EU-UDBUD

Udbuddet vedrører køb af automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA-anlæg) samt adgangskontrolanlæg (ADK-anlæg) til Vejle Kommune (herefter benævnt ordregiver).

Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, jf. udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage som svar på udbudsbekendtgørelsen.

Vejle Kommune prækvalificere herefter 5 leverandører til at afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består af:

• Udbudsbekendtgørelse

• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag

• Rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation)

Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af vedlagt rammeaftale.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet Etichs (xxx.xxxxxx.xx).

2. Udbuddets omfang

Udbuddet vedrører indkøb herunder levering, installation og servicering af automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA-anlæg) og adgangskontrolanlæg (ADK-anlæg) til ordregivers bygninger og institutioner. Udbuddet vedrører desuden konvertering og servicering af eksisterende anlæg.

De i kravsspecifikationen opstillede krav til centraludstyr mm. anvendes ved etablering af nye anlæg og konvertering af central, systemdele m.v. Der vil ske en løbende konvertering efter bestilling fra de enkelte afdelinger.

Undtaget fra dette udbud er ADK-anlæg til ordregivers plejecentre.

Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Årsagen hertil er økonomiske og konkurrencemæssige hensyn.

For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 1) og tilbudslisten (bilag 2).

Den estimerede omsætning er på 3,5 mio. årligt.

Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver.

Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år.

3. Tidsplan

Offentliggørelse:	13. januar 2020
Spørgefrist for spørgsmål vedr. prækvalifikation	7. februar 2020 kl.12:00
Frist for besvarelse af spørgsmål vedr. prækvalifikationen	11.februar 2020 kl. 12:00
Frist for anmodning om prækvalifikation	19. februar 2020 kl. 12:00
Svar på anmodning om prækvalifikation	21. februar 2020
Spørgefrist:	16. marts kl 12.00
Svarfrist:	18. marts kl. 12:00
Tilbudsfrist:	24. marts kl: 12:00
Evaluering	Uge 13
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet:	Uge 16
Indsendelse af dokumentation for kontraktindgåelse	Uge 16, præcis dato fremgår af tildelingsbrev
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.
Leveringsstart:	1.maj 2020

4. Spørgsmål

4.1 Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og skal sendes via kommunikationsmodulet i Ethics.

Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Ethics.

5. Prækvalifikation

Vejle Kommune ønsker at prækvalificere 5 leverandører til at afgive tilbud.

Oplysningerne i punkt 5.1 til 5.4 skal vedlægges i ansøgningen om prækvalifikation. Følgende dokumenter skal medsendes i ansøgningen:

• Udfyldt ESPD

Indeholder ansøgningen ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise ansøgningen. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise ansøgningen, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.

5.1 Ansøgerens personlige forhold

• Ordregiver er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136, hvis ikke tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i ESPD´et i Ethics angive, hvorvidt ordregiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund.

Bekræftelse af, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, skal ske ved at angive/svare ”nej” ud for de anførte udelukkelsesgrunde i ESPD’ets Del III, afsnit A, B og C. Er tilbudsgiver omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, skal der angives/svares ”ja”.

5.2 Udøvelse af det pågældende erhverv

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til udøvelse af det pågældende erhverv, jf. udbudslovens § 141:

• Leverandøren skal være registeret hos Forsikring og Pension (herefter F&P), som certificeret AIA/ADK installatør, eller en tilsvarende myndighed eller brancheforening i det land, hvor leverandøren er hjemmehørende.

Tilbudsgiver skal i ESPD’ets del IV, afsnit A, under ”optagelse i relevant fagligt register” anføre ”ja”, såfremt tilbudsgiver er registreret jf. kravet ovenfor.

5.3 Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

• Der er krav om en AIA/ADK omsætning på minimum 10 mio. kr. de sidste 3 regnskabsår.

• Der er krav om soliditetsgrad på minimum 10% de sidste 3 regnskabsår.

Tilbudsgiver skal anføre omsætning for AIA/ADK samt solidaritetsgrad for de sidste 3 afsluttede regnskabsår under ESPD’ets del IV, afsnit B, ”Finansielle nøgletal”. I feltet ”Nøgletal” anføres omsætningstal/solidaritetsgrad og i feltet ”Beskrivelse” anføres (eksempelvis) ”Solidaritetsgrad 2018”.

5.4 Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

• Tilbudsgiver skal angive minimum 3 og maksimalt 5 referencer for de betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år, jf. udbudslovens § 155, nr. 2. Angives der mere end 5 referencer er det de 5 først angivne, der vil blive vurderet. Referencerne skal indeholde en beskrivelse af de betydeligste sammenlignelige leverancer og angivelse af kontaktpersoner.

o Med sammenlignelige referencer menes levering, installation og service af AIA og ADK udført for en kommune eller anden organisation, som i kompleksitet svarer til Vejle Kommune. Ved kompleksitet menes installation og servicering af anlæg fra sikringsniveau 20 til sikringsniveau 50.

