Udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice

Med henvisning til den udmeldte beslutning om valg af tilbudsgivere, fremsendes hermed ud- budsmateriale omhandlende udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice i Fredensborg Kommune.

Udbudsbetingelserne og bilag 1 - 6 finder anvendelse på samtlige de udbudte delaftaler (1 til 13), medmindre andre konkret er anført.

Udbudsmaterialet med tilhørende og efterfølgende eventuelt supplerende materiale må alene anvendes til brug for dette udbud. Efter udbuddets afslutning skal alle fremsendte hardcopy ek- semplarer destrueres og alle datafiler skal slettes permanent.

Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende fortrolige for- hold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med deltagelse i udbuddet og en eventuel efterfølgende løsning af de udbudte opgaver.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbuddets dokumenter – og herunder også de indkomne tilbud – er omfattet af de almindelige retsregler om aktindsigt.

Udbuddet omhandler indkøb af bygningsrengøring og vinduespolering til Fredensborg Kommune og gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (herefter "Udbuds- direktivet").

Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vare- indkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse.

Udbuddet er opdelt i 13 delaftaler (rammeaftaler), heraf 6 vedrørende rengøring, 1 vedrørende rengøring og vinduespolering og 6 vedrørende vinduespolering. For hver delaftale (rammeaftale) vil der blive indgået aftale med én leverandør. Fredensborg Kommune vil således indgå 13 selv- stændige delaftaler.

Hver af delaftalerne indeholder følgende optioner:

❑ Fredensborg Kommune har option på forlængelse af delaftalen (rammeaftalen) i 1 år (den maksimale varighed af hver delaftale er derved 4 år) ("Option 1").

❑ Såfremt Fredensborg Kommune får behov for ekstraordinært at tilkøbe rengøring (delaftaler- ne 1 til 7) eller vinduespolering (delaftalerne 7 til 13), kan Fredensborg Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på timebasis eller på opgavebasis ("Option 2").

Hver delaftale har karakter af en rammeaftale, hvilket indebærer, at Fredensborg Kommune har ret men ikke pligt til at indkøbe de af delaftalen omfattede ydelser på de vilkår, som fremgår af dette udbudsmateriale.

Udbuddet gennemføres efter modellen begrænset udbud, og Fredensborg Kommune har således på forhånd begrænset antallet af tilbudsgivere til følgende virksomheder for hver af de 13 delafta-

ler (rengøring = delaftale 1-6), (rengøring og vinduespolering = delaftale 7) (vinduespolering = delaftale 8-13) jf. nedenstående skema:

Tilbudsgiver

1. Forenede Service A/S

2. ISS Facility Service A/S

3. Alliance Plus A/S

4. Servicefirmaet Renell A/S

5. Compass Group A/S

Delaftalerne omfatter daglig intern rengøring (delaftalerne 1 til 6), daglig rengøring og periodisk vinduespolering (delaftale 7) og periodisk vinduespolering (delaftalerne 8-13) på op til 150 for- skellige kommunale lokaliteter (eksempelvis daginstitutioner, skoler, SFOer, sport- og idrætshal- ler, kulturhuse, biblioteker, museer, administrationsbygninger, fællesarealer på ældrecentre med videre).

I flere tilfælde er der to eller flere lokaliteter, der er fysisk sammenhængende eller markeret på samme adresse.

Det skal bemærkes, at de enkelte lokaliteter er individuelt meget forskellige i forhold til både de fysiske rammer og de aktuelle lokaleanvendelser.

Der vil ikke blive afgivet kontrolbud på nogen af delaftalerne.

Bemærk: Tilbudsgiver kan alene afgive tilbud på de(n) delaftale(r), som den pågældende til- budsgiver er prækvalificeret til. Tilbudsgiver, som afgiver tilbud på de enkelte delaftaler, skal afgi- ve tilbud på alle lokaliteter og ydelser forbundet med den pågældende delaftale, herunder begge optioner. Tilbudsgiver er i alle tilfælde bundet af sit tilbud på den enkelte delaftale. Dette gælder også såfremt tilbudsgiver alene tildeles en, men ikke alle de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på.

Rengørings- og vinduespoleringsydelserne på de op til 150 lokaliteter udføres i dag af ekstern leverandør.

I de følgende dele af udbudsmaterialet anvendes betegnelsen "Rammeaftale" som en fælles be- tegnelse for hver af de 13 delaftaler, som indgås mellem Fredensborg Kommune og vindende tilbudsgiver på den enkelte delaftale (herefter betegnet "Leverandøren").

1.2 Tilbudsudformning og -frist ‌

Tilbud skal være modtaget på den adresse, som fremgår af afsnit 1.3 senest:

❑ Den 13. november 2012 kl. 9.00.

Tilbud skal sendes/overbringes skriftligt i tre identiske ”hard copy” eksemplarer. Derudover skal tilbuddet være vedlagt en cd-rom eller USB stick med udfyldte tilbudslister i samme filformat, som de er udsendt (Excel). Bemærk: Tilbudsgivere, som afgiver tilbud på flere delaftaler, skal udar- bejde ét tilbud, som omfatter alle de delaftaler, som den pågældende tilbudsgiver afgiver tilbud på. Dette tilbud skal fremsendes i tre identiske hard copy eksemplarer og derudover skal tilbud-

det være vedlagt en cd-rom eller USB stick med udfyldte tilbudslister i samme filformat, som de er udsendt (Excel).

Hvis der er uoverensstemmelser mellem de fremsendte tilbudslister i hard copy versionen og de elektronisk fremsendte tilbudslister, er det tilbudslisten i de fysiske tilbud ("hard copy" versionen), der lægges til grund for evalueringen.

❑ Hvis tilbudsgiver ønsker at overbringe tilbuddet før den 13. november 2012 kl. 9.00, skal der forinden træffes aftale med ServiceConsult på e-mail xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, om dato og tidspunkt for overbringelsen.

ServiceConsult e-mailer hurtigst muligt en bekræftelse på modtagelse af tilbuddet til afsenderen. Denne bekræftelse er alene et udtryk for, at tilbuddet er modtaget af ServiceConsult, og udgør ikke en bekræftelse på, at tilbuddet er modtaget rettidigt, eller i øvrigt er konditionsmæssigt.

1.3 Aflevering af tilbud ‌

Tilbuddene i hardcopy sendes/overbringes til:

❑ ServiceConsult Xxxxxxxxxxxxxx 00, Xx. Dalby 4140 Borup

Att. Xxxx Xxxx Xxxxxxxx

Kuverten/pakken med tilbud bedes være lukket og forseglet, og på ydersiden bedes den tydeligt mærket med:

Må ikke poståbnes – EU udbud – Tilbud på serviceydelser i Fredensborg Kommune

Tilbuddet overbringes/sendes til ovenstående adresse. Såfremt tilbudsgiver ønsker en kvittering ved personlig overbringelse, skal tilbudsgiver medbringe en kvittering, hvor ServiceConsult kan kvittere for modtagelsen med angivelse af dato, tidspunkt og modtager. Denne bekræftelse er alene et udtryk for, at tilbuddet er modtaget af ServiceConsult, og udgør ikke en bekræftelse på, at tilbuddet er modtaget rettidigt, eller i øvrigt er konditionsmæssigt.

1.4 Henvendelse i tilbudsperioden ‌

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal skriftligt via e-mail rettes til:

❑ xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

Tilbudsgiver opfordres til at fremsende spørgsmål senest:

❑ Den 1. november 2012

Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret i det om- fang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb.

Alle kommentarer, spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form og via e-mail løbende blive tilsendt de virksomheder, som har fået udleveret udbudsmaterialet. Hvis der ønskes fremsendt e- mails med oplysninger til andre mailadresser end den, der er oplyst i forbindelse med fremsen- delse af prækvalifikationsmaterialet, kan dette ske ved at maile en opfordring herom til Ser- viceConsult.

Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at alle henvendelser under udbudsprocessen skal rettes til xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Der kan ikke rettes personlige eller telefoniske henvendelser til hverken ServiceConsult, Fredensborg Kommune eller de enkelte lokaliteter vedrørende udbudsprocessen.

1.5 Orienteringsmøde og besigtigelse ‌

Der afholdes orienteringsmøde for tilbudsgivere:

❑ Den 4. oktober 2012 kl. 9.00

Mødestedet er:

▪ Fredensborg Kommune Egevangen 3 B

2980 Kokkedal (Receptionen i stueetagen)

På orienteringsmødet vil Fredensborg Kommune og ServiceConsult gennemgå de overordnede vilkår for deltagelse i udbuddet og krav til tilbuddenes indhold. Herudover vil ServiceConsult gen- nemgå de for rengørings- og vinduespoleringsydelserne fastlagte kravspecifikationer med videre.

Tilbudsgiverne har på mødet mulighed for at stille spørgsmål og fremsætte kommentarer til pro- cessen og udbudsmaterialet.

Der udarbejdes referat fra orienteringsmødet, der e-mailes til alle tilbudsgivere.

Besigtigelse af de af udbuddet omfattede lokaliteter og lokaler gennemføres over følgende dage:

Dato	Delaftale
❑ 4. oktober kl. 10.00	❑ 1, 5, 8 og 12
❑ 5. oktober kl. 9.00	❑ 2, 6, 9 og 13
❑ 8. oktober kl. 9.00	❑ 3, 7 og 10
❑ 11. oktober kl. 9.00	❑ 4 og 11

Forud for orienteringsmødet vil der blive udsendt en specifik besigtigelsesplan til sikring af, at der besigtiges et passende antal repræsentative lokaliteter indenfor hver delaftale og hver lokalitets- type. Eventuelle ønsker om udvidelser i forhold til besigtigelsen kan meddeles før eller på mødet og vil blive videregivet til alle tilbudsgivere.

Der mødes alle dage på den første lokalitet på det angivne tidspunkt.

Der deltager ikke en repræsentant fra Fredensborg Kommune i forbindelse med besigtigelserne, men lokaliteterne vil forinden besigtigelsen blive orienteret om dato og forventet tidspunkt.

Hvis tilbudsgiveren efter den planlagte og gennemførte besigtigelse ønsker yderligere besigtigel- se af en eller flere lokaliteter, skal dette skriftligt meddeles til ServiceConsult. I tilfælde af, at der besluttes gennemført fornyede besigtigelser, vil alle tilbudsgivere skriftligt blive tilbudt deltagelse.

Bemærk: Det er et krav, at repræsentationen fra hver tilbudsgiver begrænses til to personer til både orienteringsmødet og besigtigelserne. Hvis en tilbudsgiver afgiver tilbud på både rengøring og vinduespolering kan der deltage tre personer. Overtallige personer vil blive bedt om at forlade orienteringsmødet, henholdsvis besigtigelserne.

Tilbudsgiver skal til ServiceConsult og via e-mail oplyse navne og kontaktdata på den eller de personer, der møder frem til orienteringsmødet og til hvilke bygningsgennemgange.

Oplysningen om deltagere skal gives senest:

❑ Den 3. oktober 2012 kl. 12.00.

1.6 Vedståelsesfrist for tilbud ‌

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil:

❑ Den 1. marts 2013

1.7 Generelt om tilbudsmaterialet ‌

Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbud udarbejdes for tilbudsgivers regning.

Tilbud skal udarbejdes på baggrund af det af Fredensborg Kommune udsendte udbudsmateriale, samt eventuelle rettelser og svar på spørgsmål udsendt i tilbudsfasen.

Det afleverede tilbudsmateriale betragtes som Fredensborg Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret.

Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning.

Vejledende tjekliste er vedlagt som bilag 5.

1.8 Forbehold ‌

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for udbudsmaterialet, udbudsprocessen eller en efter- følgende eventuel aftale. Forbehold i tilbudsgivers tilbud vil derfor medføre, at tilbudsgivers tilbud vil blive erklæret for ukonditionsmæssigt og det kan således ikke indgå i den videre tilbudsvurde- ring.

1.9 Tildelingskriterium ‌

Tildelingskriteriet for alle 13 delaftaler er:

❑ Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Hver delaftale vil blive tildelt for sig. Fredensborg Kommune vil således evaluere tilbuddene isole- ret set i forhold til hver delaftale.

Til brug for Fredensborg Kommunes evaluering af tilbuddene i forhold til underkriterierne skal tilbuddet indeholde en udfyldt og underskreven tilbudsliste, jf. herved bilag 1, samt de beskrivel- ser, som følger af afsnit 1.9.1 til 1.9.4 nedenfor.

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive vurderet ud fra nedenstående underkriterier med tilhørende vægtning:

Delaftalerne 1- 7	Delaftalerne 8 – 13
De tilbudte priser – 40 %	De tilbudte priser – 65 %
Det kalkulerede timeforbrug – 25 %
Kvalitetssikring -25 %	Kvalitetssikring -25 %
Miljø - 10 %	Miljø - 10 %

Hvis der er forskel på tilbudsbeskrivelserne under afsnit 1.9.1 til 1.9.4 nedenfor i forhold til de enkelte delaftaler, som tilbuddet omfatter, skal dette tydeligt fremgå af tilbuddet.

1.9.1 De tilbudte priser (40 % for Delaftalerne 1-7, og 65 % for Delaftalerne 8-13)‌

Fredensborg Kommune vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "De tilbudte priser" lægge vægt på den totalsum, som fremkommer i tilbudslistens post "i alt for delaftalen kr." Denne sum indeholder en sammentælling af tilbudspriserne for den beskrevne rengøring, hen- holdsvis vinduespolering med tillæg af det forventede årlige forbrug under Option 2, jf. de indlagte delpriser og formler i tilbudslisten.

Bemærk: De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene.

1.9.2 Det kalkulerede timeforbrug (25 % og kun for Delaftalerne 1 - 7)‌

Tilbudsgiverne skal på bilag 1 (tilbudsliste) og for hver af de(n) delaftale(r), som tilbuddet omfat- ter, anføre det kalkulerede årlige timeforbrug fordelt på "manuel udførelse" og "ledelse".

Fredensborg Kommune vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til dette underkriterium lægge vægt på det tilbudte antal timer, idet den indbyrdes vægtning mellem timeforbrug for xxxxxx xx- xxxxxxx, og timeforbrug for ledelse vil være som følger:

❑ Timeforbruget til den manuelle udførelse vægtes med 75 %, og

❑ Timeforbruget til ledelse vægtes med 25 %.

Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Det kalkulerede timeforbrug" skal tilbudslisten udfyldes med det årlige kalkulerede timeforbrug. Timeforbruget til den manuelle ud- førelse skal anføres for hver lokalitet omfattet af de(n) delaftale(r), som tilbuddet omfatter, mens timeforbruget for ledelse skal anføres for de(n) delaftale(r), som tilbuddet omfatter.

Evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet vil ske samlet for hver delaftale, således at der ved evalueringen ikke tages hensyn til, hvorledes det kalkulerede timeforbrug for manuel ud- førelse fordeler sig på de enkelte lokaliteter.

Det kalkulerede timeforbrug er bindende, idet Fredensborg Kommune altid kan kræve, at Leve- randøren anvender det i tilbuddet kalkulerede timeforbrug.

1.9.3 Kvalitetssikring (25 %)‌

Fredensborg Kommune vil ved evalueringen af tilbuddene i forhold til dette underkriterium lægge vægt på i hvilket omfang de tilbudte kvalitetssikringstiltag går videre end de fastsatte mindstekrav i forhold til at sikre den i udbudsmaterialet definerede kvalitet.

Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Kvalitetssikring" skal tilbudsgi- verne vedlægge tilbuddet en beskrivelse af de konkrete kvalitetssikringstiltag, som tilbydes.

1.9.4 Miljø (10 %)‌

Fredensborg Kommune vil med dette underkriterium lægge vægt på i hvilket omfang der tilbydes tiltag til reduktion af de miljøskadelige virkninger af Leverandørens ydelser under Rammeaftalen.

Der vil ved evalueringen blive lagt vægt på tilbudte miljøtiltag i forhold til at reducere de miljøska- delige virkninger af tilbudsgivers:

❑ Rengøringsmidler,

❑ Maskiner,

❑ Arbejdsmetoder.

Fredensborg Kommune vil alene evaluere på tiltag, som går videre end de fastsatte mindstekrav.

Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Miljø" skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af hvilke konkrete tiltag, tilbudsgiver vil iværksætte under Rammeaftalen i forhold til at reducere de miljøskadelige virkninger af tilbudsgivers (1) rengøringsmidler, (2) maskiner, og/eller

(3) arbejdsmetoder.

1.10 Alternative tilbud ‌

Der er ikke mulighed for, at afgive alternative tilbud.

1.11 Udbudsmaterialets indhold ‌

Det samlede udbudsmateriale består af udbudsbekendtgørelse 2012/S 160-267311, samt dette dokument med følgende tilhørende bilag:

❑ Bilag 1: Tilbudslister inklusive angivelse af priser på Option 2

❑ Bilag 2: Kontraktudkast

❑ Bilag 3: Lokalitetsdata (lokalitetsoversigt, lokalefortegnelser og tegninger i PDF-filer og en importfil til Rengøringssystemet Data Know How)

❑ Bilag 4: Kravspecifikationer

❑ Bilag 5: Tjekliste

❑ Bilag 6: Sociale og etiske hensyn

❑ Spørgsmål og svar i forbindelse med prækvalifikationsfasen

❑ Spørgsmål og svar udsendt i tilbudsfasen

❑ Eventuelle rettelser udsendt i tilbudsfasen

Såfremt tilbudsgiver ikke mener at have modtaget et komplet udbudsmateriale, bedes henven- delse ske hurtigst muligt til kontaktpersonen jf. punkt 1.4.

