Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

1 Bilag E1 Kundens bestilling udgøres af den konkrete bestilling. En henvisning til bilag E1 skal således forstås som en henvisning til Kundens bestilling, som foretages i overensstemmelse med bilag E Leveringskontrakt, punkt 3.1. Bilag E1 foreligger dermed ikke i en SKI-skabelon.

tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at even- tuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.1, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

3 Formål og baggrund ‌

3.1 Det overordnede formål ‌

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende levering af føde- varer benævnt 50.90 Fødevarer. Udbuddet skal erstatte den gældende Rammeaftale 50.90 Fødevarer, der blev udbudt i 2019.

Rammeaftalen indebærer en aftageforpligtelse for de kommuner, regioner og øvrige institutioner, der er abon- nent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. Selvejende institutioner under de tilsluttede kommuner og regioner har ret, men ikke pligt, til at anvende rammeaftalen. Abonnenter, der ikke har tilsluttet sig ramme- aftalen, har ikke mulighed for at anvende rammeaftalen. De nærmere rammer for kundernes forpligtelser til at anvende rammeaftalen er beskrevet under punkt 5.2.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

3.2 50.90 Fødevarer – en rammeaftale til større køkkener ‌

Kunderne på rammeaftalen, herunder tilknyttede eventuelle selvejende institutioner, som er selvstændigt vir- kende under Kunden, har en eller flere enheder med køkkener, hvor der sker større forarbejdning af fødevarer. Disse institutioner/enheder fremgår af rammeaftalen som Bestillende enheder (køkkener). De Bestillende en- heder indgår således ikke selvstændige leveringskontrakter, men kan foretage bestillinger under den tilhø- rende kundes leveringskontrakt. En Bestillende enhed skal aftage leverancer med en minimumsstørrelse på DKK 1.500 pr. levering for at være omfattet af leveringskontrakten. Formålet med minimumsordrestørrelsen er at understøtte stordriftsfordele og sikre en vis harmonisering af bestillingerne i volumen, hvilket leverandø- rerne også har efterspurgt i den markedsundersøgelse, som SKI har gennemført forud for udbuddet.

Der er 77 kommuner, 2 regioner og 3 øvrige kunder, der har tilsluttet sig rammeaftalen, og som derfor vil være forpligtet til at anvende rammeaftalen gennem dens løbetid. Se i den forbindelse punkt 5.5 nedenfor, særbilag 1 Aftageforpligtelse og bilag A Kundeliste til rammeaftalen. SKI forventer, at den store andel af forpligtede kunder vil understøtte en konstant og forudsigelig anvendelse af rammeaftalen, som kan give leverandørerne incitament til at højne priskonkurrencen under gennemførelsen af udbuddet.

SKI er gennem markedsanalysen blevet opmærksom på, at det har stor betydning for leverandørerne, at le- verandørerne har fleksibilitet i forhold til at fastlægge kørselsruter i forbindelse med levering. En større fleksi- bilitet end under 50.90 Fødevarer 2019 formodes også at have indvirkning på transaktionsomkostninger og leverandørernes logistik mere generelt. SKI har derfor i nærværende udbud søgt at give leverandørerne størst mulig fleksibilitet, bl.a. i form af bredere leveringsintervaller, dog under hensyntagen til Bestillende enheders eventuelle behov knyttet til leveringsintervaller.

Grundet den store volumen er 50.90 Fødevarer opdelt i to geografiske delaftaler; en delaftale 1 (Øst) og en delaftale 2 (Vest). Da de to delaftaler under 50.90 Fødevarer udbydes som eneleverandøraftaler, vil kunder- nes, og herunder de Bestillende enheders, efterfølgende anvendelse ske ved kundens direkte tildeling af en leveringskontrakt til den leverandør, der har vundet delaftalen på baggrund af nærværende udbud. Kundens leveringskontrakt tildeles og træder i kraft samme dag, som rammeaftalen træder i kraft, medmindre en senere ikrafttrædelsesdato er angivet i bilag A1 Oversigt over Kunder. En nærmere beskrivelse af proceduren for tildeling og bestilling fremgår i bilag E Leveringskontrakt, punkt 14.

Med henblik på at leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen kan indregne og planlægge i forhold til de tilsluttede kunders placering og krav til leveringsintervaller, er der udarbejdet en liste over tilsluttede kunder og en liste over leveringsadresser og leveringsintervaller for de enheder/institutioner Bestillende enheder, som de tilsluttede kunder i forbindelse med tilslutningen har indmeldt til at anvende 50.90 Fødevarer. Oversigten over tilslut- tede kunder er udformet per delaftale, og indgår i materialet som bilag A1 Oversigt over Kunder og bilag A2 Oversigt over Bestillende enheder.

Bilag A2 Oversigt over Bestillende enheder indeholder information om enhedernes/institutionernes foreløbige forventninger og krav om leveringsintervaller, leveringsfrekvens mv. på tidspunktet for aftalens indgåelse, der dog kan ændre sig under rammeaftalens løbetid. Et væsentligt formål med listen er at understøtte en høj grad af leveringssikkerhed i rammeaftalens løbetid ved at give leverandøren størst mulig indsigt i kundernes frem- tidige forventede brug af rammeaftalen. I rammeaftalens varighed har kunderne mulighed for at lade yderligere enheder/institutioner, hvis indkøbsbehov udgør minimum DKK 1.500 pr. levering, herunder enheder/institutio- ner der tidligere har været på aftalen og hvis indkøbsbehov igen generelt overstiger DKK 1.500 pr. levering, overgå til at være Bestillende enheder, der kan anvende kundens leveringskontrakt. Kunden skal varsle leve- randøren herom i rimelig tid, hvilket vil sige minimum 30 dage.‌

3.3 Udbudsdesign på fødevareområdet

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse, der bl.a. viser, at nogle leverandører fandt det uhensigtsmæssigt, hvis der blev udbudt én landsdækkende eneleverandøraftale med henblik på at dække alle kundernes behov. En eneleverandøraftale, der geografisk dækker hele Danmark, kræver en omfattende infra- struktur, herunder en væsentligt større infrastruktur end for 50.90 Fødevarer 2019, da væsentligt flere kunder har tilsluttet sig aftalen. SKI er ved markedsanalysen blevet opmærksom på, at en øget tilslutning kan motivere en opdeling af 50.90 Fødevarer i to delaftaler, bl.a. for at mindske leverandørernes transaktionsomkostninger. SKI ønsker med opdelingen i delaftaler at understøtte en effektiv konkurrence, hvor flest mulige egnede leve- randører har mulighed for at deltage i udbuddet. Samtidig ønsker SKI at bibeholde de stordriftsfordele, der er forbundet med, at kunderne under samme aftale er geografisk placeret inden for samme område.

Med baggrund i en høj kundetilslutning og en dertilhørende høj volumen er 50.90 Fødevarer således delt i to geografiske delaftaler i form af to eneleverandøraftaler. De to eneleverandøraftaler vil således fungere som to selvstændige rammeaftaler. De to delaftaler under 50.90 Fødevarer dækker hver et geografisk område af Danmark – henholdsvis øst og vest for Storebælt. Der er således tale om følgende delaftaler: Delaftale 1 Fødevarer – Øst og Delaftale 2 Fødevarer – Vest.

Opdelingen af 50.90 Fødevarer i to delaftaler er bl.a. begrundet i hensynet til at sikre en effektiv konkurrence, både i forbindelse med nærværende udbud og i forbindelse med fremtidige udbud og konkurrenceudsættelser inden for fødevareområdet. Samtidig er det SKI’s vurdering, at delaftalerne under 50.90 Fødevarer skal have en vis volumen for at sikre så stort salg og stabilitet i den enkelte delaftale, at leverandørerne har mulighed for at byde ind med lavest mulige priser. SKI har på denne baggrund vurderet, at den mest effektive konkurrence på aftalen og understøttelse af fødevaremarkedet generelt opnås ved at 50.90 Fødevarer udbydes som to delaftaler. Det bemærkes hertil, at 50.90 Fødevarer er målrettet de større køkkener med leveringer på DKK

1.500 eller over. Kunderne på 50.90 Fødevarer har således mindre køkkener, som ikke er omfattet af aftalen.

Opdelingen af aftale 50.90 Fødevarer i geografiske delaftaler vurderes ikke bare at understøtte konkurrencen på kort og på lang sigt, men også at matche de kommunale storkøkkeners arbejdsprocesser, ønsker og behov samt sikre de størst mulige besparelser, herunder som følge af lavere priser og en effektivisering af indkøbs- processen. Ved ikke at opdele 50.90 Fødevarer i delaftaler på baggrund af fødevarekategorier søges det samtidig sikret, at de Bestillende enheders brug af 50.90 Fødevarer understøtter de naturlige arbejdsproces- ser, der er i køkkenerne, og herunder at anvendelsen af aftalen ikke tager unødig tid fra køkkenpersonalets kerneopgaver. Ved de Bestillende enheders brug af 50.90 Fødevarer er det således SKI´s forhåbning, at de Bestillende enheder skal bruge mindst mulig tid på bestilling, modtagelse af varer, fakturahåndtering mm.

50.90 Fødevarer indeholder 12 hovedproduktgrupper, og det er formålet, at disse hovedproduktgrupper inde- holder de produkter, som kundernes Bestillende enheder har behov for i deres daglige drift. SKI har dog gjort det muligt for kunderne at lade sig undtage dele af sortimentet. Herunder har det videre været muligt for kun- derne at tilslutte sine Bestillende enheder i to puljer, hvor aftageforpligtelsen er differentieret mellem de to puljer. Oversigt over aftageforpligtelsen og eventuelle puljer fremgår af bilag A1 Oversigt over Kunder og bilag A2 Oversigt over Bestillende enheder. Kundernes mulighed for kun at kunne anskaffe dele af sortimentet under

50.90 Fødevarer giver kunderne mulighed for kun at være forpligtet i det omfang, de konkret har vurderet hensigtsmæssigt, henset til fødevaremarkedet i øvrigt.

Det bemærkes videre, at SKI har flere rammeaftaler på fødevareområdet, og som dermed de facto bidrager til en yderligere opdeling. Udover 50.90 Fødevarer, har SKI 50.91 Fødevarer (nethandel) og 09.01 Fødevarer og engangsartikler, der også indeholder fødevarer, men som sigter på at opfylde andre behov hos SKI’s kunder:

• 50.91 Fødevarer (nethandel) er en forpligtende rammeaftale opdelt i fire delaftaler, der er geografisk op- delt. 50.91 henvender sig til mindre køkkener med et indkøbsbehov på under DKK 1.500 pr. ordre.

• 09.01 Fødevarer og engangsartikler er en frivillig rammeaftale med en leverandør, hvor der er en mindste ordrestørrelse på DKK 1.000 pr. levering.

Nærmere om kundernes aftageforpligtelse, herunder i forhold til andre forpligtende og frivillige rammeaftaler, fremgår af særbilag 1 Aftageforpligtelsen, punkt 1.4.

