Databehandleraftale Revideret 01-01-2020

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databe- handleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af så- danne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes autorisationsaftale vedrørende levering af test og profiler til:

Rekruttering, vurdering, udvikling af kandidater og/eller medarbejdere

– samt til sammensætning og udvikling af team/grupper. Herefter kaldet ”hovedaftalen”.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag.

Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A. Indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B. Indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de even- tuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens Bilag C. Indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalens Bilag D. Indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af data- beskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutnin- ger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behand- ling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes natio- nale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den da- taansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret for- byder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databe- handlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplys- ningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til person- oplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvar- lige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysnin- ger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt- telsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karak- ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekni- ske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin- ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikker- hed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sik- kerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataansvar- lige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre da- tabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod så- danne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle under- databehandlere fremgår af ”hovedaftalen” eller denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underda- tabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme da- tabeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandle- ren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandler- aftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databe- handleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da- taansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulig- hed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underda- tabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den da- taansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data- ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da- tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabe- handlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt in- tern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som da- tabehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor ram- merne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredje- land,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med op- fyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarli- ges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynsta- gen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers ret- tigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske perso- ners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvar- lige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den da- taansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af

”hovedaftalen” eller denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af ”hovedaftalen” eller denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræ- sentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske fa- ciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databe- handleraftalen vil fremgå af ”hovedaftalen” eller denne aftales

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes aftale eller af denne aftales Bilag D.

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelses-

varsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller data- behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehand- lere.

6. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren

Navn:

Stilling:

Dato:

Underskrift:

Navn:	Xxxxxx X. Xxxxx
Stilling:	Partner
Dato:	2020-01-01
Underskrift:

15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personen/kontaktpunktet.

Hos den dataansvarlige Hos databehandleren

Navn:

Stilling:

Telefon- nummer:

Email:

Navn:	Xxxxxx X. Xxxxx
Stilling:	CEO, Partner
Telefon- nummer:	0000 00 00 00 00
Email:	xxx@x-xxxxxxx.xxx

Bilag A

Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige er:

Udarbejdelse af test, profiler og analyser til:

- Rekruttering

- Udvikling af medarbejdere

- Sammensætning og udvikling af team

- Gennemførelse af 360 graders feedback

- Gennemførelse af interne HR målinger (trivselsanalyser, teammålinger mv.)

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

Databehandler varetager databehandlings opgaver for den Dataansvarlige vedrørende levering af persontestsystemer og HR analyseværktøjer i Dataansvarliges egen virksomhed, eller i forbindelse med dataansvarliges levering af ydelser til den Dataansvarliges kunder til ovennævnte formål.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Persondata, herunder:

(a) Navn

(b) Køn

(d) Uddannelse

(e) Branche/erhverv

(f) Stilling/jobtype

Bemærk: Nærværende aftale omfatter Persondata, der relaterer sig til resultater fra psykologiske testværktøjer og intelligens/færdighedstests. Disse data er jævnfør Persondataforordningens arti- kel 6 og 9 IKKE Følsomme Persondata. Ved Følsomme Persondata forstås Persondata omhand- lende race eller etnisk oprindelse, politisk eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

A: Ansatte hos kunden som udfylder et eller flere af Databehandlers testværktøjer

B: Jobsøgende hos kunden, der udfylder et eller flere af Databehandlers testværktøjer

C: Ansatte hos, eller jobsøgere til stillinger hos den Dataansvarlige virksomheds kunder, der udfylder et eller flere af Databehandlers testværktøjer.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B

Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere.

Dataansvarlig kan til enhver tid henvende sig til Databehandler og rekvirere en liste over Underda- tabehandlere.

Dataansvarlig samtykker til, at Databehandler kan udskifte nedenstående Underdatabehandlere såfremt samme krav efterleves. Skift af Underdatabehandler kan ikke udgøre en væsentlig mislig- holdelse af databehandleraftalen.

Databehandler har ret til at gøre indsigelse mod anvendelse af Underdatabehandler. Den dataan- svarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Såfremt en Underdatabehandler ikke, efter Databehandlers opfattelse, er omfattet af Dataansvar- liges samtykke i denne bestemmelse er Databehandler forpligtet til at orientere Dataansvarlig og indlede drøftelser med Databehandler.

