Tilslutnings- og Samarbejdsaftale om
Tilslutnings- og Samarbejdsaftale om
Kommunernes IT Overbliks System
(herefter kaldet ”KITOS”)
Mellem parterne
[navn på Myndigheden]
[Adresse]
[CVR-nr]
(herefter kaldet "Myndigheden")
og
OS2kitos Sekretariatet
(herefter kaldet Sekretariatet)
er indgået aftale på følgende vilkår
1FORMÅL
1.1Nærværende tilslutningsaftale vedrører forholdet mellem parterne i forbindelse med samarbejdet om KITOS.
1.2Aftalen vedrører endvidere Myndighedens bindende tilsagn om, at Sekretariatet bemyndiges til at stå for governance, koordinering og udvikling samt indgåelse af leverandøraftaler – herunder evt. udbud vedr. drift, support og videreudvikling af KITOS på Myndighedens vegne i henhold til enhver tid gældende organisering i OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab. KITOS indgår i OS2 - Offentligt Digitaliseringsfælleskab. OS2 er en frivillig forening der kræver særskilt tilslutning.
2SEKRETARIATETS FORPLIGTIGELSER
2.1Sekretariatet forpligter sig til, i samarbejde med Myndigheden og andre deltagende Myndigheder, at sikre en stabil drift af KITOS, vedligeholde og videreudvikle KITOS og de fælles grunddata som er i KITOS. Sekretariatet (herunder den Myndighed, der løfter rollen som Sekretariat) er ikke ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab, som følger af brugen af KITOS.
2.2Sekretariatet forestår leverandørstyring i forhold til pkt. 2.1. og forpligter sig endvidere til at varetage koordinering i henhold til Sekretariatets organisering og gældende governance.
2.3Sekretariatet forpligter sig til at nedsætte og betjene en styregruppe. Styregruppen tager hvert 3. år stilling til Sekretariatets placering. Såfremt styregruppen træffer beslutning om ny placering af sekretariatet, skal de varsle det med minimum et års varsel. Sekretariatets funktion forudsætter at Sekretariatet er placeret i en Myndighed som er medlem af OS2 – Offentligt Digitaliseringsfællesskab.
2.4Sekretariatet forpligter sig til alene at igangsætte udviklingsprojekter efter dialog med de tilsluttede Myndigheder og en tilhørende beslutning i styregruppen.
2.5Sekretariatet forpligter sig til at al nyudvikling og ændringer af KITOS, til enhver tid overholder den gældende OS2-licens, og sikrer de tilsluttede Myndigheders adgang til KITOS og data i KITOS.
2.6Sekretariatet forpligter sig til at overholde best practice herunder understøttelse af rammearkitekturens principper og OS2s Code of Conduct samt governancemodel.
2.7Udviklingen
af KITOS baserer sig på interaktion mellem Myndigheder og
Sekretariatet.
I denne interaktion forpligter Sekretariatet sig
til at samarbejde konstruktivt med Myndigheder gennem indkaldelse til
arbejdsmøder og/eller brugerklubmøder i et nødvendigt omfang samt
at orientere via Sekretariatets til enhver tid anviste support- og
kommunikationskanal.
2.8Sekretariatet holder brugerklubmøder minimum en gang årligt, hvor alle de tilsluttede Myndigheder kan deltage i prioriteringen af større ændringsønsker. Sekretariatet holder Myndighederne orienterede vedrørende ændringer og større fejl mv. via det af sekretariatets til enhver tid anviste supportkanal. Sekretariatet forpligter sig til at holde kommunikationskanalen for KITOS på OS2-hjemmesiden opdateret.
2.9I nødvendigt omfang udarbejder Sekretariatet vejledninger og information til lokal implementering og anvendelse af KITOS.
2.10Sekretariatet sikrer, at de tilsluttede Myndigheder får de nødvendige adgangsrettigheder til at kunne udføre deres opgaver i KITOS.
2.11Sekretariatet må alene dele Myndighedsspecifikke KITOS data med 3. part efter aftale med styregruppen.
3MYNDIGHEDENS FORPLIGTIGELSER
3.1Udviklingen
af KITOS baserer sig på interaktion mellem Myndigheder og
Sekretariatet.
I denne interaktion forpligter Myndigheden sig
til at samarbejde konstruktivt med Sekretariatet gennem deltagelse i
arbejdsmøder og/eller brugerklubmøder i et nødvendigt omfang samt
at holde sig orienteret via Sekretariatets til enhver tid anviste
support- og kommunikationskanal.
3.2Det er Myndighedens eget ansvar at sikre udbredelse af KITOS i Myndighedens organisation. Sekretariatet kan i begrænset omfang via bl.a. vejledninger bistå Myndigheden med udbredelsen af KITOS i den enkelte Myndighed.
3.3Myndigheden skal udpege som minimum én (og max 2) lokale administratorer af KITOS, som også skal agere kontaktpersoner i forhold til KITOS generelt, som 1. linje support for brugerne af KITOS i den pågældende Myndighed.
3.4Myndigheden kan via administratorer og Sekretariatets til enhver tid anviste supportkanal søge rådgivning ved oplevede fejl i KITOS, samt komme med forslag og ønsker til prioritering af ændringsønsker.
3.5Ændringsønsker og ønsker til videreudvikling meldes til Sekretariatet, som vil oprette disse i den af Sekretariatets anviste udviklingskanal og medtage dem ved fremtidige prioriteringsrunder. Ønskerne indberettes gennem den til enhver tid anviste supportkanal.
3.6Omkostninger i forbindelse med Myndighedernes deltagelse i undervisning, arbejdsmøder og brugerklubmøder mv. afholdes af de deltagende parter og er Sekretariatet uvedkommende.
