COWI A/S

Museernes Udgravningsdata (MUD)

Validering af journalnumre og genstandsnumre samt eksport til Regin

Kravspecifikation og tilbud version 3.2

Delaftale 8

COWI A/S

Xxxxxxxxxxx 0

2800 Kongens Lyngby

Telefon 00 00 00 00

Telefax 45 97 22 12 xxx.xxxx.xx

Indholdsfortegnelse

1 Indledning 1

2 Journalnumre 2

2.1 Format 2

2.2 Eksempler på validering 3

2.3 Eksempler på sortering 4

3 Genstandsnumre 4

4 Fund til fund relation 5

5 Indtastning af fund relationer 6

6 Regin integration og beretningstekst 8

6.1 Konfiguration 8

6.2 Tekniske forbehold 9

7 Beretningsudskrift 10

8 Udviklingsproces 10

Afsnit 9-10 udeladt af denne udgave!!

1 Indledning

Dette dokument indeholder kravspecifikation og tilbud på en række udvidelser til MUD systemet.

Første del af dokumentet er specifikation af de udvidelser, MUD ønsker i for- hold til validering af journalnumre og genstandsnumre, for at kunne understøtte eksisterende nummereringspraksis ved flere museer.

Anden del af dokumentet er specifikation af en række yderligere konfiguratio- ner, der skal føjes til Regin eksporten. En administrator skal kunne vælge, hvordan journalnumre og angivelser overføres til Regin.

Sidste del af dokumentet er COWIs tilbud på implementering af disse udvidel- ser.

Dokumentnr. 1.0

Version 3.2

Udgivelsesdato 24-05-2011

Udarbejdet ASBR

Kontrolleret KSBA/ASBR

Godkendt KSBA

Specifikationerne er udarbejdet på baggrund af information fremsendt af Car- xxxx Xxxxxxx, MUD pr. 8. november 2010 samt specifikationsmøde afholdt 9. november 2010 med deltagelse af Xxxxxxx Xxxxxxx, MUD og Xxxx Xxxxx, COWI.

2 Journalnumre

MUD systemet validerer journalnumre ud fra en række ret strikse regler. Grun- den til den strikse validering er, at man ønsker at kunne sortere journalnumre korrekt, uden at tillade foranstillede nuller. Hvis man tillader foranstillede nul- ler, vil systemet tillade TST5 og TST05 som to forskellige journalnumre, hvil- ket giver risiko for fejl.

I dette afsnit beskrives, hvordan journalnummervalideringen kan udvides, så man håndterer sortering og foranstillede nuller med mindst mulig risiko for fejl, og samtidig understøtter den nummereringspraksis, der anvendes på museerne i dag.

2.1 Format

MUD har gennemført en analyse af journalnummerserier ved en række af de deltagende museer. Analysen viser, at følgende format vil understøtte alle del- tagende museer, men meget få tilretninger i eksisterende praksis.

[Akronym][Subakronym][Løbenummer][Separator][Subløbenummer]

Validering af formatet for hvert element fremgår af denne tabel.

Element	Datatype	Obligatorisk	Sortering	Validering
Akronym	3 karakterer	Ja	Alfabetisk	Det officielle muse- umsakronym. Syste- met vælger automa- tisk akronymet for den institution, bru- geren er logget ind under.
Subakronym	0-3 bogstaver	Nej	Alfabetisk	Der kan kun indtastes store bogstaver fra det danske tegnsæt, (A-Å).
Løbenummer	1-5 cifre	Ja	Numerisk	Der kan kun indtastes cifre. Foranstillede nuller fjernes.
Separator	1 tegn	Ja, hvis subløbe-	Sorteres	Et af følgende tegn: Kolon, bindestreg

		nummer er udfyldt.	ikke	eller skråstreg.
Subløbe- nummer	0-5 karakterer	Nej	Alfabetisk	Store og små bogsta- ver fra det danske tegnsæt, a-å og A-Å, samt cifre 0-9. Feltet behandles som tekst og foranstillede nul- ler fjernes ikke.

2.2 Eksempler på validering

Valideringsreglerne illustreres i dette afsnit af en række eksempler på, hvad der kan valideres og hvad der ikke kan.

Disse journalnumre vil være tilladt.

Journalnummer	Note
FHM123	Samme format som anvendes i MUD i dag, be- stående af akronym og løbenummer.
OBMFM123	Journalnummer fra OBM suppleret med suba- kronymet FM. Løbenummer skal angives.
OBMFSA123	Subakronymet kan bestå af 1-3 karakterer.
KAM12345-001	Der kan indtastes subløbenummer. Foranstillede nuller fjernes ikke fra subløbenummer.
KHM12345/321	Der er mulighed for forskellige separatorer mel- lem løbenummer og subløbenummer.
FHM123-A	Subløbenummer kan indeholde bogstaver.
OBMFSA12345-ABCDE	Journalnummer med alle elementer udfyldt.

