Samarbejdsaftale
Samarbejdsaftale
1. Formål
Formålet med Jysk Fællesindkøb (herefter JYFI) er at:
• løfte udbudsforpligtelsen i de deltagende kommuner
• sikre et professionelt indkøb, der overholder gældende regler, bestemmelser og gør JYFI til en attraktiv og troværdig samarbejdspartner
• sikre optimale priser på varer og tjenesteydelser
• etablere et gensidigt forpligtende samarbejde gennem standardisering og volumen
Derudover vil erfaringsudveksling, gensidig kompetenceudvikling og tværkommunal sparring være et vig- tigt formål.
1.1 Aftaleperiode
Aftalen er gældende fra 1.1. 2013.
2. Organisering og kompetencer
2.1 Deltagere
Følgende kommuner deltager i samarbejdet:
• Favrskov Kommune
• Haderslev Kommune
• Mariagerfjord Kommune
• Rebild Kommune
• Skanderborg Kommune
• Skive Kommune
• Syddjurs Kommune
• Viborg Kommune
samt evt. senere tilkomne deltagere jf. denne aftales pkt. 6.
Medlemmerne bemyndiges til at indgå i et udbudssamarbejde, på vegne af de enkelte kommuner. 2.2 Direktørgruppen
Direktørgruppen består af én repræsentant fra hver medlemskommune på direktionsniveau eller dennes nærmeste stedfortræder i den pågældende medlemskommune. Direktørgruppen er overordnet ansvarlig for JYFI. Direktørgruppen tager stilling til de emner/sager som styregruppen indstiller til direktørgruppens møder, herunder:
• Årlig afrapportering (herunder revidering af udbudsplan, indstillinger fra styregruppen, samt sta- tus på udbud og opnåelse af målsætningerne i det forgangne år)
• Godkendelse af udbudsplan
• Godkendelse af optagelse af nye medlemmer
• Godkendelse af eksklusion af medlemmer
Direktørgruppen mødes en gang årligt, eller efter behov, i 1. kvartal. Efter behov deltager repræsentanter fra styregruppen på mødet.
2.3 Styregruppe
Der nedsættes en styregruppe med ét medlem fra hver af de i punkt 2.1 nævnte parter. Hver kommune udpeger ét medlem til styregruppen.
I styregruppen drøftes indkøbssamarbejdet på overordnet plan, ligesom styregruppen har det overordne- de ansvar for valg af aktiviteter i samarbejdet.
Styregruppen har pligt til at udarbejde en fælles udbudsplan, gældende for 3-4 år. Udbudsplanen skal in- deholde en oversigt over udbudsområder, tidstermin for igangsættelse og implementering, tovholder
kommune for det enkelte udbud, vægtning i forhold til kompleksitet af udbudsområder mv. Styregruppen drøfter løbende udbudsplanen og prioriteringen af de enkelte udbud i forhold til markedstilpasning og ændringer i udbudspligt mv. Udbudsplanen skal godkendes af direktørgruppen.
Styregruppen træffer beslutning om omfanget af eventuel ekstern bistand. Beslutningen træffes ved al- mindelig flertals beslutning.
Styregruppens medlemmer er forbindelsesled til egne kommuner, og er således ansvarlige for, at rele- vant info når frem til de rette personer.
Styregruppen afholder møder efter behov, ca. hver anden måned. 2.4 Formand for styregruppen
Formanden har ansvaret for koordination af samarbejdet medlemskommunerne imellem, samt med eks-
terne samarbejdspartnere, og udtaler sig på vegne af samarbejdet. Formandskabet løber i 4 år. For- mandskabet drøftes i styregruppen efter 3 år.
2.5 Sekretariatsfunktion
Pr. 1.1.2013 oprettes en sekretariatsfunktion, der understøtter de administrative processer, der er i for- bindelse med samarbejdet i JYFI. Sekretariatet følger som udgangspunkt formandskabet.
Opgaver der løses af sekretariatsfunktionen er bl.a.:
• Vedligehold af udbudsplan og opfølgning på denne
• Opfølgning på aftalte ”actions”
• Vedligehold af JYFI materialer samt ansvarlig for publiceringer på XXX.xx
• Opdatering af JYFI procesmaterialer
• Udarbejdelse af diverse materialer for JYFI
• Årlig afrapportering til direktørgruppen
• Føre regnskab for JYFI
• Øvrige alm. sekretariatsopgaver, herunder sekretariatsbetjening af styregruppen og direktør- gruppen
Opgaver ifm. konkrete udbud varetages fortsat af den enkelte kommune. Organiseringen af sekretariats- funktionen er op til den kommune som har formandsskabet, men der skal være en fast kontaktperson for de øvrige JYFI medlemskommuner.
3. Medlemskommunernes forpligtelser
Hver deltagende kommune er forpligtet til, som tovholderkommune, at gennemføre og afslutte et antal udbud, der i gennemsnit giver 6 point pr. år, jf. udbudsplanen.
