Contract

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende møbler til konto- rer, kantine- og mødelokaler, loungeområder, pleje- og sundhedssektoren samt daginstitutioner og undervis- ningssektoren benævnt 03.13 Møbler.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan effektivisere indkøbet og afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod en bred kreds af offentlige myndigheder og kan anvendes af alle offentlige kunder i Danmark.

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse. Analysen afdækkede bl.a.:

• Aftaleområdets samlede størrelse og øvrige aftaler på området

• Kundernes centrale indkøbskriterier, behov og adfærd

• Leverandørerne i markedet samt deres konkurrenceparametre og værdikæde

• Tendenser i markedet

Markedsanalysen viser, at det offentlige marked for køb af møbler er estimeret til mellem DKK 850 mio. og DKK 1,4 mia., hvilket medfører at 03.13 Møbler får en markedsandel på ca. 8 % af det offentlige marked for møbler beregnet ud fra aftalens forventede skønnede omsætning på DKK 367 mio.

Analysen viser endvidere, at de fleste anskaffelser af møbler sker decentralt hos kunderne. Rammeaftalen skal derfor kunne rumme indkøb, der foretages af kunder i form af eksempelvis børnehaver og plejehjem så- vel som indkøb, der foretages mere centralt fra eksempelvis indkøbsafdelinger. Idet indkøb af møbler ofte sker decentralt, vil anvendelse af rammeaftalen forventeligt ofte ske af kunder, der ikke foretager jævnlige indkøb. Det er derfor vigtigt, at rammeaftalen er nem at anvende i praksis, men samtidig også rummer mulig- heder for de mere professionaliserede indkøbere og arkitekter. Ligeledes er det vigtigt, at de tildelte leveran- dører kan yde et højt niveau af service, som er tilpasset kunderne og brugerne af aftalen og deres indkøbs- mønstre.

Ud over ovenstående er der blandt kunderne et tiltagende fokus på muligheden for at handle miljøvenligt. På denne baggrund indeholder aftalen blandt andet følgende tiltag og muligheder:

• Forlænget garanti i forhold til den eksisterende 03.13 Møbler-aftale

• Et sortiment af miljøprodukter

• Krav til blandt andet emballage og træ

• Kontraktbestemmelser, som forpligter leverandøren til at rådgive kunden om muligheder for genan- vendelse af kundens brugte møbler (salg, donation, kildesortering mv.).

• Øget fokus på mulighed for at vedligeholde og reparere møbler med henblik på længere levetid.

Som konsekvens af kundernes stigende ønsker om muligheder for at indtænke miljø og bæredygtige løsnin- ger, er der endvidere på rammeaftalen indsat en mulighed for, at kunderne kan købe brugte møbler. Da mar- kedet for større leverancer af brugte møbler stadig er i sin tidlige udvikling, og der forventes at være meget få leverandører, der ville kunne imødekomme en forpligtelse til at tilbyde og sælge brugte møbler, er køb og salg af brugte møbler kontraktuelt reguleret, men frivilligt for såvel kunder som leverandører at henholdsvis aftage og levere. SKI har herved faciliteret en mulighed for at afsøge, om kunder og markedet kan mødes om dette tiltag. Et eventuelt køb af brugte møbler er reguleret i kontraktmaterialet, ligesom prisen for brugte møbler, hvis sådanne handles under aftalen, er fastsat således, at denne beregnes ud fra den tilbudte pris for et tilsvarende nyt møbel fratrukket en på forhånd defineret kontraktuelt reguleret rabatsats.

Der er i den offentlige sektor fokus på digitalisering af offentlige indkøb, og det forventes, at der i de kom- mende år vil blive stillet tiltagende krav til det offentliges digitale handel, herunder et muligt lovkrav om digital handel. På den baggrund er der i rammeaftalen stillet krav om, at leverandøren skal stille et e-katalog til rå- dighed for kunderne, ligesom SKI har skærpet kravene til billeder og tekst i e-kataloget. Dette for at sikre, at kunderne har de bedste forudsætninger for at handle digitalt.

En analyse af kundernes centrale indkøbsbehov viste, at kunderne ønsker at kunne anskaffe møbler af god kvalitet til konkurrencedygtige priser.

Med henblik på at sikre den rette balance mellem pris og kvalitet, er udbuddet tilrettelagt således, at garanti- kravet er justeret, samtidig med at tilbudsgiverne gives relativt frie rammer til at tilbyde de møbler, hvor kun- derne kan opnå den bedste kvalitet til en konkurrencedygtig pris, og hvor leverandøren samtidig kan byde ind med de møbler og konfigurationer, som leverandøren tror bedst vil ramme kundernes behov og ønsker. Dette ses blandt andet ved at:

• SKI har øget garantikravet på rammeaftalen fra 3 til 5 år

• Produkterne er ikke kravspecificeret ned til mindste detalje, men med fokus på de basale egenska- ber og funktioner, som opfylder kundernes behov

• Der stilles kontraktuelle krav til leverandørernes service, og leverandørerne forpligtes til at gennem- føre kundetilfredshedsundersøgelser som opfølgning på de stillede servicekrav.

3.1 Opdeling i delaftaler

Ud over den frivillige møbelaftale 03.13 Møbler (dette udbud) har SKI udbudt to forpligtende møbelaftaler,

50.30 Møbler (kommunalt forpligtende) og 50.31 Møbler (statslig forpligtende).

Begge indeholder et standardudvalg af møbler til kontormiljøer, kantinemiljøer og mødemiljøer og er forplig- tende at anvende for de tilsluttede kommuner (50.30) og for staten (50.31). 50.30-aftalen er en eneleveran- døraftale, mens 50.31-aftalen er en flerleverandøraftale med direkte tildeling til leverandør nr. 1 og miniudbud blandt alle leverandørerne.

Såfremt de tilsluttede kunders behov for møbler til kontormiljøer, kantinemiljøer og mødemiljøer ikke kan tilgo- deses ved anvendelse af de forpligtende aftaler, vil kunderne være berettigede – men ikke forpligtigede – til at anvende 03.13 Møbler-aftalen. For de øvrige kunder gør det sig gældende, at de er berettigede – men ikke forpligtigede – til at anvende 03.13 Møbler-aftalen.

Herudover indeholder 03.13 Møbler-aftalen et udvalg af møbler til daginstitutioner, plejeområdet samt under- visningsinstitutioner. For anskaffelser til disse områder gør det sig gældende, at kunderne er berettigede – men ikke forpligtigede – til at anvende aftalen.

Markedet for møbler i Danmark er kendetegnet ved, at der findes enkelte større leverandører, som kan le- vere indenfor alle de tidligere nævnte møbelmiljøer, som der udbydes møbler til. Samtidig findes der flere mindre leverandører, som kan levere møbler til et eller få af de nævnte møbelmiljøer.

Rammeaftalen er på denne baggrund opdelt i følgende 6 delaftaler, som indeholder møbler der matcher det møbelmiljø som kunden skal anskaffe til:

• Delaftale 1: Kontormøbler

• Delaftale 2: Kantine-, lounge- og mødemøbler

• Delaftale 3: Møbler til pleje- og sundhedssektoren

• Delaftale 4: Daginstitutionsmøbler

• Delaftale 5: Undervisningsmøbler til folkeskolen

• Delaftale 6: Undervisningsmøbler til videregående uddannelser

Opdelingen i delaftaler er sket for at sikre det bredest mulige tilbudsgiverfelt, hvor opdelingen i delaftaler sik- rer, at tilbudsgivere som er specificeret indenfor møbler til bestemte møbelmiljøer, eksempelvis undervis- ningsmiljøer, får en mulighed for at byde ind og deltage i konkurrencen. Med denne løsning optimerer SKI konkurrencen om de enkelte aftaler, ligesom SKI medvirker til at fastholde og sikre den effektive konkur- rence i markedet for møbler til det offentlige.

Det er herudover SKI’s vurdering, at opdelingen i delaftaler på denne baggrund er medvirkende til at sikre SKI’s kunder et bredt udvalg af kvalitetsmøbler til de enkelte møbelmiljøer.

Opdelingen af delaftaler er herudover med til at gøre det nemmere for SKI’s kunder at anvende rammeafta- len. SKI’s kunder vil have muligheden for at anvende de enkelte delaftaler, og åbne de enkelte delaftaler for hver enkelt enhed i organisationen. SKI’s kunder vil derfor have én delaftale som man skal handle på, af- hængig af hvilket møbelmiljø der skal anskaffes møbler til, og skal derfor ikke forholde sig til møbler som ikke passer til – og er egnet til - det pågældende møbelmiljø. Delaftalerne er derfor opdelt i møbler til kontormil- jøer, kantine-, lounge- og mødemiljøer, plejemiljøer, daginstitutioner og undervisningsmiljøer. Denne opde- ling er medvirkende til at sikre, at kundernes behov for at det er nemt at anvende aftalen kan opfyldes, da man alene for det enkelte møbelmiljø (eksempelvis undervisningslokaler) skal købe på én delaftale, som kun indeholder møbler egnet til det enkelte møbelmiljø.

Hver delaftale udgør en selvstændig rammeaftale og tildeles til tre leverandører efter en kaskademodel, jf. nærmere herom i bilag D.

4 Den udbudte genstand

Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af møbler og service i forbindelse med anskaffelse af møbler til:

• Kontormiljøer

• Kantinemiljøer

• Mødemiljøer

• Loungemiljøer

• Pleje- og sundhedssektoren

• Daginstitutioner

• Undervisningsmiljøer

Sortimentet på rammeaftalen omfatter et bredt udvalg af møbler til de forskellige møbelmiljøer. En overordnet oversigt over sortimentet på de enkelte delaftaler kan ses nedenfor i afsnit 4.1.

Herudover indgår der også et mindre omfang af tjenesteydelser som en del af rammeaftalen, f.eks. udarbej- delse af tegninger, vedligeholdelse af møbler og rådgivning om bortskaffelse af brugte møbler.

De udbudte produkter og tjenesteydelser er beskrevet nærmere i bilag B, bilag C, bilag E og særbilag 3, som også angiver de krav, som produkterne og tjenesteydelserne skal leve op til.

