Vordingborg Kommunes
Vordingborg Kommunes
Retningslinjer for udbud og indkøb
6. Udbudsmateriale og kontrakt 7
8. Leverandørpolitik og udbudsplan 10
10. Beslutningsprocedure og indstillinger 11
1. Formål
Vordingborg Kommunes retningslinjer for udbud og indkøb udtrykker kommunens grundlag for konkurrenceudsættelse via udbud, annoncering og tilbudsindhentning i øvrigt tillige den indkøbspraksis og -organisering, der er basis for kommunens indkøb.
Retningslinjerne for udbud og indkøb er gældende ved samtlige udbudsforretninger og annonceringer ved køb af vare- og tjeneste-ydelser, som Vordingborg Kommune gennemfører.
Det overordnede formål med retningslinjerne er at skabe rammerne for, at Vordingborg Kommune under ét samler sine indkøb af vare- og tjenesteydelser og handler efter princippet ”bedst og billigst”, så der opnås de økonomisk mest fordelagtige betingelser.
Der skal være fri og lige konkurrence om kommunens indkøbsaftaler, og leverandørvalg skal ske på baggrund af objektive, relevante kriterier.
Retningslinjerne for udbud og indkøb udmøntes inden for gældende love, regler og politikker, og retningslinjerne er en del af Vordingborg Kommunes samlede økonomistyring.
Selvejende institutioner og forsyningsselskaber i Vordingborg Kommune kan tilslutte sig kommunens indkøbsaftaler.
På indkøbsområdet fungerer Vordingborg Kommune som én samlet enhed (koncern), hvor vi:
koordinerer indkøb på tværs af kommunens organisation
tilvejebringer anvendelige og brugervenlige aftaler til gavn for kommunen
får frigjort økonomiske ressourcer for kommunen
Med gennemførelsen af disse retningslinjer for udbud og indkøb vil Vordingborg Kommune have fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvorledes kommunen agerer ved indkøb af vare- og tjenesteydelser.
2. Omfang og afgrænsninger
Retningslinjerne for udbud og indkøb er et strategiværktøj, der anviser retningslinjerne for, hvordan kommunen forener politiske og økonomiske interesser i forbindelse med kommercielle handelsaftaler.
Retningslinjerne for udbud og indkøb omfatter al kommunal virksomhed i Vordingborg Kommune og gælder for samtlige indkøb af vare- og tjenesteydelser. Retningslinjerne for udbud og indkøb omfatter også indkøb i form af leje- og leasingaftaler i Vordingborg Kommune1.
Kommunens indkøbsaftaler er forpligtende for alle Vordingborg Kommunes enheder.
Administrationen, institutioner og afdelinger sikrer, at der handles i overensstemmelse med kommunens retningslinjer for udbud og indkøb ved at anvende kommunens indkøbsaftaler.
Retningslinjerne omfatter ikke bygge- og anlægsområdet.
3. Udbud
Kommunalbestyrelsen har det overordnede politiske ansvar for de kommunale opgavers varetagelse, også selv om en opgave konkurrence-udsættes og varetages af en ekstern leverandør. Kontrakten mellem kommunen og leverandøren skal derfor være dækkende og præcis i beskrivelsen af opgaverne, og der skal stilles relevante krav og foretages kvalitetsopfølgning.
Vordingborg Kommune vil anvende en bred vifte af udbuds- og samarbejds-muligheder, der bedst kan understøtte kommunens mål for de enkelte udbudsområder. På særlige driftsopgaver, der ønskes konkurrenceudsat, kan der derfor anvendes forskellige styringsværktøjer, eksempelvis udbud og udlicitering, selskabsdannelse, offentlig-privat samarbejde og ordninger med frit valg.
I tilfælde hvor der, ved varetagelse og udvikling af en opgave, med fordel kan anvendes private kompetencer inden for forretningsmæssig drift, kan samarbejde med private firmaer også ske gennem etablering af offentlig-private partnerskab (OPP) til varetagelse af kommunale driftsopgaver.
Desuden kan der etableres offentlig-private selskaber med kommunen som medejer. Dog forudsætter det i hvert enkelt tilfælde, at kommunal-bestyrelsen tager stilling til forudsætninger og deltagelse.
