Notat vedrørende IKT-aftale dokumentpakke

Regionshuset

Viborg

Sundhedsplanlægning

3. Kontor

Skottenborg 26 DK-8800 Viborg Tel. x00 0000 0000

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx xxx.xxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Notat vedrørende IKT-aftale dokumentpakke

Formål og anvendelsesområde

IKT-aftalen er en pakke af dokumenter, som tilsammen beskriver og definerer byggesagens IKT-ydelser og IKT-specifikationer. IKT-aftalen følger Bekendtgørelse om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i offentligt bygger BEK nr. 118 af 06/02/2013.

Bekendtgørelsen giver regler for bygherrens håndtering af IKT i offentlige byggeprojekter, herunder om- og tilbygning, renovering og vedligehold samt anlæg i tilknytning hertil, med en række tærskelværdier:

§ 1. Bekendtgørelsen gælder for opførelse af byggeri, om- og tilbygning af byggeri, renovering og vedligehold af byggeri samt anlæg knyttet hertil ved:

1) Byggeri med staten som bygherre med en anslået entreprisesum på 5 mio. kr. ekskl. moms eller derover.

2) Byggeri med en anslået entreprisesum på 5 mio. kr. ekskl. moms eller derover, der helt eller delvist finansieres ved lån eller tilskud fra staten på mindst 50 pct.

3) Byggeri med en anslået entreprisesum på 5 mio. kr. ekskl. moms eller derover til brug for institutioner, hvis drift betales af staten, når tilskuddet udgør mindst 50 pct. af driften.

4) Byggeri med region og kommune som bygherre med en anslået entreprisesum på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover.

5) Byggeri med en anslået entreprisesum på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover, der helt eller delvist finansieres ved lån eller tilskud fra region og kommuner, på mindst 50 pct.

6) Byggeri med en anslået entreprisesum på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover til brug for institutioner, hvis drift betales af region og kommuner, når tilskuddet udgør mindst 50 pct. af driften.

Dato 06.10.2017

Xxxxx Xxxxxxxx Tel. x00 0000 0000

Xxxxx.Xxxxxxxx@xxxx.xx.xx

Side 1

I langt de fleste tilfælde er det pkt. 4, som er gældende for Region Midtjyllands byggeprojekter, hvorved der gælder en tærskelværdi på 20 mio. kr.

Formålet med IKT-aftalen er at sikre at de stillede krav til os, som offentlig bygherre, opfyldes. Imidlertid er det også et væsentligt formål at sikre at projektmaterialet lever op til de krav vi stiller og har en tilstrækkelig kvalitet.

Med 3D projekteringen oplever vi desværre at der optræder betydelige mængder af fejl, udeladelser og koordineringsproblemer i det udarbejdede materiale. Dette skyldes ikke nødvendigvis manglende evner hos de projekterende, men er ofte et resultat af mangelfuld projekteringsledelse og koordinering mellem fagene.

I Region Midtjylland har vi besluttet at indføre programmet MainManager som regionens drift- og vedligeholdelsessystem. Dette medfører yderligere krav til det udarbejdede og ikke mindst afleverede projektmateriale.

Undervejs i byggeriernes opførelse sker der tilretninger, justeringer og ændringer i den praktiske udførelse som resultat af change requests eller af praktiske bygbarhedshensyn eller måske som resultat af fejl fra håndværkere og entreprenørers side. Derfor optræder der uoverensstemmelser mellem projektmaterialet og det endelige fysiske byggeri, som det er meget væsentligt at dokumentere af hensyn til den fremtidige drift og vedligeholdelse. Derfor er det væsentligt at stille krav til de projekterendes tilretning af projektmaterialet og aflevering af as-built materiale.

Her ud over er der en lang række forhold omkring kommunikation, dokumentation og beslutninger undervejs i processen, som det er væsentligt at fastholde og strukturere og endelig er der mangler, afleveringsforretningen og de sædvanlige gennemgange efter ibrugtagning.

Alle disse forhold er det væsentligt at have en afklaring af og en fast struktur på, så de involverede parter ikke er i tvivl om hvad der forlanges af dem og så man ikke efterfølgende kan fralægge sig ansvar.

IKT-aftalen er netop rammen omkring de aftaler, der indgås mellem parterne. Dokumenterne har en struktur hvorved man, som bygherre, kan til- og fravælge elementer af aftalen efter ønske og behov, men det anbefales at fastholde de valg som er markeret i paradigmet.