Prissætningen ved tilbudsafgivelse skal ske i Bilag C Leverandørens tilbud.

Sortimentet på rammeaftalen er opdelt i hovedproduktgrupper som eksempelvis ”stole” og ”borde”. Hver ho- vedproduktgruppe er videre opdelt i en række produktgrupper. De enkelte produktgrupper er opdelt i en række underproduktgrupper, som er medvirkende til at kategorisere en bestemt type af møbler som eksempelvis ”barborde” eller ”skriveborde med elektrisk hæve/sænke-funktion”.

SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Som passende dokumentation i forhold til opfyldelsen af angivne krav, anser SKI eksempelvis en erklæring på tro og love fra tilbudsgiver, hvori der nærmere redegøres for, at det pågældende produkt som minimum lever op til de rele- vante krav. SKI forbeholder sig dog retten til at kræve yderligere dokumentation i den udstrækning dette vur- deres nødvendigt for at fastslå overensstemmelse, jf. punkt 9.2.5, 9.2.6 og 9.2.7.

4.1 Sortimentsoversigt

4.1.1 Delaftale 1: Kontormøbler

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 1: Kontormøbler”:

• Arbejdsborde o

• Løse bordplader

• Kontorstole

• Reoler og opbevaring

• Tavler

• Belysning

• Tilbehør

• Miljøsortiment

4.1.2 Delaftale 2: Kantine-, lounge- og mødemøbler

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 2: Kantine-, lounge- og mødemøbler”:

• Kantine- og barborde o

• Klapborde og flip-top borde

• Udendørsmøbler

• Gavlborde og bænke

• Sofaborde

• Belysning

• Lydabsorbenter

• Mødestole

• Kantinestole

• Barstole

Loungestole og sofaer

• Mødeborde

• Øvrigt

• Miljøsortiment

4.1.3 Delaftale 3: Møbler til pleje- og sundhedssektoren

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 3: Møbler til pleje- og sundhedssektoren”:

• Caféborde o

• Spiseborde

• Sofaborde

• Hvilestole

• Stole til venteområder

• Udendørs møbler

• Spisestuestole

• Lænestole og sofaer

• Reoler og opbevaring

• Belysning

• Klinikstole

• Øvrige møbler

• Miljøsortiment

4.1.4 Delaftale 4: Daginstitutionsmøbler

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 4: Daginstitutionsmøbler”:

• Børneborde

• Pusleborde

• Væghængte borde

• ServeringsbordeBørnestole

• Voksenstole

• Sofaer

• Reoler og garderober

• Belysning

• Lydabsorbenter

• Øvrigt

• Miljøsortiment

•

4.1.5 Delaftale 5: Undervisningsmøbler til folkeskolen

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 5: Undervisningsmøbler til folkeskolen”:

• Elevborde o

• Gruppearbejdsborde

• Lærerborde

• Elevstole

• Sofaer og puffer

• Reoler og skabe

• Tavler

• Eksamensstole

• Belysning

• Garderober

• Scenekasser og trapper

• Øvrige møbler

• Miljøsortiment

4.1.6 Delaftale 6: Undervisningsmøbler til videregående uddannelser

Følgende sortiment bliver udbudt på ”Delaftale 6: Undervisningsmøbler til videregående uddannelser”:

• Undervisningsborde o

• Gruppearbejdsborde

• Lærerborde

• Studiepladser

• Konferencestole

• Elevstole

• Reoler og opbevaring, Biblioteksmøbler

• Tavler

• Omklædningsskabe

• Øvrige møbler

• Miljøsortiment

4.2 Miljøsortiment

Produkterne i delaftalernes bilag B - kravspecifikation, i fanen ”miljøsortiment”, skal være mærket med mini- mum ét af følgende miljømærker:

• Bilag B1: Svanemærket, Nordic Ecolabelling for Furniture and fitment (version 5.4), herunder hvis relevant: B 2 Nordic Ecolabelling for Paper Products – Chemical Module (version 3.1) Bilag B3: EU- Blomsten/Ecolabel (version 1.2)

• Bilag B4: Blaue Engel, træbaserede møbler (version 2)

• Bilag B5: Blaue Engel, polstrede møbler (version 2.1)

• Bilag B6: Svensk Möbelfakta (version 14.2)

Alle kriteriedokumenter er anført i bilag B1 til B6. Herudover fremgår det af bilag B7, hvilke krav i det rele- vante kriteriedokument jf. bilag B1-B6, produkterne skal efterleve, hvis tilbudsgiver har fremsendt anden pas- sende dokumentation.

Såfremt tilbudsgiver tilbyder et produkt, der ikke har opnået ét af ovenstående miljømærker, skal tilbudsgiver som en del af sit tilbud fremsende dokumentation for, at mærkekriterierne til ét af miljømærkerne, som angi- vet i bilag B7, er opfyldt jf. udbudslovens § 46, stk. 2 og § 46, stk. 4.

SKI forbeholder sig jf. udbudslovens § 46, stk. 4, litra 2) sig ret til at betragte et produkt/en varelinje som ukonditionsmæssig, såfremt SKI ikke kan konstatere, at de relevante mærkekriterier jf. bilag B7 er opfyldt, uden at de ressourcer, som SKI skal bruge på dette, efter en konkret vurdering i uhensigtmæssigt omfang overstiger de ressourcer, som SKI ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det krævede mærke.

SKI kan dog under overholdelse af principperne i § 2 anmode tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis de oplysninger eller dokumenter, som tilbudsgiver har indsendt i forbindelse med tilbuddet, er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter.

På udbudssiden på xxx.xxx.xx har SKI uploadet en udvidet version af B7 med en tilført kolonne, hvoraf det fremgår, hvilken dokumentation udstederen af ovenstående miljømærker kræver for hvert af de relevante miljømærkekriterier. Den udvidede version af bilag 7B ligger blot som vejledning til hvilken dokumentation der er relevant og den udvidede version er ikke en del af det endelige udbudsmaterialet. SKI stiller ikke form- krav, men vil anse dokumentation for hvert miljømærkekriterie som fyldestgørende, såfremt dokumentatio- nen er på samme niveau, som det udstederen af miljømærket har krævet for det relevante miljømærkekrite- rie.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015 med senere ændringer).

Krigen i Ukraine har medført stor usikkerhed på markedet for møbler, særligt i forhold til forsyning og råvare- priser. SKI har vurderet, at udbuddet kan gennemføres som udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 1, litra a. Dette er begrundet i, at SKI har behov for at forhandle med tilbudsgiverne om forskellige løsninger for at kunne fastsætte tilstrækkeligt velafbalancerede/tilbudsgiverattraktive vilkår for prisregulering, leveringstid samt råvarer som matcher markedssituationen på disse områder, der er præget af leveringsudfor- dringer og høje samt svingende priser på bl.a. træ og fragt. Forhandlingstemaerne er Tema A: Prisregulering og Tema B: Leveringstid for fabriksnye møbler. Tema C: Halvfabrikata. Forhandlingstemaerne er nærmere beskrevet i ” Bilag til udbudsbetingelserne - Forhandlingstemaer”.

Eftersom der er er tale om et udbud med forhandling, foregår udbudsprocessen i to faser:

• en prækvalifikationsfase, hvor interesserede leverandører kan ansøge om prækvalifikation, og

• en tilbuds- og forhandlingsfase, hvor de prækvalificerede tilbudsgivere afgiver tilbud og deltager i eventuelle forhandlinger. Det vil fremgå af opfordringsbrevet hvilke delkontrakter, som tilbudsgiver er prækvalificeret til at afgive tilbud på.

Den udbudte rammeaftale tildeles flere leverandører, og SKI forventer at tildele hver delaftale til 3 leverandø- rer.

SKI indgår således en rammeaftale med hver af de tildelte leverandører. Disse vil udgøre parallelle rammeaf- taler, jf. rammeaftalen.

Vilkårene for kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på de parallelle ram- meaftaler er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2 En frivillig rammeaftale

Rammeaftalen er en frivillig aftale. Dette indebærer, at det er frivilligt for SKI’s kunder, jf. bilag A, om de vil anvende rammeaftalen. De har således en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen.

Kunden kan eventuelt have interne instrukser om, at enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under ram- meaftalen og de parallelle rammeaftaler.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens/leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leve- randøren/leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kundernes tildeling af leveringskontrakter under rammeaftalen skal følge retningslinjerne i bilag D.

Kunderne skal som udgangspunkt foretage direkte tildeling til den leverandør, som i forbindelse med SKI’s tildeling af leverandører på rammeaftalen, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og dermed er blevet tildelt som rammeaftalens primære leverandør. Kunderne kan dog i overensstemmelse med betingel- serne som fremgår af bilag D, punkt 3.1, foretage tildeling til leverandør nr. 2, hhv. leverandør nr. 3 i ramme- aftalens rangorden ved en vurdering af møblets form og/eller farve og/eller funktion, eller ved en saglig årsag til anskaffelse af miljømærkede møbler.

Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
21. december 2022	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
27. januar 2023	Frist for anmodning om prækvalifikation
28. februar 2023	Meddelelse om prækvalifikation/udsendelse af opfordringsskrivelser til prækvalificerede tilbudsgivere.
28. april 2023, kl. 13.00.	Frist for indsendelse af indledende tilbud
Ultimo maj 2023 (forventet)	Forhandlingsrunde (der forventes gennemført ingen eller 1 runde. Der tages dog forbehold for at gennemføre yderligere runder, jf. punkt 14)
Ultimo juni 2023 (forventet)	Frist for endeligt tilbud
September 2023 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Oktober 2023 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Oktober 2023 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: SKI forbeholder sig retten til ikke at indgå Rammeaftalen med Leverandøren, før SKI har godkendt E-kataloget og testfakturaen, og E- kataloget er etableret, jf. særbilag 2.
Oktober 2023 (forventet)	Implementering igangsættes
Januar 2024 (forventet)	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.

7 Udelukkelse, egnethed og udvælgelse

Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt ansøgers egenerklæring.