For at opnå de ønskede resultater skal udbud forberedes og gennemføres på en måde, så udbudsmaterialerne er dækkende og tydeligt beskriver kommunens krav. Der skal som minimum stilles krav til serviceniveau, ydelser og kvalitet. Derudover skal der, så vidt det er muligt og hensigtsmæssigt, indgå muligheder for nytænkning og udvikling. For konkurrenceudsatte opgaver skal det sikres, at den fornødne inddragelse og forankring blandt berørt personale og eventuelle brugere sker. Samtidig skal det sikres, at MED-aftalen respekteres og overholdes.
Kommunen
fastlægger det overordnede serviceniveau. Både kommunens egne
institutioner og eksterne leverandører skal leve op til dette
serviceniveau. Udbud skal gennemføres på en måde, så der er mest
mulig konkurrence mellem tilbudsgiverne.
4. Indkøb
Indkøbsaftaler i Vordingborg Kommune udbydes af team udbud og indkøb efter gældende regler i EU’s direktiver og efter tilbudslovens regler.
Hvordan konkurrenceudsættelsen af det konkrete indkøb af enten en vare- og/eller tjenesteydelse skal organiseres - afhænger af kontraktsummen i forhold til de gældende tærskelværdier2.
Vordingborg Kommune er herudover underlagt de grundlæggende forvaltningsretlige principper, der skal iagttages, uanset hvad der måtte følge af udbudsdirektivet, tilbudsloven, eller grundlæggende traktatretlige normer og principper.
Dette indebærer blandt andet et krav om forsvarlig økonomisk forvaltning. Derfor skal markedet undersøges – eksempelvis ved tilbudsindhentning – medmindre der allerede er det nødvendige kendskab til markedet.
Desuden konkurrenceudsættes enkeltindkøb af vare- eller tjeneste-ydelser over 100.000 kr. eksklusive moms, og inklusive skatter og afgifter ved tilbudsindhentning hos 3 leverandører, hvoraf mindst én leverandør skal drive virksomhed i Vordingborg Kommune og mindst én leverandør skal drive virksomhed uden for Vordingborg Kommune. Dette vil give Vordingborg Kommune mulighed for både at tage hensyn til små og mellemstore virksomheder inden for og uden for kommunen, idet der ikke må ske en forskelsbehandling med hensyn til geografi (kommunegrænser).
Det vil ved sammenhængende kontrakter, – hvor det er økonomisk forsvarligt – i videst muligt omfang inden for gældende regler forsøgt at opdele en kontrakt i mindre delaftaler således, at også små og mellemstore virksomheder får mulighed for at byde på kontrakten.
Vordingborg Kommune ønsker at opnå forretningsmæssige og administrative fordele ved at udbyde sin samlede indkøbsvolumen og ved at organisere sine indkøb med hovedvægten på følgende principper:
Indkøb i Vordingborg Kommune sker koordineret og ud fra en faglig vurdering, brugervenlige løsninger og et økonomisk rationale for Vordingborg Kommune og dens borgere
Vordingborg Kommune annoncerer sine EU-udbud og nationale udbud på xxx.xxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx/Xxxxxx og Udbud, og på xxx.xxxxx.xx og andre medier, der vurderes som hensigtsmæssige for at få skabt den nødvendige konkurrence
Indkøbsaftaler gældende på tværs af Vordingborg Kommune indgås centralt af team udbud og indkøb
Indkøb på aftalerne foretages decentralt
Vordingborg Kommune anvender e-indkøb
Team udbud og indkøb inddrager decentrale medarbejdere og disponenter i udarbejdelse af udbudsmaterialer til sikring af, at de faglige og tekniske krav til varen eller tjenesteydelsen fremgår med den nødvendige og tilstrækkelige tyngde i kravspecifikationerne, og sådan at kontraktgrundlaget og udbudsmaterialet i øvrigt optimeres på alle udbudsområder.
Disponenternes brug af Vordingborg Kommunes indkøbsaftaler sker via kommunens til enhver tid anvendte elektroniske indkøbs- og kontraktsøgningssystem. Formidlingen af aftalerne til kommunens disponenter sker via kommunens intranet.
Formålet med at indkøbe varer ved hjælp af indkøbssystemet er, at elektroniske indkøb medfører forenklede arbejdsrutiner, sparet arbejdsressourcer, styrker erfaringsudvekslingen samt øger overblikket over kommunens indkøbsvolumen.
Det er obligatorisk for kommunens disponenter at anvende kommunens elektroniske indkøbs- og kontraktsøgningssystem.
5. Organisation og struktur
Team udbud og indkøb er en stabsfunktion med organisatorisk tilknytning til kommunens økonomiafdeling. Det er teamets opgave, at administrere efter de gældende retningslinjer for udbud og indkøb, og at sørge for at retningslinjerne efterleves.
