Indkøbspolitik i Varde Kommune
Indkøbspolitik i Varde Kommune
Indledning
Varde Kommunes indkøbspolitik udgør de overordnede rammer for indkøb i Varde Kommune. Politikken er vedtaget af Byrådet.
Indkøbspolitikken gælder for alle indkøb, der foretages på vegne af Varde Kommune – indenfor bygge- og anlægsopgaver, tjenesteydelser og varekøb. Alle afdelinger og institutioner i Varde Kommune er underlagt politikken og forpligtet til at overholde gældende lovgivning på området samt de indgåede aftaler.
Pædagogiske indkøb er undtaget fra indkøbspolitikken.
Formål
Varde Kommune vil sørge for at forvalte borgernes penge på den bedst mulige måde. Vi vil sørge for, at de indkøb vi foretager skaber mest mulig værdi for kommunen.
Det gør vi bedst ved, at vi fremstår som én samlet professionel enhed. Varde Kommune ønsker desuden at handle med omtanke.
Vi vil:
handle bæredygtigt ved at tage hensyn til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Disse elementer vil altid være en del af vores overvejelser omkring indgåelse af indkøbsaftaler på vegne af kommunen.
lave værdifulde indkøb og gennem samhandel sikre ”det gode købmandskab”
handle med ansvarlighed ved at foretage intelligente indkøb med fokus på nytteværdi for kommunen – økonomiske såvel som kvalitative og innovative.
Vision
Varde Kommune ønsker at inddrage naturen i videst mulig omfang i alle kommunens aktiviteter. Varde Kommune vil være et godt, sundt og aktivt sted at leve, arbejde og drive virksomhed.
Mission og vision for indkøb er formuleret med afsæt i Varde Kommunes overordnede vision.
Mission for indkøb i Varde Komme:
Varde Kommunes indkøb betragtes som én samlet og koordineret helhed.
Vi indgår ”værdifulde aftaler” - de bedst tænkelige aftaler for Varde Kommune med blik for økonomi, kvalitet og drift.
Vi vil arbejde for at opnå økonomiske gevinster og effektiviseringer gennem vores aftaler under hensyntagen til miljø, sociale, etiske og arbejdsmiljømæssige normer.
Vision for indkøb i Varde Kommune:
Indkøbspolitikken skal bidrage til forsat professionalisering af indkøb i hele organisationen. Varde Kommune skal kunne betragtes som en seriøs og attraktiv samarbejdspartner, som kan varetage kommunens samfundsøkonomiske interesser bedst muligt.
Det vil vi sikre gennem følgende overordnede fokuspunkter:
Samhandel, bæredygtighed og ansvarlighed.
Samhandel
Varde Kommune er optaget af at skabe et godt miljø for samhandel. Det gør vi ved aktivt at arbejde for samarbejde både internt i kommunen og eksternt med vores erhvervsliv.
Varde Kommune ønsker at tilgodese hensynet til det lokale erhvervsliv og samtidig varetage borgernes interesser ved at forvalte kommunens og dermed borgernes økonomi bedst muligt.
Vi ønsker at udnytte de stordriftsfordele kommunen har, men vil samtidig indenfor visse områder forsøge at bidrage til at skabe de bedst mulige rammer for at vores lokale erhvervsdrivende kan være en del af kommunens leverandørportefølje. Vi vil være åbne og skabe dialog omkring vores indkøb.
Indenfor de givne rammer af gældende lovgivning vil Varde Kommune i videst mulig omfang arbejde for det gode købmandskab. Gennem dialog med brugere, borgere og erhvervsliv.
Derigennem skaber vi sammen de bedste rammer for indgåelse af værdifulde aftale.
Udbud og annoncering
Varde Kommune ønsker at bidrage til det ”gode købmandskab” mellem kommune og leverandører.
Vi ønsker gennemsigtighed og ligebehandling, når vi foretager vores indkøb.
Varde Kommune vil understøtte intentionerne om bedre samhandel, mere dialog og færre transaktionsomkostninger i vores indkøbsprocesser – dog naturligvis altid indenfor rammerne af den gældende lovgivning.
Digitalisering af indkøbsområdet
Varde Kommune har it-værktøjer til hele indkøbsprocessen fra offentliggørelse af udbudsplaner og opstart af udbud til indkøb på den indgåede aftale.
Denne form for digitalisering af området optimerer aftaleopfølgningen og sikrer en høj anvendelse af de indgåede aftaler samt øger grundlaget for kvalificeret dataindsamling til kommende udbud.
Varde Kommune vil til stadighed arbejde på at optimere kvaliteten af systemerne og øge digitaliseringen på indkøbsområdet så vi sikrer mest mulig effektivitet i vores indkøbsarbejde.
Bæredygtighed
I henhold til Varde Kommunes vision om et sundt og godt sted at leve tilgodeses dette også i kommunens indkøbspolitik. Varde Kommune stiller relevante krav i aftalerne med vores leverandører i forhold til samfundsøkonomiske hensyn.
Med afsæt i principperne i FN’s Global Compact ønsker vi at tilgodese sociale, etiske, arbejdsmiljømæssige og miljømæssige forhold i vores indkøb. Ligeledes ønsker vi at tilgodese den samfundsøkonomiske bæredygtighed i de valg, vi foretager os.
