Indkøbspolitik for Aalborg Kommune

Indkøbspolitik for Aalborg Kommune

Indholdsfortegnelse

Indkøbspolitikkens formål 2

Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning 2

Indkøbspolitikkens indhold 3

Indkøbsorganisationens opbygning 5

Indgåelse og anvendelse af aftaler 6

Information 7

Forhold til leverandører 7

Uddannelse og erfaringsudveksling 7

Eksternt samarbejde 8

Politik på lagerområdet 8

1. Indkøbspolitikkens formål

Formålet med indkøbspolitikken er:

Gennem en koordinering af de enkelte forvaltningers indkøb af varer og tjenesteydelser (ekskl. bygge og anlæg) at opnå de bedst mulige betingelser for Aalborg Kommunes indkøb.

Via en koordinering at sikre, at kommunale indkøb af varer og tje- nesteydelser sker efter saglige og forretningsmæssige vurderin- ger og i overensstemmelse med gældende retningslinjer.

I betingelserne indgår en afvejning af den bedst mulige kvalitet i forhold til prisen - og andre relevante tildelingskriterier.

Det vil således ikke være muligt at foretrække danske eller lokale produkter/virksomheder, såfremt de ikke er konkurrencedygtige.

Varer og tjenesteydelser indkøbt til Aalborg Kommune skal være bæredygtige og opfylde minimumskrav til arbejdsløn, arbejdsfor- hold, arbejdsmiljø, miljø, klima, demokrati og social ansvarlighed. Varer og tjenesteydelser fra virksomheder, der er certificerede ef- ter EMAS, ISO14001 og OHSAS 18001 eller lignende certificerede systemer skal prioriteres, og miljø- og bæredygtighedsmærkede produkter vil blive foretrukket , hvor det er teknisk, kvalitetsmæs- sigt og økonomisk muligt.

2. Indkøbspolitikkens omfang, afgrænsning og principper

Indkøbspolitikken omfatter:

1. Samtlige indkøb af varer og standardtjenesteydelser, der fore- tages af kommunale institutioner og afdelinger.

2. Indkøb af disse til kommunale institutioner, virksomheder og afdelinger

3. Selvejende institutioner med et offentligt tilskud på 50 % eller derover. Magistraten kan dispensere i situationer,

hvor det kan påvises, at det ikke er hensigtsmæssigt i for hold til institutionens formål eller indtægtsgrundlag

Leje- og leasingaftaler behandles på samme måde som direkte ind- køb.

Større standardtjenesteydelser kan udbydes samlet, hvis Indkøbs- gruppen finder det økonomisk hensigtsmæssigt.

For områder, der henhører under Tilbudslovens bestemmelser, an- vendes de heri angivne regler.

Formål

EU

Tildelings- kriterier

Bære- dygtighed

Varer og standard- tjenesteydelser

Omfattede

Selvejende insti- tutioner

Leje og leasing

Tjeneste- Ydelser

Tilbudsloven

Aalborg Kommunes indkøb sker i øvrigt i henhold til gældende EU- udbudsdirektiver inden for såvel ”Det almindelige område” som Forsyningsvirksomhederne.

Alle AK´s indkøb skal altid overholde EU´s almindelige principper om ligebehandling, gennemsigtighed mv.

3. Indkøbspolitikkens indhold

For at opfylde indkøbspolitikkens formål søges der som hovedregel indgået aftaler med offentligt udbud og efter princippet: ”Det øko- nomisk mest fordelagtige tilbud”, med hensyn til relevante under- kriterier, herunder bl.a.:

• priser

• leveringsbetingelser

• betalingsbetingelser

• servicebetingelser

• betingelser med hensyn til en minimering af de administrative omkostninger

• bæredygtigt miljø/klima

Priser:

Prisen er et vigtigt parameter, men skal ses i sammenhæng med relevant kravspecifikation og den ønskede kvalitet.

Leveringsbetingelser:

Som hovedregel kræves varerne frit leveret på en angivet adresse og uden gebyrer af nogen art.