Team udbud og indkøb skal være en professionel og forretningsorienteret samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning arbejder på at få frigjort størst mulige økonomiske ressourcer til gavn for Vordingborg Kommune og dens borgere.
Med udgangspunkt i koncerntankegangen er teamets hovedopgaver at udbyde vare- og tjenesteydelser efter gældende lovgivning og retningslinjer, og at koordinere og implementere indkøbsaftalerne mest hensigtsmæssigt på tværs i organisationen.
Teamet udfører kontraktstyring og opfølgning på indgåede indkøbsaftaler og er ansvarlig for markedsføringen af indkøbsaftalerne internt i kommunen.
Team udbud og indkøb arbejder tværfagligt og projektorienteret i et samarbejde med kommunens øvrige afdelinger og disponenter, sådan at indkøbsaftalerne indgås på det bedst mulige grundlag.
Vordingborg Kommune har valgt en decentral indkøbsstruktur, hvor de enkelte disponenter i alle grene af virksomheder og afdelinger selv skal indkøbe vare- og tjenesteydelser inden for rammerne af de forpligtende indkøbsaftaler. Indkøb sker i videst muligt udstrækning elektronisk.
Team udbud og indkøb giver vejledning og instruktion i brug af e-indkøb til kommunens disponenter og yder rådgivning til disponenterne om de indgåede aftaler.
6. Udbudsmateriale og kontrakt
Udbudsmaterialet skal indeholde en klar angivelse af udbudsbetingelserne, dvs. tilbudsgivernes vilkår for afgivelse af tilbud. Der skal være en tydelig markering af den valgte udbudsform, kontraktlængde, udvælgelses- og tildelingskriterier samt øvrige krav til afgivelse af tilbud.
Udbudsmaterialet bør indeholde et udkast til kontrakt. Som bilag til kontrakten indgår den konkrete opgavebeskrivelse/kravspecifikation samt evt. øvrige bilag. Kravspecifikationen beskriver kvalitetsmål samt metoder til kvalitetsopfølgning og kontrol.
Vordingborg Kommune lægger vægt på, at kravspecifikationen til det konkrete udbud er formuleret, så den er et fleksibelt redskab, der kan tage højde for ændringer, fx i lovgivningen. Samtidig er kravspecifikationen det naturlige udgangspunkt for dialogen mellem kommunen og den private leverandør.
Kravspecifikationen skal sikre en så præcis beskrivelse af opgaven, så tilbudsgiverne kan afgive relevante tilbud. Beskrivelsen skal om muligt udarbejdes under inddragelse af relevante medarbejdere, men Vordingborg Kommuner skal samtidig sikre sig, at der ikke opstår habilitetsproblemer.
Kommunalbestyrelsen har det overordnede politiske ansvar for de kommunale opgavers varetagelse, også selv om en opgave udliciteres og varetages af en ekstern leverandør. Opgaverne skal derfor være dækkende beskrevet i kontrakten, og der skal stilles relevante krav og foretages kvalitetsopfølgning.
Kontrolbud
Ved udbud af opgaver kan Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling (ØPU) beslutte, om den ønsker at kommunens udførende enhed skal afgive et kontrolbud på den udbudte opgave. Beslutningen om kontrolbud, træffes i forbindelse med den aktuelle udbudsforretning og så tidligt i processen, som det er muligt.
Inden ØPU træffer beslutning om kontrolbud fremlægges sagen til drøftelse i MED-udvalget således, at MED-udvalgets synspunkter indgår i ØPU’s beslutningsgrundlag.
Udformningen af kontrolbud skal kalkuleres efter de regler, der er udarbejdet af indenrigs- og sundhedsministeren og i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Formålet med reglerne er at sikre, at alle relevante omkostninger indgår i beregningen.
I det omfang, der afgives kontrolbud, skal det sikres, at der er en klar adskillelse mellem de enheder, der afgiver buddet og de enheder, der vurderer de indkomne bud.
Personalemæssige forhold
Kommunalbestyrelsen vil, i forbindelse med udbud på driftsområder med kommunalt personale tilknyttet, altid stille krav om, at Virksomheds-overdragelsesloven anvendes ved udlicitering. Loven gælder både ved overdragelse til anden privat eller offentlig virksomhed. Kommunalbestyrelsen er opmærksom på, at der gælder særlige regler for medarbejdere, der er ansat som tjenestemænd.
