Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
For offentligt EU-udbud af rammeaftale
om levering af møblering og skiltning på Ingeborggår- den med 1 leverandør
Indholdsfortegnelse
1. Generel beskrivelse af udbuddet 4
2. Udbudsmaterialet 5
3. Tidsplan 6
4. Udelukkelse og egnethed 6
4.1. Foreløbig dokumentation 6
4.1.1. Personlige forhold 7
4.1.2. Økonomisk og finansiel formåen 7
4.1.3. Teknisk og faglig formåen 7
4.1.4. Konsortier mv 8
4.1.5. Udnyttelse af andre enheders kapacitet 8
4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed 9
4.3. Egnethed 10
4.4 Pris 11
4.4.1 Evaluering af underkriteriet ”pris” 11
4.5 Kvalitet 11
4.6.1 Evaluering af underkriteriet ”kvalitet” 13
5. Spørgsmål til udbudsmaterialet 14
6. Tilbudsfrist og formkrav 15
7. Åbning af de indkomne tilbud 15
8. Fremvisning af vareprøver 15
9. Dokumentation, underretning og standstill 15
9.1 Dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse 16
9.2 Dokumentation for opfyldelse af minimumskrav til egnethed 16
9.3 Underretning og standstill 16
10. Vedståelsesfrist 17
11. Sprog 17
12. Alternative tilbud 17
13. Forbehold 17
14. Offentlighed 17
15. Ansvar 17
16. Øvrige vilkår 18
1. Generel beskrivelse af udbuddet
Dette udbud vedrører levering af møblering og skiltning til Plejecentret Ingeborggården i Frederiksberg Kom- mune.
OK fonden og Frederiksberg kommune er i færd med at opføre et nyt plejehjem til 200 beboere på Frederiks- berg. Det nye plejehjem skal huse beboere fra det eksisterende plejehjem Ingeborggården i nye og tidssva- rende bygninger. Projektet er udviklet af RUBOW arkitekter i samarbejde med Xxxxxxx Xxxx. Ing. og BBP arkitekter, og udføres i totalentreprise af GVL Entreprise.
Det nye plejehjem opføres i to etaper (A+B), og hovedleverancen af møblering og skiltning er fordelt på de to etaper. Byggeriet er på i alt 17.500 m2.
Udbuddet omfatter indretning af såvel stueetagens aktivitets-, fælles- og administrationsområder, som bolig- blokkenes boligfællesarealer, plejeboliger, gæstebolig og administrative lokaler.
Udbuddet skal sikre en høj kvalitet i indretningen af det nye plejehjem. En indretning, som i samspil med hu- sets arkitektur og udformning kan skabe enestående rammer for beboernes liv og besøgendes oplevelse af stedet. Opgaven vedrører følgende ydelser:
• Møblering indendørs
• Møblering udendørs
• Gardiner
• Særbelysning
• Indkøb og styling med nips
• AV udstyr og elektronik
• Grønne planter
• Wayfinding & skiltning, både indendørs og udendørs
Omfang fremgår af:
• Tilbudsliste
Krav til design og æstetik fremgår af:
• Bilag 01 Designkatalog Møblering
• Bilag 02 Designkatalog Skiltning
Kravspecifikation for de enkelte typer/emner fremgår af
• Bilag 03 Typeoversigt, suppleret af oversigtsplaner iht dokumentliste.
Generelle Funktions- og kvalitetskrav fremgår af:
• Bilag 04 Funktions- og kvalitetskrav
Udbuddet gennemføres som et offentligt EU-udbud i henhold til afsnit II i lov nr. 1564 af 15. december 2015, ”Udbudsloven”, hvilket betyder, at enhver egnet tilbudsgiver har ret til at afgive tilbud.
Den udbudte rammeaftale træder i kraft den 1.juni 2022 og ophører uden varsel den 1. juni 2026. På baggrund af udbuddet vil rammeaftalen vil blive indgået med én leverandør.
Kommunen har valgt at udbyde en samlet rammeaftale i stedet for særskilte delaftaler, fordi det er kommunens vurdering, at en samlet aftale vil give kommunen den mest hensigtsmæssige løsning, der tager højde for de 2 forskudte bygningsetaper.
Udbuddet gennemføres via udbudssystemet Ethics.