1.12 Meddelelse om resultatet ‌

Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt via e-mail blive orienteret om resulta- tet af udbudsforretningen. Fredensborg Kommune forventer elektronisk at kunne fremsende un- derretning om tildelingsbeslutningen senest:

❑ Den 27. november 2012

Bemærk: Fredensborg Kommunes tildelingsbeslutning er alene en erklæring om, at Fredensborg Kommune har til hensigt at indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne efter endt standstill- periode.

Kontrakt forventes indgået:

❑ Den 10. december 2012.

Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fælles- skabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet.

I det omfang administrative og/eller politiske ændringer, herunder ændringer i budgetmæssige bevillinger, lovændringer, ændring i befolkningsudvikling eller lignende påvirker Rammeaftalens udførelse, skal Leverandøren foretage alle rimelige bestræbelser på at tilpasse Rammeaftalen til disse ændringer.

2 Krav til rengøringsydelsen

Dette afsnit 2 omhandler delaftalerne 1 til 7. I dette afsnit 2 anvendes betegnelsen "Leverandø- ren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale (1-7).

2.1 Arbejdets indhold og omfang ‌

Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i kravspecifikationen jf. bilag 4.

2.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger ‌

Som anført i punkt 1.5, opfordres tilbudsgiver til at besigtige udvalgte lokaliteter i forhold til de bygninger og lokaler, som er omfattet af udbuddet.

Jævnfør bilag 3 er der for hver lokalitet, bygning og etage foretaget en opgørelse over lokaler, samt opmåling af rengøringsarealet med videre.

I bilag 1, tilbudslisten, er oplistet stamdata for lokaliteten inklusive antal rengøringsdage pr. år, samt eventuelle andre serviceydelser der skal leveres ud over de i punkt 4 fastlagte kravspecifi- kationer. Endelig er der anført eventuelle bemærkninger i forhold til nuværende mulige arbejds- tidsrum, lukkedage med videre.

Det skal fremhæves, at der på grund af de enkelte lokaliteters varierende anvendelser og tids- rummet og aktiviteterne på den enkelte dag, vil der blive stillet store krav til Leverandø- rens/medarbejderes fleksibilitet i opgaveløsningen.

Tilbuddene skal beregnes på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. bilag 3) og de ved besigtigel- serne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstaltninger med videre.

Der kan under udbudsprocessen og efterfølgende ske ændringer i forhold til antal lokaliteter, are- aler, lokaleanvendelse eller andre udvidelser/indskrænkninger i forhold til de aktiviteter, der skal pågå i lokaliteten/lokalet.

Såfremt Leverandøren eller Fredensborg Kommune efter aftaleindgåelse kan påvise arealmæs- sige unøjagtigheder, som overstiger +/- 3 % i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, er Fredensborg Kommune eller Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten.

Såfremt der efter aftaleindgåelse sker væsentlige ændringer i lokaleanvendelsen i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, og såfremt denne ændrede anvendelse medfører en ændring i rengøringsindsatsen, som dokumenterbart medfører ekstra-omkostninger for Leverandøren, er Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet.

Leverandøren skal i forbindelse med opstart af Rammeaftalen kontrollere de udleverede lokali- tetsdata og skal inden den 1. marts 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger in- klusive oplæg til tilpasning af vederlaget.

Leverandørens ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet.

Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til i hele aftaleperioden at kræve vederlaget tilpasset, hvis der konstateres arealer eller anvendelsesfunktioner, der medfører et mindre tidsforbrug end anført i udbudsbetingelserne.

Leverandøren skal i Rammeaftalens varighed løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaverne relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte lokaler. Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i hele aftaleperioden således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned.

Materialet skal være udarbejdet elektronisk i et dertil egnet program.

Ved Leverandørens første udarbejdelse udleverer Leverandøren materialet i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Fredensborg Kommune, og Leverandøren fremsender en mail med PDF- filer af materialet til Fredensborg Kommune og til den enkelte lokalitet. Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandøren i hardcopy to eksemplarer af de aktuelle ændringssider til Fredensborg Kommune og fremsender en mail med PDF- filer af mate- rialet til Fredensborg Kommune og den enkelte lokalitet.

På Fredensborg Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere via e-mail eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i en for det anvendte program læsbar datafil til Fredensborg Kommune.

Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Fredensborg Kommunes ejendom. Fredensborg Kommune er berettiget til frit at anvende dette materiale, her- under i forbindelse med gennemførelse af et gen-udbud.

Leverandøren skal straks gøre Fredensborg Kommune opmærksom på konstaterede ændringer, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op- eller nedadgåen- de retning.

2.3 Rengøringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre.‌

Generelt for alle bygninger og lokaler:

❑ Rengøringsarbejdet udføres efter den i bilag 4 anførte kravspecifikation og med de i bilag 1, tilbudslisten, anførte antal rengøringsdage pr. år for den enkelte lokalitet.

❑ Der skal i det enkelte lokale tages størst mulig højde for variationer i den aktuelle belast- ning.

❑ Lokalerne rengøres som hovedregel på alle hverdage (mandag-fredag), dog med de afvi- gelser, som er anført i bilag 1, tilbudslisten.

Det er Leverandørens ansvar at registrere og kontrollere det for det enkelte kontrakt-års ak- tuelle antal rengøringsdage for hver lokalitet.

I tilfælde af reduktion eller udvidelse i antallet af rengøringsdage pr. kontraktår, reduce- res/udvides vederlaget for hver dag med en faktor svarende til det årlige vederlag divideret med antallet af det aktuelt anførte antal rengøringsdage.

Det skal hertil bemærkes, at der for lokaler med et andet antal rengøringsdage end det ge- nerelle, løbende kan forekomme ændringer.

Det skal også bemærkes, at der kan forekomme ændringer i ferieperioder som følge af, at der gennemføres ændrede generelle lukkeperioder eller at der etableres samarbejder, hvor to eller flere lokaliteter holder åbent på skift.

Der vil i tilfælde af ændringer som ovenfor beskrevet blive givet et varsel, der imødekom- mer Leverandørens forpligtigelser i forhold til servicemedarbejdernes overenskomstforhold. Det er dog et krav, at Leverandøren så hurtigt som muligt skal overføre eventuelle overtalli- ge ressourcer til anden beskæftigelse for at nedbringe omkostningen for Fredensborg Kommune.

❑ Alle primærlokaler skal som hovedregel rengøres på et tidspunkt, så de fremstår med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes lokaleanvendelse.

Det umiddelbart mulige rengøringstidsrum for hver lokalitet aftaler Leverandøren direkte med den enkelte lokalitet.

Det er Fredensborg Kommunes ønske, at rengøringsarbejdet generelt skal tilrettelægges som morgenrengøring og med den størst mulige grad af synlighed i forhold til lokalebruger- ne under hensyn til både lokalitetens aktiviteter og rengøringsarbejdets udførelse. Fredens- borg Kommune forventer, at ca. 50 % af arbejdstiden skal udføres med forskudttidstillæg. Bemærk: Tilbudsgiverne skal som led i tilbudsafgivelsen selv vurdere, hvilken andel af ar- bejdstiden, der skal leveres med forskudttidstillæg og skal indregne dette forhold i tilbuds- summen. Tilbudsgiver bærer selv risikoen for, at denne vurdering senere viser sig ikke at være korrekt.

I den endelige tilrettelæggelse skal der efter den enkelte lokalitets ønske herom og mindst én gang ugentligt være mulighed for, at den enkelte lokalitet kan kommunikere direkte med den enkelte servicemedarbejder. Dette kan eventuelt ske ved, at der for lokaliteter eller as- sistentområder hvor hele eller dele af rengøringen udføres uden for den normale åbningstid aftales, at der på et forud aftalt tidsrum i lokalitetens åbningstid én gang om ugen kommer en servicemedarbejder, der kan udføre de af lokaliteten fra gang til gang ønskede rengø- ringsarbejder.

❑ Hvis rengøringsarbejdet udføres i en del af lokalitetens åbningstid, skal Leverandøren efter nærmere aftale og som et element i kvalitetssikringen medvirke til, at der opsættes tjek- skemaer i udvalgte toiletter og lignende ”følsomme” lokaler.

Rengøringsassistenten skal på disse skemaer dagligt notere navn (initialer) og tidspunkt for rengøringens afslutning.

❑ Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal rengøringsarbejdet én gang om ugen eller én gang om måneden, og i dagens lyse timer, udføres i dagtimerne på en lørdag, søn- eller helligdag eller en anden dag, hvor lokaliteten ikke anvendes.

Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at kræve denne tilrettelæggelse anvendt se- lektivt pr. lokalitet inden for hver delaftale (1-7) med et varsel på fire måneder.

Ved en eventuel anvendelse af supplementet for en, flere eller alle lokaliteter udgår der til- svarende en ellers ”normal” rengøringsdag. I normale situationer vil det være rengøringen mandag morgen eller fredag eftermiddag (ved valg af én gang om ugen) eller den første mandag morgen eller fredag eftermiddag i måneden (ved valg af én gang om måneden), der udgår.

Ved en eventuel anvendelse af ovenstående supplement skal de frekvensbestemte aktivite- ter, der jf. kravspecifikationen skal udføres hver uge eller sjældnere, tilrettelægges således, at der på dagen med rengøring i de lyse timer udføres en maksimal indsats på alle overfla- der.

❑ Indsamlet affald, genbrugspapir, pap og flasker med videre henstilles/placeres i lokalitetens affaldsrum eller i containere på den enkelte lokalitets område (se punkt 4 om oprydning og klargøring). De konkrete steder aftales med den enkelte lokalitet.

Leverandørens medarbejdere skal grundigt instrueres i de af Fredensborg Kommune til en- hver tid udleverede og gældende regler for sortering og håndtering af affald og genbrugs- materialer.

❑ Uddeling af forbrugsartikler, såsom håndsæbe, toiletpapir, papir- og/eller stofhåndklæder og andre almindelige forbrugsartikler til toiletter, tekøkkener og lignende steder, indgår i op- gaveomfanget.

Det er den enkelte lokalitets ansvar og udgift, at der indkøbes og lagerføres de nødvendige forbrugsartikler. Rengøringsleverandøren skal dog løbende oplyse lokaliteten om lager- mængde med videre.

❑ Såfremt Leverandørens serviceledelse eller -medarbejderen i sit daglige arbejde bliver be- kendt med fejl eller mangler på eksempelvis vvs-installationer, toiletter eller urinaler, hvor vandet løber konstant, utætte sæbeautomater og blandingsbatterier, ødelagte eller mang- lende lysarmaturer, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal det- te omgående meddeles til lokaliteten eller efter Fredensborg Kommunes ønske herom til Fredensborg Kommunes Kommunale Ejendomme og Arealer.

❑ Vinduespolering medtages ikke. Undtaget herfra er pletfjerning på internt glas inklusive glasdøre og indersiden (den varme) af vinduesglas som nævnt i bilag 4.

Pletfjerningen må ikke medføre, at der opstår snavs, kalk eller andre efterladenskaber på glasruder og lignende.

❑ Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 4, men Leverandøren skal i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, også selvom oprydning ikke har fundet sted.

I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring, som lokalebrugerne har ansvaret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøringen, skal Leverandøren straks rap- portere dette til lokalitetens kontaktperson.

I tilfælde af gentagne eller generelle mangler med oprydning og klargøring på en lokalitet, skal dette skriftligt rapporteres til Fredensborg Kommunes kontaktperson/controller.

❑ Leverandøren skal endvidere sikre, at Leverandørens servicemedarbejdere efter endt ren- gøring altid:

▪ Slukker for lys, Smartboards og lignende i lokaler, hvor der ikke opholder sig andre

▪ Låser alle interne døre, der var låst ved rengøringens påbegyndelse

▪ Låser yderdøre og tilkobler alarmer i bygninger eller alarmafsnit, hvor der ikke opholder sig andre

❑ Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en egnet og identificer- bar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, et af medarbejderen vellignende billede samt medarbejde- rens fulde navn og funktion.

❑ For alle lokaliteter kan det af Fredensborg Kommune kræves, at Leverandøren efter aftale med lokaliteten om hvor og hvordan opsætningen skal ske, opsætter en planche med bille- de, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på lokaliteten.

❑ Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles hurtigst muligt Leverandøren af Fredensborg Kommune og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten.

❑ Der skal være mulighed for, at Fredensborg Kommune når som helst kan vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse på lokaliteten el- ler et andet sted i Fredensborg Kommune inden for det planlagte arbejdstidsrum.

En sådan ændring af kortere eller længere varighed medfører, at aktivitets- og/eller kvali- tetskravet for den ellers aftalte leverance suspenderes i det tidsrum, overførslen varer.

2.4 Miljø og arbejdsmiljø ‌

Leverandøren garanterer, at Leverandøren i hele Rammeaftalens løbetid opfylder de for ydelser- ne gældende miljøkrav, samt den til enhver tid gældende miljølovgivning i forbindelse med udfø- relsen af ydelserne.

Reduktion af miljøbelastning

Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Rammeaftalen aktivt arbejde for at mindske den miljøbelastning der fremkommer ved Leverandørens arbejde. Dokumentation for arbejdet skal på forlangende forelægges Fredensborg Kommune, f.eks. i form af dokumentation for im- plementering af miljøledelsessystemer eller andre miljøfremmende tiltag.

Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemiske stoffer og produkter, samt arbejde aktivt for at fremme miljømæssige og kemisk sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af Rammeaftalen.

2.4.1 Arbejdsmiljø ‌

Leverandøren skal i forbindelse med udførelsen af Rammeaftalen overholde den for Leverandø- ren gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige. Herunder skal det bl.a. sikres, at der er udarbejdet arbejdsplads- vurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, såfremt den for Leverandøren gældende lovgiv- ning påbyder Leverandøren dette.

Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den for Leverandøren gæl- dende lovgivning arbejder aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed ved opfyldelse af Rammeaf- talen. Dette kan f.eks. ske ved, at Leverandøren er arbejdsmiljøcertificeret (eller overholder krite- rierne for dette) efter OHSAS 18001, Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87 (af 31/1 2005) om anerkendelse af DS/OHSAS 18001 mv., Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 923 (21/10 2001) om arbejdsmiljøcertifikat, eller har indført tiltag som går videre end arbejdsmiljølovgivningen fore- skriver, eksempelvis, ved at virksomheden har indført en arbejdsmiljøpolitik, har medarbejdere i flexjobstilling eller lignende, deltager i arbejdsmiljønetværk eller lignende.

Ved sin underskrift af Rammeaftalen erklærer Leverandøren samtidigt, at virksomheden ikke har påbud fra Arbejdstilsynet – eller fra tilsvarende national myndighed – som kan have betydning for

udførelsen af Rammeaftalen samt, at Leverandøren overholder den for Leverandøren gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning.

2.4.2 Kravspecifikation miljø og arbejdsmiljø:‌

Generelt:

Udvælgelse af rengøringsmidler og – udstyr og maskiner skal tage hensyn til miljø, sundhed og sikkerhed, og der skal løbende gennemføres lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV) med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og sikkerheden for medarbejderne og lokalebrugerne.

Leverandøren skal derfor indestå for, at de anvendte rengøringsmidler, -udstyr og maskiner, samt tilknyttede arbejdsmetoder til enhver tid er så lidt miljø og sundhedsskadeligt som muligt, både hvad angår det ydre og indre miljø samt arbejdsmiljøet (substitutionsprincippet).

Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at pålægge Leverandøren at vælge specifikke ren- gøringsmidler. Dette vil ske, hvis der er overflader som på grund af garanti eller andet kræves rengjort med specielt rengøringsmiddel, og da alene såfremt det pågældende rengøringsmiddel ikke tilbydes af Leverandøren.

Medfører dette meromkostninger for Leverandøren, vil disse blive betalt af Fredensborg Kommu- ne under forudsætning af, at Leverandøren kan dokumentere meromkostningerne.

Senest 3 måneder efter kontraktindgåelsen skal Leverandøren have udført arbejdspladsvurderin- ger på alle lokaliteter og have tilpasset arbejdsmiljøorganisation med de virksomhedsoverdrage- de medarbejdere fra Fredensborg Kommune.

2.4.3 Krav til rengøringsmidler:‌

De af Leverandøren anvendte rengøringsmidler(eksempelvis vaskemidler og opvaskemidler i fast og flydende form, universalrengøringsmidler, toilet- og sanitetsrengøringsmidler, midler til vask og pleje af gulve, grundrengøringsmidler og midler til skumudlægning og specialrengøringsmidler) skal udvælges ud fra nedenstående 15 kriterier.

Midler til rengøring af områder, hvor der er specielle hygiejnekrav, f. eks desinfektionsmidler og skumudlægning i køkkener, er ikke omfattet af nedenstående 15 kriterier krav, men skal overhol- de anden lovgivning, så som godkendelse til fødevarebrug og biociddirektivet.

Midler til specialrengøring, så som harpiksfjerner, stærk sanitet (sur og basisk), kalksæbefjerner, blegemiddel, sprit 93 %, grill og ovnrens, urinalblokke samt 32 % eddikesyre skal alene overhol- de krav nr. 2, 3, 5, 8,12,14 og 15. Krav nr. 1 skal overholdes med den undtagelse, at specialren- gøringsmidlerne kan være klassificeret med Xn; R20, R21, R22 og med C: R35, R34 og F; R11 samt R10.

Leverandøren skal garantere, at rengøringsmidlerne udvælges ud fra følgende kriterier:

1. Rengøringsmidlerne1 må ikke være klassificerede som meget giftige (Tx), giftige (T), sund- hedsskadelig (Xn), ætsende (C), eksplosiv (E), brandfarlig (Fx og F) eller miljøfarlig (N)2.

2. Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som kræftfremkaldende, reproduktionsskade- lig eller mutagene (mærket med følgende risikosætninger R40, R45, R46, R49, R60, R61, R62, R63, R50/53, 51/53 R59). Eller indeholder kombinationer heraf i koncentrationer højere end 0,010 vægtprocent af det færdige produkt.

1 Toilet- og sanitetsmidler er undtaget krav om ikke klassificering som sundhedsskadelig og/eller ætsende (Xn og C).

2 Klassificeret efter EU’s stof- og præparatdirektiver 67/548/EEC og 1999/45/EEC med senere ændringer.

3. Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som sensibiliserende med Xn;R42 eller Xi;R43 eller indeholde mere end 0,1 vægtprocent af disse stoffer.

4. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde optisk hvidt.

5. Farvestoffer skal undgås og må kun forefindes i det omfang det har praksis betydning, f. eks toiletrensemiddel og synlighed i kumme. Farvestoffer skal være tilladt i henhold til EU’s direk- tiv 76/768/EEC med senere ændringer.

6. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde stoffer på EU’s liste over potentielt hormonforstyrren- de stoffer, kategori 1 og 2, med dokumentation for hormonforstyrrende effekt eller potentielt hormonforstyrrende effekt, se link

7. Tensider skal være aerobt let nedbrydelige i henhold til OECD 301A-F testmetode eller tilsva- rende testmetode.

8. Parfumer skal undgås og må kun tilsættes hvor det har praktisk betydning, så som i urinal- blokke. Såfremt parfume tilsættes skal det være i overensstemmelse med IFRA`s (Internatio- nale Fragrance Association) retningslinjer.

9. Rengøringsmidlerne skal være uden tensiderne; APEO, NPEO og LAS samt kompleksbin- derne; EDTA, NTA og fosfonater.

10. Indholdet af total fosfor i rengøringsmidlerne skal begrænset mest muligt og i universalrengø- ringsmidler må total fosfor (regnet som P) højst udgøre 0,05 g pr. liter brugsopløsning og for toilet- og sanitetsmidler højst 0,50 g pr. liter brugsopløsning.

11. Rengøringsmidlerne skal være uden konserveringsmidlerne; Kathon og Bronopol.

12. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde klororganiske forbindelser eller benzalkoniumklorid eller reaktive klorforbindelser, så som natriumhypoklorit.

13. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde kemiske stoffer, der er bioakkumulerbare. (dvs. BCF

< 100 eller logKow < 3).

14. Brugsoplysninger skal være angivet på rengøringsmidlernes emballage.

15. Emballage til rengøringsmidlerne må ikke bestå af PVC.

Alle rengøringsmidler som er miljømærkede med det Nordiske Svanen eller EU´ Blomsten opfyl- der ovenstående krav3. Hvis Leverandøren kan påvise, at rengøringsmidler, som ikke er miljø- mærkede med det nordiske Svanen eller EU's Blomsten, opfylder kravene i dette udbudsmateria- le, vil Fredensborg Kommune acceptere, at sådanne rengøringsmidler anvendes.

Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere i de anvendte rengøringsmidler, doseringsudstyr og lignende, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fulgt for- svarligt. Der skal således inden arbejdet igangsættes være indhentet sikkerhedsdatablade og være udarbejdet arbejdspladsbrugsanvisninger samt være indkøbt nødvendige værnemidler og førstehjælpsudstyr (handsker, sikkerhedsbriller, øjenskyller m.m.). Medarbejderne skal være in-

3 xxx.xxxxxxxx.xx .

strueret i brugen af disse og indholdet af sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisninger- ne.

Fredensborg Kommune ønsker, at anvisningerne i ” Vejledning om rengøringsmidler” udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link.

Leverandøren skal i forbindelse med aftaleindgåelsen dokumentere de rengøringsmidler, der påtænkes anvendt via normdatablade. Såfremt der er i Rammeaftalens løbetid sker ændringer i de rengøringsmidler, som Leverandøren anvender, skal Leverandøren over for Fredensborg Kommune dokumentere de nye rengøringsmidler.

2.4.4 Krav til rengøringsrekvisitter, -vogne og -maskiner:‌

Leverandøren er forpligtig til at anvende ergonomisk korrekt rengøringsrekvisitter, -vogne, - maskiner og -metoder m.m. til udførelse af den beskrevne ydelse uden at dette må medføre kva- litetsforringelser. Fredensborg Kommune ønsker, at anvisningerne i ”Vejledning om ergonomi og rengøring” udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link.

Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere, herunder eventuelle medarbejdere, som over- drages fra Fredensborg Kommune i rengøringsmetoder, -maskiner, - vogne og – udstyr, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fulgt forsvarligt.

Lokaliteterne kan efter nærmere aftale give tilladelse til, at Leverandøren opstiller maskiner på lokaliteten. Sådanne af Leverandøren opstillede maskiner skal opfylde den til enhver tid gælden- de lovgivning.

Leverandøren skal på Fredensborg Kommunes opfordring fremlægge produktdatablade på alt rengøringsudstyr og for maskiner tillige en arbejdsinstruktion, således at rengøringsmedarbejder- ne kan orientere sig, hvis behovet opstår.

2.4.5 Krav til rengøringsmetoder:‌

Leverandøren skal sikre:

❑ At rengøringsmidler, som skal anvendes til mere grundige rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med den daglige ydelse.

❑ At doseringsanvisninger for de anvendte produkter bliver fulgt.

❑ At der altid anvendes de rigtige rengøringsmidler til de forskellige opgaver.

❑ At der ikke bruges traditionel fejning eller anvendelse af andre metoder, der ophvirvler løst støv.

❑ At der højst anvendes ét rengøringsmiddel pr. rengøringsfunktion (f.eks. rengøring af spejle, vask af gulv).

❑ At der altid anvendes og skiftes rengøringsvand og -tekstiler, så opgaven udføres fagligt kor- rekt og så der tilvejebringes et fagligt korrekt resultat. Ved vask af klude/tekstiler må der ikke anvendes skyllemiddel.

❑ At rengøringsrum, vaskerum og andre lokaler, der anvendes til servicepersonale, -udstyr, - maskiner med videre, til enhver tid, er i en ordentlig opryddet og rengjort stand, samt at der

efter arbejdets udførelse ikke henligger snavsede eller våde rengøringstekstiler og lignende, der giver lugt- eller fugtgener.

❑ At brugt rengøringsmateriel skal rengøres, og brugte rengøringstekstiler skal vaskes og tørres umiddelbart efter brug eller fjernes fra lokaliteten. Brugte rengøringstekstiler kan alternativt opbevares i lufttætte beholdere i op til en uge.

❑ At rengøringsmidler bliver opbevaret væk fra de almindelige lokalebrugerarealer, herunder rengøringsmidler på toiletter og omklædningsrum.

2.4.6 Krav til arbejdsorganisering:‌

For alle ydelser under Rammeaftalen skal der udarbejdes en arbejdsinstruktion med tydelig be- skrivelse af opgaven, kvaliteten, minimumsfrekvenser og miljøforhold.

Personalet skal være instrueret i anvendelse af instruksen, som skal være til rådighed for perso- nalet på alle arbejdssteder.

2.4.7 Krav til affaldshåndtering:‌

Alt affald skal sorteres og bortskaffes i minimum følgende grupper: papir, plast, glas, pap, farlig affald og restaffald.

Det skal iagttages, at der på nogle lokalitet kan være yderligere krav til affaldssorteringen, som leverandøren skal følge.

2.5 Samarbejde og sikkerhedsorganisation ‌

Det løbende samarbejde og Fredensborg Kommunes ønsker om ændringer i udførelse og om- fang skal foregå i tæt og fleksibelt samarbejde mellem Leverandøren, Fredensborg Kommune og en af Fredensborg Kommune valgt controller, samt ledelsen på den enkelte lokalitet eller en af ledelsen udpeget kontaktperson.

Som en meget vigtig del af samarbejdet er det et krav, at Leverandøren løbende holder Fredens- borg Kommune og/eller en af Fredensborg Kommune valgt controller orienteret om alle gennem- førte ændringer, tiltag og aftaler, som har indflydelse på ydelsen på den enkelte lokalitet eller generelt.

Dette indebærer, at der hver måned skal fremsendes en oversigt over de for de enkelte lokaliteter indhentede tilfredshedsoplysninger via aftalte og gennemførte servicebesøg jf. afsnit 7.

Tilsvarende skal der hver måned fremsendes en økonomisk oversigt over alle fakturerede ydel- ser og herunder både det løbende abonnement og aftalte ekstraydelser jf. punkt 8.2.

Der skal pågå et tæt samarbejde mellem sikkerhedsorganisationerne hos Leverandøren og Fre- densborg Kommune.

Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at følge Fredensborg Kommunes eller lokalitetens gæl- dende sikkerhedsanvisninger.

Leverandørens personale er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at lokalitetens generelle sik- kerhedsbestemmelser ikke bringes ud af funktion. Det indebærer blandt andet, at branddøre ikke

må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid, end det tager en person at gå fra ét lokale til ét andet gennem branddøren.

2.6 Sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid ‌

Leverandøren skal i forbindelse med aftaleindgåelsen udarbejde en procedure for, hvordan den tilbudte, kalkulerede arbejdstid vil blive sikret og dokumenteret i tilfælde af, at der opstår kritik af kvaliteten. Opgørelsen/beskrivelsen vil blive optaget som bilag til Rammeaftalen og er herefter gældende mellem Leverandøren og Fredensborg Kommune.

Følgende overordnede forhold skal indgå i den fastlagte procedure:

❑ Fastlagt og til Fredensborg Kommune meddelt arbejdstid og medarbejder/medarbejdere.

❑ Meddelelse om alle afvigelser i arbejdstid og medarbejder/medarbejdere senest ved den ellers planlagte arbejdstids begyndelse.

❑ Skriftlig, telefonisk eller elektronisk registrering af arbejdstidens begyndelse og afslutning.

❑ Månedlig skriftlig eller elektronisk rapportering af den daglige, månedlige og årligt akkumule- rede arbejdstid.

❑ Afregningsform og -størrelse i forbindelse med for lidt anvendt tid ved tilkendegivet utilfreds- hed med den leverede kvalitet.

❑ Forhold omkring servicemedarbejdernes løn- og ansættelsesforhold.

2.7 Sociale klausuler ‌

Fredensborg Kommune ønsker at sikre, at Fredensborg Kommunes engagement i etiske og so- ciale hensyn fastholdes.

Det er derfor et krav, at Leverandøren for sine ydelser under Rammeaftalen opfylder de i bilag 6 anførte vilkår om sociale og etiske hensyn.

Herudover ønsker Fredensborg Kommune at indgå i en dialog med Leverandøren vedrørende sidstnævntes eventuelle engagement i Fredensborg Kommunes aktiveringsindsats over for ar- bejdsledige, herunder ønsker Fredensborg Kommune at drøfte mulighederne for, at Leverandø- ren bidrager ved at give Fredensborg Kommunes aktiveringstiltag den kvalitet, der er knyttet til ansættelse i en privat virksomhed.

3 Krav til vinduespoleringsydelsen

3.1 Arbejdets indhold og omfang ‌

Dette afsnit 3 omhandler delaftalerne 8 til 13. I dette afsnit 3 anvendes betegnelsen "Leverandø- ren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale (8-13).

Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i de vinduespoleringsinstruktioner, inklusive kvalitet, sikkerhed med videre, der skal fremsættes tilbud på, jf. punkt 3.3.

3.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger ‌

Som anført i punkt 1.5 vil tilbudsgiver få mulighed for at besigtige de lokaliteter, som er omfattet af udbuddet. Herudover kan tilbudsgiveren besigtige lokaliteterne udefra indenfor den normale åbningstid.

Der er ikke foretaget en registrering eller optælling af vinduer med videre, men der er jævnfør bilag 3 foretaget en opgørelse af lokaler med videre. Det skal hertil bemærkes, at alle opgørelser er af nyere dato, og at det derfor kan forventes, at de er rimeligt nøjagtige.

Leverandøren skal i forbindelse med opstart af aftalen kontrollere de udleverede lokalitetsdata og inden 1. marts 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpas- ning af vederlaget. Leverandørens ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imø- dekommet.

Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til i hele aftaleperioden at kræve vederlaget tilpasset, hvis der konstateres forhold der medfører mulighed for et mindre tidsforbrug.

Leverandøren skal udarbejde og løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaven relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte vin- duer med videre.

Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i hele kontraktperioden således, at alle konstate- rede og væsentlige ændringer indarbejdes mindst en gang om året.

Materialet skal være udarbejdet i en detaljeringsgrad der gør, at der er indeholdt samtlige de op- lysninger der er nødvendigt for at kunne kalkulerer opgaven i branchens opmålingssystem.

På Fredensborg Kommunes opfordring, skal Leverandøren endvidere via mail eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i en for Fredensborg Kommune læsbar da- tafil.

Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Fredensborg Kommunes ejendom og Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til, at anvende det i enhver sammenhæng inklusive gennemførelse af udbud og overlevering til andre.

3.3 Vinduespoleringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre ‌

Generelt for alle områder:

❑ Vinduespoleringsarbejdet udføres efter de i bilag 4 anførte kravspecifikationer og instruktio- ner og med de ligeledes i bilag 4 anførte antal poleringer pr. år.

❑ Vinduespoleringsarbejdet udføres som hovedregel på hverdage (mandag-fredag) og skal i videst muligt omfang tilrettelægges udført fra om morgenen.

❑ Vinduespoleringsarbejdet skal for alle lokaler så vidt muligt udføres uden gene for lokale- brugerne. For undervisnings- og mødelokaler og tilsvarende skal arbejdet normalt være ud- ført inden kl. 8.00.

❑ Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 4. Leverandøren skal imidlertid i alle tilfælde tilstræbe, at der inden for den samlede arbejdstid og -mængde medvirkes til, at der opnås det bedst mulige resultat, også selvom oprydning ikke har fundet sted.

I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring som lokalebrugerne har ansvaret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af vinduespoleringen, skal Leverandøren uop- fordret og skriftligt melde dette til lokaliteten.

❑ Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar ar- bejdsbeklædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leve- randørens navn og logo, et af medarbejderen vellignende billede samt medarbejderens ful- de navn og funktion.

❑ Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles af Fredensborg Kommune i overensstemmelse med og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten.

❑ Fredensborg Kommune kan under Option 2 rekvirere ekstraarbejder. Aftale herom indgås fra gang til gang, og Fredensborg Kommune fastsætter omfang, objekter, steder og karak- teren af opgaven. Leverandøren er forpligtet til at udføre de pågældende ydelser til de til- budte timepriser.

3.4 Øvrige vilkår ‌

Ud over ovennævnte vilkår skal vinduespoleringsarbejdet udføres ud fra de samme generelle krav som under rengøringsydelsen i punkt 2.4 - 2.7 og de i punkt 7 og 8 anførte specifikationer.

4 Oprydning og klargøring 4 ‌

I dette afsnit 4 og i de følgende afsnit anvendes betegnelsen "Leverandøren" om den tilbudsgi- ver, som tildeles den enkelte delaftale.

For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbej- det, er der fastlagt grænseflader mellem hvilke opgaver, som Leverandøren skal opfylde, og hvil- ke opgaver, brugerne af de enkelte lokaliteter, skal udføre.

4.1 Generelt ‌

Oprydning og klargøring forud for rengøring/vinduespolering skal ikke forestås af Leverandøren. Det er derfor heller ikke Leverandørens ansvar, at disse opgaver udføres.

Dette medfører, at der ikke kan kræves udført rengøring eller vinduespolering på overflader eller dele af overflader, som ikke er tilgængelige eller synlige som følge af manglende oprydning eller klargøring, eller som følge af andre forhold, for hvilke lokaliteten bærer ansvaret for.

Nedenstående afsnit 4.2 og 4.3. præciserer for henholdsvis rengøring- og vinduespolering, hvil- ken oprydning/klargøring, som indgår i Leverandørens ydelser.

4.2 Rengøring ‌

Almindeligt flytbart og mindre inventar, arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber pc-tastatur og lignende) og mindre/let flytbart inventar på hjul (kontorstole, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende) skal flyttes jævnligt (mindst en gang om ugen) af Leverandø- ren med henblik på tilvejebringelse af rengøringskvaliteten/udførelse af rengøringsaktiviteten.

Mindre udsmykningsgenstande i begrænset omfang flyttes ligeledes af Leverandøren i forbindel- se med rengøringsarbejdets udførelse (eks. 1-2 potteplanter i en almindelig vindueskarm eller 2-3 billeder eller tilsvarende på et skrivebord).

Rengøring af overflader, som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende, indgår ikke i rengø- ringsopgaven.

Fjernelse af hærværkslignende besmudsninger, i form af eksempelvis graffiti, skridtmærker op af vægge og døre samt spildt væske i større mængder, er ikke omfattet af kravet til opnåelse af den fastlagte rengøringskvalitet medmindre de aktivitetsbestemte metoder og hyppigheder angiver, at den pågældende overflade skal rengøres med en bestemt metode og/eller hyppighed, der vil fjerne besmudsningen.

Leverandøren skal i alle tilfælde udvise den størst mulige fleksibilitet og skal søge at udføre den aftalte aktivitet eller tilvejebringe den aftalte kvalitet. I tilfælde af, at det medfører et forbrug af ikke normeret tid, meddeles det til lokalitetens kontaktperson, der tager stilling til, om der skal suspen- deres opgaver, der imødegår den anvendte tid, eller om der skal fremsendes faktura på ekstraar- bejdet.