Ansøgning om prækvalifikation skal ske ved elektronisk indsendelse af ESPD via ETHICS, jf. afsnit 7.4. Inte- resserede tilbudsgivere skal ansøge om prækvalifikation inden den i udbudsbekendtgørelsens punkt IV.2.2 angivne frist.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.4 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne ansøg- ninger om prækvalifikation, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde

Ansøger må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslovens

§§ 134 a, 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Ansøger må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.4.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

SKI kan ikke udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøger er pålidelig, selvom vedkom- mende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis ansøger ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for ansøgers pålidelig- hed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold for at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

For at være egnet skal ansøger opfylde nedenstående minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal ansøger – for at blive erklæret egnet – opfylde føl- gende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Det er et minimumskrav, at ansøger i seneste disponible regnskabsår skal have haft en soliditetsgrad på minimum 15 %. Soliditetsgraden beregnes som ansøgers samlede egenkapitals værdi i forhold til ansøgers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi / samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes ansøgers soliditetsgrad som ansøger og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.

• Det er et minimumskrav, at ansøger i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet egen- kapital i overensstemmelse med kravene i nedenstående skema:

Økonomiske mindstekrav til egenkapital i seneste disponible regnskabsår
Delaftale 1: Kontormøbler	DKK 5 mio.
Delaftale 2: Kantine-, lounge- og mødemøbler	DKK 10 mio.
Delaftale 3: Møbler til pleje- og sundhedssektoren	DKK 3 mio.
Delaftale 4: Daginstitutionsmøbler	DKK 1 mio.
Delaftale 5: Undervisningsmøbler til folkeskolen	DKK 2,5 mio.
Delaftale 6: Undervisningsmøbler til videregående uddannelser	DKK 2,5 mio.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for ansøgers regnskabsaflæggelse.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.4.

Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de enheder påtage sig at hæfte solidarisk med ansøger, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 7.4.1 om ESPD, hvori den støttende enhed skal angive den økonomiske og finansielle formåen som stilles til rådig- hed for ansøger, og punkt 16.3 om støtteerklæring.

Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 7.4.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.

7.3 Udvælgelseskriterier

Hvis der er flere end 8 ansøgere pr. delaftale, der er egnede, udvælges pr. delaftale de 8 ansøgere, der har de 8 højeste soliditetsgrader blandt delaftalens ansøgere, således med henblik på at der prækvalificeres for- venteligt maksimalt 8 ansøgere pr. delaftale.

Baggrunden for, at der prækvalificeres dette antal tilbudsgivere pr. delaftale, er følgende: SKI ønsker at sam- mensætte et felt af tilbudsgivere, der afspejler bredden i leverandørmarkedet, således der i sidste ende indgås rammeaftaler, der på bedst mulig vis kan opfylde kundernes forskelligartede behov. Derudover ønsker SKI at

prækvalificere et antal tilbudsgivere, der er tilstrækkeligt til, at der på hver delaftale kan indgås rammeaftale med 3 tilbudsgivere.

Hvis der er flere end 8 ansøgere pr. delaftale, udvælges pr. delaftale de 8 ansøgere, der har de 8 højeste soliditetsgrader blandt delaftalens ansøgere.

7.3.1 Tilbudsgivers grunddata

For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at oplyse tilbudsgivers navn, adresse, CVR-num- mer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktperson. Disse oplysninger afgives ved udfyldelse af do- kumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS og sendes til SKI sammen med tilbuddet. Dette er med henblik på at udbudsprocessen kan afvikles smidigt.

Det er valgfrit at sende bilaget sammen med tilbuddet, og bilaget eller oplysningerne indgår ikke i vurderingen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), angives de i første tekstafsnit efterspurgte oplysninger for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.

Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 7.4.1 om ESPD.

7.4 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at ansøger i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (for- kortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en ansøger opfylder kriteri- erne til udelukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Ansøger, herunder alle deltagerne i en sammenslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i for- bindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 7.4.1.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Dokumentationen skal kræves fra den/de tilbudsgiver(e), som SKI forventer at tildele rammeaftalen. Dette skal senest gøres, inden SKI træffer beslutning om, hvilke(n) tilbuds- giver(e) der tildeles rammeaftalen. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve, at tilbudsgiver fremlægger do- kumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen uden ugrundet ophold, såfremt SKI måtte anmode herom.

7.4.1 European Single Procurement Document (ESPD)

Interesserede tilbudsgivere som ønsker at ansøge om prækvalifikation skal udfylde og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En ansøger, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, udfylder og afleverer alene ét ESPD.

En ansøger, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af mini- mumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, udfylder og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som ansøgeren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. En ansøger kan kontakte ETHICS Support1 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med ansøgers ansøgning om prækvalifikation. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere ansøgning/tilbud i ETHICS, kan dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Sta- tus’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedel- tagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med ansøgning om præ- kvalifikation. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af ansøgningen om prækvalifikation indeholder personoplysninger vedrørende straf- fedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, udfyldes og afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplys- ninger, der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspo- litik på xxx.xxx.xx.

7.4.1.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde.

1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

2 Se forrige note.

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrø- rende egenkapital. Oplysningerne anføres som følger:

▪ ”Nøgletal”: Angiv egenkapitalen under ”nøgletal”.

▪ ”Beskrivelse”: Angiv, at nøgletallet er egenkapital og fra hvilket regnskabsår, egenkapital hidrører

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres ligeledes de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrørende soliditetsgrad for det seneste disponible årsregnskab. Oplysningerne angi- ves som følger:

▪ ”Nøgletal”: Angiv soliditetsgraden under ”Nøgletal”.

▪ ”Beskrivelse”: Angiv at det er soliditetsgrad og fra hvilket regnskabsår solidi- tetsgraden hidrører. Angiv endvidere oplysningerne på ”aktiver” og ”egenkapi- tal”, som ligger til grund for beregningen af soliditetsgrad.

Ved ”det seneste disponible regnskabsår” forstås det seneste regnskab afsluttet i overens- stemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæg- gelse.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

Ansøger, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Så- fremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens

§ 159, stk. 5.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Pris”. Der vil blive foretaget en evaluering af ”Pris”, jf. punkt 8.2.

Der tildeles pr. delaftale 3 parallelle rammeaftaler til 3 leverandører, jf. punkt 8.3.

8.1 Vægtning

Opdeling af sortimentet i hovedproduktgrupper, produktgrupper og underproduktgrupper, jf. nedenstående fi- gur, er alene sket med henblik på at skabe en struktur for SKI’s kunder i forbindelse med konkrete træk på rammeaftalens sortiment.

Hovedproduktgruppe

Produktgruppe

Underproduktgruppe

Varelinje 1

Varelinje 2

Varelinje 3

Varelinje 4

Varelinje 5

Varelinje 6

Hver varelinje er forud for offentliggørelse af udbuddet blevet tildelt en vægtning, som fremgår af bilag C, kolonne AY.

De anførte vægte er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til det fremtidige indkøbsvolumen. De anførte vægte er ligeledes blevet drøftet med ekspertgruppen fra kundesiden, som har været enig heri. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggre- geret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Som det fremgår af rammeaftalens punkt 3, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og ned- adgående retning – både samlet set og på produktniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyp- pigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter, og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmøn- stre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

Såfremt en varelinje i udbudsprocessen udgår, vil dennes vægt udgå og den samlede sum af vægte vil blive reduceret med den pågældende varelinjes vægt.

8.2 Evaluering af Pris

Evaluering af ”Pris” vil ske på baggrund af de afgivne priser i bilag C Leverandørens tilbud. Der tildeles point på en skala fra 1-5.

Tilbudsgiverens samlede point for pris beregnes som et vægtet gennemsnit af point opnået for de enkelte varelinjer. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers point på varelinjen med den offentliggjorte vægt for den pågældende varelinje som anført i bilag C og efterfølgende addere samtlige varelinjers vægtede point. Herefter divideres den samlede pointscore for varelinjerne med summen af vægte for alle varelinjer, og derved frem- kommer det endelige resultat.

Hver varelinje evalueres således hver for sig, og der sker således en omregning af pris til point for hver af de tilbudte varelinjer.

8.2.1 Beregning af point for pris

Beregningen af point for pris for hver af de tilbudte varelinjer sker som udgangspunkt efter den lineære model ”gennemsnitsprisen plus/minus X procent”. For oplysning om modellen henvises til Konkurrence- og Forbru- gerstyrelsens vejledning ”Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”, 1. juli 2019, s. 23- 25.3

Model A

Der gives point på en skala fra 1 til 5 point. Omregning fra pris til point for hver af de tilbudte varelinjer vil blive foretaget ved en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 40 %, dvs. at der vil blive tildelt maksimum- point (5 point) til de(t) tilbud, der er 40 % lavere end den gennemsnitlige pris, og der vil blive tildelt minimum- point (1 point) til de(t) tilbud, der er 40 % højere end den gennemsnitlige pris. Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. Denne model betegnes model A og er den primære evalueringsmodel, og den anvendes under forudsætning af, at de(n) laveste tilbudte pris er maksimalt 40 % lavere end den gennemsnitlige pris. Såfremt de(n) laveste pris er mere end 40 % lavere end den gen- nemsnitlige pris, anvendes model B som beskrevet nedenfor.

Gennemsnitsprisen opgøres ved at sammenlægge priserne pr. varelinje fra samtlige konditionsmæssige tilbud og dividere det med antallet af konditionsmæssige tilbud. Prisen for tilbud med fejl i varelinjen, jf. punkt 8.2.2, indgår ikke i opgørelsen af gennemsnitsprisen på den pågældende varelinje.

Når denne model er valgt, skyldes det hensynet til at begrænse konsekvenserne af meget høje eller meget lave tilbudspriser, dvs. tilbud, som afviger markant fra de øvrige tilbud. Procentsatsen på 40 % er fastlagt på baggrund af SKI’s forventning til prisspredning baseret på tidligere gennemførte udbud af indkøb af møbler.

3 xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/00000/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxx

Denne forventning til prisspredningen er ens for alle varelinjer, hvorfor der som udgangspunkt vælges en mo- del baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 40 % ved alle de udbudte varelinjer (model A).