SKI har således valgt at opdele indkøbsaftalerne inden for fødevarer i forskellige rammeaftaler med henblik på at tilgodese den danske offentlige sektors indkøbsbehov og samtidig give konkurrencedygtige leverandører mulighed for at konkurrere om at blive leverandør til det offentlige marked via SKI’s aftaler. Der er fortsat en række kommuner, regioner og øvrige offentlige myndigheder, der ikke har tilsluttet sig 50.90 Fødevarer, og som derfor ikke kan anvende aftalen. Disse kommuner, regioner og øvrige offentlige myndigheder indkøber fødevarer på anden vis til opfyldelse af samme behov, som 50.90 Fødevarer dækker.

4 Den udbudte genstand ‌

Rammeaftalen 50.90 Fødevarer med de to geografisk opdelte delaftaler er udformet på en måde, der under- støtter, at kunderne får et bredt sortiment, et sortiment som afspejler sæsonen, en tilfredsstillende fødevare- kvalitet i forhold til den tiltænkte brug og en høj grad af leveringssikkerhed til konkurrencedygtige priser. Krav til sortimentet fremgår af bilag B Kravspecifikationen og bilag C Leverandørens tilbud. Rammeaftalen er såle- des tiltænkt at dække hele eller størstedelen af kundernes behov for fødevarer ved at indeholde et sortiment bestående af i alt ca. 5.653 konventionelle og økologiske varer inden for følgende hovedproduktgrupper:

• Mejeri

• Brød og Kager

• Fisk

• Kød og Pålæg

• Frugt

• Grøntsager

• Frugt og Grønt (frost)

• Snitgrønt og -frugt

• Færdigretter

• Kolonial

• Kaffe og Te

• Drikkevarer

Ønsket om et bredt sortiment ses endvidere ved, at leverandørerne skal byde på samtlige varelinjer i bilag C Leverandørens tilbud, således at kunderne får mulighed for – hvor det er relevant – at indkøbe varer i forskel- lige kvaliteter, holdbarhed, mængder og sorter. Leverandørerne skal således afgive tilbud på det samlede sortiment i bilag C Leverandørens tilbud.

Det samlede sortiment indgår i prisevalueringen, mens kvaliteten af de indkomne tilbud, vurderes på basis af vareprøver af et repræsentativt udsnit af de tilbudte fødevarer. Det er af betydning, at begge delaftaler har produkter af tilfredsstillende fødevarekvalitet og egnet til den tiltænkte brug. SKI vil derfor anvende en faseop- delt evalueringsmetode, hvor tilbudsgivers tilbud skal opnå en samlet minimumscore på 2 point på underkrite- riet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3, for at tilbuddet betragtes som konditionelt. Kun hvis tilbuddet opnår en samlet vægtet kvalitetsscore på 2 point eller herover, evalueres tilbuddet herefter i overensstemmelse med underkri- teriet ”Pris”, jf. punkt 8.4. I den samlede evaluering vægter pris 55 %, mens kvaliteten vægter 45 %, jf. nærmere herom i punkt 8.4 og 8.3.

Strukturmæssigt er sortimentet samlet i en række hovedproduktgrupper med tilhørende produktgrupper, og produktgrupperne er yderligere opdelt i tilhørende underproduktgrupper. De tilbudte priser evalueres alene på varelinjeniveau, idet opbygning i hovedproduktgrupper, produktgrupper og underproduktgrupper blot er fore- taget med henblik på at skabe systematik i sortimentet samt af hensyn til at lette den efterfølgende brug af rammeaftalen. Opdelingen i de forskellige grupperinger fremgår af bilag C Leverandørens tilbud. Inddelingen i hovedproduktgrupper mv. benyttes endvidere i forbindelse med udvælgelse af vareprøver, jf. nærmere herom i punkt 8.3.

Der ønskes som nævnt et sortiment, som afspejler sæsonen, og rammeaftalen opererer derfor med sæson- varer under nogle hovedproduktgrupper. Leverandørerne er forpligtet til at kunne levere produkter i disse ho- vedproduktgrupper i overensstemmelse med sæsonangivelserne, hvorefter nogle produkter skal kunne leve- res hele året, mens andre skal kunne leveres i specifikke måneder af året. I bilag C Leverandørens tilbud fremgår det af fanen for den konkrete hovedproduktgruppe i kolonne I i hvilken periode, de enkelte produkter skal kunne tilbydes. Det bemærkes, at sæsonangivelserne i bilag C Leverandørens tilbud angiver sæsoner i hele måneder, men at sæsoner konkret kan forrykkes grundet vejrforhold mv., som kan påvirke længde og indtræden af de enkelte sæsoner, jf. nærmere herom i bilag B Kravspecifikation.

Sortimentet er ikke opdelt i konventionelle og økologiske fødevarer. En underproduktgruppe består dermed af varelinjer med såvel konventionelle fødevarer som økologiske fødevarer.

Det er væsentligt for kunderne på 50.90 Fødevarer, at varerne på rammeaftalen er af tilfredsstillende fødeva- rekvalitet og egnet til den tiltænkte brug. Fødevarerne er derfor – hvor muligt – beskrevet vha. Fokus Fødevarer (benævnt Fokuskoder i bilag B Kravsspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud). Formålet med Fokus Fø- devarer er at skabe gennemsigtighed i produktkvaliteten inden for foodservicebranchen, så producenter, leve- randører og slutbrugere får et bedre beslutningsgrundlag ved udbud og i samhandelen med fødevarer. Fokus Fødevarer er skabt i et tæt samarbejde mellem foodservicebranchens slutbrugere, indkøbs- og interesseor- ganisationer, grossister og producenter. Se mere herom i punkt 4.1.

De anførte vægte i bilag C Leverandørens tilbud tager udgangspunkt i de tilsluttede kunders indkøbsdata for de to geografiske områder, som delaftale 1 og 2 dækker. Vægtene er således baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger og justeret for forventningerne til den fremtidige ind- købsvolumen. Disse vægte anvendes i evalueringen, således at varelinjernes vægt afspejler det forbrug af varen, der forventes at være under rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydel- ser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

SKI har modtaget ekstern rådgivning fra PlanMiljø, der bl.a. har bistået SKI med at kategorisere en stor del af produkterne i fem klimavenlighedsniveauer. De kategoriserede varelinjer er tildelt en farve i bilag C Leveran- dørens tilbud, hvor mørkerød er mest klimabelastende og mørkegrøn er mindst klimabelastende. Klimavenlig- hedsniveauerne bygger på oplysninger fra CONCITOs klimadatabase med enkelte yderligere klassificeringer af fødevarer. Formålet med kategoriseringen i klimavenlighedsniveauer er at understøtte kundernes forvent- ning om at indkøbe mere klimavenligt under 50.90 Fødevarer, og derfor vil de Bestillende enheder også kunne orientere sig om produkternes klimavenlighed under rammeaftalens varighed. Kunderne er ved tilslutning til

50.90 Fødevarer blevet forelagt sortimentet, hvor kategoriseringen fremgår, og har på denne baggrund ind- meldt i hvilke grad kunderne med deres Bestillende enheder forventer at købe mere klimavenligt ind på 50.90 Fødevarer i forhold til de Bestillende enheders forbrug under 50.90 Fødevarer 2019. Denne viden har SKI inddraget i vægtningen af produkterne i sortimentet ved at gange de berørte varelinjer med forskellige faktorer, afhængig af klimavenlighed, således at klimabelastende produkter vægter mindre og klimavenlige produkter vægter tungere i evalueringen, og på en sådan måde, at vægtningen afspejler det forventede forbrug. En beskrivelse af den metodiske tilgang til afklaring af fødevarernes klimabelastning fremgår i bilag C2, Mærkning af fødevarers klimavenlighed.

Leverandøren bærer den fulde risiko for ændringer i forbrug i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produktniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb, dog under hensyntagen til minimumsordrestørrelsen på 1.500 DKK. Leverandøren opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte pro- dukter og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i for- bruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor leverandøren måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

SKI kan i specifikationerne for produkterne i bilag B Kravsspecifikation, bilag B1 Farlige stoffer, bilag C Leve- randørens tilbud og bilag E Leveringskontrakt have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efter- fulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”. Det bety- der, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.‌

4.1 Særligt for Fokus Fødevarer

Som angivet i punkt 4 er kravene til fødevarerne blandt andet beskrevet vha. Fokus Fødevarer (benævnt Fokuskoder i bilag B Kravsspecifikation og bilag C Leverandørenstilbud).

Fokuskoderne udvikles løbende i henhold til branchens ønsker til specifikationer mv. For at leverandørerne afgiver tilbud på et ens grundlag, har SKI besluttet, at de Fokuskoder, der skal danne grundlag for tilbudsafgi- velsen, er de Fokuskoder, der er gældende på offentliggørelsesdatoen for nærværende udbud. Fokuskoderne kan findes på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/ (kræver log in).

5 Om udbuddet og rammeaftalen ‌

5.1 Udbudsforretningen ‌

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015) med senere ændringer.

Udbudsmaterialet indeholder to delaftaler, hvor forskellen mellem de to delaftaler er den geografiske anven- delse af den pågældende delaftale med hertil følgende forskelligt forventet forbrug, der er afspejlet i de anførte vægte på varelinjerne i bilag C Leverandørens tilbud. En leverandør kan vælge at byde på en eller begge delaftaler og kan blive tildelt en eller begge delaftaler. Udbuddet angår således en rammeaftale, 50.90 Føde- varer, med to underliggende delaftaler (rammeaftaler). De to delaftaler er ikke indbyrdes afhængige, og SKI forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen for hver delaftale selvstændigt. Skulle det vise sig nød- vendigt, kan SKI derfor tildele en delaftale uden samtidig at tildele den anden delaftale.

Vilkårene for kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter er beskrevet i bilag E Leveringskontrakt til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2 En forpligtende rammeaftale ‌

Rammeaftalen er centralt koordineret, hvilket indebærer at rammeaftalen omfatter en aftageforpligtelse for kommuner, regioner og øvrige institutioner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. 77 kommuner, 2 regioner og 3 øvrige kunder har tilsluttet sig.

For de tilsluttede kommuner og regioners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunens eller regionens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens eller regionens aftageforplig- telse. De selvejende institutioner har således alene en ret - men ikke en pligt – til at anvende rammeaftalen som den pågældende tilsluttede kunde anvender, jf. bilag A Kundeliste.

Det er ikke muligt for kommuner eller andre af SKI’s abonnenter, herunder abonnenternes selvejende institu- tioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet, at anvende rammeaftalen.

Delaftale 1 og delaftale 2 indgås mellem SKI og de(n) vindende leverandør(er). SKI’s kunder, der er angivet i bilag A1 Oversigt over Kunder til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen. Den enkelte kunde tiltræder rammeaftalen ved indgåelse af leveringskontrakt på det i bilag A1 Oversigt over Kunder anførte tids- punkt i form af en periodekøbskontrakt til leverandøren efter proceduren i rammeaftalens bilag E Leverings- kontrakt, punkt 14.1. De Bestillende enheder hos kunderne (f.eks. køkkener, daginstitutioner mv.), der ved aftalestart kan foretage bestillinger under leveringskontrakten, fremgår af bilag A2 Oversigt over Bestillende enheder. Af bilag A1 Oversigt over Kunder fremgår til orientering en foreløbig angivelse af, om kunden benytter E-katalog eller webshop på udbudstidspunktet.