I tilfælde af at Leverandøren, som følge af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslig- nende besmudsninger, oplever vanskeligheder med at udføre rengøringsarbejdet eller at opnå den fastlagte kvalitet, skal det straks meddeles lokalitetens kontaktperson.

Hvis et eller flere lokaler, på grund af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslignende besmudsninger ikke er rengjort i overensstemmelse med kvalitetskravene, forudsættes det, at

4 Gælder for både rengøring og vinduespolering

der senest ved rengøringsarbejdets afslutning den pågældende dag gives skriftlig besked til loka- litetens kontaktperson.

Som nævnt kan Fredensborg Kommune når som helst vælge, at den tilstedeværende arbejds- kraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse inden for det planlagte arbejdstidsrum. Dette gælder også, hvis det som følge af en ændring i den almindelige brug af lokalerne umuliggøres at følge den ellers fastsatte rengøringsplan (eksempelvis i forbindelse med ombygninger og omflyt- ninger).

Medmindre andet er specifikt angivet, vil Fredensborg Kommune tilstræbe, at den oprydning, klargøring og rengøring samt enkelte rengøringsopgaver, som Fredensborg Kommunes lokale- brugere eller andre udfører, omfatter de nedenfor angivne opgaver.

I det følgende er der således oplistet, hvilke opgaver der ikke skal udføres af Leverandøren, men som forudsættes at være udført af andre forinden rengøringsarbejdets start.

Når de i nedenstående omtales ”borgerrettede” rum, hvor teknisk udstyr rengøres/aftørres af Le- verandøren forstås ”ikke kontorarbejdspladser og samtalerum”, hvor en eller flere medarbejdere anvender det tekniske udstyr, men alene situationer hvor det er borgere/brugere der anvender udstyret.

Medmindre andet er specifikt anført, omfatter nedenstående liste den oprydning og klargøring, som skal udføres af andre end Leverandøren:

❑ Placering af alt almindeligt affald og genbrugspapir i affaldsbeholdere og genbrugskasser

❑ Fjernelse/bortskaffelse af andet tungt og/eller stort affald end det der direkte indgår i rengø- ringsydelsen (pap, papkasser, bøger og lignende)

❑ Almindelig aftørring af tavler med tør eller fugtig klud eller svamp

❑ Påpladssætning af inventar, inklusive mulig samling, opsætning eller ophængning af lettere stole og taburetter (f.eks. i lokaler der anvendes til undervisning, pasning og tilsvarende)

❑ Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende

❑ Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask

❑ Fjernelse/bortskaffelse af spild (optørring med papir eller lignende)

❑ Grovskylning/grovrengøring af laboratorievaske, udslagsvaske og kummer for kemikaliere- ster, farve og andet spild/affald.

❑ Renholde høvlbænke og lignende arbejdsborde

❑ Renholde/flytte/nedtage diverse (elev-) lokaleudsmykning og efterladenskaber herfra

❑ Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materia- ler

❑ Blomsterpasning og lignende

❑ Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende

❑ Oprydning og rengøring af værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne

❑ Almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske, hårde hvidevarer, køkkenin- ventar og køkkenskabe

❑ Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj og lignende

❑ Vaske tøj, klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder, madrasser m.v.

❑ Tømning af børnegarderober minimum en gang ugentligt

❑ Teknisk rengøring5 af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf

❑ Rengøring af skærmfronte, tastaturer og mus

❑ Grovfejning af grupperum og fællesrum i daginstitutioner og SFOer og i hjemklasser, gruppe- rum og faglokaler i skoler

❑ Renholdelse af service, hårde hvidevarer, køkkeninventar, køkkenvaske med tilhørende blandingsbatterier, emhætter m.v. i hjemkundskabslokaler

4.3 Vinduespolering ‌

Leverandøren skal flytte enkelte objekter så som mindre blomster og planter, udstillingsgenstan- de, papirer eller tilsvarende og stille det på plads efter poleringen.

Yderligere oprydning og klargøring af diverse borde, vindueskarme og lignende skal ikke udføres af Leverandøren.

5 Teknisk rengøring omfatter overflader på teknisk udstyr som ikke er umiddelbart tilgængelige (eksempelvis glaspladen under låget på en kopimaskine, underside på telefoners aftagelige mi- krofon og højtalerdel, papirskuffer i fax- og kopimaskiner, printere og lignende). I ”borgerrettede” rum, rengøres/aftørres teknisk udstyr af leverandøren (ikke kontorarbejdspladser, hvor en eller flere medarbejdere anvender det tekniske udstyr eller undervisningslokaler, grupperum og lig- nende på skoler og daginstitution med videre men alene situationer, hvor det er borgere der an- vender udstyret).

5 Rengøringsinstruktioner ‌

5.1 Generelt ‌

Tilbudsgiverne skal, jf. bilag 4, afgive tilbud på rengøring efter Renhedsgradssystemet.

For alle opgaver omhandlet i rengøringsydelsen gælder det:

1. at alle arbejdsoperationer skal udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige og af Fredensborg Kommune eventuelt specifikt forlangte produkt- og producentanvisninger for de overflader, der rengøres.

2. at alle arbejdsoperationer skal udføres med den mindst mulige miljøbelastning, inklusive arbejdsmiljøet for servicemedarbejderne og lokalebrugerne samt for det ydre miljø.

3. at alle omkostninger forbundet med nødvendig opretning af rengøringskvaliteten i forhold til de indlagte forudsætninger om kvalitet ved opgavestart, skal være indeholdt i tilbuddet. Kva- litetsopretning skal være tilendebragt senest to måneder efter aftalestart.

4. at der i forbindelse med lukning, inklusive ferielukning i mere end to dage, skal foretages grovrengøring, inklusive fjernelse af affald efter lokaleanvendelsen den sidste dag inden luk- ningen (hvis der gøres rent om morgenen på dagen før lukning i mere end to dage, skal der samme dag efter ”lukketid” foretages en ”tømmetur”). Denne ydelse skal være indeholdt i til- buddet, idet Leverandøren ikke er berettiget til særskilt betaling for denne ydelse.

5. at overflader, som forskriftmæssigt skal vedligeholdes med eller på besigtigelsestidspunktet er påført en plejende overflade, skal vedligeholdes i hele kontraktperioden.

6. at alle overflader, der kræver vedligehold med plejefilm, eller som ved aftalens start er påført olie, løbende udsættes for nødvendige beskyttende behandlinger gennem vekselvask eller forskriftsmæssig rengøring med olieklude eller tilsvarende.

7. at polishforsegling som hovedregel ikke ønskes eller accepteres, men at der i stedet skal anvendes vaske-plejesystemer med vekselvask (undtaget herfra er særskilt indgåede afta- ler, hvor polish anvendes på grund af gulvoverfladens tilstand).

8. at der efter eventuelt gennemførte opskurringer eller 0-stillinger af gulve kan anvendes por- refylder, inden der opbygges den nødvendige plejefilm for at opnå og fastholde den fastlag- te/ønskede kvalitet og holdbarhed.

9. at den fastlagte kvalitet og/eller de fastlagte frekvensbestemte aktiviteter (og de hertil høren- de forventede kvaliteter) udføres til en højde svarende til, at opgaven kan udføres stående på gulvet eller en 2 trins trappestige og med anvendelse af mulige skaftredskaber (normalt indtil 3 meter over gulvet).

10. Leverandøren skal i alle tilfælde, hvor den løbende rengøringsydelse ikke kan udføres opti- malt på grund af omstændigheder på lokaliteten i forbindelse med eksempelvis bygningsar- bejder, søge at opnå den bedst mulige kvalitet gennem omprioritering af indsatsen.

11. Eventuelt frigjorte ressourcer, som følge af manglende mulighed for at rengøre et eller flere lokaler, skal i alle tilfælde anvendes til udførelse af aftalte ekstraydelser og herunder eventu- elt efter en aftalt ”opsparing” af ressourcer, mens ændringen pågår.

5.2 Hoved-/ekstrarengøring (del af option 2)‌

Under Option 2 kan Fredensborg Kommune indkøbe hoved-/ekstrarengøringsopgaver. Hoved-

/ekstrarengøring udføres kun efter forudgående aftale om omfang, og Leverandørens vederlag skal baseres på de tilbudte timepriser.

Hoved-/ekstrarengøring kan eksempelvis udgøre:

1. Ekstraopgaver, som eksempelvis rengøring over 3 meter, nedvaskning af lofter/vægge, kom- plet afvaskning af træværk og metalprofiler, tekstilrensning, opskuring med efterfølgende overfladebeskyttelse/-behandling (eksempelvis porrefylder), reoliering med eller uden forud- gående mattering eller slibning og lignende..

2. Periodisk udførelse af andre rengøringsopgaver efter nærmere aftale.

Tilbudslisten indeholder for hver delaftale en beskrivelse af, hvilke ydelser, som Fredensborg Kommune kan indkøbe under Option 2.

For alle overflader, hvor der i kravspecifikationen er fastlagt en daglig grundig rengøring (eksem- pelvis gulve, der skal vaskes dagligt), for almindeligt løst inventar samt for alle overflader i sani- tære rum, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke forekomme indtil 3 meter fra gulvet.

Leverandøren skal efter aftalestart løbende og mindst to gange årligt meddele Fredensborg Kommune, hvor og i hvilket omfang hoved-/ekstrarengøring bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima.

5.3 Rengøringsvilkår i øvrigt ‌

Under udførelse af de daglige, periodiske og eventuelt aftalte hoved-/ekstrarengørings-opgaver skal rengøringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikkerhedsråd med videre.

6 Vinduespoleringsinstruktioner ‌

6.1 Generelt ‌

Tilbudsgiverne skal jf. bilag 4 afgive tilbud på vinduespolering efter et sæt af fastlagte frekvenser.

Vinduespoleringen omfatter alle glaspartier, som udgør en del af den enkelte lokalitet både in- ternt, eksternt og imellem koblede eller på anden måde oplukkelige ruder og forsatsvinduer. Det gælder uanset, hvilke hjælpemidler og værktøjer inklusive lift, stillads eller lignende der skal an- vendes for at gennemføre poleringen.

Fredensborg Kommune stiller alle aktuelt forefindende hjælpemidler, fastgørelsesanordninger med videre til rådighed for Leverandøren.

Vinduespoleringsarbejdet skal tilrettelægges og udføres på tidspunkter efter nærmere aftale med den enkelte lokalitet, der vil skulle sikre, at Leverandøren får uhindret adgang til de enkelte loka- ler og glasflader.

Alle vinduespoleringsrutiner skal udføres på en så miljøskånsom måde som muligt og uden at genere aktiviteten hos lokaliteten i øvrigt.

Vinduespoleringen må ikke påbegyndes, før det er undersøgt, om bygningsdele eller fastgørel- sesordninger, som vinduespoleringspersonalet skal benytte, er sikre.

Såfremt der til vinduespoleringen er indrettet eller forefindes specielle vinduespoleringsarrange- menter, stilles de vederlagsfrit til rådighed ved arbejdets udførelse. Det forudsættes da, at det materiel af Leverandøren efterses og afleveres forskriftsmæssigt. Eventuelle vinduespoleringsar- rangementer vil blive fremvist i forbindelse med besigtigelserne.

Leverandøren skal efter polering lukke alle hasper, håndtag, andre lukkeanordninger samt skrue alle skruer i, som måtte være åbnet eller løsnet for at kunne udføre vinduespoleringsopgaven.

Leverandøren skal sikre, at alle sikkerhedsmæssige forholdsregler iagttages under arbejdet hos Fredensborg Kommune.

Leverandøren skal straks meddele lokaliteten, hvis der konstateres mangler ved vinduernes luk- keanordninger. Det skal også meddeles lokaliteten, hvis der konstateres fejl ved sikringsbeslag, poster, plader og lignende. Hvis sådanne fejl konstateres, må vinduespolering ikke foretages, før udbedring af fejlen har fundet sted.

Leverandørens personale er forpligtet til at overholde alle Fredensborg Kommunes nuværende og eventuelt fremtidige stedlige sikkerhedsbestemmelser.

6.2 Vinduespoleringsvilkår i øvrigt ‌

Under udførelse af de aftalte opgaver skal vinduespoleringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikker- hedsråd med videre.

7 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering ‌

Alle former for kvalitetssikring skal af Leverandøren gennemføres som en aktionspræget og ikke

som en reaktionspræget ledelse!

7.1 Rengøring ‌

På baggrund af kravspecifikationerne, skal Leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse.

Det er en forudsætning for kvalitetssikringen, at der for alle lokaliteter og lokaler tilrettelægges og gennemføres en hyppig grundig kontrol. Samtlige lokaler skal således af Leverandørens service- ledelse kontrolleres mindst én gang månedligt.

Leverandøren skal ud fra de foretagne kontrolhandlinger foretage en løbende rapportering til Fredensborg Kommunes kontaktperson/opgaveansvarlige.

Leverandøren skal dagligt rapportere til den enkelte lokalitet om alle eventuelle afvigelser i relati- on til ydelsen. Herudover skal Leverandøren tage initiativ til, at der planlægges og gennemføres månedlige koordinerings- og opfølgningsmøder (servicebesøg) mellem lokaliteten og Leverandø- ren.

Leverandøren skal ved alle gennemførte kontroller og/eller opfølgninger i forhold til kvaliteten eller andre forhold notere formålet og resultatet i en af Leverandøren leveret kontaktbog med nummererede sider, der skal forblive på den enkelte lokalitet. Herudover skal Leverandøren ud- arbejde og placere en ”driftsmappe” på alle lokaliteter indeholdende de aktuelle tegninger, lokale- fortegnelser, arbejdsinstruktioner, medarbejderoplysninger med videre.

Leverandøren skal ved det planlagte månedlige møde (servicebesøget) gennemføre et kvalitets- og samarbejdstjek hos de udvalgte kontaktpersoner på hver af de omhandlede lokaliteter. Forud for hvert kvalitets- og samarbejdstjek skal Leverandørens ledelse have gennemgået og kontrolle- ret samtlige lokaler på lokaliteten, og Leverandørens ledelse skal have udarbejdet en rapport med angivelse af eventuelle afvigelser og en handlingsplan for udbedring af eventuelle mangler.

Rapporten drøftes med lokaliteten og lokalitetens kontaktperson skal på baggrund heraf, samt ud fra egne observationer siden sidste møde, angive en karakter for tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet i et af Leverandøren udarbejdet skema.

Der skal ved angivelse af karakteren anvendes en skala for både kvaliteten og samarbejdet sva- rende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af over- ensstemmelsen mellem det aftalte og det leverede i perioden fra sidste servicebesøg:

Meget tilfreds	Xxxxxxxx	Utilfreds	Meget utilfreds
3. Blå	2. Grøn	1. Gul	0. Rød
Definition
Fuld overensstemmel- se, eventuelt med en ekstra indsats og/eller en ekstra god service	Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke-betydende mang- ler eller afvigelser	Manglende overens- stemmelse på grund af enkelte betydende mangler eller afvigel- ser, som dog er blevet rettet efter henvendel- se herom	Ingen overensstem- melse på grund af generelle mangler eller afvigelser eller på grund af enkelte bety- dende mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter hen- vendelse herom

Eksempel på kvalitets- og samarbejdsoversigt baseret på den enkelte lokalitets vurdering af kvali- teten og samarbejdet siden sidste servicebesøg:


Navn	jan		feb		mar		apr		maj		jun		jul		aug		sep		okt		nov		dec		Snit
	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S	K	S
Aaaa	2	3	2	3	2	3	2	3	2	3	3	3	2	3											2,1	3,0
Bbbb	0	1	2	2	2	2	2	2	2	2	3	3	2	3											1,9	2,1
Cccc	2	3	2	3	2	3	2	3	3	3	3	3	2	3											2,3	3,0
OSV
GS	1, 3	2, 3	2	2, 7	2	2, 7	2	2, 7	2, 3	2, 7	3	3	2	3											2,0	2,7

K = Kvalitet

S = Samarbejde

Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at kræve, at Leverandøren, ud over indhentning og opstilling af de samlede karakterer og gennemsnit for de enkelte lokaliteter, også indhenter og udarbejder oversigter for forskellige assistentområder, objektgrupper og snavstyper (eksempelvis gulve, inventar og sanitet).

Herudover skal Leverandøren udarbejde en pointstatistik for hver lokalitet, hver måned og hvert år.

Ud over angivelse af karaktererne skal den enkelte lokalitet have mulighed for, at der angives mere uddybende kommentarer, og disse skal fremgå af oversigterne indskrevet som kommentar i den for den enkelte måned angivne rubrik.

På baggrund af de månedsvise gennemførte kvalitets- og samarbejdstjek, skal Leverandøren til Fredensborg Kommune og/eller Fredensborg Kommunes controller fremsende en elektronisk kvalitetsrapport for alle de omhandlede lokaliteter.

Ud over angivelse af de enkelte lokaliteters karakterer, med tilhørende eventuelle uddybende kommentarer, skal der i rapporten være angivet alle eventuelle aftalte og gennemførte opret- ningstiltag og handlingsplaner.

Herudover skal der for alle karakterer med farverne rød eller gul angives både lokalitetens og Leverandørens bemærkninger til årsag og reaktion.

Kvalitetsrapporten skal for hvert kalenderår samlet omhandle alle de af aftalen omhandlede loka- liteter, for den samlede aftaleperiode.

Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren.

Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer:

❑ Rengøringsinstruktion

❑ Procedure for medarbejdernes egenkontrol

❑ Procedure for serviceledelsens inspektion

❑ Fejlmeldingsprocedure

❑ Opfølgning på aftaler

❑ Servicebesøg/-rapporter

❑ Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering

❑ Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt

❑ Reaktionstider.

Formålet hermed er at sikre, at de aftalte rengøringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Fredensborg Kommunes kontaktpersoner og andre.

Alle gennemførte kvalitetskontroller skal rapporteres til den enkelte lokalitets kontaktperson.

Rapporteringen skal efter nærmere aftale foreligge i en ”netklar” form (PDF fil eller tilsvarende), der muliggør, at Fredensborg Kommune kan formidle resultaterne via Fredensborg Kommunes Intranet og/eller på Fredensborg Kommunes hemmeside/medarbejderportal.

Leverandøren skal deltage i opfølgningsmøder på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbedring af kvaliteten eller samarbejdet.

Det er et krav, at der i en indkøringsperiode frem til den 1. juli 2013 foretages en hyppigere op- følgning og kontrol af kvaliteten i alle omhandlede lokaler, samt at der af Leverandøren i hele aftaleperioden minimum fire gange årligt afleveres/fremsendes en samlet kvalitetsrapportering for alle de omhandlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle forslag til justeringer i ydelsen.

Ved gennemførelse af de jævnlige kvalitetskontroller er det et krav, at kontrollen gennemføres i alle bygninger, på alle etager, i alle rengøringsområder og i alle lokaletyper, samt at kontrollen gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler og disses antal.

Udviser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele lokaliteten dette, hvad Leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen samt hvilke tiltag, Leverandøren vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser ind- træffer fremover. Fredensborg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver mislighol- delse skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdel- ser fremover.

Fredensborg Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leverandøren i en peri- ode gennemfører en skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrol- lerne gennemføres hyppigere end fastlagt.

7.2 Vinduespolering ‌

På baggrund af kravspecifikationerne skal Leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse.

Leverandøren skal løbende rapportere til Fredensborg Kommunes kontaktpersoner om alle even- tuelle afvigelser.

Leverandøren skal for hvert kalenderår fremsende en samlet oversigt over de på de enkelte loka- liteter indhentede tilfredshedsoplysninger.

Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren.

Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer:

❑ Vinduespoleringsinstruktion

❑ Procedure for melding om poleringstidspunkt

❑ Procedure for medarbejdernes egenkontrol

❑ Procedure for serviceledelsens inspektion

❑ Fejlmeldingsprocedure

❑ Opfølgning på aftaler

❑ Servicebesøg/-rapporter

❑ Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering

❑ Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt

❑ Reaktionstider

Formålet hermed er at sikre, at de aftalte vinduespoleringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Fredensborg Kommunes kontaktpersoner og andre.

Leverandøren skal i samarbejde med Fredensborg Kommune og/eller en af Fredensborg Kom- mune valgt controller gennemføre opfølgningsmøder på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbedring af kvaliteten eller samarbejdet.

Fredensborg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver misligholdelse skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Fredens- borg Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leverandøren i en periode gen- nemfører en skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gen- nemføres hyppigere end fastlagt.

8 Fakturering ‌

Fakturaer for udført arbejde fremsendes i overensstemmelse med vilkårene i aftalegrundlaget i bilag 2.

Ud over faktureringen, som skal være opdelt og fremsendt efter Fredensborg Kommunes ønske, skal der til Fredensborg Kommune månedligt og elektronisk fremsendes en samlet og akkumule- ret årsoversigt (Excel-regneark eller tilsvarende).

Oplysningerne om de fakturerede beløb skal være opdelt i henholdsvis kontraktbeløb (det må- nedlige vederlag pr. lokalitet) og ekstraydelser pr . lokalitet i relation til eksempelvis hoved-

/ekstrarengøring eller tilsvarende (Option 2) (eventuelt opdelt i en decentral og en central del).

Alle ændringer i forhold til det faste månedlige vederlag skal på forhånd være aftalt, og der skal sammen med oversigten og som kommentarrubrik i oversigten, angives årsagen til ændringen (eksempelvis fremskrivning jf. § 6 i aftalegrundlaget i bilag 2, ændringer i rengøringsomfang, de- kort eller andet).

Alle aftalte og udførte ekstrafaktureringer skal på forhånd være godkendt af lokaliteten eller Fre- densborg Kommune forinden fremsendelse af faktura. Der skal sammen med oversigten (even- tuelt som bemærkningsrubrik i oversigten) angives årsagen til og omfanget af ekstraydelsen.

De af Leverandøren udarbejdede og til Fredensborg Kommune fremsendte oversigter, skal som minimum indeholde alle de i nedenstående oversigt angivne oplysninger:

Eksempel på oversigt over faste vederlag, ekstrafaktureringer og lokale aftaler

9 Personaleforhold og udstyr ‌

Følgende forhold er gældende for det af Leverandørens personale, der indsættes til udførelse af serviceopgaver eller -ledelse hos Fredensborg Kommune:

❑ Medarbejdere, som færdes alene på en lokalitet skal kunne kommunikere på dansk i skrift og tale.

I konkrete tilfælde og i samråd med Leverandøren kan Fredensborg Kommune tillade, at ovenstående krav fraviges, dog kun såfremt en sådan fravigelse ikke frembyder fare for medarbejderens eller andres sikkerhed.

Såfremt arbejdet tilrettelægges i teams, således at medarbejdere ikke færdes alene på en lokalitet, er det et krav, at mindst én af medarbejderne kan kommunikere på dansk i skrift og tale. Det er samtidigt et krav, at den medarbejder, som kan kommunikere på dansk i skrift og tale samtidig kan kommunikere med de øvrige medarbejdere i teamet.

Hvis der ansættes medarbejdere, som ikke kan kommunikere på mundtligt dansk er det et krav, at Leverandøren udarbejder instruktions- og uddannelsesmateriale på den eller de pågældende medarbejderes sprog, og at medarbejderne instrueres heri.

❑ Alle medarbejdere, skal have en i forhold til rengørings- eller vinduespoleringsopgaven an- mærkningsfri straffeattest og den skal på opfordring forevises for Fredensborg Kommune.

❑ Leverandøren skal på opfordring fra Fredensborg Kommune og for alle medarbejdere be- skæftiget under Rammeaftalen kunne fremvise gyldig arbejds- og opholdstilladelse, ansæt- telses brev og/eller kontrakt.

❑ Alle medarbejdere, der arbejder på tidspunkter hvor der opholder sig børn i Fredensborg Kommunes lokaliteter, skal have en anmærkningsfri børneattest og den skal på opfordring forevises for Fredensborg Kommune.

❑ Medarbejderne skal indskærpes, at rygning IKKE accepteres på de enkelte lokaliteters ma- trikler eller inde i bygningerne og at der i øvrigt skal følges de til enhver tid af Fredensborg Kommune fastsatte regler for lokaliteterne.

❑ Der må ikke opholde sig andre medarbejdere på lokaliteten og dennes område end dem, der af Leverandøren er ansat og ved navn og tidsrum for rengøringen er meddelt lokalite- ten.

❑ De rengøringsassistenter, som Leverandøren ansætter til udførelse af arbejdsopgaverne, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for opgaven relevante forhold.

Når der starter en ny rengøringsassistent på en af Fredensborg Kommunes lokaliteter, skal Leverandøren sikre, at der af en arbejdsleder – ud over de generelle instruktions- og ud- dannelseskrav – gives en grundig instruktion i alle de for rengøringsarbejdet relevante loka- le forhold.

❑ Rengøringsassistenterne skal forinden arbejdet påbegyndes, eller de overlades til at arbej- de selvstændigt som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af ren- gøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maskiner med videre samt de lokale sikker-

hedsforhold6, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder.

Herudover skal medarbejderen som minimum være instrueret i de rengøringsmidler og - metoder samt den gældende kravspecifikation med videre, der skal anvendes.

Det anvendte instruktionsmateriale skal udleveres til Fredensborg Kommune hver gang, det ændres.

❑ Fredensborg Kommune kan forlange, at Leverandøren udskifter det personale der ikke op- fylder de af Fredensborg Kommune opstillede krav.

9.1 Virksomhedsoverdragelse ‌

Følgende vilkår er gældende for det personale, der på tidspunktet for overdragelsen varetager rengørings- og vinduespoleringsarbejdet.

For det personale, der af nuværende private leverandører er beskæftiget med henholdsvis rengø- rings- og vinduespoleringsopgaverne, tager Fredensborg Kommune ikke stilling til, hvorvidt lov nr. nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med videre, er gældende.

Fredensborg Kommune skal dog understrege, at efterfølgende ageren mellem overdrager (den/de nuværende private leverandør(er)) og erhverver (Leverandøren), vil kunne medføre, at loven finder anvendelse.

Leverandøren vil ikke være berettiget til kompensation og/eller ændringer i de tilbudte priser, så- fremt Leverandørens efterfølgende handlinger medfører, at virksomhedsoverdragelsesloven fin- der anvendelse.

De privatansatte rengøringsmedarbejdere er ifølge oplysning ansat efter overenskomst mellem 3F/Dansk Funktionær Forbund og DI Service, eller Håndværksrådet.

9.2 Udstyr og maskiner ‌

En eventuel overdragelse af eksisterende udstyr og maskiner fra en nuværende til en ny leveran- dør er Fredensborg Kommune uvedkommende.

6 Inklusive beredskabsplanen

Bilag 1: Tilbudslister

Tilbudslister udsendes som en selvstændig fil i Excel.

Tilbudslisterne skal udfyldes jf. afsnit 1.2 og vedlægges som hardcopy og cd-rom eller USB stick i de tre identiske tilbud i hardcopy.

Tilbudsgiver skal på de(n) delaftale(r), som tilbudsgiver er prækvalificeret til, udfylde tilbudslisten, herunder skal alle ekstraydelser under Option 2 prissættes.

Derudover skal tilbudsgiverne prissætte m2 priser pr. dag for forskellige lokalekategorier, som finder anvendelse i tilfælde af refusion. Bemærk: De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) ind- går ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene.

Det tilbudte årlige vederlag for den enkelte lokalitet skal omfatte alle udgifter forbundet med de ydelser, som er beskrevet i udbudsmaterialet. Det bemærkes, at forbrug af plastposer til alminde- lige affaldsbeholdere inklusive hygiejneaffald og affaldssække i både plast og papir til Leverandø- rens indsamling af affald skal være indeholdt i tilbuddet.

Tilbudsprisen skal beregnes på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. bilag 3) og de ved besigti- gelserne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstaltninger med videre.

Det tilbudte årlige vederlag for de enkelte lokaliteter gælder tilsvarende, såfremt Fredensborg Kommune vælger at udnytte Option 1.

Tilbudsgiver opfordres til, at udfylde tilbudslisten med den skrifttype og størrelse, der allerede er i Excel-filen og således, at alle beløb på kr. 1.000,00 eller derover angives uden komma og deci- maler.

Bilag 2: Aftaleudkast 7 ‌

Mellem

Fredensborg Kommune Egevangen 3 B

2980 Kokkedal

(i det følgende benævnt "Fredensborg Kommune") og

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX

(i det følgende benævnt "Leverandøren"),

herefter hver for sig benævnt "Part" og sammen "Parterne,

indgås herved følgende rammeaftale om Delaftale [indsættes ved kontraktindgåelse] (herefter benævnt "Rammeaftalen"):

§ 1. Aftalegrundlag

Parternes aftalegrundlag udgøres af følgende dokumenter:

1. Rammeaftalen

2. Eventuelle rettelser udsendt til tilbudsgiverne (bilag 1)

3. Eventuelle spørgsmål/svar udsendt til tilbudsgiverne (bilag 2)

4. Udbudsbekendtgørelse 2012/S 160-267311 af 22. august 2012 (bilag 3)

5. Dokumentet "Udbudsmateriale" med bilagene 1 til 6 (bilag 4)

6. Leverandørens tilbud af [indsættes ved kontraktindgåelse] (bilag 5)

7. Leverandørens beskrivelse af sikring og dokumentation af normeret arbejdstid mv., jf. afsnit

2.6 (bilag 6)

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem ovenstående dokumenter, gælder dokumenterne forud for hinanden i den nævnte prioritet, dog således at Leverandøren altid skal levere største ydelse. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem dokumentet "Udbudsmateriale" og dette dokuments bi- lag, gælder dokumentet "Udbudsmateriale" forud for bilagene.

§ 2. Opgaven

Leverandøren påtager sig på grundlag af Rammeaftalen samt bilagene 1 til 4 at udføre de i disse dokumenter beskrevne [rengøringsarbejder/vinduespoleringsarbejder] med de midler, som er beskrevet i bilagene 5 og 6 (herefter betegnet "Ydelserne"). I det omfang Fredensborg Kommune udnytter "Option 2", omfatter begrebet "Ydelserne" tilsvarende Leverandørens ydelser forbundet dermed.

De lokaliteter, hvor Ydelserne skal udføres (herefter "Lokaliteterne") fremgår af bilag 4 (Udbuds- materiale med bilag).

7 Dette kontraktudkast er gældende for hver af de 13 delaftaler, som indgås. Der vil blive indgået separate aftaler for hver af de 13 delaftaler.

Såfremt Fredensborg Kommune vælger at udnytte "Option 1" (forlængelse af Rammeaftalens varighed med 1 år) eller Option 2 (tilkøb), gælder Rammeaftalen tilsvarende for Leverandørens udførelse af disse.

Rammeaftalen fastlægger alle vilkår, som skal gælde for Leverandørens Ydelser.

Rammeaftalen giver Fredensborg Kommune ret, men ikke pligt, til at indkøbe de af Rammeaftalen omfattede Ydelser på de vilkår, som fremgår af Rammeaftalen med bilag.

Fredensborg Kommune forpligter sig ikke med Rammeaftalen til at aftage en bestemt mængde Ydelser. Leverandøren er således ikke berettiget til erstatning eller anden kompensation, såfremt Fredensborg Kommunes indkøb under Rammeaftalen afviger fra det i bilag 3 (Udbudsbekendtgø- relse), eller 4 (Udbudsmateriale med bilag) anførte.

I forbindelse med aftaleindgåelsen oplyser Fredensborg Kommune, på hvilke lokaliteter, Ydelser- ne skal udføres. Efter aftaleindgåelsen varsler Fredensborg Kommune med minimum 14 kalen- derdage Leverandøren om, hvilke lokaliteter, Fredensborg Kommune ønsker, der skal medgå i Leverandørens Ydelser. Varslet for lokaliteter, der udgår, fremgår af § 5.

§ 3. Vederlag

Vederlaget for Ydelserne fremgår af bilag 5 (Leverandørens tilbud).

Vederlaget dækker alle de med Ydelserne forbundne udgifter, herunder direkte og indirekte løn- ninger, forsikringer, arbejdstøj, rengøringsmidler, materialer, lift med videre, plastposer til almin- delige affaldsspande, hygiejneaffald og makulatorer af enhver art, plast- og papirsække til ind- samling af affald, specifikt aftalte forbrugsartikler og -materialer, redskaber, arbejdsledelse, in- spektion samt administrationsomkostninger.

Leverandøren er alene berettiget til vederlag, såfremt Leverandøren har udført Ydelserne i over- ensstemmelse med Xxxxxxxxxxxx og dennes bilag.

§ 4. Betaling

Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets vejledning herom, inklusive angivelse af EAN-nummer, kontaktperson, e-mail mv. (skal fremsendes i OIOUBL for- mat).

Ved hver måneds start fremsender Leverandøren elektronisk faktura for udførte Ydelser for den foregående måned til det EAN-nummer, som Fredensborg Kommune beslutter. Fredensborg Kommune kan ændre EAN nummeret med en måneds varsel.

EAN-numre samt bogføringskonto oplyses af Fredensborg Kommune i forbindelse med aftale- indgåelse og Fredensborg Kommune meddeler senest ved aftaleindgåelsen, hvilke oplysninger, som skal fremgå af de enkelte fakturaer.

Fremsender Leverandøren papirfakturaer eller elektroniske fakturaer, som ikke er i overens- stemmelse med ovenstående, er Leverandøren ikke berettiget til betaling.

Oplysninger om de fakturerede beløb (kontraktbeløb og ekstraydelser) skal månedligt og elektro- nisk fremsendes til Fredensborg Kommune i en samlet og akkumuleret årsoversigt (Excel- regneark eller tilsvarende). Oversigten skal være opdelt i henholdsvis det faste månedlige veder- lag, ekstraydelser og eventuelle lokale aftaler om serviceydelser ud over rengøringen.

Betalingsfristen er 30 kalenderdage efter Fredensborg Kommunes modtagelse af faktura, forud- sat at denne er udformet i overensstemmelse med Rammeaftalen.

Leverandøren er alene berettiget til betaling, såfremt de pågældende Ydelser er udført i overens- stemmelse med Xxxxxxxxxxxx og dennes bilag.

§ 5. Refusion

Såfremt Fredensborg Kommune i Rammeaftalens løbetid konstaterer, at en given lokalitet helt eller delvist skal udgå, således at Leverandøren ikke længere skal udføre Ydelserne på hele eller dele af en given lokalitet, meddeler Fredensborg Kommune dette til Leverandøren.

Såfremt en lokalitet udgår fuldstændigt, bortfalder Leverandørens ret til vederlag for Ydelser på den pågældende lokalitet.

Ved delvist bortfald reduceres vederlaget jf. de i tilbudslisten (bilag 5) oplyste refusionspriser. Såfremt Fredensborg Kommune ønsker det, kan der som alternativ optages forhandling med Leverandøren om reduktionens størrelse.