2. Udbudsmaterialet
Tilbud skal afgives på baggrund af det samlede udbudsmateriale, der består af følgende:
• Disse udbudsbetingelser
• Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Tilbudsblanket
• Udkast til rammeaftale med følgende bilag:
o Tilbudsliste dateret 18.3.2022
o Bilag 01 Designkatalog for møblering dateret 18.3.2022
o Bilag 02 Designkatalog for skiltning dateret 18.3.2022
o Bilag 03 Typeoversigt med kravspecifikation dateret 18.3.2022
o Bilag 04 Funktions- og kvalitetskrav dateret 18.3.2022
o Hovedtidsplan dateret 18.3.2022
o Tegningsmateriale iht dokumentliste dateret 18.3.2022
• Øvrige bilag:
o Støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen
o Støtteerklæring for teknisk og faglig formåen
o Konsortieerklæring
o Underleverandørerklæring
Der kan i løbet af udbudsproceduren ske ændringer i, og præciseringer af udbudsmaterialet, herunder som følge af tilbudsgivernes spørgsmål til materialet, jf. afsnit 5. Kommunen vil give adgang til sådanne supple- rende oplysninger via Ethics. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig opdateret, sådan at tilbud afgives på korrekt grundlag.
3. Tidsplan
Udbuddet forventes gennemført efter følgende tidsplan.
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse | 28. marts 2022 |
Tilbudsgivers frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet | 22. april 2022, kl. 12:00 |
Kommunens frist for besvarelse af spørgsmål | 3. maj 2022 |
Tilbudsgivers frist for afgivelse af tilbud | 011. maj 2022, kl. 12:00 |
Aflevering af vareprøver iht pkt. 5.2 | 11. maj 2022, kl. 15:00 |
Evaluering og indhentelse af dokumentation | Uge 20-20/2022 |
Tildeling af kontrakt | Senest uge 22/2022 |
Standstill-periode | 10 kalenderdage |
Underskrivelse af kontrakt | I forlængelse af udløb af standstill |
Afklaringsfase etape 1 | Uge 24-27/2022 |
Endelig ordrebekræftelse vedr. leverancer for etape 1 | 08. juli 2022 |
Aflevering etape 1 | 15.12.2022 |
Evaluering af leveranceforløb | Januar 2023 |
Afklaringsfase etape 2 | Uge 45-48/2024 |
Endelig ordrebekræftelse vedr. leverancer for etape 2 | 15.december 2024 |
Aflevering etape 2 | 20.maj 2025 |
Evaluering af leveranceforløb | Juni 2025 |
4. Udelukkelse og egnethed
4.1. Foreløbig dokumentation
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD til foreløbig dokumentation i relation til, om tilbudsgiver er omfattet af en ude- lukkelsesgrund og dermed skal udelukkes fra at deltage i udbudsproceduren, og om tilbudsgiver er egnet til at varetage den udbudte rammeaftale.
ESPD bedes udfyldt direkte i Ethics. Udfyldelsen foregår ved, at tilbudsgiver klikker på ”Besvar ESPD” og skriver sine oplysninger ind i formularen, der herefter åbner. Formularen består af fire dele: ”Procedure”, ”Udelukkelse”, ”Udvælgelse” og ”Afslut”, som der kan skiftes mellem ved hjælp af fanebladene i toppen af formularen.
Det er til enhver tid muligt at gemme de indtastede oplysninger undervejs ved at klikke ”Gem ESPD” i neder- ste højre hjørne af formularen. Tilbudsgiver kan efterfølgende genoptage sin indtastning eller ændre de ind- tastede oplysninger ved at klikke på knappen ”Rediger” ud for den generede ESPD-besvarelse, filen ”espd- response.xml”.
Den færdigudfyldte ESPD-fil skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud. Det sker automatisk ved tilbudsafgivelsen.
For yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”ESPD Dokumentation og e-Certis”, kapitel 3, ”Udfyldelsen af ESPD som ansøger eller tilbudsgiver”, s. 23 og frem. Vejledningen kan findes på styrelsens hjemmeside, xxx.xxxx.xx.