3.7Myndigheden bestræber sig på at sikre, at de data der registreres i KITOS er korrekte og vedligeholdte.
3.8Den enkelte Myndighed har tavshedspligt i forhold til deling af tværgående data i KITOS med 3. part.
4EJERSKAB OG DELING AF TVÆRGÅENDE DATA
4.1Sekretariatet understøtter Myndighederne i realiseringen af de kommunale krav og mål opstillet i de fælles offentlig digitaliseringsstrategier – herunder i den fællesoffentlige rammearkitektur. Data i KITOS har til formål at understøtte Myndighederne og KL/KOMBIT samt andre relevante Myndigheder med strategiske beslutninger om digitalisering og er med til at synliggøre offentlige grunddata som kan bruges til at skabe sammenhæng, transparens og fremme samarbejder i det offentlige fx i forbindelse med udbud.
4.2Sekretariatet har forlods bemyndigelse til at indgå aftale med KL/KOMBIT om adgang til aggregerede og ikke Myndighedsspecifikke data i KITOS.
4.3Med indførelse af Rapportmodulet vil alle data i princippet blive tilgængelige for alle de tilsluttede Myndigheder. Efter aftale med styregruppen kan udvalgte felter markeres så den enkelte Myndighed kan undtage disse fra deling. Listen over de udvalgte felter forelægges til vedtagelse i styregruppen. Alene Sekretariatet og OS2-sekretariatet har adgang til alle data i KITOS.
4.4Myndigheden har ejerskab til sine egne data i KITOS. Hvis en Myndighed udtræder af KITOS samarbejdet kan Myndigheden få sine KITOS data udleveret mod betaling for medgået tid til udtræk. Myndighedens data vil forblive i KITOS og være tilgængelige for rapporter, benchmarking og statistik. Tre år efter udtræden slettes Myndighedens data i KITOS.
4.5Sekretariatet koordinerer med Myndighederne hvilke rapporter der kan deles jf. reglerne i databeskyttelsesforordningen.
5MYNDIGHEDENS BINDENDE TILVALG
5.1Ved tiltrædelse af denne tilslutnings- og samarbejdsaftale forpligter Myndigheden sig til, på aftalens vilkår og forudsætninger, at aftage KITOS og betale det i punkt 6 angivne vederlag til Sekretariatet.
6VEDERLAG OG TILSLUTNING
6.1Nye Myndigheder betaler en tilslutningsafgift til Sekretariatet ved indmeldelse. Størrelsen af tilslutningsafgiften besluttes af styregruppen.
6.2For Myndighedens løbende brug af KITOS betaler Myndigheden et halvårligt vederlag til Sekretariatet. Det halvårlige vederlag besluttes af styregruppen. Vederlaget betales forud i januar og juli. Sekretariatet forelægger budget og regnskab til godkendelse i styregruppen en gang årligt.
6.3Vederlaget dækker udgifter forbundet med drift, vedligehold, kvalitetssikring og opdatering af fælles grunddata, konsolidering og fejlrettelse samt tests heraf, leverandørstyring, forvaltningen – herunder Sekretariatet, 2. linje support, udarbejdelse og vedligehold af relevante dokumenter og overordnede vejledninger, undervisning/e-undervisning, generel koordinering, kommunikation og governance.
6.4Større udviklingsprojekter finansieres gennem særskilte fundraisingsprocesser og/eller ved brug af Sekretariatets opsparede midler.
6.5Nye Myndigheder bliver faktureret forholdsmæssigt, hvis tilslutningen finder sted i en betalingsperiode.
7MISLIGEHOLDELSE
7.1Manglende betaling af vederlag, misbrug af data og brud på tavshedspligten anses for misligholdelse. Såfremt der konstateres misligholdelse er Sekretariatet berettiget til at lukke for en Myndigheds adgang til KITOS, og angive forhold(ene) for misligholdelsen. Myndighedens adgang til KITOS vil være lukket indtil Myndigheden har afhjulpet de angivne forhold. Ved fortsat misligholdelse kan Sekretariatet opsige aftalen uden varsel.
7.2Hvis Sekretariatet opsiger aftalen pga. misligholdelse er Myndigheden forpligtet til fortsat at betale vederlag i henhold til opsigelsesbetingelserne.
8OPSIGELSE OG OPHØR
8.1Tilslutnings- og samarbejdsaftalen træder i kraft, når Sekretariatet har modtaget aftalen i underskrevet form.
8.2Aftalen er uopsigelig i et halvt år ved udgangen af et kalenderår, og kan opsiges med 6 mdr. varsel af begge parter.
8.3Sekretariatet og Myndigheder kan indgå særskilte aftaler om længere bindingsperioder fx i forbindelse med udbud.
8.4Sekretariatet kan opsige nærværende aftale, såfremt der ikke er 50 kommuner, der underskriver den.
9LOKALADMINISTRATOR
Angiv som minimum 1 lokaladministrator på løsningen - der kan senere tilføjes én mere. Den øverste vil betragtes som Kommunens KITOS ansvarlige og aftalen fremsendes til denne.
Kommune: EAN nr.:
|
Navn |
Telefon |
|
Ansvarlig Lokal adm |
|
|
|
Supplerende Lokal adm |
|
|
|
9 VERSION AF TILSLUTNINGS- OG SAMARBEJDSAFTALEN
Version |
Dato |
Ansvarlig |
Ændring |
1.1 |
08.04.2017 |
Xxxxxx
Xxxxxxxx
|
9.1Med underskrift på denne samarbejds- og tilslutningsaftale accepterer Myndighederne det til enhver tid gældende Sekretariatet.
Dato:
Myndighedens underskrift:
Side 6 af 6