PERSONDATAPOLITIK FOR KIELBERG EJENDOMSADMINISTRATION
PERSONDATAPOLITIK FOR KIELBERG EJENDOMSADMINISTRATION
Hos Kielberg Ejendomsadministration Advokatanpartsselskab (herefter kaldet ”Kielberg Ejendomsadministration”) er vi at betragte som databehandler for vores kunder i forbindelse med vores hverv som ejendomsadministrator. Som databehandler agerer vi efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til en databehandleraftale.
I sjældne tilfælde er Kielberg Ejendomsadministration selv dataansvarlig. Det er vi, når det er os, der bestemmer, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler personoplysningerne skal behandles.
Kielberg Ejendomsadministration behandler bl.a. personoplysninger om dig, når du besøger vores hjemmeside, er lejer i en ejendom, som vi administrerer eller som en anden naturlig del af vores udøvelse af ejendomsadministration.
DATAANSVARLIG
Den dataansvarlige vil oftest være din udlejer eller din forening. På baggrund af Kielberg Ejendomsadministrations rolle som databehandler for udlejer/foreningen, sikrer vi, at den be- handling af dine personoplysninger, der foretages hos os, sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.
Såfremt du har brug for at finde oplysninger om databehandling hos den dataansvarlige, skal du rette henvendelse til din udlejer/forening.
Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, kan du altid rette henvendelse til: Kielberg Ejendomsadministration Advokatanpartsselskab
Xxxxxxxxxxx 00
5230 Odense M
CVR-nr. 00 00 00 00
Tlf.: 00 00 00 00
Mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Hos Kielberg Ejendomsadministration behandler vi følgende personoplysninger: Oplysninger om lejere (og eventuelle fremlejetagere):
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse
o Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
o Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og samlivsophævelse
o Betalingsoplysninger, herunder bankkonto og evt. betalingsmisligholdelse og udlæg i deposita
o Oplysninger om korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herun- der lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, va- skekort, adgangsnøgler, klagesager, boligstøtte
o Når relevant; registreringsnummer på biler, ved leje af parkeringsplads
o Årsag til fraflytning, herunder dødsfald eller flytning til plejehjem
• Personoplysninger, af særlig karakter, herunder:
o CPR-nummer
o Undtagelsesvis oplysninger om strafbare forhold
Oplysninger om medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse, kundenummer
o Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og samlivsophævelse
o Betalingsoplysninger, herunder evt. betalingsmisligholdelse
o Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen, herunder andelens eller lejligheden værdi og indretning, forbrugsregnskaber, vaskekort, adgangsnøgler, klagesager
o Tinglyste oplysninger, som servitutter, rettigheder og gæld
o Årsag til salg, herunder dødsfald, skilsmisse, samlivsophør eller flytning til ple- jehjem
o Når relevant; registreringsnummer på biler til administration af parkeringsplad- ser
• Personoplysninger, af særlig karakter, herunder:
o CPR-nummer
o Undtagelsesvis oplysninger om strafbare forhold
Oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse, IP-adresse
o Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, uddannelses- mæssig baggrund
o Oplysninger om ejerskab af selskaber eller ejendomme, der indgår i kundefor- holdet samt tilhørende forhold som forsikring, bankoplysninger, regnskabs- og skatteoplysninger, tegningsrettigheder og fuldmagtsforhold
• Personoplysninger, af særlig karakter, herunder:
o CPR-nummer, herunder billedlegitimation til brug for hvidvaskdokumentation af reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer
Oplysninger om ansatte:
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse
o Titel, erhverv, stilling, uddannelsesmæssig baggrund
o Familiemæssige forhold og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende
o Fotos, billeder eller videooptagelser
o Oplysninger til ansættelses- og lønadministration, herunder lønoplysninger, kon- tooplysninger, skattekort, uddannelse, anciennitet, bibeskæftigelse, arbejdstid og -opgaver, adgangsnøgler, ferieafholdelse, sygefravær, barselsfravær, med- arbejdergoder, socialsikring, pension, advarsler, påtaler, bortvisning og opsi- gelse
• Personoplysninger, af særlig karakter, herunder:
o CPR-nummer
o Eventuelt oplysninger om tilhørsforhold til en fagforening
o Undtagelsesvis oplysninger om strafbare forhold, såfremt sådanne fremgår af straffeattesten,
o Undtagelsesvis oplysning om helbred
Oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse
o Titel, erhverv, stilling, uddannelsesmæssig baggrund
Oplysninger om bipersoner, som pårørende til fx lejere, beboere eller medarbejdere:
• Almindelige personoplysninger, herunder:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e- mailadresse,
o Familiemæssige forhold
Kielberg Ejendomsadministration kan derudover undtagelsesvist foretage behandling af per- sonoplysninger, der er tillagt højere grad af beskyttelse i forbindelse med håndtering af perso- naleadministration for kundens medarbejdere, der er tilknyttet kundens ejendomme.
INDSAMLING AF PERSONOPLYSNINGER
Oftest modtager Xxxxxxxx Ejendomsadministration personoplysningerne direkte fra den regi- strerede. I andre tilfælde kan det dog være fra andre kilder, typisk:
• Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Ejendomsmæglere
• Udlejere
• Tidligere ejendomsadministrator
• Øvrige beboere
FORMÅL MED BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGERNE
Kielberg Ejendomsadministration behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når der foreligger en lovlig grund.