Der kan træffes forskellige aftaler med samme leverandør, hvis det er hensigtsmæssigt ud fra de brugermæssige forudsætninger.

Ved alle leverancer er der distributionsomkostninger, hvorfor man ved alle bestillinger bør optimere sine indkøb.

Betalingsbetingelser:

Som minimum kræves der en betalingsfrist på 30 dage netto, eller løbende måned + 20 dage.

Alternative betalingsbetingelser kan dog aftales/kræves i det kon- krete udbud.

Generelt søges betalingsbetingelserne økonomisk effektiviseret via e-handel.

Servicebetingelser:

I forhold til de stillede krav søges der opnået den nødvendige ser- vice m.h.t. leveringstid, returret, lagerføring af det rigtige sorti-

EU-direktiver

Generelle EU- principper

Leverandør- aftaler

Det økonomisk mest fordelag- tige tilbud

Priser

Levering

Betaling

Service

ment så restordrer undgås, afgivelse af statistik, m.v. Relevant konsulentbistand skal kunne tilbydes.

Betingelser med hensyn til en minimering af de administrative omkostninger:

De administrative omkostninger nedbringes via indførelse af elek- tronisk handel, hvor det er muligt.

Bæredygtigt miljø/klima:

Ved ethvert udbud medtages miljø- og klimakrav i nødvendigt og re- levant omfang. Miljø- og klimakrav stilles som minimumskrav og ind- går derudover i tildelingskriterier ud fra produktets miljø- og klima påvirkning og Aalborg Byråds vedtagne bæredygtighedsstrategi.

Miljø- og klimakravene indgår sammen med de nævnte øvrige krav i en helhedsvurdering.

Miljø- og klimakravene opdateres løbende i takt med ny viden og den teknologiske udvikling.

Ved vurdering af varer skal der tages hensyn til de varer, der er mindst miljø- og klimabelastende og ressourceforbrugende ved produk- tion, levering, anvendelse, bortskaffelse og evt. genanvendelse.

Der lægges bl.a. vægt på, at produkterne er miljømærkede eller le- ver op til de miljøkriterier, der ligger bag de officielle miljømærker.

I den samlede vurdering indgår:

• Substitution af miljø- og sundhedsskadelige stoffer

• miljøbelastning

• klimabelastning

• arbejdsmiljøbelastning

• ergonomiske konsekvenser

• miljø- og klimapolitik og – regnskab ved prækvalifikation

• miljøcertificering, ISO 14001, OHSAS 18001 eller lignende

• miljømærkede produkter

• energiforbruget

Aalborg Byråd har vedtaget at øge andelen af økologiske fødevarer i de kommunale storkøkkener, kantiner og institutioner. Økologiske fødevarer skal derfor prioriteres og tilbydes i det omfang de bud- getmæssige forudsætninger er til stede. Det skal sikres, at de øko- logiske fødevarer – ligesom øvrige fødevarer - kan leve op til: kvali- tet, leveringssikkerhed, distribution og lagerforhold m.v.

Elektroniske indkøb udbygges i Aalborg Kommune. E-handel er bygget op med en weborienteret brugergrænseflade. Dokumen- terne, der udveksles, baseres indtil videre på EDI-standarden, på sigt tilpasses til markedsstandarden.

Adm. omkost- ninger

Bæredygtigt miljø

Miljøvurdering

Økologi

E-handel

Nuværende leverandører kommer efter aftale løbende med på e- handel, samtidig med at kravene vedrørende e-handel indgår i de fremtidige udbud som mindstekrav.

Samarbejde om aftalerne søges primært etableret internt. Derud- over kan samarbejde etableres med primærkommuner i Regionen, kommunale organisationer, statslige styrelser og større virksom- heder, såvel halvoffentlige som private, hvor det skønnes hensigts- mæssigt.

4. Indkøbsorganisationens opbygning

Til at koordinere Aalborg Kommunes indkøb i henhold til indkøbs- politikken er der nedsat en Indkøbsgruppe. Den består af repræ- sentanter fra alle forvaltninger, idet hver forvaltning max. udpeger to repræsentanter til Indkøbsgruppen.