I ESPD skal følgende være udfyldt:
4.1.1. Personlige forhold
Under fanebladet ”Procedure”:
• Alle felter under overskriften ”Oplysninger om den økonomiske aktør”, ESPD del II.A
• Alle felter under overskriften ”Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter”, ESPD del II.B
• Alle felter under overskriften ”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet”, ESPD del II.C
Under fanebladet ”Udelukkelse”:
• Alle felter under overskriften ”Grunde vedrørende straffedomme”, ESPD del III.A, jf. afsnit 4.2 neden- for
• Alle felter under overskriften ”Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger”, ESPD del III.B, jf. afsnit 4.2 nedenfor
• Felter under overskriften ”Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i for- bindelse med udøvelse af erhvervet”, ESPD del III.C jf. afsnit 4.2 nedenfor
4.1.2. Økonomisk og finansiel formåen
Under fanebladet ”Udvælgelse”:
01. Følgende nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår
a. Egenkapital, ESPD, del IV, rubrikken ”Finansielle nøgletal”
4.1.3. Teknisk og faglig formåen
Under fanebladet ”Udvælgelse”:
01. Liste over de 5 betydeligste kontrakter inden for levering af møblering, som tilbudsgiver har udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af en karakteristik af kontrakten indeholdende beskri- velse af opgavens relevans i forhold til sammenlignelig kompleksitet, kvalitet, eller funktion (feltet
”Beskrivelse”), omsætning på kontrakten i kr. ekskl. moms (feltet ”Beløb”), kontraktforholdets start- og sluttidspunkt (felterne ”Startdato” og ”Slutdato”) og navnet på den offentlige eller private kunde (feltet ”Modtagere”), ESPD, del IV.C, rubrikken ”For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type”
Det bemærkes, at selv om feltet ”Beskrivelse” i ESPD umiddelbart fremstår som et begrænset tekstfelt, kan feltet godt rumme en udførlig beskrivelse af tilbudsgivers reference. Tilbudsgiver kan eventuelt udarbejde sine beskrivelser af referencerne i et tekstbehandlingsprogram og kopiere disse ind i de respektive felter i ESPD.
Ovennævnte referencer ønskes derudover vedlagt i særskilt pdf dokument. Hver referencer beskrives i tekst og fotos, og bedes angive:
o Type af byggeri, f.eks. plejehjem, skole m.v.
o Beskrivelse af ansøgers ydelse og ansvar, herunder beskrivelse af hvorvidt referencen angår møbel- leverance
o Omfang af leverancen
o Den samlede værdi af leverancen som ansøger var ansvarlig for, opsætning af møbler samt evt. tje- nesteydelser i forbindelse hermed
o Dato for aflevering det samlede projekt Kontaktoplysninger – e-mailadresse og telefonnummer – til kontaktperson hos kunden
Hver reference må maksimalt fylde 3 A4 sider inkl. fotomateriale.
4.1.4. Konsortier mv.
Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal spørgsmålet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre” i ESPD, del II.A under fanebladet ”Procedure” besvares ”Ja”, og felterne, der herpå dukker op, udfyldes med de efter- spurgte oplysninger. Desuden skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes separat ESPD med oplysningerne i afsnit 4.1.1 - 4.1.3.
Det skal angives hvilken virksomhed, kommunen med bindende virkning for den/de øvrige virksomheder kan føre afklarende drøftelser med, samt dokumenteres, at samtlige deltagere accepterer at hæfte solidarisk over for kommunen for rammeaftalens gennemførelse. Udbudsmaterialets skabelon for konsortieerklæring bedes her anvendt.
Vurderingen i forhold til udelukkelse, jf. afsnit 4.2 vil ske for hver enkelt konsortiedeltager for sig, men med virkning for det samlede konsortium. Vurderingen i forhold til egnethed, jf. afsnit 4.3, vil ske samlet for konsor- tiet.
4.1.5. Udnyttelse af andre enheders kapacitet
Baserer tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, skal spørgsmålet i ESPD, del II.C under fanebladet ”Procedure” om udnyttelse af andre en- heders kapacitet besvares ”Ja”.
Baserer tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal oplys- ningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed i forhold til økonomisk og finansiel formåen, jf. afsnit
4.1.2. og 4.1.3, afgives i særskilt ESPD for hver af de disse andre enheder.
Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere, at denne eller disse andre enheder accepterer at hæfte solidarisk med tilbudsgiver for kontraktens gennemførelse. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæring for økono- misk og finansiel formåen bedes her anvendt.