De enkelte leveringskontrakter regulerer forholdet mellem den enkelte kunde og leverandøren. Kundernes leveringskontrakter er ikke indbyrdes afhængige, og den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. SKI hæfter ikke for kundens eller leverandørens eventuelle erstatningsansvar eller mis- ligholdelse af sine forpligtelser i henhold til rammeaftalen inkl. bilag, herunder særligt bilag E Leveringskon- trakt.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. Det er et vilkår for leverandørens indgåelse og oprethol- delse af leveringskontrakter med kunderne, at leverandøren overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed ‌

De udbudte delaftaler har en varighed på 2 år med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år.

Delaftalerne forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at delaftalerne ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen ‌

En kunde anvender rammeaftalen ved at tildele en leveringskontrakt ved direkte tildeling til leverandøren på rammeaftalen, på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. Leveringskontrakten er en perio- dekøbskontrakt, og efterfølgende bestillinger vil derfor ske på baggrund af den indgåede leveringskontrakt. I praksis indebærer det, at kundens Bestillende enheder foretager bestillinger hos den vindende leverandør, når deres indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Leveran- døren forestår som udgangspunkt levering heraf på den næstkommende arbejdsdag, jf. bilag E Leveringskon- trakt, punkt 3.1. Fremgangsmåden ved bestilling er nærmere beskrevet i retningslinjerne i bilag E Leverings- kontrakt, punkt 3.

Kunderne afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslin- jerne i bilag E Leveringskontrakt.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse ‌

Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i særbilag 1 Aftageforplig- telsen, punkt 1.1. Tilsluttede kommuners og regioners selvejende institutioner kan frivilligt anvende rammeaf- talen, som nærmere beskrevet i bilag A Kundeliste, punkt 1.2 og 1.3.

Rammeaftalen indeholder en forpligtelse for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen i relation til anskaffelse af varer, omfattet af rammeaftalens sortiment, når de tilsluttede kunders indkøbsbehov kan opfyl- des af de varer, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.

Kundens forpligtelse gælder for de varer, som er omfattet af de hovedproduktgrupper, som kunden har tilsluttet sig. Kunden kan have forpligtet sig helt eller delvist inden for en eller flere af følgende hovedproduktgrupper:

• Mejeri

• Brød og Kager

• Fisk

• Kød og Pålæg

• Frugt

• Grøntsager

• Frugt og Grønt (frost)

• Snitgrønt og -frugt

• Færdigretter

• Kolonial

• Kaffe og Te

• Drikkevarer

Kunderne på 50.90 Fødevarer har ved tilslutning haft mulighed for at gruppere deres underliggende Bestillende enheder i to puljer, således at en kundes underliggende Bestillende enheder ikke alle har samme aftagefor- pligtelse. F.eks. kan nogle Bestillende enheder under en kunde være aftageforpligtet på alle hovedgrupperne, mens andre Bestillende enheder kun er aftageforpligtet på udvalgte hovedproduktgrupper. En kundes to puljer

kan også være forskellige på underproduktgruppeniveau eller varelinjeniveau. Kundernes aftageforpligtelse, herunder differentieret aftageforpligtelse for puljer, fremgår af bilag A1 Oversigt over Kunder. Kundernes Be- stillende enheder og de eventuelle puljer de indgår i, fremgår af bilag A2 Oversigt over Bestillende enheder. Hvis en Bestillende enhed er omfattet af en pulje, hvor der er undtaget dele af sortimentet, kan den Bestillende enhed ikke anskaffe den del af sortimentet, der ligger uden for puljen.

Kunderne er ikke forpligtede til at aftage en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Den i udbudsbekendt- gørelsen angivne volumen er et estimat for den volumen, som kunderne samlet forventer at aftage for. Afta- geforpligtelsen indebærer således alene en pligt for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen til at anskaffe varer i det omfang, kunden faktisk skal købe varer, der er omfattet af rammeaftalens sortiment, og som er omfattet af de hovedproduktgrupper, som kunden helt eller delvist har forpligtet sig til. Det samlede volumenestimat er i øvrigt ikke forpligtende. Leverandøren bærer således den fulde kommercielle risiko i op- og nedadgående retning.

Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den ikrafttrædelsesdato, som er angivet i bilag A1 Oversigt over Kunder.

6 Tidsplan for udbudsforretning ‌

Dato	Aktivitet
29. marts 2023	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
23. april 2023	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
3. maj 2023 kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
August 2023 (forventet)	Kvalitetsevaluering af tilbud – sensorisk test
August - November 2023 (for- ventet)	Endelig evaluering af tilbud
November 2023 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
November 2023 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
December 2023 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: Endelig indgåelse af rammeaftalen kan betinges af at der op- rettes et E-katalog, jf. særbilag 2 Implementering.
November 2023 - Februar 2024 (forventet)	Implementering Bemærk: Implementeringsperioden fra kontraktsignering og indtil ikraft- trædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes.
Februar 2024 (forventet)	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.

7 Udelukkelse og egnethed ‌

Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde ‌

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B, C og D, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.1.1.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

I forbindelse med udfyldelse af ESPD’et, jf. også punkt 9.1.1.1, skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej” i Xxx XXX, afsnit D, om den økonomiske aktør er omfattet af udelukkelsesgrunden. Der kan findes yderligere oplysninger om EU-listen her.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering ‌

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).

I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen uanset den retlige karakter af forbindelse mellem tilbudsgiver og den pågældende enhed. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen ‌

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har haft en samlet årsom- sætning på minimum DKK 500 mio. eksklusive moms

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditetsgrad på 15 %.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske ak- tørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udreg- net i procent. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.1.1.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. rammeaftalens punkt

6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.1.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.1.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.

7.2.2 Teknisk og faglig formåen ‌

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 referencer på tilsvarende kontrakter med løbende leveringer af fødevarer, som tilbudsgiver har udført indenfor de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.

Ved tilsvarende kontrakter med løbende leveringer af fødevarer menes aftaleforhold, hvor tilbudsgiver løbende har udført konkrete leveringer af fødevarer i en periode, dvs. fra første til og med sidste levering, på mindst 90 kalenderdage, der ligger inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen, hvor:

- der er udført mindst 16 konkrete leveringer til samme aftager, hver levering med en værdi af mindst DKK 1.500 eksklusive moms og

- der er udført mindst 6 leveringer inden for 4 løbende kalenderuger under perioden, og

- de fødevarer, der konkret er leveret, samlet set dækker 80 % af hovedproduktgrupperne i det ud- budte sortiment.

”Aftager” skal forstås bredt, og kan således både omfatte en enkelt kunde, evt. med underliggende enheder, eller flere koncernforbundne kunder/enheder.

Tilbudsgiver kan benytte en rammeaftale som reference, hvis tilbudsgiver har foretaget konkrete leveringer på grundlag af rammeaftalen, der opfylder ovenstående kriterier.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.1.1.

En reference kan være startet tidligere end 3 år før tilbudsfristen og/eller løbe videre efter tilbudsfristen, men SKI kan alene lægge vægt på de dele af leveringerne, der er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen. Referencen skal derfor alene angå de dele af leverancerne, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode.

Såfremt tilbudsgiver angiver en reference, hvor kontrakten er startet tidligere end 3 år før tilbudsfristen og/eller løber videre efter tilbudsfristen, står tilbudsgiver inde for ved sin erklæring i ESPD’et, at der alene er beskrevet og angivet værdi for de dele af leverancerne, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfri- sten. Se nærmere om angivelse af en reference i ESPD’et i punkt 9.1.1.1 nedenfor.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen henvi- ses til punkt 9.1.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.1.1 om ESPD og punkt 9.5, tredje tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation ‌

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.1.1.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele delaftale 1 og/eller delaftale 2. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. 0.

Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks SKI måtte anmode herom.

8 Tildelingskriterier og evaluering ‌

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:

Tildelingskriterium

Underkriterier

Vægt

Bedste forhold mellem pris og kvalitet

Kvalitet

45 %

Pris

55 %

8.1 Minimumsscore på underkriteriet ”Kvalitet”‌

Det er af betydning, at begge delaftaler har produkter af tilfredsstillende fødevarekvalitet, der er egnet til den tiltænkte brug. SKI vil derfor anvende en faseopdelt evalueringsmetode, hvor tilbudsgivers tilbud skal opnå en samlet vægtet minimumscore på 2 point på underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3, for at tilbuddet betragtes som konditionelt. Tilbud med en samlet vægtet pointscore på under 2 point for ”Kvalitet” anses ikke at være relevant for aftalens kunder. Om pointskalaen og begrundelse for point henvises til punkt 8.3.4. Hvis tilbuddet opnår en kvalitetsscore på 2 point eller herover, evalueres tilbuddet herefter i overensstemmelse med underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.4. Hvis tilbuddet ikke opnår en samlet kvalitativ pointscore på 2 eller derover, jf. punkt 8.3.4, anser SKI tilbuddet for at være ukonditionelt, og det vil ikke indgå i den videre evaluering.

8.2 Evaluering af tilbud, der opfylder kravet om minimumsscore på ”Kvalitet”‌

Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med ovenstående oplyste vægte (Pris 55

% og Kvalitet 45 %) i den samlede evaluering.

Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” i form af sensorisk test, jf. punkt 8.3 og en evaluering af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.4. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte for hver varelinje i den samlede evaluering af underkriteriet. Tilbudsgiverens point for ”Kvalitet” og ”Pris” vil blive vægtet og lagt sammen til én samlet pointscore.

Tildeling af delaftale 1 vil ske til den tilbudsgiver, som har opnået den samlet højeste pointscore på delaftale 1, og dermed har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” på delaftale 1.

Tildeling af delaftale 2 vil ske til den tilbudsgiver, som har opnået den samlet højeste pointscore på delaftale 2, og dermed har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” på delaftale 2.

I det tilfælde, hvor SKI kun modtager et konditionelt tilbud, herunder kun et tilbud, der opnår en kvalitetsscore på 2 eller derover, vil der ikke blive foretaget en prisevaluering. SKI forbeholder sig dog fortsat ret til at vurdere, om tilbuddet anses at være afgivet under effektiv konkurrence, herunder særligt i forhold til de tilbudte priser. Såfremt SKI vurderer, at de tilbudte priser ikke afspejler effektiv konkurrence, har SKI mulighed for at annullere udbuddet på denne baggrund.‌

8.3 Evaluering af ”Kvalitet” – sensorisk test

Evalueringen af ”Kvalitet” vil blive foretaget på baggrund af en række vareprøver, der vil blive underlagt en sensorisk test. Tilbudsgiveren skal derfor indlevere vareprøver til SKI, jf. punkt 9.4.2. Udvælgelsen af disse vareprøver er nærmere beskrevet i punkt 8.3.1.

Formålet med, at tilbudsgiver ikke oplyses om, hvilke varelinjer, der udtages til test, før tilbudsfristens udløb, er at sikre, at tilbudsgiver ikke strategisk kun byder ind med varer af tilfredsstillende kvalitet på varelinjer, der kvalitetstestes. SKI søger således at undgå, at der tilbydes varer af dårligere kvalitet på varelinjer, som tilbuds- giver ellers på forhånd vil være oplyst om ikke underlægges en kvalitativ evaluering (sensorisk test).

