Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse

Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse

[Vejledning til Tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud

Rammeaftalebilag 03 – Leverancebeskrivelse indeholder Ordregivers Kravspecifikation af Leverancen samt tilhørende informationer og rammeaftalevilkår, der har til hensigt at skabe konkret indsigt i samt en fælles forståelse for den udbudte genstand.

Tilbudsgiver må ikke rette i Ordregivers tekst. Tilbudsgivere der retter i Ordregivers tekst risikerer at blive afvist, idet handlingen kan opfattes som værende et forbehold for udbudsmaterialet, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 3.4.2.

Tilbudsgivers besvarelse af rammeaftalebilaget indgår i evalueringen af underkriteriet ”Leverancen”, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 4.3.3.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at det udelukkende er besvarelsesfelterne markeret med gult, der skal udfyldes af Tilbudsgiver i forbindelse med besvarelsen af konkurrenceparametrene jf. punkt 1.1

Ordregivers instruks til Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparametre (KP) er affattet i samme typografi som i nærværende vejledning.

Terminologi

I udbudsmaterialet anvendes følgende to kategorier for krav:

Kategori	Beskrivelse
Mindstekrav (MK)	Et Mindstekrav SKAL opfyldes af Tilbudsgiver. Kravet skal senest være opfyldt ved Overtagelsesdagen. Opfyldes kravet ikke eller tages der forbehold herfor, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt.
Konkurrenceparameter (KP)	Et Konkurrenceparameter er et krav, som Tilbudsgiveren kan, men ikke skal opfylde. Tilbudsgivers besvarelse af et Konkurrenceparameter indgår i evalueringen.

Et Mindstekrav (MK) er opstillet ved brug af følgende tabelformat:

MK# [Titel for Mindstekrav]
Kategori:	MK
Beskrivelse:
[Ordregivers beskrivelse af Mindstekrav (MK)]

Et Konkurrenceparameter (KP) er opstillet ved brug af følgende tabelformat:

KP# [Titel for Konkurrenceparameter]
Kategori:	KP
Beskrivelse:
[Ordregivers beskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]
Evalueringselementer:
[Ordregivers vejledning til Tilbudsgiver]
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

Tilbudsgiver bedes for hvert Konkurrenceparameter besvare, hvordan Konkurrenceparameteret opfyldes i feltet ”[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]”. Såfremt Tilbudsgiver ikke har besvaret et Konkurrenceparameter, vil Ordregiver betragte det som om, at kravet ikke er opfyldt, og tildele Tilbudsgiveren 0 point for det pågældende Konkurrenceparameter.

Såfremt Tilbudsgiver i forbindelse med besvarelsen af enkelte Konkurrenceparametre (KP) henviser til evt. vedlagt bilagsmateriale, skal det fremgå tydeligt af besvarelsen, hvilke konkrete sider og afsnit, der er relevante i forhold til det enkelte Konkurrenceparameter (KP). Generelle henvisninger til bilagsmateriale vil medføre, at forholdene i bilagene ikke vil blive inddraget i vurderingen af tilbudsbesvarelsen, ligeledes vil øvrige bilag hvortil Tilbudsgiver ikke tydeligt angiver henvisning til, ikke indgå i vurderingen af tilbudsbesvarelsen.

Ordregiver henstiller til, at Tilbudsgiver begrænser omfanget af sin besvarelse til maksimalt at omfatte 24.000 tegn inklusive mellemrum pr. Konkurrenceparameter (KP) heri medregnet eventuelle bilagshenvisninger.

Tilbudsgiver skal ved udarbejdelse af sin besvarelse være særlig opmærksom på, at besvarelsen ikke er stridende mod Ordregivers Mindstekrav (MK) og/eller rammeaftalevilkår i det samlede udbudsmateriale, da sådanne besvarelser medfører risiko for at have karakter af forbehold, jf. Udbudsbetingelsernes punkt 3.4.2.

Teksten i denne vejledning er ikke en del af Rammeaftalen og vil blive fjernet ved dens indgåelse.]

Indholdsfortegnelse

1 Indledning 5

1.1 Læsevejledning 5

2 Baggrund 5

3 Leverancen 10

3.1 Aktører og Systemaktører 12

3.2 Logiske moduler 13

3.3 Systemets Integrationer 15

3.4 Skedulerede jobs på serverne 16

4 Delleverance 1 – Overtagelse af vedligeholdelse, Drift og support 16

5 Delleverance 2 – Udviklingsopgaver i Leverancen 19

5.1 Leverandøruafhængighed fra Serviceportalen over NGDP 19

5.2 Dokumentationsindsats, Timebox 20

5.3 Opstart af moderniseringsprojektet, Timebox 21

6 Delleverance 3 – Udviklingsopgaver 2022 22

7 Option 23

7.1 Option på migrering af Region Midtjylland 23

1Indledning

Dette Rammeaftalebilag indeholder Kundens Kravspecifikation for Leverancen, rammeaftalevilkår relateret til Leverancen samt tilhørende informationer, der har til hensigt at skabe en fælles forståelse for den udbudte genstand.

1.1Læsevejledning

Dette bilag indeholder følgende:

• Afsnit 2 og 3 indeholder en overordnet oplysende beskrivelse af baggrund og formål for Leverancen.

• Afsnit 4, 5 og 6 regulerer Leverancen som består af 3 Delleverancer som Leverandøren skal levere samt mindstekrav og konkurrenceparametre herfor.

• Afsnit 7 indeholder Option 1 for etablering af Region Midtjyllands driftsmiljøer som en del af Hostingmiljøet samt mindstekrav og konkurrenceparametre herfor.

Til Rammeaftalebilag 02 og 04 findes en række Underbilag som dokumenterer den på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse eksisterende opsætning af Systemet og Hostingmiljøet med tilhørende Driftsmiljøer og driftsafvikling.