Baserer tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders tekniske og faglige formåen, skal oplysningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed i forhold til teknisk og faglig formåen, jf. afsnit 4.1.3, afgives i særskilt ESPD for hver af de disse andre enheder.
Endvidere skal tilbudsgiver for hver enhed godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge dokumentation for enhedens tilsagn om at stille ressourcerne til rådighed i aftaleperioden. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæring for teknisk og faglig formåen bedes her anvendt.
4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed
Kommunen vil udelukke tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136.
Kommunen vil endvidere udelukke tilbudsgiver,
• hvis kommunen kan påvise, at tilbudsgiver inden for de 2 seneste år har tilsidesat gældende forplig- telser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1)
• hvis tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemmehørende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2)
• hvis kommunen kan påvise, at tilbudsgiver i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv inden for de 2 seneste år har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, jf. udbudslovens
§ 137, stk. 1, nr. 3)
• hvis kommunen har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning inden for de 2 sene- ste år, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 4)
• hvis kommunen kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion inden for de 2 seneste år, jf. udbudslo- vens § 137, stk. 1, nr. 5)
• hvis kommunen kan påvise, at tilbudsgiver uretmæssigt har forsøgt at påvirke kommunens beslut- ningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give uretmæssige fordele i for- bindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende op- lysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf. § 137, stk. 1, nr. 6)
Hvis kommunen på baggrund af oplysningerne i ESPD eller ud fra øvrige omstændigheder vurderer, at til- budsgiver er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde, vil kommunen meddele tilbudsgiver dette og fastsætte en frist for tilbudsgiver til at dokumentere, at tilbudsgiver alligevel er pålidelig, jf. udbudslo- vens § 138.
Kommunen vil ikke udelukke en tilbudsgiver, der inden for den fastsatte frist fremlægger tilstrækkelig doku- mentation for, at denne er pålidelig.
Reglerne i dette afsnit gælder tilsvarende for andre økonomiske enheder, som tilbudsgiver vil basere sin op- fyldelse af krav til økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. afsnit 4.1.5.
4.3. Egnethed
Kommunens vurdering af tilbudsgivers egnethed til at varetage den udbudte rammeaftale sker på baggrund af oplysningerne i ESPD samt supplerende referenceark indsendt af ansøgeren jf pkt 4.1.3.
Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver har en egenkapital på mindst 20.000.000 kr.
Det er et minimumskrav, at tilbudsgivers vedlægger 5 aftaler de seneste 3 år om levering af møblering af sammenlignelig kompleksitet, kvalitet eller funktion, at mindst 2 af aftalerne har en omsætning på mindst
3.000.000 kr. og at mindst 2 af referencerne har været for det offentlige eller staten. Tildelingskriterium
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, med de angivne procentsatser (vægtning):
• Pris: 60 %
• Kvalitet: 40 %
Kommunen anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 0 – 10 point. Tilbuddene tildeles således en pointscore i dette spænd for hvert under- eller delkriterium.
Efter tildeling af pointscorer sammenstilles og vægtes pointene med de angivne procentsatser, og der udreg- nes en samlet pointscore. Tilbuddet med den højeste samlede pointscore er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, mens tilbuddet med den næsthøjeste samlede pointscore er det økonomisk næstmest fordelagtige til- bud, og så fremdeles. Nedenfor i afsnit 4.4 og 5.2 er det beskrevet, hvordan hvert enkelt underkriterium xxx- xxxxxx.
Alene tilbud, der opnår en pointscore på minimum 5 for underkriteriet kvalitet vil kunne blive tildelt rammeaftale. Det indebærer, at tilbud, der ikke lever op til dette krav, vil udgå fra evalueringen og bliver således ikke taget i betragtning.
4.4 Pris
Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten med sine enhedspriser og øvrige efterspurgte oplysninger og indlæse tilbudslisten i Ethics ved tilbudsafgivelsen. Priserne skal omfatte alle de med rammeaftalens opfyldelse for- bundne direkte og indirekte omkostninger, herunder alle omkostninger til aflønning af medarbejdere, forsikrin- ger, lokaleomkostninger, emballage, distribution, kundebetjening, kørsel, udpakning, opsætning og bortskaf- felse af emballage mv.