De tilbudte produkter vil blive evalueret af et ekspertpanel, bestående af fagfolk med uddannelse og erfaring inden for tilberedning af fødevarer og kendskab til fødevarekvalitet samt kvalitetsevaluering (sensorisk test).

8.3.1 Udvælgelse af vareprøver ‌

Vareprøverne vil blive udvalgt efter en metode, der er fastlagt med henblik på, at der udtages et repræsentativt udvalg af varer fra det samlede sortiment til brug for evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet”.

SKI gennemfører udvælgelsesprocessen af produkter efter udløb af tilbudsfristen.

Varerne, som ligger til grund for evalueringen af ”Kvalitet”, vil blive udvalgt ud fra varelinjerne i sortimentet ved hjælp af en elektronisk stikprøvegenerator for at sikre en tilfældig udvælgelse af et repræsentativt udvalg på tværs af hele sortimentet og på tværs af de enkelte hovedproduktgrupper.

Sæsonvarer, som på tidspunktet for gennemførelsen af den sensoriske test ikke er i sæson, jf. bilag C Leve- randørens tilbud kolonne I, kan ikke udtrækkes som vareprøve. SKI vil manuelt fjerne disse sæsonvarer, så- fremt disse udtrækkes af stikprøvegeneratoren. Til erstatning for en sæsonvare vil SKI manuelt tilføje den efterfølgende vare, der fremgår af den liste, som stikprøvegeneratoren har genereret på den pågældende hovedproduktgruppe.

På tilsvarende vis vil komponentvarer manuelt blive fjernet, såfremt disse udtrækkes som vareprøve af stik- prøvegeneratoren. Til erstatning for en komponentvare vil SKI manuelt tilføje den efterfølgende vare, der frem- går af den liste, som stikprøvegeneratoren har genereret på den pågældende hovedproduktgruppe. Kompo- nentvarer er alle varer, som ikke umiddelbart kan stå alene, og hvis egenskaber udelukkende kan komme til udtryk og vurdering som en del af en ret eller på anden vis ikke kan eller vil blive indtaget separat. En kompo- nent kommer således til udtryk i sin egenskab af at være et tilsætningsprodukt, og vil typisk kunne være f.eks. hævemiddel, fortykningsmiddel, husblas, mel og melblandinger, granulater til opblanding med andet end mælk/vand, kulør/frugtfarve e.l. samt enkelte slagteriprodukter som tarm, spæk, slag, skrog og ben. Der vil dog blive testet på krydderier og bouilloner, såfremt sådanne varelinjer udtrækkes, selvom der i nogen ud- strækning kan være tale om en komponent. Komponentvarer er i bilag C Leverandørens tilbud kolonne H markeret med blå.

SKI er opmærksom på, at der under udbudsfasen kan ske ændringer i bilag C Leverandørens tilbud, som følge af indkomne spørgsmål fra tilbudsgivere, jf. punkt 11. Ændringer kan bl.a. bestå i form af, at en varelinje udgår af sortimentet. SKI vil søge at opdatere bilag C Leverandørens tilbud under udbudsprocessen, men er samtidig opmærksom på, at gentagne opdateringer af bilag C kan bevirke usikkerhed og potentielt fejludfyldelse. Såle- des kan der i den tilbudsliste, som tilbudsgiver skal indsende som led i afgivelsen af tilbud, være varelinjer, der er udgået og linjer, der fremstår blanke og skraverede. Brugen af blanke skraverede linjer har til formål at sikre, at varelinjerne holder deres plads i tilbudslisten for at mindske risikoen for fejl i udfyldelsen af tilbudsli- sten. En varelinje, der er udgået under udbudsprocessen, kan ikke udtrækkes til sensorisk test. Til erstatning for en udgået varelinje eller en blank linje, vil SKI manuelt tilføje den efterfølgende vare, der fremgår af den liste, som stikprøvegeneratoren har genereret på den pågældende hovedproduktgruppe.

I beregningen af størrelsen på stikprøven vil der blive taget højde for tre hovedelementer:

- antallet af produktgrupper i hovedproduktgruppen

- antallet af varelinjer i produktgruppen

- vægtningen af varelinjerne

Stikprøvegeneratoren er udarbejdet af SKI i samarbejde med SKI’s eksterne rådgiver.

Den elektroniske stikprøvegenerator vedlægges udbudsmaterialet i udkast. SKI justerer denne stikprøvege- nerator i forhold til sæsonvarer, komponentvarer og udgåede varelinjer som beskrevet ovenfor.

Stikprøvegeneratorens funktionalitet og stabilitet samt selve udvælgelsesprocessen vil blive gennemgået og overvåget af SKI’s rådgiver (et statsautoriseret revisionsfirma), der vil udarbejde en erklæring efter ISRS 4400 svarende til en erklæring med en høj grad af sikkerhed for, at stikprøvegeneratoren dels fungerer efter hen- sigten, og dels at SKI’s håndtering på udvælgelsesdagen er i overensstemmelse med de nedfældede retnings- linjer herfor.

Udbuddet omfatter et samlet antal varelinjer på ca. 5.653. Disse varelinjer er inddelt i 12 hovedproduktgrupper, som yderligere er inddelt i 89 produktgrupper. Det statistiske design er lagt fast efter en inddeling i de 12 hovedproduktgrupper, hvor udvælgelsen inden for den enkelte hovedproduktgruppe sker ved simpel tilfældig udvælgelse. Derudover vil alle produktgrupper være repræsenteret med mindst én vare, uanset om der ifølge beregningen af den optimale stikprøveallokering (vist nedenfor) skal udtages færre vareprøver fra hovedpro- duktgruppen end antallet af produktgrupper.2 Det gør sig gældende for hovedproduktgrupperne ’Færdigretter’ og ’Kaffe & Te’, der begge har fire produktgrupper, der skal være repræsenteret, selvom stikprøveallokeringen tilsiger et mindre antal stikprøver fra hver af disse hovedproduktgrupper. I sådanne tilfælde udtages tilfældigt, således at minimumsbetingelsen opfyldes.

Som angivet ovenfor, er de enkelte vægte, der er angivet i bilag C Leverandørens tilbud, baseret på en vur- dering af historisk data justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen. En forholdsmæssig stor forventet omsætning på én hovedproduktgruppe vil således alt andet lige resultere i flere vareprøver fra denne hovedproduktgruppe i stikprøven.

Under udvælgelsen af vareprøver tages der højde for, at rammeaftalen 50.90 Fødevarer er opdelt i to delaftaler med identiske krav til de produkter, der skal tilbydes på varelinjerne. Vurderingen af de historiske forbrugsdata og justeringen ift. forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen viser, at forbruget vil fordele sig forskelligt på de to delaftaler. Ud fra antagelsen, at det samlede sortiment er normalfordelt, fastsættes stikprøvens sam- lede størrelse til mindst 467 varer. Antallet af varer, der udtages til stikprøve udgør minimum 8 % af det sam- lede antal varelinjer omfattet af udbuddet, hvor der er taget højde for forskellene i fordelingen af den forventede omsætning på de to delaftaler.

Til brug for stikprøveudvælgelsen er der beregnet en spredning3 på 0,9 (afrundet). Dette er baseret på den spredning, som fremkom ved den kvalitative evaluering (sensoriske test) af SKI’s udbud af de tilsvarende rammeaftaler i hhv. 2016 og 2019, hvor der ligeledes blev foretaget evaluering af en lang række varelinjer. Det antages, at spredningen ved det kommende udbud svarer til spredningen ved de to seneste udbud, og at spredningen i de 12 hovedproduktgrupper er ens og dermed lig med 0,9.

I nedenstående tabel fremgår det beregnede antal vareprøver for hver hovedproduktgruppe, der som minimum skal udtages til sensorisk test og som samlet set er gældende for de to delaftaler:

Nr.	Hovedproduktgruppe	Hovedproduktgrup- pens andel af de totale vægte (%) samlet for begge delaftaler (af- rundet)	Antal pro- dukt- grupper	Fordeling af vare- linjer pr. Hoved- produkt-gruppe (afrundet)	Antal vareprø- ver, der indgår i stikprøven og som udtages til test
1	Mejeri	22,52 %	13	9,99 %	74

2 Dette gælder dog ikke for produktgruppen ”Hævemidler, Gelering og Jævning” under hovedproduktgruppen ”Kolonial”, idet samtlige varelinjer i denne produktgruppe er komponentvarer.

3 Spredningen eller standardafvigelsen er et udtryk for, hvor meget en stokastisk variabel fordeler sig omkring sin middelværdi.

2	Brød og Kager	7,62 %	5	6,63 %	17
3	Fisk	3,44 %	4	4,37 %	5
4	Kød og Pålæg	17,29 %	18	17,99 %	108
5	Frugt	6,15 %	1	3,11 %	7
6	Grøntsager	7,42 %	4	9,00 %	25
7	Frugt og Grønt (frost)	3,34 %	3	3,33 %	4
8	Snitgrønt og -frugt	3,80 %	2	3,38 %	4
9	Færdigretter	1,41 %	5	2,42 %	1*
10	Kolonial	20,30 %	28	31,86 %	211
11	Kaffe og Te	1,73 %	4	2,69 %	2*
12	Drikkevarer	4,97 %	2	5,22 %	9
	I alt	100 %	89	100 %	467

* Hovedproduktgruppen indeholder flere produktgrupper end den anførte stikprøveallokering tilsiger. Den endelige stikprøvestørrelse vil blive tilrettet således, at alle produktgrupper i hovedproduktgruppen vil være repræsenteret i den endelige stikprøve

8.3.2 Stikprøvegeneratoren ‌

Stikprøvegeneratoren er opbygget i en makrobaseret Excel-model, der tager udgangspunkt i en randomiseret sortering inden for hver af de 12 hovedproduktgrupper. Modellen tager i første omgang udgangspunkt i oven- stående optimale stikprøveallokering, gældende på tværs af de to delaftaler. Modellen vil således først trække det antal vareprøver af hver hovedproduktgruppe, som allokeringen tilsiger.

Derefter sikres det, at minimumsbetingelsen – minimum én vareprøve fra hver produktgruppe repræsenteret i stikprøven – er opfyldt. Dette indebærer en opjustering af de to hovedproduktgrupper ’Færdigretter’ og ’Kaffe & Te’. I produktgruppen ”Færdigretter” tilsiger stikprøveberegningen, at der skal udtages én varelinje, men da der er 5 produktgrupper i hovedproduktgruppen, opjusteres der til 5 vareprøver fra hovedproduktgruppen. På samme måde opjusteres hovedproduktgruppen ”Kaffe og Te” fra 2 til 4 vareprøver. Dette sker ved at tage den førstkommende vare fra de(n) produktgruppe(r), som ikke er repræsenteret i grundudvælgelsen fra den rando- miserede sortering. Det samlede antal vareprøver, der udtages til sensorisk test, vil derfor kunne være lidt højere end det i tabellen ovenfor anførte antal vareprøver.

I forbindelse med orientering om indlevering af varer til test, jf. punkt 9.4.2, vil tilbudsgiver modtage en foreløbig udtalelse af den revisorerklæring, som er udarbejdet af SKI’s eksterne rådgiver. Formålet med denne er at oplyse tilbudsgiverne om, at stikprøvegeneratoren dels fungerer efter hensigten og dels at SKI’s håndtering på udvælgelsesdagen er i overensstemmelse med de nedfældede retningslinjer herfor.