Tilbudsgiver bør orientere sig i disse underbilag for at få et billede af funktionaliteten i Systemet.

2Baggrund

ØS Indsigt (Systemet) er et større brugervenligt økonomisystem til kommuner og regioner, der er ejet af Ejerkredsen ØS Indsigt. ØS Indsigt har ca. 50.000 brugere, hvor 90% er sporadiske brugere og 10% er intense brugere, der bruger Systemet hyppigt hver dag.

Ejerkredsen består på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse af 2 regioner og 11 kommuner. Ejerkredsen ØS Indsigt har alle rettigheder til ØS Indsigt, og Ejerkredsens medlemmerne styrer dermed også udviklingen af Systemet. Ejerkredsen har følgende overordnede strategi for udvikling af Systemet:

Figur 1

Målet med ØS Indsigt er at være det effektive økonomisystem, som bedst understøtter kommuner og regioners processer for økonomistyring. Med effektivt økonomisystem forstår Ejerkredsen at Systemet skal kunne matche funktionalitet i forhold til udgiften. Med processer for økonomistyring forstår Ejerkredsen lige fra bilagsbehandling og bogføring af elektroniske bilag/fakturaer til rapportering.

Ejerkredsen har følgende forretningsmæssige hovedmål med ØS Indsigt:

1. Høj brugervenlighed og indflydelse
   Med høj brugervenlighed mener vi, at Systemet er brugervenligt på tværs af processerne.

Indflydelse sikres via samarbejdet; såvel fælles udvikling for alle Kundens Medlemmer såvel som Udvikling for et eller flere Medlemmer.

2. Sikre forbedring af kerneydelser og funktioner
   Sikre et aktivt produktejerskab, som sørger for løbende forbedring og effektivisering af arbejdsgange.

3. Sikker driftsafvikling
   Med sikker drift mener vi, at Systemet driftsafvikles med en driftseffektivitet på 99%, hvilket betyder, at 99% af tiden vil Systemet være i normal drift uden væsentlige eller kritiske driftsforstyrrelser.

4. Optimal udnyttelse af Systemet
   Løbende vidensdeling mellem Medlemmerne sikrer, at kendskabet til funktionalitet udbredes og forankres.

5. Digitalisering af processer
   Det er en væsentlig succesfaktor, at arbejdsgange i stigende grad automatiseres og Systemet integrerer effektivt med andre it-systemer for at understøtte arbejdsgange på tværs.

6. Velafprøvet teknologi med løbende fokus på anvendelse af nye muligheder
   ØS Indsigt er et missionskritisk administrativt it-system for Medlemmerne. Derfor skal nye teknologiske muligheder afvejes i forhold til risiko for driftsfejl. Mobility og BYOD¹ er dog væsentlige trends som skal understøttes.

7. Effektive udviklings- og implementeringsprocesser
   Ejerkredsen ønsker en effektiv udviklingsproces, hvor Ejerkredsen har rollen som produktejer og forretningsspecialister, og Leverandørens metode og kvalitetssikring sikrer, at nye Versioner og Releases udvikles. Her ses en trend på at gå mere mod en DevOps strategi, hvor Leverandøren har ansvaret for deploy og installation af Systemet.

8. Effektive, faglige superbrugernetværk
   Ejerkredsen lægger vægt på sparring og erfaringsudveksling på tværs af medlemmer, samt inddragelse af superbrugere i udviklingsprocessen.

9. Tæt samarbejde mellem Bestyrelsen og Styregruppen og netværk

Kundes organisering ift. samarbejde med Leverandøren fremgår af Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation og Rammeaftalebilag 09 – Kundens deltagelse.

Selve it-systemet ØS Indsigt er en samlet webapplikation, der indeholder en række moduler som understøtter forskellige arbejdsgange. Den nuværende version er designet i begyndelse af 00’erne.

Systemet er forretningsmæssigt modulopbygget til at understøtte en lang række arbejdsprocesser og integrerer med en lang række andre it-systemer - fx fagsystemer, BI/LIS og e-handel. Det er løbende udviklet og understøtter medlemmernes forskellige arbejdsgange og bogføringsprincipper med en meget høj grad af konfigureringsmulighed/parameterstyring.

Teknisk er ØS Indsigt en samlet monolitisk tæt forbundet løsning, som vanskeligt kan opdeles i sin nuværende form.

Hvert medlem har sit eget Driftsmiljø, der driftsafvikler ØS Indsigt. 12 medlemmer får ØS Indsigt driftsafviklet hos den afgivende leverandør i Hostingmiljøet og et (1) medlem driftsafvikler selv ØS Indsigt.

Ejerkredsen ser følgende overordnede trends for ØS Indsigt i den kommende rammeaftaleperiode:

• Ejerkredsen ønsker et produkt med en høj produktivitet af videreudvikling, og ønsker fortsat at sikre en meget høj driftsstabilitet.

• Ejerkredsen ønsker at sporadiske brugere skal have en mere intuitiv rollebaseret brugergrænseflade, på de platforme som brugerne anvender.

• Ejerkredsen forventer, at antallet af integrationer og mængden af indgående og udgående data er stigende, hvor flere arbejdsgange vil få en større grad af automatisering.

• Ejerkredsen ønsker en opbrydning af den eksisterende applikation til en række selvstændige applikationer, som arbejder tæt sammen.

• Ejerkredsen overvejer om driftsafviklingen på sigt kan være cloudbaseret.

Ejerkredsen ser således frem imod et målbillede, hvor flere sporadiske brugere anvender Systemet, mens registreringer i stigende grad automatiseres. Samtidigt ønsker Ejerkredsen en øget anvendelse af mobile løsninger, bedre understøttelse af integrationer, og brugergrænseflader der er mere personlige, procesunderstøttende og kompatible med automatiseringsværktøj fx RPA².