Tilbudsgiver skal udfylde prisfelterne, dvs. de gule felter på alle sider i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudslisten består af i alt 2 ark, og at tilbudsgiver skal udfylde markerede felter i alle ark. Tilbudsgiver bør sikre sig, at alle felterne er udfyldt og med de rigtige priser.
4.4.1 Evaluering af underkriteriet ”pris”
For underkriteriet ”pris” udregner kommunen tilbudsgivers evalueringspris som summen af priserne for hver tilbudt vare (pris på varen gange det forventede forbrug af denne), jf. celle D18 i forreste ark i tilbudslisten.
Ved evaluering af underkriteriet pris omregnes hver tilbudsgivers evalueringspris til point efter en lineær point- model, hvor laveste evalueringspris får 10 point, mens en evalueringspris, der ligger 150 % over denne, får 0 point. En evalueringspris, der ligger mere end 150 % over den laveste evalueringspris tildeles ligeledes 0 point. 150 % er fastsat på baggrund af kommunens forventning til spredningen i de tilbudte priser. Pointscoren op- gøres med to decimaler.
Mindstepris for evaluering af tilbud er X.xx. 8.000.000,-. Det betyder, at tilbud under dette beløb anses som værende ukonditionsmæssige.
4.5 Kvalitet
I underkriteriet ”kvalitet” indgår nedenstående delkriterier med følgende vægtning i den samlede evaluering:
• A: Design og kvalitet: 35 %
• B: Organisation og proces: 5 %
Tilbudsgiver skal til sit tilbud vedlægge en redegørelse for sin opfyldelse af hvert delkriterium A-B.
I forhold til delkriterium A: ’’Design og kvalitet’’ skal tilbudsgiver vedlægge: A1: En illustrativ inventaroversigt i pdf format (A4).
Oversigten skal beskrive alle emner markeret med ¨X’ i kolonnen ’Udbud’ i typeoversigten (bilag 03). Det enkelte emne skal beskrives med følgende oplysninger:
• Produktfoto af emnet
• Leverandør/producent
• Træsort og øvrige materialer
• Overfladebehandling og farve
• Vejledende mål (inkl. produkttegning, hvis denne findes)
Derudover vedlægges et kortfattet datablad (max 5 A4 sider pr. produkt eller produktserie) som en separat fil, der dokumenter følgende:
• Dokumenteret produktionssted, rengøringskrav, miljømærkning, CE mærkning, reparations- og ad- skillelsesevne, angivelse af genanvendt materialer, ydeevne, og produktgaranti.
• Hvor længe produktet har været i produktion
De i tilbudslisten efterspurgte datablade vedlægges som en samlet fil.
• For møbelstof- og gardintyper vedlægges datablade, der beskriver slidstyrke, farvereducering og branddokumentation.
• For belysningsarmaturer vedlægges datablade for produktegenskaber og belysningskvalitet.
• For skiltning leveres information, der bedst muligt beskriver, hvordan tilbudsgiver vil udføre de be- skrevne emner, samt krav til vedligeholdelse og reparation.
A2: fysisk fremvisning af følgende vareprøver:
• Prøvemøbel polstret spisestol type ms05
• Prøvemøbel caféstol type ms02
• Prøvemøbel polstret lænestol type ms10
• Tekstilprøve/farver polstring type 1, 2 og 3
• Gardinprøve/farver type 1 og 2
• Skilteprøve Oversigtsskilt type wo1
• Forslag til personlig ramme ved bolig wr/n
• Prøver på skiltefarver, inkl. mørkegrøn folie
Vareprøverne bedes afleveret i 1 eksemplar og være påført entydigt navn på leverandør, typenummer og produktnavn og telefonnummer til kontaktperson.
Redegørelsen for delkriterium B: ’’Organisation og proces’’ forventes at indeholde:
B1: Cv på 1 stylist, som vil varetage samarbejdet med arkitekt og bygherre, koordinering af indretning og ind- køb af nips i etape 1.
CV skal indeholde information om relevant erfaring fra udvalgte referencer. CV må fylde 2 A4 sider inkl. foto- dokumentation af referencer.
B2: Beskrivelse af tilbudsgivers organisation, herunder:
• hvordan kontakten med kommunen vil blive håndteret i praksis, herunder hvilke og hvor mange kon- taktpersoner, der vil blive tilknyttet rammeaftalen med kommunen og hvordan disse kontaktes.