Model A vil blive tilpasset til enten model B eller model C, jf. nærmere nedenfor, hvis betingelserne for disse modellers anvendelse er opfyldt. Tilpasningen af modellen vil i givet fald ske på varelinjeniveau, således at alene den eller de varelinjer, hvor betingelserne er opfyldt, vil blive tilpasset. Bemærk, at model B kan være relevant for samtlige varelinjer i sortimentet, hvorimod model C alene er relevant for varelinjer, hvor der er fastsat en maksimalpris, jf. punkt 9.2.1.1.

Model B

Hvis den laveste pris afviger mere end 40 % fra den gennemsnitlige pris på en varelinje, evalueres de tilbudte priser på denne varelinje på baggrund af en model, hvor maksimumpoint (5 point) tildeles til det tilbud, der har den laveste pris. Minimumpoint (1 point) tildeles det tilbud, der er tilsvarende højere end den gennemsnitlige pris. Hvis den laveste pris f.eks. er 50 % lavere end den gennemsnitlige pris på en varelinje, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 50 %. Hvis den laveste pris i stedet er 60 % lavere end den gennemsnitlige pris på en varelinje vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 60 %. Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. Denne model betegnes model B.

Bemærk at spændet i både model A og model B altid inkluderer den laveste pris og, at den/de højeste priser ikke nødvendigvis er inkluderet i spændet, hvilket er nærmere beskrevet ovenfor.

Afgørende, for om der anvendes model A eller model B, er således alene afstanden mellem den laveste til- budte pris på en varelinje og den gennemsnitlige pris på denne varelinje.

De(n) højeste pris(er) for en varelinje indgår ikke i fastsættelsen af spændet i modellen for pågældende vare- linje, udover at denne/disse indgår i beregningen af den gennemsnitlige pris. I det tilfælde, at en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som er fastsat i henhold til enten model A eller model B, vil en sådan vægtet pris blive tildelt minimumpoint (1 point).

Model C

Denne model er alene relevant i forhold til varelinjer, hvor der er fastsat en maksimalpris, jf. punkt 9.2.1.1. Endvidere gælder, at hvis betingelserne for model C er opfyldt, finder modellen anvendelse uanset, om der måtte være tale om, en situation, hvor betingelserne for model B er opfyldt eller ej.

Hvis maksimalprisen for en varelinje, jf. punkt 9.2.1.1, er lavere end den gennemsnitlige pris + 40 % (Model A) eller den gennemsnitlige pris + en højere procentsats (model B) anvendes i stedet følgende model (model C):

Varer tilbudt til varelinjens oplyste maksimalpris får minimumspoint (1 point), og tilbudte priser svarende til varelinjens oplyste maksimalpris minus 40 % får maksimumpoint (5 point). Hvis der på den konkrete varelinje er modtaget tilbud, som er billigere end maksimumprisen minus 40 % vil maksimumpoint (5 point) i stedet blive tildelt den laveste pris på varelinjen. Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter.

Prisomregningen til point gennemføres for hver af de tilbudte varelinjer, hvorfor det kan ske, at model A an- vendes på en eller flere af de udbudte varelinjer, mens model B anvendes på en eller flere af de andre udbudte varelinjer, samtidig med at model C anvendes på en eller flere af de udbudte varelinjer. Alle tre modeller kan derfor være i spil, idet der dog vil være valgt én af de tre modeller for hver enkelt varelinje iht. de ovenstående angivne kriterier.

Ovenstående beskrivelse af prisomregningen til point for hver af de udbudte varelinjer kan illustreres med nedenstående boks, der indeholder en tabel samt en række regneeksempler, der viser hvorledes

prisomregningen sker, når henholdsvis laveste og højeste pris ligger inden for eller uden for +/- 40 % i forhold til den gennemsnitlige pris (valg mellem model A og model B). Der fremgår endvidere to eksempler, der viser, hvordan prisomregning sker, hvis model C anvendes.

Regneeksempler (valg mellem model A og model B):

		Laveste pris
		Inden for 40%	Uden for 40%
Højeste pris	Inden for 40%	Regneeksempel 1	Regneeksempel 2
	Uden for 40%	Regneeksempel 3	Regneeksempel 4
Anvendte evalueringsmodel:		Model A	Model B

Regneeksempel 1:

Forudsætninger:

• Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.

• Tilbudsgivernes priser ligger inden for plus/minus 40 % i forhold til den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorfor model A anvendes, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 600 og DKK 1.400.

• Pointskala: 1-5 Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	680	850	1.050	1.100	1.320	5.000
Antal point:	4,60	3,75	2,75	2,50	1,40

Regneeksempel 2:

Forudsætninger:

• Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.

• Tilbudsgiver med den laveste pris har tilbudt en pris, der ligger mere end 40 % lavere end den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorfor model B anvendes.

• Det indebærer, at SKI beregner den procentvise forskel fra den gennemsnitlige pris på DKK 1.000 og til den laveste pris på DKK 570.

• Der anvendes derfor lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 570 og DKK 1.430 (plus/minus 43 % i forhold til den gennemsnitlige pris).

• Pointskala: 1-5.

Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	570	850	1.085	1.225	1.270	5.000
Antal point:	5,00	3,70	2,60	1,95	1,74

Regneeksempel 3:

Forudsætninger:

• Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.

• Tilbudsgiver med den laveste pris har tilbudt en pris, der ligger inden for minus 40 % af den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorimod tilbudsgiver med den højeste pris, har tilbud en pris, der er mere end 40 % højere end den gennemsnitlige pris.

• Derfor anvendes model A, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunk- terne DKK 600 og DKK 1.400 (plus/minus 40 % i forhold til den gennemsnitlige vægtede timepris).

• Pointskala: 1-5. Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	765	800	835	1.150	1.450	5.000
Antal point:	4,18	4,00	3,83	2,25	1,00

Regneeksempel 4:

Forudsætninger:

• Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 1.000.

• Tilbudsgiver med den laveste pris, har tilbudt en pris (DKK 300), der ligger 70 % under den gennemsnitlige pris på DKK 1.000, hvorimod tilbudsgiver med den højeste pris, har tilbud en pris (DKK 1.600), der ligger 60 % højere end den gennemsnitlige pris.

• Derfor anvendes model B, hvilket indebærer en lineær interpolation mellem yderpunk- terne DKK 300 og DKK 1.700 (plus/minus 70 % i forhold til den gennemsnitlige pris).

• Pointskala: 1-5. Point:

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	300	800	900	1.400	1.600	5.000
Antal point:	5,00	3,57	3,29	1,86	1,29

Regneksempler (model C): Regneeksempel 5: Forudsætninger: • Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 216. • Der er fastsat en maksimalpris for varelinjen på DKK 250. • Tilbudsgiver med den laveste pris har tilbudt en pris, der ligger mindre end 40 % lavere end den gennemsnitlige pris på DKK 210, hvorfor model A (som udgangspunkt) anvendes. • Gennemsnitsprisen +40 % udgør DKK 302,40 og overstiger dermed maksimalprisen for vare- linjen. Betingelsen for at anvende model C er dermed opfyldt. Model C anvendes derfor i ste- det for model A. • Maksimalprisen (DKK 250) minus 40 % udgør DKK 150. • Da den laveste tilbudte pris (DKK 200) er højere end DKK 150 skal modellen ikke tilpasses yderligere. • Der anvendes derfor lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 150 (maksimumpoint) og DKK 250 (minimumpoint). • Pointskala: 1-5 Point: Regneeksempel 6: Forudsætninger: • Den gennemsnitlige pris for varelinjen udgør DKK 216. • Der er fastsat en maksimalpris for varelinjen på DKK 250. • Tilbudsgiver med den laveste pris har tilbudt en pris der ligger mere end 40 % lavere end den gennemsnitlige pris på DKK 210, hvorfor model B (som udgangspunkt) anvendes. • Gennemsnitsprisen + 40 % udgør DKK 302,40, og overstiger dermed maksimalprisen for va- relinjen. Betingelsen for at anvende model C er dermed opfyldt. Model C anvendes derfor i stedet for model B. • Maksimalprisen (DKK 250) minus 40 % udgør DKK 150. • Da den laveste pris (DKK 125) er lavere end DKK 150 skal modellen tilpasses denne lavere pris. • Der anvendes derfor lineær interpolation mellem yderpunkterne DKK 125 (maksimumpoint) og DKK 250 (minimumpoint). • Pointskala: 1-5 Point:
	Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
	Pris (DKK):	000	000	000	235	250	1.080
	Antal point:	5,00	2,60	1,64	1,48	1,00

Tilbudsgiver:	A	B	C	D	E	Sum
Pris (DKK):	000	000	000	215	250	1.080
Antal point:	3,00	2,80	2,60	2,40	1,00

8.2.2 Behandling af varelinjer med fejl

Varelinjer med fejl, jf. Punkt 13.1.1, indgår ikke i evalueringen af tilbudsgivers pris på den pågældende vare- linje, men vil blive tildelt lavest muligt pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Pris”.

8.3 Samlet evaluering

De opnåede point under evalueringen af ”Pris”, jf. punkt 8.2, indgår med de oplyste vægte, jf. punkt 8.1, til en samlet pointscore for tildelingskriteriet ”Pris”. Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede pointscore, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Pris”, og vil blive tildelt rammeaftalen som nr. 1. Den tilbudsgiver der opnår den næsthøjeste samlede pointscore vil blive tildelt rammeaftalen som 2. leverandør. Den tilbudsgiver der opnår den tredje højeste samlede pointscore vil blive tildelt rammeaftalen som 3. leverandør.

Der tildeles således 3 parallelle rammeaftaler til 3 leverandører. Der henvises til bilag D for en beskrivelse af rammeaftalens rangorden.

Den endelige pointscore vil blive afrundet til 2 decimaler, men alle mellemregninger vil ske uden afrunding. I tilfælde af at to eller flere tilbudsgivere opnår samme afrundede pointscore, anføres resultatet med 3 eller flere decimaler indtil der er forskel i pointscoren.

