Persondatapolitik for FADLs Vagtbureau i København i forhold til ansatte (bilag til ansættelseskontrakt)
Persondatapolitik for FADLs Vagtbureau i København i forhold til ansatte (bilag til ansættelseskontrakt)
FADLs Vagtbureau i København (herefter betegnet KVB) er en non-profit selvejende institution, der fungerer under en udvidet regional in-house driftsaftale af december 2013 med Region Hovedstaden og Region Sjælland.
KVB’s formål
KVB har til formål at tilbyde døgnservice vedrørende anvisning af lægestuderende til udførelse af vagt- og vikarydelser til hospitalerne, de psykiatriske centre og øvrig almen- og speciallægepraksis.
KVB har endvidere til formål at gennemføre – og vedligeholde - den tilstrækkelige kompetencemæssige uddannelse af de lægestuderende til at kunne varetage kvalificerede vagtopgaver på hospitalerne og de psykiatriske centre.
KVBs egne ansatte fordeler sig på følgende medarbejdergrupper:
• Ansatte i administration, kursusafdeling, vagtafdeling samt reception.
• Ansatte, der tilknyttes ved ansættelsesudvalget for vagthold.
• Undervisere og figuranter tilknyttet SPV- og VT kurset.
KVBs Datapolitik
Den følgende persondatapolitik om indsamling, opbevaring og behandling af oplysninger ("Persondatapolitik") knytter sig til personoplysninger, du som ansat, afgiver til KVB.
Persondata indhentes og behandles efter ”Persondataforordning 2016/679 om databeskyttelse” og efterfølgende er henvist til de relevante artikler i denne forordning.
KVBs indsamling af dine personoplysninger
1. Hvilke personoplysninger indsamler KB og til hvilke formål? (artikel 6 og 10)
a. Når du ansættes KVB så giver du udtrykkeligt samtykke til, at vi registrerer de personoplysninger du afgiver ved ansættelsen. Det drejer sig om:
i. Navn, adresse, xxx.xx., privat e-mail, evt. portrætfoto.
b. I KVB bruger vi de oplysninger, som vi indsamler hos dig i forbindelse med administration af løn, skat mm, samt offentlige krav.
c. Ved opslag af ledige stillinger i KVB indhentes digitalt ansøgninger fra interesserede kandidater. Disse ansøgninger behandles digitalt og bliver slettet igen, når ansættelsesproceduren er gennemført.
d. Anvendelse af dine personoplysninger til andre formål vil forudsætte dit direkte udtrykkelige samtykke. Du vil i hvert enkelt tilfælde blive oplyst om dette.
2. Hvad er grundlaget for indsamlingen? (artikel 6)
a. Indsamlingen af oplysninger, som nævnt i pkt. 1.a., er nødvendig for, at vi kan administrere løn og arbejdstilknytning.
3. Brug af databehandlere (artikel 30)
a. KVB anvender ikke ekstern databehandler. Samtlige persondata er placeret i KVB (Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx N). Den tekniske drift og udvikling af IT-systemet foretages af ansat medarbejder og er placeret på KVBs adresse. Krypteret månedsvis backup opbevares eksternt (i bankboks).
4. Videregivelse af persondata
a. KVB videregiver oplysninger til offentlige myndigheder efter den lovgivning som er fastsat herom. F.eks. Skat og Danmarks Statistik mm.
b. KVB kan alene videregive oplysningerne til en tredjepart såfremt du har givet direkte og udtrykkeligt samtykke hertil.
5. Dine Rettigheder
Med henblik på at sikre åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.
a. Indsigtsretten (artikel 15)
1. Du er til enhver tid berettiget til skriftlig at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af
personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
2. Xx har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til KVB sammen med officiel dokumentation for, at du er den pågældende person. Der må forventes en ekspeditionstid efter gældende regler.
b. Retten til berigtigelse (artikel 16)
1. Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
c. Retten til sletning [”retten til at blive glemt”] (artikel 17)
1. I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du ophører dit ansættelsesforhold. KVB er forpligtet under Forvaltningsloven til at opbevare dele af dine oplysninger efter dit ophør som ansat.
2. I det omfang behandling af dine oplysninger er nødvendige, f.eks. for at KVB kan overholde bogføringsmæssige forpligtelser (SKAT mm.), opbevares dine personoplysninger i en periode svarende til disse lovgivningskrav.
d. Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring (artikel 18)
1. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå i opbevaring, f.eks. hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte. Hvis du vælger dette, henvises endvidere til punkt 5 c.
e. Retten til dataportabilitet (artikel 20)
1. Du har ret til at få dine personoplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig, når vi indsamler dine personoplysninger i forbindelse med:
a. At du registreres som ansat.
b. At du har gennemført kurser mm.
f. Retten til indsigelse (artikel 21)
1. Du har til enhver tid ret til af særlige grunde at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
2. Hvis du gør indsigelse mod behandlingen, er vi ikke længere berettiget til at behandle dine personoplysninger, medmindre vi kan påvise lovlige grunde til fortsat behandling, jf. punkt 5 c. En konsekvens af en indsigelse kan være et midlertidigt eller permanent ophør som ansat i KVB.
g. Retten til at tilbagekalde samtykke (artikel 7)
1. Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke for persondata, der ikke er omfattet af ansættelsesforholdet (artikel 6). Hvis du tilbagekalder dit samtykke, skal du være opmærksom på, at vi i visse tilfælde kan være berettiget til at fortsætte behandlingen, jf. pkt. 5.c. I andre tilfælde vil du blive orienteret herom.
2. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, bedes du kontakte os med denne anmodning. En konsekvens af et tilbagekaldt samtykke kan eventuelt være et midlertidigt eller permanent ophør som ansat i KVB.
h. Retten til at klage (artikel 12)
1. Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KVBs behandling af oplysninger om dig ikke lever op til lovens krav. Hvis du vil klage, kan du henvende dig til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K og forklare, hvad du er utilfreds med.
Ændringer i persondatapolitikken
i. KVB er til enhver tid berettiget til at foretage ændringer i denne Persondatapolitik. Såfremt vi foretager væsentlige ændringer i Persondatapolitikken, vil du blive orienteret om dette ved direkte kontakt gennem din registrerede e-mail. Der vil altid kunne linkes direkte til seneste udgave af KVBs Persondatapolitik på KVBs hjemmeside.
j. Persondatapolitikken er en integreret del af KVBs ”Personalehåndbog”, der udleveres digitalt til alle ansatte. Det bemærkes, at Personale- håndbogen aktuelt er under revidering og forventes endelig klar efter sommeren 2018.
Kontaktoplysninger
k. KVB er dataansvarlig for de persondata, som indsamles om dig via din generelle tilknytning til KVB.
l. Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik, kan du kontakte:
FADLs Vagtbureau i København Xxxxxxxxxxx 00
2200 København N
i. Denne Persondatapolitik er senest revideret den 04-06-2018 og er meddelt til alle ansatte og tillige tilgængelig på KVBs hjemmeside under ”Om Vagtbureauet” / ”Persondatapolitik”.