De deltagende kommuner er forpligtet til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed for samarbejdets udbudsforretninger, styre- og brugergrupper.
4. Afvikling af konkrete udbud
De konkrete fællesudbud udvælges af samarbejdets styregruppe ud fra udbudsplanen. Afviklingen af ud- bud sker i henhold til JYFIs procesmaterialer.
Styregruppen aftaler, hvilke kommuner der står for at gennemføre og afslutte konkrete udbud.
Tovholder kommunen har ansvaret for den praktiske afvikling af udbuddet, herunder indkaldelse af bru- gergrupper mv.
4.1 Prioritering af udbud
XXXX medlemskommunerne tilslutter sig som hovedregel SKIs forpligtende aftaler og deltager som ho- vedregel i JYFIs fælles udbud. Den enkelte kommune kan dog vælge ikke at deltage ud fra hensyn til lo- kale forhold.
5. Finansiering
5.1 Sekretariatsfunktion
Hver medlemskommune betaler årligt 25.000 kr. til den kommune, som har formandskabet, svarende til ca. 1075 timer årligt.
5.2 Erstatningskrav
Når udbuddet er gennemført, handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter, og der vil derfor blive oprettet én kontrakt for hver kommune. Erstat- ningskrav, rettet mod kontraktlige forhold imellem den enkelte kommune og en leverandør, er derfor ale- ne et anliggende mellem disse.
5.3 Advokatbistand
Udgifter til advokatbistand, relaterende til udbudsprocessen, fordeles med udgangspunkt i kommunens indbyggertal, men med samtidig hensyntagen til kommunens estimerede volumen indenfor udbudsområ- det. Dette punkt drøftes løbende i styregruppen.
5.4 Øvrige udgifter
Omkostninger i forbindelse med selve udbuddet afholdes af tovholderkommunen. Udgifter til brugergrup- pemøder, ex. kørsel og arbejdstid, afholdes af den enkelte deltagende kommune, med mindre andet er aftalt.
6. Optagelse af nye deltagere i samarbejdet
Styregruppen kan optage forhandlinger med interesserede kommuner om optagelse i samarbejdet. Nye deltagere kan ikke komme med på allerede indgåede kontrakter.
Ansøgninger fra kommuner, der ønsker at blive optaget i samarbejdet, bearbejdes i styregruppen og ind- stilles til direktørgruppen.
7. Ændringer af samarbejdsaftalen
Forslag til ændringer af samarbejdsaftalen kan indstilles af styregruppens medlemmer med 2/3 flertal. Ændringsforslag til samarbejdsaftalen, skal godkendes i direktørgruppen.
Ændringsforslag skal løbende fremsendes til formanden for styregruppen, og disse behandles på først- kommende styregruppemøde efter indstillingen.
8. Udmeldelse af samarbejdet
Udmeldelse af JYFI kan ske efter den enkelte kommunes eget valg.
Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden med 6 måneders varsel. Udtrædelse sker herefter d. 1. i førstkommende måned efter varslets udløb.
Udmeldelseskommunen er uanset udmeldelsestidspunkt og –grund, forpligtet af allerede indgåede afta- ler indtil disses udløb inkl. evt. optioner, og forpligtet af de udbud, kommunen har valgt at deltage i.
Samme forpligtelse gælder også evt. klagesager, der vedrører de fælles udbud den enkelte kommune har deltaget i.
Ved udtrædelse af samarbejdet, er den enkelte kommune forpligtet til at gennemføre de udbud i udtræ- delsesåret, som kommunen er tovholder på, jf. udbudsplanen. Den pågældende kommune kan dog væl- ge at betale en ekstern konsulent for gennemførelsen, eller indbetale et beløb på 20.000 kr. pr. point til JYFI, som udbuddet er vægtet med i udbudsplanen.
9. Eksklusion fra samarbejdet
I det tilfælde at en medlemskommune ikke overholder sine forpligtelser, kan styregruppen give den på- gældende medlemskommune en skriftlig advarsel. Hvis en medlemskommune modtager 2 advarsler vedrørende den samme sag, kan styregruppen indstille til direktørgruppen, at denne træffer beslutning om eksklusion af den pågældende medlemskommune.
Den ekskluderede kommune er uanset eksklusionstidspunkt og –grund, forpligtet af allerede indgåede aftaler indtil disses udløb inkl. evt. optioner, og forpligtet af de udbud, kommunen har valgt at deltage i. Samme forpligtelse gælder også evt. klagesager, der vedrører de fælles udbud den enkelte kommune har deltaget i.
Rebild kommune tiltræder JYFIs samarbejdsaftale på ovennævnte vilkår:
For Rebild Kommune
Dato Underskrift
(Kopi af det underskrevne dokument sendes til Jysk Fællesindkøbs sekretariat)