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.

I punkt 9.2 og 9.3 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.4 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan ansøgning og tilbud afgives under punkt 9.5.

Øvrige forhold vedrørende ansøgning og tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.

9.2 Tilbudsafgivelse: De indledende tilbuds indhold

Ved forhandlingsfasens indledning opfordres tilbudsgiverne til at afgive deres indledende tilbud jf. punkt 14.

Tilbudsgiverens indledende tilbud skal indeholde

- Bilag C, Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.1, herunder om nødvendigt dokumentation, jf. punkt 9.2.2

- Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandling, jf. punkt 9.2.4

- Et særskilt bilag, oprettet af Tilbudsgiver, vedrørende Forhandlingstema C, jf. Bilag til udbudsbetingel- serne.

- Følgebrev, jf. punkt 9.2.3

9.2.1 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud udfylde de for hver enkelt varelinje relevante felter. SKI hen- viser i den forbindelse særligt til bilag C Leverandørens tilbud, fanerne ”Vejledning” og ”Kolonneforklaring” for en beskrivelse af hvilke felter, som tilbudsgiver kan/skal udfylde, og herunder særligt hvilke felter, som det er obligatorisk at udfylde.

De felter, som det er obligatorisk for tilbudsgiver at udfylde på hver enkelt varelinje, er:

• Felter, der indeholder ordet ”Valgfri”, i kolonne E, V, W, X, Y, Z, AA og AB, jf. fanen "Kolonneforklaring” i tilbudslisten, samt Bilag C.1.

• Kolonne AF: Tilbudt pris (DKK ekskl. moms), inklusiv SKI’s andel, jf. punkt 9.2.1.1 nedenfor

• Kolonne AH: Varenavn, jf. punkt 9.2.1.2 nedenfor

• Kolonne AG: Producent, jf. punkt 9.2.1.3 nedenfor

• Kolonne AI: Leverandørens varenummer, jf. punkt 9.2.1.4 nedenfor

• For så vidt angår fanen ”Miljøsortiment” Kolonne AJ, jf. punkt 9.2.1.5 nedenfor

Det samme produkt må ikke tilbydes flere gange på den samme delaftale. Produkter som grundlæggende er ens, men eksempelvis blot har forskellig farve, farve tekstil eller forskelligt plademateriale, vil blive anset som forskellige og er dermed ikke det samme produkt. Inden for produktgrupperne ”Tilbehør” og ”Reservedele” må det samme produkt dog gerne tilbydes flere gange på den samme delaftale og endvidere indenfor en serie i en delaftale. Hvis der tilbydes samme produkt flere gange på samme delaftale, skal disse produkter tilbydes til samme pris.

Der henvises i øvrigt til punkt 13.1 vedrørende håndtering af fejl i tilbudslisten.

9.2.1.1 Tilbudt pris

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for de tilbudte produkter og ydelser. Der skal afgives tilbud på alle varelinjer. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal angives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Det er tilladt i bilag C Leverandørens tilbud at afgive priser for de tilbudte produkter på 0 kr. (nul kr.). Priserne skal afgives i DKK ekskl. moms, men inklusiv dansk told og afgifter.

For nedenstående varelinjer har SKI fastsat en maksimalpris, som tilbudsgivers priser ikke må overstige. Det drejer sig om følgende varelinjer:

Tabel 1: Maksimalpriser

Varelinje	SKI-id	Maksimalpris (DKK)
Delaftale 1 – Kontormøbler
Lav gaspatron til kontorstol K10, K10B, tilbehør	03130121-00003811 03130121-00003813	50,00
Lav gaspatron til kontorstol K10, K10B, reservedele	03130121-00003812 03130121-00003814	200,00
Høj gaspatron til kontorstol K10, K10B, tilbehør	03130121-00003815 03130121-00003817	50,00
Høj gaspatron til kontorstol K10, K10B, reservedele	03130121-00003816 03130121-00003818	200,00
Lav gaspatron til kontorstol K11, K11B, tilbehør	03130121-00003819 03130121-00003821	50,00
Lav gaspatron til kontorstol K11, K11B, reservedele	03130121-00003820 03130121-00003822	200,00
Høj gaspatron til kontorstol K11, K11B, tilbehør	03130121-00003823 03130121-00003825	50,00
Høj gaspatron til kontorstol K11, K11B, reservedele	03130121-00003824 03130121-00003826	200,00
Lav gaspatron til kontorstol K12, tilbehør	03130121-00003827	50,00
Lav gaspatron til kontorstol K12, reservedele	03130121-00003828	200,00
Høj gaspatron til kontorstol K12, tilbehør	03130121-00003829	50,00

Høj gaspatron til kontorstol K12, reservedele	03130121-00003830	200,00
Lav gaspatron til kontorstol K13, tilbehør	03130121-00003831	50,00
Lav gaspatron til kontorstol K13, reservedele	03130121-00003832	200,00
Høj gaspatron til kontorstol K13, tilbehør	03130121-00003833	50,00
Høj gaspatron til kontorstol K13, reservedele	03130121-00003834	200,00
Hjul til hårde gulve, kontorstol K10, K10B, K11, K11B, K12, K13.	03130121-00003839 03130121-00003840 03130121-00003841 03130121-00003842 03130121-00003843 03130121-00003844	300,00
Hjul til bløde gulve, kontorstol K10, K10B, K11, K11B, K12, K13.	03130121-00003846 til 03130121-00003857	300,00
Armlæn til kontorstol K10, K10B, K11, K11B, K12	03130121-00003860 03130121-00003861 03130121-00003862 03130121-00003863 03130121-00003864 03130121-00003865 03130121-00003866 03130121-00003867 03130121-00003868 03130121-00003869	1.000,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130121-00005993	500,00
3D-tegning	031304121- 00005994	3000,00
Delaftale 2 – Kantine-, lounge- og mødemøbler
Koblingsbeslag til kantinebord L1c, L1d	03130221-00007951 03130221-00007952	150,00
Hjul til gavlborde L48, L49.	03130221-00012832 03130221-00012833	300,00
Glidere til kantinestole L65, L65C,L65E, L66, L66C,L66E, L67, L68, L69, L69B, L69C, L69E, L70, L70B, L70C, L70E, L71, L72, L81	03130221-00015299 til 03130221-00015331	50,00
Glidere til counterstole og barstole L85, L85B, L85C, L85D,L85F, L86, L86B, L86C, L86D,L86F, L87, L88, L89, L90, L91, L96	03130221-00016230 03130221-00016231 03130221-00016232 03130221-00016233 03130221-00016235 03130221-00016236 03130221-00016237 03130221-00016238 03130221-00016239 03130221-00016241 03130221-00016242 03130221-00016243 03130221-00016244 03130221-00016245 03130221-00016246 03130221-00016247	50,00

Glidere til mødestole L185, L186, L187, L191, L192, L193, L194, L197, L198, L199, L200	03130221-00023904 03130221-00023905 03130221-00023907 03130221-00023909 03130221-00023910 03130221-00023911 03130221-00023912 03130221-00023914 03130221-00023915 03130221-00023916 03130221-00023917	50,00
Hjul til mødestole L186, L189, L201, L202	03130221-00023906 03130221-00023908 03130221-00023918 03130221-00023919	300,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130221-00024070	500,00
3D-tegning	03130221-00024071	3000,00
Delaftale 3 – Møbler til pleje- og sundhedssektoren
Skjulte hjul til spiseborde P1-P5B	03130321-00004041 til 03130321-00004068	150,00
Slædehjul til spisestuestole P65, P65B, P66, P66B, P67	03130321-00006523 03130321-00006524 03130321-00006525 03130321-00006526 03130321-00006527	150,00
Urindug til spisestuestole P65, P65B, P66, P66B, P67, P76B	03130321-00006528 03130321-00006529 03130321-00006530 03130321-00006531 03130321-00006532 03130321-00006533	250,00
Urindug til hvilestole P68, P68B, P69, P69B, P72, P72B, P73, P73B, P74, P75, P76, P76B	03130321-00006902 03130321-00006903 03130321-00006904 03130321-00006905 03130321-00006906 03130321-00006907 03130321-00006908 03130321-00006909 03130321-00006910 03130321-00006911 03130321-00006912 03130321-00006913	600,00
Urindug til lænestol P80, P80B, P81, P81B, P83, P83B, P84, P85, P85B, P86	03130321-00007602 03130321-00007603 03130321-00007608 03130321-00007609 03130321-00007618 03130321-00007619 03130321-00007624 03130321-00007627 03130321-00007628	600,00

	03130321-00007629
Urindug til 2-personers sofa P80, P80B, P81, P81B, P82, P82B, P83, P83B, P84	03130321-00007604 03130321-00007605 03130321-00007610 03130321-00007611 03130321-00007614 03130321-00007615 03130321-00007620 03130321-00007621 03130321-00007625	600,00
Urindug til 3-personers sofa P80, P80B, P81, P81B, P82, P82B, P83, P83B, P84	03130321-00007606 03130321-00007607 03130321-00007612 03130321-00007613 03130321-00007616 03130321-00007617 03130321-00007622 03130321-00007623 03130321-00007626	800,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130321-00007798	500,00
3D-tegning	03130321-00007799	3000,00
Delaftale 4 – Daginstitutionsmøbler
Låge til garderobe D44	03130421-00001911 03130421-00001912 03130421-00001913 03130421-00001914 03130421-00001915 03130421-00001916 03130421-00001917	200,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130421-00002182	500,00
3D-tegning	03130421-00002183	3000,00
Delaftale 5 – Undervisningsmøbler til folkeskolen
Hjul til elevborde U1-U3	03130521-00001147 til 03130521-00001162	100,00
Hjul til gruppearbejdsborde U6, U6B, U6C, U7, U8	03130521-00002102 03130521-00002103 03130521-00002104 03130521-00002106 03130521-00002107	100,00
Hjul til elevstol, serie U25 til U54 og U61, U66	03130521-00004231 til 03130521-00004262	300,00
Gaspatron til elevstol, serie U25 til U54 og U61, U66	03130521-00004263 til 03130521-00004294	200,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130521-00006133	500,00
3D-tegning	03130521-00006134	3000,00
Delaftale 6 – Undervisningsmøbler til videregående uddannelser
Eludtag til undervisningsborde V1-V2E, V3	03130621-00002803 03130621-00002806 03130621-00002809 03130621-00002815 03130621-00002818	500,00