▪ Der skal minimum være én af referencerne som er levering til en offentlig virksomhed.

▪ Flere opgaver for samme kommune eller organisation tæller for én reference.

Da Vejle Kommunes sammensætning af anlæg er kompleks, lægges der vægt på følgende:

- Ansøgeren har erfaring med flere forskellige typer af anlæg.

- Ansøgeren har haft 50 lokationer eller mere på en enkelt reference.

- Antal referencer.

Referencerne skal overordnet fremgå af ESPD. Referencer skal indeholde beskrivelse af opgaven, starttidspunkt, sluttidspunkt (bemærk at opgaven skal være afsluttet) og kontaktperson for den enkelte reference. Hvis man ønsker at anvende løbende/igangværende aftaler som reference, oplyses dato for seneste levering samt omsætning på aftalen indtil seneste levering (der kan således ikke angives fremtidige leverancer). Der må altså ikke angives en dato ud i fremtiden fra tilbudstidspunktet.

Tilbudsgiver skal i ESPD’ets del IV, afsnit C, ”For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type”, anføre minimum 3 sammenlignelige referencer, jf. kravet ovenfor.

- Under ”Beskrivelse” anføres, hvad aftalen vedrører.

- Under ”Beløb” anføres omsætning vedr. den pågældende kontrakt. Hvis der som reference angives en igangværende kontrakt, anføres alene omsætning på aftalen til dato/frem til seneste levering (egnethed kan ikke vurderes ud fra fremtidige referencer).

- Under ”Startdato” anføres starttidspunktet for aftalen.

- Under ”Slutdato” anføres sluttidspunktet for aftalen. Ifald der er tale om en igangværende kontrakt anføres dato for seneste levering. Der kan således ikke anføres en slutdato senere end datoen for afgivelse af tilbuddet (egnethed kan ikke vurderes ud fra fremtidige referencer).

- Under ”Modtagere” anføres hvem aftalen er indgået med. Tilbudsgiver kan selv tilføje linjer efter behov i ESPD’et.

5.5 Udvælgelse af ansøgere

Ved mere end 5 ansøgere vil udvælgelse ske mellem de ansøgere, der opfylder de listede minimumskrav. Er der mere end 5 ansøgere, der opfylder minimumskravene til egnethed jf. 5.1 til 5.4, foretages udvælgelsen jf. §145 stk. 2 på baggrund af objektive og ikkediskriminerende kriterier. Ved udvælgelsen lægges der vægt på følgende:

Referencernes sammenlignelighed samt antallet af referencer.

o Med sammenlignelige referencer menes levering, installation og service af AIA og ADK udført for en kommune eller anden organisation, som i kompleksitet svarer til Vejle

Kommune. Ved kompleksitet menes installation og servicering af anlæg fra sikringsniveau 10 til sikringsniveau 50.

▪ Der skal minimum være én af referencerne som er levering til en offentlig virksomhed.

▪ Flere opgaver for samme kommune eller organisation tæller for én reference.

Da Vejle Kommunes sammensætning af anlæg er kompleks, lægges der vægt på følgende:

- Ansøgeren har erfaring med flere forskellige typer af anlæg.

- Ansøgeren har haft 50 lokationer eller mere på en enkelt reference.

- Antal referencer.

Efter prækvalifikationen vil anlægsoversigten i bilag 3 blive udspecificeret. Et bilag 3a vil blive tilsendt til de prækvalificerede tilbudsgivere.

5.6 Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 5.1 til 5.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 5.2 til 5.4) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.

Alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.

Det bemærkes, at når tilbud afgives af et konsortium, så skal konsortiedeltagerne hæfte solidarisk og direkte i forhold til ordregiver.

5.7 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Nærværende afsnit finder anvendelse, når tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, dvs. når tilbudsgiver støtter sig på andre virksomheder for at kunne opfylde egnethedskravene, jf. pkt. 5.2 til 5.4, jf. således udbudslovens § 144. Hvis tilbudsgiver blot har tænkt sig at anvende en underleverandør til opfyldelse af rammeaftalen, og hvis tilbudsgiver selv opfylder egnethedskravene, finder afsnit 5.8 anvendelse. Se i øvrigt nærmere i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Vejledning om udbudsreglerne”, afsnit 9.3.5 ”Mulighed for at basere sig på andre enheders formåen”

Hvis tilbudsgiver således i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C.

De relevante oplysninger nævnt under pkt. 5.2 til 5.4 skal afgives for den støttende enhed.

Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen.

Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive de ydelser/roller, som de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet skal have.

Hvis tilbudsgiver i relation til tjenesteydelsen baserer sig på en anden enheds tekniske/faglige formåen, skal denne anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Endvidere bemærkes, at det maksimale antal tilladte referencer/det krævede minimums antal referencer, jf. punkt 5.4 gælder for begge enheder tilsammen.

5.8 Underleverandør

Såfremt tilbudsgiver til brug for kontraktens opfyldelse agter at anvende underleverandører, skal tilbudsgiveren i ESPD afsnit D oplyse hvilke dele af den udbudte kontrakt, tilbudsgiveren har til hensigt at give i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører tilbudsgiveren foreslår.

• Underleverandøren skal være registeret hos Forsikring og Pension (herefter F&P), som certificeret AIA/ADK installatør, eller en tilsvarende myndighed eller brancheforening i det land, hvor leverandøren er hjemmehørende.

Herudover skal der ikke afgives oplysninger om underleverandører i ESPD´et.

5.9 Frist for anmodning om prækvalifikation

Anmodning om prækvalifikation skal afleveres elektronisk i ETHICS inden den i tidsplanen angivne ansøgningsfrist.

5.10 Svar på anmodning om prækvalifikation

Svar på anmodning om prækvalifikation fremsendes via ETHICS til alle ansøgere senest på den i tidsplanen angivne dato.

5.11 Indhentelse af dokumentation

Den tilbudsgiver, som ordregiver påtænker at indgå kontrakt med, skal inden kontrakten kan tildeles dokumentere sin opfyldelse af egnethedskriterierne og ikke-opfyldelse af udelukkelsesgrundene, jf. punkt 5.1 til 5.4 ved fremlæggelse af følgende dokumenter

• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder

o Såfremt den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland.

• Regnskaber for de sidste 3 regnskabsår, hvor solidaritetsgrad samt omsætning for AIA/ADK fremgår

• Dokumentation for registrering hos F&P som certificeret AIA/ADK installatør, eller en tilsvarende myndighed eller brancheforening i det land, hvor leverandøren er hjemmehørende.

Dokumentationen skal fremsendes inden en passende tidsfrist efter ordregivers anmodning herom.

Tilbudsgiverne er imidlertid meget velkomne til at fremsende dokumentationen tidligere, fx sammen med tilbuddet.

Undervejs i udbudsproceduren er ordregiver er desuden til enhver tid berettiget til at indhente dokumentation, hvis dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

6. Brug af rammeaftaler

6.1 Rammeaftaler

Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med én leverandører.

6.2 Vilkår

Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til rammeaftale.

7. Tilbud

7.1 Flere tilbud

Der kan ikke afgives mere end et tilbud.

7.2 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative tilbud.

8. Tildelingskriterium og underkriterier

Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:

Underkriterier	Vægtning
Pris Vægtningssum i alt jf. (bilag 2 – tilbudsliste, i det gule felt celle E90) lægges til grund for evalueringen.	40 %
Kvalitet
- Beskrivelse Delkriterie: Funktionsbeskrivelse (50%) Delkriterie: Virkemåde (50%)	30 %
- Dokumentation	10 %
- Teamet og tilgængelighed	20 %

9. Afgivelse af tilbud

9.1 Tilbudsfrist

Tilbuddet inkl. alle bilag skal uploades og sendes igennem Ethics inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver alle rammeaftalevilkår, minimumskrav, kravspecifikationer mv., samt forpligter sig til at levere på de tilbudte vilkår og priser.

Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da evalueringen udelukkende vil blive foretaget på grundlag af oplysninger i tilbuddet.

Tilbud modtaget på andre måder end gennem Ethics kan ikke tages i betragtning.

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet rettes til Ethics.

9.2 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.

10. Tilbuddets indhold

10.1 Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

• Udfyldt tilbudsliste – bilag 2

• Udfyldt skabelon til besvarelse af kvalitative kriterier – bilag 6

o Betjeningsguide – bilag 6a

o Dokumentation for anlægsoversigt herunder grafisk illustration af anlægsomfanget – bilag 6b

o Datablade – bilag 6c

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.

10.2 Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.

10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

10.4 Forbehold

Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden.

Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.

11. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter.

11.1 Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet jf. pkt. 8, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Det er således tilbudsgivers ansvar at sikre, at alt der ønskes inddraget i ordregivers evaluering, fremgår af tilbuddet.

Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel:

11.1.1 Vurdering af pris (vægtes 40%)

Nederst i tilbudsskemaet beregnes en vægtningssum ”vægtningssum i alt” i det gule felt E90. Den anførte vægtning bruges udelukkende til evalueringen.

Pris

Vægtningssum i alt jf. (bilag 2 – tilbudsliste, i det gule

felt celle E90) lægges til grund for prisberegningen.

40 %

I det følgende beskrives 3 evalueringsmodeller, som Vejle Kommune har fastlagt ud fra dels forventningerne til prisspredningen i udbuddet, dels ud fra det generelle markedskendskab.

Primær evalueringsmodel

Den tekniske pris ”tilbudssum i alt” vil blive omregnet til points i en lineær model hvor laveste pris tildeles 10 point. 0 point tildeles en tilbudssum, som er 50% dyrere end laveste tilbudsprissum. Point til de indkomne tilbud er tildelt mellem yderpunkterne på denne skala baseret på følgende matematiske beregning:

Point = 10 – ((10 – 0) / 50%) * (tilbuddets pris – laveste pris) / laveste pris

Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumpoint) / 50%) * (pris – laveste pris) / laveste pris

Point fra omregningen af priser ganges med 40%, som er vægtningen af pris.

Sekundær evalueringsmodel

Såfremt der er større spredning i priserne i de indkomne tilbud end spændet i den primære model ovenfor tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 procent højere end prisen i tilbuddet med laveste pris avendes følgende model:

Den samlede tekniske pris vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 10 point, og hvor laveste pris plus 75 procent. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel:

Point = 10 – ((10 - 0) /75 procent) * (tilbuddets pris – laveste pris) / laveste pris

Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumpoint) /75 procent) * (pris – laveste pris) / laveste pris

Point fra omregningen af priser ganges med 40 procent, som er vægtningen af pris.

Tertiær evalueringsmodel

Såfremt der er større spredning i priserne i de indkomne tilbud end spændet i den primære og den sekundære model tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 75 procent højere end prisen i tilbuddet med laveste pris avendes følgende model:

Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 10 point, og hvor laveste pris plus 100 procent får 0 point omregningen vil ske ved nedenstående formel. Priser der er højere end laveste pris plus 100 procent får ligeledes 0 point.

Point = 10 – ((10-0) / 100 procent) * (tilbuddets pris – laveste pris) / laveste pris

Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumpoint) /100 procent) * (pris – laveste pris) / laveste pris

Point fra omregningen af priser ganges med 40 procent, som er vægtningen af pris.

11.1.2 Vurdering af kvalitet (vægtes 60%)

Tilbudsgiver skal i bilag 6 – skabelon til besvarelse af kvalitative kriterier, udfylde en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil sikre kvalitet i arbejdet for hvert af de kvalitative tildelingskriterier.

Kvalitet	60 %
- Beskrivelse Delkriterie: Funktionsbeskrivelse (50%) Delkriterie: Virkemåde (50%)	30 %
- Dokumentation	10 %
- Teamet og tilgængelighed	20 %

Beskrivelsen af underkriteriet ”kvalitet” må maksimalt fylde 2 sider pr. tildelingskriterie i bilag 6.

Pointskala

Hvert tildelingskriterie tildeles point efter nedenstående skala

Samlet vurdering

Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes til at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra forholdet mellem pris og kvalitet.

De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den tilbudsgiver, der har opnået flest point, samlet set, er den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten.

11.2 Forbehold og konditionsmæssighed

Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold over for udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 10.4.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 10.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt.

12. Orientering om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil via Ethics blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

13. Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør, hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.

Rammeaftale

På køb af

Automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA) og adgangskontrolalarmanlæg (ADK) til Vejle Kommune

[Måned.År]

[indsæt indholdsfortegnelse før kontraktunderskrift]

1. Parterne

Mellem

Ordregiver Vejle Kommune Xxxxxxxxx 0

7100 Vejle

(herefter kaldet ordregiver) og

Leverandør

[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

er der indgået nærværende aftale vedrørende køb af automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA) og adgangskontrolalarmanlæg (ADK) til ordregiver.

2. Indledning

Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.

Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.

Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold, der er relevante for nærværende rammeaftale.

Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.

Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.

3. Aftalegrundlag

3.1 Rammeaftalens grundlag

Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA) og adgangskontrolalarmanlæg (ADK) til Vejle Kommune.

Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:

− Denne rammeaftale

− Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation

− [Konsortieerklæring]

− [Erklæring fra støttende enhed]

− Leverandørens tilbud af [indsæt dato]

− Øvrige bilag

Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

3.2 Betingelser

Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftalesenest jf. den i tidsplanen angivne frist, fremsende følgende til ordregiver:

− Leverandøren skal bekræfte, at attester der opfylder kravene i afsnit 6.2 foreligger for de personer, der skal udføre opgaven i relation til denne kontrakt.

− Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i afsnit 15.

− Dokumentation for at de tilbudte produktenheder overholder kravspecifikationen.

Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.

4. Aftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den [01.05.2020] til den [30.04.2024].

Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.

5. Rammeaftalens omfang

5.1 Omfang

Denne rammeaftale omfatter levering af automatisk indbrudsalarmanlæg (AIA) og adgangskontrolalarmanlæg (ADK) til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1), tilbudslisten (bilag 2) og udbudsbetingelsernes punkt 2 ”Udbuddets omfang”.

Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug i det omfang, at ordregivers behov kan dækkes af et produkt på tilbudslisten. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.

I det omfang et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave.

Hvis ordregiver modtager donationer, gaver eller lignende fra tredjemand, som er øremærket til køb af en bestemt vare og/eller køb hos en bestemt leverandør, er ordregiver ikke forpligtet til at bruge rammeaftalen. Ordregiver vil dog altid forsøge at gå i dialog med tredjemand med henblik på at muliggøre, at donationen/gaven realiseres via træk på rammeaftalen.

5.2 Ændringer i aftalens art eller omfang

I det omfang, at det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kan Ordregiver kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang eller art

Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori det beskrives, hvordan ændringen vil påvirke parametre som pris, tid, sikkerhed, miljø mv.

Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftlig tillæg til aftale herom.

5.3 Sortimentsændringer og produktudvikling

Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående skriftlig godkendelse fra Vejle Kommunes risikostyringskonsulent.

Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede

produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. De nye produkter må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentsændringerne fra ordregiver. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes. På opfordring fra ordregiver skal leverandøren fremsende nyt datablad / varedeklaration på nye produkter.

Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.

Ordregiver medvirker efter forudgående godkendelse gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

6. Samarbejde

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til at udskifte en til aftalen knyttet medarbejder, hvis ordregiver med en saglig grund anmoder herom.

Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.

Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og skal i enhver henseende udfolde rimelige bestræbelser for at opfylde rammeaftalen og imødekomme ordregivers interesser. Leverandøren skal til enhver tid straks informere ordregiver om forhold, der kan påvirke aftalen, og som ordregiver ikke er vidende om.

Leverandøren skal orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed og skal give personalet sådanne arbejdsbetingelser, at personalet er i stand til at opfylde aftalens krav. Leverandøren er pligtig at sikre sig tilsvarende orientering og arbejdsbetingelser hos personale ansat ved en eventuel underleverandør.

Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Hvis ordregiver bestiller ydelser, der ikke er omfattet af rammeaftalen, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.

Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af ovenstående pligter, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.

6.1 Sprog

Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.

6.2 Børneattester

Leverandøren og dennes personale, samt eventuelle underleverandører skal til varetagelsen af denne kontrakt have en negativ børneattest (blank attest) – hvilket betyder, at den person som attesten vedrører ikke har domme om sædelighedsforbrydelser bag sig.

Leverandøren eller dennes underleverandører skal indhente og være i besiddelse af børneattest på både fast tilknyttet personale samt eventuelle afløsere, der som led i udførelsen af deres opgaver kan have direkte kontakt med børn under 15 år. Børneattest skal foreligge ved arbejdets påbegyndelse.

Leverandøren er ansvarlig for at indhente og være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenstående for de af leverandøren samt eventuelle underleverandørers personale, som varetager opgaveudførelserne i henhold til denne aftale.

Ordregiver kan med behørigt varsel i hele aftaleperioden kræve at få fremsendt dokumentation for ovenstående på alt personale, som varetager opgaveudførelserne i henhold til denne aftale.

Leverandøren skal bekræfte, at attesterne foreligger for de personer, der skal udføre opgaven i relation til denne kontrakt.

Såfremt leverandøren ikke overholder foranstående bestemmelser vil det være at betragte væsentlig misligholdelse fra leverandøren side og giver ordregiver adgang til at hæve aftalen.

6.3 Udskiftning af medarbejdere

Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.

6.4 Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum hver 6. måned. Leverandøren indkalder til statusmødet.

På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og ordregiver.

Faste emner for statusmøder er:

- Status på samarbejdet

- Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til solgte produkter indenfor/uden for rammeaftalen.

- Gennemgang af indkøbsadfærd, måling på ordrefordeling og gennemsnitsordrer

- Gennemgang af bestillingsmetode

- Leverandørens logistikomkostninger: Niveau samt udvikling i omkostningerne

- Leveringssikkerhed

- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

7. Kvalitet

7.1 Generelt

De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.

Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.

7.2 Autorisation, uddannelse, specifikke lovgivningskrav mv.

Leverandøren skal have de nødvendige autorisationer i henhold til F&P og en evt. dansk leverandør skal fremgå af F&P liste over godkendte installatører for AIA-anlæg og ADK-anlæg.

Såfremt leverandøren er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i leverandørens hjemland.

De af leverandørens med arbejdere, der skal udføre ydelser hos ordregiver, skal have gennemgået de krævede faglige kurser og på forlangende skal dokumentation forevises ordregiver.

7.3 CE-mærkning mv.

Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning.

7.4 Miljø

Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.

7.5 Garanti

Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.

Alle anlæg og ekstra komponenter skal leveres med minimum 24 måneders garanti, medmindre andet fremgår af kravspecifikationen (bilag 1). Såfremt anlæggene leveres med en længere garanti fra originalproducenten til leverandøren, skal denne garanti videreføres til ordregiver.

7.6 Kvalitetssikring

Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.

8. Priser og prisregulering

8.1 Pris

Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten bilag 2. Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.

Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.

8.2 Prisregulering

Priserne er faste de første 24 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning 2 år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra [01.01.2021] til [01.01.2022] Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Prisregulering sker på foranledning af den part, der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).

Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.]

Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxx@xxxxx.xx. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen, skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.

Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.

8.3 Afgifter

Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.

9. Tilbud og bestilling

Leverandøren skal efter henvendelse fra ordregiver (mail og eller telefon) besigtige og rådgive om løsningsmuligheder, hvorefter der skal fremsendes skriftligt specificeret tilbud pr. e-mail indeholdende:

- Antal af anvendte enheder herunder stk., m., mv.

- Enhedspris samt samlet tilbudspris

Tilbuddet fremsendes til rekvirent samt Vejle Kommunes Risikostyringskonsulent. Bestilling skal afgives via e-mail.

Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Rekvirent, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse samt specifikation i henhold til tilbuddet.

Ved bestilling af alle typer opgaver, dog ikke akutte opgaver, skal den ansvarlige på stedet orienteres or, mail, om hvornår opgaven påbegyndes og afsluttes. Såfremt opgaven ikke kan påbegyndes på det oplyste tidspunkt, skal den ansvarlige på stedet orienteres herom pr. mail.

Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.

10. Levering

10.1 Leveringsbetingelser

Levering skal foretages på følgende vilkår. Alle varer leveres frit på angivet sted.

10.2 Forholdsordre

Leverandøren skal sørge for at modtage, opdaterer og videregive forholdsordre samt kontaktpersoner til den valgte kontrolcentral. De skal opbevare en kopi der altid kan udleveres på forlangen.

10.3 Oversigt

I forbindelse med installation af nye anlæg og konvertering af bestående anlæg skal der udarbejdes en installationsliste indeholdende:

• Installationsaddresse,

• Centraltype,

• Omfang af installationen

• GSM/GPRS nr.

• IP-adresse

• Installationserklæring

Ovesigten er ikke begrænset til ovenstående, men skal desuden følge bilag 1 - kravspecifikationen

10.4 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:

• Reference

• EAN-lokationsnummer

• Leveringsadresse

• Dato

• Xxxxx (stk., mv.)

• Varenummer og navn

• Restordrer

11. Fakturering

I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

• Udstedelsesdato (fakturadato)

• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)

• Leverandørens CVR/SE-nummer

• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse

• Tydelige varenavne og éntydige varenumre

• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser

• Pris pr. enhed eksklusiv moms

• Rekvirent hos ordregiver

• Rekvisitionsnummer

• Leveringsadresse

• Sidste rettidige betalingsdato

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.

Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer: Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.

Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten. Dette gælder i hele aftaleperioden. I forbindelse med kontraktindgåelse udleveres varenr. for hver enkelt varelinje i tilbudslisten.

Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

12. Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 11.

Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

13. Leverandørens misligholdelse

13.1 Generelt

Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse, medmindre andet følger af denne rammeaftale.

13.2 Forsinkelse af enkelte ordrer

Såfremt leverandøren ikke leverer en ordre rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.

13.3 Mangler

15.3.1 Generelt

Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.

15.3.2 Afhjælpning og omlevering

Leverandøren har fra 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 8 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 8 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.

Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.

15.3.3 Ophævelse af ordre

Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:

• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 13.3.2.

• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 13.3.2, såfremt ordregiver accepterer dette.

• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.

Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

13.4 Ophævelse af rammeaftalen

Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:

• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.

• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.

• Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 16.

• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.

• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed

• Hvis leverandøren i kontraktens løbetid begår sådanne handlinger, at leverandøren ville være blevet udelukket fra udbudsproceduren i henhold til udbudsbetingelsernes punkt 5.1, såfremt handlingen var foretaget forud kontrakttildelingen.

• Hvis det efter kontraktindgåelse viser sig, at leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.

• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.

• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.

• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.

• Leverandøren ikke kan levere det tilbudte centraludstyr

Opregningen er ikke udtømmende.

Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.

13.5 Erstatning

Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler.

14. Force majeure

Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.

Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

• Årsagen til force majeure situationen

• Forventet varighed af force majeure situationen

• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.

Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.

Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.

15. Produktansvar og forsikring

Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

16. Etik

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:

• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

17. Overdragelse

17.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.

17.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

18. Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Underleverandøren skal være registeret hos Forsikring og Pension (herefter F&P) som certificeret AIA/ADK installatør, eller en tilsvarende myndighed eller brancheforening i det land, hvor leverandøren er hjemmehørende.

Vejle Kommunes risikostyringskonsulent oplyses om og godkender underleverandøren. Kontrakthaver må ikke udskifte en underleverandør uden kommunens forudgående kendskab og accept.

19. Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

20. Tavshedspligt og offentlighed

20.1 Leverandøren

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre

rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.

Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, Ordregiver kan i den forbindelse pålægge leverandøren at underskrive en databehandleraftale.

20.2 Ordregiver

Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om rammeaftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Rammeaftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.

Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i rammeaftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.

21. Databehandling

Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.

I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandleraftale mellem parterne. Databehandleraftalen er vedlagt denne rammeaftale som bilag 7.