Fredensborg Kommune giver hurtigst muligt Leverandøren skriftlig meddelelse om krav om refu- sion/ophør af betaling for lukkede eller nedlagte lokaliteter eller lokaler.

Hvis Leverandøren kan dokumentere, at denne på grund af forpligtelser til medarbejdere og det varsel Fredensborg Kommune har givet, ikke kan reducere lønomkostningen, betaler Fredens- borg Kommune differencen indtil opsigelse eller overførelse af medarbejderen til anden beskæfti- gelse effektueres.

Ved alle former for og varigheder af lukninger af lokaliteter og lokaler kan Fredensborg Kommune alternativt vælge, at den herved frigjorte arbejdskraft fra dag til dag overføres til andre tilsvarende opgaver så længe det ikke udgør en væsentlig ændring af arbejdet for den enkelte medarbejder, eksempelvis ekstrarengøring.

Refusion for aftalte eller konstaterede udeladelser opgøres af leverandøren månedsvist og påfø- res som kreditbeløb på den månedlige faktura.

§ 6. Vederlagsregulering

Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra den 1. januar, første gang den 1. ja- nuar 2014.

Såfremt Leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles Fre- densborg Kommunes Center for Økonomi og Indkøb senest den 1. november med henblik på ikrafttræden den efterfølgende 1. januar. Såfremt Leverandøren ikke senest den 1. november har varslet en prisregulering, er Leverandøren ikke berettige til en sådan regulering den førstkom- mende 1. januar.

Prisreguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Priserne kan således stige med den procentvise stigning i nettoprisindekset fra 1. november det foregående år til 1. no- vember året før. Prisstigningen kan dog ikke overstige udviklingen i Kommunernes Landsfor- enings udmeldte løn- og prisfremskrivning for ”Øvrige tjenesteydelser (art 4.0 og 4.9)”.

Såfremt der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som direkte påvir- ker Leverandørens produktionsomkostninger, har Fredensborg Kommune og Leverandøren ret til

en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal imidlertid baseres på detaljeret dokumentation fra Leverandøren, der godtgør en ændring i produktionsomkostningerne.

§ 7. Garantier

Leverandøren garanterer, at Ydelserne leveres i overensstemmelse med Rammeaftalen og den- nes bilag, samt de i lovgivningen fastsatte krav hertil, og at der stilles de nødvendige ressourcer til rådighed til Ydelsernes udførelse.

§ 8. Lovgivning og myndighedskrav

Leverandøren er i Rammeaftalens varighed forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, her- under lovgivning, der er gældende for Ydelsernes udførelse og driften af Leverandørens virk- somhed.

På forlangende skal Leverandøren indenfor 2 hverdage fremlægge dokumentation til Fredens- borg Kommune for, at der er sket indberetning af A-indkomst og A-skat for de medarbejdere, der er ansat og/eller af Fredensborg Kommune antruffet på lokaliteterne. Dokumentationen skal frem- lægges i form af udskrift fra E-indkomst-systemet.

Hvis medarbejderen har været ansat i så kort tid, at der endnu ikke er sket indberetning af A- indkomst og A-skat for medarbejderen, skal Leverandøren på Fredensborg Kommune anmod- ning herom og inden to hverdage fremsende kopi af medarbejderens ansættelsesbevis til Fre- densborg Kommune.

§ 9. Medarbejdere og ledere

Leverandøren ansætter og aflønner det nødvendige rengøringspersonale og påtager sig dermed sædvanligt arbejdsgiveransvar.

Alle Leverandørens medarbejdere skal forinden Ydelserne påbegyndes have modtaget et ansæt- telsesbevis efter ansættelsesbevisloven.

Leverandøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og ar- bejdstilladelse og at tilladelsen på Fredensborg Kommunes opfordring fremvises for Fredensborg Kommune.

Leverandørens personale skal under Ydelsernes udførelse være iført en identificerbar arbejdsbe- klædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, samt medarbejderens billede, navn og funktion.

For faste medarbejdere kan der af Fredensborg Kommune kræves opsat en planche med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på lokaliteten.

De medarbejdere, som Leverandøren ansætter til udførelse af Xxxxxxxxx, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for Ydelserne relevante forhold.

Når der starter en ny medarbejder på en af Fredensborg Kommunes lokaliteter, skal Leverandø- ren sikre, at der af en arbejdsleder – ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav – gives en grundig instruktion i alle de for Ydelserne relevante lokale forhold.

Medarbejderne skal forinden Ydelserne udføres, og/eller forinden nye medarbejdere overlades til at arbejde selvstændigt, som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maskiner med videre samt sikkerhedsforhold,

via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder.

Nye medarbejdere skal instrueres i de krav til Ydelsernes udførelse, som følger af Xxxxxxxxxxxx og dennes bilag.

Medarbejderne skal senest tre måneder efter ansættelse hos Leverandøren eller senest en må- ned efter opstart af Ydelser under Rammeaftalen være tilmeldt AMU-kurset ”grundkursus i er- hvervsrengøring” eller tilsvarende. Kurset skal være gennemført senest seks måneder efter den pågældende medarbejders ansættelse.

Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der er ansat til opgaven, overholder de aftalte mø- de- og sluttider, og at der ikke, uden særlig aftale, arbejder eller opholder sig andre personer end de ansatte medarbejdere på lokaliteterne.

Leverandøren skal skriftligt meddele Fredensborg Kommune navne på, hvilke ledere og hvilke medarbejdere der til enhver tid har ansvar for henholdsvis ledelsen og rengøringsarbejdets udfø- relse på den enkelte Lokalitet. I tilfælde af udskiftning af ledere eller medarbejdere skal nærmeste leder skriftligt meddele Fredensborg Kommune om ophøret, så snart det kendes, samt skriftligt meddele navne på de nye medarbejdere/ledere.

Såfremt Leverandørens medarbejdere ikke udfører Ydelserne i henhold til Xxxxxxxxxxxx og dennes bilag, er Fredensborg Kommune berettiget til at kræve, at de pågældende medarbejdere ikke beskæftiges under Rammeaftalen.

Leverandøren er forpligtet til at afgive de af Fredensborg Kommune ønskede oplysninger om det ansatte personale i relation til en eventuel overdragelse af Ydelserne til en anden leverandør eller af andre årsager.

Leverandøren er i forbindelse med Fredensborg Kommunes eventuelle hjemtagning af Ydelserne eller ved udbud forpligtet til at udarbejde en refusionsopgørelse for medarbejderne og udlevere den til Fredensborg Kommune.

Leverandøren er ansvarlig for, at Ydelserne leveres af person, som er i besiddelse af en gyldig opholds- og arbejdstillade, samt at Leverandøren og eventuelle underleverandører foretager kor- rekt indberetning og afregning af skatter, bidrag, afgifter med videre. Leverandøren anerkender Fredensborg Kommunes ønske om løbende opfølgning på, om dette er tilfældet, og bidrager loy- alt med at fremlægge oplysninger og dokumentation, som kan give Fredensborg Kommune en sikker overbevisning herom

§ 10. Personale- og rengøringsrum samt udstyr

Fredensborg Kommune stiller vederlagsfrit de lokaler, som blev identificeret på tidspunktet for besigtigelsen til rådighed for Leverandørens personale og materiel.

§ 11. Tekniske oplysninger

Leverandøren skal inden opstart af Rammeaftalen kontrollere de udleverede lokalitetsdata og inden den 1. marts 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget. Ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet.

Leverandøren skal løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholden- de alle for opgaven relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte lokaler.

Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i Rammeaftalens varighed således, at alle konsta- terede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned.

Materialet skal være udarbejdet elektronisk i et dertil egnet program..

Ved Leverandørens første udarbejdelse udleverer Leverandøren materialet i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Fredensborg Kommune, og Leverandøren fremsender en mail med PDF- filer af materialet til Fredensborg Kommune. Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandøren i hardcopy to eksemplarer af de aktuelle ændringssider til Fredensborg Kommune og fremsender en mail med PDF-filer af materialet til Fredensborg Kom- mune.

På Fredensborg Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere via e-mail eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i PDF-filer og i en for det anvendte program læsbar datafil til Fredensborg Kommune.

I forbindelse med Rammeaftalens ophør – uagtet af hvilken årsag – skal Leverandøren overdra- ge et fuldt opdateret lokaledatamateriale til Fredensborg Kommune senest 14 kalenderdage efter Fredensborg Kommunes skriftligt anmodning herom. Såfremt Leverandøren ikke inden for den førnævnte frist overdrager lokaledatamaterialet til Fredensborg Kommune, er Fredensborg Kom- mune berettiget til at få et sådant materiale udarbejdet for Leverandørens regning. Udgiften hertil vil blive modregnet direkte i det eller de sidste vederlag til Leverandøren.

§ 12. Sikkerhedsstillelse

Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af Rammeaftalen stiller Leverandøren gennem aner- kendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab og inden den 1. januar 2013 en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 5 % af det første års forventede kontraktsum8 i overens- stemmelse med de af Leverandøren tilbudte priser og de ydelser, som Fredensborg Kommune beslutter skal indgå i rammeaftalen. Anfordringsgarantien skal udarbejdes og udfyldes i overens- stemmelse med den af Fredensborg Kommune udarbejdede skabelon.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med anfordringsgarantien, som skal stilles inden aftalestart.

Anfordringsgarantien begrænser ikke Fredensborg Kommunes rettigheder i henhold til Rammeaf- talen, dennes bilag og/eller dansk ret i øvrigt.

Såfremt Leverandøren ikke inden aftalestart stiller anfordringsgarantien, vil dette være at betragte som væsentlig misligholdelse.

Anfordringsgarantien nedskrives ikke i Rammeaftalens løbetid. Anfordringsgarantien frigives se- nest tre måneder efter Rammeaftalens ophør, medmindre Fredensborg Kommune inden dette tidspunkt skriftligt har fremsat krav om udbetaling i henhold i anfordringsgarantien.

8 Anfordringsgarantien vil udgøre 5 % af det årlige faste vederlag, og skabelonen er indsat i dette bilag.

§ 13. Ændringer

Ændringer til Rammeaftalen skal ske skriftligt og skal optages som bilag til Rammeaftalen. Æn- dringer, som ikke opfylder de formkrav, som fremgår af denne § 13, er ikke gældende mellem Parterne.

§ 14. Underleverandører

Leverandørens anvendelse af underleverandører kræver Fredensborg Kommunes forudgående samtykke. Fredensborg Kommune vil alene give samtykke efter Leverandørens forudgående, skriftlige ansøgning til Fredensborg Kommune og alene såfremt underleverandøren antages for en begrænset periode (normalt maksimum 14 dage).

Fredensborg Kommune vil alene give samtykke til brug af underleverandør, såfremt Leverandø- ren sikrer følgende:

❑ Underleverandøren fremlægger registreringsbeviser, der viser, at underleverandøren er regi- streret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven

❑ Underleverandøren fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende, der in- deholder dokumentation for, at underleverandøren ikke befinder sig i en af de i udbudsdirekti- vets artikel 45, stk. og stk. 2 anførte udelukkelsesgrunde.

Uanset brug af godkendt underleverandør er Leverandøren som den eneste ansvarlig over for Fredensborg Kommune for Rammeaftalens opfyldelse.

Anvendelse af underleverandører uden Fredensborg Kommunes forudgående samtykke og/eller i øvrigt i sted med § 14 udgør væsentlig misligholdelse (se § 16).

§ 15. Overdragelse

Uden Fredensborg Kommunes samtykke, kan rettigheder og forpligtelser efter denne Rammeaf- talen med tilhørende bilag hverken helt eller delvist overdrages af Leverandøren, ligesom de af Rammeaftalen flydende fordringer ikke kan overdrages, sælges eller belånes.

§ 16. Misligholdelse og bod

Enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i medfør af Rammeaftalen og/eller dennes bilag udgør misligholdelse.

Således vil følgende forhold f.eks. udgøre misligholdelse (listen er ikke udtømmende):

❑ at servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til kravspecifikationen (bilag 4) ikke leveres eller gennemføres til rette tid.

❑ at der i tilfælde af manglende servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til kravspecifikationen (bilag 4) ikke er anvendt den af Leverandøren oplyste arbejdstid.

❑ at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitets- eller anden form for rappor- tering ikke gennemføres i henhold til kravspecifikationen (bilag 4) eller Rammeaftalen i øv- rigt.

❑ at de til Xxxxxxxxx ansatte medarbejdere/ledere ikke opfylder de i Rammeaftalen og dennes bilag fastsatte krav.

Undlader Leverandøren at opfylde den informationspligt, som påhviler Leverandøren i medfør af Rammeaftalen og dennes bilag, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse.

Ovenstående er en ikke-udtømmende liste over forhold, som udgør misligholdelse, idet enhver manglende opfyldelse af Xxxxxxxxxxxx og/eller dennes bilag vil udgøre misligholdelse.

Udviser en af Leverandøren udført kontrol at der foreligger misligholdelse, eller har Leverandøren formodning om at der vil indtræde misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold med- dele Fredensborg Kommune dette. Leverandøren skal samtidig underrette Fredensborg Kommu- ne om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden.

Udviser en af Fredensborg Kommune udført kontrol at der foreligger misligholdelse, eller har Fredensborg Kommune formodning om at der vil indtræde misligholdelse oplyser Fredensborg Kommune Leverandøren om, hvad misligholdelsen omfatter eller forventes at omfatte. Leveran- døren er i alle sådanne tilfælde forpligtet til at afhjælpe eventuelle misligholdelser og tilrettelægge en procedure, så tilsvarende misligholdelser undgås.

Leverandøren har i alle tilfælde af misligholdelse en afhjælpningspligt, se umiddelbart nedenfor.

Leverandøren skal i tilfælde af misligholdelse straks iværksætte tiltag til afhjælpning af mislighol- delsen. Fredensborg Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå en misligholdelse skal brin- ges til ophør og til de skridt Leverandøren skal tage, for at undgå tilsvarende misligholdelse frem- over. Fredensborg Kommune kan eksempelvis stille krav om, at Leverandøren i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemfører skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt.

Væsentlig misligholdelse berettiger Fredensborg Kommune til ophævelse af Rammeaftalen uden varsel.

Manglende overholdelse af et eller flere af de krav, som fremgår af bilag 6 til Udbudsmaterialet (indeholdt i Rammeaftalens bilag 4), vil altid være at betragte som væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen og Fredensborg Kommune kan i sådanne tilfælde ophæve Rammeaftalen helt eller delvist uden varsel, jf. dog nedenfor.

Fredensborg Kommune kan undlade at ophæve Rammeaftalen i følgende ikke-udtømmende tilfælde, uden at dette medfører, at Fredensborg Kommune herved mister sine rettigheder i an- ledning af Leverandørens væsentlige misligholdelse:

❑ Hvor der er tale om en enkeltstående, mere tilfældig overtrædelse af lovgivningen, som ikke med rimelighed kan bebrejdes Leverandøren.

❑ Hvor Leverandøren kan sandsynliggøre, at der ikke vil forekomme en tilsvarende overtrædel- se. Fredensborg Kommune kan i sådanne tilfælde vælge at indlede en dialog med Leveran- døren om, hvordan det kan sikres, at Leverandøren fremadrettet overholder vilkårene i Xxx- xxxxxxxxx og dennes bilag. Dialogen kan bestå i, at Leverandøren skal indsende en beskri- velse af, hvilke praktiske tiltag, der iværksættes for at overholde bestemmelserne. Såfremt Fredensborg Kommune vælger at indlede denne dialog udelukker det ikke Fredensborg Kommune fra på et senere tidspunkt at ophæve Rammeaftalen.

Ved Fredensborg Kommunes ophævelse af Rammeaftalen som følge af væsentlig misligholdel- se, er Leverandøren erstatningsansvarlig for ethvert direkte og indirekte tab, som Fredensborg Kommune måtte lide som følge af ophævelsen. Leverandøren er i tilfælde af Rammeaftalens

ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse ikke berettiget til erstatning eller anden kom- pensation.

Rammeaftalens bestemmelser om misligholdelse begrænser ikke anvendelsen af dansk rets al- mindelige regler herom.

Bodsbestemmelse

I tilfælde af misligholdelse er Fredensborg Kommune berettiget til bod på nedenstående betin- gelser. Begrebet "misligholdelse" anvendes i denne bestemmelse som en betegnelse for Leve- randørens manglende opfyldelse af Rammeaftalen og/eller dennes bilag.

Delaftalerne 1-7: I tilfælde af misligholdelse som defineret ovenfor, er Fredensborg Kommune berettiget til en bod svarende til 50 % af den aftalte pris pr. rengøringsdag for den lokalitet, mis- ligholdelsen vedrører, dog minimum kr. 500 eksklusive moms.

Delaftalerne 8-13: I tilfælde af misligholdelse som defineret ovenfor, er Fredensborg Kommune berettiget til en bod på 50 % af den aftalte pris for den polering, som misligholdelsen vedrører, dog minimum kr. 500 eksklusive moms.

Boden beregnes pr. tilfælde af misligholdelse. Der kan således opkræves bod for flere forskellige misligholdelser på én gang pr. lokalitet.

Opkrævning af bod i henhold til denne bestemmelse vil ske ved modregning i førstkommende faktura.

Boden kan bringes i anvendelse, uagtet Fredensborg Kommune ikke kan dokumentere et øko- nomisk tab.

Såfremt Fredensborg Kommune som følge af Leverandørens misligholdelse lider tab, som over- stiger nærværende bodsbestemmelser, kan Fredensborg Kommune gøre dette yderligere tab gældende over for Leverandøren.