• hvordan tilbudsgiver ud over leverancer i etape A og B vil sikre og håndtere levering til kommunen gennem hele perioden, herunder en fast procedure for bestillinger, håndtering af fejlleverancer mv.
• beskrivelse af vilkår i forbindelse med reparation og returnering.
Beskrivelsen må fylde max 3 A4 sider og skal blandt andet indeholde et organisationsdiagram over komman- doveje. Organisationsdiagrammet skal bl.a. illustrere tilbudsgivers kontraktuelle kontaktperson, samt den an- svarlige for koordinering af leverancer, bestilling, opstilling af leverancer.
For B1 og B2 gælder, at besvarelser ud over det angivne antal sider ikke bliver vurderet. Al ovenstående dokumentation under underkriteriet ´kvalitet´ bedes vedlagt i pdf format.
4.6.1 Evaluering af underkriteriet ”kvalitet”
Evalueringen af underkriteriet ”kvalitet” sker på baggrund af tilbudsgivers redegørelser for de enkelte delkrite- rier. Kommunen vil lægge vægt på følgende forhold ved evalueringen:
For delkriteriet A: ’’Design og kvalitet’’ vil det vægte positivt, at:
• de tilbudte emner harmonerer med hhv ’Bilag 01 Designkatalog Møblering’ og ’Bilag 02 Designkata- log Skiltning’ i forhold til æstetik, form, farver, variation og funktion.
• de tilbudte prøvemøbler er egnet til den tiltænkte funktionalitet hos målgruppen, herunder at møb- lerne er egnede til brug i et plejehjem, er lette at betjene, har lav vægt og er flytbare uden at belaste personalet.
• de tilbudte møbler er af god kvalitet, forstået som at møblerne er velproportionerede og at de mest anvendte møbler er testet til kontraktbrug.
• datablade dokumenterer producent og produktionssted, rengøringskrav, miljømærkning, CE mærk- ning, reparations- og adskillelsesevne, angivelse af genanvendt materialer, ydeevne, og produktga- ranti.
• det vægter positivt, at det samlede tilbudte materiale er bæredygtigt, herunder:
o at de på tilbudslisten markerede produkter er miljømærket
o at de på tilbudslisten markerede produkter indeholder genanvendte materialer
o at de på tilbudslisten markerede produkter er egnet til adskillelse i forb. med reparation
• de tilbudte møbler og skilte overholder bilag 04 ’Funktions- og kvalitetskrav’
For delkriteriet B: ’’Organisation’’ vil det vægte positivt, at:
• tilbudsgiver kan tilbyde en stylist, som i høj grad har erfaring med indkøb og opsætning af løsøre og pynt, der i dette projekt skal sikre hjemlighed og genkendelighed. Stylistens referencer vurderes på relevans, stylistens rolle, sammenlignelig opgave og æstetisk kvalitet.
• tilbudsgiver i sit organisationsdiagram i høj grad har taget stilling til samarbejdsform, rollefordeling og kommandoveje i forhold til en smidig styring af leverancer, dialog og samarbejde med kunden og dennes rådgivere og brugere, både i forbindelse med etape A og B og ved ad hoc leverancer i den mellemliggende perioder.
• tilbudsgiver kan tilbyde sikker levering og en fast procedure for håndtering af bestillinger, klager og reparationer, samt gode vilkår for reparation og returnering.
Der fastsættes en pointscore for hvert delkriterium ud fra kommunens skøn over tilbudsgivers opfyldelse af dette på grundlag af følgende skala:
Den tilbudte kvalitet | Point |
Optimal | 10 |
Glimrende | 9 |
Meget god | 8 |
God | 7 |
Tilfredsstillende | 6 |
Middel | 5 |
Jævn | 4 |
Mindre tilfredsstillende | 3 |
Ringe | 2 |
Dårlig | 1 |
Meget dårlig (opfylder kun mindstekrav) | 0 |
Efter fastsættelsen af en pointscore for hvert delkriterium vægtes pointscorerne, og tilbudsgivers samlede vægtede pointscore for underkriteriet kvalitet bliver opgjort med to decimaler.
5. Spørgsmål til udbudsmaterialet
Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres til- budsgiver til at stille spørgsmål hertil, således at der så vidt muligt kan undgås forbehold over for udbudsma- terialet i det afgivne tilbud.
Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt via Ethics. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort
i Ethics i anonymiseret form.
Spørgsmål modtaget inden torsdag den 22. april 2022, kl. 12.00 vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne tidsfrists udløb, besvares, såfremt kommunen har mulighed for at besvare disse senest 6 dage inden tilbudsfristen.
Tilbudsgiver opfordres til at stille sine skriftlige spørgsmål så tidligt som muligt.
6. Tilbudsfrist og formkrav
Tilbud skal være kommunen i hænde inden mandag den 11. maj 2022, kl. 12.00.
Tilbud inkl. alle bilag skal afgives elektronisk via Ethics. Dog skal vareprøver sendes eller afleveres fysisk jf. nærmere angivelser i afsnit 7.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende de muligheder for at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre en ansøgning, der fremgår af udbudsloven § 159, stk. 5.
Tilbudsgiver bedes benytte udbudsmaterialets tilbudsblanket ved afgivelsen af sit tilbud. I tilbudsblanketten er opsummeret, hvilke dokumenter tilbuddet forventes at skulle indeholde og kan derfor fungere som en huske- liste til tilbudsgiver.
Det er tilbudsgivers ansvar og risiko, at tilbuddet indeholder de fornødne oplysninger og dokumenter. Tilbudsgiver opfordres til ikke at vedlægge yderligere dokumenter, end hvad der efterspørges.
7. Åbning af de indkomne tilbud
Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Kommunen forbeholder sig efter åbningen af tilbuddene muligheden for at lade tilbudsgiver supplere, præci- sere eller fuldstændiggøre sit tilbud i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
Det understreges, at kommunen ikke ved formuleringen af udbudsbekendtgørelsen eller disse udbudsbetin- gelser har tilsigtet at begrænse denne mulighed i forhold til specifikke dokumenter eller oplysninger, jf. ud- budslovens § 159, stk. 6.
8. Fremvisning af vareprøver
Aflevering af tilbud suppleres af en fremvisning af vareprøver iht pkt. 4.5. Dato og tidspunkt for opstilling af vareprøver er d. 11.05.2022 kl. 12.00-15.00.
Vareprøver afleveres på Xxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxx-Xxxxx Xxx 00-00, 0000 Xxxxxxxxxxxxx, i fællesrum på 3. sal.
Der ydes ikke betaling for vareprøverne. Vareprøver skal afhentes igen d. 01.06.2022 mellem 12.00 og 15.00.
Ordregiver tager forbehold for at ændre datoer og tidspunkter ift. ovenstående.
9. Dokumentation, underretning og standstill
Kommunen skal jf. udbudslovens § 151 stk. 1, kræve dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD fra den tilbudsgiver, som kommunen har til hensigt at tildele kontrakt.
Består tilbudsgiver af en sammenslutning af økonomiske aktører, jf. afsnit 01 ovenfor, skal dokumentation fremlægges for alle aktørerne i sammenslutningen.
Er tilbudsgivers tilbud baseret på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, jf. afsnit 4.1.2 og 01 ovenfor, skal dokumentationen tillige helt eller delvis vedlægges for støt- tevirksomheden eller støttevirksomhederne.
Tilbudsgiver vil få en passende frist fra kommunens skriftlige anmodning til at fremlægge dokumentationen. Dokumentationen må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen.
9.1 Dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse
Dokumentationen skal fremlægges i form af en attest eller lignende i henhold til nationale regler i tilbudsgivers hjemland. Det skal dokumenteres, at såvel tilbudsgiver som medlemmer af bestyrelse, direktion og/eller til- synsråd og eventuelle andre personer, der har måtte have beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutning i tilbudsgivers bestyrelse, direkte eller tilsynsråd ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 4.2.
For danske tilbudsgivere skal dokumentationen fremlægges i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten kan indhentes via følgende link:
xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx
Kommunen gør opmærksom på, at der ved anmodningen om serviceattest skal bedes om, at der indhentes oplysninger fra Skifteretten, Politiet, ATP og Skat. Tilbudsgiver bør på forhånd være forberedt på, at der skal indsendes samtykkeerklæringer fra medlemmerne af tilbudsgivers bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med indhentning af serviceattesten.