	03130621-00002821 03130621-00002824 03130621-00002830 03130621-00002833 03130621-00002836 03130621-00002839 03130621-00002845 03130621-00002848
Eludtag til gruppearbejdsborde V8-V8E	03130621-00004699 03130621-00004701 03130621-00004703 03130621-00004707	500,00
Eludtag til studiepladser V28	03130621-00005869	500,00
Skriveplade til konferencestol V36, V37, V38	03130621-00005979 03130621-00005981 03130621-00005983 03130621-00005985	1.000,00
Gaspatron til elevstole V42, V43, V44	03130621-00006454 03130621-00006455 03130621-00006456 03130621-00006457 03130621-00006458 03130621-00006459	200,00
Timepris for væg-, gulv- og loftmontering	03130621-00007376	500,00
Timepris for integration af chiplås	03130621-00007377	500,00
3D-tegning	03130621-00007378	3000,00

Tilbudsgiver må på ovennævnte varelinjer ikke tilbyde en pris for produktet, der overstiger den anførte maksi- malpris. Såfremt et tilbud indeholder priser på ovennævnte produkter, der overstiger den anførte maksimalpris, vil prisen blive nedreguleret til maksimalprisen i forbindelse med prisevalueringen, og maksimalprisen vil være gældende i et eventuelt senere kontraktforhold.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at SKI vil beregne sin andel, jf. Rammeaftalens punkt 8.5, af de tilbudte priser. SKI’s andel kan indregnes i de tilbudte priser ved følgende formel:

𝑃𝐿𝑒𝑣

1 − 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙 𝑖 𝑑𝑒𝑐𝑖𝑚𝑎𝑙𝑡𝑎𝑙 = 𝑃𝑆𝐾𝐼

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter/ydelser efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.

9.2.1.2 Varenavn

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud for hver varelinje angive varenavnet (modelnavnet) på det tilbudte produkt. Der skal oplyses det varenavn, som producenten af det pågældende produkt anvender.

9.2.1.3 Producent

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud for hver varelinje angive navnet på producenten af produktet. Som producent anses den, som har fremstillet det færdige produkt uanset om produktet leveres usamlet, eller senere forhandlere eller tilbudsgiver er ansvarlig for samlingen af produktet. Hvis et produkt består af flere færdige produkter, der er sammensat af f.eks. en forhandler eller af tilbudsgiveren, skal der i bilag C Leveran- dørens tilbud angives navnet på samtlige producenter med angivelse af, hvilke dele af produktet, der er pro- duceret af den pågældende producent.

9.2.1.4 Leverandørens varenummer

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud for hver varelinje angive leverandørens eget interne, individu- elle varenummer. Der må således ikke angives det samme varenummer for flere tilbudte produkter.

9.2.1.5 Miljømærke

Tilbudsgiver skal i bilag C, Fanen ”Miljøsortiment” angive hvilket miljømærke som produktet har opnået.

9.2.2 Såfremt tilbudsgiver anvender anden dokumentation end et miljømærke

Såfremt tilbudsgiver tilbyder et produkt, der ikke har opnået ét miljømærke, som oplyst i punkt 4.2, skal til- budsgiver som en del af sit tilbud fremsende dokumentation for, at mærkekriterierne til ét af miljømærkerne, som angivet i bilag B7, er opfyldt jf. udbudslovens § 46, stk. 2 og § 46, stk. 4.

9.2.3 Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut til- bud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver det indledende tilbud digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modta- get fra udbudssystemet ETHICS.

9.2.4 Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandling

Tilbudsgiver udfylder i ”Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandling” i forhold til hvert af forhandlingstemaerne, Tema A: Prisregulering, Tema B: Leveringstid for fabriksnye møbler og Tema C: Halvfabrikata. Det er nærmere beskrevet i ”Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandling”, hvordan der udfyldes.

Tilbudsgiver afkrydser i bilaget, hvilke(n) delaftale(r) besvarelsen angår. Hvis tilbudsgiver f.eks. afgiver tilbud på 2 delaftaler, og det er afkrydset, at besvarelsen angår disse 2 delaftaler, kan tilbudsgiver vælge at uploade bilaget en gang gældende for begge delaftaler.

9.2.5 Dokumentation for overholdelse af krav om EN-normer

Med henblik på at sikre overholdelse af kravene vedr. EN-normer i bilag B Kravspecifikation forbeholder SKI sig ret til i forbindelse med tilbudsevalueringen at bede om dokumentation for overholdelse af disse krav for et eller flere af SKI udvalgte SKI-id.

For så vidt angår overholdelse af krav om EN-normer vedr. lydabsorption for lydabsorbenter i delaftalerne 2 og 4 og skærmvægge med lydabsorption i delaftale 1, henvises til punkt 9.2.7 nedenfor.

Såfremt SKI anmoder om dokumentation, skal denne være SKI i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmod- ning. Dokumentationen skal fremsendes via ETHICS.

Dokumentationen skal angå for et af tilbudsgiver udvalgt produkt i den serie, som omfatter det udvalgte SKI- id, og som er dækkende for alle produkter i serien, undtagen produkter, som har karakter af tilbehør, som f.eks. xxxxxxxxxxx og udtræksskuffer, jf. kolonne B i bilag C Leverandørens tilbud.

Dokumentationen skal være udformet på dansk, engelsk, tysk, norsk eller svensk.

Dokumentationen kan udgøres af et certifikat eller tilsvarende dokumentation fra et prøvningslaboratorium, som er akkrediteret i henhold til ISO 17025 eller tilsvarende. Tilbudsgiver skal ved anvendelse af et sådant certifikat kun vedlægge selve godkendelsen/dokumentationen uden de detaljerede testresultater. Selve god- kendelsen/dokumentationen skal indeholde oplysninger om, hvilket produkt der er testet, hvilken norm det er testet i forhold til, hvorvidt produktet er godkendt eller ej og hvilket prøvningslaboratorium, der har foretaget afprøvningen.

SKI vil i forbindelse med gennemgangen af den modtagne dokumentation kontrollere, at det testede produkt er korrekt (dvs. tilhører den relevante serie), at det testede produkt lever op til kravene i henhold til den korrekte norm (eller tilsvarende), og at det testede produktet er blevet godkendt.

Vedlægges de detaljerede testresultater vil disse ikke blive gennemgået. SKI kan dog under overholdelse af bl.a. ligebehandlingsprincippet vælge at tillægge de detaljerede testresultater betydning. I så fald vil tilbudsgi- veren blive bedt om at fremsende detaljerede testresultater, eller SKI vil gennemgå eventuelt allerede frem- sendte detaljerede testresultater.

SKI forbeholder sig i kontraktperioden endvidere ret til enhver tid at kræve dokumentation for, at kravene er opfyldt for de enkelte leverancer.

9.2.6 Dokumentation for overholdelse af krav om bæredygtigt træ

Med henblik på at sikre overholdelse af kravet vedr. certificeret bæredygtigt træ i bilag B Kravspecifikation, punkt 3.2.3, forbeholder SKI sig ret til i forbindelse med tilbudsevalueringen at bede om dokumentation for overholdelse af dette krav.

Såfremt SKI anmoder om dokumentation, skal denne være SKI i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmod- ning. Dokumentationen skal fremsendes via ETHICS.

Overholdelse af kravet kan godtgøres ved at dokumentere, at træprodukterne er eller har været gyldigt certifi- cerede efter certificeringsordningerne FSC, PEFC eller tilsvarende, jf. nærmere definitionen af bæredygtigt træ og dokumentation i Naturstyrelsens vejledning: ”Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareind- køb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder”, Naturstyrelsen 2014.

Dokumentation kan f.eks. bestå i en anonymiseret faktura for et tidligere salg af det omhandlede produkt, hvoraf fremgår, at det omhandlede produkt overholder krav om certificeret bæredygtigt træ. Hvis der er tale om et nyt produkt, der ikke allerede har været solgt af tilbudsgiver, kan dokumentationen f.eks. udgøres af en prisliste eller markedsføringsmateriale, hvoraf fremgår, at det omhandlede produkt overholder krav om certifi- ceret bæredygtigt træ. Hvis der endnu ikke eksisterer en prisliste eller markedsføringsmateriale i et sådant tilfælde, kan der indsendes en tro- og loveerklæring om, at det udtrukne SKI-id overholder krav om certificeret bæredygtigt træ.

Enhver anden passende form for dokumentation, som dækker de enkelte leverancer af træprodukter og rede- gør fyldestgørende for, hvordan kravet er sikret opfyldt, vil også kunne accepteres.

SKI forbeholder sig i kontraktperioden endvidere ret til, til enhver tid at kræve dokumentation for, at kravet er opfyldt for de enkelte leverancer.

9.2.7 Dokumentation for overholdelse af krav om lydabsorption for lydabsorbenter (delaftalerne 2 og 4) og skærmvægge med lydabsorption (delaftale 1)

Dette punkt finder kun anvendelse på delaftalerne 1, 2 og 4, da sortimentet på disse delaftaler omfatter lydabsorbenter mv.

Med henblik på at sikre overholdelse af kravet vedr. lydabsorption for lydabsorbenter i bilag B Kravspecifika- tion, delaftale 2, punkt 13.2, bilag B Kravspecifikation, delaftale 4, punkt 13.2 eller for skærmvægge med lyd- absorption i bilag B Kravspecifikation, delaftale 1, punkt 7.2, forbeholder SKI sig ret til i forbindelse med til- budsevalueringen at bede om dokumentation for overholdelse af dette krav.

Såfremt SKI anmoder om dokumentation, skal denne være SKI i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmod- ning. Dokumentationen skal fremsendes via ETHICS.