Hvis der foreligger misligholdelse, er Fredensborg Kommune samtidig med boden berettiget til at pålægge Leverandøren at udføre de manglende aktiviteter.

Hvis det konstateres, at Leverandøren har ladet hele eller dele af Ydelserne udføre af medarbej- dere uden opholds- eller arbejdstilladelse, jf. § 9, idømmes Leverandøren en bod på 50.000 kr. ekskl. moms pr. omhandlede medarbejder og tilfælde. Dette gælder uanset, hvorledes denne misligholdelse er konstateret.

Hvis det konstateres, at Leverandøren har ladet hele eller dele af Ydelserne udføre af en under- leverandør der ikke forinden er skriftligt godkendt af Fredensborg Kommune, jf. § 14, idømmes Leverandøren en bod på 50.000 kr. ekskl. moms pr. omhandlede tilfælde og pr. lokalitet. Dette gælder uanset, hvorledes denne misligholdelse er konstateret.

§ 17. Konkurs med videre

Såfremt Leverandøren erklæres konkurs, der indgives konkursbegæring eller begæring om re- konstruktion mod Leverandøren, der sker åbning af tvangsakkord, Leverandøren træder i likvida- tion, eller bliver taget under tvangsopløsning, er dette at betragte som væsentlig misligholdelse.

§ 18. Kontrol og indsigt

Under Leverandørens udførelse af Ydelserne, vil Fredensborg Kommune eller den Fredensborg Kommune bemyndiger hertil, have ret til at føre tilsyn med og udøve kontrol med alle led i Ydel- sernes udførelse. Leverandøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af nævnte kontrol, til rådighed for Fredensborg Kommune.

Fredensborg Kommunes eventuelle udøvelse af tilsyn og kontrol fritager ikke Leverandøren for dennes forpligtelser.

Leverandøren er forpligtet til over for Fredensborg Kommune at dokumentere, at Ydelserne er udført i overensstemmelse med Xxxxxxxxxxxx og dennes bilag.

§ 19. Ansvar og forsikring

Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren er her- under ansvarlig for alle skader, der som følge af Ydelsernes udførelse indtræder på ting eller bygninger. Eventuelle skader, som Leverandøren i øvrigt måtte forårsage ved Ydelsernes udfø- relse, er Fredensborg Kommune uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandø- ren.

Leverandørens ansvar er ikke begrænset til de dækningssummer, som gælder for Leverandø- rens forsikringer, jf. nedenfor.

Leverandøren skal i Rammeaftalens varighed have forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab. Leverandørens forsikring skal have en dækningssum for tingsskade og personskade på minimum kr. 10 mio. kr. pr. skade og i alt pr. år. Leverandøren skal på Fredensborg Kommunes anmodning kunne dokumentere, at de krævede forsikringer er i kraft.

Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse.

Leverandøren bærer ansvaret for de af Fredensborg Kommune udleverede nøgler, adgangskort og lignende. Såfremt sådanne bortkommer, kan Fredensborg Kommune, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer. De hermed forbundne udgifter påhviler leverandøren, dog maksimeret til kr. 200.000,00 pr. tilfæl- de.

Udgifterne i forbindelse hermed vil blive modregnet i den eller de førstkommende betalinger.

Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at eventuelle alarmer håndteres korrekt. I tilfælde af at en aktiveret alarm skyldes leverandørens ukorrekte håndtering af denne, pålægges leverandøren alle eventuelt medgåede omkostninger herved, ligesom leverandøren vil kunne blive pålagt er- statningsansvar i forbindelse med skader/indbrud, som måtte være sket i forbindelse med leve- randørens forkerte/manglende håndtering/tilkobling af alarmsystemerne eller skødesløs omgang med udleverede nøgler, koder med videre.

Alarmen er eksempelvis håndteret ukorrekt, hvis den; 1. Udløses på grund af leverandørens manglende frakobling og ikke afmeldes inden alarmselskabet rykker ud (de hermed medgåede omkostninger til alarmselskabet skal betales af leverandøren) 2. Ikke udløses ved indbrud på

grund af leverandørens manglende aftalte tilkobling (det aktuelle tab i forbindelse med stjålne effekter som ikke kan refunderes af lokalitetens forsikring, skal betales af leverandøren).

Leverandøren skal sikre, at nøgler og kort, som anvendes i forbindelse med opgavens udførelse, opbevares forsvarligt, uden angivelse af hvilken lokalitet de hører til, og med et af leverandøren påsat findelønsskilt.

Leverandøren skal øjeblikkeligt give meddelelse til Fredensborg Kommune, såfremt nøgler eller adgangskort bortkommer eller beskadiges.

§ 20. Fortrolighed

Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden Parts forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Rammeaftalen.

Tavshedspligten i denne § 20 omfatter ikke (I) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede Part, (II) videregivelse der kræves af en offentlig myndighed (herunder ved lovgivning), (III) relevant videregivelse til brug for løsning af en konflikt mellem Parterne og (IV) videregivelse til en Parts rådgivere, eksempelvis advokat og revisor.

Bestemmelserne i denne § 20 skal forblive gældende uanset Rammeaftalens ophør i øvrigt, hvad enten Rammeaftalens ophør skyldes opsigelse, ophævelse eller andet. Tilsvarende skal den enkelte medarbejder iagttage tavshedspligten efter fratræden af sin stilling hos en af Parterne.

Leverandøren forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne med videre i forbindel- se med behandling af personoplysninger, jf. lov om behandling af personoplysninger.

§ 21. Force majeure

Ved "Force Majeure" forstås sådanne ekstraordinære omstændigheder, som en Part ikke er her- re over, og som Parten ikke ved Rammeaftalens indgåelse med rimelighed kunne eller burde have forudset og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos Leverandørens un- derleverandør kan i forhold til Rammeaftalens opfyldelse kun anses for Force Majeure, i det om- fang underleverandøren er i en Force Majeure-situation, hvis følger for Rammeaftalens opfyldel- se, Leverandøren ikke burde have undgået, overvundet eller reduceret.

Ansvaret for opfyldelse af en forpligtelse under Rammeaftalen suspenderes, i det omfang dens opfyldelse hindres af Force Majeure.

Parterne skal i videst muligt omfang medvirke til at forebygge og begrænse en Force Majeure- situations negative konsekvenser for opfyldelsen af deres forpligtelser under Rammeaftalen. Den forhindrede Part skal straks efter Force Majeure-situationens ophør genoptage sine ydelser un- der Rammeaftalen.

Force Majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som Force Majeure-situationen varer.

Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af Force Majeure, udskydes de betalin- ger, der knytter sig dertil, tilsvarende.

Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 5 (fem) arbejdsdage efter, at Force Majeure er indtrådt.

Klienten er berettiget til at opsige Rammeaftalen helt eller delvis, såfremt Leverandøren er forhin- dret i at levere Ydelserne som følge af Force Majeure i en periode på 10 (ti) arbejdsdage inden for en periode på 2 (to) kalendermåneder.

Fredensborg Kommune er i forbindelse med force majeure hos Leverandøren berettiget til en forholdsmæssig reduktion i vederlaget. Reduktionen udgør 85 % af dagsvederlaget, såfremt total udeblivelse (alle lokaler) finder sted.

I øvrige tilfælde end ved total udeblivelse (alle lokaler) sker reduktion efter tilbudslistens refusi- onsbeløb.

Leverandøren er i forbindelse med force majeure hos Fredensborg Kommune berettiget til op til 85 % af vederlaget. Leverandøren er forpligtet til at begrænse udgiften mest muligt ved hjemsen- delse, omplacering, opsigelse og lignende af medarbejdere. Leverandøren skal i forbindelse med en eventuel opkrævning af vederlag i forbindelse med force majeure dokumentere, at leverandø- rens lønudgifter ikke har kunnet reduceres eller fjernes.

§ 22. Rammeaftalen

Rammeaftalen med tilhørende bilag er udfærdiget og underskrevet i to originale eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Fredensborg Kommune og det andet hos Leverandøren.

§ 23. Tvistigheder

Rammeaftalen og enhver tvist, som udspringer deraf, er undergivet dansk ret.

Parterne skal søge at løse uoverensstemmelser om Rammeaftalens opfyldelse, fortolkning eller udfyldning ved forhandling.

Løses konflikten ikke senest 14 kalenderdage efter, at en begæring om forhandling er skriftligt fremsat af en Part, kan tvisten indbringes for Fredensborg Kommunes hjemting, som er eksklusivt værneting i 1. instans.

§ 24. Ikrafttræden og ophør

Rammeaftalen træder i kraft den 1. januar 2013 (herefter "Ikrafttrædelsesdatoen") og løber til den

31. december 2015, hvorefter den ophører uden yderligere varsel.

Såfremt Fredensborg Kommune vælger at udnytte "Option 1", kan Rammeaftalen forlænges på uændrede vilkår med ét år. Såfremt Fredensborg Kommune ønsker at udnytte Option 1, skal Fredensborg Kommune senest den 1. januar 2015 meddele dette skriftligt til Leverandøren.

De første seks måneder efter Ikrafttrædelsesdatoen, kan Fredensborg Kommune opsige Ram- meaftalen med en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned.

Efter udløbet af de første seks måneder kan begge parter opsige Rammeaftalen uden begrun- delse med seks måneders varsel til udløbet af en kalendermåned.

Såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol annullerer Fredensborg Kommunes beslutning om at tildele Rammeaftalen til Leverandøren, eller pålægger Fredensborg Kommune at bringe Rammeaftalen til ophør, er Fredensborg Kommune særskilt berettiget til at opsige Rammeaftalen med et "passende varsel"..Sker opsigelsen inden for de første seks måneder af Rammeaftalens løbetid, er et "passende varsel" en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned. Sker opsigel- sen efter udløbet af de første seks måneder af Rammeaftalens løbetid, er et "passende varsel" tre måneders varsel til udløbet af en kalendermåned.

I tilfælde af at Fredensborg Kommune opsiger Rammeaftalen som beskrevet i denne § 24, betaler Fredensborg Kommune for de Ydelser, der udføres af Leverandøren, frem til det tids- punkt, hvor Rammeaftalen i henhold til opsigelsen udløber. Bortset fra sådanne betalinger, kan Leverandøren ikke rejse krav, herunder krav om erstatning i anledning af Fredensborg Kommu- nes opsigelse som beskrevet i denne bestemmelse.

Hvis Leverandøren opsiger Rammeaftalen, yder Leverandøren en kompensation til Fredensborg Kommune svarende til 2 % af det vederlag, som Fredensborg Kommune skulle have betalt til Leverandøren frem til udløbet af Rammeaftalens ordinære periode, såfremt Leverandøren ikke havde opsagt Rammeaftalen.

Enhver opsigelse skal ske skriftligt og skal fremsendes med anbefalet post. Kokkedal, den

For Leverandøren For Fredensborg Kommune

Ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti

På foranledning af ………. indestår (herefter betegnet "Garanten") herved over for Fre-

densborg Kommune, Egevangen 3 B, 2980 Kokkedal (herefter betegnet "Fredensborg Kommu- ne") som garant for betaling af indtil DKK skriver DKK 00/1009 (herefter betegnet "Garanti-

en").

Garantien skal tjene til i enhver henseende at holde Fredensborg Kommune skadesløs i tilfælde af, at ……. misligholder sine forpligtelser i henhold til ”Rammeaftale vedrørende… ” mellem

………. og Fredensborg Kommune, dateret den …… med bilag og eventuelle ændrin- ger/tilføjelser (herefter samlet kaldet "Rammeaftalen").

…… har set Rammeaftalen og dennes bilag og har således kendskab til de forpligtelser hen- holdsvis rettigheder, Rammeaftalen indeholder.

Garantien påvirkes ikke af, at Fredensborg Kommune giver henstand med hensyn til

opfyldelse af dennes forpligtelser.

Garantien er gyldig fra den og henstår med det fulde beløb indtil tre måneder efter Ramme-

aftalens ophør (inkl. eventuel optionsbenyttelse), medmindre Fredensborg Kommune forinden har gjort krav gældende under Garantien.

Garantien nedskrives ikke i Rammeaftalens løbetid.

Såfremt Fredensborg Kommune ønsker udbetaling i henhold til Garantien, skal dette skriftligt og samtidigt meddeles til [Leverandøren] og Garanten med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse, samt størrelsen af det krævede beløb.

Det krævede beløb skal udbetales til Fredensborg Kommune uden rettergang, og senest 10 ar- bejdsdage efter, at skriftlig anfordring er modtaget af Garanten.

Hvis det ved senere forlig eller retsafgørelse viser sig, at Fredensborg Kommune ikke har været berettiget til at modtage betaling under Garantien, er Fredensborg Kommune forpligtet til at tilba- gebetale beløbet samt påløbne renter til Garanten da har givet Garanten transport i et

eventuelt tilbagesøgningskrav inkl. renter.

Tvistigheder med relation til nærværende Garanti afgøres endeligt og bindende af den retsin- stans, der afgør tvister mellem og Fredensborg Kommune i henhold til Rammeaftalen.

Ved Garantiens bortfald skal nærværende dokument returneres til ………

…………………………………………………………………………..

(dato) (garantistiller)

9 Anfordringsgarantien skal udgøre 5 % af det første års forventede kontraktsum.

Bilag 3: Lokalitetsdata ‌

Alle de lokaliteter, bygninger og lokaler i Fredensborg Kommune, der indgår i udbuddet, er op- gjort i et ensartet system og format.

Der foreligger således lokalefortegnelser og tegninger for alle bygninger i Data Know How og i PDF-format.

For alle lokaler gælder det, at de under bemærkningsrubrikken på lokalefortegnelsen for de en- kelte lokaler eventuelt anførte specielle udførelseskrav går forud for de i punkt 4 nævnte rengø- ringsinstruktioner.

De aktuelle lokaledata udsendes inden informationsmødet.

Der henvises til teksten i punkt 1.1. om fortrolighed.

Bilag 4: Kravspecifikationer ‌

Rengøring

Delaftalerne 1 til 7 indeholder rengøring efter Renhedsgradssystemet.

I de udsendte lokaledata, er der for hvert lokale der skal rengøres angivet den for Renhedsgrads- systemet gældende renhedsgrad. Der skal leveres den jf. systemet fastlagte kvalitet og de fast- lagte aktiviteter10.

Herudover er der for rengøringsydelsen en række oplysninger for de enkelte lokaliteter i bilag 1 i forhold til stamdata, antal rengøringsdage pr. år med videre.

For hver lokalitet vil der medgå det antal rengøringsdage pr. år, som lokaliteten anvendes eller skal rengøres. Der kan, som nævnt i punkt 2.3, kan ske ændring af antallet af rengøringsdage pr. år.

Fredensborg Kommune forventer, at der for hvert skoleår vil ske en ændring i forhold til hvilke SFOer der er åbne i de forskellige skoleferier.

Tilsvarende forventer Fredensborg Kommune, at der kan være situationer, hvor en daginstitution holder dele af lokaliteten lukket, eller hvor to eller flere daginstitutioner holder åbent på skift i de forskellige skoleferier.

Renhedsgradssystemet

I Renhedsgradssystemet, skal der tages udgangspunkt i nedenstående definitioner idet det skal fremhæves, at de fastlagte renhedsgrander og minimumsoperationer skal leveres/udføres det antal rengøringsdage, som er angivet i bilag 1, tilbudslisten.

Alle lokaler kontrolleres som udgangspunkt på alle rengøringsdage (jf. ovenfor) for eventuel gen- besmudsning, og den beskrevne kvalitet for den aftalte renhedsgrad tilvejebringes.

De frekvensbestemte opgaver skal uanset den tilstedeværende kvalitet udføres med de fastlagte hyppigheder og metoder.

Ved konstaterbar besmudsning skal Leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den efter udfaldskravet fastsatte renhedsgrad og kvalitet.

Den opnåede kvalitet efter udfaldskravsbeskrivelsen bygger primært på en visuel/subjektiv be- dømmelse af alle overflader ved:

❑ Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet.

❑ Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversiden på høje skabe, under skabe/reoler på lave ben, bag radiatorer og lignende.

Hvis der kan være tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse af udfaldskravet skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes “fingermeto- den”.

10 Se efterfølgende definitioner for Renhedsgradssystemet

Mulig udluftning i et for det enkelte lokale passende tidsrum indgår i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet. Udluftning udføres ved, at et passende antal oplukkelige vinduer (1-2 pr. lo- kale), hvor lukkeordningen sidder max. 2 meter fra gulvhøjde, lukkes op for udluftning i mindst den tid, det tager at gøre rent i lokalet.

Lokaler som på lokalefortegnelsen ikke er tildelt et rengøringsprogram skal ikke rengøres, med- mindre der er anført en særlig rengøringsaktivitet med eller rengøringshyppighed i bemærknings- rubrikken.

Rengøring under og bag affaldsbeholdere, pyntegenstande med og uden ophæng/fastgørelse, let flytbart inventar og inventar på hjul samt almindelige arbejdsredskaber og lignende (eksempelvis papirkurve, potteplanter, bordlamper, telefoner, pc-borde, holder til skriveredskaber), indgår i rengøringsopgaven. Alle de omhandlede objekter skal flyttes med mindst de frekvenser, hvor de indgår i forhold til nedenstående frekvensbestemte aktiviteter.

Rengøring af overflader, som kræver flytning af større eller tungere objekter, indgår ikke i rengø- ringsopgaven.