Ejerkredsens mål er derfor at skabe en portefølje af selvstændige moduler eller gruppe af moduler, hvor hvert modul understøtter bestemte arbejdsgange indenfor økonomi, har hver deres egen forretningslogik og kan udvikles eller udskiftes selvstændigt efter Ejerkredsens behov. Dette er indfanget i nedenstående målbillede, hvor hver forretningsproces understøttes af en forretningsservices som atomar og kan ændres og leveres uafhængigt af de andre forretningsprocesser.

Figur 2 Overordnet målbillede for ØS Indsigt porteføljen, hvor forretningsservices er adskilte fx afstemning, finans og debitor.

Den nuværende løsning har en række tekniske udfordringer:

• Kildekoden har meget tætte afhængigheder og kan ikke umiddelbart deles op i selvstændige applikationer eller forretningsservices

• Videreudvikling medfører risiko for mange efterfølgende fejl pga. tæt kobling, manglende dokumentation og automatisk test.

• Logning er ikke tilstrækkelig til at give sigende og korrekte meddelelser, og er ikke tilstrækkelig til at driftsovervågning kan ske proaktivt.

Systemet er i gang med en modernisering for at kunne realisere målbilledet. Xxxxxxxxxxx har valgt moderniseringsstrategien ”Byg ovenpå og ved siden af”. Strategien omfatter at Systemet moderniseres ved løbende at udstille moduler som forretningsservices og indføre et nyt visningsrammeværk, der kun anvender de nye forretningsservices. Kernen af systemet vil ikke blive grundlæggende forbedret, men den del af kildekoden forventes kun at skulle forandres i mindre grad. Moderniseringen vil løbende reducere kernens omfang og ende op med en mindre kerne, som kunne fornyes i en ny udviklingsproces. Udskiftning af kernen vil sandsynligvis ikke ske i denne rammeaftaleperiode.

Det giver Ejerkredsen følgende fordele:

• Moderniseringen kan ske løbende og giver Ejerkredsen mulighed for at prioritere anderledes undervejs

• Ejerkredsen kan sideløbende få udviklet ny funktionalitet

• Ejerkredsen får en suite af forretningsapplikationer i stedet for et silosystem, som bedre kan indgå i samspil med medlemmernes it-portefølje.

Figur 3 Transaktionsarkitektur i rammeaftaleperioden

Udbuddet indeholder følgende væsentlige ydelser fordelt på ydelsestype, miljø og ansvarlig:

Ydelsestype	Hostingmiljøet	Eget eksisterende Driftsmiljø ved Region Midtjylland	Systemet
Udvikling	N/A	N/A	Leverandøren
Vedligehold	Leverandøren	Medlemmet	Leverandøren
Deployment af Systemet	Leverandøren	Medlemmet	Leverandøren
Monitorering	Leverandøren	Medlemmet	Leverandøren
Support	Leverandøren	Medlemmet	Leverandøren
Support af Systemet	Leverandøren	Leverandøren	Leverandøren
Backup	Leverandøren	Medlemmet	N/A
Etablering	Leverandøren	Findes allerede	N/A
Adgang til medlemmets netværk	Leverandøren	Findes allerede	N/A
Konfiguration af Systemet	Leverandøren	Leverandøren	Leverandøren
Datamigration	Leverandøren	N/A	N/A

Tabel 1 Væsentlige ydelser

3Leverancen

Leverancen består af 3 Delleverancer og skal sikre stabil driftsafvikling samt udvikling af Releases til Systemet, jf. tidsplanen i Rammeaftalebilag 01 og Leverandørens tidsplan for Leverancen i Underbilag 01B. Delleverancerne er uddybet nedenfor.

Et af de væsentligste formål med Leverancen er, at Leverandøren sikres indsigt i Systemet, således at der dannes et fundament for fremtidig modernisering og gives et godt udgangspunkt for effektivt af udføre vedligeholdelse, support og Drift af Systemet og udførsel af Udviklingsopgaver efter Overtagelsesdagen.

Kundens forretningsmæssige mål for Leverancen er at få:

• Migreret Systemet i nye Driftsmiljøer for 12 af Kundens Medlemmer i Hostingmiljøet

• Opsat operatørservice til håndtering af elektroniske fakturaer mv.

• Etableret Leverandørens Service Desk

• Etableret og afprøvet Leverandørens releasepipeline

• Etableret forbindelser til Kundens Medlemmers Driftsmiljøer, så Leverandøren kan overtage support af Systemet fra Driftsovertagelsesdagen

• Igangsat arbejdet med at dokumentere Systemet ved etablering af Leverandørens proces for etablering og vedligeholdelse af Dokumentation

• Påbegyndt udvikling af væsentlig funktionalitet og Integrationer

• Sikret, at Kunden beholder ejerskabet over Systemet og vedligeholder værdien af det aktiv, som Systemet udgør for Kunden og Kundens Medlemmer.

Figur 4 Illustration af Leverancen

• Delleverance 1 – Overtagelse af vedligeholdelse, Drift og Support samt komponent til distribution af fakturaer. Delleverance 1 starter efter Afklaringsfasen og indeholder:

  • migrering af det eksisterende Driftsmiljø for 12 medlemmer. Leverandøren skal levere Hostingmiljøet beskrevet i Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø, herunder overføre data og etablere integrationer, gennemføre driftsprøve med en pilotkommune og efterfølgende driftsprøve med Kundens øvrige medlemmer, jf. Rammeaftalebilag 12 - Prøver.

  • overtagelse af applikationsvedligehold og support fra den afgivende leverandør (EG A/S). Leverandøren skal overtage kildekode samt etablere og afprøve releasepipeline, som skal leveres som en installationspakke som skal idriftsættes på Driftsmiljøerne i Hostingmiljøet og gennemfører Delleveranceprøve 1, jf. Rammeaftalebilag 12. Efter Driftsovertagelsesdagen skal Leverandøren levere vedligeholdelse, Drift og support af Systemet i henhold til Rammeaftalebilag 05 – Vedligeholdelse, Drift og support.

