Bilag 5
Bilag 5
Implementering
Drift af Bøgeskovhus 2024
Indholdsfortegnelse
1.1 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere 3
1.1.1 Virksomhedsoverdragelse 3
1.1.2 Omfattede medarbejdere 4
1.1.3 Medarbejdernes kompetencer 4
1.1.5 Information til medarbejderne ved evt. overdragelse 5
1.2 Indbo og inventar samt forbrugsartikler 8
1.3 IT-udstyr, internet m.m. 8
I forbindelse med overtagelsen af driften af Bøgeskovhus vil der være en række opgaver, der skal varetages i samarbejde mellem Aarhus Kommune, nuværende leverandør og kommende leverandør.
Den væsentligste opgave er virksomhedsoverdragelsen af de fastansatte medarbejdere, der hidtil har varetaget opgaverne. Det er væsentligt for Aarhus Kommune, at kommunen og leverandøren i samarbejde får sikret en god proces, så medarbejderne oplever en gnidningsfri og tryg overgang til deres nye arbejdsgiver.
Samarbejdet vil involvere den nuværende private leverandør Forenede Care.
1.1 Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere
Dette afsnit beskriver de forpligtelser og vilkår, leverandøren skal opfylde ved overtagelse af de fastansatte medarbejdere fra den afgående private leverandør.
Leverandøren er forpligtet til at tilbyde medarbejderne beskæftigelse på de i dette afsnit anførte vilkår.
Opmærksomheden henledes på, at eventuelt timelønnede medarbejdere hos den afgående leverandør ikke er omfattet af virksomhedsoverdragelsen.
Aarhus Kommune har besluttet, at Virksomhedsoverdragelsesloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2020 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer, finder anvendelse som aftalevilkår, uanset om loven efter en selvstændig fortolkning ikke måtte finde anvendelse på overtagelsen af de pågældende medarbejdere.
For eventuel opgaveovergang, der løbende finder sted i kontraktperioden, finder lov om virksomhedsoverdragelse kun anvendelse, såfremt loven efter en konkret fortolkning er gældende.
Leverandøren indtræder jf. Virksomhedsoverdragelsesloven umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser, der består på overdragelsestidspunktet i henhold til kollektiv overenskomst og aftale, bestemmelser om løn- og arbejdsforhold og eventuelle individuelle aftaler om løn- og arbejdsforhold.
Pr. 31. januar 2024 omfatter det fastansatte personale hos den private leverandør 83 medarbejdere inkl. plejecenterleder, der varetager de af kontrakten omfattede ydelser, svarende til 63 fuldtidsstillinger. Gennemsnitsalderen blandt medarbejderne er 45 år, og den gennemsnitlige anciennitet ligger på 4 år og 4 måneder. Sygefraværsprocenten har i 2023 gennemsnitlig ligget på 5,5% inkl. ”barn syg” sygedage.
De samlede lønudgifter inklusiv frit valg og merarbejde til det fastansatte personale inkl. centerleder udgjorde i 2023 cirka 29,7 mio. kr. og den gennemsnitlige lønudgift til et årsværk var på 39.340 kr. pr. måned.
Derudover har der i 2023 været omkostninger til:
• Interne timelønnede og eksterne vikarer på 5,5 mio. kr.
• Arbejdsgiverbetalte ydelser (ATP, AUD, DA-barsel, virksomhedens andel af pension, øvrige sociale ydelser) på 4,1 mio. kr.
Leverandøren overtager de fastansatte medarbejdere fra det aftalte tidspunkt og på de vilkår, der fremgår af dette dokument m.fl.
Der gøres opmærksom på, at der ikke kan stilles garanti for, at sammensætningen og antallet af fastansatte medarbejdere, der virksomhedsoverdages, vil være det samme på overtagelsestidspunktet, som oplyst i ovenstående.
Senest den 1. juli 2024 modtager leverandøren opdateret oversigt med oplysninger for de fastansatte medarbejderne, der er omfattet af virksomhedsoverdragelsen.
1.1.3 Medarbejdernes kompetencer
De fastansatte medarbejderne (excl. ledergruppen), der beskæftiger sig med pleje og sygepleje, fordeler sig pr. 31/1-24 uddannelsesmæssigt på faglært/ufaglært jf. nedenstående.
• Faglært ca. 95%
• Ufaglært ca 5%
Af de fastansatte faglærte medarbejdere, der er beskæftiget med plejeopgaver, udgør SPL 7%, SSA 34%, SSH 52% og øvrige faggrupper 7%.