Vægtningerne af de enkelte varelinjer, der er angivet i bilag C Leverandørens tilbud, vil tilsvarende finde anven- delse ved evaluering af ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3.4. Varelinjer med høj vægtning i bilag C Leverandørens tilbud vil således have større indvirkning i den kvalitative evaluering (sensorisk test) end varelinjer med lavere vægt.

8.3.3 Sensoriske parametre ‌

Evalueringen af vareprøverne under underkriteriet ”Kvalitet” vil blive foretaget på baggrund af nedenstående senso- riske parametre og vil overordnet tage udgangspunkt i varens sanseindtryk.

Sensoriske parametre

Fokus for evalueringen

Udseende

I hvilken grad udseendet er karakteristisk for den pågældende varetype. Er varens ud- seende appetitligt og i overensstemmelse med de forventninger man som

køkkenprofessionel har til denne vare? Hvor produktet er omfattet af en Fokus fødeva- rekode, jf. punkt 4.1, vil produktet blive sammenlignet med eventuelle billeder af produk- tet knyttet til den relevante Fokus fødevarekode fra Fokus Fødevarer.

Hensigten med evalueringen af en vares ”udseende” (både før og efter en evt. tilbered- ning) er at evaluere den måde, varen fremtræder på med hensyn til ydre form, og hvor- vidt dette svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Farve

I hvilken grad farven er karakteristisk for den pågældende varetype. Er varens farve lødig og indbydende, set i relation til den typiske farve for denne type af varer?

Hensigten med evalueringen af en vares ”farve” (både før og efter en evt. tilberedning) er at evaluere, hvorvidt varens farve(r) (f.eks. nuancer, intensitet, ensartethed) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Konsistens

I hvilken grad konsistensen er karakteristisk for den pågældende varetype. Hvilken ”mundfylde” oplever man når man spiser varen? Er konsistensen behagelig og tilfreds- stillende, set i relation til den forventning man knytter til denne varetype?

Hensigten med evalueringen af en vares ”konsistens” (både før og efter en evt. tilbered- ning) er at evaluere, hvorvidt varens konsistens (f.eks. blødhed, fasthed, stivhed) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Duft

I hvilken grad duften er karakteristisk for den pågældende varetype. Lugtesansen udgør en stor del af den spisendes sanselige oplevelse af måltidet. Er varens duft indbydende og i overensstemmelse med varens smag, på den måde som det forventes af den på- gældende vare?

Hensigten med evalueringen af en vares ”duft” (både før og efter en evt. tilberedning) er at evaluere, hvorvidt varens duft (f.eks. intensitet, udvikling, aroma) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Smag

I hvilken grad smagen er karakteristisk for den pågældende varetype. Smagen er altaf- gørende for den spisendes oplevelse. Lever varens smag op til de forventninger man som køkkenprofessionel har til varen?

Hensigten med evalueringen af en vares ”smag” (både før og efter en evt. tilberedning) er at evaluere, hvorvidt varens smag (f.eks. salt, surt, sødt, bittert, umami) svarer til eller afviger fra, hvad der er karakteristisk for varen.

Med ”karakteristisk for varen” forstås den kvalitet, som ekspertpanelet på baggrund af deres faglige kompe- tencer og produktkendskab forventer af varens kvalitet, herunder henset til, at varen primært skal anvendes i tilberedningen af mad i kantiner eller i øvrige madordninger i offentlige institutioner. Varen udmærker sig der- for hverken positivt eller negativt.

Hvert sensorisk parameter vægter ligeligt for underkriteriet ”Kvalitet”.

Der vil i forbindelse med gennemførelsen af testen blive udfyldt et skema, der dokumenterer håndteringen af alle varer, der som led i testen kræver tilberedning/opvarmning. Hvis varen skal tilberedes, medfølger også en prøve af varen i ”rå” tilstand til ekspertpanelet, således at de kan medtage dette i den samlede vurdering af varen, på baggrund af de ovenfor anførte sensoriske parametre.

Hvor der er tilbudt identiske varer på tværs af tilbudsgiverfeltet, eller fra samme tilbudsgiver på begge delaf- taler, på en udtaget varelinje, vil alene én vareprøve blive vurderet og samtlige tilbud, hvor der er identiske produkter, vil opnå den samme evaluering for den pågældende vareprøve. Ved identiske varer forstås to va- rer med samme producentnavn/varemærke og produktnavn. I det tilfælde, hvor det køkkenfaglige personale konstaterer, at der er objektivt konstaterbare eller synlige forskelle på to eller flere vareprøver (på trods af sammenfald i producentnavn/varemærke og produktnavn), vil sådanne vareprøver blive testet, således at formelt identiske vareprøver, der er materielt forskellige, kan tildeles individuelle point i den kvalitative evalu- ering (sensorisk test).‌

8.3.4 Pointskala for kvalitetsevaluering

De varer, der udtages til den kvalitative evaluering (sensorisk test), vil blive evalueret på de ovenstående 5 sensoriske parametre.

Ved evalueringen lægges således vægt på forholdene beskrevet i punkt 8.3.3.

Varen evalueres på basis af de sensoriske parametre efter en helhedsvurdering og tildeles point på en skala fra 1 til 5. Ekspertpanelet foretager således en helhedsvurdering af, hvordan varen er vurderet i forhold til de sensoriske parametre. Med en helhedsvurdering menes, at ekspertpanelet tildeler varen ét samlet antal po- int for evalueringen af de sensoriske parametre samlet set.

3 point (tilfredsstillende) tildeles en vareprøve, der har en kvalitet, der vurderes som karakteristisk for denne type af vare.

Andre point end pointet ”3”, tildeles alt efter i hvilken grad (hvor godt eller dårligt) ekspertpanelet vurderer varens karakteristik i forhold til de sensoriske parametre samlet set. Der vil til evalueringen af ”Kvalitet” blive anvendt en pointskala fra 1 til 5. 1 point er det laveste point, der kan tildeles, og 5 point er det højeste point, der kan tildeles. De fremgår af nedenstående, hvilken beskrivelse, der knytter sig til det enkelte point.

Point	Opfyldelse af sensoriske parametre	Beskrivelse af parametre for tildeling af point
5	Meget tilfredsstillende	Samlet har varen en kvalitet, der vurderes at være markant bedre end, hvad er er karakteristisk for denne type af vare, og som derfor trækker væsentligt op i forhold til en tilfredsstillende vare.
4	Over tilfredsstillende	Samlet har varen en kvalitet, der vurderes at være bedre end, hvad er er karakteristisk for denne type af vare, og som derfor trækker op i forhold til en tilfredsstillende vare.
3	Tilfredsstillende	Samlet har varen en kvalitet, der vurderes som karakteristisk for denne type af vare, og dermed lever op til det forventede.
2	Jævnt tilfredsstillende	Samlet har varen en kvalitet, der vurderes som egnet til at blive an- vendt til tilberedning i køkkenet, men hvor der er mindre mangler i for- hold til, hvad der er karakteristisk for denne type af vare, og som derfor trækker ned i forhold til en tilfredsstillende vare.
1	Ikke tilfredsstillende / ikke kon- ditionsmæssig	Samlet har varen en kvalitet, der vurderes som uegnet til at blive an- vendt til tilberedning i køkkenet, fordi der er markante mangler i forhold til, hvad der er karakteristisk for denne type af vare, og som derfor ville blive afvist/returneret ved levering til en Bestillende enhed (køkkenet).

Ved sensorisk test gives desuden 1 point, hvis:

• den indleverede vareprøve ikke lever op til kravene for vare- linjen, og derfor anses som ukonditionel.

• SKI konstaterer, at tilbudsgivers udfyldelse af varelinjen i bi- lag C Leverandørens tilbud er ukonditionel. Dette skyldes, at en ukonditionel varelinje i bilag C Leverandørens tilbud ikke vil indgå i sortimentet under rammeaftalens varighed, jf. punkt

9.2.1 sidste afsnit, og således heller ikke kan danne bag- grund for en konditionel vareprøve.

Den procentuelle vægt angivet i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne P, for en varelinje vil finde anven- delse ved evaluering af ”Kvalitet”. Det point, som en varelinje har opnået ved helhedsvurderingen af de sen- soriske parametre, ganges med den procentuelle vægt.

Alle de tildelte og vægtede point i tilbudsgivers tilbud summeres til én samlet pointscore for ”Kvalitet”. Da va- relinjerne udvalgt til vurdering under ”Kvalitet” ikke dækker samtlige varelinjer, vil de sammenlagte vægtede point pr. varelinje blive divideret med de samlede procentuelle vægte for de varelinjer, der er evalueret under underkriteriet kvalitet. Dermed sikres, at den samlede pointscore for ”Kvalitet” vil være et point uden afrun- ding på skalaen fra 1 til 5.

Det endelige point for underkriteriet ”Kvalitet” indgår i beregningen af, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. punkt 8.5.

Tildelingen af point på underkriteriet ”Kvalitet” kan illustreres på følgende måde:

8.4 Evaluering af ”Pris”‌

Hver varelinje er tildelt en vægt, der er baseret på en vurdering af historisk data justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, jf. nærmere herom i punkt 4.Disse vægte fremgår som et tal anført i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne P.

Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Pris” ud fra tilbudsgivers pris pr. varelinje (SKI-ID/positi- onsnummer) på sortimentet i bilag C Leverandørens tilbud. Med henblik på at sikre et ensartet evaluerings- grundlag evalueres tilbudsprisen pr. evalueringsenhed (kg/liter/stk. mv). Der er i bilag C Leverandørens tilbud indbygget formler, der automatisk beregner prisen, der indgår i evalueringen. Tilbudsprisen evalueres således på baggrund af samme evalueringsenhed på tværs af tilbudsgivernes konkrete tilbud, uanset om der er varia- tioner i salgsenheden.

Evalueringen af ”Pris” foretages som nærmere anført nedenfor:

8.4.1 Evalueringsmodel ‌

Varelinjerne i tilbudsgivers tilbud evalueres uafhængigt af hinanden. På den enkelte varelinje i bilag C Leve- randørens tilbud, kolonne AA fremgår tilbudsgivernes ”tilbudspris inkl. SKI-andel pr. evalueringsenhed”.

Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser, der er 50 procent eller højere end laveste pris, tildeles 1 point. Øvrige tilbudte priser på varelinjen tildeles point på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to punkter. Den lineære interpolering medfører, at der tildeles point uden afrunding.

8.4.2 Tilpasning af evalueringsmodel ‌

Objektive betingelser for tilpasning:

Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at mindst halvdelen af priserne på en varelinje (medregnet den laveste pris inden for varelinjen), falder uden for rammen på laveste pris tillagt 50 procent, tilpasses eva- lueringsmodellen, jf. punkt 8.4.3.

I forhold til betingelsen for tilpasning af evalueringsmodellen indgår en tilbudsgivers eventuelt beregnede pris for en varelinje, der anses som fejludfyldt i henhold til punkt 9.2.2, ikke i vurderingen af, om betingelsen for tilpasning er opfyldt.