IKT-aftalen består af fem dokumenter, samt fire bilag. Bemærk at sort tekst er standarddokumentets tekst, rød tekst er Region Midtjyllands tilføjelser og at orange tekst skal redigeres projektspecifikt. I ydelsesspecifikationen forekommer grå tekst, hvor det pågældende krav ikke er tilvalgt. Såfremt kravet tilvælges skal tekstfarven ændres til sort.

IKT-aftale – Ydelsesspecifikation

Dokumentet er hoveddokument i aftalen. Det er i dette dokument at det specificeres hvilke ydelser parterne skal levere. Ydelserne gennemgås i hovedtræk idet der henvises til aftalens øvrige dokumenter for specifikke krav til de enkelte ydelsesområder.

Informationerne i dokumentet skal gøres projektspecifikke.

IKT-teknisk kommunikationsspecifikation

Dokumentet specificerer i detaljer hvordan dokumenter skal udveksles mellem parterne, hvilke formater der skal anvendes og hvordan strukturen for arkivering på projektweb skal foregå.

Formålet med den detaljerede specifikation er at sikre overblikket over de mange tusinde dokumenter, som kan udgøre det samlede materiale på et enkelt projekt, og at disse kan genfindes. Endvidere fremgår det hvordan emails håndteres og hvordan aftaler dokumenteres og bekræftes såfremt disse i første omgang indgås uformelt.

Informationerne i dokumentet skal gøres projektspecifikke.

IKT-teknisk CAD-specifikation

Dokumentet beskriver i detaljer hvordan modeller og tegninger skal opbygges, struktureres og modelleres. Det er væsentligt at alle rådgivere har samme udgangspunkt og at modellerne udføres efter, på forhånd veldefinerede, regler og metoder for at sikre at materialet indeholder de informationer vi ønsker i en kvalitet vi kan bruge og med en korrekt og anvendelig struktur.

I dokumentet specificeres endvidere hvilke krav vi stiller til kvaliteten af modellerne. Det omfatter blandt andet hvor ofte man skal foretage konsistens- og kollisionskontroller, hvor ofte modellerne skal udveksles og hvilke informationsniveauer modellerne skal have i den givne fase af projektet.

Informationerne i dokumentet skal gøres projektspecifikke.

IKT-teknisk udbudsspecifikation

Dokumentet beskriver hvilke regler der gælder for udbudsdokumenter, som baseres på de udarbejdede bygningsmodeller. Det specificeres således hvordan der skal opmåles, hvordan mængder skal udtrækkes og hvordan tilbudslister skal opstilles.

Informationerne i dokumentet skal gøres projektspecifikke.

IKT-teknisk afleveringsspecifikation

Det sidste egentlige dokument i pakken beskriver hvordan byggesagens dokumentation skal afleveres i forbindelse med projektets færdiggørelse. Dokumentationen omfatter såvel tegninger og beskrivelser som produktdata for de anvendte bygningskomponenter.

Det er vigtigt at understrege at det afleverede materiale skal kunne anvendes i MainManager med så lidt tilretning som muligt fra Region Midtjyllands side, men det er næppe forventeligt at modeller kan indsættes i MainManager direkte fra rådgiverne uden bearbejdning.

Bygningsdelsinformation kan afleveres på alle tænkelige niveauer, men det er ikke al information, som er ønskelig. Nogle komponenter kræver løbende og nødvendig vedligeholdelse, eksempelvis ventilationsanlæg. Andre er det komplet unødvendigt at vide noget særligt om, eksempelvis funderingspæle, da disse alligevel ikke kan vedligeholdes. Til det brug er der blandt andet indsat en række skemaer, som indikerer vedligeholdelsesniveauer og det deraf følgende dokumentationsniveau. Skemaerne tjener til at vejlede og har til formål at sikre den nødvendige dokumentation på det rigtige niveau for den givne bygningsdel.

Informationerne i dokumentet skal gøres projektspecifikke.

Bilag

Der vedlægges fire bilag.

B1 – Projektorganisation

Bilaget udfyldes med de relevante navne, kontaktinformationer og funktioner for projektet. Nogle projekter vil have et omfang, hvor ikke mange af felterne vil komme i brug mens andre vil være så store at organisationerne er betydelige og omfattende. Imidlertid forenkler det anvendelsen af dokumentpakken at der primært henvises til bilaget i hoveddokumenterne af hensyn til fleksibiliteten i sammenhæng med projekternes størrelser og kompleksitetsgrad.