I Indkøbsgruppen afstikkes generelle retningslinjer for gennem- førelse af Aalborg Kommunes indkøbspolitik, for uddannelse af indkøbere og for samarbejde med andre kommuner/offentlige/ private virksomheder.

Indkøbsgruppen mødes jævnligt og efter behov, dog mindst tre gange årligt. De enkelte medlemmer af Indkøbsgruppen er for- pligtet til at arbejde effektivt for realisering af indkøbspolitikken. Herunder er de forpligtet til at medvirke ved fremskaffelse af de nødvendige oplysninger i forbindelse med aftaleindgåelse. Med- lemmerne af Indkøbsgruppen skal desuden virke koordinerende i samarbejdet mellem Indkøbsgruppen og forvaltningerne.

Der vil årligt blive afgivet en indkøbsanalyse til Indkøbsgruppen. Med passende mellemrum vil Indkøbsanalysen tilgå forvaltninger- ne med henblik på en mere detaljeret analyse.

Indkøbsgruppen afgiver årligt en beretning til Direktørgruppen om aktiviteten i det forløbne år. Beretningen kan indeholde forslag til forbedringer og ændringer i Aalborg Kommunes indkøbsmønster.

Formanden for gruppen er Administrationschefen i Forsyningsvirk- somhederne.

Lederen af Indkøbsaftalefunktionen er sekretær for gruppen, og udøver de koordinerende opgaver i forbindelse med aftaleindgå- else og deres videre formidling.

Indkøbs- samarbejde

Indkøbsgruppe sammensætning

Retningslinier

Opgave

Indkøbsanalyse

Beretning

Formand

Sekretær

5. Indgåelse og anvendelse af aftaler

Det er Indkøbsaftalefunktionens hovedopgave at indgå indkøbsaf- taler gældende for samtlige forvaltninger.

Aftaler indgås, hvor det skønnes økonomisk hensigtsmæssigt. Aftalerne på standardvarer vil som regel være obligatoriske.

Det vil være et mål, at endnu flere af indkøbsaftalerne gøres obli- gatoriske, samt at der arbejdes på en standardisering af varesorti- mentet, og indkøbsaftalernes leverandørkreds begrænses, for der- ved at skabe en så stor indkøbsvolume som muligt, ved den enkelte leverandør.

De øvrige aftaler indgås som tilbudsaftaler, hvilket betyder, at de skal benyttes, medmindre der kan handles på bedre vilkår. Benyt- tes en anden leverandør skal Indkøbsaftalefunktionen orienteres.

Som udgangspunkt bør tilbudsaftaler efter en kortere eller længe- re periode gøres til obligatoriske indkøbsaftaler, dog skal det være i forhold til en konkret vurdering.

Indkøbsaftalerne vil blive indgået i samarbejde med brugerne, der definerer den mængde og kvalitet, der skal udbydes, medens det er Indkøbsaftalefunktionens opgave at udbyde således, at der opnås størst mulig konkurrence, og at der udbydes i henhold til gældende regler for offentlige indkøb.

Skal der indgås indkøbsaftaler for nye områder, vil der blive ned- sat brugergrupper, bestående af brugere fra de forvaltninger, der måtte være brugere af pågældende vare eller tjenesteydelse.

De enkelte institutioner har pligt til at give de nødvendige oplys- ninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for indgåelse af aftalerne.

Hvis der på enkeltstående indkøb opnås bedre økonomiske vilkår end på den gældende obligatoriske indkøbsaftale for det respek- tive vareområde, skal købet formidles via Indkøbsaftalefunktionen.

Leverandørerne skal hæfte for overholdelse af offentlige påbud, såsom gældende lovbestemmelser, myndighedskrav, EU-direktiver, standarder, prisbestemmelser, fremstillings- og varemærknings- forskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder.

SBU, TMF og FV inddrages i relevante situationer. De arbejdsmil- jømæssige vilkår vil også kunne vurderes af anden relevant insti- tution.