  • Etablering af forbindelser til samme eller en tilsvarende operatørservice til at modtage og afsende faktura og bilag som anvender OIOUBL og PEPPOL.

• Delleverance 2 – Udviklingsopgaver i Leverancen, starter efter Afklaringsfasen og indeholder dokumentations- og udviklingsaktiviteter og facilitering af udviklingsproces i henhold til afsnit 5.

• Delleverance 3 – Udviklingsopgaver 2022. Delleverance 3 er en leverance af Udviklingsopgaver som beskrevet i punkt 6 Leverancen indeholder følgende grundelementer som skal leveres.

Delleverance	Titel	Beskrivelse
1	Etablering af udviklingsmiljø og udviklingspipeline	Leverandøren skal opsætte sit udviklingsmiljø og blive i stand til at bygge en Version af Systemet.
1	Etablering af Service Desk	Leverandøren skal indgå databehandleraftale
1	Indgåelse af databehandleraftale	Leverandøren skal indgå databehandleraftale med Kunden.
1	Opsætning af leverandørinternt referencemiljø	Opsætning af et testmiljø som kører seneste af Kundes godkendte Release for reference.
	Komponent til distribution	Etablering af forbindelser til samme eller en tilsvarende operatørservice til at modtage og afsende faktura og bilag som anvender OIOUBL og PEPPOL.
1	Installationsprøve for hvert Driftsmiljø	Gennemførsel af Installationsprøve
1	Pilotmigrering af Hjørring Kommune	Migrering gennemføres.
1	Migrering af yderligere 11 medlemmers Driftsmiljø.	Overførsel af 11 medlemmers data og gennemførsel af 11 idriftsættelser.
1	Bistand i Driftsprøveperioden	Driftsprøven er driftsafvikling, hvor Leverandøren har ansvaret for overholdelse af Servicemål, herunder udbedring af konfiguration af Integrationer og løsning på Incidents.
2	Udvikling af funktionalitet i Leverancen	Udvikling af funktionalitet som beskrevet nedenfor
3	Udvikling af funktionalitet efter Leverancen men inden 31.12.2022	Udvikling af funktionalitet som beskrevet nedenfor

Tabel 2 Leverancens grundelementer for Leverandøren

3.1Aktører og Systemaktører

I indeværende punkt beskrives aktører og systemaktører til ØS Indsigt

Systemet kan anvendes fra aktører, der er medarbejdere hos medlemmerne, eller fra systemaktører, der er andre it-systemer hos medlemmerne.

De primære Brugere af ØS Indsigt er:

• Registreringsbrugere, der som regel er økonomimedarbejdere, medarbejdere som arbejder primært med bilag, rapportering og regningsdebitor, som er intensive.

• Brugere af debitormodulet i Systemet

• Sporadiske brugere, som har anvender ØS Indsigt som opslagssystem, det kan være ledere, mellemledere eller medarbejdere, hvis udgifter registreres i forbindelse med rejser og kurser. ØS Indsigt er i stigende grad blevet introduceret succesfuldt til personale på sygehuse, børnehaver, skoler og ældrecentre.

Systemaktører er it-systemer som interagerer med ØS Indsigt på vegne af et medlem eller dennes medarbejder. Systemaktører driftsafvikles af en tredjepart.

Organiseringen af systemforvaltningen for ØS Indsigt hos medlemmerne er bygget op i et hierarki af administratorer, superbrugere og brugere. Endvidere indgår en række brugere i produktudvikling som beskrevet i Rammeaftalebilag 09. Nedenstående tabel viser en estimeret fordeling af brugere per modul.

Modul	Brugere	Intensive
Rapportering	Ca. 7000	ca. 2000
Bilag	ca. 5500	Ca. 3500
Stamoplysninger	ca. 1500	ca. 50
Udbetaling	ca. 1750	ca. 75
Budget	ca. 1250	ca. 300
Anlæg	Ca. 900	ca. 50
Konto	ca. 2000	ca. 150
Aktiv	Ca. 800	Ca. 50
Rejseansøgning	ca. 11000	Ca. 125
Regningsdebitor	ca. 2500	Ca. 750
Debitor	ca. 350	ca. 75
Afstemning	Ca. 800	Ca. 50
Administration	ca. 950	ca. 100

Tabel 3 Moduler og deres anvendelse

Ovenstående repræsenterer ikke fuldstændig udtømmende liste af brugergrupper og moduler.

MK 03.1 - Anvende eksisterende webklient
MK	Kategori	Mindstekrav
	MK	Systemet understøtter at Brugere kan anvende den eksisterende webklient.

3.2Logiske moduler

I indeværende punkt beskrives logiske moduler til ØS Indsigt. Med logiske moduler menes de forretningsmæssige moduler som webklienten er inddelt i. Modulerne svarer i øvrigt til venstremenuen i webapplikationen.