Frekvensbestemte aktiviteter

Ud over ovenstående udfaldskravrelaterede definitioner, skal der for dels at fastholde et tilfreds- stillende indeklima/-miljø og dels for periodisk at kunne anvende mere objektive kontrolmetoder, udføres følgende rengøringsaktiviteter.

1. I toiletter, baderum, omklædningsrum, køkkener, klinikker og lignende, skal alle naturlige be- røringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole-/bænkflader, kontakter, gelændere), alle sanitære installationer og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet, rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode.

2. I dagpasningsordninger skal øvrige naturlige berøringsflader på og nær toiletter (eksempelvis på døre, karme og skillevægge) aftørres dagligt med en fugtig eller våd metode.

3. I dagpasningsordninger skal gulvet i lokaler hvor børn opholder sig vaskes hver rengørings- dag.

4. Alle øvrige håndtag, gelændere og lignende berøringsflader aftørres med en våd metode minimum en gang ugentligt.

5. Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og garde- rober aftørres minimum to gange månedligt med en fugtig eller våd metode.

6. Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støv- suges grundigt minimum en gang månedligt.

7. Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang månedligt.

8. Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves minimum fire gange pr. år.

Ovenstående rengøringsaktiviteter skal udføres uanset, at tilstanden visuelt kan bedømmes til at være i overensstemmelse med det fastsatte resultat/den fastsatte kvalitet.

Ved kontrol af de ovennævnte fastlagte rengøringsaktiviteter kan der efter de fastlagte frekvenser anvendes andre kontrolmetoder end den visuelle, herunder også “fingermetoden”.

De fastlagte rengøringsoperationer, som skal udføres med mindre interval end dagligt kan af Fredensborg Kommunes forlanges udført på fastlagte uge-/månedsdage (eksempelvis hver mandag/hver den 1. mandag i måneden/hver den 1. mandag i ulige måneder), og Leverandøren meddeler Fredensborg Kommune denne tilrettelæggelse på opfordring.

Udfaldskrav

Alle lokaler tjekkes med den fastsatte hyppighed, og nedennævnte tilstand opnås:

1. Æstetisk rent
Tilstand efter rengøring af:		Affald	Løst snavs	Fast plet	Fast flade
Almindelig primær- og sekundærloka- ler. Eks.: klasser, kontorer, gangarea- ler, trapper, depo- ter, o.lign.	Inventar	* * *	* *	* *	* *
	Vægge	* * *	*	* *	*
	Gulve	* * *	* *	* *	* *
	Lofter	* * *	*	*	*

2. Hygiejnisk rent
Tilstand efter rengøring af:		Affald	Løst snavs	Fast plet	Fast flade
Særlige primær- lokaler inklusive “våde rum”. Eks.: toiletter, baderum, garderober, kanti- ner, klinikker o. lign.	Inventar	* * *	* * *	* * *	* * *
	Vægge	* * *	* *	* * *	* *
	Gulve	* * *	* * *	* *	* *
	Lofter	* * *	* *	*	*

*** Intet/ingen besmudsning

Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder.

** Ubetydelig besmudsning

Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikke-person-

nære eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nå-højde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar).

På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som – uanset korrekt udført rengøring – ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fast- siddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er opløst ved aftør- ring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber).

Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på person-nære eller umiddelbart synlige overflader må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m2 pr. objektgruppe/snavstype.

* Begrænset besmudsning

Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan for-

holdsvist let findes.

Definitioner til Renhedsgradssystemet

Hvor skal der gøres rent?

Inventar: F.eks. møbler, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler11, vindueskarme, el kontak- ter, håndtag og -greb, gelændere, papir- og affaldskurve inklusive almindelige og store makulatorer, rulleborde, billeder, håndvask12, toiletkummer21, spejle21, teknisk udstyr inklusive computere og internt glas inkl. glasdøre.

Vægge: F.eks. døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl. inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/- sprosser.

Gulve: F.eks. gulvbelægninger (også under måtter), fodpaneler, dørtrin, måtter (både ved indgange og i opholdsrum), gulvriste (afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og be- slag.

Lofter: F.eks. riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning og belysning monteret i eller på loft.

Hvad skal fjernes ved rengøring?

Affald: Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. F.eks. visne blade, clips, madrester, papirstykker og lignende.

Løst snavs: Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen.

Eksempelvis:

❑ Tørt: aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv m.m.

❑ Flydende: pløre, væske, snesjap m.m.

Fast plet: Ved fast plet forstås urenheder og spild, som “hist og her” har hæftet sig. F.eks. fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridtmærker, vandpletter, kalk, rust, kaffepletter.

Fast flade: Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som “i flader” har hæftet sig. F.eks. ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende.

Mindre urenheder

11 Omhandler både almindelige kridttavler, whiteboard tavler og Smart Boards.

12 Inklusive fliser/flisekant

Ved mindre urenheder på ikke-person-nære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af loka- lets/objektdistriktets rengøringskvalitet/-tilstand.

Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til person-nære eller umiddelbart synlige over- flader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet.

Ubetydelige urenheder

Ved ubetydelige urenheder på person-nære eller umiddelbart synlige overflader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor. F.eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse.

Det skal understreges, at disse fejl/mangler som udgangspunkt ikke må kunne konstateres.

Person-nære overflader

Ved person-nære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse.

Umiddelbart synlige overflader

Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendel- se af og/eller færdsel i lokalet.

Fingermetode

Ved fingermetoden forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm2

Vinduespolering

Kvalitet

Alle poleringer skal tage udgangspunkt i en poleringsprocedure for normalt besmudsede glasfla- der. Eventuelle hærværkslignende efterladenskaber på glasfladerne fjernes først efter forudgå- ende aftale om omfang og pris.

Alle glasflader, som er poleret, herunder også kanter og hjørner på glasfladerne, skal efter pole- ringen fremtræde klare, fri for pletter samt uden striber og andre spor efter de anvendte redska- ber med videre.

Vindueskarme og -rammer, ud-/indvendige vægge, inventar, gulve med videre skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse.

Det skal bemærkes, at det ved poleringen ikke må ske, at der drypper eller stænkes vand på an- dre overflader såsom eksempelvis karme, rammer, inventar og lignende.

Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skånestykker eller -fodtøj.

Eventuelle ”løbere” og/eller vand i vindueskarmen eller andre steder efter poleringen skal optør- res.

Ud over selve poleringen skal poleringspersonalet, især i forbindelse med den indvendige pole- ring, fortage en grundig oprydning og optørring efter sig og sikre sig, at vindueskarme/-rammer aftørres indvendigt. Ved den udvendige polering skal bundrammerne aftørres efter poleringen.

Poleringshyppighed

Der skal for alle lokaliteter afgives tilbud på polering efter følgende frekvensmodel:

	Xxxxx poleringer pr. år
Model	Indvendigt 13	Udvendigt 14	Internt 15	Ovenlys o.l.16	Mellem 17
2	2	4	2	1	1

Poleringsplan og godkendelse

Leverandøren skal tilrettelægge det aftalte poleringsarbejde ud fra ovenstående generelle be- stemmelser, og der skal fastlægges en poleringsplan, som uopfordret meddeles Fredensborg Kommune.

Poleringsplanen skal for et år af gangen fastlægge ugenumre for de enkelte poleringer således, at alle de for en af Leverandøren fastlagt periodes aktuelle vinduespoleringsopgaver udføres i sammenhæng og over “hele” arbejdsdage.

13 = den varme side af glas, der er ”koldt” på den ene side. 14 = den kolde side af glas, der er ”koldt” på den ene side. 15 = glas, der er ”varmt” på begge sider.‌‌

16 = glas, der ikke er lodret, eller som sidder i tage og gavle, hvor der ikke er ophold i de lokaler, de vender ind imod.

17 = mellem koblede ruder og forsatsruder (2 sider).

Poleringen skal foretages i åbningstiden eller efter nærmere aftale med den enkelte lokalitet og varsles mindst en uge før, at selve poleringen iværksættes. Vinduespoleringspersonalet skal på alle poleringsdage melde deres ankomst og afgang til lokaliteten.

Efter hver endt periodevis polering skal Leverandøren indhente skriftlig godkendelse af udførel- sen og kvaliteten hos den enkelte lokalitet. Det skal ske ved, at lokalitetens ledelse eller en af ledelsen udpeget person kvitterer på en af leverandøren medbragt ”arbejdsseddel” eller tilsva- rende.

Opstilling af differentierede poleringsaktiviteter

Hvis den enkelte lokalitet anmoder herom, skal Leverandøren efter samråd med Fredensborg Kommune fremlægges forslag til en differentieret poleringsplan. Planen skal indeholde en forven- telig sikkerhed for, at samtlige glasflader poleres med en hyppighed, så de ikke kommer til at fremstå urimeligt snavsede.

Der skal i den differentierede poleringsplan tages udgangspunkt for den forventelige genbe- smudsning i forhold til eksempelvis internt, indvendigt og udvendigt, mod gader med meget trafik- os og mod gårde og lignende, de forskellige bygningsafsnit og etager, den repræsentative værdi med videre.

Bilag 5: Vejledende tjekliste ‌

Nedenstående tjekliste kan anvendes i forbindelse med udarbejdelse af tilbud:18

Tjekpunkter	X
Tilbud på en, flere eller alle delaftaler som tilbudsgiver er godkendt til
Tilbud afleveres i tre hard copy eksemplarer inklusive CD-rom eller USB stick med tilbudslister, jf. punkt 1.2
Tilbudsmærkning, jf. afsnit 1.3
Tilmelding til orienteringsmøde/bygningsgennemgang jf. afsnit 1.5
Orienteringsmøde for tilbudsgivere jf. afsnit 1.5
Bygningsgennemgang/besigtigelse jf. afsnit 1.5
Anmodede sidste frist for spørgsmål jf. afsnit 1.4
Seneste besvarelse af spørgsmål jf. afsnit 1.4
Tilbudsfrist jf. afsnit 1.2
Beskrivelse af de under pkt. 1.9.1 - 1.9.4 beskrevne underkriterier

18 Listen kan ikke garanteres at være komplet i forhold til udbudsmaterialet eller de efterfølgende fremsendte fastlagte oplysnings- og dokumentationskrav

Bilag 6: Sociale og etiske hensyn samt socialt ansvar ‌

Generelle krav

Leverandøren skal ved opfyldelse af Rammeaftalen overholde FN´s Global Compact-principper, der er som følger:

Menneskerettigheder

❑ Leverandøren bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt proklamerede menne- skerettigheder indenfor Leverandørens indflydelsesområde.

❑ Leverandøren skal sikre, at Leverandøren ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighe- derne

Arbejdstagerrettigheder

❑ Leverandøren bør opretholde frihed til organisering og anerkende arbejdstagers ret til kollek- tive forhandlinger.

❑ Leverandøren bør støtte afskaffelsen af alle former for tvangsarbejde.

❑ Leverandøren bør støtte en effektiv afskaffelse af børnearbejde.

❑ Leverandøren bør støtte afviklingen af diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold.

Miljø

❑ Leverandøren bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer.

❑ Leverandøren bør tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed.

❑ Leverandøren bør opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier.

Anti-korruption

❑ Leverandøren bør modarbejde alle former for korruption, inklusiv økonomisk udnyttelse og bestikkelse.

I § 2 nedenfor oplistes de konventioner, erklæringer med videre, som Leverandøren skal over- holde.

Specifikke krav

§ 2, stk. 1 - Menneskerettigheder

Leverandøren skal i forbindelse med sin opfyldelse af Rammeaftalen overholde den til hver tid gældende lovgivning, herunder de i Danmark gældende konventioner/erklæringer, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, religion eller tro, hudfarve, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling.

Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Rammeaftalen overholde følgende grund- læggende konventioner og erklæringer:

❑ Den Europæiske Menneskerettighedskonvention (LB. nr. 750 af 19. oktober 1998)

❑ FN´s verdenserklæring om Menneskerettigheder (vedtaget den 10. december 1948)

Endvidere skal Leverandøren i Rammeaftalens varighed og for ydelser omfattet af Rammeaftalen overholde gældende lovgivning, herunder følgende:

❑ Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. (lovbekendtgørelse 1349 af

16. december 2008 med senere ændringer)

❑ Lov om etnisk ligebehandling (lov nr. 374 af 28. maj 2003 samt senere ændringer til denne)

❑ Bekendtgørelse af lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af race m.v. (lovbekendt- gørelse nr. 626 af 29. september 1987 med senere ændringer til denne)

§ 2, stk. 2 - Arbejdstagerrettigheder

Ved opfyldelsen af Rammeaftalen indestår Leverandøren for, at grundlæggende arbejdstagerret- tigheder, herunder følgende, overholdes:

❑ At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangs- arbejde – ILO-konvention nr. 29 og 105.

❑ At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod diskri- mination i ansættelsesforhold – ILO konvention nr. 100 og 111.

❑ At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anven- delse af børnearbejde – jf. ILO-konvention nr. 138 og 182.

❑ At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret – jf. ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.

❑ At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt – jf. ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN´s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 23, stk.3.

❑ At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt – jf. ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN´s verdenserklæ- ring om Menneskerettigheder artikel 24.

❑ At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt – jf. ILO-konvention nr. 155.

❑ Såfremt arbejdsforhold af den i Rammeaftalen omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken Leverandøren har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold, jf. ILO konvention nr. 94. Tilsva- rende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der hår fået overdraget dele af Rammeaftalen til udførelse.

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at sikre overholdelsen af grund- læggende arbejdstagerrettigheder, som fastlagt i princip 3, 4, 5 og 6 i FN´s Global Compact.

Leverandøren garanterer endvidere, at denne i Rammeaftalens varighed opfylder de for Ramme- aftalen gældende arbejdsmiljøkrav samt den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning.

§ 2, stk. 3 - Miljø

Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at medvirke til at værne om natur og miljø, som fastlagt i princip 7, 8 og 9 i FN's Global Compact.

Leverandørens forpligtelser i henhold til ovenfornævnte principper omfatter Leverandørens pligt til at overholde de i udbudsmaterialet fastlagte krav til produkters egenskaber, samt de evt. fast- lagte minimumskrav til miljø og energi. Leverandøren garanterer således, at denne i hele Ram- meaftalens varighed opfylder de for Rammeaftalen gældende miljøkrav, samt den til enhver tid gældende miljølovgivning.

Dokumentation

Leverandøren er forpligtet til i hele Rammeaftalens løbetid og inden for 20 arbejdsdage fra Fre- densborg Kommunes skriftlige anmodning herom, at fremskaffe og fremsende fyldestgørende

dokumentation for overholdelse af kravene i henhold til § 2. Fredensborg Kommune har ret til at fastsætte formkrav for, hvordan dokumentationen skal fremsendes.

Fyldestgørende dokumentation kan foreligge ved:

❑ Beskrivelse af praktiske tiltag:

Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overhol- delsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forplig- telser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag. Leverandøren er på Fredensborg Kommunes anmodning forpligtet til at deltage i opfølgende møder herom, herunder indberette opdaterede beskrivelser af praktiske tiltag

❑ Beskrivelse af resultatmålinger:

F.eks. kan standarder såsom Global Reporting Initiative's (GRI) Sustainability Reporting Guidelines anvendes, eller Leverandøren kan udarbejde en såkaldt "Communication On Pro- gress" (COP), der er offentliggjort på FN's Global Compact hjemmeside.

Leverandørens – og underleverandørens – omkostninger ved udarbejdelse og fremsendelse af dokumentation til Fredensborg Kommune, er Fredensborg Kommune uvedkommende.

Procedure ved begrundet mistanke om manglende overholdelse af kontraktvilkår

Såfremt der opstår begrundet mistanke om, at en eller flere af de i § 2 nævnte krav ikke er over- holdt, skal Leverandøren efter Fredensborg Kommunes skriftlige anmodning fremsende en skrift- lig redegørelse om det konkrete forhold. I den forbindelse skal Leverandøren dokumentere, under hvilke forhold og/eller metoder de varer og tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Ramme- aftalen, er tilvirket, samt fremsende fornøden dokumentation for, hvilke materialer, der indgår i opfyldelsen af Rammeaftalen.

Redegørelsen – samt den nævnte dokumentation – skal fremsendes til Fredensborg Kommune, således at redegørelsen og dokumentationen er Fredensborg Kommune i hænde senest 20 ar- bejdsdage efter, at Fredensborg Kommunes anmodning er fremsendt.

Leverandørens – og underleverandørens – omkostninger ved udarbejdelse og fremsendelse af redegørelse og dokumentation er Fredensborg Kommune uvedkommende.

Såfremt Leverandøren bliver bekendt med forhold ved Leverandørens udførelse af Rammeafta- len, som kan udgøre en overtrædelse af en eller flere af de i § 2 nævnte love, konventioner, er- klæringer og/eller øvrige krav, skal Leverandøren desuden uden unødig ophold underrette Fre- densborg Kommune herom.

Sociale tiltag:

Fredensborg Kommune arbejder aktivt for at skabe af et rummeligt arbejdsmarked.

Fredensborg Kommune ønsker løbende at blive orienteret om de af Leverandørens eventuelle tiltag, der kan bidrage til:

❑ Fastholdelse af personer på arbejdsmarkedet

❑ Forebyggelse af nedslidning af medarbejdere

❑ Integration af personer, der står uden for arbejdsmarkedet

Leverandøren skal deltage i mindst ét årligt statusmøde med Fredensborg Kommune, hvor det blandt andet drøftes, om og i givet fald hvordan både Fredensborg Kommune og Leverandøren kan optimere indsatsen for fastholdelse, forebyggelse og integration.

Document Metadata

Table of Contents

Udbud af rengørings- og vinduespoleringsservice

Document Metadata