8.4.3 Den tilpassede evalueringsmodel ‌

For den enkelte varelinje, hvor ovenstående objektive betingelser for tilpasning er opfyldt, foretages evalue- ringen med en økonomisk ramme på 100 procent.

Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser, der er 100 procent højere eller mere end laveste pris, tildeles 1 point. Øvrige tilbudte priser på varelinjen tildeles point på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to punkter. Den lineære interpolering medfører, at der tildeles point uden afrunding.

8.4.4 Beregning af det samlede point for underkriteriet ”Pris”‌

Til tilbudsevalueringen benyttes en forholdsmæssig vægtning, i form af en absolut værdi, for alle varelinjer, jf. ovenstående, som summerer til 1. Såfremt en varelinje skulle udgå under udbuddet ændres vægtningen af de øvrige varelinjer ikke.

Eksempel:

Vægtning af alle varelinjer summerer til 1. En varelinje med vægtning 0,01 udgår under udbuddet og fjernes fra tilbudslisten. Den samlede vægtning af alle tilbageværende varelinjer i tilbudslisten summerer nu til 0,99. Tilbudsgiverens samlede point for pris beregnes som et vægtet gennemsnit. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på varelinjen med den offentliggjorte vægt i bilag C Leverandørens tilbud, jf. oven- for. Disse vægtede point for varelinjerne summeres og divideres herefter med summen af vægte for alle vare- linjer. Herved fremkommer én samlet pointscore for ”Pris” uden afrunding på skalaen fra 1 til 5.

8.5 Samlet evaluering ‌

De opnåede point for underkriterierne ”Kvalitet 45 %” og ”Pris 55 %” indgår med de oplyste vægte til en samlet score.

Beregningen af point for henholdsvis ”Pris” og ”Kvalitet” samt samlet point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne, om resultatet af den samlede evaluering, vil point blive vist med to decimaler, medmindre yderligere decimaler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud.

I eksemplet nedenfor vil tilbudsgiver 2 blive tildelt en delaftale:

	Pris	Kvalitet	Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Vægtning:	55 %	45 %	Tilbudsgiverens samlede point
Tilbudsgiver 1	4,31 point	2,21 point	3,37
Tilbudsgiver 2	2,45 point	4,56 point	3,40
Tilbudsgiver 3	-	1,95 point	Tilbuddet er ikke konditionsmæssigt, og vil derfor blive afvist

9 Afgivelse af tilbud ‌

9.1 Generelt ‌

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Tilbudsgiver skal kun fremsendes de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bæ- rer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.

Det betyder, at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.

SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører, at tilbuddet er uantageligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives. Videre er det beskrevet i punkt 9.4, hvordan vareprøver indgår i tilbudsevalueringen.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.5.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.

9.1.1 European Single Procurement Document (ESPD)‌

Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS (uanset om der afgives tilbud på en eller begge delaftaler).

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support4 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om ud- fyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support5 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsor- tiedeltagere udfylder ESPD i ETHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplys- ninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspo- litik på xxx.xxx.xx.

9.1.1.1 Udfyldelse af ESPD ‌

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger.

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvel- sen af erhvervet.

• Afsnit D: Rent nationale udelukkelsesgrunde

Her skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej”, om den økonomiske aktør er omfattet af udbudslovens § 134 a, jf. også punkt 7.1.

4 Mercell ETHICS Kunde Service: x00 0000 0000, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0

5 Se forrige note.

Del IV: egnethed.

• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Samlet årsomsætning” og ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte op- lysninger for det seneste disponible regnskabsår.

• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.

o Her udfyldes følgende oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte 3 referencer:

▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af referencen skal indeholde oplysninger om referencen i perio- den inden for 3 år før tilbudsfristen. Referencebeskrivelsen skal alene omfatte leverancer, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om de løbende leverancer af fødevarer er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Start- dato” ”Slutdato” lige nedenfor.

Tilbudsgiver skal i sin beskrivelse forholde sig til om:

• der er udført konkrete leveringer af fødevarer i en periode, dvs. fra første til og med sidste levering, på mindst 90 kalenderdage

• der er udført mindst 16 konkrete leveringer til samme aftager

• alle leverancer har haft en værdi på mindst DKK 1.500 eksklusive moms

• der er udført mindst 6 leveringer inden for 4 løbende kalenderuger under perioden

• de fødevarer, der konkret er leveret, dækker samlet set 80 % af hovedprodukt- grupperne i det udbudte sortiment.

Tilbudsgiver må højest anvende 2.000 tegn inkl. mellemrum til beskrivelsen af hver af de tre referencer. Det vil ikke tælle som fejl, hvis referencebeskrivelsen er længere end 2.000 tegn inkl. mellemrum, men SKI vil ikke lægge vægt på den del af besvarelsen, der over- skrider de 2.000 tegn inkl. mellemrum. Det er ikke muligt at anvende tegninger, figurer eller lignende illustrationer i besvarelsen – der må alene skrives tekst.

▪ ”Beløb”: Udfyld beløb i DKK eksklusive moms. Der skal alene angives beløbet for de dele af referencen som tilbudsgiver har beskrevet, og som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om de løbende leverancer af fødevarer er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.

▪ ”Startdato”: Angiv startdato for kontrakten med løbende leveringer af fødevarer.

▪ ”Slutdato”: Angiv slutdato for kontrakten med løbende leveringer af fødevarer. Hvis kon- trakten endnu ikke er afsluttet kan anføres 01/01/20XX.

▪ ”Modtagere”: Anfør kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller te- lefonnummer.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.

Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er.

Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold ‌

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.4.

2. Følgebrev, jf. punkt 9.2.5. Tilbud skal udformes på dansk.

Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud for begge delaftaler, skal bilag C Leverandørens tilbud udfyldes for begge delaftaler, og vareprøver afleveres for hver delaftale, der afgives tilbud på, jf. dog punkt 9.4.2. De øvrige dokumenter skal kun udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes. Om håndtering af vareprøver under gennemførelsen af den kvalitative evaluering (sensorisk test) henvises til punkt 9.4.

9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed i udfyldelsen af bilag C Leverandørens tilbud Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud. Dog vil der erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen, og derfor accepterer SKI, at tilbudsgiver har max 6 % fejl på i det samlede antal varelinjer i udfyldelsen af bilag C Leverandørens tilbud. Om ukonditionsmæssighed ved indlevering af vareprøver se punkt 9.4.3 og om egnethed i kvalitetsevalueringen i punkt 8.1.‌

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 2.123 varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder alle 2.123 varelinjer, men med fejl i nogle af varelinjerne. Max. 6 % af varelinjerne må indeholde fejl, og tilbuddet er således ukonditionsmæssigt, hvis der er fejl i mere end (0,06 * 2.123) 127,38, afrundet til 127 varelinjer.

Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl, som SKI ikke udbedrer med proceduren i udbudslovens 159, stk. 5, vil i forbindelse med prisevalueringen, jf. punkt 8.4, blive tildelt laveste point, dvs. 1 point. Varelinjer, der er blevet kapitaliseret til 1 point på grund af fejl, vil ikke være en del af rammeaftalens endelige sortiment.

9.2.2 Fejl der kan føre til ukonditionsmæssighed ved udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over forhold kan føre til ukonditionsmæssighed, såfremt antallet af varelinjer med fejl i bilag C Leverandørens tilbud overstiger 6 % af det samlede antal varelinjer, fraregnet de varelinjer, der evt. udgår af tilbudslisterne i udbudsfasen:‌

• Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje.

• Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke krav, der er opstillet til produktet i henholdsvis bilag B Kravspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud.

• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i bilag C1 Vejledning til udfyldelse af bilag C angivne anvis- ninger for udfyldelse af tilbudslisten.

• Manglende pris på en varelinje eller udfyldelse af en tilbudspris med ”0” eller et negativt tal.

• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. bilag C1 Vejledning til udfyldelse af bilag C, er ikke udfyldt.

• Der bydes ind med samme varenummer på flere positioner. Såfremt to varelinjer har identiske krav- specifikationer, men forskellige salgsenheder er angivet i kolonne M, er det dog tilladt at byde ind med identiske varenumre på de to varelinjer, såfremt der angives forskellige salgsenheder i bilag C Leve- randørens tilbud, kolonne W.

• Samme produkt bydes ind under flere forskellige varenumre på flere positioner. Flere fejl i samme varelinje tæller som én fejl.

I det tilfælde samme vare bydes ind under flere forskellige varenumre på flere positioner, vil det billigste tilbudte produkt indgå i evalueringen, mens de resterende varelinjer vil blive tildelt 1 point, jf. punkt 9.2.1. Det billigst tilbudte produkt vil indgå i sortimentet.

Forhold, som SKI konkret vurderer kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl, såfremt sådanne forhold er udbedret inden den af SKI fastsatte frist.

9.2.3 Fejl i oplysninger, der ikke fører til ukonditionsmæssighed ‌

SKI efterspørger nogle oplysninger i bilag C, Leverandørens tilbud, der ikke indgår i evalueringen og alene anvendes til brug for oprettelse og opretholdelse af E-katalog. Manglende angivelse af disse oplysninger fører ikke til fejl og vil derfor ikke føre til ukonditionsmæssighed.

Fejl i angivelse af oprindelsesland eller manglende angivelse af flytransport (herunder blanke felter) i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne Q, tæller således ikke med i opgørelsen af fejl. Tilbudsgiver bør dog være opmærksom på, at oprindelsesland skal fremgå på produktet ved levering, herunder eventuelt også på vare- prøver, jf. punkt 9.4.1, samt i E-katalog og webshop, jf. særbilag 2 Implementering, punkt 3 og 6 og bilag B Kravsspecifikation, punkt 2.5.

Fejl i angivelsen af mærker og certificeringer eller anden officiel mærkning i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne R, tæller ikke med i opgørelsen af fejl. Tilbudsgiver bør dog være opmærksom på, at mærker og certificeringer eller anden officiel mærkning skal fremgå i E-katalog og webshop, jf. særbilag 2 implementering, punkt 3 og 6.

9.2.4 Bilag C Leverandørens tilbud ‌

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for produkter og yderligere oplysninger, jf. bilag C1 Vejledning til udfyldelse af bilag C. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel, jf. rammeaftalens punkt 8.5. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 1 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣

0,99 = 𝑃𝑆𝐾𝐼

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.

9.2.5 Følgebrev ‌

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud ‌

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes/uploades af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse
European Single Procurement Document (ESPD) - Tilbudsgiver skal udfylde og indsende ét ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud (uaf- hængigt af, om tilbudsgiver afgiver tilbud på en eller begge delaftaler). - Udfyldes af tilbudsgiver og uploades i ETHICS	X
Bilag C Leverandørens tilbud - Udfyldes af tilbudsgiver og uploades i ETHICS for de(n) delaftale(r) der afgives tilbud på	X
Følgebrev - Genereres automatisk i ETHICS ved klik på knappen ’Underskriv og afslut tilbud’	X
Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16.1 - Valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, men SKI opfordrer til, at dokumentationen frem- sendes sammen med afgivelse af tilbud for at understøtte en hurtigere udbudsproces.
Støtteerklæring (hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheder jf. punkt 7 og punkt 16.4 - Valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, jf. punkt 16.5 - Valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse ‌

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0xxxx0xx-0000-0xxx-0x00-xx0x00x0xx00/xxxxxxxx

9.4 Tilbudsafgivelse: Vareprøver ‌

9.4.1 Vareprøver ‌

Med henblik på gennemførelse af tilbudsevalueringen af underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3, skal tilbudsgiver indlevere vareprøver på en række af de varer, som denne har tilbudt i bilag C Leverandørens tilbud.

