har gjort krav gældende under Garantien.

Garantien nedskrives ikke i Aftalens løbetid.

Såfremt Allerød Kommune ønsker udbetaling i henhold til Garantien, skal dette skriftligt og samtidigt meddeles til [Leverandøren] og Garanten med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb.

Det krævede beløb skal udbetales til Allerød Kommune uden rettergang og senest 10 arbejdsdage efter, at skriftlig anfordring er modtaget af Garanten.

Hvis det ved senere forlig eller retsafgørelse viser sig, at Allerød Kommune ikke har været berettiget til at modtage betaling under Garantien, er Allerød Kommune forpligtet til at tilbagebetale beløbet samt påløbne renter til Garanten, da [Leverandøren] har gi- vet Garanten transport i et eventuelt tilbagesøgningskrav inkl. renter.

Tvistigheder med relation til nærværende Garanti afgøres af den retsinstans, der afgør tvister mellem [Leverandøren] og Allerød Kommune i henhold til Aftalen.

Ved Garantiens bortfald skal nærværende dokument returneres til [Leverandøren].

…………………………………………………………………………..

(dato) (garantistiller).

1 Anfordringsgarantien skal udgøre 15 % af det første års forventede Aftalesum.

Side 2 af 2

Bilag 2: Kravspecifikation

Indhold 2

1. Rengøring 3

1.1 Krav til rengøringsydelsen 3

1.2 Arbejdets indhold og omfang 3

1.3 Besigtigelse og lokaleoplysninger 3

1.4 Rengøringsomfang 5

1.5 Miljø og arbejdsmiljø 9

1.6 Samarbejde og sikkerhedsorganisation 13

1.7 Rengøringsmodel 13

1.8 Udfaldskrav 16

1.9 Rengøringsinstruktioner 19

1.10 Optioner (rengøring) 20

1.11 Rengøringsvilkår i øvrigt 22

2 Vinduespolering 22

2.1 Besigtigelse og lokaleoplysninger 22

2.2 Vinduespoleringsomfang, -dage, og tidspunkt 23

2.3 Øvrige vilkår 24

2.4 Kvalitet 24

2.5 Poleringshyppighed 25

2.6 Poleringsplan og godkendelse 26

2.7 Vinduespoleringsinstruktioner 26

Generelt 26

2.8 Vinduespoleringsvilkår i øvrigt 27

2.9 Optioner (vinduespolering) 27

3 Oprydning og klargøring 28

3.1 Generelt 28

3.2 Rengøring 28

3.3 Vinduespolering 31

4 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering 31

4.1 Rengøring 31

4.2 Minimumsledelse Rengøring 38

4.3 Vinduespolering 38

1.1 Krav til rengøringsydelsen ‌

Afsnit 1 omhandler de samlede krav for Rengøringsservice.

Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet nedenfor i de rengøringsinstrukti- oner, inklusive kvalitet, sikkerhed og lignende, der skal fremsættes tilbud på.

1.2 Arbejdets indhold og omfang ‌

Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i nærværende kravspecifikation.

Leverandøren skal straks gøre Allerød Kommune opmærksom på konstaterede æn- dringer, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op- eller nedadgående retning.

1.3 Besigtigelse og lokaleoplysninger ‌

Jævnfør bilag 3 er der for hver lokalitet, bygning og etage foretaget en opgørelse over lokaler samt opmåling af rengøringsarealet.

Allerød Kommune gør opmærksom på, at de i bilag 3 angivne oplysninger om m2 og øvrige forhold vedrørende lokaler er opdateret i forhold til gennemførelse af udbuddet.

Allerød Kommune tager imidlertid forbehold for eventuelle fejl og mangler i de oplyste lokaleforhold og -arealer. Eventuelle fejl i de oplyste lokaleforhold og -arealer reguleres efter indgåelse af Aftalen jf. nedenfor.

Herudover er der på tilbudslisten som kommentarrubrikker angivet det årlige antal ren- gøringsdage samt eventuelle andre stamdata for hele eller dele af den enkelte lokalitet inklusive specifikke serviceydelser. Endelig kan der være anført eventuelle afvigelser i forhold til de oplyste generelle mulige arbejdstidsrum, lukkedage og lignende. De i til- budslisten anførte oplysninger om antal rengøringsdage og lignende gælder forud for det i øvrigt anførte.

Det skal fremhæves, at Allerød Kommune, på baggrund af de enkelte lokaliteters sær- lige fysiske rammer samt de varierende anvendelser i forhold til blandt andet antal dage pr. år og aktiviteterne på den enkelte dag, stiller store krav til Leverandøren og dennes medarbejderes fleksibilitet i opgaveløsningen. Dette gælder især for lokaliteter, som på grund af deres status naturligt kræver en større opmærksomhed i forhold til brugerne end normalt (typisk specialinstitutioner, klinikker og lignende).

Tilbuddene skal beregnes på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. bilag 3), de i til- budslisten indsatte kommentarrubrikker med særlige opgaver og forhold og de ved be-

sigtigelserne af tilbudsgiverne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedlige- hold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstalt- ninger og lignende.

Der kan under udbudsprocessen og efterfølgende ske ændringer i forhold til arealer, lokaleanvendelse eller andre udvidelser/indskrænkninger i forhold til de aktiviteter, der skal pågå i lokaliteten/lokalet.

Såfremt Allerød Kommune eller Leverandøren efter aftaleindgåelse på en lokalitet kan påvise arealmæssige unøjagtigheder, som overstiger +/- 3 % i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, er Allerød Kommune eller Leverandøren berettiget til en re- gulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten.

Leverandøren skal i forbindelse med opstart af Aftalen kontrollere de udleverede loka- ledata og skal på baggrund heraf senest den 1. juli 2021 fremkomme med opdaterede lokaledata inklusive ændringsoplysninger samt et eventuelt oplæg til tilpasning af ve- derlaget med udgangspunkt i refusionsbeløbene.

Det skal bemærkes, at det i forbindelse med den første kontrol og udarbejdelse af op- daterede lokaledata kan forventes, at Allerød Kommune vil kræve anvendt nye ID- numre for alle lokaliteter.

Såfremt Allerød Kommune ønsker det, skal Leverandøren løbende udarbejde tilpas- sede lokaledata, hvor de enkelte lokalenumre er i overensstemmelse med de numre, der fremgår af tegninger fremsendt af Allerød Kommune.

Allerød Kommune har i aftaleperioden ret til at kræve vederlaget tilpasset, hvis der kon- stateres ændringer i arealer eller anvendelsesfunktioner, der medfører mulighed for et mindre tidsforbrug. Denne regulering sker på baggrund af et af Leverandøren fremsat forslag til regulering eller efter Allerød Kommunes beslutning herom en anvendelse af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten. Leverandøren skal gennemføre ændringen hurtigst muligt og senest på det tidspunkt, hvor Leverandøren kan reducere arbejdsti- den i relation til overholdelse af den for servicemedarbejderne aktuelle overenskomst.

Leverandøren skal i hele Aftalens varighed løbende vedligeholde et præcist datamate- riale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaverne relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte lokaler. Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned.

Ved henvendelser fra Allerød Kommune til Leverandøren om ændringer i lokaledata in- klusive opdelinger eller samlinger i forhold til lokaliteterne, skal Leverandøren indar- bejde disse ændringer senest otte dage efter henvendelsen inklusive kalkulation af de eventuelle konsekvenser i forhold til vederlaget.

Lokaledata er udarbejdet og udleveret af Allerød Kommune til Leverandøren i Data Know How, og Leverandøren skal vedligeholde lokaledata i samme program.

Ved Leverandørens første udarbejdelse af lokaledata udleverer Leverandøren materia- let i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Allerød Kommune. Samtidig udleverer Leverandøren elektroniske PDF-filer af det samlede materiale (tegninger og lokalefor- tegnelser) til Allerød Kommune og for den enkelte lokalitet til lokalitetens kontaktper- son.

Ved alle af Leverandørens efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandø- ren lokaledata i PDF for den eller de lokaliteter, hvor der er lavet ændringer til Allerød Kommune og den eller de aktuelle lokaliteter.

Alle PDF-filer skal være navngivet med den enkelte lokalitets ID-nummer og navn. I selve PDF-filen skal der også være angivet lokalitetens postadresse.

På Allerød Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere umiddelbart udlevere dataoplysningerne fra lokalefortegnelserne i en for programmet læsbar datafil til Allerød Kommune (Excel eller lignende).

Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Allerød Kommunes ejendom. Allerød Kommune er berettiget til frit at anvende dette materiale herunder i forbindelse med gennemførelse af et genudbud.

1.4 Rengøringsomfang.‌

Generelt for alle lokaliteter og enkelte lokalitetstyper:

❑ Rengøringsarbejdet udføres efter nærværende kravspecifikation og de i Skema 3, Til- budslisten anførte antal rengøringsdage pr. år for den enkelte lokalitet.

Det bemærkes, at der i skema 3 for visse lokaliteter er angivet både et generelt antal rengøringsdage og et antal rengøringsdage for udvalgte lokaler på lokaliteten (eksem- pelvis for administrationslokaler med tilhørende toiletter, gange og lignende på skoler).

Det er de samlede informationer i skema 3 inklusive de i de enkelte celler indsatte kommentarer, der er gældende for opgaveomfanget.

Der skal i de enkelte lokaler dagligt tages størst mulig højde for variationer i den ak- tuelle belastning på grund af anvendelse, vejrlig og lignende.

Lokalerne rengøres som hovedregel på alle hverdage (mandag-fredag) dog med de afvigelser, som kan være anført som kommentar i skema 3.

Det er Leverandørens ansvar at registrere og kontrollere det aktuelle antal rengø- ringsdage for hver lokalitet og hvert enkelt lokale.

I tilfælde af en generel reduktion eller udvidelse i antallet af rengøringsdage pr. år på en lokalitet, reduceres/udvides vederlaget for hver dag med en faktor svarende til det årlige vederlag divideret med antallet af det oprindeligt anførte antal rengø- ringsdage.

Det skal hertil bemærkes, at der for lokaler med et andet antal rengøringsdage end det generelle, løbende kan forekomme ændringer.

Det skal også bemærkes, at der i eksempelvis ferieperioder kan forekomme æn- dringer som følge af, at der gennemføres ændrede generelle lukkeperioder, eller at der etableres samarbejder, hvor to eller flere lokaliteter holder åbent på skift.

Hvis en lokalitet holder lukket i en eller flere dage, og anvendelsen flyttes til en an- den lokalitet, vil det reducerede antal åbningsdage blive fratrukket fuldt ud, og der kan således ikke på forhånd indregnes en reduceret anvendelse i nogen lokaliteter.

Der vil i tilfælde af ændringer, som ovenfor beskrevet, blive givet et varsel, der imø- dekommer Leverandørens forpligtigelser i forhold til den eller de konkrete service- medarbejderes overenskomstforhold. Det er dog et krav, at Leverandøren så hur- tigt som muligt skal overføre eventuelle overtallige ressourcer til anden beskæfti- gelse for at nedbringe omkostningen for Allerød Kommune.

Hvis der på grund af lukkedage eller anden reduktion i en lokalitets anvendelse kan frigøres ressourcer, som imidlertid ikke kan retfærdiggøre en reduktion i vederlaget, skal Leverandøren i alle tilfælde og efter aftale med lokaliteten eller Allerød Kom- mune anvende disse ressourcer til udførelse af hoved-/ekstrarengøringsopgaver, som af Leverandøren skal dokumenteres i forhold til omfanget.

