Databehandleraftale

Databehandleraftale

Imellem

Dataansvarlig: [Firma navn]

[Adresse] [Postnummer] [Land]

[CVR-nr.]

Kontaktperson: [Navn på kontaktperson] [email]

[Phone number]

og

Databehandler: XXXXXXXX.XX ApS Xxxxxxxxxxx 00,

3460 Birkerød.

Danmark

CVR: 31300401

Parterne kaldes i det følgende henholdsvis den “Dataansvarlige” og “Databehandleren”, og “Part” eller tilsammen “Parterne”.

Introduktion

Ved brug af fraværsregistreringsprogrammet Xxxxxxxx.xx og ethvert modul eller funktion i forbindelse med applikationen (i det hele benævnt “Applikationen”), vil den Dataansvarlige være ansvarlig for sin Behandling af Personoplysninger i Applikationen. Databehandleren vil behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. For at sikre, at Parterne lever op til sine forpligtelser under nationale databeskyttelsesregler samt Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/279 (“GDPR”), har Parterne indgået denne databehandleraftale (“Aftalen”), som udgør instruksen fra den Dataansvarlige til Databehandleren og dermed regulerer Databehandlerens Behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Begge Parter bekræfter, at de har fuldmagt til at underskrive Aftalen.

Det gælder for hele Aftalen og i forholdet mellem den Dataansvarlige og Databehandleren, at krav, der følger af GDPR, som er beskrevet i denne aftale og som ikke følger af nugældende lovgivning, først er gældende fra 25. maj 2018.

Definitioner

Definitionen af Personoplysninger, Særlige Kategorier af Data (Følsomme Oplysninger), Behandling, den Registrerede, Dataansvarlig og Databehandler er den samme som den relevante persondatalovgivning, herunder GDPR.

Formålet med Databehandlerens Behandling af Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at sikre, den Dataansvarliges brug af Applikationen og opfyldelsen af denne Aftale.

Aftalen har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende Behandling af Personoplysninger for så vidt angår vilkår for brugen af Applikationen eller i andre aftaler gældende Parterne imellem. Aftalen er gyldig, så længe den Dataansvarlige abonnerer på Applikationen, og Databehandleren derfor skal behandle Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. Aftalen har dog ikke forrang, såfremt Parterne har indgået en anden databehandleraftale, hvoraf fremgår, at den databehandleraftale har forrang frem for denne Aftale.

Databehandlerens forpligtelser

Databehandleren skal udelukkende behandle Personoplysninger på vegne af og som følge af den Dataansvarliges instruktioner. Ved at indgå denne Aftale, instruerer den Dataansvarlige Databehandleren i at behandle Personoplysninger på følgende måder: i) i overensstemmelse med gældende lovgivning, ii) for at opfylde sine forpligtelser i henhold til abonnementsvilkår for Applikationen, iii) som yderligere speciceret ved den Dataansvarliges normale brug af Applikationen, og iv) som beskrevet i denne Aftale.

Databehandleren har ikke nogen grund til at tro, at gældende lovgivning forhindrer Databehandleren i at efterleve instruktionerne gengivet ovenfor. Databehandleren skal, hvis denne bliver opmærksom på det, give den Dataansvarlige besked om instruktioner eller andre Behandlingsaktiviteter udført af den

Dataansvarlige, som efter Databehandlerens opfattelse strider imod den gældende databeskyttelseslovgivning. Kategorierne af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til denne Aftale er beskrevet i Bilag A.

Under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen, samt omfanget, konteksten og formålet med Behandlingen, er Databehandleren forpligtet til at foretage alle rimelige foranstaltninger, herunder tekniske og organisatoriske, for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til den risiko og kategorien af Personoplysninger, der skal beskyttes.

Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som dette er muligt og under hensyntagen til Behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, for at sikre overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende Databeskyt telseslovgivning, herunder for så vidt angår bistand i forhold til opfyldelse af anmodninger fra Registrerede samt generel overholdelse af bestemmelserne under GDPR artikel 32-36.

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse via kontaktperson oplyst i Databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med sikkerhedsbrist.

Endvidere skal Databehandleren så vidt muligt og lovligt underrette den Dataansvarlige, hvis;

i. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra den Registrerede.

ii. En anmodning om indsigt i Personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet.

Databehandleren må ikke besvare sådanne anmodninger fra Registrerede, medmindre denne er autoriseret af den Dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren vil end videre ikke videregive information om denne Aftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder Personoplysninger, medmindre Databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen, såsom ved en retskendelse eller lignende.

Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler Personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til Personoplysninger, som behandles i henhold til Aftalen. Denne bestemmelse skal ligeledes gælde efter ophør af Aftalen.