Tildelingskriterier
Kommunen anvender som regel kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige bud”. Når dette kriterium lægges til grund for valg af leverandør, skal det af udbudsmaterialet fremgå, hvilke underkriterier der anvendes, og hvordan de vægtes. Som eksempler på underkriterier kan anføres:
Pris
Kvalitet
Service
Løbende opfølgning og kvalitetssikring
Når selve udbudsforretningen er afsluttet, bliver udmøntningen af kontrakten den primære aktivitet. Afdelingen skal i kontraktperioden løbende foretage opfølgning og kvalitetssikring.
Det tilstræbes, at der løbende og i hele kontraktperioden sker opfølgning og kvalitetskontrol i dialog med leverandøren. Dette kan bl.a. ske ved stikprøver og fælleskontrol med deltagelse af kommunen og leverandøren. Der kan foretages brugerundersøgelser, hvor dette skønnes nødvendigt, og disse bør således indgå i den løbende opfølgning. I den forbindelse må man allerede ved udformningen af udbudsmaterialet opstille målbare kvalitetsnormer, der kan danne grundlag for den løbende opfølgning.
Samarbejdet mellem kommunen og leverandøren vil også indeholde elementer af vidensudveksling, så begge parter har et lige udbytte af den opfølgning, der foretages.
I Vordingborg Kommune betyder bæredygtighed bl.a. at tage hensyn til miljø, klima samt sociale, etiske forhold og arbejdsmiljø samt i øvrigt foretage grønne indkøb i videst muligt omfang. Bæredygtighed er en del af Vordingborg Kommunes virksomhed, herunder også for vores indkøb.
Miljø, klima og energihensyn
Vordingborg Kommune gør en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen fra kommunens virksomhed bl.a. gennem indkøb, som foretages ud fra disse hensyn.
Ved enhver konkurrenceudsættelse af vare- og tjenesteydelser vurderer Vordingborg Kommune konkret, hvilke krav der fastsættes. Dette kan være krav til varen eller tjenesteydelsen – eksempelvis til kvalitet, levetidsomkostninger, miljø og emballage.
Sociale og etiske forhold3
Vordingborg Kommune betinger sig, at både kommunens leverandører og dens underleverandører overholder de internationale konventioner som Danmark har tiltrådt, herunder de til enhver tid gældende ILO-konventionerne om bl.a.:
Tvangsarbejde, diskrimination, mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde
Et sikkert og sundt arbejdsmiljø
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger
Det forudsættes herudover, at Vordingborg Kommunes leverandør og dennes eventuelle underleverandører respekterer de grundlæggende menneskerettigheder, herunder efterlever FN`s Menneskerettigheds-erklæring og den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Arbejdsmiljø
I arbejdsmiljøsammenhænge skal der især lægges vægt på de fysiske, kemiske, ergonomiske og biologiske påvirkninger samt hvilke risici, der er for ulykker.
Dette gøres for at sikre, at den arbejdsmiljøindsats Vordingborg Kommune i forvejen gør med henblik på at forebygge arbejdsskader, løbende forbedres og udbygges med ny viden, så der skabes et godt og sundt arbejdsmiljø, og at disse principper er reflekteret i Vordingborg Kommunes indkøbsaftaler.
Miljøkrav
Vordingborg Kommune medvirker til at nedbringe sit forbrug af miljøbelastende stoffer og udledninger til det eksterne miljø via stillede miljøkrav ved gennemførelse af udbud af vare- og tjenesteydelser.
Kommunens miljøkrav tager højde for de Europæiske bestemmelser, der omhandler grænseværdier for udledning af farlige stoffer i miljøet og de af EU kommissionen anerkendte miljømærkeordninger og – certificeringer.
Klimakommune
Vordingborg Kommune er en klimakommune og team udbud og indkøb arbejder for, når det er relevant, at synliggøre kommunens mål på klimaområdet i konkurrenceudsættelsen af vare- og tjenesteydelser.
Der stilles derfor miljøkrav i kommunens udbudsmaterialer til leverandørerne inden for forskellige produkt- og ydelseskategorier, i overensstemmelse med kommunens prioriteringer af klima- og miljømålsætninger, når det vurderes væsentligt i den konkrete konkurrenceudsættelse.
8. Leverandørpolitik og udbudsplan
Enhver leverandør til Vordingborg Kommune skal behandles med baggrund i lighed, saglighed og habilitet, og ud fra de forudsætninger der ligger i kommunens retningslinjer for udbud og indkøb.