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
IT Rela- tion A/S	27001092	Xxxxxx Xxxxx 0 X, 0. Sal,. 7400 Herning	Datacenter
Gilleleje Software ApS	29970963	Rørvænget 1, Søborg, 3250 Gilleleje	Programmering, sikkerhedskopiering og fejlsøgning
A H Com- puting	20455008	Xxxxxxxxxxx 00, Xxxxx, 000 Xxx- xxxx	Xxxxxxxxxxxxx, sikkerhedskopiering og fejlsøgning
e-stimate Aps	32057497	Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 X, 0000 Xx- der	Dansk drift og salgsselskab. Behandler data på lige fod med e-stimate international ApS

Bilag C

Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at Databehandleren udfører følgende:

Dataansvarlig har ansvaret for, at Databehandlers testsystemer kun anvendes af Autoriserede Brugere hos Dataansvarlig. Autoriserede Brugere er personer, der er uddannet i det pågældende testværktøj hos Databehandler – heri indgår instruks omkring datasikkerhed og etiske krav.

Autoriserede Bruger(e) hos den Dataansvarlige har eget login til testsystemet via Databehandlers online platform, som brugeren selv administrerer. Xxxxxx har selv ansvaret for at vælge et forsvar- ligt kodeord og sikre det ikke videregives til tredjemand.

Autoriserede Xxxxxxx har ansvaret for at slette persondata og svardata umiddelbart efter anven- delsen. Databehandler fjerner automatisk ikke-slettet data fra Autoriserede Brugers konto efter 6 måneder. Hvis det af Databehandler vurderes forsvarligt kan der på senere tidspunkt gives mulig- hed for ved aktivt tilvalg at opbevare data længere.

Databehandler kan, efter Dataansvarliges ønske, levere administrativ support og teknisk assi- stance til brugeren vedrørende anvendelse af testsystemet.

Dataansvarlig er bekendt med, at de af Databehandlers ansatte eller Underdatabehandlere, der i support øjemed leverer teknisk og administrativ assistance, har adgang til de oplysninger den cer- tificerede bruger har i systemet.

Databehandler må anonymisere og gøre persondata ikke-personhenførbare. Behandling af så- danne data er ikke omfattet af persondataloven, og dermed heller ikke del af denne databehand- leraftale.

C.2 Behandlingssikkerhed

Databehandleren sikrer et passende teknisk og organisatorisk sikkerhedsniveau for opbevaring af personoplysninger baseret på risikovurdering foretaget af Databehandler.

Databehandleren gennemfører som minimum følgende foranstaltninger:

• Krypteret persondata under transmission (HTTPS).

• Krypteret persondata ved lagring på server.

• Intern kontrol af Databehandlers medarbejderes adgang til personoplysninger.

• Begrænset fysisk og digital adgang til servere hvor personoplysninger opbevares.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares i 6 måneder hvorefter de anonymiseres hos Databehandler.

C.4 Lokalitet for behandling

Databehandlers behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataan- svarliges forudgående godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

• Danmark eller andet EU land.

Databehandler kan efter anmodning oplyse Dataansvarlig om eksakt placering af hvor databehand- lingen finder sted.

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandler må overføre personoplysninger til tredjeland ved anmodning fra autoriserede bru- gere, herunder hvis en autoriseret bruger tilgår online platformen fra tredjelande.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Dataansvarlig har, for egen regning og mod dækning af Databehandlers udgifter, en gang årligt ret til at lade intern eller ekstern revision eller anden uafhængig ekspert dokumentere Databehandler lever op til aftalens bestemmelser. Denne kontrol skal varsles med 14 arbejdsdage til Databehand- ler.

Denne ret bortfalder såfremt Databehandler vælger selv at gennemføre en årlig IT revision og stil- ler denne compliance rapport til rådighed for Dataansvarlig. Rapporten skal dokumentere, at Da- tabehandler efterlever lov om personoplysninger (persondataloven, lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og fra d. 28-5-2018 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016.

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle un- derdatabehandlere

Den Dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos Underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den Dataansvarlige vurde- rer, at Databehandlerens tilsyn med Underdatabehandleren ikke har givet den Dataansvarlige til- strækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos Underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne Databehandleraftale.

Den Dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos Underdatabehandleren ændrer ikke ved, at Databehandleren også herefter har det fulde ansvar for Underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne Databehandleraftale.

Databehandlerens og Underdatabehandleres udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk til- syn/en inspektion hos Underdatabehandleren betales af den Dataansvarlige.

Al kontakt med Underdatabehandler skal ske gennem Databehandler.

Denne ret bortfalder såfremt Underdatabehandler vælger selv at gennemføre en årlig IT revision og stiller denne compliance rapport til rådighed for Dataansvarlig. Rapporten skal dokumentere, at Underdatabehandler efterlever lov om personoplysninger (persondataloven, lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og fra d. 28-5-2018 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016.

Bilag D

Parternes regulering af andre forhold

Ingen andre forhold

Document Metadata

Table of Contents

Databehandleraftale Revideret 01-01-2020

Document Metadata