❑ Alle primærlokaler (defineret som lokaler med ophold og/eller anvendelse, hvor se- kundærlokaler er lokaler uden fast ophold og/eller anvendelse) skal som hovedregel rengøres på et tidspunkt, så de dagligt er rengjort til den fastlagte kvalitet, og at der er udført de fastlagte minimumsaktiviteter i forbindelse med primærbrugernes påbegyn- delse af lokaleanvendelsen.

Leverandøren aftaler det aktuelle arbejdstidsrum direkte med den enkelte lokalitet. Det er dog Allerød Kommunes krav, at rengøringsarbejdet påbegyndes tidligst en time før lokaliteten lukker for primæranvendelsen og afsluttes senest en time efter at lokali- teten åbner igen.

Dette betyder, at der generelt skal gøres rent i tidsrummet fra kl. ca. 16:30 og at ren- gøringen skal være afsluttet kl. ca. 8:00 på dagtilbud og administrationsbygninger og kl. ca. 9:00 på skoler.

For alle skoler skal det på grund af fritidsbrugere være indregnet, at der for op til 30 % af lokalerne skal udføres rengøring mellem kl. 23:00 og kl. 8:00.

For alle haller, fritidslokaliteter og lignende skal det på grund af fritidsbrugere være indregnet, at alle lokaler rengøres mellem kl. 23:00 og kl. 7:00.

Allerød Kommune ser meget gerne, at rengøringen generelt tilrettelægges som morgenrengøring og med en delvis synlighed i forhold til lokalebrugerne under hen- syn til lokalitetens anvendelse.

Det kan generelt forventes, at op til 3/4 af den aktuelle rengøringstid vil skulle pågå

udenfor normaltiden i henhold til Serviceoverenskomsten.

I den endelige tilrettelæggelse af arbejdstiden på den enkelte lokalitet skal der efter lokalitetens ønske herom mindst én gang ugentligt være mulighed for, at lokalite- tens kontaktperson kan kommunikere direkte med Leverandørens servicemedar- bejder.

Dette kan eventuelt ske ved, at der for lokaliteter eller assistentområder hvor hele eller dele af rengøringen udføres uden for den normale åbningstid aftales, at der på et forud aftalt tidsrum i lokalitetens åbningstid én gang om ugen kommer en ser- vicemedarbejder, der kan udføre de af lokaliteten fra gang til gang ønskede rengø- ringsarbejder.

❑ Indsamlet affald, genbrugspapir, pap og flasker og lignende placeres i containere på den enkelte lokalitets område (se særskilt punkt 3 om oprydning og klargøring). De konkrete steder aftales med den enkelte lokalitet.

Leverandørens medarbejdere skal grundigt instrueres i de af Allerød Kommune til en- hver tid udleverede og gældende regler for sortering og håndtering af affald og gen- brugsmaterialer.

Der skal som option i skema 3, Tilbudslisten på alle lokaliteter afgives tilbud på ind- samling af affald i henholdsvis 4 og 6 forskellige affaldsfraktioner, som skal holdes ad- skilt under indsamlingen og placeres adskilt i hver sin container på lokalitetens om- råde.

Hvis denne option anvendes for en, flere eller alle lokaliteter, skal Leverandøren fjerne rest- og bioaffald ved hver rengøring og fjerne de øvrige affaldstyper en gang om ugen, eller når affaldsbeholderen er så fyldt, at tømning ikke kan vente til den næste rengøring.

❑ Forbrug af plastposer til almindelige affaldsbeholdere inklusive poser til hygiejneaffald og affaldssække i både plast og papir til Leverandørens indsamling af affald, skal være indeholdt i tilbuddet. Dette gælder også i tilfælde af, at Allerød Kommune vælger at gøre brug af optionen om opdeling af affald i 4 eller 6 fraktioner.

❑ Uddeling af forbrugsartikler, såsom håndsæbe, toiletpapir, papir- og/eller stofhåndklæ- der og andre almindelige forbrugsartikler i alle lokaler med opsatte dispensere til for- brugsartikler, indgår i opgaveomfanget.

Det skal herunder bemærkes, at der i alle toiletter og i de fleste klasselokaler, gruppe- rum og lignende er opsat dispensere til forskellige forbrugsartikler.

Det er den enkelte lokalitets ansvar og udgift, at der indkøbes og lagerføres de nød- vendige forbrugsartikler. Leverandøren skal dog løbende og i god tid oplyse lokalite- ten om lagermængden, så lokaliteten kan bestille nye.

Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal Leverandøren efter nærmere aftale levere forbrugsartiklerne til lokaliteten efter regning (kun meget få mindre lokaliteter uden fast kontaktperson).

Såfremt Leverandørens Serviceledelse eller servicemedarbejder i sit daglige ar- bejde bliver bekendt med fejl eller mangler på eksempelvis VVS-installationer (ek- sempelvis håndvaske, toiletter eller urinaler hvor vandet løber eller drypper kon- stant), utætte eller beskadigede dispensere til forbrugsartikler, ødelagte eller mang- lende lysarmaturer, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal dette omgående meddeles til lokaliteten og til Allerød Kommune.

Meldingen skal indeholde en billeddokumentation samt en angivelse af hvor ska- den er og hvad den består i, samt hvornår skaden er registreret og af hvem.

❑ Der er på lokaliteterne både faste måtter og udlagte gå-af måtter ved indgange og lig- nende. Leverandøren skal ved hver rengøring renholde måtterne og løbende komme med forslag til mulige ændringer og udskiftninger med henblik på, at der med måt- terne opnås den bedst mulige tilbageholdelse af snavs.

❑ Vinduespolering medtages ikke i rengøringen. Undtaget herfra er pletfjerning på in- ternt glas inklusive glasdøre og indersiden (den varme side) af vinduesglas inklusive yderdøre, som indgår i den daglige rengøring.

Pletfjerningen må ikke medføre, at der opstår snavs, kalk eller andre efterladenskaber på glasruder og lignende.

❑ Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 3 men Leverandøren skal i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, også selvom oprydning ikke har fundet sted.

Den frigjorte ressource skal prioriteres anvendt således, at der i størst muligt omfang opnås den fastsatte kvalitet på trods af den manglende oprydning og klargøring.

I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring, som lokalebrugerne har ansva- ret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøringen, skal Leverandøren straks rapportere dette til lokalitetens kontaktperson inklusive angivelse af, hvad manglen omhandler.

I tilfælde af gentagne eller generelle mangler med oprydning og klargøring på en loka- litet, skal dette skriftligt rapporteres til Allerød Kommunes Controller.

Rapporteringen skal indeholde en billeddokumentation samt om muligt en angivelse af hvor manglen er, hvad den består i samt hvornår skaden er registreret og af hvem.

❑ Det skal være indeholdt i tilbudslistens priser og tilrettelæggelsen af indsatsen, at der i forbindelse med almindelige ekstraordinære belastninger som eksempelvis sidste skoledag, temadage, sommer- og julefest og lignende, tilvejebringes den aftalte kvali- tet.

❑ Leverandøren skal endvidere sikre, at Leverandørens servicemedarbejdere efter endt rengøring altid:

▪ Slukker for lyset i alle lokaler hvor der ikke opholder sig andre.

▪ Lukker interne døre.

▪ Låser interne døre hvis de var aflåst ved rengøringens påbegyndelse, eller hvor det specifikt er aftalt.

▪ Lukker og sikrer vinduer, der står åbne eller ikke er lukket helt.

▪ Låser alle yderdøre.

▪ Tilkobler alarmer i bygninger eller alarmafsnit, hvor der ikke opholder sig andre.

Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificer- bar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo, og de skal have et id-kort med angi- velse af Leverandørens navn og logo samt medarbejderens billede, navn og funk- tion.

For faste medarbejdere og afløsere af mere end to dages varighed, kan der af Alle- rød Kommune eller lokaliteten kræves opsat en tavle med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på lokaliteten inklusive angivelse af ar- bejdstidsrum og hvilke medarbejdere, der er ansvarlig hos Leverandøren.

❑ Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles hurtigst muligt Leveran- døren af Allerød Kommune og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten.

❑ Allerød Kommune kan når som helst vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft over- føres til anden tilsvarende beskæftigelse på lokaliteten eller et andet sted i Allerød Kommune indenfor det planlagte arbejdstidsrum og i henhold til de regler, der gælder for tilrettelæggelse af medarbejderens arbejdssted og -tid.

En sådan ændring af kortere eller længere varighed medfører, at aktivitets- og/eller kvalitetskravet for den ellers aftalte leverance suspenderes i det tidsrum, overførslen varer.

1.5 Miljø og arbejdsmiljø ‌

Leverandøren garanterer, at Leverandøren i hele Aftalens løbetid opfylder de for ydel- serne gældende miljøkrav samt den til enhver tid gældende miljølovgivning i forbin- delse med udførelsen af ydelserne.

❑ Reduktion af miljøbelastningen

Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Aftalen aktivt arbejde for at

mindske den miljøbelastning, der fremkommer ved Leverandørens arbejde. Doku- mentation for arbejdet skal på forlangende forelægges Allerød Kommune eksempelvis i form af dokumentation for implementering af miljøledelsessystemer eller andre miljø- fremmende tiltag.

Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemi- ske stoffer og produkter samt arbejde aktivt for at fremme miljømæssige og kemiske sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af Aftalen.

Leverandøren er forpligtet til at efterleve de til enhver tid gældende regler for tomgang i Allerød Kommune.

❑ Arbejdsmiljø

Leverandøren skal i forbindelse med udførelsen af Aftalen overholde den gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundheds- mæssigt forsvarlige. Herunder skal det blandt andet sikres, at der er udarbejdet ar- bejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, såfremt den gældende lov- givning påbyder Leverandøren dette.

Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den gældende lovgivning arbejder aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed i forbindelse med opfyl- delse af Aftalen. Dette kan eksempelvis ske ved, at Leverandøren er arbejdsmiljøcerti- ficeret (eller overholder kriterierne for dette) efter OHSAS 18001, Arbejdstilsynets be- kendtgørelse nr. 87 (af 31/1 2005) om anerkendelse af DS/OHSAS 18001 med vi- dere, Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 923 (21/10 2001) om arbejdsmiljøcertifikat eller har indført tiltag, som går videre end Arbejdsmiljølovgivningen foreskriver, ek- sempelvis ved at Leverandøren har indført en arbejdsmiljøpolitik, har medarbejdere i Flexjobs eller lignende og deltager i arbejdsmiljønetværk eller lignende.

❑ Kravspecifikation miljø og arbejdsmiljø - Generelt:

Udvælgelse af rengøringsmidler, -udstyr og -maskiner skal tage størst muligt hensyn til miljø, sundhed og sikkerhed, og der skal løbende gennemføres lovpligtige arbejds- pladsvurderinger (APV) med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og sikkerheden for medarbejderne og lokalebrugerne.

Leverandøren skal sikre, at de anvendte rengøringsmidler, -rekvisitter og -maskiner samt tilknyttede arbejdsmetoder til enhver tid er så lidt miljø- og sundhedsskadelige som muligt både hvad angår det ydre og indre miljø samt arbejdsmiljøet (substituti- onsprincippet).