Tilbudsgiverne skal på SKI’s anmodning om vareprøver indlevere de ønskede varer uden beregning. SKI fremsender en anmodning til tilbudsgiver med en angivelse af, hvilke varer, der er udvalgt til at indgå i evalu- eringen af ”Kvalitet”, jf. punkt 8.3. Anmodningen vil indeholde en liste over varelinjer (SKI-ID/positionsnummer) i bilag C Leverandørens tilbud og tilbudsgivers varenummer, således at tilbudsgiver entydigt kan identificere den ønskede vare. Det vil fremgå af anmodningen, hvor mange varer, der skal indsendes per varelinje. Det er samme SKI-ID/positionsnummer, som alle tilbudsgivere vil blive bedt om at indlevere til den kvalitative evalu- ering (sensorisk test), og det vil fremgå af fremsendte testplan/afviklingsplan, hvilke dage de pågældende varer skal indleveres til testkøkkenet. Testkøkkenet er beliggende på adressen anført i punkt 9.4.2.

Leveringstidspunkt og -sted samt de nærmere betingelser for leveringen vil blive forsøgt meddelt tilbudsgiver skriftligt 7 kalenderdage før indlevering, dog mindst 5 kalenderdage før indlevering. Det er SKI’s forventning, at indlevering af varer skal ske kl. 07.00 på testdagene.

Tilbudsgiver bedes tydeligt mærke hver vareprøve med:

(Ved løspakkede produkter (eksempelvis æbler i kasser) skal mærkningen påsættes transportemballagen.)

• Tilbudsgivers navn,

• Korrekt SKI-ID/positionsnummer,

• Oprindelsesland jf. krav i bilag B Kravsspecifikation, punkt 2.5

• Varemærke/producentnavn som anført i tilbuddet, således at sporbarheden mellem bilag C Leveran- dørens tilbud og den indleverede vare kan fastsættes ved varemodtagelsen, samt

• Tilbudsgivers varenummer, som fremgår af tilbudsgivers tilbud, således at det klart fremgår, hvilken varelinje i bilag C Leverandørens tilbud, som hver enkelt vareprøve relaterer sig til.

Tilbudsgiver er velkommen til at vedlægge en tilberedningsvejledning til vareprøven, hvor dette ikke fremgår af emballagen, men det er ikke et krav.

Efter indleveringsfristens udløb vil SKI gennemgå de på dagen indleverede vareprøver (1 leverance). Såfremt SKI ved gennemgangen konstaterer, at der er leveret en forkert vareprøve, en vareprøve ikke er påført oplys- ningerne i punkterne under nærværende afsnit og dermed ikke med sikkerhed kan henføres til den korrekte varelinje i bilag C Leverandørens tilbud, der mangler en vareprøve eller en vareprøve ikke opfylder et eller flere krav i bilag B Kravspecifikationen og/eller bilag C Leverandørens tilbud, vil SKI kontakte tilbudsgiver og orientere denne om manglen.

Tilbudsgiver vil herefter have frist til senest kl. 11.00 samme dag til at levere en korrekt vareprøve. SKI påta- ger sig i den forbindelse intet ansvar for, at tilbudsgiverne i alle tilfælde har tilstrækkelig tid til at nå at fremskaffe og indlevere nye vareprøver inden fristen kl. 11.00 samme dag. Det er således i enhver henseende tilbudsgi- vers ansvar, at korrekte vareprøver er indleveret inden fristens udløb. Det bemærkes endvidere i forhold til ovenstående, at SKI alene foretager en overordnet gennemgang af vareprøverne ved modtagelsen, i stil med den gennemgang, som normalt vil blive foretaget hos en kunde ved varemodtagelse. SKI’s gennemgang har derfor ikke karakter af en fyldestgørende konditionsmæssighedsvurdering, og SKI påtager sig intet ansvar for

at identificere alle fejl og mangler i forbindelse med gennemgangen. Det forhold, at SKI gennemgår vareprø- verne ved modtagelsen, ændrer således ikke ved, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de leverede vareprøver er korrekte i enhver henseende.

Dette indledende konditionstjek af vareprøver efterfølges af det konditionstjek, der foretages i forbindelse med tilberedningen af produktet, jf. punkt 9.4.4. Hvis en tilbudsgiver indleverer en vareprøve, der ikke opfylder kravene i nærværende punkt eller punkt 9.4.4, er tilbudsgiver ukonditionel på den konkrete varelinje, og denne fejl vil blive talt med i opgørelsen af fejl i konditionsvurderingen af vareprøver, jf. punkt 9.4.3.

SKI forbeholder sig i øvrigt ret til efterfølgende at rekvirere flere eksemplarer af udtagne vareprøver, såfremt SKI vurderer, at der foreligger en saglig grund til at indkalde yderligere vareprøver.

Der vil ikke være adgang for tilbudsgiverne til at foretage substitution af tilbudte varer under udbudsprocessen, herunder i forbindelse med indleveringen af vareprøver. Dette udgangspunkt kan dog, efter en konkret vurde- ring, fraviges med SKI’s forudgående accept, hvis behovet for substitution udspringer af forhold udenfor til- budsgivers kontrol, og som tilbudsgiver ikke med rimelighed kunne eller burde have forudset på tidspunktet for afgivelse af tilbud (f.eks. producentens konkurs, at en tilbudt vare ikke længere lovligt kan sælges og/eller markedsføres i Danmark, eller at en tilbudt vare ikke længere produceres og sælges på verdensplan). SKI vil alene give sin accept til substitution af en tilbudt vare, såfremt dette, efter de konkrete omstændigheder, vur- deres at kunne accepteres indenfor udbudslovens rammer.

Vareprøver har til formål at gøre det muligt for SKI at foretage en kvalitetsevaluering i overensstemmelse med de fastlagte kriterier for den kvalitative evaluering (sensorik test), jf. punkt 8.3. Vareprøver har som udgangs- punkt ikke til formål at sætte SKI i stand til at foretage en undersøgelse af, hvorvidt kravene til det pågældende produkt i bilag B Kravspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud er opfyldt. Formålet med de opstillede krav i bilag B Kravspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud er at sikre, at leverandøren i selve kontraktperioden lever op til disse, og SKI lægger således som udgangspunkt til grund, at indleverede vareprøver overholder samtlige relevante krav i bilag B Kravspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud, medmindre det fremstår åbenbart i forbindelse med kvalitetsevalueringen af en vareprøve, at den pågældende vareprøve ikke opfylder et eller flere krav.

9.4.2 Aflevering af vareprøver ‌

Tilbudsgiver vil efter tilbudsfristens udløb blive oplyst om, hvilke varelinjer, der ønskes vareprøver fra. En til- budsgiver kan afgive tilbud på begge delaftaler, og har mulighed for at tilbyde forskellige varer på samme varelinje på hver af de to delaftaler. Udtages en varelinje til sensorisk test, hvor tilbudsgiver har tilbudt to forskellige varer på de to delaftaler, skal tilbudsgiver indlevere vareprøver fra begge delaftaler til den sensori- ske test. Det vil fremgå af den testplan, som fremsendes til tilbudsgiver i perioden op til første testdag, hvornår tilbudsgiver skal indlevere de forskellige vareprøver.

Den sensoriske test vil blive afholdt i Storkøbenhavn, og den nærmere adresse følger, når oversigten over varer, der er udtaget til sensorisk test, fremsendes.

De nærmere vilkår ift. indlevering af vareprøver fremgår af punkt 9.4.1 ovenfor samt i den skrivelse, som tilbudsgiver vil modtage direkte fra SKI i perioden umiddelbart op til første testdag. Skrivelsen til tilbudsgiverne vil indeholde oplysninger om de præcise datoer for afviklingen af den kvalitative evaluering (sensorisk test), tidspunkt for indlevering af vareprøver til test samt en række oplysninger af mere praktisk karakter ift. pakning, tilberedningsvejledning mv.

9.4.3 Fejl i vareprøverne der kan føre til ukonditionsmæssighed ‌

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over forhold kan føre til ukonditionsmæssighed for til- budsgiverens samlede tilbud, såfremt antallet af vareprøver med fejl overstiger 10 % af det samlede antal varelinjer der er udtaget til test.

• Indlevering af en forkert vareprøve (helt andet produkt end omfattet af varelinjen, f.eks. indlevering af kartofler som vareprøve på en varelinje under hovedproduktgruppen ”Drikkevarer”)

• Indlevering af en vareprøve, som SKI konstaterer i forbindelse med tilberedningen, ikke opfylder et eller flere krav i bilag B Kravspecifikation og/eller bilag C Leverandørens tilbud. Som eksempel på en sådan situation kan nævnes, at en svinemørbrad (med fokuskode) er udtaget til test. I varebeskrivel- sen er der angivet en fokuskode, hvoraf det fremgår, at svinemørbrad er uden bimørbrad. En tilbuds- giver indleverer en svinemørbrad med bimørbrad til kvalitetsevaluering (sensorisk test). Da der er tale om en svinemørbrad, og denne overholder det indledende konditionstjek for vareprøven, bliver ukon- ditionsmæssigheden først konstateret ved tilberedning.

• Indlevering af en vareprøve, som ikke er mærket korrekt, jf. punkt 9.4.1, og som det dermed ikke er muligt for SKI at henføre til en specifik varelinje på tilbudslisten, f.eks. fordi det for SKI ikke er muligt at henføre en vareprøve til et specifikt SKI-ID.

• Manglende indlevering af en udtagen vareprøve indenfor den anførte frist. Manglende levering af en vareprøve som følge af forskydning i sæson (hvorved forstås, at en vare, der er i sæson på tilbuds- tidspunktet i henhold til bilag C Leverandørens tilbud, grundet eksempelvis vejrforhold el.lign., ikke kan leveres af tilbudsgiver), vil – uanset at forholdet er uden for tilbudsgivers kontrol – blive behandlet på samme måde som manglende indlevering af vareprøve i øvrigt.

• Vareprøven skaber åbenbar tvivl, om det i bilag C Leverandørens tilbud tilbudte produkt overholder krav anført i bilag B Kravspecifikation og/eller C Leverandørens tilbud. Som eksempel kan nævnes, at SKI har stillet krav om en hel spegepølse. Tilbudsgiver har i varebeskrivelsen skrevet ”spegepølse”, hvilket ikke giver SKI anledning til tvivl om varelinjens konditionsmæssighed. Tilbudsgiver indleverer efterfølgende en spegepølse i skiver.

• En varelinje, hvor tilbudsgiveren har fejl i udfyldelsen af bilag C Leverandørens tilbud jf. 9.2.2, udtages til test. Dette skyldes, at en ukonditionel varelinje i bilag C Leverandørens tilbud ikke vil indgå i sortimentet under rammeaftalens varighed, jf. punkt 9.2.1 sidste afsnit, og således heller ikke kan danne baggrund for en konditionel vareprøve.