Logiske moduler beskriver således det forretningsmæssige indhold af ØS Indsigt, som understøtter aktørerne i udførsel af deres opgaver. Nedenstående tabel beskriver Systemets opdeling i en række fagmoduler, generelle moduler og værktøjer:

Modul	Beskrivelse
Rapportering (+BI)	Udstiller og præsentere data til alle brugere, herunder kan man blandt andet: Anvende dynamisk søgning med variable parametre. Eksportere resultater til PDF, Excel Anvende Deep links Opsætte skedulerede batchjobs som danner ØS Rapporter, fx dagligt Opliste Saldo list på konti som en prædefineret rapport i PDF Rapportere ud fra struktur på kontoplanen og organisatorisk Udtrække Specifikationsrapporter Udtrække Saldorapporter Udtrække rapport over posteringer og udbetalinger
Bilag	Håndterer bilag til dokumentation af administrative processer i Systemet. Hovedparten er indgående bilag, rykkere etc., modulet er et af de mest omfangsrige, der er følgende hovedfunktionalitet: Dokumenthåndtering Integrationerne er forskellige it-systemer fx Indkøbssystem Truelink Datawarehouses Modulet anvender i stigende grad automatisk. behandling og understøtter forskellige prokura regler. Et bilag har et flow per status og er koblet til kontoplanen via et 10 cifret kontonr.  Udbetalinger sker gennem modulet Udbetaling.
Stamoplysninger	Indeholder stamoplysninger på parter i Systemet samt en brugergrænseflade til administration af disse.
Udbetaling	Udbetaling håndterer medlemmets udbetalinger. Udbetalingsoverførslen kan være via NemKonto eller bankoverførsel. Modulet understøtter også rapportering af udbetalinger.
Budget	Understøtter udarbejdelsen af et budget i offentlig virksomhed. Desuden håndteres tillægsbevilling og omplaceringer mv. Opfølgning og rapportering af forbruget på det vedtagne budget. Budget understøtter pris og løn justeringer, kan simulere budget og forbruget. Xxxxxxx giver mulighed for at udstille data.
Anlæg	Registrering af anlæg under opførsel, herunder bevillinger til disse. Modulet understøtter håndtering af komplekse anlægsregnskaber, tilkøb og generering af aftalesedler.
Konto	Understøtter medlemmernes forskellige kontoplaner. Kontoplanen består af 11 dimensioner. Kontoplanen er dog bygget op om nøgler der referer til de 11 dimensioner.
Aktiv	Aktiv håndterer kommunens aktiver.
Rejseansøgning	Understøtter ansøgninger om time/dagpenge, kilometerpenge mv. og lægge budget til kursusaktivitet.
Regningsdebitor	Indeholder debitor for enkel håndtering af udstedelse af regninger.
Debitor	Understøtter kompleks håndtering af opfølgning på opkrævninger. Dette anvendes kun af kommunerne. Der er omfattende regler og lovgivning på området.
Afstemning	Anvendes til afstemning af konti i Systemet, samt andre afstemninger.
Administration	Understøtter håndtering af omfattende konfigurationer af forretningsregler og opsætning af Systemet.
Forventet Regnskab	Understøtter at man kan indlægge forventninger til forbruget resten af året. Hermed kan det forventede regnskab for året vises, herunder eventuelle budgetoverskridelser.

3.3Systemets Integrationer

Integrationer er en væsentlig del af Systemet. Integrationer udveksler data via batchkørsler, filoverførsler og webservices og database replikering. Et bredt udsnit af integrationerne kan forefindes i Underbilag 4Q - Integrationer - ØS Indsigt.

I forbindelse med Afklaringsfasen udleverer Kunden en liste over eksisterende integrationer per Driftsmiljø i Hostingmiljøet. I Underbilag 4Q - Integrationer - ØS Indsigt. findes en bruttoliste over integrationer i Systemet.

Alle integrationer som er udviklet som en del af Systemet indgår som en del af Systemet. Leverandøren har ansvaret for, at der fysisk er ”hul igennem” på de rigtige porte og ip-numre til medlemmets netværk.

MK 03.2 - Integrationer i Hostingmiljøet
MK	Kategori	Mindstekrav
	MK	Systemets integrationer skal kunne fungere i Hostingmiljøet

Integration via DB2 replikering til Region Midtjylland og Odense Kommune

Region Midtjylland anvender replikering til at kopiere data fra Systemet til lokale it-systemer.

Region Midtjyllands indkøbssystem er et SAP-system, der som Systemet anvender IBM DB2. Indkøbssystemet og Systemet er tæt intrigerede, og deler data på visse områder. Der anvendes federation til replikering af data. De fælles tabeller findes kun på det ene system, men opdateres fra begge systemer.
Der er også en HADR database til BI. Databasen opdateres kun fra Systemet.

Odense Kommune har et Data Warehouse, der replikerer data fra Systemet til Data Warehouse i envejs replikering. Replikering af databasen foregår dagligt hver aften. Replikeringen omfatter 110 tabeller.

MK 03.3 - Tovejs replikering af data
MK	Kategori	Mindstekrav
	MK	Systemet og Driftsmiljøet skal understøtte at data kan replikeres løbende i en tovejs replikering.

3.4Skedulerede jobs på serverne

Skedulerede jobs udfører en række vedligeholdelsesfunktioner og anvender integrationer i Systemet. Se eksempel i Underbilag 4 G - I, punkt 8.1.

I forbindelse med Afklaringsfasen udleverer Kunden en komplet liste over skedulerede jobs per Driftsmiljø i Hostingmiljøet som del af driftshåndbogen per medlem.

4Delleverance 1 – Overtagelse af vedligeholdelse, Drift og support

Delleverance 1 starter efter Kundens godkendelse af Afklaringsfasen.