Vordingborg Kommune er en professionel samhandelspartner, og vi forventer også, at vores leverandører optræder professionelt.
Vi ønsker at indgå samarbejdsaftaler, som udtrykker Vordingborg Kommunes værdier og som er attraktive for både kommunen og dens leverandører, – såvel som vi ønsker og arbejder for et bedre offentligt og privat samarbejde.
Viden om kontrakter, indkøbsaftaler og samarbejdsaftaler indgået med Vordingborg Kommune må ikke videregives eller offentliggøres uden kommunens accept.
Af hensyn til leverandørers mulighed for at danne sig et overblik over fremtidige udbudsforretninger, offentliggør kommunen én gang årligt en udbudsplan over det forløbne års planlagte indkøbsaftaler. Leverandører kan herefter vurdere, om der er udbudsopgaver i Vordingborg Kommune med interesse for dem. Udbudsplanen offentliggøres på kommunens hjemmeside under fanebladet Erhverv.
Leverandører på kontrakter og indkøbsaftaler, hvor der løbende rekvireres varer, skal stille et elektroniske varekatalog til rådighed for kommunen.
9. Indkøbssamarbejder
Vordingborg Kommune indgår i indkøbssamarbejder med andre kommuner, regioner og statslige myndigheder, når dette vurderes at være fordelagtigt og medvirkende til at skabe større, økonomisk råderum til lokale prioriteringer hos disponenterne i kommunen.
Vordingborg Kommune er desuden en del af et formaliseret og godkendt netværk kaldet – Fællesudbud Sjælland -, hvis formål er at opnå rationaliseringsgevinster og specialiseringsfordele ved udbud.
Nye udbud som Vordingborg Kommune tilslutter sig i disse samarbejder, vil også fremgå af Vordingborg Kommunes hjemmeside under fanebladet Erhverv.
10. Beslutningsprocedure og indstillinger
Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for kommunens udbud, herunder også udbud af kommunale driftsopgaver, der konkurrenceudsættes på baggrund af Vordingborg Kommunes udbudsstrategi.
Retningslinjerne for udbud og indkøb kan revideres løbende, hvis kommunalbestyrelsen finder anledning til dette.
Administrationen sikrer, at retningslinjerne for udbud og indkøb ændres hvis der kommer lovændringer inden for retningslinjernes anvendelsesområde.
11. Ændring af Retningslinjerne for udbud og indkøb
Retningslinjerne for udbud og indkøb revideres løbende af økonomichefen, der også vurderer om ændringerne er så væsentlige, at retningslinjerne skal forelægges til politisk godkendelse.
12. Ikrafttræden
Retningslinjerne for udbud og indkøb er vedtaget af kommunalbestyrelsen på møde den 28. august 2014 og er gældende fra vedtagelsen.
13. Opfølgning på Retningslinjerne for udbud og indkøb
Der udfærdiges én gang årligt en årsrapport over team udbud og indkøbs arbejdsopgaver og en oversigt over de opnåede besparelser i årets løb.
Årsrapporten for det foregående år fremsendes til direktionen senest med udgangen af februar hvert år.
Oprettet: 12. juni 2014
Udarbejdet af: Xxx Xxxx Xxxxxx, team udbud og indkøb
1 Der er udarbejdet retningslinjer for leasing. Disse retningslinjer vil fremover kunne ses på Vordingborg Kommunes hjemmeside og på intranettet.
2 Tærskelværdien for vareindkøb er på ca. 1.5 mio. kr. Ved kontraktværdier over denne tærskelværdi, skal konkurrenceudsættelse ske som et EU-udbud.
For Xxxxx og bilag A-tjenesteydelser, der har en værdi på over 500.000 kr., men som er under udbudsdirektivets tærskelværdier udbydes kontrakterne i overensstemmelse med bestemmelserne i tilbudslovens afsnit II (Annonceringspligten).
For bilag B-tjenesteydelser gælder det, at disse kan indkøbes på lempeligere vilkår end A-ydelser. Kontraktindgåelsen er dog fortsat omfattet af de almindeligt gældende traktatretlige normer og principper om blandt andet ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
3 Kommunalbestyrelsen vedtog på sit møde den 30. august 2012 Politik om brug af sociale klausuler og uddannelsesklausuler i forbindelse med tildeling af opgaver og udbud af tjenesteydelser i Vordingborg Kommune. Politikken er gældende fra 1. oktober 2012.