Indkøbsaftale- funktionen

Standard- varer

Tilbuds- aftaler

Opgave- fordeling

Nye områder

Institutionernes pligt

Bedre økonomi- ske vilkår

Leverandør- hæftelser

Inddragelse af forvaltninger

De økonomiske besparelser, der opnås ved anvendelse af de indgå- ede aftaler, tilfalder institutionerne/afdelingerne/virksomhederne.

Der skal ved indgåelse af aftaler tages vidtgående hensyn til stør- relsen af institutionerne, lagermulighederne, indkøbsvolumen, le- veringsfrekvens m.v.

I enkelte tilfælde kan aftaler begrænses til at omfatte de største institutioner/afdelinger/virksomheder.

6. Information

Indkøbsaftalefunktionen er ansvarlig for information om de gæl- dende aftaler til samtlige relevante brugere i kommunen. Indkøbs- aftalerne og anden relevant indkøbsmæssig information findes på kommunens intranet. Institutioner der ikke er på kommunens in- tranet, informeres via elektroniske medier.

De kommuner, selskaber m.v., som Aalborg Kommune har indkøbs- samarbejde med, informeres via elektroniske medier.

7. Forhold til leverandører

Indkøbsaftalefunktionen og de disponerende indkøbere skal lø- bende være opmærksomme på, at holdningen til leverandørerne er saglig, forretningsmæssig og ikke diskriminerende.

Der skal samarbejdes om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål, og samarbejdet skal indebære en gensidig udveksling af informa- tion. Dette gælder også i relation til kunde-/leverandørforholdet. Indkøbsaftalefunktionen følger løbende leverandørmarkedet for at kunne vurdere leveringsmuligheder, -sikkerhed, produktsammen- sætning og ændring af teknologi m.v.

8. Uddannelse og erfaringsudveksling

For at effektivisere indkøbssamarbejdet i Aalborg Kommune ud- bygges og fastholdes en optimal uddannelse af kommunens ind- købere (de indkøbsdisponerende). Uddannelsen, der omfatter alle dele af indkøbsspektret, kan etableres i eget regi, ved samarbejde med andre primær- og regionskommuner og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere.

Besparelser

Aftale- forhold

Aalborg Kommu- nes Intranet

Elektroniske medier

Holdning

Leverandør- samarbejde

Uddannelse

9. Eksternt samarbejde

Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og leveringsbe- tingelser. Der kan desuden opnås betydelige fordele på områder som uddannelse af indkøbere og erfaringsudveksling i bred for- stand. Af samarbejdspartnere tænkes i første omgang på Regio- nen, andre primærkommuner, Statens og Kommunernes Indkøbs Service og det lokale erhvervslivs organisationer.

Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med hel- eller halvpri- vate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i informa- tion om brugen af forskellige produkter og deres udvikling (f.eks. teknologi), uddannelse af indkøbere og udveksling af erfaringer på forskellige områder.

10. Politik på lagerområdet

Hvor det økonomisk er hensigtsmæssigt, kan der etableres vare- lager.

Det er forbundet med store omkostninger i form af finansiering, rentetab, driftsudgifter, distribution m.m. at opretholde lagre. Der- for indskrænkes lagerføring til det allermest nødvendige. Lager- føringen søges i stedet placeret hos fabrikanter og leverandører. I øvrigt vil et lokalt placeret lager indebære væsentlige fordele, så som hurtig levering, bedre service m.v.

Indkøbspolitikken blev godkendt af Magistraten den

19. februar 1996.

Justeret af Direktørgruppen i møde den 13. juni 2000. Godkendt af Magistraten i møde den 19. januar 2004. Godkendt af Magistraten i møde den 12. april 2010.

Eventuelle spørgsmål til indkøbspolitikken eller ønske om yderligere eksemplarer kan rettes til Indkøbsaftalefunktionen

Fordele

Samarbejds- partnere

Samarbejds- emner

Primært decentral lagerføring

INDKØB

FORSYNINGSVIRKSOMHEDERNE

akprint