Lovlige grund til behandling:
• At det er nødvendigt for at kunne opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1)
• Behandling i henhold til lovkrav, herunder lejelov, boligreguleringslov, bogføringslo- ven og hvidvaskloven (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra c og data- beskyttelseslovens § 6, stk. 1)
• Vores eller vores kundes berettigede (legitime) interesse i at behandle personoplys- ningerne (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f og databeskyttelseslo- vens § 6, stk. 1)
• Behandling med samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1)
Formålene med behandlingen af oplysninger på lejere og fremlejetagere:
• Administration af leje og fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbeta- ling af depositum eller lignende tilgodehavende
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af dit kundeforhold
Formålene med behandling af oplysninger om medlemmer af eller beboere i en ejer-, andels- bolig- eller grundejerforening:
• Håndtering af foreningens drift og medlemmer, herunder opkrævning af ejer- og bo- ligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af dit kundeforhold
Formål med behandling af oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmed- lemmer:
• Håndtering af administrationsaftale
• Opfyldelse af lovkrav (hvidvaskloven, bogføringsloven, m.v.)
• Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger om ansatte:
• Håndtering af ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetalinger
Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejds- partnere:
• Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation
Formål med behandling af oplysninger om såkaldte bipersoner, som pårørende til fx lejere, beboere eller medarbejdere:
• Håndtering af pårørende
• Håndtering på baggrund af ønske fra bipersonens pårørende
• Opfyldelse af lovkrav
LEGITIME INTERESSER
Såfremt Kielberg Ejendomsadministration behandler personoplysninger med hjemmel i en legitim interesse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f og databeskyttelseslo- vens § 6, stk. 1), vil Kielberg Ejendomsadministration altid vurdere, hvorvidt din interesse overstiger hensynet til de interesser, som Kielberg Ejendomsadministration har ved behand- lingen.
Følgende behandling vil typisk forekomme med hjemmel i legitime interesse:
• Opbevaring af almindelige personoplysninger i en periode efter ophør af lejeforholdet, udtræden af foreningen eller ophør af leverandøraftale, kundeforhold, m.v. Dette sker af praktiske og administrative hensyn og med henblik på forældelsesreglerne.
• Videregivelse af oplysninger til kunden, revisor, håndværkere, huslejenævn, advoka- ter, ejendomsmæglere, potentielle købere af ejendommen i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med drift og administration af ejendommen.
• Lejekontrakten kan blive videregivet til brug for sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en inte- resse i at få dokumenteret det lejedes værdi
• Opbevaring og videregivelse af personoplysninger med henblik på at kunne dokumen- tere grundlag for lejefastsættelsen samt kundens pligt og interesse i at opretholde god skik og orden i ejendommen
SAMTYKKE
Hvis Xxxxxxxx Ejendomsadministration indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Vi vil som oftest behandle dine personoplysninger på et andet lovligt grundlag end indhent- ning af samtykke.
VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Ved udførelse af vores hverv som ejendomsadministrator videregiver vi personoplysninger til relevante samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendoms- mæglere samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.
Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives personoplys- ninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle personoplysningerne fortroligt og til at behandle disse i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Bliver ejendommene solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder be- boelses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for til- budspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens øvrige beboere.
Lejekontrakter kan ligeledes blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til advo- kat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.
I forbindelse med lejers opsigelse af lejemål, kan disse kontaktoplysninger blive videregivet til potentielle lejere for at besigtige lejemålet.
Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.
Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen. I det tilfælde, at vi gennem vores underdatabehandlere overfører personoplysninger til lande uden for EU/EØS, sker det i overensstemmelse med reglerne herom, herunder ved et lovligt overfø- relsesgrundlag.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
OPBEVARING OG SLETNING AF PERSONOPLYSNINGER
Behandlingsformål og opbevaring af personoplysninger afspejler sig i, hvilken relation du har til os.
Generelt opbevarer vi dog kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de(t) formål, dine personoplysninger er blevet indsamlet til.
Hos Kielberg Ejendomsadministration opbevarer vi dine personoplysninger i følgende perio- de:
Lejer eller fremlejetager:
• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor ophøret af dit leje- eller fremlejefor- hold har fundet sted i overensstemmelse med bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.
Medlemmer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor du er udtrådt af foreningen i over- ensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreg- lerne.
Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:
• I op til 5 år efter udløbet af regnskabsåret, hvor kundeforholdet ophører i overens- stemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesregler- ne.
Ansatte:
• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor den ansatte er fratrådt sin stilling. Såfremt det er relevant, kan vi til enhver tid opbevare personoplysningerne i en længe- re periode i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.
Kontaktpersoner hos leverandørerne og samarbejdspartnere:
• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor samarbejdet er ophørt eller sidste le- verance er leveret i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvask- loven og forældelsesreglerne.
Bipersoner:
• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor forholdet med bipersonens pårørende er udløbet, i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.
Så længe det er nødvendigt, kan vi ligeledes opbevare oplysninger, der er relevante som do- kumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, fx lejekontrak- ter, varslinger, huslejenævnsafgørelser og domme.
SIKKERHED
Kielberg Ejendomsadministration har implementeret tekniske og organisatoriske sikkerheds- foranstaltninger, der har til formål at beskytte oplysningerne mod hændelig eller ulovlig tilin- tetgørelse samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gældende lovgivning. Beskyttelsen sker ved, at vi har etableret IT- sikkerheds -og behandlingsregler, der følger af vores interne politikker.
DINE RETTIGHEDER
Som registreret har du en række rettigheder, som du til enhver tid kan udøve over for os:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (denne persondatapolitik)
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til Kielberg Ejendomsadministrati- on. Kontaktoplysninger findes ovenfor.
Du har endvidere mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Xxxx Xxxxxxxxx Xxx 00 0000 Xxxxx.