95% af SSA, SSH og ufaglærte medarbejdere varetager rengøringsopgaver.
Der påhviler leverandøren en forpligtelse til at sikre, at de fastansatte medarbejderes kompetencer er på et konstant højt niveau, og at de gennem kontraktperioden som minimum er på højde med niveauet ved opstart af kontrakten.
Fordelingen på hhv. faglært/ufaglært for timelønnede medarbejdere, der varetager pleje, er den private leverandør ikke forpligtiget til at oplyse, da disse ikke virksomhedsoverdrages.
Der benyttes 30 timer ugentligt på planlægning og ca. 85 timer ugentligt på administrative opgaver.
Køkkenet har sin egen bemanding.
De forhandlingsberettigede faglige organisationer er FOA og DSR.
Pr. februar 2024 benyttede den afgående leverandør følgende overenskomster:
• Pleje og omsorg overenskomst indgået mellem DI overenskomst II (SBA og DSV) og FOA.
• Fys og ergo overenskomst mellem DI og ergoterapeutforeningen og Danske fysioterapeuter.
• Kantineoverenskomst for gastronomer og medarbejdere i kantiner og diner transportable indgået mellem DI overenskomst II (SBA) og 3F Privat Service, Hotel og Restauration.
• Sygeplejeoverenskomst, basisoverenskomst indgået mellem DI overenskomst II (SBA) og Dansk Sygeplejeråd.
For uddybning af overenskomsterne henvises til organisationernes hjemmesider.
1.1.5 Information til medarbejderne ved evt. overdragelse
Den afgående leverandør har i samarbejde med Aarhus Kommune, i god tid inden overdragelsen, orienteret de fastansatte medarbejdere om overdragelsen, herunder årsag, tidspunkt og vilkår samt de fastlagte frister for tilkendegivelse af kommende arbejdstilhørsforhold.
Den afgående leverandør har desuden indledt de nødvendige forhandlinger med medarbejdernes repræsentanter og/eller de berørte medarbejdere med henblik på at nå frem til de nødvendige aftaler.
Med det formål at sikre en tryg og rolig overgang til leverandøren er den afgående leverandør indstillet på at medvirke ved fællesmøder mellem de faglige organisationer, leverandøren og medarbejderne.
Den afgående leverandør er desuden indstillet på sammen med de faglige organisationer at indgå i et beredskab i forhold til leverandøren med henblik på at løse eventuelle problemer, der måtte opstå.
I det omfang, den nye leverandør har behov for at orientere medarbejdere, der skal overdrages til leverandøren, stilles medarbejderne frit til at deltage i sådanne informationsaktiviteter i nødvendigt omfang. Dette aftales konkret mellem afgående og tiltrædende leverandør.
Den afgående leverandør hæfter i det indbyrdes forhold over for leverandøren for opfyldelse af samtlige forpligtelser, der påhviler afgående leverandør indtil overtagelsesdagen, forventet den 1. september 2024 kl. 08.00.
Medmindre andet aftales skriftligt, sørger afgående leverandør for, at disse forpligtelser opfyldes inden overtagelsesdagen.
Ved overtagelsen af de fastansatte medarbejdere er leverandøren berettiget til at få dokumenteret, at løn og andre forpligtelser er honoreret fuldt ud af afgående leverandør.
Leverandøren hæfter for alle forpligtelser fra overtagelsesdagen.
Ved ophør af nærværende kontrakt hæfter leverandøren for eventuelle restancer over for kommunen eller en af kommunen udpeget tredjemand.
Afgående leverandør udarbejder skæringsopgørelse, som skal indeholde alle reguleringer parterne imellem, herunder feriepenge, afspadsering, overtidsbetaling m.v.
Tilgodehavende ferietimetal pr. overtagelsesdagen vedrørende samtlige skyldige feriepenge og feriefridagstimer oplyses, og feriegodtgørelse samt feriefridage overføres til leverandøren over skæringsopgørelsen, svarende til, hvad godtgørelsen ville udgøre ved fratrædelse.
Det samme gælder feriegodtgørelse og godtgørelse for feriefridage for det kommende ferieår samt særlig feriegodtgørelse.
Refusion foretages ikke for eventuelle rettigheder vedrørende potentiel fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a.
Krav, der rejses mod, eller sager, der anlægges mod afgående leverandør eller leverandøren efter overdragelsen, men som vedrører krav, der er opstået inden kontraktens ikrafttræden, er leverandøren uvedkommende, og afgående leverandør er forpligtet til at holde leverandøren skadesløs for ethvert krav i forbindelse hermed.