Sociale og etiske forhold
Varde Kommune vil til enhver tid forudsætte, at kommunens leverandører og dennes underleverandører overholder gældende internationale konventioner som Danmark har valgt at tilslutte sig, såsom ILO-konventionerne om:
Tvangsarbejde (ILO-konventionerne nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konventionerne nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konventionerne nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konventionen nr. 155)
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konventionerne nr. 87, 98, 135)
Vi forudsætter desuden, at kommunens leverandør og dennes underleverandører overholder de grundlæggende menneskerettigheder, som bl.a. FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Arbejdsmiljø
Varde Kommune arbejder til stadighed for et sikkert og sundt arbejdsmiljø bl.a. som led i forebyggelse. Kommunen ønsker derfor også at tilgodese arbejdsmiljømæssige forhold i alle relevante tilfælde ved indgåelse af aftaler.
Klima og miljø
Varde Kommune har interesse i at bevare og fremme et sundt miljø og sikre et mere bæredygtigt klima. Varde Kommune vil arbejde for at afsætte et lavere fremtidigt Co2 aftryk når vi foretager vores indkøb.
Derfor inddrager vi i alle relevante tilfælde miljø- og klimahensyn i vores overvejelser omkring udarbejdelsen af vores udbudsmaterialer og indgåelse af aftaler.
Samfundsøkonomi
Varde Kommune ønsker at bidrage til, at indkøb foregår med de bedste samfundsøkonomiske intentioner for øje for hele Danmark.
Kommunen vil i alle tjenesteydelseskontrakter vurdere hvordan jobskabelse og uddannelse kan indgå.
Kommunen vil i strategiske overvejelser omkring udbud og regulering af indkøbsadfærd inddrage samfundsøkonomiske hensyn, så som fx transportomkostninger/belastninger, ressourceforbrug og andet som kan påvirke de overordnede samfundsøkonomiske interesser.
Ansvarlighed
Varde Kommune ønsker at alle indkøb foretages med ansvarlighed. Vi skal gennem høj professionalisme i vores organisation sikre, at vi udnytter de stordriftsfordele vi kan få ved at samle indkøb i kommunen i indkøbsfællesskaber og tværoffentligt samarbejde.
Vi skal sikre overholdelse af gældende lovgivninger på området og de forvaltningsretlige principper samtidig med, at vi har ”den værdifulde aftale” i fokus og til stadighed søger dialog.
Udmøntning
Det er kommunens Direktion, der har det overordnede ansvar for, at politikken implementeres og efterleves i kommunen.
Direktionen har uddelegeret den praktiske opgave omkring implementering og opfølgning på overholdelse heraf til indkøbsfunktionen.
For bedst mulig implementering og efterlevelse følges politikken op af retningslinjer for køb af vare- og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Disse godkendes i Direktionen.
Organisering
Vi vil til stadighed tilstræbe den mest optimale organisering, der kan sikre at alle indkøb foretages i henhold til gældende lovgivning, samfundsøkonomiske interesser, kommunens indkøbspolitik samt kommunens interesse i at købe ansvarligt ind.
Samarbejder
Varde Kommune arbejder med en høj grad af samarbejde omkring indkøb med hele det offentlige Danmark.
Vi indgår i samarbejder med Statens og Kommunernes indkøbscentral (SKI)om udarbejdelse af udbudsmaterialer, vi indgår i et kommunalt indkøbsfællesskab og deltager i tværoffentligt samarbejde.
Internt
Det er vigtigt at Varde Kommunes indkøb foretages professionelt. Derfor er det også vigtigt, at vi fremstår som én samlet enhed, der er ordentlig og samtidig værdiskabende i vores dialog med det private marked.
Det gør vi bedst med en samlet og koordineret indsats, der håndhæver fælles rammer ved indkøb af både varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver.
Varde Kommune skal til stadighed organisere sig på en måde, så det giver de bedste muligheder for at skabe professionel og kompetent opgaveløsning inden for indkøb og udbudsjura.
Sikre konkurrenceudsættelser
Varde Kommune er interesseret i at opretholde konkurrence indenfor alle fagområder – også lokalt. Derfor ønsker vi at afprøve markederne gennem udbud, tilbudsindhentninger, licitationer og lignende.
For at sikre, at vi opnår effekterne af konkurrenceudsættelsen, får mulighed for optimal styring af indkøbet samt overholder gældende lovgivning, kan der ikke decentralt indgås aftaler på køb af varer og tjenesteydelser over 200.000 kroner.
Der er vedtaget særskilt procedure for:
Bygge- og anlægsopgaver samt håndværkerydelser og dertil hørende rådgiverydelser.
Anskaffelse af IT-systemer
Tegning for kommunen
Vare- og tjenesteydelser
Indkøbschefen er tegningsberettiget på kommunens vegne. Udbudskonsulenter ansat under Indkøbschefen er berettiget til at underskrive kontrakter og aftaler på vegne af Varde Kommune.
Alle kontrakter og indkøbsaftaler inden for køb af tjenester og varer over 200.000 kroner skal underskrives af en medarbejder i afdelingen for indkøb.
Bygge- og anlægsopgaver samt indkøb af håndværkerydelser og dertil hørende rådgiverydelser
Projektlederen er tegningsberettiget på det enkelte projekt.