KP 03.1 – Udførelse af Delleverance 1
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Delleverance 1 indeholder, jf. tidsplanen i Rammeaftalebilag 01: Etablering af Hostingmiljøet, jf. Rammeaftalebilag 02. Migrering af eksisterende Driftsmiljøer til Hostingmiljøet. Opsætning af operatørservice til håndtering af elektroniske fakturaer mv. Etablering af Service Desk, jf. Rammeaftalebilag 05. Etablering og afprøvning af releasepipeline. Integration til Kundens Aha!, jf. Rammeaftalebilag 07. Etablering af adgange og overvågning af Driftsmiljøer til brug for Drift og vedligeholdelse af Systemet i Kundens it-miljø, jf. Rammeaftalebilag 05. Overtagelse af vedligehold af Systemet og dets Programmel. Leverandøren angiver, hvordan Delleverance 1 gennemføres og udføres.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: der er en klar og tydelig beskrivelse af Tilbudsgivers proces. Tilbudsgiver effektivt sikrer, at samtlige aktiviteter gennemføres, afprøves og sikres at kunne ibrugtages af Ordregiver og i Ordregivers medlemmers Driftsmiljøer, at Tilbudsgivers gennemførelse af aktiviteterne tilrettelægges og udføres således, at risici for nedetid og datatab forhindres bedst muligt.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

Ved Rammeaftalens indgåelse kan Systemet effektivt og tilfredsstillende modtage og sende elektroniske faktura gennem produktet Truelink, der stilles til rådighed af den afgivende leverandør (EG A/S) og dennes underleverandører.

Leverandøren skal, som en del af Delleverance 1, etablere forbindelse til samme eller en tilsvarende operatørservice til at modtage og afsende faktura og bilag som anvender OIOUBL og PEPPOL jf. xxxx://xxx.xxxxxx.xxxx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxxx, og gør medlemmerne i stand til at overholde følgende bekendtgørelser:

• BEK nr. 206 af 11/03/2011, Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder

• BEK nr. 346 af 15/03/2019, Bekendtgørelse om elektronisk fakturering i den fælleseuropæiske serviceorienterede infrastruktur

• BEK nr. 354 af 26/03/2010, Bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder

Systemet sender betalinger via distributionskomponenten til NemKonto og kan overføre på en given dato eller samme dag som betalingen modtages fra Systemet eller tredjepart.

Nedenfor fremgår en oversigt over fordeling af services som håndteres via distributionskomponenten. Oversigten er fra Odense Kommune, og dækker perioden 01.03.2022 – 31.03.2022.

Figur 5 Overblik over den seneste måneds afsendelse og modtagelse

Udgifter for løbende forbrug af operatørservicen efter Driftsovertagelsesdagen indgår som en del af det månedlige driftsvederlag, jf. Rammeaftalebilag 10, punkt 1.2.B.b, og kan ikke opkræves særskilt.

KP 03.2 – Komponent til distribution
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Leverancen skal indeholde en opsætning af operatørservice, som kan modtage, sende og behandle elektroniske faktura baseret på OIOUBL på vegne af alle medlemmerne, jf. ovenstående afsnit. Leverandøren bedes beskrive hvordan Systemet modtager faktura og bilag gennem overvågning af folder i medlemmets IT-Miljø. Leverandøren bedes beskrive hvordan Systemet afsender faktura og bilag gennem en webservice som operatørservicen stiller til rådighed baseret på standarden i OIOUBL, jf. xxxx://xxx.xxxxxx.xxxx/xxxxxxx/xx/xxxxx.xxxx, herunder Operatørservicen skal afsende og processere synkront, og afgive en forretningskvittering til Systemet. Operatørservicen skal understøtte profilerne Procurement-BilSim og NES Profile 5 Basic Billing. Operatørservicen skal understøtte profilerne som anvendes i den fællesoffentlige understøttelse af Peppol EDI standard. Operatørservicen skal indeholde gensendelsesfunktionalitet, hvis modtageren ikke kan modtage data. Operatørservicen skal validere schematronregler ved indgående faktura. Operatørservicen skal sende uhåndterede fejl til behandling i Service Desk, jf. Rammeaftalebilag 04, herunder fejl som ”faktura er afleveret, men kommer ikke frem”. Operatørservicen skal indgå i den fællesoffentlige infrastruktur til udveksling af faktura. Operatørservicen skal integrere til NemKonto, og håndtere at betalingsfrister er samme dag som overførsel modtages fra Systemet eller tredjepart.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: der er en klar og tydelig beskrivelse af, hvorledes operatørservicen fungerer, og sikrer effektiv og mest mulig automatisk afsendelse og modtagelse af faktura. der er en klar og tydelig beskrivelse af, hvorledes operatørservicen kan håndtere flest mulige formater. der er en klar og tydelig beskrivelse af, hvorledes operatørservicen integrerer til NemKonto.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

5Delleverance 2 – Udviklingsopgaver i Leverancen

5.1Leverandøruafhængighed fra Serviceportalen over NGDP

Kundens kommunale Medlemmer har ved Rammeaftalens indgåelse en aftale med leverandøren MySupply A/S omkring udsendelsen af digital post fra debitormodulet i Systemet. Denne aftale er kommet i stand som følge af en overdragelse fra det tidligere Nets.

Servicen i sig selv fungerer som den skal, men økonomisk og arkitektonisk ser Kunden andre muligheder for afsendelse af digital post, som ikke kræver en tilsvarende klikafgift til en leverandør.

Det er således et ønske, at Systemet i stedet integrerer til digital post via den fælleskommunale Serviceplatform.

Snitfladerne på serviceplatformen er umiddelbart vurderet som den mest hensigtsmæssige løsning, da disse snitflader er anvendelige for en række systemer, og på den baggrund bør give det bedste udgangspunkt ift. at have en standardiseret og let anvendelig måde at integrere på. Snitfladen skal alene anvendes til afsendelse af digital post. Kommunerne kan selv vælge leverandør(printoperatør) ift. afsendelse af fysisk post. KOMBIT har ensartede protokoller, mod de tre leverandører på marked.

Information og dokumentation for integrationen i den fælleskommunale Serviceplatform kan ses her:

• xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xx0000

Leverandøren skal, som en del af Delleverance 2, ved inddragelse af Kunden i henhold til Rammeaftalebilag 08 – Samarbejdsorganisation og Rammeaftalebilag 09 – Kundens deltagelse, analysere og på den baggrund udarbejde Løsningsforslag til en Udviklingsopgave indeholdende proces for udviklingen samt en estimering af, hvad det vil kræve at etablere Integrationen mellem Serviceplatformen og Systemet ift. at afsende digital post med tilhørende tidsplan for levering af Udviklingsopgaven.