I de tilfælde, hvor SKI konstaterer, at en vareprøve er ukonditionel ved den indledende gennemgang jf. 9.4.1, har tilbudsgiver herefter frist til senest kl. 11.00 samme dag til at levere en konditionel vareprøve, jf. 9.4.1. Hvis vareprøven fortsat vurderes at være ukonditionel på baggrund af et eller flere punkter under nærværende afsnit, udgør varelinjen en fejl.

Såfremt en tilbudsgiver indleverer vareprøver med fejl som anført ovenfor, i et omfang der ikke overstiger 10

% af det samlede antal udtagne vareprøver, håndteres dette i forbindelse med den sensoriske test således, at tilbudsgiver vil blive tildelt minimumpoint (1 point) for den pågældende vareprøve, og den pågældende va- reprøve vil ikke blive testet.

Generelt for fejl i såvel tilbudslisten som vareprøver gælder, at forhold som SKI konkret vurderer kan afhjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte ovenfor, ikke føre til ukonditionsmæssighed.

Vareprøver, som er ukonditionelle, men som ikke anses som fejl, jf. 9.2.2, er tilbudsgiver forpligtet til at levere under rammeaftalen, og en ukonditionel vareprøve fører således ikke til, at varelinjen udgår af sortimentet. Sådanne produkter skal overholde bilag B Kravsspecifikation og bilag C Leverandørens tilbud og således indgå i sortimentet på samme vis som de resterende tilbudte produkter.

9.4.4 Tilberedning af vareprøver ‌

Såfremt en vareprøve kræver tilberedning i forbindelse med gennemførelsen af den kvalitative evaluering (sensoriske test), vil varen i forbindelse med evalueringen blive tilberedt efter producentens anvisning på em- ballagen eller den af tilbudsgiveren medsendte tilberedningsvejledning på de vareprøver, hvor producenten ikke har anvist en tilberedningsprocedure. Hvis tilberedningsanvisning fra såvel producent som tilbudsgiver ikke foreligger på testdagen, vil vareprøven blive tilberedt efter testkøkkenets faglige skøn.

Tilberedningen vil blive foretaget af et uafhængigt fødevarefagligt personale, og der vil blive sikret ligebehand- ling af tilbudsgiverne ved tilberedningen af vareprøver på samme varelinje. Tilberedning vil i ske i den mindst mulige grad, som skønnes nødvendigt for at kunne gennemføre den kvalitative evaluering (sensorisk test). Tilberedningen vil således ske af det enkelte produkt alene og ikke som del af en ret.

Tilberedningen vil typisk blive gennemført via en iblødsætning, kogning eller stegning inden ekspertpanelet skal foretage den sensoriske test. Testkøkkenet har kun adgang til at tilberede vareprøver med følgende re- medier; vand, salt og neutral olie samt konventionel letmælk (1,5 % fedtindhold). Der vil således ikke blive tilberedt med eksempelvis smør eller smagsforstærkere.

• For varer, der kræver kogning (fx pasta, kartofler, ris mv.) vil der blive brugt letsaltet vand.

• Til varer, der kræver stegning (fx fersk kød) vil der blive brugt en spiseske neutral olie på stegepande.

• Til varer, der alene kræver tilsætning af mælk (fx kagecreme, saucer eller kakaopulver til mælk) vil der blive tilberedt/opvarmet med den anviste mængde mælk (konventionel letmælk, 1,5 % fedtindhold).

• Varer, der kræver opvarmning i ovn, vil blive opvarmet i den ovn, som testkøkkenet råder over.

Hvor en vareprøve er konditionel, men tilberedning ikke kan ske kun ved anvendelse af vand, salt og neutral olie samt konventionel letmælk (1,5 % fedtindhold), fordi korrekt tilberedning nødvendiggør brug af yderligere remedier, kan vareprøven ikke tilberedes. Vareprøven vil derfor ikke kunne indgå i kvalitetsevalueringen (sensorisk test). Hvis en vareprøve ikke kan kvalitetsevalueres på denne baggrund, udgår hele varelinjen, og dermed også andre vare- prøver relateret til varelinjen, af kvalitetsevalueringen. Den sensoriske test vil således kunne få et mindre omfang, men SKI vil efterse, at kvalitetsevalueringen fortsat overholder retningslinjerne i punkt 8.3.1.

9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger ‌

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om årsomsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vur- deringen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede årsomsætning.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 3 refe- rencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 3 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 3 i alt.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.1.1.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse ‌

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.

10 Forbehold ‌

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger ‌

11.1 Skriftlige spørgsmål ‌

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0xxxx0xx-0000-0xxx-0x00-xx0x00x0xx00/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

11.2 Særligt vedrørende spørgsmål til bilag C Leverandørens tilbud ‌

Bilag C Leverandørens tilbud for henholdsvis Delaftale 1 - Øst og Delaftale 2 - Vest er identiske med undta- gelse af SKI-ID og vægtning. SKI-ID (kolonne B) på identiske varelinjer i bilag C Leverandørens tilbud for henholdsvis Delaftale 1 - Øst og Delaftale 2 - Vest afviger endvidere kun fra hinanden på de første 8 cifre i SKI-ID'et. Varelinjer kan således sammenholdes på tværs af de to tilbudslister ved at søge på de sidste 8 unikke cifre i et givent SKI-ID.

Hvis der i forbindelse med spørgsmål/svar foretages ændringer i bilag C Leverandørens tilbud, så gælder disse ændringer for både Delaftale 1 - Øst og Delaftale 2 - Vest. Dette gælder uanset, om de spørgsmål som foranlediger ændringerne er stillet til Delaftale 1 - Øst eller Delaftale 2 - Vest.

Dvs. hvis der foretages en ændring af en varelinje, som er foranlediget af et spørgsmål til en varelinje i bilag C Leverandørens tilbud på Delaftale 1 - Øst, så gælder ændringen også for den tilsvarende varelinje i bilag C Leverandørens tilbud på Delaftale 2 - Vest.

Såfremt tilbudsgiver har spørgsmål til konkrete varelinjer i bilag C Leverandørens tilbud, kan tilbudsgiver så- ledes nøjes med at stille spørgsmålet til den ene delaftale. SKI opfordrer til, at alle spørgsmål til specifikke varelinjer i bilag C indeholder en henvisning til det konkrete SKI-ID i sin helhed, f.eks. ”50900123-01000001” eller ”50900223-01000001”. SKI kan som udgangspunkt ikke give svar på spørgsmål vedrørende varelinjer i bilag C, hvor SKI-ID ikke fremgår i sin helhed. Dette gælder f.eks. også hvis der stilles spørgsmål, der er knyttet til tidligere svar, uden at det pågældende SKI-ID er angivet, eller hvor SKI-ID er mangelfuld eller angivet forkert, f.eks. ”pos. -01000001” eller ”pos. -1000001”

Ved SKI’s besvarelse af spørgsmål bemærkes om metodikken: Når SKI henviser til en varelinje med SKI-ID 50900X23-[…], skal det både forstås som en henvisning til varelinjen i Delaftale 1 – Øst, jf. SKI-ID 50900123- […] og som en henvisning til varelinjen i Delaftale 2 – Vest, jf. SKI-ID 50900223-[…].

12 Tilbudsfrist og vedståelse ‌

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.6.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af 50.90 Fødevarer. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud ‌

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud, herunder vareprøver, til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend delaftale 1 og/eller delaftale 2 er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Saglig grund vurderes i forhold til de konkrete omstændigheder, og kan f.eks. handle om, men ikke betinget heraf, at tilbuddenes indhold eller antal viser, at konkurrencen om hhv. delaftale 1 og/eller delaftale 2 ikke møder SKI’s forventninger til, hvad markedet kan tilbyde SKI’s kunder under 50.90 Fødevarer.

De to delaftaler er ikke indbyrdes afhængige, og SKI forbeholder sig derfor ret til at annullere udbudsforretnin- gen for hver delaftale selvstændigt. Skulle det vise sig nødvendigt, kan SKI derfor tildele en delaftale uden samtidig at tildele den anden delaftale.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået delaftale 1 og/eller delaftale 2, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet ‌

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed ‌

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation ‌

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele en rammeaftale, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumenta- tionen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde ‌

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

• Danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter op- lysninger fra politiets kriminalregister.

• Udenlandske virksomheder kan fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis6.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen ‌

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges en af følgende:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår.

• En erklæring om, at den i ESPD’et oplyste soliditetsgrad og egenkapital er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.

16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen ‌

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende teknisk og faglig formåen fremlægges:

• Som udgangspunkt beder SKI ikke om anden dokumentation end listen med referencer i ESPD’et, jf. punkt. 9.1.1.1. SKI forbeholder sig dog i tvivlstilfælde ret til at anmode om dokumentation, herunder fakturaer.

16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen ‌

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den øko- nomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.

6 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplys- ninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlin- ger, der destabiliserer situationen i Ukraine ‌

Som dokumentation for at rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Implementering ‌

17.1 Oprettelse af E-katalog ‌

Hvis tilbudsgiver tildeles delaftale 1 og/eller delaftale 2, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2 Implementering.

For nærmere oplysning om processen om etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2 Implementering, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af 50.90 Fødevarer. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 Implementering angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

17.2 Investeringsscreening ‌

Hvis tilbudsgiver tildeles rammeaftalen og tilbudsgiver er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse i investeringsscreeningslovens forstand fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, er det en betingelse for indgåelse af rammeaftalen, at tilbudsgiver opnår Erhvervsstyrelsens tilladelse til indgåelsen af rammeaftalen, da rammeaf- talen og de efterfølgende leveringskontrakter vurderes at være særlige økonomiske aftaler omfattet af inve- steringsscreeningslovens § 7.

På Erhvervsstyrelsens hjemmeside kan tilbudsgiver via nedenstående link finde styrelsens vejledningsmate- riale om investeringsscreeningsloven. Det fremgår bl.a. heraf, hvordan ansøgningen skal udarbejdes og sen- des til Erhvervsstyrelsen.

Se vejledningsmaterialet om investeringsscreeningloven i linket nedenfor: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx Ansøgningen skal sendes til Erhvervsstyrelsen via nedenstående link: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxxxx

Kan tilbudsgiver ikke opnå Erhvervsstyrelsens tilladelse til indgåelse af rammeaftalen, betragtes tilbudsgivers tilbud som uantageligt, og tilbudsgiver vil således ikke kunne tildeles rammeaftalen omfattet af dette konkrete indkøb.

18 Tjekliste ‌

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse ‌

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• European Single Procurement Document (ESPD)

• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.1.1

• Underskriv elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), NemID medarbejdersignatur, Erhverv eller med to-faktorgodkendelse

• Bilag C Leverandørens tilbud for delaftale 1 og/eller delaftale 2

• Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.4 og bilag C1 Vejledning til udfyldelse af bilag C.

• Upload de(t) udfyldte dokument(r) til ETHICS

• Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16 (valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet)

• Upload dokumentationen til ETHICS

• Evt. erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet)

• Udfyld alle felter i skabelonen, jf. punkt 16.5

• Upload det udfyldte dokument til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

• Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

• Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Document Metadata