Certifikat eller tilsvarende dokumentation skal være fra et prøvningslaboratorium, som er akkrediteret i henhold til ISO 17025 eller tilsvarende samt være udformet på dansk, engelsk, norsk eller svensk. Tilbudsgiver skal kun vedlægge selve godkendelsen/dokumentationen uden de detaljerede testresultater. Selve godkendel- sen/dokumentationen skal indeholde oplysninger om, hvilket produkt der er testet, hvilken norm det er testet i forhold til, hvorvidt produktet er godkendt eller ej, og hvilket prøvningslaboratorium, der har foretaget afprøv- ningen.

SKI vil i forbindelse med gennemgangen af den modtagne dokumentation kontrollere, at det testede produkt er korrekt (omhandler det korrekte SKI-id), at det er testet efter den korrekte norm (eller tilsvarende), og at produktet er blevet godkendt.

SKI forbeholder sig i kontraktperioden endvidere ret til enhver tid at kræve dokumentation for, at kravet er opfyldt for de enkelte leverancer.

9.3 Tilbudsafgivelse: Det endelige tilbuds indhold

Ved forhandlingsfasens afslutning opfordres tilbudsgiverne til at afgive deres endelige tilbud jf. punkt 14.

Tilbudsgiverens endelige tilbud skal indeholde

- Bilag C, Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.1, herunder om nødvendigt dokumentation, jf. punkt 9.2.2, og

- Følgebrev, jf., punkt 9.3.1

9.3.1 Følgebrev

Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut til- bud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver det endelige tilbud digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS.

9.4 Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2 og 9.3, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af ansøgning, indledende tilbuds samt endeligt tilbud er beskrevet i udbudsbekendt- gørelsen.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved afgivelse af de indle- dende tilbud	Udfyldes af tilbudsgiver ved afgivelse af det ende- lige tilbud
Tilbudsgivers grunddata
European Single Procurement Document (ESPD) (Udfyldes I forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, jf. punkt 7 samt udbudsbekendtgørelsen afsnit VI.3) Yderli- gere oplysninger)
Rammeaftale
Bilag A Kundeliste
Bilag B Kravspecifikation, herunder B1-B6, samt 2 versio- ner af B7.
Bilag C Leverandørens tilbud	X	X
Bilag C.1 - Vejledning og krav til udfyldelse af tilbudslisten
Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
Bilag D.2 Dokumentation for afløftning af udbudspligt
Bilag E Leveringskontrakt
Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
Bilag G CSR
Bilag H Prisregulering
Bilag I Opdatering af sortiment
Bilag J Opdatering af E-katalog
Særbilag 2 Implementering
Særbilag 3 Leverandørens generelle forpligtelser
Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandlingstemaer	X

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgørel- sen (punkt VI.3).

9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.4, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om egenkapital og soliditetsgrad, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslut- ningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede egen- kapital og soliditetsgrad.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 7.4.1.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Dette gælder både i forhold til indledende tilbud og endeligt tilbud.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.

10 Forbehold

For så vidt angår forbehold i de indledende tilbud henvises til punkt 14.

Tilbudsgiver kan ikke i det endelige tilbud tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapi- taliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer i det endelig tilbud lige- ledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er det endelige tilbud ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremstår klart og utvetydigt, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt der tages forbehold for udbudsmaterialet. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgs- mål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbuds- materialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Ansøger/tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål under udbudsprocessen.

I spørgsmål bedes ansøger/tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Så- fremt ansøger/tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0x00000x-0x00-000x-0x0x-00x0x0x00000/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er ansøger/tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgæn- geliggøres på udbudssiden.

For både prækvalifikation, indledende tilbud og endeligt tilbud gælder, at spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Ansøgerne/tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb for endelige tilbud, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

12 Ansøgningsfrist, tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af ansøgning om prækvalifikation er den ansøgningsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Ansøgninger, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

Sidste frist for elektronisk modtagelse af indledende tilbud vil være angivet i SKI’s opfordring til at afgive ind- ledende tilbud. Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning.

Frist for elektronisk modtagelse af endeligt tilbud vil være angivet i SKI’s opfordring til at afgive endeligt tilbud ved forhandlingernes afslutning. Endelige tilbud, der modtages efter det angivne tidspunkt, vil blive afvist.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på prækvalifikationssiden og udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget ansøgning/tilbud. Når ansøger/tilbudsgiver uploader ansøgning/tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumen- ter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af ansøgning og tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.4.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis ansøgere og tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslut- ningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb (for det endelige tilbud).

13 Behandling af tilbud

SKI åbner tilbuddene efter den pågældende tilbudsfrists udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

Efter tilbuddene er åbnet, vil SKI som det første skridt vurdere, om tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. SKI kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder SKI sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte bestemmelser. SKI er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.

SKI kan endvidere afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for udbudslovens rammer.

13.1 Håndtering af fejl og forbehold i det endelige tilbud

Generelt gælder for fejl i det endelige tilbud, at forhold som SKI konkret vurderer kan afhjælpes med procedu- ren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af andre fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte nedenfor under punkt 13.1.1, ikke føre til ukonditionsmæssig- hed og vil ikke indgå i vurderingen af og i antallet af fejl behandlet nedenfor.

13.1.1 Fejl i tilbudslisten i det endelige tilbud

Tilbudsgiver skal i det endelige tilbud byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leveran- dørens tilbud (Tilbudslisten).

Erfaringsmæssigt vil der dog kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen, når der som med denne aftale udbydes en ganske stor mængde varelinjer. SKI accepterer derfor, at tilbudsgiver i forbindelse med udfyldelsen af tilbuds- listen i det endelige tilbud har fejl i maksimalt 10 % af det samlede antal varelinjer.

Hvis tilbudslisten i det endelige tilbud har fejl i maksimalt 10 % af det samlede antal varelinjer, vil det endelige tilbud blive betragtet som ukonditionsmæssigt og forkastet i sin helhed.

SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over fejl vil føre til, at det endelige tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, såfremt antallet af varelinjer med fejl overstiger 10 % af det samlede antal varelinjer:

• Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje

• Det på tilbudslisten tilbudte produkt opfylder ikke krav, der er opstillet til produktet i henholdsvis bilag B Kravspecifikation samt i tilbudslisten i bilag C.

• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i vejledningen til bilag C (bilaget faner ””vejledning” og ”ko- lonneforklaring” angivne anvisninger til udfyldelse af tilbudslisten.

• Manglende SKI-pris på en varelinje, jf. punkt 9.2.1.1.

• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2.1, er ikke udfyldt.

• Der bydes ind med samme varenummer på flere varelinjer.

• Samme produkt bydes ind under flere forskellige varenumre på flere varelinjer.

Bemærk, at tilbudsgiver kan undgå at komme i en situation, hvor det samme varenummer anvendes mere end én gang ved blot at anvende varelinjens unikke SKI-id-nummer.

Såfremt det samme varenummer eller samme produkt tilbydes på flere varelinjer i tilbudslisten i bilag C, indgår kun den varelinje med den højeste vægt i evalueringen, jf. xxxxxxx XX, mens den/de øvrige varelinjer tæller

som fejl. Såfremt varelinjerne med samme varenummer eller samme produkt har samme vægt, indgår kun den varelinje i den underproduktgruppe med færrest produkter i evalueringen. Såfremt underproduktgrupperne for varelinjerne med samme varenummer eller samme produkt har samme antal produkter, indgår kun den varelinje med den laveste pris i evalueringen.

Ovenstående gælder dog ikke i de tilfælde at den samme vare kan tilbydes på flere varelinjer, jf. betingelserne herfor i punkt 9.2.1.

Eksempel:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 1.550 varelinjer. Tilbudsgiver afgiver tilbud, men med fejl i nogle af vare- linjerne. Maksimalt 10 % af varelinjerne må indeholde fejl. Hvis der er fejl i mere end (0,10 * 1.550) 155 vare- linjer (der afrundes altid ned til nærmeste hele tal), vil dette kunne føre til ukonditionsmæssighed, og tilbuddet vil blive forkastet i sin helhed.

Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl, vil i forbindelse med prisevalueringen blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og varelinjernes pris vil ikke indgå ved beregning i gennemsnitsprisen, jf. punkt 8.2.

13.1.2 Forbehold i det endelige tilbud

For så vidt angår tilbudsgivernes endelige tilbud vil SKI efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbud- det opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vurdere, hvorvidt tilbuddet indeholder forbehold, som medfører, at et endeligt tilbud er ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver kan ikke i det endelige tilbud tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt, jf. punkt 10.

Hvis SKI identificerer forbehold i det endelige tilbud, kan SKI enten:

1) afvise tilbuddet, eller

2) kapitalisere forbehold, såfremt dette er muligt. Tilbuddene vil herefter blive vurderet som beskrevet i punkt 8.

Såfremt SKI vælger at tildele delaftaler på baggrund af de indledende tilbud, jf. Punkt 14, vil fejl og forbehold i de indledende tilbud blive behandlet som anført ovenfor i nærværende punkt 13.

Efter SKI’s beslutning om tildeling af delkontrakt underretter SKI samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutnin- gen. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt endeligt tilbud, men som ikke tildeles rammeaftalen, vil indeholde en redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke accepterede tilbud og navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Endvidere vil underretningen indeholde en redegørelse for forløbet af forhandlingerne med tilbudsgiverne.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforløbet

Forhandlingsfasen løber fra modtagelse af SKI’s opfordring til at deltage i processen (meddelelse om prækva- lifikation) og frem til opfordring til at afgive endeligt tilbud i henhold til dette punkt 14.

Forhandlingerne gennemføres på dansk.

Det er nedenfor illustreret, hvordan forhandlingsforløbet forventes at blive gennemført for hver delaftale. Forløbet er nærmere beskrevet i teksten under illustrationen.

Trin 1

SKI opfordrer tilbudsgiverne til at afgive indledende tilbud. De indledende tilbuds indhold er beskrevet i punkt 9.2.

Tilbudsgiver opfordres til at afgive indledende tilbud baseret på, at der ikke tages forbehold. Forbehold, her- under fejl i tilbudslisten ud over det tilladte i punkt 13.1.1, i de indledende tilbud bevirker dog ikke, at de indle- dende tilbud anses for at være ukonditionsmæssigt, men vil i stedet indgå i forhandlingerne, jf. dog nedenfor.