Leverandørens bindende estimat for opgaven er omfattet af det faste vederlag for Leverancen, jf. Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan, post 1.2.A.

Tilbudsgivers vederlag for KP 03.3 må ikke overstige 125.000 DKK.

KP 03.3 – Leverandøruafhængighed fra Serviceportalen over NGDP
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Leverandøren angiver, hvordan opgaven ” Leverandøruafhængighed fra Serviceportalen over NGDP” gennemføres og udføres.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: der er en klar og tydelig beskrivelse af Tilbudsgivers proces for udførelse af opgaven, Tilbudsgivers procesplan for den tilbudte opgave er effektiv og realistisk, hvorledes Tilbudsgiver sikrer, at det tilbudte løsningsforslag for Udviklingsopgaven og udførelsen heraf bliver effektiv og økonomisk rentabel for Kunden, Tilbudsgiver sandsynliggør og sikrer, at samtlige aktiviteter gennemføres, afprøves og sikres at kunne ibrugtages i Ordregivers medlemmers Driftsmiljø.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

5.2Dokumentationsindsats, Timebox

Leverandøren er, jf. Rammeaftalebilag 04 - Dokumentation forpligtet til at udarbejde og vedligeholde Dokumentation ved levering af Ydelser vedr. vedligeholdelse og support og Udviklingsopgaver.

Som en del af Leverancen, skal Leverandøren udarbejde og stille Dokumentation for relevante dele af Systemet, til rådighed for Kunden således Leverandøren får et nødvendigt indblik i Systemets konfiguration og funktionalitet.

Xxxxxx ønsker, at Leverandøren, ved at anvende sin proces for udarbejdelse og vedligeholdelse af Dokumentation, jf. Rammeaftalebilag 04, udarbejder Dokumentation, således Leverandøren opnår fornøden indsigt i Systemet til at kunne overtage supportopgaven i henhold til tidsplanen i Rammeaftalebilag 01.

Delleverancen skal indeholde 500 timer i Leverancen til, at Leverandøren tilvejebringer Dokumentation i det omfang Leverandøren finder nødvendigt ift. at overtage vedligeholdelse af Systemet, herunder support.

De tilbudte konsulenttimer afregnes, efter dokumenteret medgået tid, i henhold til Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan, punkt 1.2, vederlagselement 1.2.C, for nøglepersoner og alle øvrige it-konsulenter.

KP 03.4 – Udførelse af Dokumentationsindsats
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Delleverance 2 indeholder 500 timer til udfærdigelse og tilrådighedsstillelse af Dokumentation af Systemet, jf. ovenstående afsnit. Leverandøren angiver, hvordan opgaven gennemføres og udføres.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: der er en klar og tydelig beskrivelse af Tilbudsgivers proces ift. at identificere, hvilke områder i Systemet, Tilbudsgiver finder relevante at dokumentere, ift. at tilvejebringe relevant viden i et omfang som understøtter og sandsynliggør Tilbudsgivers mulighed for at levere god og relevant support overfor Kundens supportberettigede Brugere, hvorledes Tilbudsgiver effektivt sikrer, at samtlige aktiviteter gennemføres, afprøves og sikres at kunne tilgås af Brugere i Systemet.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

5.3Opstart af moderniseringsprojektet, Timebox

Kunden ønsker, at Leverandøren proaktivt skal rådgive og sparre med Kunden om væsentlig arkitektur og udviklingsstrategier, i forhold til at modernisere Systemet.

Kunden har udarbejdet et kommissorium for modernisering, som skal danne ramme for det forestående moderniseringsprogram, som i Rammeaftalens løbetid skal udmøntes i, at Systemet i sit hele er moderniseret. Programkommisorie fremgår af Underbilag 09A – E.

Delleverancen skal indeholde 500 timer i Leverancen til at igangsætte moderniseringen af Systemet ØS Indsigt. Det forventes at opgaven primært omfatter strategisk rådgivning ift. arkitekturprincipper, projektnedbrydning og aktivering af Kundens og Leverandørens samarbejdsorganisation og ressourcer ift. at aktivere Leverandørens udviklingsproces og metode som angivet i Rammeaftalebilag 07.

De tilbudte konsulenttimer afregnes, efter dokumenteret medgået tid, i henhold til Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan, punkt 1.2, vederlagselement 1.2.C, for nøglepersoner og alle øvrige it-konsulenter.

KP 03.5 – Opstart af moderniseringsprojektet
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Delleverance 2 indeholder 500 timer til igangsætning af moderniseringsprogrammet, jf. ovenstående afsnit. Leverandøren angiver, hvordan opgaven gennemføres og udføres.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at der er en klar og tydelig beskrivelse af: hvordan Tilbudsgiver aktiverer Kundens og Leverandørens samarbejdsorganisationer, så moderniseringsprogrammet forankres bedst muligt at projektnedbrydningen kan anvendes effektivt som grundlag for igangsætning af identificerede og prioriterede Udviklingsopgaver i et realistisk og operationelt road map som kan danne grundlag for Kundens strategiske prioritering af udviklingsindsats i Rammeaftalens 1. år.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

6Delleverance 3 – Udviklingsopgaver 2022

Kunden ønsker at få udviklet Systemet i form af Udviklingsopgaver ift. fx ændret lovgivning eller funktionalitet, men det er endnu ikke muligt at kravspecifisere ønskerne.

Udviklingsopgaverne kan ikke planlægges i detaljer på forhånd, og derfor skal disse leveres som Udviklingsopgaver jf. Rammeaftalebilag 14 – Leveranceaftale for Udviklingsopgaver. Disse leveranceaftaler udarbejdes af Leverandøren efter Afklaringsfasen i samarbejde med Kunden.