Den Dataansvarliges forpligtelser

Den Dataansvarlige bekræfter ved indgåelse af denne aftale, at:

• Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationen stillet til rådighed af Databehandleren, udelukkende behandle Personoplysninger i overensstemmelse med kravene i den gældende Databeskyttelseslovgivning.

• Den Dataansvarlige har et lovligt grundlag for at behandle og videregive Personoplysninger til Databehandleren (herunder til underdatabehandlere som Databehandleren anvender).

• Den Dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de Personoplysninger som behandles af Databehandleren.

• Den Dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder for så vidt angår Behandlingen af Personoplysninger.

• Den Dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelser over for de Registrerede vedrørende behandlingen af Personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

• Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de Registreredes rettigheder og deres Personoplysninger.

• Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de Registreredes rettigheder og deres Personoplysninger.

• Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationen ikke behandle Følsomme oplysninger, medmindre dette er speciceret i Bilag A til denne Aftale.

• Den Dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af Personoplysninger, som denne behandler, dette gælder særligt i det omfang sådan Behandling afviger fra de kategorier af Oplysninger, som fremgår af Bilag A.

Brug af underdatabehandlere og videregivelse af data

Som en del af driften af Applikationen anvender Databehandleren underleverandører

(“Underdatabehandlere”). Sådanne Underdatabehandlere er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere, som kan ses her: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxx/.

Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i Aftalen.

Denne Aftale udgør den Dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af Databehandlerens brug af Underdatabehandlere.

Den Dataansvarlige skal orienteres, inden Databehandlere udskifter sine Underdatabehandlere. Den Dataansvarlige har dog kun ret til at protestere imod en ny Underdatabehandler, som behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal Databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den Dataansvarlige adgang til Databehandlerens databeskyttelsesvurdering af Underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af Underdatabehandleren kan den Dataansvarlige opsige sit abonnement på Applikationen, herunder med et kortere varsel end normalt for at sikre, at den Dataansvarliges Personoplysninger ikke behandles af den pågældende Underdatabehandler.

Sikkerhed

Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævede i henhold til information om sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i GDPR artikel 32.

Adgang til revision

Den Dataansvarlige er berettiget til at igangsætte en revision af Databehandlerens forpligtelser i henhold til Aftalen én gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere en én gang årligt. Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum to uger forud for den foreslåede startdato. Det skal besluttes i fællesskab mellem Parterne, hvis en tredjepart skal foretage revisionen. Imidlertid kan den Dataansvarlige lade Databehandleren bestemme, at revisionen af sikkerhedsårsager skal foretages af en neutral tredjepart efter Databehandlerens valg, såfremt der er tale om et behandlingsmiljø hvor flere dataansvarliges data er anvendt.

Revision finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter.

Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren og/eller psupport ApS skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.

Varighed og ophør

Aftalen er gældende, så længe Databehandleren behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med den Dataansvarliges brug af Applikationen.

Denne Aftale vil automatisk ophøre ved udgangen af den Dataansvarliges opsigelsesperiode i forhold til abonnement på Applikationen. Ved ophør af abonnementet vil Databehandleren slette eller returnere alle Personoplysninger i det relevante format, som Databehandleren har behandlet på vegne af den Dataansvarlige under Aftalen.

Såfremt den Dataansvarlige ønsker bistand til returnering af data, fastsættes omkostninger forbundet hermed i fællesskab af Parterne og skal baseres på i) timetakster for Databehandlerens anvendte tid, ii) kompleksiteten af den anmodede proces og iii) det valgte format. Databehandleren er berettiget til at beholde Personoplysninger efter ophør af Aftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i Aftalen.

Ændringer

Ændringer til Xxxxxxx skal vedlægges i et særskilt bilag til Aftalen. Hvis nogen af bestemmelserne i Aftalen er ugyldige, får dette ikke indvirkning på de resterende bestemmelser. Parterne skal erstatte ugyldige bestemmelser med en lovlig bestemmelse, som afspejler formålet med den ugyldige bestemmelse.

Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret og enhver tvist skal forelægges en dansk domstol.

***

Denne DBA underskrives i to enslydende eksemplarer af parternes tegningsberettigede repræsentant.

På vegne af Databehandleren På vegne af den Dataansvarlige

Birkerød den 20/5-2018  den / -2018

Xxxxx Xxxxxxx Xxxx:

Bilag A – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede

1. kategorier af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til Aftalen

a. Kategorier af Registrerede

ii. Den Dataansvarliges medarbejdere

b. Kategorier af Personoplysninger

i. Navn

ii. Medarbejder nr.

iii. Fravær

iv. E-mail

v. IPadresse

vi. CPR nummer (kun kunder der indrapporterer til Danmarks statistik)