Allerød Kommune forbeholder sig ret til at pålægge Leverandøren at anvende speci- fikke rengøringsmidler og/eller metoder. Dette vil ske, hvis der er overflader som på grund af garanti eller andet kræves rengjort med specielt rengøringsmiddel og med

speciel metode, og da alene såfremt det pågældende rengøringsmiddel eller rengø- ringsmetode ikke tilbydes af Leverandøren. Medfører dette meromkostninger for Le- verandøren, vil disse blive betalt af Allerød Kommune under forudsætning af, at Leve- randøren kan dokumentere meromkostningerne.

De rengøringsmidler, der vil blive anvendt, skal i forbindelse med aftaleindgåelsen do- kumenteres via produktdata- og sikkerhedsdatablade. Ved eventuelle udskiftninger skal der tilsvarende fremsendes produktdata- og sikkerhedsdatablade til Allerød Kom- mune.

Senest 3 måneder efter indgåelse af Aftale, skal Leverandøren have udført arbejds- pladsvurderinger (APV) på alle lokaliteter og have tilpasset en arbejdsmiljøorganisa- tion for alle ansatte medarbejdere, der udfører serviceydelser på Allerød Kommunes lokaliteter.

❑ Rengøringsmidler:

Alle rengøringsmidler, som anvendes ved opfyldelse af Aftalen, skal som minimum opfylde de til enhver tid gældende kriterier for miljømærket Svanen, Blomsten eller til- svarende. Herudover skal Leverandøren sikre, at alle krav i ECHAs (European Che- mical Agency) CLP-forordning overholdes. xxxxx://xxxxxxx-xx.xxxx- xxxx.xxx/x/0xXxX0xXxxX?xxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx

Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at de stillede krav til rengørings- midlerne samt CLP-forordningen overholdes. Dokumentationen skal kunne forstås af Kommunen, og eventuelle omkostninger til oversættelser eller forklaring af fagtermer afholdes af Leverandøren.

❑ Rengøringsrekvisitter, -vogne og -maskiner:

Leverandøren er forpligtet til at anvende ergonomisk korrekte rengøringsrekvisitter, - vogne, -maskiner og -metoder og lignende til udførelse af de beskrevne serviceydel- ser, uden at dette må medføre kvalitetsforringelser. Allerød Kommune ønsker, at an- visningerne i ”Vejledning om ergonomi og rengøring” udsendt af Branchearbejdsmiljø- rådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link.

Leverandøren skal instruere samtlige medarbejdere, der er beskæftiget med at levere serviceydelser på Allerød Kommunes lokaliteter i rengøringsmetoder, -maskiner, - vogne og -udstyr, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundheds- mæssigt fuldt forsvarligt.

Der skal foreligge produktdatablade på alt rengøringsudstyr og for maskiner inklusive en arbejdsinstruktion på alle lokaliteter, således at rengøringsmedarbejderne kan ori- entere sig, hvis behovet opstår.

❑ Vaskemaskiner og tørretumblere

Allerød Kommune kræver, at vask af tekstiler benyttet til udførelse af rengøringsydel- sen, eksempelvis mikrofiberklude og -mopper samt engangsklude, foregår efter prin- cipperne for Svanemærket tekstilvaskeri eller tilsvarende. Det indebærer blandt andet, at der anvendes svanemærkede eller tilsvarende vaskemidler samt mindst mulig strøm og vand i vaskeprocessen.

Kommunen stiller ikke vaske- og tørrefaciliteter (maskiner eller plads) til rådighed for Leverandøren, og alle tekstiler, der anvendes til opgaven, skal derfor vaskes andre steder.

❑ Rengøringstekstiler

Efter rengøringsarbejdets udførelse må der ikke henligge snavsede eller våde rengø- ringstekstiler og lignende, der giver lugt- eller fugtgener (kan eventuelt opbevares i lufttætte beholdere i op til maksimalt fem kalenderdage).

❑ Rengøringsmetoder

Leverandøren skal sikre:

▪ At rengøringsmidler, som skal anvendes til mere grundige rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med den daglige ydelse.

▪ At doseringsanvisninger for de anvendte produkter bliver fulgt.

▪ At der altid anvendes de rigtige rengøringsmidler til de forskellige opgaver.

▪ At der ikke bruges traditionel fejning eller anvendes andre metoder, der hvirvler løst støv op.

▪ At der altid anvendes og skiftes rengøringsvand og -tekstiler så hyppigt, at der til- vejebringes det fagligt bedst mulige resultat.

▪ At rengøringsrum, vaskerum og andre lokaler, der anvendes til servicemedarbej- dere, rengøringsudstyr, -maskiner og lignende til enhver tid er i en ordentlig opryd- det og rengjort stand, samt at der efter arbejdets udførelse ikke henstår eller hen- ligger noget, der kan give lugt- eller fugtgener.

▪ At rengøringsmaterialer og -maskiner holdes rene, og brugte rengøringstekstiler og lignende vaskes og tørres hurtigst muligt efter brug (se ovenfor under ”Vaske- maskiner og tørretumblere”).

▪ At rengøringsmidler bliver opbevaret sikkert og væk fra primærarealer, herunder at der eksempelvis ikke står rengøringsmidler på toiletter og i omklædningsrum.

❑ Arbejdsorganisering:

For alle ydelser under Aftalen skal Leverandøren udarbejde en arbejdsinstruktion til sine medarbejdere med tydelig beskrivelse af opgaven, kvaliteten, minimumsfrekven- ser, miljøforhold og lignende.

Leverandørens medarbejdere skal være instrueret i anvendelse af instruksen, som skal være til rådighed for medarbejderne på alle arbejdssteder.

❑ Krav til affaldshåndtering:

Alt affald skal behandles sikkert for både miljøet og for servicemedarbejderne.

Affald, som er kildesorteret af lokalebrugerne, skal af Leverandøren indsamles og bortskaffes i samme kildesortering.

1.6 Samarbejde og sikkerhedsorganisation ‌

Det løbende samarbejde og Allerød Kommunes eventuelle ønsker om ændringer i ud- førelse og omfang af Serviceydelserne skal foregå i tæt og fleksibelt samarbejde mel- lem Leverandøren, Allerød Kommune og Allerød Kommunes controller samt med ledel- sen på den enkelte lokalitet eller en af ledelsen udpeget kontaktperson.

Som en meget vigtig del af samarbejdet er det et krav, at Leverandøren løbende holder Allerød Kommune og/eller en af Allerød Kommunes controller orienteret om alle gen- nemførte ændringer, tiltag og aftaler, som har indflydelse på Serviceydelserne på den enkelte lokalitet eller generelt.

Dette indebærer blandt andet, at der hver måned skal fremsendes en oversigt over de for de enkelte lokaliteter indhentede tilfredshedsoplysninger via aftalte og gennemførte ServiceBesøg jf. afsnit 4.

Der skal pågå et tæt samarbejde mellem sikkerhedsorganisationerne hos Leverandø- ren og Allerød Kommune.

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at følge Allerød Kommunes eller lokalitetens gældende sikkerhedsanvisninger.

Leverandørens personale er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at lokalitetens gene- relle sikkerhedsbestemmelser ikke bringes ud af funktion. Det indebærer blandt andet, at branddøre ikke må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid, end det tager en person at gå fra ét lokale til ét andet gennem branddøren.

1.7 Rengøringsmodel ‌

RenhedsgradsSystemet

I de udsendte lokaledata er der for hvert lokale, som skal rengøres blandt andet angi- vet lokalekategorien samt den for lokalet gældende RenhedsGrad. Der skal leveres den jf. nedenstående beskrivelser, fastlagte kvalitet og de fastlagte minimumsaktivite- ter.

De fastlagte renhedsgrader skal leveres på alle rengøringsdage, og de fastlagte mini- mumsoperationer skal leveres/udføres det antal gange, som er angivet under mini- mumsaktiviteterne.

Alle lokaler kontrolleres som udgangspunkt på alle rengøringsdage (jf. ovenfor) for eventuel genbesmudsning, og den beskrevne kvalitet for den aftalte RenhedsGrad til- vejebringes.

De frekvensbestemte opgaver skal uanset den tilstedeværende kvalitet udføres med de fastlagte hyppigheder og metoder.

Ved konstaterbar besmudsning skal Leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den efter udfaldskravene fastsatte RenhedsGrad og kvalitet jf. punkt 1.8.

Den opnåede kvalitet efter udfaldskravsbeskrivelsen bygger primært på en visuel/sub- jektiv bedømmelse af alle overflader ved:

❑ Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet.

❑ Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversi- den på høje skabe, under skabe/reoler på lave ben, bag radiatorer og lignende.

Hvis der opstår tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse af udfaldskravet skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes “fingermetoden”.

Mulig udluftning i et for det enkelte lokale passende tidsrum indgår i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet. Udluftning udføres ved, at et passende antal oplukke- lige vinduer (1-2 pr. lokale), hvor lukkeordningen sidder max. 2 meter fra gulvhøjde, lukkes op for udluftning i mindst den tid, det tager at gøre rent i lokalet.

Lokaler, som på lokalefortegnelsen ikke er tildelt et rengøringsprogram, skal ikke ren- gøres, medmindre der er anført en særlig rengøringsaktivitet eller rengøringshyppighed i lokalefortegnelsens bemærkningsrubrik.

Rengøring af, under og bag affaldsbeholdere, pyntegenstande med og uden op- hæng/fastgørelse, let flytbart inventar og inventar på hjul samt almindelige arbejdsred- skaber og lignende (eksempelvis papirkurve, potteplanter, bordlamper, telefoner, pc- borde, holder til skriveredskaber), indgår i rengøringsopgaven. Alle de omhandlede ob- jekter skal flyttes med mindst de frekvenser, hvor de indgår i forhold til nedenstående frekvensbestemte minimumsaktiviteter.

Rengøring af overflader, som kræver flytning af større eller tungere objekter indgår ikke i den almindelige opgave men kan aftales rengjort som hoved-/ekstrarengøring.

Frekvensbestemte aktiviteter

Ud over ovenstående udfaldskravrelaterede definitioner skal der, for dels at fastholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø og dels for periodisk at kunne anvende mere objek- tive kontrolmetoder, udføres følgende rengøringsaktiviteter:

1. Udluftning om muligt og forsvarligt omfattende, at et passende antal oplukkelige vinduer (1-2 pr. lokale), hvor lukkeordningen sidder max. 2 m. fra gulvhøjde dagligt

lukkes helt op for udluftning i mindst den tid, der dagligt eller med en anden fre- kvens gøres rent i lokalet.

2. Levering af plastposer og daglig udforing af affaldsbeholdere, som er blevet tømt

3. I toiletter, baderum, omklædningsrum, køkkener, klinikker og lignende skal alle na- turlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole-/bænkflader, kontak- ter, gelændere og områder på døre, karme og skillevægge), alle sanitære installati- oner og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode.

4. I kantiner og i fællesrum samt i grupperum i BFOer og daginstitutioner, skal gulvet rengøres dagligt med støvsugning og en fugtig eller våd metode.

5. I sportshaller skal der dagligt fjernes harpiksrester fra gulvet.

6. Børneborde og -stole i daginstitutioner rengøres med en våd metode minimum en gang ugentligt.

7. Alle øvrige håndtag, gelændere og lignende berøringsflader aftørres med en våd metode minimum en gang ugentligt.

8. Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og garderober vaskes grundigt minimum en gang ugentligt.

9. Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lig- nende) støvsuges grundigt minimum en gang ugentligt.

10. Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang ugentligt inklusive fjernelse af harpiks.

11. Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves en gang må- nedligt1.