Parterne er forpligtet til straks at gøre hinanden bekendt med sådanne krav eller sagsanlæg.
Ved kontraktens ophør overdrages varetagelsen af de af kontrakten omfattede ydelser til kommunen eller en af denne udpeget tredjemand.
Leverandøren er efter påkrav (løbende, i forbindelse med genudbud og/eller i forbindelse med ophør af kontrakten af anden årsag) forpligtet til at overdrage kommunen eller den udpegede tredjemand alt nødvendigt materiale vedrørende medarbejderne, herunder personaleoplysninger.
Indholdet og omfanget af de pågældende oplysninger skal som minimum svare til indholdet og omfanget af de oplysninger, der blev stillet til leverandørens rådighed i forbindelse med overdragelsen. Overdragelsen af oplysninger er vederlagsfri for kommunen eller den udpegede tredjemand.
Kommunen er i forbindelse med opgavens eventuelle genudbud berettiget, men ikke forpligtet til, at lade medarbejdere, der er beskæftiget med opgavens udførelse, indgå i eventuelt genudbud. Leverandøren skal i givet fald bistå med tilvejebringelse af enhver oplysning om medarbejderforhold af tilsvarende art, som de der er stillet til rådighed for leverandøren ved nærværende udbud.
Leverandøren må ikke ændre løn- og ansættelsesvilkår for medarbejdere beskæftiget med den udbudte ydelse i de sidste 6 måneder før ophør af kontrakten, medmindre der er tale om generelle reguleringer som følge af overenskomstmæssige forpligtelser.
Leverandøren hæfter ved ophør af kontrakten over for kommunen eller en af denne udpeget tredjemand for opfyldelse af samtlige forpligtelser vedrørende de omfattede medarbejdere, der påhviler leverandøren indtil overtagelsesdagen.
Medmindre andet aftales skriftligt skal leverandøren sikre, at disse forpligtelser opfyldes inden overtagelsesdagen.
1.2 Indbo og inventar samt forbrugsartikler
Aarhus Kommune vil i august 2024 udarbejde oversigt og fotodokumentation af det indbo og inventar på Bøgeskovhus, der overdrages til leverandøren ved opstart af kontrakten.
Forbrugsartikler
I tilfælde af, at der forefindes et større lager af forbrugsartikler på Bøgeskovhus, vil leverandøren blive tilbudt at overtage lageret fra den afgående leverandør. Pris for overtagelsen af lageret aftales direkte mellem afgående og tiltrædende leverandør samt afregnes mellem disse.
Eventuel overtagelse af lageret er ikke omfattet af nærværende udbud.
Som beskrevet i bilag 1, afsnit 8.1 skal leverandøren sikre tilstedeværelse af det for drift af Bøgeskovhus nødvendige IT-udstyr i form af pc (stationære/bærbare), tablets, smartphones, kopi- og printudstyr m.m. Tablets købes ved Aarhus Kommune, og udskiftes efter aftale med Aarhus Kommune.
Leverandøren skal indsende en række specificerede oplysninger til Aarhus Kommune for oprettelse af bruger adgang til alle medarbejderne således, at disse kan tilgå relevante IT-systemer, kommunes intranet samt få oprettet mail- og kalenderkonto.
Leverandøren skal desuden sikre, at der forefindes et hovednummer til brug for borgere, pårørende m.fl. samt et antal direkte telefonnumre til brug for Aarhus Kommunes medarbejdere.
I umiddelbar forlængelse af kontraktens indgåelse skal der iværksættes en række kommunikationsaktiviteter som f.eks., men ikke begrænset til, udsendelse af pressemeddelelse om den indgåede kontrakt, udsendelse af brev til borgere og pårørende på Bøgeskovhus mm.
Det er således vigtigt, at leverandøren har materiale som f.eks. brochure om sin virksomhed og sine ydelser udarbejdet. Omkostninger til informationsmaterialer skal være indeholdt i de tilbudte priser.
Kommunikationsaktiviteterne vil blive planlagt i forbindelse med indgåelse af kontrakten og gennemført i samarbejde mellem Aarhus Kommune og leverandøren.
Aarhus Kommune forventer, at der holdes møder f.eks. hver 14. dag i perioden fra indgåelse af kontrakten til opgavestart for drøftelse af status i forhold til implementeringsaktiviteterne og håndtering af evt. opståede problemer.
Den endelige mødefrekvens fastlægges i samarbejde mellem Aarhus Kommune og leverandøren i forbindelse med indgåelse af kontrakten.
Omkostninger til deltagelse i møder skal være indeholdt i de tilbudte priser.