Informationerne i skemaet skal gøres projektspecifikke.

B2 – Fil- og mappestruktur

Skemaet angiver den mappestruktur, som skal anvendes på det projektspecifikke projektweb. I skemaet er angivet hvilke dokumenter der typisk placeres i hvilke mapper og hvem der har ejerskab til de dokumenter, som nævnes i eksemplerne. Informationerne i skemaet skal gøres projektspecifikke.

B3 – Objektegenskaber CCS

I skemaet indikeres egenskabsklassen for de angivne bygningsdele. Egenskabsklassen henviser til klassificeringen i IKT-teknisk afleveringsspecifikation og har til hensigt at sikre den rigtige og nødvendige detaljeringsgrad af de enkelte objekter i modellerne og deres medfølgende data. Informationerne i skemaet skal gøres projektspecifikke.

B4 – Bygningsmodelspecifikation

Skemaerne gennemgår informationsniveauerne for modeller i de enkelte faser og for de enkelte fag i projekteringen. Informationsniveauerne er væsentlige af hensyn til fleksibiliteten og den lethed hvormed man kan håndtere og redigere modellerne. Der er med andre ord ikke brug for at vide eksempelvis fabrikatet på radiatortermostaterne når projektet er i dispositionsforslagsfasen.

Det er vigtigt at understrege at dokumentpakken er et paradigme, som skal tilpasses det enkelte projekt og de forhold der gælder for dette. Mange punkter i dokumenterne kan være væsentlige i nogle og uvæsentlige i andre projekter. Derfor er der noget arbejde med at få aftalen gjort færdig, men dokumenterne danner et grundlag, som gælder for mange projekter og har til formål at der ikke glemmes eller udelades væsentlige forhold i aftalerne.

Informationsniveauer

Informationsniveau betegner i dokumenterne den detaljeringsgrad, som et bygningsobjekt, en bygningsmodel og egenskabsdata har tilknyttet. Informationsniveau er væsentligt for ikke at over- eller underdetaljere modellerne i forhold til den fase eller anvendelse som modellerne har.

Det vigtigste formål med specifikationerne er ikke at beskrive i detaljer hvordan der skal arbejdes med 3D projekteringen. Specifikationerne skal ikke være en byrde for nogen part, men derimod et værdiskabende værktøj til at sikre kvaliteten af leverancen.

Region Midtjylland har behov for brugbare bygningsmodeller til den efterfølgende drift, men brugbar betyder ikke at alle detaljer skal være til stede. Derfor angives i Bilag B4 hvilket informationsniveau der skal leveres for hvert enkelt område.

I det følgende skema beskrives informationsniveauerne med tekst og illustrationer fra 'CCS Informationsniveauer' (bips/Cuneco).

Informationsniveau 1

En repræsentation af en idé

Placering af bygningsdelen er repræsenteret ved en flade/solid eller som en stedfortrædende geometrisk visning ud fra en tilnærmet geometri.

Informationsniveau 2

En skitse af en løsning

Den tilnærmede udformning af bygningsdelen optræder som et bygningsobjekt, hvor objektet andrager størrelse og form, placering og orientering.

Informationsniveau 3

Koordineret repræsentation af en løsning Udformningen af bygningsdelen andrager maksimal geometri.

Egenskabsdata om dimension og form, placering og orientering, samt mængder fremgår af bygningsobjektet.

Informationsniveau 4

Koordineret repræsentation af en konceptuel løsning

Udformning af bygningsdelens dimension og placering er endelig og afklaret, detaljeret og sikret som bygbar.

Alle lag i objektet er modelleret og detaljer er præcise.

Informationsniveau 5

Specifikation af en fysisk realiserbar løsning Bygningsdelen er modelleret og detaljeret præcist, herunder alle sammenbyggede dele.

Informationsniveau 6

Detaljeret specifikation af en fysisk realiserbar løsning

En detaljeret fysisk realiserbar løsning, som entydigt specificerer alle objektets bestanddele som grundlag for produktion og

montage.

Informationsniveau 7

Detaljeret specifikation af en maskinel fysisk realiserbar løsning

Ved maskinel fysisk realiserbar forstås, at løsningen er specificeret i et digitalt sprog, der kan læses og anvendes af

produktionsudstyr. (CNC)