Såfremt tilbudsgiver identificerer forhold i udbudsmaterialet, som tilbudsgiveren finder uhensigtsmæssige, op- fordres tilbudsgiver i stedet til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1.

Forhandlingerne eller rejste spørgsmål kan ikke føre til, at SKI frafalder mindstekrav eller ændrer i grundlæg- gende elementer i udbudsmaterialet.

Trin 2

Efter modtagelse af de indledende tilbud vurderer SKI, om hver delaftale skal tildeles på baggrund af de mod- tagne tilbud. Forløbet fortsætter således for hver delaftale til enten trin 2a eller trin 2b.

Trin 3a – tildeling

SKI kan vælge at tildele hver delkontrakt på baggrund af de indledende tilbud. Såfremt SKI tildeler delkontrak- ten på baggrund af de indledende tilbud, vil forbehold i de indledende tilbud blive behandlet på samme måde som forbehold i de endelige tilbud, jf. punkt 13.

I sådanne tilfælde gælder reglen om forbehold i indledende tilbud som angivet ovenfor således ikke. Tilbuds- giver opfordres derfor til ikke at tage forbehold i det første indledende tilbud, idet dette kan medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, hvis SKI vælger at tildele på baggrund af det første indledende tilbud.

Når der sker tildeling på baggrund af de indledende tilbud, tager SKI ikke tilbudsgivernes ”Bilag til udbudsbe- tingelserne – Forhandling” vedrørende den delaftale, der tildeles, i betragtning. Der vil således ikke være no- gen drøftelse af forhandlingstemaerne beskrevet nedenfor i punkt 14.1.

Trin 3b – forhandling

Hvis SKI på en eller flere delaftaler beslutter ikke at tildele på baggrund af de indledende tilbud, afholder SKI individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud på denne delaftale/disse delaftaler.

Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med SKI. De gennemføres på tidspunktet, der fremgår af punkt 14.1 og på den lokation og med de deltagere, der fremgår af punkt 14.2. Der gives feedback og udarbejdes referat som beskrevet i punkt 14.3.

Under denne forhandlingsrunde vil SKI tage den enkelte tilbudsgivers ”Bilag til udbudsbetingelserne – For- handling” i betragtning og drøfte dette med tilbudsgiveren under forhandlingsmødet. Der vil således være en drøftelse af forhandlingstemaerne beskrevet nedenfor i punkt 14.1.

Når der er gennemført forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, vil SKI for hver delaftale tilpasse udbudsma- terialets på følgende måde:

- bilag H tilpasses på baggrund af drøftelserne med tilbudsgiverne om forhandlingstema A

- bilag E tilpasses på baggrund af drøftelserne med tilbudsgiverne om forhandlingstema B

- bilagene B og C tilpasses på baggrund af drøftelserne med tilbudsgiverne om forhandlingstema C, jf. punkt 14.4.

Alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, får via det elektroniske udbudssystem adgang til det tilpassede udbudsmateriale samtidigt.

Bemærk følgende: Tilbudsgivers besvarelse af forhandlingstemaerne A og B indgår således ikke i evaluerin- gen.

SKI forventer derefter via det elektroniske udbudssystem samtidigt at opfordre tilbudsgiverne til at afgive en- delige tilbud på baggrund af det tilpassede, endelige udbudsmateriale. SKI forbeholder sig retten til at opfordre til afgivelse af reviderede tilbud med henblik på gennemførelse af en eller flere yderligere forhandlingsrunder i henhold til dette punkt, herunder punkt 14.1 - 14.4.

Fristen for afgivelse af endelige tilbud vil blive udmeldt snarest muligt efter den første forhandlingsrunde. Til- budsgiverne får lige lang tid til at udarbejde endelige tilbud, jf. punkt 9.3.

Efter fremsendelse af endeligt udbudsmateriale betragtes forhandlingsfasen som afsluttet. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at SKI ikke kan forhandle yderligere med tilbudsgiver om det endelige tilbud. Det ende- lige tilbud bør derfor være udarbejdet på en sådan måde, at rammeaftalen kan indgås uden yderligere drøftel- ser eller forhandlinger mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Endelige tilbud må ikke indeholde forbehold overfor grundlæggende ele- menter eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditions- mæssigt, jf. punkt 10 samt punkt 13.

Når SKI har modtaget endelige tilbud, vil SKI gennemføre vurdering af konditionsmæssighed og evaluere dem med henblik på at tildele hver delaftale. For så vidt angår vurderingen af fejl, henvises til punkt 13.1.

14.1 Temaer og tidsplan for forhandlingsmøderne

SKI har nedenfor oplistet de temaer, som SKI især finder nødvendige at drøfte med tilbudsgiverne i forhold til hver delkontrakt:

Tema A: Prisregulering

Tema B: Leveringstid for fabriksnye møbler Tema C: Halvfabrikata

Se en nærmere uddybning af forhandlingstemaerne i dokumentet ”Bilag til udbudsbetingelserne – Forhand- lingstemaer.

SKI kan i løbet af forhandlingsfasen tilføje eller ændre de temaer, som ønskes drøftet med tilbudsgiverne. Det kan f.eks. være, at de indledende tilbud giver anledning til at tilføje yderligere temaer til ovenstående.

Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til tilbudsgiverne i god tid før forhandlingsmø- derne.

SKI indkalder hver tilbudsgiver til forhandlingsmøde efter SKI’s modtagelse af de indledende tilbud.

14.2 Lokation og deltagere

Forhandlingsmøderne afholdes på følgende adresse:

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S Montagehallen

Pakkerivej 6

2500 Valby

Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i forhandlingerne med nøglepersoner, der har den fornødne ekspertise og mandat.

Af praktiske hensyn bedes tilbudsgiver meddele, hvor mange repræsentanter der deltager for tilbudsgiveren. Det bemærkes, at SKI har ret til at begrænse antallet af deltagere på baggrund af praktiske hensyn. Medde- lelsen skal gives via det elektroniske udbudssystem senest 5 dage inden mødet.

14.3 Referat og feedback

SKI udarbejder efter hvert forhandlingsmøde et referat. Referaterne vil ikke blive offentliggjort, og det enkelte referat vil derfor kun blive sendt til den pågældende tilbudsgiver. Er der på et forhandlingsmøde behandlet spørgsmål af generel karakter, vil besvarelsen af sådanne spørgsmål i anonymiseret form blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, via det elektroniske udbudssystem.

Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for tilbudsafgivelsen, der kun skal ske på grundlag af det endelige udbudsmateriale.

Med henblik på at undgå et unødigt ressourceforbrug hos tilbudsgiverne tilstræber SKI gennem forhandlings- møderne og referaterne at meddele tilbudsgiver, hvis der er forbehold i tilbudsgivers indledende tilbud, der ikke overholder krav i udbudsmaterialet. Manglende afgivelse af sådan meddelelse kan dog ikke tages som udtryk for, at forbehold af denne karakter ikke foreligger. Det er alene tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud overholder alle krav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.

Under forhandlingsmøderne vil tilbudsgiverne få feedback på stærke og svage punkter i de indledende tilbud. Denne feedback gives med henblik på at sikre, at tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i den videre proces.

14.4 Ændringer i udbudsmaterialet

På baggrund af forhandlingen kan SKI vælge, med respekt for ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincip- pet, at ændre indholdet af krav eller frafalde et eller flere krav. SKI kan også tilføje nye krav i løbet af forhand- lingsfasen.

SKI kan ikke ændre mindstekrav eller grundlæggende elementer i det oprindeligt udsendte udbudsmateriale. Sproglige præciseringer, rettelser af åbenlyse fejl og uhensigtsmæssigheder mv. kan dog altid foretages, for- udsat at dette kan ske uden konkurrencefordrejning og uden forskelsbehandling af tilbudsgiverne.

Alle rettelser i udbudsmaterialet under forhandlingsprocessen vil blive markeret med ”track changes”.

Alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, får via det elektroniske udbudssystem adgang til det reviderede udbudsmateriale samtidigt, og får lige lang tid til at udarbejde eventuelt reviderede forhandlingstilbud.

Det reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for eventuelle efterfølgende indledende tilbud og de en- delige tilbud.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 kræver SKI, at en tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7.4.1, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedelta- gere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve doku- mentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.4, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges uden ugrundet ophold og på anmodning herom.

16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.

• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis 4 .

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brug- bar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede egenkapital og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentati- onen ligeledes afgives for disse aktører.

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomheder, skal der fremlægges dokumentation for, at der faktisk rådes over den økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos støttende virksomheder.

Dokumentationen skal fremlægges i form af en støtteerklæring, som den støttende virksomhed afgiver overfor SKI. I den forbindelse har SKI udarbejdet en skabelon til en støtteerklæring, der indeholder de oplysninger og erklæringer, som støtteerklæringen skal omfatte. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsma- teriale på udbudssiden i ETHICS.

4 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

16.4 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlin- ger, der destabiliserer situationen i Ukraine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

17 Implementering

Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.

For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til ansøger i sin ansøgning og tilbudsgiver i sin tilbudsafgivelse (både indle- dende og endelige tilbud). Det skal dog fremhæves, at det er ansøgers/tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Ansøgning om prækvalifikation

Ansøger bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Xxx det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• Ansøgers grunddata

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 7.3.1

o Upload til ETHICS

• European Single Procurement Document (ESPD)

o Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 7.4.1

o Underskriv og upload til ETHICS

• Anmodning afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut anmodning”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede ansøgning

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. ansøgningsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter ansøgningsfristens udløb. Syste- met lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Ansøger bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af ansøgning, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod ansøgningsfristens ud- løb.

18.2 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• Bilag C Leverandørens tilbud

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1

o Upload til ETHICS

• Bilag til udbudsbetingelserne – Forhandlingstemaer

o Udfyld alle felter i dokumentet og besvar eventuelt tema C, jf. punkt 9.2.4

o Upload til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt der måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata