Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
vedr. levering, opstilling, installation og idriftsættelse af
2 styk Hot Cells til produktion af radioaktive lægemidler
til
Region Hovedstaden Herlev Hospital
Ordregivers sagsnr. 14011659
Indholdsfortegnelse
1. BILAG 4
2. ORDREGIVER 5
2.1 Ordregivers kontaktpersoner 5
3. GENERELT 5
3.1 Tilbuddets udformning 5
3.1.1 Tilbudsopbygning og -struktur 6
3.1.2 Udfyldelse af svar- og tilbudsskemaer 6
3.1.3 Elektroniske tilbudskopier og -formater 7
3.2 Tilbudsgivers eventuelle forbehold 7
3.3 Checkliste til tilbuddet 8
3.4 Sprog 8
3.5 Udarbejdelse af tilbuddet 8
3.6 Fortrolighed 8
4. MØDER, FRISTER OG TIDSPLANER 9
4.1 Informationsmøde 9
4.2 Spørgsmål 9
4.3 Besigtigelse af adgangsforhold og installationssted hos Ordregiver 9
4.3.1 Installationsskitser 10
4.4 Tilbudsfrist og tilbudsformater 10
4.4.1 Tilbudskopier 10
4.5 Adressat 10
4.6 Åbning af tilbud 11
4.7 Vedståelsesfrist 11
4.8 Præsentation af tilbud 11
4.9 Besigtigelse af det tilbudte udstyr 11
4.10 Afprøvning af det tilbudte udstyr 12
4.11 Aftaletildeling og -start 12
4.12 Leveringsfrister og ibrugtagning 12
4.13 Konsekvenser for leveringsfrister og ibrugtagning ved forsinket aftale indgåelse 12
4.14 UDBUDSPLAN (OPSUMMERING AF OVENSTÅENDE PUNKTER) 12
5. UDBUDDETS FORMÅL OG OMFANG 13
5.1 Leveranceoversigt 13
5.2 Leveranceomfang 13
5.3 Grundkonfiguration 14
5.3.1 Øvrige leverancer omfattet af grundkonfigurationen 14
5.4 Option på udstyr til opfyldelse af B-krav 14
5.5 Leveranceoptioner 14
5.6 Option på evt. demontering, bortskaffelse og tilbagekøb af eksisterende ud styr 15
5.7 Uddannelsesoptioner 15
5.8 Serviceoptioner 15
5.9 Reservedele 15
5.10 Driftsforudsætninger 15
6. TILBUDSAFGIVELSE 15
6.1 Pris 15
7. KRAVSPECIFIKATIONER 15
7.1 A-krav 16
7.2 B-krav 16
7.3 IT-krav og vilkår 16
7.4 Øvrige krav og oplysninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen 16
7.4.1 Oplysninger om installationsforhold m.v. 16
7.4.2 Oplysninger om særlige myndighedskrav 17
7.4.3 Oplysninger til supplering af opgivelser for evt. dosimetri og billedkvalitet 17
7.4.4 Beskrivelse af Tilbudsgivers testprocedurer 17
7.4.5 Afgivelse af øvrige oplysninger efter tildeling 17
8. AFTALEUDKAST 17
9. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING 18
9.1 Bevillingsmæssig dækning 18
9.2 Evalueringsprocessens gennemførelse 18
9.2.1 Indledende vurdering af de indkomne tilbud 18
9.3 Evaluering af tilbuddene 19
9.4 Den samlet set økonomisk mest fordelagtige kombination af delaftaler og tilbud 19
9.5 Den samlede økonomiske konsekvens 19
10. UDVÆLGELSESKRITERIER 19
10.1 Retlig situation 19
10.1.1 Indeståelseserklæring 20
10.2 Økonomisk og finansiel situation 20
10.3 Teknisk kapacitet 21
10.3.1 Tilbudsgivers leverings-setup / producentens produktionskapacitet 21
10.3.2 Tilbudsgivers installations-setup 21
10.3.3 Tilbudsgivers undervisnings-setup 22
10.3.4 Tilbudsgivers serviceorganisation/-setup 22
1. Bilag
Bilag A. Generelle oplysninger om Tilbudsgiver
Bilag B. Udkast til aftale inkl. aftalebilag 3, 4, 5 og Sælgers tilbud
Bilag C. Kravspecifikationer (svarskema)
Bilag D. Finder ikke anvendelse.
Bilag E. Finder ikke anvendelse.
Bilag F. Grundkonfiguration (svarskema).
Bilag G. Finder ikke anvendelse. Bilag H. Finder ikke anvendelse. Bilag I. Finder ikke anvendelse. Xxxxx X. Finder ikke anvendelse. Bilag K. Finder ikke anvendelse. Bilag L. Indeståelseserklæring
Bilag M. Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 45
Bilag N. Referenceliste (svarskema)
2. Ordregiver
Klinisk Fysiologisk Afdeling X Xxxxxx Xxxxxxx 00
2730 Herlev Denmark
v/ Region Hovedstaden Koncern Indkøb Kongens Vænge 2
0000 Xxxxxxxx
2.1 Ordregivers kontaktpersoner
Indkøbsansvarlig kontaktperson:
Strategisk Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Direkte telefon: x00 0000 0000 (direkte telefon) E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: ”Udbud af Hot Cells til Herlev Hospital, Ordregivers sagsnr. 14011659.”
Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson.
3. Generelt
Nærværende udbud er en annoncering efter tilbudsloven med sagsnr. 14011659, annonceret Fredag d. 14. November 2014. Den aftale, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en offentlig kontrakt.
Udbudsmaterialet består af nærværende udbudsbetingelser med bilag inklusive udkast til aftalen og dennes bilag. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud således skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale.
3.1 Tilbuddets udformning
Tilbuddet skal afgives i nøje overensstemmelse med de krav, som er anført i nærværende udbudsmateriale. Alle ønskede oplysninger skal fremgå af tilbuddet og Tilbudsgiver skal svare udtømmende på alle punkter og i alle skemaer, hvor besvarelse er ønsket.
Der skal kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt eller må anses som et nødvendigt supplement til Tilbudsgivers besvarelse af udbudsmaterialet. Eventuel yderligere supplerende dokumentation for Tilbudsgivers besvarelse skal fremsendes på anmodning.
Ordregiver gør opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt, idet Ordregiver ikke - ud over det som Implementeringsbekendtgørelsens § 12 giver mulighed for, jf. punkt 3.3 - efterfølgende har mulighed for at lade Tilbudsgiver korrigere sit tilbud.
Det er Tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud indeholder alle nødvendige oplysninger samt nødvendig dokumentation m.v.
3.1.1 Tilbudsopbygning og -struktur
Oplysningerne forventes afgivet som anført i nærværende udbudsbetingelser med bilag og forventes angivet i vedlagte svar- og tilbudsskemaer, jf. pkt. 1, for såvel originaltilbud i papirform som elektroniske tilbudskopier.
Ordregiver forventer, at Tilbudsgiver følger den tilbudsopbygning og -struktur, der fremgår af punkt 3.3.
Al dokumentation og information, som Tilbudsgiver afgiver på anden måde end i de dertil vedlagte svar- og tilbudsskemaer, forventes at indeholde en klar og entydig henvisning til nummerering og overskrifter i udbudsmaterialet, herunder til krav anført i kravspecifikationen Bilag C samt øvrige bilag, jf. punkt 1.
3.1.2 Udfyldelse af svar- og tilbudsskemaer
Svar- og tilbudsskemaerne, jf. bilagsfortegnelsen i punkt 1, er udarbejdet med henblik på at sikre en lige vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver gennemgangen af de indkomne tilbud mere ensartet og mere gennemsigtig.
Tilbudsgivers besvarelse af hvert enkelt punkt i de anførte svar- og tilbudsskemaer forventes som udgangspunkt at være så fyldestgørende og udtømmende, at Ordregiver kan evaluere det tilbudte, jf. punkt 9, alene på baggrund heraf.
Ordregiver er bekendt med, at der er en grænse for hvor mange karakterer hvert besvarelsesfelt kan indeholde, og at ikke al information, herunder tabeller, diagrammer, billeder og lign. er egnet til afgivelse i skemaform.
Tilbudsgiver kan derfor i nødvendigt omfang undtagelsesvist henvise til yderligere dokumentation og information ved besvarelsen af et punkt i de anførte svar- og tilbudsskemaer.
Ordregiver forventer, at alle henvisninger indeholder en eksakt reference (bilagsnummer, sidenummer etc.) til hvor Ordregiver præcist kan finde den yderligere dokumentation og information i Tilbudsgivers tilbud. Se endvidere punkt 3.1.3.
3.1.3 Elektroniske tilbudskopier og -formater
Tilbudsgiver bør ud over det originale tilbud i papirform også medsende elektroniske tilbudskopier jf. punkt 4.4.
Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud. I tilfælde af modstrid imellem dokumenterne vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt oplysninger ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion, men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid.
Materialet i de elektroniske kopier af tilbudsmaterialet bør være i et offentligt tilgængeligt format såsom PDF eller ODF (open document format). Alle svar- og tilbudsskemaer forventes dog udfyldt og returneret i det samme elektroniske format, som det foreligger i udbudsmaterialet. Ordregiver forventer desuden, at de enkelte filer i de elektroniske kopier hverken er sikret mod kopiering eller låst mod bearbejdelse.
Ordregiver forventer, at alle interne referencer i den elektroniske tilbudskopi (herunder henvisninger fra svar- og tilbudsskemaer til yderligere dokumentation og materiale i tilbuddet) foreligger som hyperlinks således, at Ordregiver let kan orientere sig i den elektroniske tilbudskopi og finde frem til den fornødne information uden at være nødsaget til at printe hele tilbuddet ud.
3.2 Tilbudsgivers eventuelle forbehold
Ved forbehold forstås afvigelser fra udbudsmaterialets krav, uanset hvorledes afvigelsen betegnes.
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet.
Ordregiver kapitaliserer evt. forbehold.
Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder blandt andet pris, ibrugtagningsfrister, aftalevilkår samt forbehold, som Ordregiver ikke kan kapitalisere, vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke konditionsmæssigt. Dette gælder uanset om forbeholdet er anført i tilbudsbrevet eller ej. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Såfremt Tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i aftalegrundlaget.
3.3 Checkliste til tilbuddet
Følgende oplysninger bør fremgå af tilbuddet:
▪ Udfyldt og underskrevet skema til generelle oplysninger om Tilbudsgiver, jf. Bilag A.
Følgende oplysninger skal fremgå af tilbuddet:
▪ Udfyldt svarskema for kravspecifikation med efterspurgt dokumentation, jf. Bilag C.
▪ Udfyldt skema for Grundkonfiguration A-krav, jf. Bilag F.
▪ Installationsskitse og oplysninger om installationsforhold m.v., jf. punkt 4.3.1 Tilbuds- grundlag samt punkt 7.4.1.
▪ Materiale til kvalifikation af Tilbudsgiver, jf. punkt 10, herunder beskrivelse af Til- budsgivers kvalitetsstyringssystem samt de vedlagte erklæringer og attester, jf. (Bilag L
– hvis relevant) Bilag L og Bilag N.
Følgende oplysninger skal desuden vedlægges tilbuddet:
▪ Tekniske specifikationer, datablade, diagrammer og tegninger, der dokumenterer de til- budte produkter og godtgør Tilbudsgivers besvarelse af punkterne i kravspecifikationen Bilag C. Krav til dokumenterne læses i Bilag C.
Ordregiver forbeholder sig dog ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at gøre brug af Implementeringsbekendtgørelsens § 12, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i tilbudsgivers fremsendte tilbud er omfattet af denne bestemmelse.
3.4 Sprog
Tilbud, herunder besvarelse af kravspecifikationen, tro-og-love-erklæring evt. indeståelseserklæring samt al øvrig kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk eller engelsk og være skriftlig.
Udbudsmateriale og aftale vil være affattet på dansk, med undtagen af kravspecifikationen Bilag C, som er affattet på engelsk.
3.5 Udarbejdelse af tilbuddet
Tilbuddet udarbejdes for Tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke.
3.6 Fortrolighed
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver om muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.
Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
4. Møder, frister og tidsplaner
4.1 Informationsmøde
Finder ikke anvendelse.
4.2 Spørgsmål
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller som synes beskrevet på ufuldstændig vis.
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt på dansk eller engelsk pr. e-mail til den i punkt 0 anførte indkøbsansvarlige kontaktperson så tidligt som muligt og senest den 28.11.2014. Spørgsmålene vil blive besvaret senest den 2.12.2014 Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på xxx.xxxxx.xx. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet.
Ordregiver forventer, at spørgsmål opstilles på listeform med tydelig angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører.
4.3 Besigtigelse af adgangsforhold og installationssted hos Ordregiver
I forbindelse med besigtigelsen vil der udelukkende være mulighed for besigtigelse af adgangsforhold og de lokaler, hvor det udbudte udstyr skal installeres. Det skal understreges, at der ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. punkt 4.2. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad Tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilbudsgiver opfordres dog til at gøre opmærksom på sådanne evt. uoverensstemmelser i form af spørgsmål til udbudsmaterialet.
Besigtigelsen aftales med den i punkt 2.1 anførte kontaktperson med angivelse af firmanavn samt antal deltagere.
Tilbud skal omfatte en installationsskitse for hvert installationssted.
Tilbudsgiver bekræfter med sit tilbud, at det tilbudte udstyr ud fra de foreliggende oplysninger (tegningsmateriale og/eller besigtigelse) kan leveres, installeres og betjenes på det angivne installationssted således, at producentens normale anbefalede krav til udstyrets fysiske dimensioner, installationsmæssige forhold, betjenings- og adgangsforhold samt serviceareal er opfyldt.
Såfremt der kræves tilpasning af installationsstedet for at producentens normale anbefalede krav til udstyrets fysiske dimensioner, installationsmæssige forhold, betjenings- og serviceareal, samt adgangsforhold kan opfyldes, forventes tilbud med installationsskitse baseret på det besigtigede forhold og med anvisning af de nødvendige ændringstiltag, således at Ordregiver har mulighed for at estimere den økonomiske konsekvens heraf.
Ordregiver forbeholder sig dog ret til at se bort fra tilbud, der kræver tilpasning af installationsstedet, som ikke er fysisk og praktisk realiserbar.
Foreligger der ikke tegningsmateriale, og kan det pågældende installationssted og adgangsforhold heller ikke besigtiges grundet Ordregivers forhold, skal Tilbudsgiver afgive tilbud som et ”standard rum”, hvor alle producentens normale anbefalede krav til udstyrets fysiske dimensioner, installationsmæssige forhold, betjenings- og adgangsforhold samt serviceareal er opfyldt.
4.4 Tilbudsfrist og tilbudsformater
Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde:
senest FREDAG den 05.12.2014 kl. 14:00.
For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er alene Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Tilbuddet bedes mærket ”Tilbud vedrørende Udbud af Hot Cells til Herlev Hospital, Ordregivers sagsnr. 14011659.”
Der skal afleveres ét underskrevet original eksemplar af det fulde tilbud i papirform. Der bør afleveres én elektronisk kopi af det fulde tilbud, jf. punkt 3.1.3.
4.4.1 Tilbudskopier
Ordregiver forbeholder sig ret til med tre dages varsel at udbede sig yderligere kopier af det underskrevne originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag til brug for eventuelle aktindsigtsbegæringer, klagesagsbehandlinger eller tilbudsevalueringen.
4.5 Adressat
Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til nedenstående kontaktperson:
v/ Region Hovedstaden Koncern Indkøb Kongens Vænge 2
0000 Xxxxxxxx
Strategisk Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Direkte telefon: x00 0000 0000 (direkte telefon) E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Hvis tilbuddet afleveres personligt, henvises til Xxxx Xxxxxxxx.
4.6 Åbning af tilbud
Der vil ikke være mulighed for, at Tilbudsgiver kan overvære åbningen af de indkomne tilbud.
4.7 Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet minimum 3 måneder fra tilbudsfristens udløb.
4.8 Præsentation af tilbud
Finder ikke anvendelse.
4.9 Besigtigelse af det tilbudte udstyr
Det tilbudte udstyr skal kunne besigtiges i klinisk drift på tilbudstidspunktet.
Tilbudsgiver forventes at anføre referenceinstallationer for besigtigelse i Bilag N for hver tilbudt model.
Referenceinstallationer skal om muligt være indenfor Danmarks grænser. Ordregiver forbeholder sig ret til ikke at foretage besigtigelse af referenceinstallationer udenfor Danmark og at undlade besigtigelse af referenceinstallationer, hvis det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende at gennemføre den pågældende besigtigelse.
Såfremt Tilbudsgiver ønsker, at besigtigelsen skal foregå uden for Danmarks grænser, er det Tilbudsgivers ansvar at godtgøre, at det ikke er muligt andet steds. Fravælger Ordregiver i en sådan situation alligevel besigtigelse af den pågældende referenceinstallation, vil der ej heller blive gennemført besigtigelse af referenceinstallationer for tilbud til det pågældende installationssted hos de øvrige Tilbudsgivere i Danmark.
Tilbudsgiver skal på Ordregivers opfordring stå for at arrangere hele besigtigelsesforløbet, inkl. transport og evt. overnatning.
Tilbudsgiver skal på Ordregivers opfordring fremsende en detaljeret besigtigelsesplan for hver referenceinstallation, således at Ordregiver har mulighed for at sikre sig at få udbytte af besigtigelsen.
Ordregiver afholder egne udgifter i forbindelse med besigtigelse (rejse og ophold). Det er Tilbudsgivers ansvar, at det er en konfiguration svarende til det tilbudte som
Ordregiver har mulighed for at besigtige på en referenceinstallation. Såfremt dette viser sig ikke at være tilfældet, forbeholder Ordregiver sig ret til at kræve godtgørelse for alle direkte omkostninger ved besigtigelsen.
Det bemærkes, at disse besigtigelser alene vil have karakter af teknisk afklaring, og at ingen form for forhandling af Tilbudsgivers tilbud vil finde sted.
4.10 Afprøvning af det tilbudte udstyr
Finder ikke anvendelse.
4.11 Aftaletildeling og -start
Meddelelse vedr. tildeling af aftale forventes at ske i uge 50, 2014.
4.12 Leveringsfrister og ibrugtagning
Levering skal ske, når Ordregiver er klar til at modtage udstyret og så betids, at den ønskede dato for ibrugtagning og drift kan overholdes iht. punkt 5.1
4.13 Konsekvenser for leveringsfrister og ibrugtagning ved forsinket aftale indgå- else
Finder ikke anvendelse.
4.14 Udbudsplan (opsummering af ovenstående punkter)
14-11-2014 | Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse på xxxxx.xx. |
28-11-2014 | |
02-12-2014 | |
05-12-2014 kl. 14.00 | |
Uge 50, | Gennemgang af tilbud. |
2014 | |
Uge 50, 2014 | Forventet meddelelse om tildeling af aftalen henholdsvis afslag til Tilbudsgivere, jf. punkt 4.11. |
Uge 50, 2014 | Forventet indgåelse af aftale. |
Uge 51, 2014 | |
05-03-2015 | Vedståelsesfrist( 3 måneder fra tilbudsfrist), jf. punkt 4.7. |
5. Udbuddets formål og omfang
Indkøbet skal understøtte regionens målsætning om nedbringelse af ventelisterne for diagnostik og behandling samt regionens målsætning om til stadighed at kunne levere behandling på et højt niveau. Indkøbet skal endvidere ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætninger om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler.
5.1 Leveranceoversigt
Der ønskes tilbud på 2 stk. Hot Cells til Herlev Hospital.
Det vedrører 0. xxx. Hot Cell Klasse A samt 1 stk. Hot Cell Klasse B. Disse skal leveres, opstilles, installeres samt idriftsættes to steder på Herlev Hospitals Kliniske Fysiologiske Afdeling Z.
Tilbuddet skal desuden indebære 12 måneder afhjælpning fra godkendt afleveringsforretning jf. punkt 5.10 samt den nødvendige træning af personalet i brug af de to Hot Cells jf. Bilag C samt Bilag B.
Tilbudsgiver skal afgive sin tilbudspris i Bilag F.
Leveringsopstart kan ske i Uge 51, 2014 og forventes senest at været afleveret og i fuld drift i uge 5, 2015.
5.2 Leveranceomfang
Udbuddet omfatter en Grundkonfiguration, jf. punkt 5.3.
De aftalevilkar, som vil være gældende for leverancen, fremgår af punkt 8 og aftaleudkastet (Bilag B) med tilhørende underbilag, jf. endvidere driftsforudsætninger punkt 5.10.
Den konkrete kravspecifikation, herunder krav til kvalitet og funktionalitet m.v. fremgår af punkt 7 samt Bilag C.
5.3 Grundkonfiguration
Grundkonfigurationen skal omfatte alle de hardware- og softwarekomponenter, der er nødvendige for at opfylde alle A-krav i kravspecifikationen (Bilag C). Se definitionen af A- krav nedenfor i punkt 7.1.
Tilbudsgiver forventes at afgive tilbud på grundkonfigurationen i Bilag F.
5.3.1 Øvrige leverancer omfattet af grundkonfigurationen
Grundkonfigurationen til hvert installationssted omfatter endvidere:
▪ Opstilling, installation og tilslutning af udstyret inkl. alle fremføringer og føringsveje fra udstyret til tilslutningspunkt for de afsatte tekniske installationer på installationsste- det, jf. punkt 4.3.1.
▪ Basal instruktion i nødvendigt omfang for Ordregivers brugere i korrekt betjening og sikker anvendelse af udstyret, samt basal instruktion i nødvendigt omfang for Ordregi- vers teknikere i daglig drift og vedligehold af udstyret. Instruktion afholdes på Ordregi- vers lokaliteter efter aftale og indenfor Ordregivers åbningstid jf. også udkast til aftale Bilag B.
▪ Applikationstræning af Ordregives brugere se Bilag C. Træningen afholdes på Ordregi- vers lokaliteter efter aftale og indenfor Ordregivers åbningstid jf. også udkast til aftale Bilag B.
▪ Disse ydelser skal være inkluderet i prisen på Grundkonfigurationen i Bilag F.
Evt. nødvendige ændringer af eksisterende installationer og bygningskonstruktioner foretages og betales af Ordregiver, med mindre andet er angivet i kravspecifikationerne, jf. Bilag C.
5.4 Option på udstyr til opfyldelse af B-krav
Finder ikke anvendelse.
5.5 Leveranceoptioner
Finder ikke anvendelse.
5.6 Option på evt. demontering, bortskaffelse og tilbagekøb af eksisterende ud styr.
Finder ikke anvendelse.
5.7 Uddannelsesoptioner
Finder ikke anvendelse.
5.8 Serviceoptioner
Finder ikke anvendelse.
5.9 Reservedele
Finder ikke anvendelse.
5.10 Driftsforudsætninger
Nedenstående driftsforudsætninger gælder afhjælpningsperioden de første 12 måneder fra afleveringsforretningen. Disse skal lægges til grund for Tilbudsgivers prissætning af tilbuddet.
▪ Afhjælpningsperiode: 12 måneder
▪ Åbningstid: kl. 8-16 på hverdage, dog ekskl. helligdage
▪ Oppetidsgaranti: 95 % (i åbningstiden)
▪ Responstid: 48 timer for kvalificeret tekniker on-site
▪ Inkl. reservedele
Øvrige vilkår for Sælgers afhjælpningspligt fremgår af udkast til aftale jf. Bilag B.
6. Tilbudsafgivelse
6.1 Pris
Tilbud skal afgives i danske kroner ekskl. moms, uden kursforbehold, men inkl. told og øvrige afgifter. Alle priser skal være faste, medmindre der i nærværende materiale er angivet mulighed for prisregulering.
7. Kravspecifikationer
Det udbudte udstyr er beskrevet i kravspecifikationerne, jf. Bilag C. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med kravspecifikationen, idet Tilbudsgiver punkt for punkt skal redegøre for, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til kravspecifikationen.
▪ Beskrivelse af den tiltænkte kliniske anvendelse (Bilag C punkt 1).
Beskrivelse af leveranceomfanget (Bilag C punkt 2) som angiver den grundkonfigurati- on, der skal afgives tilbud på, jf. punkt 5.3, herunder træning af personalet i anvendel- sen af maskinerne som skal være indeholdt i tilbuddet. Tilbudsgiver skal i sin besva- relse angive, hvorledes leveranceomfanget opfyldes. Bilag C forventes anvendt til besvarelsen.
▪ Angivelse af A- krav til klinisk og teknisk funktionalitet, kvalitet og standarter m.v. (Bilag C punkt 3 og frem), jf. punkt 7.1. Tilbudsgiver skal i sin besvarelse angive, hvorledes A-krav opfyldes. Bilag C forventes anvendt til besvarelsen.
7.1 A-krav
A-krav (alene) definerer minimumskravene til de hardware- og softwaredele, der udgør den grundfiguration, der ønskes tilbud på. De samlede A-krav udgør således det teknologiske, funktionelle og kvalitetsmæssige konkurrenceudgangspunkt for hvert installationssted.
Tilbud hvor et eller flere A-krav ikke er opfyldt, vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbudsgiver skal fyldestgørende besvare, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til kravene. Besvarelse af A-krav gælder og er bindende for installationsstedet.
Tilbudsgiver forventes at benytte Bilag C til besvarelse af, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til A-krav jf. også punkt 3.1.2.
7.2 B-krav
Finder ikke anvendelse.
7.3 IT-krav og vilkår
A-krav til IT installationer mv. fremgår af Bilag C. Ovenstående betydning af A-krav gælder også her.
7.4 Øvrige krav og oplysninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen
Nedenstående forudsætninger skal i det omfang, de ikke allerede er omfattet af kravspecifikationerne, lægges til grund ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddets oplysninger og specifikationer for punkterne i dette afsnit i det omfang disse er relevante for tilbuddet.
De afgivne oplysninger og specifikationer vil indgå i evalueringen af tilbuddet, i det omfang det fremgår af kravspecifikationen Bilag C i det omfang de tjener som dokumentation af Tilbudsgivers besvarelser i Bilag C.
7.4.1 Oplysninger om installationsforhold m.v.
Tilbudsgiver skal som minimum vedlægge tilbuddet:
▪ En specifikation af samtlige krav det pågældende udstyr stiller til eksempelvis driftsmil- jø, bærende konstruktioner, tekniske installationer af enhver art, herunder: el, vand, varme, kloak, ventilation, kølesystem og IT.
▪ En specifikation af det tilbudte udstyrs udvikling af varme og støj ved drift (sidstnævnte målt 1 meter fra kilden) til belysning af udstyrets miljømæssige påvirkning.
Hvis det tilbudte udstyr herudover kræver særlige tilslutningsforhold eller lignende for at kunne fungere optimalt, skal Tilbudsgiver udtrykkeligt anføre dette i tilbuddet.
7.4.2 Oplysninger om særlige myndighedskrav
Hvis opstilling, installation, afprøvning og anvendelse af det pågældende udstyr er omfattet af særlige myndighedskrav, mærkning og/eller direktiver, eller er omfattet af standarder, anbefalinger fra sundheds- og miljøfaglige organisationer eller lign. instanser, har Tilbudsgiver pligt til at oplyse herom i tilbuddet.
7.4.3 Oplysninger til supplering af opgivelser for evt. dosimetri og billedkvalitet
Finder ikke anvendelse.
7.4.4 Beskrivelse af Tilbudsgivers testprocedurer
Tilbudsgiver skal på Ordregivers forlangende afgive en fyldestgørende redegørelse for Tilbudsgivers procedurer for kontrol og test af udstyr og installation, herunder producentens krav og anbefalinger hertil.
Som en del af denne redegørelse forventes Tilbudsgiver at afgive en fyldestgørende vejledning og procedurebeskrivelse for hvorledes Ordregiver kan efterprøve Tilbudsgivers kontrol og test af udstyr og installation, samt anbefalinger til hvorledes Ordregiver kan kontrollere overensstemmelsen mellem udstyr og installation og Tilbudsgivers kvalitetssikringsdokumentation.
7.4.5 Afgivelse af øvrige oplysninger efter tildeling
Ordregiver forbeholder sig ret til at rekvirere yderligere tekniske oplysninger og specifika- tioner på det tilbudte udstyr og yderligere oplysninger og vilkår for uddannelse, service og reservedele samt muligheder for forskningssamarbejde i forbindelse med indgåelse af afta- le.
8. Aftaleudkast
Vedlagte udkast til aftale (Bilag B) inkl. bilag udgør vilkårene for samhandel i tilfælde af tildeling.
Aftaleudkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra Tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor aftalen suppleres.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for aftalevilkår. Tilbudsgiver opfordres til at gennemlæse aftaleudkast nøje og stille evt. spørgsmål hertil hurtigst muligt og inden spørgefristens udløb, jf. punkt 4.2.
9. Tildelingskriterier og evaluering
Ordregiver agter at indgå aftale med den Tilbudsgiver som afgiver et tilbud med ”laveste pris” samt overholder samtlige A-krav. Gennemgang af tilbud beskrives i punkt 9.2.1.
Hvert enkelt tilbud bedømmes på underkriteriet anført i punkt 9.5.
9.1 Bevillingsmæssig dækning
Tilbud fra en Tilbudsgiver på en delaftale, hvor grundkonfiguration i det afgivne hovedtilbud såvel som evt. sidestillede tilbud, selv med den maksimalt opnåelige mængderabat ligger uden for den bevillingsmæssige ramme for blot et enkelt installationssted, vil bortfalde i sin helhed.
9.2 Evalueringsprocessens gennemførelse
Evaluering vil blive foretaget af brugergruppen i samarbejde med de enkelte installationssteders kliniske personale, herunder den eller de ansvarlige fysikere/teknikere.
9.2.1 Indledende vurdering af de indkomne tilbud
De indkomne tilbud vurderes på følgende måde:
▪ Indledningsvis kontrolleres det, om tilbuddene er vedlagt de krævede oplysninger til udvælgelse, og om Tilbudsgiverne på den baggrund opfylder udvælgelseskriterierne an- ført i punkt 10. Er dette ikke tilfældet for en Tilbudsgiver, vil der i det følgende blive set bort fra samtlige tilbud fra denne Tilbudsgiver.
▪ Ordregiver gennemgår herefter, om tilbuddene er vedlagt de øvrige krævede oplysnin- ger, jf. punkt 3.3. Er dette ikke tilfældet for et tilbud, er det ukonditionsmæssigt, og der vil blive set bort fra tilbuddet i det følgende.
▪ Ordregiver gennemgår dernæst, om tilbuddene opfylder alle de minimumskrav, der fremgår af udbudsmaterialet, herunder alle A-krav i kravspecifikationen i Bilag C, jf. punkt 7.1 og 7.3. Er dette ikke tilfældet for et tilbud, er det ukonditionsmæssigt, og der vil blive set bort fra tilbuddet i det følgende. Tilsvarende vil der i det følgende blive set bort fra tilbud, som på grund af forbehold er ukonditionsmæssige, jf. punkt 3.2.
▪ Uanset det her anførte forbeholder Ordregiver sig ret til i medfør af § 12 i bekendtgørel- se nr. 712 af 15. juni 2011 (Implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet) efter eget valg ikke at se bort fra tilbud med mangler, der kan afhjælpes i henhold til denne bestemmelse.
▪ Ordregiver vurderer derudover for hvert tilbud, om grundkonfigurationen for et installa- tionssted ligger uden for den bevillingsmæssige ramme, jf. punkt 9.1. Er dette tilfældet for et tilbud, vil der i det følgende blive set bort fra dette tilbud. Det samme gælder til-
▪ Ordregiver vurderer endeligt, om der foreligger saglige forhold, der begrunder, at udbuddet må annulleres.
9.3 Evaluering af tilbuddene
Tilbuddene evalueres efter tildelingskriteriet ”laveste pris” i den samlede økonomiske kon- sekvens jf. punkt 9.5.
9.4 Den samlet set økonomisk mest fordelagtige kombination af delaftaler og tilbud
Finder ikke anvendelse.
9.5 Den samlede økonomiske konsekvens
Den samlede økonomiske konsekvens vil blive evalueret som:
10. Udvælgelseskriterier
For at komme i betragtning skal Tilbudsgiver afgive nedenstående minimumsoplysninger vedrørende sin retlige situation, sin økonomiske og finansielle situation samt tekniske kapacitet.
Ved tilbudsgivning fra en sammenslutning af økonomiske aktører stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retslige form, men såfremt flere byder i forening, skal der blandt disse udpeges en ansvarlig Tilbudsgiver, der tegner alle de bydende ved tilbuddet og efterfølgende. Endvidere skal de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af aftalen. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal nedenstående dokumentation gives i sin helhed for hver enkelt virksomhed. Virksomheder, der ikke afgiver nedenstående minimumsoplysninger, vil ikke komme i betragtning. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger viser, at Tilbudsgiver ikke er egnet til at løse opgaven.
10.1 Retlig situation
Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende:
▪ Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskri- velse – evt. ved udfyldelse af Bilag A).
▪ Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. ( evt. ved udfyldelse af Bilag M)
Ved afgivelse af tro og love erklæring vedr. Art. 45 i udbudsdirektivet, kan Tilbudsgiver vedlægge tro og love erklæringen i Bilag L i udfyldt og underskrevet stand.
Ordregiver forbeholder sig ret til efter tildelingen, men før aftaleindgåelse at forlange ser- viceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, højest 3 måneder gammel, eller anden fuld- gyldig dokumentation for at den/de Tilbudsgiver(e), der får tildelt en kontrakt ikke befinder sig i en situation som beskrevet i Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.
Indeståelseserklæringen i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. skal kun udfyldes, hvis Tilbudsgiver ønsker, at Ordregiver i vurderingen af Tilbudsgivers egnethed til - i henhold til udvælgelseskriterierne i punkt 10.2 eller punkt 10.3 - at løse opgave skal kunne tage hensyn til den finansielle status af en anden virksomhed, som Tilbudsgiver ikke har kontrol med, eller baserer sin tekniske kapacitet på en anden virksomhed, som Tilbudsgiver ikke har kontrol med.
Indeståelseserklæringen i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. giver mulighed for at skelne mellem solidarisk hæftelse i forhold til udvælgelseskriteriet ’Økonomisk og finansiel situation’ i punkt 10.2 på den ene side og tilsagn om at stille fornødne tekniske ressourcer til rådighed i forhold til udvælgelseskriteriet ’Teknisk kapacitet’ i punkt 10.3 på den anden side.