Disse journalnumre vil ikke være tilladt.

Journalnummer	Note
OBM00005-003	Foranstillede nuller vil automatisk blive fjernet fra

løbenummer, så det vil blive til OBM5-003.
HOMABCD4	Subakronym kan maksimalt bestå af tre bogstaver.
MHO5;8	Semikolon er ikke en godkendt separator.
MHO5-	Separator kan kun medtages, hvis subløbenummer er udfyldt.
TAK123AA	Subløbenummer kan ikke medtages, når der ikke an- gives en separator.
OBM5-5 i samme database som OBM5:5	Separatoren betragtes ikke som en del af journalnum- meret. Hvis to numre kun adskiller sig ved separato- ren, vil systemet ikke acceptere dem begge.

2.3 Eksempler på sortering

Nogle dele af journalnummeret sorteres alfabetisk, mens andre dele sorteres numerisk. I tabellen herunder ses udvalgte eksempler på, hvordan journalnumre vil blive sorteret efter de nye regler.

Sortering	Note
OBMFB9 OBMFS1	Der sorteres på subakronym inden der sorteres på løbenum- mer.
HOM3 HOM12	Løbenumre sorteres numerisk.
HOM100-12 HOM100-3	Subløbenumre sorteres alfabetisk. Hvis man anvender numeri- ske subløbenumre, skal der indsættes foranstillede nuller, for at opnå korrekt sortering.
HOM100-03 HOM100-12	Subløbenummer sorteres alfabetisk.

3 Genstandsnumre

For at kunne håndtere en nummereringspraksis, hvor fund nummereres inden- for de enkelte anlæg, skal genstandslisten udvides, så alle genstande identifice- res af to angivelser, sådan som det kendes fra fotolisten.

.

Felterne vil blive navngivet primær og sekundær angivelse. Det er kun den primære angivelse der skal angives, således at identifikation af et fund ved et enkelt X-nummer stadig er tilladt.

Derudover kan man vælge at indtaste en sekundær angivelse. Hvis man num- mererer fund indenfor de enkelte anlæg, vil man indtaste anlægsnummeret som primær angivelse og fundnummeret som sekundær angivelse, således at fund X5 fra anlæg A9 vil blive registreret som A9_X5.

Sekundær angivelse kan også bruges ved opsplitning af fund, f.eks. i forbindel- se med konservering; hvis eksempelvis fund X30 opsplittes i tre dele under konservering, kan de tre dele registreres som 1-3 i sekundær angivelse, hvoref- ter fundene vil være registreret som X30_1, X30_2 og X30_3.

Både primær og sekundær angivelse vil tillade samme serier og sortering som det kendes fra MUD angivelserne i dag, dvs. alfabetisk, numerisk eller et bog- stav + numerisk

Bemærk, hvis man både nummererer fund indenfor anlæg og opdeler fund un- der konservering, er to angivelser ikke nok.

4 Fund til fund relation

MUD databasen udvides med relationer fra fund til fund, på samme måde om det kendes fra lag-listen. Relationen fra fund til fund er symmetrisk, hvilket vil sige, at man registrerer koblingen mellem to fund uden yderligere information om, hvorfor og hvordan de to fund er relateret.

5 Indtastning af fund relationer

Da fund identificeres af to angivelser, indtastes relationer som

[primær angivelse]_[sekundær angivelse]

Hvis der ikke er indtastet en værdi i sekundær angivelse, skal separatorkarakte- ren (underscore) udelades jf. nedenstående eksempler.

Primær angivelse	Sekundær angivelse	Indtastning i relationsfeltet	Note
X1		X1	Hvis sekundær angivelse ikke er ud- fyldt, udelades separatorkarakteren.
A1	X1	A1_X1	Separator medtages
X1	2	X1_2	Separator medtages

Hvis man ønsker at indsætte relationer til alle sekundære angivelser under en primær angivelse, kan den primære angivelse + separator indtastes. Givet en fundliste med disse poster:

Primær angivelse	Sekundær angivelse
X1

X2
X2	1
X2	2
X3
A1	X10
A1	X11
A1	X12
X20	1
X20	2
X20	3

Vises her en række eksempler på tilladte og ikke tilladte indtastninger i fundre- lation.