Specielt for gulve

❑ Der skal på alle gulve anvendes gulvvaskemaskine, hvor dette er muligt eller hen- sigtsmæssigt.

❑ For alle gulve hvor materialet fordrer pleje af overfladen, skal der anvendes ”veksel- vask”, hvor der umiddelbart efter den periodiske fjernelse af ophobet plejefilm (samme dag), skal udlægges en plejende ”overfladefilm.

1 Definition på høje flader: Flader, der ikke kan nås af en assistent, der står på gulvet uden anvendelse af en stol, stige, lange teleskopstænger eller lignende. Høje flader er eksempelvis oven på høje skabe, fasthængte/monterede loftslamper, rørføringer, der er højt placeret, kortkasser, udluftninger (den udvendige del) og lignende.

❑ Rengøring af gulvpaneler, dørtrin og gulvafløb indgår som en del af opgaven ved hver gulvvask.

Ovenstående rengøringsaktiviteter skal udføres uanset, at tilstanden visuelt kan be- dømmes til at være i overensstemmelse med det fastsatte resultat/den fastsatte kvali- tet.

Ved kontrol af de ovennævnte fastlagte rengøringsaktiviteter kan der efter de fastlagte frekvenser anvendes andre kontrolmetoder end den visuelle herunder også “fingerme- toden”.

De fastlagte rengøringsoperationer, som skal udføres med mindre interval end dagligt, kan af Allerød Kommunes forlanges udført på fastlagte uge-/månedsdage (eksempel- vis hver mandag/hver den 1. mandag i måneden), og Leverandøren meddeler Allerød Kommune denne tilrettelæggelse på opfordring.

Herudover skal Leverandøren på alle toiletter på skoler, fritidslokaliteter og rådhuset opsætte en A5-tavle (whiteboard), hvor servicemedarbejderen efter hver rengøring skal slette tavlen og skrive dato, tidspunkt og signatur for den netop udførte rengøring.

1.8 Udfaldskrav ‌

Alle lokaler tjekkes med den fastsatte hyppighed, og nedennævnte tilstand opnås:

1. Æstetisk rent
Tilstand efter rengøring af:		Affald	Løst snavs	Fast plet	Fast flade
Almindelige primær- og se- kundærlokaler. Eks.: beboel- ser, grupperum, fællesrum, klasser, kontorer, gangarea- ler, trapper, depoter, og lig- nende	Inventar	* * *	* *	* *	* *
	Vægge	* * *	*	* *	*
	Gulve	* * *	* *	* *	* *
	Lofter	* * *	*	*	*

2. Hygiejnisk rent
Tilstand efter rengøring af:		Affald	Løst snavs	Fast plet	Fast flade
Særlige primærlokaler inklu- sive “våde rum”. Eks.: toiletter, baderum, køkkener (som eventuelt er en del af et større lokale), garderober, kantiner, klinikker og lignende	Inventar	* * *	* * *	* * *	* * *
	Vægge	* * *	* *	* * *	* *
	Gulve	* * *	* * *	* *	* *
	Lofter	* * *	* *	*	*

Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder.

Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikke-

person-nære eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nåhøjde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar).

På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som

– uanset korrekt udført rengøring – ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er op- løst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber).

Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på person- nære eller umiddelbart synlige overflader må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m2 pr. objektgruppe/snavstype.

Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan forholdsvist let findes.

Definitioner til RenhedsgradsSystemet Hvor skal der gøres rent?

Inventar: F.eks. møbler2, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler3, træningsmaski- ner af enhver art, større musikinstrumenter (udvendigt), vindueskarme, el kontakter, håndtag og greb, gelændere, papir- og affaldskurve inklusive almindelige og store makulatorer, rulleborde, billeder, håndvask4, toilet- kummer13, spejle13, træningsudstyr, større musikinstrumenter, teknisk ud- styr inklusive computere og internt glas inklusive glasdøre til det fri på begge sider.

Vægge: F.eks. døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inklusive inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/-sprosser.

Gulve: F.eks. gulvbelægninger (også under måtter og lignende), fodpaneler, dør- trin, måtter (både ved indgange og i opholdsrum), gulvriste (afløbs- og ra- diatorgravsriste), skinner og beslag.

Lofter: F.eks. riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning og belysning mon- teret i eller på loft.

2 Børneborde og -stole i daginstitutioner indgår en gang om ugen

3 Omhandler både almindelige kridttavler, whiteboard tavler og Smart Boards.

4 Inklusive fliser/flisekant

Hvad skal fjernes ved rengøring?

Affald: Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. Eksempelvis visne blade, clips, madrester inklusive tyggegummi, papirstykker og lig- nende.

Løst snavs: Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen. Eksempelvis:

❑ Tørt: aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv m.m.

❑ Flydende: pløre, væske, snesjap m.m.

Fast plet: Ved fast plet forstås urenheder og spild, som “hist og her” har hæftet sig. Eksempelvis fedt, fingeraftryk, olie, sparke- og skridmærker, vandpletter, kalk, rust og kaffepletter.5

Fast flade: Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som “i flader” har hæftet sig. Eksempelvis ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende.

Mindre urenheder

Ved mindre urenheder på ikke personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af lo- kalets/objektdistriktets rengøringskvalitet/-tilstand.

Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til person-nære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet.

Ubetydelige urenheder

Ved ubetydelige urenheder på person-nære eller umiddelbart synlige overflader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor.

F.eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse.

Det skal understreges, at disse fejl/mangler som udgangspunkt ikke må kunne konsta- teres.

Person-nære overflader

Ved person-nære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse.

Umiddelbart synlige overflader

Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet.

Fingermetode

5 Mindre pletter på tæpper, måtter og tekstile overflader på inventar fjernes. Større pla- mager, som eksempelvis en tabt kop kaffe, rengøres som ekstraarbejde ved tæppe- rensning (pr. regning/tilbud).

Ved fingermetoden forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm2

Høje flader

Xxxxxx, der ikke kan nås af en assistent, der står på gulvet uden anvendelse af en stol, stige, lange teleskopstænger eller lignende.

Høje flader er eksempelvis oven på høje skabe, fasthængte/monterede loftslamper, rørføringer, der er højt placeret, kortkasser, udluftninger (den udvendige del) og lig- nende.

1.9 Rengøringsinstruktioner ‌

For alle opgaver omhandlet i rengøringsydelsen gælder det:

1. at alle arbejdsoperationer skal udføres under størst mulig hensyntagen til alminde- lige og af Allerød Kommune eventuelt specifikt forlangte produkt- og producentan- visninger for de overflader, der rengøres.

2. at alle arbejdsoperationer skal udføres med den mindst mulige miljøbelastning, in- klusive arbejdsmiljøet for Leverandørens personale og lokalebrugerne, samt for det ydre miljø.

3. at alle omkostninger forbundet med nødvendig opretning af rengøringskvaliteten i forhold til de indlagte forudsætninger om kvalitet ved opgavestart, skal være inde- holdt i tilbuddet.

4. at et eventuelt behov for kvalitetsopretning, skal være tilendebragt senest to må- neder efter aftalestart.

5. at der i forbindelse med lukning, inklusive ferielukning i mere end to dage, skal fo- retages grovrengøring, inklusive fjernelse af affald efter lokaleanvendelsen den sidste dag inden lukningen (hvis der gøres rent om morgenen på dagen før luk- ning i mere end to dage, skal der samme dag efter ”lukketid” eller senest næste dags morgen foretages en ”tømmetur”). Denne ydelse skal være indeholdt i den tilbudte pris, idet Leverandøren ikke er berettiget til særskilt betaling for denne ydelse.

6. at overflader, som forskriftmæssigt skal vedligeholdes med eller på besigtigelses- tidspunktet er påført en plejende overflade, skal vedligeholdes i hele Aftaleperio- den.

7. at alle overflader, der kræver vedligehold med plejefilm, eller som ved aftalens start er påført olie, løbende udsættes for nødvendige beskyttende behandlinger gennem vekselvask eller forskriftsmæssig rengøring med olieklude eller tilsva- rende.

8. at polishforsegling som hovedregel ikke ønskes eller accepteres, men at der i stedet skal anvendes vaske-plejesystemer med ”vekselvask” i henhold til gældende vejled- ninger (undtaget herfra er særskilt indgåede aftaler, hvor polish anvendes på grund af gulvoverfladens tilstand).

9. at der efter eventuelt gennemførte opskuring eller 0-stillinger af gulve kan anvendes porrefylder, inden der opbygges den nødvendige plejefilm for at opnå og fastholde den fastlagte/ønskede kvalitet og holdbarhed.

10. at den fastlagte kvalitet og/eller de fastlagte frekvensbestemte aktiviteter (og de hertil hørende forventede kvaliteter) udføres til en højde svarende til, at opgaven kan udføres stående på gulvet eller en 2 trins trappestige og med anvendelse af mulige skaftredskaber (normalt indtil 3 meter over gulvet).

11. at Leverandøren i alle tilfælde, hvor den løbende rengøringsydelse ikke kan udføres optimalt på grund af omstændigheder på lokaliteten i forbindelse med eksempelvis bygningsarbejder, skal søge at opnå den bedst mulige kvalitet gennem omprioritering af indsatsen.

12. at eventuelt frigjorte ressourcer, som følge af manglende mulighed for at rengøre et eller flere lokaler i alle tilfælde skal anvendes til udførelse af aftalte ekstraydelser og herunder eventuelt efter en aftalt ”opsparing” af ressourcer, mens ændringen pågår.

13. at for alle overflader, hvor der i kravspecifikationen er fastlagt en daglig grundig ren- gøring (eksempelvis gulve der skal vaskes dagligt), for almindeligt løst inventar samt for alle overflader i sanitære rum, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke fore- komme på gulvoverflader eller overflader indtil 3 meter fra gulvet.

14. at Leverandøren efter aftalestart løbende og mindst to gange årligt skal meddele Al- lerød Kommune, hvor og i hvilket omfang hoved-/ekstrarengøring bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima.

15. at Leverandøren for alle lokaliteter skal kunne levere en eventuelt ønsket hoved-/eks- trarengøring i sommerperioden og heraf for alle daginstitutioner i uge 29 svarende til mindst 6 % af de årlige ressourcer for den enkelte lokalitet.

1.10 Optioner (rengøring)‌

Som option 6 kan Allerød Kommune blandt andet indkøbe følgende:

❑ Hoved-/ekstrarengøringsopgaver på opgave- eller timebasis som eksempelvis rengø- ring over 3 meter, nedvaskning af lofter/vægge, komplet afvaskning af træværk og

metalprofiler, tekstilrensning, opskuring med efterfølgende overfladebeskyttelse/-be- handling (eksempelvis porrefylder), reoliering med eller uden forudgående mattering eller slibning og lignende.

❑ Periodisk udførelse af ekstrarengørings- og tilknyttede serviceopgaver efter nærmere aftale. De tilknyttede serviceopgaver, som skal prissættes og som kan indkøbes er alene sådanne, som naturligt kan udføres af Leverandøren i forbindelse med udførel- sen af Ydelserne i øvrigt (eksempelvis at indsamle og vaske service).

❑ Dobbeltrengøring med samme kravspecifikation og minimumsopgaver af toiletter på alle skoler 200 dage pr. år og på alle BFOer 250 dage pr. år (rengøring til om morge- nen kl. 7:00 og igen mellem kl. 11:00 og kl. 13:00 efter nærmere aftale med den en- kelte lokalitet).