Hvis Tilbudsgiver vil basere sig på en anden virksomheds finansielle status benyttes afkrydsning af det dertil indrettede felt i indeståelseserklæringen.
Hvis Tilbudsgiver vil basere sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet benyttes afkrydsning af det dertil indrette felt i indeståelseserklæringen med supplerende angivelse af hvilke tekniske ressourcer, der stilles til rådighed.
Det er muligt, men ikke et krav, at afkrydse begge felter i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. samtidigt.
10.2 Økonomisk og finansiel situation
Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende:
▪ Seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber fra den juridiske enhed, som skal af- give tilbud.
▪ Soliditetserklæring, dvs. erklæring vedrørende virksomhedens økonomiske og finansiel- le formåen. Erklæringen kan udstedes af virksomhedens bank eller revisor. Erklæringen skal vedrøre virksomhedens økonomiske og finansielle formåen for perioden siden sid- ste reviderede og godkendte regnskab. Den må højst være 3 måneder gammel.
▪ Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de se- neste tre år.
▪ Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det do- kumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, f.eks. ved vedlæg- gelse af den i Bilag L indeholdte indeståelseserklæring, for at Ordregiver kan tage hen- syn hertil. Ved en anden virksomhed forstås alle virksomheder, som Tilbudsgiver ikke har kontrol med. Jf. endvidere punkt 10.1.1.
10.3 Teknisk kapacitet
Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet følgende:
▪ Referencelister, jf. Bilag N, for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år med angivelse af størrelsesorden.
▪ Oplysning om brug af underleverandører
▪ Tilbudsgiver skal beskrive og redegøre for virksomhedens kvalitetssikringssystem. Så- fremt Tilbudsgiver er certificeret kan Tilbudsgiver nøjes med at medsende dokumenta- tion herfor.
▪ Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det do- kumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, f.eks. ved vedlæggelse af den i Bilag L indeholdte indeståelseserklæring, for at Ordregiver kan tage hensyn hertil. Ved en anden virksomhed forstås alle virksomhe- der, som Tilbudsgiver ikke har kontrol med. Jf. endvidere punkt 10.1.1.
10.3.1 Tilbudsgivers leverings-setup / producentens produktionskapacitet
Tilbudsgiver skal beskrive og redegøre for sit leverings-setup og producentens produktionskapacitet med henblik på at godtgøre med hvilke ressourcer Tilbudsgiver vil kunne efterleve de i nærværende udbudsmateriale anførte ibrugtagningsterminer overfor Ordregiver, såfremt Tilbudsgiver får tildelt aftalen.
Beskrivelsen af Tilbudsgivers leverings-setup / producents produktionskapacitet forventes bl.a. at omfatte årlig produktion, gennemsnitlig produktionsudnyttelse samt planlagt produktion, gennemsnitlig leveringsfrist fra ordreafgivelse, leveringsorganisation og hvorledes evt. samarbejdspartnere indgår, transportform, samt lokalt setup frem til og med indtransport af udstyr.
10.3.2 Tilbudsgivers installations-setup
Tilbudsgiver skal beskrive og redegøre for sit installations-setup med henblik på at godtgøre med hvilke ressourcer Tilbudsgiver vil kunne efterleve de i nærværende udbudsmateriale anførte ibrugtagningsterminer overfor Ordregiver, såfremt Tilbudsgiver får tildelt aftalen.
Beskrivelsen af Tilbudsgivers installation-setup forventes bl.a. at omfatte kvalifikationer og erfaring af teknikere, evt. planer og tidshorisont for udvidelse af installationsressourcer, hvorledes evt. samarbejdspartnere indgår i Tilbudsgivers installations-setup, den samlede installationskapacitet/pool.
10.3.3 Tilbudsgivers undervisnings-setup
Tilbudsgiver skal beskrive og redegøre for sit undervisnings-setup med henblik på at godtgøre med hvilke ressourcer Tilbudsgiver vil kunne efterleve de i nærværende udbudsmateriale anførte ibrugtagningsterminer overfor Ordregiver, såfremt Tilbudsgiver får tildelt aftalen.
Beskrivelse af Tilbudsgivers undervisnings-setup forventes bl.a. at omfatte kvalifikationer og erfaring af undervisere/teknikere, ressourcer specielt i forhold til applikationstræning, evt. planer og tidshorisont for udvidelse af undervisningsressourcer, hvorledes evt. samarbejdspartnere indgår i Tilbudsgivers undervisnings-setup, den samlede undervisningskapacitet/pool.
10.3.4 Tilbudsgivers serviceorganisation/-setup
Tilbudsgiver skal beskrive og redegøre for sin serviceorganisation/service-setup med henblik på at godtgøre med hvilke ressourcer Tilbudsgiver vil kunne efterleve de i nærværende udbudsmateriale anførte serviceforpligtelser i afhjælpningsperioden, såfremt Tilbudsgiver får tildelt aftalen.
Beskrivelse af Tilbudsgivers service-setup forventes bl.a. at omfatte kvalifikationer og erfaring af serviceteknikere i forhold til nuværende serviceforpligtelser på serviceaftaler og nuværende installationsbase i Danmark.