Indtastning i relationsfeltet	Fortolkning	Note
X1	X1	Sekundær angivelse anvendes ikke.
X1-X3	X1,X2,X2_1,X2_2,X3	Sekvens af primære angivelser. Alle sekundære angivelser med- tages automatisk.
X20	Fejl	Der findes ikke et fund, der kun er identificeret af primær angi- velse X20.
X20_	X20_1,X20_2,X20_3	Alle undernumre til X20 indsæt- tes.
A1	Fejl	Der findes ikke et fund, der kun er identificeret af primær angi- velse A1.
A1_	A1_X10,A1_X11,A1_X12	Alle undernumre til A1 indsæt-

tes.

Denne metode til fortolkning af fundrelationer vil blive implementeret alle de steder i applikationen, hvor relationer til fund optræder; dvs. i anlægs-, lag-, fund-, foto-, og tegningslisten.

Separatoren mellem primær og sekundær angivelse er altid ”_” (underscore). Separatoren kan ikke udelades eller ændres, da man ikke vil kunne kende for- skel på f.eks. X12_2 og X122 hvis separatoren udelades eller A2_X1 og A2_1 hvis separatoren sættes til ”X”.

6 Regin integration og beretningstekst

I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt, at man kan sammensætte f.eks. journal- nummer og fundnumre, inden data sendes til Regin eller indsættes i beretnings- teksten.

I de næste to afsnit beskrives de konfigurationsmuligheder, de enkelte museer vil få stillet til rådighed, samt nogle af de udfordringer, der gør sig gældende når man senere retter på disse indstillinger.

6.1 Konfiguration

I administrationsmodulet kan administratorer for de enkelte museer opsætte, hvordan journalnumre og angivelser skal vises, når der genereres beretninger eller eksporteres til Regin. Konfigurationsmulighederne er illustreret i figuren herunder og yderligere uddybet i tabellen.

En konfiguration dækker et helt museum, det er altså ikke muligt at lave indivi- duelle indstillinger pr. sag.

Funktion	Note
Medtag akronym	Medtager akronym og evt. subakronym i journalnumre.
Medtag journalnummer	Medtager løbenummerdelen af journalnummeret. Løbe- nummeret inkluderer både løbenummer og evt. separator og subløbenummer.
Separator	Hvis man sætter akronym og/eller journalnummer foran an- givelse, kan man adskille journalnummer og angivelse med dette tegn. F.eks. kan tegning 10 i journalnummer TST1234 vises som TST1234T10 hvis T vælges som separator.
Antal cifre	Hvis man anvender numeriske angivelser, f.eks. rene tal el- ler X-numre, kan man med denne indstilling automatisk indsætte foranstillede nuller ved eksport. Hvis man indstiller tegning til 2 cifre, vil T5 blive til T05. T123 vil i dette til- fælde forblive uændret. Alfabetiske angivelser vil ikke blive påvirket af denne ind- stilling.

6.2 Tekniske forbehold

Hvis der rettes i ovenstående konfiguration af Regin formatet, vil ændringerne først slå igennem ved efterfølgende overførsler fra MUD til Regin; alle eksiste- rende data i Regin ændres ikke.

Da MUD bruger angivelsen til at identificere, om en post allerede er overført til Regin, og dermed om posten skal indsættes eller opdateres, vil der opstå duble- rede data i Regin, hvis man retter på nummerkonfigurationen efter at data er overført.

Hvis man eksempelvis overfører X1 i sagen TST1 uden nogen specielle indstil- linger, vil fundet blive oprettet i Regin som X1. Hvis man efterfølgende vælger at overføre journalnummer sammen med alle fund, vil MUD undersøge om TST1X1 findes i Regin, og da det ikke er tilfældet, indsættes posten på ny.

Herefter findes både X1 og TST1X1 i Regin.

7 Beretningsudskrift

Der tilføjes en ekstra indstilling ved beretningsudskrift, hvor brugeren kan væl- ge at anvende ”specialformatet”, som defineret ovenfor, på alle objekter i be- retningen.

Hvis brugeren vælger at bruge et specielt nummerformat i beretningen, vil dette format blive anvendt alle steder i beretningen, dvs. både i lister, beskrivelser og relationer.

8 Udviklingsproces

Ved opstart af udviklingsforløbet, vil der blive opsat en testinstallation af hele MUD systemet, der kan anvendes til at afprøve og godkende de nye funktioner inden de sættes i drift. De nye funktioner vil løbende blive lagt på testmiljøet, så MUD kan følge udviklingen og løbende godkende funktionaliteten. Der vil desuden blive udarbejdet en tidsplan, der beskriver i hvilken rækkefølge de nye funktioner implementeres og hvornår de er klar til test.

Den nye version sættes først i drift, når alle nye funktioner er testet og god- kendt.