❑ Ekstrarengøring efter en eller flere af nedenstående kravspecifikationer i forbindelse med eksempelvis pandemier eller lignende:

▪ Model 1

Rengøring af alle naturlige kontaktpunkter i alle lokaler som eksempelvis dørhånd- tag, gelændere, armlæn, lyskontakter, greb på vaskemaskiner, tørretumblere, kø- leskabe og lignende, bordoverflader/-kanter, dørkarme og lignende6 samt rengø- ring af alle tastaturer og mus ved computere7 i forbindelse med den almindelige rengøring.

▪ Model 2

Rengøring af alle toiletter i henhold til ServiceManualens kvalitets- og minimums- krav og rengøring af alle naturlige kontaktpunkter i alle lokaler som eksempelvis dørhåndtag, gelændere, armlæn, lyskontakter, greb på vaskemaskiner, tørretumb- lere, køleskabe og lignende, bordoverflader/-kanter, dørkarme og lignende6 midt i anvendelsestiden.

▪ Model 3

6 Rengøring af kontaktpunkter skal udføres med helt rene mikrofiberklude (eventuelt engangsklude) fugtet med rengøringsvand (universelt rengøringsmiddel) og der må kun aftørres eksempelvis et håndtag eller en meter gelænder pr. ”side” på kluden (altså maksimalt ca. 8 håndtag eller ca. 8 meter gelænder pr. klud).

7 Med engangsklude tilsat rengøringsmiddel eller bedst med en dertil egnet engangs- serviet

anvendelsestiden samt støvsugning og vask af gulve i alle lokaler midt i anvendel- sestiden.

❑ Tilkøb af rengøringsydelser på lokaliteter, som ikke indgår i den bygningsmasse, som fremgår af tilbudslisten. Såfremt Allerød Kommune ønsker at udnytte denne option, vil der blive anvendt de i tilbudslisten angivne time- og opgavepriser samt refusionsbeløb (kr. pr. m2).

Såfremt Allerød Kommune vælger at udnytte alle eller enkelte af optionerne, gælder af- talen tilsvarende for Leverandørens udførelse heraf.

1.11 Rengøringsvilkår i øvrigt ‌

Under udførelse af de daglige, periodiske og eventuelt aftalte hoved-/ekstrarengørings- opgaver skal rengøringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gæl- dende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikkerhedsråd og lig- nende inklusive krav til instruktion og uddannelse af medarbejdere.‌

Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet nedenfor i de vinduespoleringsin- struktioner, inklusive kvalitet, sikkerhed og lignende, der skal fremsættes tilbud på.

2.1 Besigtigelse og lokaleoplysninger ‌

Som anført i punkt 1.10 i Udbudsbetingelserne har Tilbudsgiver inden for normal åb- ningstid mulighed for at besigtige de lokaliteter, som er omfattet af udbuddet. Herud- over kan Tilbudsgiveren besigtige lokaliteterne udefra.

Der er ikke foretaget en registrering eller optælling af vinduer og andre glasflader, men der er jævnfør bilag 3 foretaget en opgørelse af lokaler. Det skal hertil bemærkes, at alle opgørelser er af nyere dato, og at det derfor kan forventes, at de er rimeligt nøjag- tige. Tilbuddene skal beregnes på grundlag af udbudsmaterialet og på baggrund af de ved besigtigelsen konstaterede forhold.

Allerød Kommune gør opmærksom på, at de i bilag 3 angivne oplysninger om m2 og øvrige forhold vedrørende lokaler er opdateret i forhold til udbuddet. Allerød Kommune tager imidlertid forbehold for eventuelle fejl og mangler i de oplyste lokaleforhold. Even- tuelle fejl i de oplyste lokaleforhold reguleres efter indgåelse af Aftale jf. nedenfor.

Såfremt der efter aftaleindgåelse sker væsentlige ændringer i lokaleanvendelsen i for- hold til det, som er anført i udbudsmaterialet, og såfremt denne ændrede anvendelse medfører en ændring i vinduespoleringsindsatsen, som dokumenterbart medfører færre eller flere omkostninger for Leverandøren, er Allerød Kommune og Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet.

Leverandøren skal i forbindelse med opstart af aftalen kontrollere de udleverede lokali- tetsdata og inden 1. juli 2021 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklu- sive oplæg til tilpasning af vederlaget. Leverandørens ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet.

Leverandøren skal udarbejde og løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaven relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte vinduer og andre glasflader.

Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i hele Aftaleperioden således, at alle konstaterede og væsentlige ændringer indarbejdes mindst en gang om året.

Materialet skal være udarbejdet i en detaljeringsgrad der gør, at der er indeholdt samt- lige de oplysninger, der er nødvendigt for at kunne kalkulere opgaven i branchens op- målingssystem.

På Allerød Kommunes opfordring skal Leverandøren umiddelbart udlevere dataoplys- ningerne i en for Allerød Kommune læsbar datafil.

Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Allerød Kommunes ejendom, og Allerød Kommune forbeholder sig ret til at anvende det i en- hver sammenhæng inklusive gennemførelse af udbud og overlevering til andre.

Leverandøren skal straks gøre Allerød Kommune opmærksom på konstaterede æn- dringer, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op- eller nedadgående retning.

2.2 Vinduespoleringsomfang, -dage, og tidspunkt ‌

Generelt for alle områder:

❑ Vinduespoleringsarbejdet udføres efter de i dette bilag 2 anførte kravspecifikationer og instruktioner og med de ligeledes i dette bilag 2 anførte antal poleringer pr. år efter Allerød Kommunes beslutning om model.

❑ Vinduespoleringsarbejdet udføres som hovedregel på hverdage (mandag-fredag) og skal i videst muligt omfang tilrettelægges udført fra om morgenen.

❑ Vinduespoleringsarbejdet skal for alle lokaler så vidt muligt udføres uden gene for lo- kalebrugerne. For undervisnings- og mødelokaler og tilsvarende skal arbejdet normalt være udført inden kl. 8.00.

❑ Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 3. Leverandøren skal imid- lertid i alle tilfælde tilstræbe, at der inden for den samlede arbejdstid og -mængde medvirkes til, at der opnås det bedst mulige resultat, også selvom oprydning ikke har fundet sted.

I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring som lokalebrugerne har ansva- ret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af vinduespoleringen, skal Leve- randøren uopfordret og skriftligt melde dette til lokaliteten inklusive dokumentation.

❑ Det skal kunne aftales, at leverandøren mod betaling af dokumenteret tidsforbrug i for- bindelse med poleringen flytter eventuelle genstande inklusive pynt, inventar og lig- nende, som står i vejen for poleringen.

❑ Det skal kunne aftales, at leverandøren rapporterer om og mod betaling af dokumen- teret tidsforbrug i forbindelse med poleringen foretager afrensning i forbindelse med vinduespoleringen.

❑ Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo.

❑ Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles af Allerød Kommune i overensstemmelse med og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten.

❑ Allerød Kommune kan under Option 6 opgave-timepriser rekvirere ekstraarbejder. Af- tale herom indgås fra gang til gang, og Allerød Kommune fastsætter omfang, objekter, steder og karakteren af opgaven. Leverandøren er forpligtet til at udføre de pågæl- dende ydelser til de tilbudte timepriser.

2.3 Øvrige vilkår ‌

Udover ovennævnte vilkår, gælder for vinduespoleringsydelserne også de vilkår i afsnit

1.4 til 1.7, som ikke udtrykkeligt vedrører rengøringsydelserne, samt afsnittene 3 og 4.

2.4 Kvalitet ‌

Alle poleringer skal tage udgangspunkt i en poleringsprocedure for normalt besmud- sede glasflader. Eventuelle hærværkslignende efterladenskaber på glasfladerne, ud over en enkelt plet eller streg pr. glasflade, fjernes først efter forudgående aftale om omfang og pris.

Alle glasflader, som er poleret, herunder også kanter og hjørner på glasfladerne, skal efter poleringen fremtræde klare, fri for pletter samt uden striber og andre spor efter de anvendte redskaber, metoder og lignende.

Vindueskarme og -rammer, ud-/indvendige vægge, inventar, gulve, udvendige facader og lignende skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse.

Ved anvendelse af ”rent vand” til udvendig polering skal det sikres, at eventuelle ”lø- bere” fra det anvendte vand ikke medfører en farveforskel på karme, facader og lig- nende.

Det skal bemærkes, at det ved poleringen ikke må ske, at der drypper eller stænkes vand på andre overflader såsom eksempelvis karme, rammer, inventar og lignende, som medfører synlige farveforskelle eller lignende med mindre dryp og stænk fjernes umiddelbart efter vinduespoleringen, så det ikke kan ses, at det er sket.

Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skå- nestykker eller -fodtøj.

Eventuelle ”løbere” og/eller vand i vindueskarmen eller andre steder efter poleringen skal optørres.

Ud over selve poleringen skal poleringspersonalet, især i forbindelse med den indven- dige polering, fortage en grundig oprydning og optørring efter sig og sikre sig, at vindu- eskarme/-rammer aftørres indvendigt. Ved den udvendige polering skal bundrammerne aftørres efter poleringen.

2.5 Poleringshyppighed ‌

Der skal for alle lokaliteter afgives tilbud på polering i følgende tre forskellige modeller:

	Antal poleringer pr. år
Model	Udvendigt 8	Indvendigt 9	Internt 10	Ovenlys o.l.11	Mellem 12
1	1	1	1	½ 13	½13
2	2	2	2	½13	½13
3	3	3	3	1	1
4	4	4	4	1	1

I forbindelse med indgåelse af aftale kan det forventes, at der for hver lokalitetstype vil blive fastlagt den samme model.

8 = Den kolde side af glas, der er ”koldt” på den ene side. 9 = Den varme side af glas, der er ”koldt” på den ene side. 10 = Glas, der er ”varmt” på begge sider.‌‌

11 = Glas, der ikke er lodret- og/eller som sidder i tage og gavle, hvor der ikke er ophold i de lokaler, de vender ind imod eller hvor glasset kun kan nås med særligt udstyr.

12 = Mellem koblede ruder og forsatsruder (2 sider).

13 = hvert 2. år.

2.6 Poleringsplan og godkendelse ‌

Leverandøren skal tilrettelægge det aftalte poleringsarbejde ud fra ovenstående gene- relle vilkår, og der skal i henhold til beskrivelserne fastlægges en poleringsplan, som uopfordret meddeles Allerød Kommune senest den 1. maj hvert år (første gang den 1. maj 2021).

Poleringsplanen skal for et år af gangen fastlægge ugenumre for de enkelte poleringer således, at alle de for en af Leverandøren fastlagt periodes aktuelle vinduespolerings- opgaver udføres i sammenhæng over “hele” arbejdsdage, og således, at poleringen af- sluttes inden en lukkedag (lørdag, søn- eller helligdag).

Poleringen skal foretages i åbningstiden eller efter nærmere aftale med den enkelte lo- kalitet og varsles mindst en uge før, at selve poleringen iværksættes. Vinduespole- ringspersonalet skal på alle poleringsdage melde deres ankomst og afgang til lokalite- tens kontaktperson.

Opstilling af differentierede poleringsaktiviteter

Hvis den enkelte lokalitet anmoder herom, skal Leverandøren efter samråd med Alle- rød Kommune fremlægge forslag til en differentieret poleringsplan. Planen skal inde- holde en forventelig sikkerhed for, at samtlige glasflader poleres med en hyppighed, så de ikke kommer til at fremstå urimeligt snavsede.