9.2 Dokumentation for opfyldelse af minimumskrav til egnethed
Som dokumentation for opfyldelse af minimumskrav til egnethed vil tilbudsgiver blive bedt om at fremlægge følgende til bekræftelse af oplysningerne afgivet i ESPD:
• Uddrag af tilbudsgivers årsregnskaber eller tilsvarende dokumentation, der viser tilbudsgivers egen- kapital for de seneste tre regnskabsår.
***
Af hensyn til den stramme tidsplan for udbuddet ser ordregiver gerne, at dokumentationen for til- budsgivers egnethed og at tilbudsgiver ikke er omfattet af grundlag for udelukkelse, vedlægges alle- rede ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver er dog ikke forpligtet hertil.
9.3 Underretning og standstill
Alle tilbudsgivere vil få skriftlig underretning om kommunens tildelingsbeslutning på samme tid. Det forventede tidspunkt herfor fremgår af tidsplanen, jf. afsnit 3.
Underretningen om tildelingsbeslutningen udgør ikke en accept af det økonomisk mest fordelagtige tilbud eller et afslag på de øvrige tilbud.
Først ved underskrivelsen af kontrakt foreligger der en bindende forpligtelse for kommunen i forhold til den udbudte rammeaftale.
Kommunen er i medfør af § 3 i lov om Klagenævnet for Udbud forpligtet til efter underretningen om tildelings- beslutningen at afvente udløbet af en standstill-periode, inden indgåelse af kontrakt.
10. Vedståelsesfrist
Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
11. Sprog
Tilbud med bilag, samt al kommunikation i aftaleperioden forventes at være på dansk. Datablade kan være på dansk, svensk, norsk eller engelsk.
12. Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
13. Forbehold
Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer vil ikke blive accepteret. Sådanne tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssige.
Forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil af kommunen så vidt muligt blive kapitaliseret og lagt til den pris, tilbudsgiver har angivet. Kan de ikke prissættes er kommunen forpligtet til at afvise tilbuddet.
14. Offentlighed
Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at materiale, der indgives til en offentlig myndighed, og herunder til- budsmateriale i en udbudsprocedure, er omfattet af aktindsigt efter offentlighedsloven, hvorfor alle og enhver som udgangspunkt har ret til at gøre sig bekendt med indholdet heri. Offentlighedsloven giver kun i begrænset omfang mulighed for at undtage forretningshemmeligheder og lignende fra aktindsigt og alene i tilfælde, hvor der er en nærliggende risiko for betydeligt tab for tilbudsgiveren, hvis de pågældende oplysninger udleveres.
Kommunen vil så vidt muligt forinden besvarelse af eventuelle aktindsigtsbegæringer i materiale fra tilbudsgi- ver indhente en udtalelse fra denne til brug for sin vurdering af, om oplysninger kan udelades ved aktindsigts- besvarelsen. Udtalelsen er alene vejledende for kommunen, der er forpligtet til at træffe sin afgørelse på grundlag af lovgivningen og praksis fastlagt af bl.a. Folketingets Ombudsmand og Klagenævnet for Udbud.
Tilbudsgiverne opfordres til ikke at indgive oplysninger, som er kritiske for tilbudsgivers virksomhed, til kom- munen, medmindre oplysningerne har reel betydning for kommunens bedømmelse af tilbuddet.
15. Ansvar
Tilbudsgiver er ansvarlig for, at oplysninger, der afgives af tilbudsgiver til kommunen i forbindelse med ud- budsproceduren er korrekte.
Konstaterer kommunen inden tildelingen af kontrakt, at en tilbudsgiver har afgivet urigtige eller misvisende oplysninger, eller har fortiet oplysninger, med henblik på uretmæssigt at påvirke kommunens beslutning i for- hold til udelukkelse af tilbudsgiver, bedømmelse af tilbudsgivers egnethed eller tildeling af kontrakt, vil kom- munen som udgangspunkt udelukke tilbudsgiver, jf. afsnit 4.2.
Kommunen gør i øvrigt opmærksom på, at afgivelse af urigtige eller misvisende oplysninger til en offentlig myndighed kan være omfattet af straffelovens regler, herunder straffelovens §§ 161-163.
16. Øvrige vilkår
Der ydes ikke honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materiale til brug herfor. Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom, og det vil ikke blive returneret.