Delleverance 3 – Udviklingsopgaver 2022 indeholder samlet 2.000 timer til funktionalitetsforbedringer af Systemet inklusive udvikling, test og inddragelse af Leadforretningskoordinatorer, som skal leveres i henhold til tidsplanen i Rammeaftalebilag 01 – Tidsplan. Opgaverne omkring afklaring og dialog vil starte umiddelbart efter Afklaringsfasens afslutning.

De tilbudte konsulenttimer afregnes, efter dokumenteret medgået tid, i henhold til Rammeaftalebilag 10 – Vederlag og betalingsplan, punkt 1.2, vederlagselement 1.2.C, for nøglepersoner og alle øvrige it-konsulenter.

KP 03.6 – Udviklingsopgaver 2022
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Delleverance 3 indeholder 2000 timer til funktionalitetsforbedringer, jf. ovenstående afsnit, jf. ovenstående afsnit. Leverandøren angiver, hvordan opgaven gennemføres og udføres.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: Der er en klar og tydelig beskrivelse af, hvordan organiseringen af Udviklingsopgaverne finder sted. Tilbudsgiver sandsynliggør at relevante ressourcer og kompetencer til udførelse af Udviklingsopgaverne kan leveres sikkert og effektivt i henhold til tidsplanen i Rammeaftalebilag 01 – Tidsplan, således Udviklingsopgaverne kan igangsættes hurtigst muligt efter Afklaringsfasens afslutning. Fordeling af kompetencer imellem Nøglepersoner, samt imellem Xxxxxxxxxxxxx og øvrige it-konsulenter, sikrer et hensigtsmæssigt og effektivt leveranceforløb som illustrer Tilbudsgivers evne til at skalere ressourcer dynamisk. at Ordregiver involveres løbende og i det nødvendige omfang.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

7Option

7.1Option på migrering af Region Midtjylland

Region Midtjylland har ved Rammeaftalens indgåelse et eksisterende driftsmiljø som regionens egen driftsafdeling håndterer.

Region Midtjylland har, ved Rammeaftalens indgåelse, en proces i gang med at ændre Regionens driftsmiljø, således det kommer til at svare til de andre Medlemmers Driftsmiljøer i Hostingmiljøet i videst mulige omfang. Der er en proces i gang, hvor man flytter fra AIX servere til Windows servere.

Afviklingen af Systemet i Region Midtjyllands driftsmiljø flytter til Windows i foråret 2022, mens databasen først senere bliver flyttet fra AIX til Windows. Der anvendes en Enterprise version af DB2.

På tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse er Region Midtjyllands eget driftsmiljø opsat således:

	Description	vCPU	MBRam	GBDisk	OS
Region Midtjylland	DB2 Database Server #1	3	55.296	5.732	AIX
Region Midtjylland	DB2 Database Server #2	1	65.536	1.609	AIX
Region Midtjylland	BIP Server	0,5	12.288	178	AIX
Region Midtjylland	DB2 Database Server	0,5	16.384	3576	AIX
Region Midtjylland	ØS Prod Web Server 1	6	14.336	90	Windows server
Region Midtjylland	ØS Prod Web Server 2	6	14.336	90	Windows server
Region Midtjylland	ØS Prod Web Server 3	6	14.336	90	Windows server
Region Midtjylland	ØS Prod Web Server 4	6	14.336	90	Windows server
Region Midtjylland	Batch/ØS Arkiv Server	6	14.336	530	Windows server
Region Midtjylland	ØS Test Web Server	6	14.336	205	Windows server
Region Midtjylland	ØS Test Batch Server	6	14.336	275	Windows server

Kunden kan tidligst antage Option 1 efter Overtagelsesdagen. Ved en evt. antagelse af Option 1, kan Leverandøren forudsætte, at Region Midtjyllands Driftsmiljøs Basisprogrammel er tilsvarende øvrige medlemmers Driftsmiljøer i Hostingmiljøet for såvel Systemet som databasen.

Leverandøren skal, såfremt Kunden antager Option 1, etablere og migrere til et Driftsmiljø for Region Midtjylland i Hostingmiljøet indenfor maksimalt seks (6) måneder fra bestillingstidspunktet, svarende til kapaciteten angivet i Underbilag 2A - Serveroversigt - ØSIndsigt kunder.

KP 03.7 – Option 1, migrering af Region Midtjylland til Hostingmiljøet
Kategori:	KP
Beskrivelse:
Leverandøren skal sikre overførsel af data fra Region Midtjyllands eksisterende miljø, overførsel og etablering af eksisterende integrationer og fysiske adgange som beskrevet i Rammeaftalebilag 02 – Kundens it-miljø, således at Systemet fungerer i Hostingmiljøet, jf. ovenstående afsnit. Systemet er integreret med et SAP indkøbssystem og BI, begge databaser er DB2, hvilket er yderligere beskrevet i Afsnit 3.3 om “Systemets Integrationer”. Processen skal afsluttes med en driftsprøve, jf. Rammeaftalebilag 12 - Prøver. Leverandøren beskriver processen for migrering i detaljeret omfang, herunder processens aktiviteter, samt sammenhængen med releases til Systemet.
Evalueringselementer:
Ordregiver lægger vægt på, at: der er en klar og tydelig beskrivelse af, hvorledes migreringen foretages effektivt og med så lidt nedetid på produktionsmiljøet som muligt. at der er en klar beskrivelse af, hvorledes replikering opsættes og afprøves, samt at migreringen sikrer driftsstabilitet.
Løsningsbeskrivelse:
[Tilbudsgiver indsætter Løsningsbeskrivelse af Konkurrenceparameter (KP)]

1 Bring Your Own Device

21 Robotic Process Automation

25