Der skal i den differentierede poleringsplan tages udgangspunkt i den forventelige gen- besmudsning i forhold til eksempelvis internt, indvendigt og udvendigt, mod gader med meget trafik-os og mod gårde og lignende, de forskellige bygningsafsnit og etager, den repræsentative værdi og lignende.

2.7 Vinduespoleringsinstruktioner Generelt ‌‌‌

Tilbudsgiver skal i Skema 3, Tilbudslisten afgive tilbud på fire forskellige modeller med forskellige vinduespoleringsfrekvenser. Allerød Kommune vil kunne anvende en eller flere af disse forskellige modeller efter vurdering af behov og økonomi for lokalitetsty- per eller for enkelte lokaliteter.

I forbindelse med aftaleindgåelsen bestemmer Allerød Kommune for hver af de enkelte lokaliteter, hvilken model (1-4) der skal leveres.

I Aftalens løbetid kan Allerød Kommune med et varsel på en måned kræve, at Leve- randøren anvender en anden frekvensmodel på en, flere eller alle lokaliteter.

Vinduespoleringen omfatter alle glaspartier, som udgør en del af den enkelte lokalitet både internt, eksternt og imellem koblede eller på anden måde oplukkelige ruder og forsatsvinduer. Dette gælder uanset, hvilke hjælpemidler og værktøjer inklusive lift, stil- lads eller lignende, der skal anvendes for at gennemføre poleringen.

Allerød Kommune stiller alle aktuelt forefindende hjælpemidler, fastgørelsesanordnin- ger og lignende til rådighed for Leverandøren.

Vinduespoleringsarbejdet skal tilrettelægges og udføres på tidspunkter efter nærmere aftale med den enkelte lokalitet, der vil skulle sikre, at Leverandøren får uhindret ad- gang til de enkelte lokaler og glasflader.

Alle vinduespoleringsrutiner skal udføres på en så miljøskånsom måde som muligt og uden at genere aktiviteten hos lokaliteten i øvrigt.

Vinduespoleringen må ikke påbegyndes, før det er undersøgt, om bygningsdele eller fastgørelsesordninger, som vinduespoleringspersonalet skal benytte, er sikre.

Såfremt der til vinduespoleringen er indrettet eller forefindes specielle vinduespole- ringsarrangementer, stilles de vederlagsfrit til rådighed ved arbejdets udførelse. Det er da et krav, at dette materiel som anvendes af Leverandøren, efterses og afleveres for- skriftsmæssigt og i samme stand som det blev modtaget.

Leverandøren skal efter polering lukke alle hasper, håndtag, andre lukkeanordninger samt skrue alle skruer i, som måtte være åbnet eller løsnet for at kunne udføre vindu- espoleringsopgaven.

Leverandøren skal sikre, at alle sikkerhedsmæssige forholdsregler iagttages under ar- bejdet hos Allerød Kommune.

Leverandøren skal straks meddele lokaliteten, hvis der konstateres mangler ved vindu- ernes lukkeanordninger. Det skal også meddeles lokaliteten, hvis der konstateres fejl ved sikringsbeslag, poster, plader og lignende. Hvis sådanne fejl konstateres, må vin- duespolering ikke foretages, før udbedring af fejlen har fundet sted.

Leverandørens personale er forpligtet til at overholde alle Allerød Kommunes nuvæ- rende og eventuelt fremtidige stedlige sikkerhedsbestemmelser.

2.8 Vinduespoleringsvilkår i øvrigt ‌

Under udførelse af de aftalte opgaver skal vinduespoleringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndig- heder, branchesikkerhedsråd og lignende.

2.9 Optioner (vinduespolering)‌

Under option 6 kan Allerød Kommune indkøbe følgende:

1. Ekstraopgaver, som eksempelvis afrensning eller -skrabning af vinduer, nedvaskning af vinduesrammer, lameller og lignende. Ekstraopgaver udføres kun efter forudgå- ende aftale om omfang, og Leverandørens vederlag skal baseres på de tilbudte time- priser.

2. Tilkøb af vinduespoleringsydelser på lokaliteter, som ikke indgår i den bygnings- masse, som fremgår af tilbudslisten. Såfremt Allerød Kommune ønsker at udnytte

denne option, vil der som udgangspunkt blive anvendt de i tilbudslisten angivne time- priser eller efter nærmere aftale.

3 Oprydning og klargøring 14 ‌

For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbejdet, er der fastlagt grænseflader mellem hvilke opgaver, som Leverandøren skal udføre, og hvilke opgaver, brugerne af de enkelte lokaliteter, skal udføre.

3.1 Generelt ‌

Generel oprydning og klargøring forud for rengøring/vinduespolering skal ikke udføres af Leverandøren. Det er derfor heller ikke Leverandørens ansvar, at disse opgaver ud- føres.

Dette medfører, at der ikke kan kræves udført rengøring eller vinduespolering på over- flader eller dele af overflader, som ikke er tilgængelige eller synlige som følge af mang- lende oprydning eller klargøring, eller som følge af andre forhold, for hvilke Allerød Kommune (lokaliteten) bærer ansvaret for.

Nedenstående afsnit 3.2 og 3.3. præciserer for henholdsvis rengøring- og vinduespole- ring, hvilken oprydning/klargøring, som indgår i Leverandørens ydelser.

3.2 Rengøring ‌

Almindeligt mindre og/eller lettere inventar, arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skri- veredskaber pc-tastatur og lignende) og mindre/let flytbart inventar på hjul (kontorstole, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende) skal af Leverandøren flyttes jævnligt (mindst en gang om ugen) med henblik på opnåelse af den fastlagte kvalitet.

Mindre udsmykningsgenstande i begrænset omfang flyttes ligeledes af Leverandøren i forbindelse med rengøringsarbejdets udførelse (eksempelvis 1-2 potteplanter i en al- mindelig vindueskarm eller 2-3 billeder eller tilsvarende på et skrivebord).

Rengøring af overflader, som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende, indgår ikke i rengøringsopgaven.

Fjernelse af hærværkslignende besmudsninger, i form af eksempelvis graffiti, skrid- mærker op af vægge og døre samt spildt væske i større mængder, er ikke omfattet af kravet til opnåelse af den fastlagte rengøringskvalitet, medmindre de aktivitetsbestemte metoder og hyppigheder angiver, at den pågældende overflade skal rengøres med en bestemt metode og/eller hyppighed, der vil fjerne besmudsningen.

Leverandøren skal i alle tilfælde udvise den størst mulige fleksibilitet og skal søge at

14 Rengøring og vinduespolering

udføre den aftalte aktivitet eller tilvejebringe den aftalte kvalitet. I tilfælde af, at det medfører et forbrug af ikke normeret tid, meddeles det til lokalitetens kontaktperson el- ler Allerød Kommune, der tager stilling til, om der skal suspenderes opgaver, der imø- degår den anvendte tid, eller om der skal fremsendes faktura på ekstraarbejdet.

I tilfælde af at Leverandøren, som følge af mangelfuld oprydning, klargøring eller hær- værkslignende besmudsninger, oplever vanskeligheder med at udføre rengøringsarbej- det eller at opnå den fastlagte kvalitet, skal det straks meddeles lokalitetens kontakt- person eller Allerød Kommune.

Hvis et eller flere lokaler, på grund af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværks- lignende besmudsninger ikke er rengjort i overensstemmelse med kvalitetskravene, skal Leverandøren senest ved rengøringsarbejdets afslutning den pågældende dag gi- ves skriftlig besked til lokalitetens kontaktperson eller Allerød Kommune.

Som nævnt kan Allerød Kommune når som helst vælge, at den tilstedeværende ar- bejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse inden for det planlagte arbejds- tidsrum og under hensyntagen til den aktuelle overenskomsts eventuelle begrænsnin- ger. Dette gælder også, hvis det som følge af en ændring i den almindelige brug af lo- kalerne umuliggøres at følge den ellers fastsatte rengøringsplan (eksempelvis i forbin- delse med ombygninger og omflytninger).

Medmindre andet er specifikt angivet, vil Allerød Kommune tilstræbe, at den oprydning, klargøring og rengøring samt enkelte rengøringsopgaver, som Allerød Kommunes lo- kalebrugere eller andre udfører, omfatter de nedenfor angivne opgaver.

I det følgende er der således oplistet, hvilke opgaver, der ikke skal udføres af Leveran- døren, men som forudsættes at være udført af andre forinden rengøringsarbejdets start.

Når der i nedenstående omtales ”borgerrettede” rum, hvor teknisk udstyr rengøres af Leverandøren forstås ”ikke kontorarbejdspladser”, hvor det er borgere/brugere der an- vender udstyret.

Medmindre andet er specifikt anført, omfatter den oprydning og klargøring som skal ud- føres af andre end Leverandøren:

❑ Placering af alt almindeligt affald og genbrugspapir i affaldsbeholdere og genbrugs- kasser

❑ Fjernelse/bortskaffelse af andet tungt og/eller stort affald end det der direkte indgår i rengøringsydelsen (pap, papkasser, bøger og lignende der ikke kan være i af- faldsbeholderne)

❑ Tømning af affaldsbeholdere i undervisningsrum på skoler 15

15 Leverandøren skal dog tømme affaldsbeholderne den sidste rengøringsdag før luk- keperioder af mere end tre dage.

❑ Almindelig aftørring af tavler med tør eller fugtig klud eller svamp

❑ Påpladssætning af inventar, inklusive mulig varieret samling, opsætning eller op- hængning af lettere stole og taburetter (eksempelvis i lokaler der anvendes til un- dervisning, dagpasning og tilsvarende)

❑ Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende

❑ Afrydning/fjernelse af service/flasker

❑ Xxxxxx/maskinel opvask

❑ Fjernelse/bortskaffelse af spild (optørring med papir eller lignende)

❑ Grovskylning/grovrengøring af laboratorievaske, udslagsvaske og kummer for ke- mikalierester, farve og andet spild/affald

❑ Renholde høvlebænke og lignende arbejdsborde

❑ Renholde/flytte/nedtage diverse (elev-) lokaleudsmykning og efterladenskaber her- fra

❑ Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer

❑ Blomsterpasning og lignende

❑ Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende

❑ Oprydning og rengøring af værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne (inklu- sive puslepuder og lignende)

❑ Almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske, hårde hvidevarer, køkkeninventar og køkkenskabe

❑ Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj og lignende

❑ Vask af tøj, klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder, ma- drasser og lignende

❑ Tømning af børnegarderober minimum en gang ugentligt

❑ Teknisk rengøring16 af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf

16 Teknisk rengøring omfatter overflader på teknisk udstyr som ikke er umiddelbart til- gængelige (eksempelvis glaspladen under låget på en kopimaskine, papirskuffer i fax- og kopimaskiner, printere og lignende).

❑ Rengøring af skærmfronte, tastaturer og mus

❑ Grovfejning af grupperum og fællesrum i daginstitutioner og SFOer og i undervis- ningslokaler og grupperum i skoler

❑ Renholdelse af service, hårde hvidevarer, køkkeninventar, køkkenvaske med tilhø- rende blandingsbatterier, emhætter og lignende i madkundskabslokaler.

De oprydnings- og rengøringsopgaver, der indgår i ovenstående, skal ikke udføres af Leverandøren.

Leverandøren skal efter aftale herom registrere og billeddokumentere den manglende oprydning og klargøring, samt udføre den nødvendige oprydning, klargøring og rengø- ring i situationer, hvor Allerød Kommune vurderer, at det er nødvendigt af hensyn til lo- kalets brugere.

3.3 Vinduespolering ‌

Leverandøren skal flytte enkelte objekter som eksempelvis mindre blomster og planter, udstillingsgenstande, papirer eller tilsvarende og stille det på plads efter poleringen.

Yderligere oprydning og klargøring af diverse borde, vindueskarme og lignende skal ikke udføres af Leverandøren med mindre det er specifikt aftalt.‌

Alle former for kvalitetssikring skal af Leverandøren gennemføres som en aktionspræ- get- og ikke som en reaktionspræget ledelsesindsats.

4.1 Rengøring ‌

På baggrund af kravspecifikationerne for ydelserne, skal Leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse.

Det er en forudsætning for kvalitetssikringen, at der for alle lokaliteter og lokaler tilrette- lægges og gennemføres en hyppig og grundig kontrol. Samtlige lokaler på alle lokalite- ter skal således af Leverandørens Serviceledelse kontrolleres mindst én gang måned- ligt.

Leverandøren skal ud fra de foretagne kontrolhandlinger foretage en løbende rapporte- ring til Allerød Kommunes kontaktpersoner/opgaveansvarlige.

Leverandøren skal dagligt rapportere til den enkelte lokalitet om alle eventuelle afvigel- ser i relation til ydelsen. Herudover skal Leverandøren tage initiativ til og sikre, at der

planlægges og gennemføres månedlige koordinerings- og opfølgningsmøder (service- besøg) mellem lokalitetens kontaktperson og Leverandørens serviceleder.

Leverandøren skal ved alle gennemførte kontroller og/eller opfølgninger i forhold til kvaliteten eller andre forhold notere formålet og resultatet i en af Leverandøren leveret kontaktbog med nummererede sider, der skal forblive på den enkelte lokalitet.

Leverandøren skal på alle rengøringsdage kontrollere, om der er angivet bemærknin- ger i kontaktbogen, agere på bemærkningerne og skriftligt tilkendegive en kommentar i bogen.

Herudover skal Leverandøren udarbejde og placere en ”driftsmappe” på alle lokaliteter indeholdende de aktuelle tegninger, lokalefortegnelser, arbejdsinstruktioner, medarbej- der- og ledelsesoplysninger og lignende.

Leverandøren skal ved det planlagte månedlige møde (servicebesøget) sikre, at der er enighed om, hvilke dage og på hvilke tidspunkter rengøringen skal udføres, samt om der er brug for ændringer på grund af lokalitetens aktiviteter eller andet. Der skal uden udgift for Allerød Kommune, og op til 10 gange om året, være mulighed for, at tidsrum- met for rengøring aftales flyttet til et andet tidsrum end det ellers aftalte (eksempelvis til efter kl. 22:00 på daginstitutioner på grund af aftenmøder eller lignende).

Den sidste dag eller hverdag (mandag - fredag) i hver måned, skal Leverandøren via E-mail fremsende et link til en ServiceRapport til lokaliteternes kontaktperson. Kontakt- personen skal direkte via linket overføres til en af Leverandøren udarbejdet Service- Rapport, hvor alle de nødvendige oplysninger, spørgsmål og svar skal være på en og samme side (et skærmbillede).

Hvis kontaktpersonen er fraværende, og der kommer en ”fraværsmail” retur, skal Leve- randøren sende en mail med linket til en på forhånd aftalt eller i ”fraværsmailen” oplyst mailadresse.

Kontaktpersonen skal udfylde og sende ServiceRapporten, og når det er sket, skal det åbnede link lukkes helt, og der skal sendes en ”kvitteringsmail” til Kontaktpersonen med den udfyldte ServiceRapport med henblik på kontaktpersonens arkivering af Ser- viceRapporten til senere brug.

I ”kvitteringsmailen” skal der være umiddelbar mulighed for, at kontaktpersonen kan annullere den indsendte ServiceRapport samt udfylde og indsende en ny ServiceRap- port.

Teksten i de udsendte mails fastlægges af Allerød Kommune blandt andet på bag- grund af forslag fra Leverandøren.

Den nærmere udformning af og indholdet i ServiceRapporten besluttes af Allerød Kom- mune på baggrund af blandt andet forslag fra Leverandøren, og der skal som minimum være indeholdt de oplysninger og spørgsmål, som fremgår nedenfor.

Herudover skal ServiceRapporten indeholde et link til den til enhver tid senest opdate- rede ServiceManual, som udarbejdes af Allerød Kommune og der skal kunne indlæg- ges forskellige baggrundstekster, som kontaktpersonen kan få vist ved et tryk på en

knap.

Der skal altid være indeholdt et spørgsmål til kontaktpersonens tilfredshed med den le- verede rengøringskvalitet og det oplevede samarbejde med Leverandørens ledelse.

Det skal være så nemt som muligt for kontaktpersonen at udfylde ServiceRapporten, og det skal kunne ske ved, at der klikkes på et smileyikon for henholdsvis kvalitet og samarbejde og herefter et klik på afslut.

Der skal til alle spørgsmål være mulighed for at angive eventuelle opmærksomheds- punkter eller lignende.

Hvis der til et spørgsmål svares ”Utilfreds” eller ”Meget utilfreds”, skal Kontaktpersonen angive en begrundelse for svaret, inden der kan gås videre til næste afkrydsning, eller inden afsendelse af ServiceRapporten kan foretages.

Der skal være mulighed for, at Allerød Kommune med en måneds varsel kan kræve anført yderligere spørgsmål på ServiceRapporten til besvarelse. Dette kan eksempelvis være spørgsmål i forhold til servicemedarbejdernes sproglighed (”Kan du kommunikere med mindst en af Servicemedarbejderne på lokaliteten? - ja/nej) eller identifikation af servicemedarbejder (Er der på aftalt sted på lokaliteten placeret en planche med bil- lede og navn for den/de faste servicemedarbejder/servicemedarbejdere? - ja/nej).

Hvis Leverandøren ikke har modtaget den udfyldte ServiceRapport fra Kontaktperso- nen fem hverdage efter udsendelsen, skal Leverandøren via mail sende en rykker til Kontaktpersonen. I rykkeren skal det fremgå, at kontaktpersonen skal svare inden to hverdage.

Alle ServiceRapporter der returneres af kontaktpersonerne med angivelse af karakte- ren ”Utilfreds” eller ”Meget utilfreds”, skal umiddelbart i forbindelse med kontaktperso- nens besvarelse automatisk videresendes til Allerød Kommunes controller.

For hver måned skal der via E-mail fremsendes oplysning til Allerød Kommune om ikke rettidigt modtagne ServiceRapporter. Oplysningen skal indeholde en oversigt over lo- kaliteternes ID nr., navn og kontaktperson inklusive mail og telefon.

Hvis ikke der modtages en elektronisk udfyldt ServiceRapport fra Kontaktpersonen skal Leverandøren sørge for, at der tages kontakt til kontaktpersonen eller gennemføres et

opfølgende ServiceBesøg, så det sikres, at kontaktpersonen udfylder den elektroniske eller en manuel ServiceRapport. Hvis kontaktpersonen ikke kan træffes, og hvis der ikke er anden på lokaliteten, der vil udfylde ServiceRapporten, skal Leverandøren ud- fylde ServiceRapporten med tydelig angivelse af, at det er en egenkontrol, og Leveran- døren skal meddele kontaktpersonen dette via mail inklusive vurderingen og eventuelle kommentarer.

Forud for hvert af de månedlige kvalitets- og samarbejdstjek (ServiceBesøget), skal Le- verandørens ledelse have gennemgået og kontrolleret samtlige lokaler på lokaliteten, og Leverandørens ledelse skal have udarbejdet en rapport med angivelse af eventuelle afvigelser og en handlingsplan for udbedring af eventuelle mangler.

På ServiceBesøget drøftes rapporten med lokalitetens kontaktperson inklusive kontakt- personens egne observationer siden sidste møde, og leverandøren registrerer hvilke eventuelle yderligere opmærksomhedspunkter som Leverandøren skal agere på og hvornår.

Der skal ved angivelse af karakteren anvendes en skala for både kvaliteten og samar- bejdet svarende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af overensstemmelsen mellem det aftalte og det leverede i perioden fra sid- ste ServiceBesøg.

Meget tilfreds	Xxxxxxxx	Utilfreds	Meget utilfreds

Definition
Fuld overensstem- melse, eventuelt med en ekstra indsats og/eller en ekstra god service	Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke-betydende mang- ler eller afvigelser	Manglende overens- stemmelse på grund af enkelte betydende mangler eller afvigel- ser, som dog er blevet rettet efter henven- delse herom	Ingen overensstem- melse på grund af ge- nerelle mangler eller afvigelser eller på grund af enkelte bety- dende mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter hen- vendelse herom

Leverandøren skal senest den 15. hverdag i måneden efter, via mail og i et Excel ark, fremsende en samlet oversigt over alle ServiceRapporter for den foregående måned til Allerød Kommune.

Oversigten skal være udfyldt for alle lokaliteter inklusive for dem, hvor det har været nødvendigt for Leverandøren at udføre og rapportere en grundig egenkontrol.

På baggrund af de månedsvise gennemførte kvalitets- og samarbejdstjek, skal Leve- randøren til Allerød Kommune og/eller Allerød Kommunes controller fremsende en elektronisk kvalitetsrapport for alle de omhandlede lokaliteter.

Leverandøren skal samtidig med fremsendelse af den elektroniske kvalitetsoversigt fremsende en samlet oversigt over lokaliteter, hvor det 1) har været nødvendigt at kon- takte eller møde op på lokaliteten for at få ServiceRapporten udfyldt, og 2) hvor der er udført egenkontrol. Oversigterne skal indeholde oplysning om lokalitetsnummer og navn samt navn og e-mail på lokalitetens kontaktperson.

Eksempel på indholdet i kvalitets- og samarbejdsoversigten baseret på den enkelte lo- kalitets vurdering af kvaliteten og samarbejdet siden sidste ServiceBesøg eller med Le- verandørens egenkontrol:

Allerød Kommune forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandøren, udover indhentning og opstilling af de samlede karakterer og gennemsnit for de enkelte lokaliteter, også indhenter og udarbejder oversigter for forskellige assistentområder, objektgrupper og snavstyper (eksempelvis gulve, inventar og sanitet).

Alle de af den enkelte lokalitet angivne uddybende kommentarer skal fremgå af over- sigterne indskrevet som kommentar i den for den enkelte måned angivne rubrik og kommentarer skal være ”vist” i den for den enkelte måned fremsendte oversigt.

Ud over angivelse af de enkelte lokaliteters karakterer, med tilhørende eventuelle ud- dybende kommentarer, skal der i rapporten være angivet Leverandørens kommentarer inklusive aftalte og gennemførte opretningstiltag og handlingsplaner.

Herudover skal der for alle karakterer med farverne rød eller gul angives både lokalite- tens og Leverandørens bemærkninger til årsag og reaktion.

Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren.

Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer:

❑ Rengøringsinstruktion

❑ Procedure for medarbejdernes egenkontrol

❑ Procedure for serviceledelsens inspektion

❑ Fejlmeldingsprocedure

❑ Opfølgning på aftaler

❑ Servicebesøg/-rapporter

❑ Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering

❑ Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt

❑ Reaktionstider

Formålet hermed er at sikre, at de aftalte rengøringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Allerød Kommunes kontaktpersoner og andre.

Alle gennemførte kvalitetskontroller skal skriftligt og elektronisk rapporteres til den en- kelte lokalitets kontaktperson.

Leverandøren skal på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbed- ring af kvaliteten eller samarbejdet, deltage i det antal opfølgningsmøder, som Allerød Kommune eller lokaliteten beslutter.

Leverandøren skal i en indkøringsperiode på seks måneder efter opstart foretage en hyppigere opfølgning og kontrol af kvaliteten i alle omhandlede lokaler, samt i hele afta- leperioden minimum fire gange årligt aflevere/fremsende en samlet kvalitetsrapporte- ring for alle de omhandlede opgaver, inklusive en specifik angivelse af eventuelle for- slag til justeringer i ydelsen.

Ved gennemførelse af de jævnlige kvalitetskontroller er det et krav, at kontrollen gen- nemføres i alle bygninger, på alle etager, i alle rengøringsområder, i alle lokaletyper og på alle overfladetyper, samt at kontrollen gennemføres ud fra en dokumenterbar stati- stisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler og disses antal.

Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele lokaliteten dette, inklusive hvad Leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen, samt hvilke tiltag Leverandøren vil iværksætte for at undgå at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. Allerød Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver misligholdelse skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal ta- ges for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover.

Allerød Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leverandøren i en periode gennemfører en skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides efter en af kommunen fastlagt procedure, og/eller hvor kontrollerne gennemføres efter en af kommunen fastlagt hyppigere frekvens end ellers fastlagt.

Leverandøren skal senest tre måneder efter kontraktstart opgøre eventuelle ændringer i den normerede arbejdstid pr. lokalitet pr. dag og pr. år og oplyse disse til Allerød

Kommune i en samlet oversigt. Leverandøren skal løbende opdatere og uopfordret fremsende en opgørelse til Allerød Kommune ved alle efterfølgende gennemførte æn- dringer af arbejdstiden på en eller flere lokaliteter.

Leverandøren skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen oplyse den kalkulerede og der- med forventeligt normerede arbejdstid pr. lokalitet pr. år, som er indeholdt i tilbudssum- men.

❑ Hvis det aftales, at rengøringsarbejdet udføres i en del af lokalitetens åbningstid (in- klusive en eventuel ”dobbeltrengøring” midt på dagen), skal Leverandøren som et ele- ment i kvalitetssikringen sørge for, at der opsættes tjektavler i alle toiletter og lignende ”følsomme” lokaler.

Servicemedarbejderen skal på disse tavler og ved hver rengøring notere dato, tids- punkt og initialer ved rengøringens afslutning.

Tavlerne er i A5, og Leverandøren skal montere en fortrykt planche fortrykt med op- lysning om lokalitetens navn, lokalets nummer og indenfor tidsrummet, hvor rengørin- gen udføres.

Leverandøren skal i tavlerammerne montere en fortrykt whiteboardtavle eller en for- trykt papirplanche med plastikforside, hvor tekst skrevet med touch kan viskes af, så der kan skrives en ny tekst ved hver rengøring.

Leverandøren er ansvarlig for, at de af Allerød Kommune opsatte tavler kontrolleres dagligt, og at der straks gives besked, hvis en tavle er i stykker eller mangler.

❑ Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal Leverandøren på hver lokalitet opsætte en A4-tavle med en fortrykt planche med lokalitetens navn, hvor alle servicemedarbej- dere der arbejder på lokaliteten ved hver rengøring noterer dato, start- og sluttids- punkt samt initialer.

❑ Hvis den enkelte lokalitet eller Allerød Kommune ønsker det, skal Leverandøren op- sætte to eller flere tavler med plancher, der med billede og navn oplyser hvilke ser- vicemedarbejdere, der varetager rengøringen, kontaktoplysninger til kontaktpersonen på lokaliteten og til Leverandørens serviceleder, oplysning om rengøringsdage og tidsrum samt en tegning over lokaliteten.

❑ Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal Leverandøren tilrettelægge de fastlagte mi- nimumsopgaver således, at de opgaver, der skal udføres en gang om ugen udføres på en fast ugedag, og de opgaver som skal udføres en gang om måneden udføres på den samme ugedag og på et fast ugenummer (eksempelvis den første fredag hver måned).

Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal rengøringsarbejdet én gang om ugen eller én gang om måneden, og i dagens lyse timer, udføres i dagtimerne på en lørdag, søn- eller helligdag eller en anden dag, hvor lokaliteten ikke anvendes.

Allerød Kommune forbeholder sig ret til at kræve denne tilrettelæggelse anvendt selek- tivt pr. lokalitet med et varsel på maksimalt fire måneder. Leverandøren er i sådanne tilfælde ikke berettiget til ekstrabetaling, kompensation eller erstatning.

Ved en eventuel anvendelse af supplementet for en, flere eller alle lokaliteter udgår der tilsvarende en ellers ”normal” rengøringsdag. I normale situationer vil det være rengø- ringen mandag morgen eller fredag eftermiddag (ved valg af modellen om én gang om ugen) eller den første mandag morgen eller fredag eftermiddag i måneden (ved valg af modellen om én gang om måneden), der udgår.

Ved en eventuel anvendelse af ovenstående supplement skal de frekvensbestemte ak- tiviteter, der skal udføres hver uge eller sjældnere, tilrettelægges således, at der på da- gen med rengøring i de lyse timer udføres en maksimal indsats på alle overflader.

4.2 Minimumsledelse Rengøring ‌

Leverandøren skal for den samlede rengøringsaftale sikre og dokumentere, at der kon- stant og i hele kontraktperioden - inklusive nødvendige vikarer i forbindelse med fravær

- er tilstedeværelse af et ledelsesmæssigt niveau der dedikeret og med den nødven- dige faslighed og kompetence varetager ledelse af de serviceydelser, som Leverandø- ren leverer til Allerød Kommune svarende til:

❑ To mobile fuldtids serviceledere.

❑ Faste tilsynsførende på de større lokaliteter (de seks skoler og rådhuset) med en dag- lig samlet tilsynstid svarende til minimum ½ fuldtidsstilling.

❑ En service-/drifts-/regionschef svarende til 10 hele dage om året i forbindelse med af- holdelse af statusmøder og andre aktiviteter som fastlægges af Allerød Kommune.

❑ En planlægger som i alle tilfælde af ændringer i lokaledata for aktive eller nye lokalite- ter udfører de forudsatte ændringer til Allerød Kommune svarende til en samlet ind- sats på ca. 200 timer pr. år.

4.3 Vinduespolering ‌

På baggrund af udbudsmaterialet skal Leverandøren iværksætte de fornødne instrukti- oner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse.

Leverandøren skal løbende rapportere til Allerød Kommunes kontaktpersoner om alle eventuelle afvigelser.

Leverandøren skal senest en måned forud for hvert aftaleår fremsende en samlet Pole- ringsplan til Allerød Kommune med angivelse af ugenummer for de i henhold til krav- specifikationen besluttede poleringsfrekvenser for hver lokalitet.

Poleringsplanen skal afstemmes efter Allerød Kommunes beslutning om poleringshyp- pighed således, at der ved eksempelvis polering tre gange om året ikke er mere end maksimalt 20 uger mellem to poleringer.

Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren.

Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer:

❑ Vinduespoleringsinstruktion

❑ Procedure for melding om poleringstidspunkt

❑ Procedure for medarbejdernes egenkontrol

❑ Procedure for serviceledelsens inspektion

❑ Fejlmeldingsprocedure

❑ Opfølgning på aftaler

❑ Servicebesøg/-rapporter

❑ Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering

❑ Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt

❑ Reaktionstider

Formålet hermed er at sikre, at de aftalte vinduespoleringsydelser leveres til den fast- satte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Allerød Kommunes kontaktper- soner og andre.

En uge forud for den planlagte vinduespolering, skal Leverandøren til lokalitetens kon- taktperson elektronisk via E-mail fremsende oplysning om den konkrete dato, hvor vin- duespoleringen vil blive påbegyndt, og Leverandøren skal til enhver tid kunne doku- mentere fremsendelsen over for Allerød Kommune.

På baggrund af mailen skal lokaliteten have mulighed for, at der ved kontakt inden for to hverdage kan aftales vinduespolering på en anden dato. Hvis dette sker, skal Leve- randøren fremsende en bekræftelse på den nye og aftalte dato for vinduespoleringen.

På den dato hvor vinduespoleringen afsluttes, skal Leverandøren sendes en E- mail til lokaliteten med oplysning om, at vinduespoleringen er færdig. I mailen skal det være angivet, at kontaktpersonen inden fem hverdage skal svare til Leverandøren, hvis der ikke er tilfredshed med den udførte vinduespolering.

Hvis lokaliteten svarer, at der ikke er tilfredshed med vinduespoleringen, skal Leveran- døren kontakte lokaliteten inden tre arbejdsdage, og der skal træffes aftale om udbed- ring senest fem arbejdsdage efter den planlagte vinduespolerings afslutning.

Leverandøren skal over for Allerød Kommune kunne fremlægge alle henvendelser og aftaler i relation til manglende kvalitet eller lignende.

Hvis Leverandøren ikke har modtaget kommentarer fra lokaliteten senest fem hver- dage efter den udførte vinduespolering, betragtes vinduespoleringen som godkendt.

Teksten i de udsendte mails fastlægges af Allerød Kommune blandt andet på bag- grund af forslag fra Leverandøren.

Leverandøren skal i samarbejde med Allerød Kommune og/eller en af Allerød Kom- mune valgt controller gennemføre de af Allerød Kommune eller lokaliteterne besluttede opfølgningsmøder på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbed- ring af kvaliteten eller samarbejdet.

Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele lokaliteten dette, hvad Leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen samt hvilke tiltag, Leverandøren vil iværksætte for at undgå, at tilsva- rende misligholdelse indtræffer fremover.

Allerød Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver misligholdelse skal brin- ges til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Allerød Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leveran- døren i en periode gennemfører en af Kommunen fastlagt skærpet kontrol, hvor omfan- get af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres efter en af kommunen fastlagt hyppigere frekvens end ellers fastlagt.

Bilag 3: Lokaledata

Allerød Kommune

Udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice

Bilag 3 Lokaledata (tegninger og lokalefortegnelser)

Bilag 3: Lokaledata (tegninger og lokalefortegnelser)

Alle de lokaliteter, bygninger og lokaler i Allerød Kommune, der indgår i udbuddet, er opgjort i et ensartet system og format.

Der foreligger og er således via Mercell udsendt lokalefortegnelser og tegninger for alle bygninger i Data Know How og i PDF-format.

Herudover er der via Mercell udsendt en importfil til Data Know How.

For alle lokaler gælder det, at de under bemærkningsrubrikken på lokalefortegnelsen for de enkelte lokaler eventuelt anførte specielle udførelseskrav går forud for de i bilag 2 nævnte rengørings- og vinduespoleringsinstruktioner.

Bilag 4: Arbejdsklausul

Kr. pr. m2 pr. dag

Hverdage 05.00 - 17.00

Hverdage 17.00 - 22.00

Hverdage 22.00 - 05.00

Søn- og
helligdage 05:00 - 17:00

Søn- og
helligdage 17:00 - 22:00

Søn- og
helligdage 22:00 - 05:00

Primære opholdsarealer

Primære friarealer

Sekundære arealer

Toiletter, bad, køkken og lignende