22. Lovvalg og værneting

Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.

Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

23. Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

Dato og underskrift Dato og underskrift

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Bilag 1 – Kravspecifikation

1.1 Indledning:

Vejle Kommune vil indgå en rammeaftale vedr. leverance, installation, konvertering og servicering af AIA-og ADK-anlæg til kommunens bygninger og institutioner.

De i kravsspecifikationen opstillede krav til centraludstyr mm. anvendes ved etablering af nye anlæg og konvertering af centraludstyr og systemdele m.v.

Vejle Kommune ønsker, at en kommende AIA-central skal være med indbygget dørstyringssystem.

Vejle Kommune ønsker at fremtidige adgangskontrolløsninger skal være fuldt ud kompatible med bestående Unilock.

1.2 Udbuddets overordnede formål:

Vejle Kommune har et ønske om at ny installere, foretage ændringer og udvidelser af AIA- og ADK- anlæg i Vejle Kommune gennem en rammeaftale med en leverandør.

Vejle Kommune ønsker, at den samme leverandør kan udføre periodiske eftersyn på udvalgte AIA- anlæg og servicere alle eksisterende AIA-anlæg i Vejle Kommune.

Ydelserne forventes indkøbt løbende indenfor rammeaftalen på baggrund af tilbudte time- og enhedspriser samt periodiske eftersynspriser.

1.2.1 Overordnede mål:

Vejle Kommune har defineret en række overordnede mål med den kommende rammeaftale:

• Nye AIA og ADK anlæg skal kunne tilsluttes et overordnet management software system.

• Leverandøren skal medvirke til at kommunens mange fejlalarmer reduceres.

• Den tilbudte adgangskontrolløsning skal være fuldt kompatibelt med det eksisterende Unilock anlæg.

• De enkelte lokationer skal tilbydes et eftersyn hvert 2. år.

• Servicetilkald for alle kommunens AIA og ADK-anlæg.

1.3. Generelle krav

Leverandøren og dennes evt. underleverandører, der udfører serviceydelser, skal være certificeret efter ISO 9001: 2015 eller tilsvarende samt F&P registreret.

Serviceydelser skal udføres i henhold til de i tilbudslisten afgivne timepris og produktpriser. Leverandøren har det fulde ansvar for korrekt udførelse af alle serviceydelser.

Tilbudsgiveren er desuden ansvarlig for at:

• Arbejdstilsynets krav omhandlende sikkerhed og velfærd til enhver tid overholdes

• Serviceydelsers udførelse ikke kan hindre myndighedernes godkendelse af byggerier, såvel under som efter færdiggørelsen (gælder nye anlæg)

• Der udføres løbende rengøring efter eget materialespild (gælder alle serviceydelser).

• Leverandøren skal kunne servicere og udvide på eksisterende AIA og ADK systemer.

• Overholde Vejle Kommunes IT-krav (bilag 4 – IT-tekniske krav og bilag 5 – Kabling til videoovervågning)

1.3.1 Gældende forskrifter

Alle ydelser skal leveres jf. F&P AIA- og Sikringskatalog.

Arbejdet udføres i henhold til Dansk Ingeniørforenings normer for bygningsinstallationer, Danske Standarder, de efter dansk lovgivning samt ministerielle og kommunale bekendtgørelser til enhver tid gældende bestemmelser, herunder specielt:

• Gældende Bygningsreglementet med gældende tillæg

• Bekendtgørelse nr. 1082 af 12/07/2016 om sikkerhed for udførelse og drift af elektriske installationer.

• Fællesregulativet, El-rådets bestemmelser

• DIF’s gældende Normer og Normtillæg

• Lokale myndighedskrav

• Forsyningsselskabernes tekniske bestemmelser og anvisninger

• Arbejdstilsynets forskrifter, anvisninger og publikationer

• SBI Anvisninger

• Ved nye anlæg DSEN 50131-1 (DSTS 50131-7) eller forskrifterne i AIA-kataloget fra Forsikring & Pension.

• F&P AIA katalog fane 120: Aftale om eftersyn.

1.3.2 Ubetingede krav

Følgende ubetingede krav skal opfyldes:

• Anlægget, herunder komponenter og systemdele skal være ”åben protokol”, således være frit tilgængelig på markedet.

• Leverandøren skal levere anlæg med åbne protokoller, som er frit tilgængelige på det danske marked.

• Leverandøren skal garantere, at der kan leveres reservedele til de leverede anlæg i mindst 10 år.

• Leverandøren skal detailprojektere det enkelte anlæg, i forhold til afgivne komponentpriser uden omkostning for ordregiver.

• Ordregiver skal godkende placeringen af alle komponenter.

• Leverandøren skal stå for den fulde installation, implementering, herunder tidsplaner, koordinering og samarbejde med både Vejle Kommunes risikostyringskonsulent og med installationsstedets medarbejdere.

• Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning til Vejle Kommune.

Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog i forhold til de enkelte installationer.

• Som en del af denne aftale skal tilbudsgiver projektere nye anlæg og ændring/udvidelser af eksisterende anlæg på de enkelte institutioner i samarbejde med Vejle Kommune.

Generelt:

• Strøm til centraludstyr, herunder undercentraler, leveres af anden entreprenør.

• Detailprojektering af de enkelte Anlæg, inkl. udarbejdelse af installationstegninger (der viser zoneopdeling, adresser, komponentplacering og kabeltræk), tilslutningsdiagrammer og nødvendige diagrammer

• Ved installation af softwareoverbygning, skal det være som netværksbaseret.

• Levering og dimensionering af batteriforsyning til AIA og ADK-central.

• Levering og installation af det samlede Anlæg.

• Levering og tilpasning af software og nødvendig programmering af AIA og ADK- anlæggene.

• Idriftsætning og funktionsafprøvning af anlægget.

• Levering af betjenings-, drifts- og vedligeholdelsesvejledning.

• Instruktion af brugerpersonale i hver enkelt institution i betjening og vedligeholdelse af anlægget.

• Levering af oversigtsplan (zoneopdeling) til evt. ophængning ved minimum et betjeningspanel eller ved central.

• Alt udstyr som leveres og installeres, tilhører Vejle Kommune.

• Leverandør skal udfærdige en let forståelig betjeningsvejledning til udlevering og/eller ophængning ved betjeningspanelet.

Centraludstyr og anlæg:

• Anlægget skal være godkendt i henhold til gældende lovgivning

• Alle AIA-anlæg skal minimum være godkendt som klasse 2 udstyr.

• Den tilbudte centraltype skal kunne leveres jf. forsikring og pensions klassifikation i en klasse 2 og en klasse 3 central.

• Anlægget skal kunne udvides med dørstyring.

• Dørstyringen skal indgår som en naturlig del af anlægget og softwaren.

• Alle anlæg skal være BUS-baserede.

• Alle nyetablerede anlæg skal være fuldt adressérbare.

• Som hovedregel skal alle anlæg være trådførte.

• Alle anlæg skal kunne netværkstilkobles.

• Den eksterne strømforsyning skal være overvåget.

• Kalender funktion til styring af automatisk til og fra kobling, tidsstyring samt hvornår adgangskoder har adgang til enkelte områder og funktioner.

• Hvor det er nødvendigt for at opnå en tilstrækkelig alarmdækning, for eksempel på gangarealer m.v., installeres langtrækkende detektorer.

• Der skal anvendes kombidetektorer.

• Der skal monteres nødvendigt antal sirener.

• Softwaren skal være på dansk, inkl. Æ, Ø og Å og den skal være windows-baseret.

Betjeningspanel

Betjeningspanel type 1:

• Betjeningspanel må ikke være med touch

• LCD-display med minimum 250 karakterer

• Betjeningspanelskal være med indbygget læser til kort eller prox

Betjeningspanel type 2:

• Betjeningspanel må ikke være med touch

• LCD-display med minimum 16 karakterer

Alarmgivere

• AIA-anlægget skal indeholde signalgivere i de enkelte områder, så bygningen og områder er tilstrækkelig dækket akustisk.

Alarmoverførsel:

• Alarmtransmission fra anlæggene skal etableres som IP-transmission via Vejle Kommunes netværk og via GPRS transmissionsenhed.

• SIM-kort til GPRS udleveres af Vejle Kommune

• Leverandøren skal omskifte bestående simkort til Vejle Kommunes egne i forbindelse med kontraktstart uden beregning.

• Alarmtransmissionen skal gå til den af Vejle Kommune valgte kontrolcentral.

• Konvertering og nedtagning af eksisterende alarmtransmission. (kun ved bestilling/på pris)

• IP-transmissionsenheden skal anvende strømforsyning fra det tilknyttede alarmanlæg.

• IP-transmissionsenheden skal monteres i samme kabinet som alarmanlægget, alternativt skal det monteres i egen, dertil egnet kabinet i umiddelbar tilknytning til alarmanlæggets kabinet.

• Der må ikke være synlige ledninger mellem alarmanlægget og IP-transmissionsenheden efter afsluttet montage, når kabinettet(-erne) er lukket.

• IP-transmissionsenheden skal tilsluttes til etableret netværksstik i umiddelbar nærhed af enheden.

• Fremføring af netværkskabel og etablering af netværksstik udføres af tilbudsgiver jf. Vejle Kommunes retningslinjer. (henvis til dokument navn – kort beskrivelse)

• Det enkelte alarmpunkt skal overføres til, ordregivers kontrolcentralcentral.

Nøgleboks:

• Leverandøren får udleveret cylinder til nøgleboks af Vejle Kommune ved opsætning af nye nøgleboks

• Leverandøren skal angive hvor mange nøgler de har behov for til deres anlægs- og service montør.

• Ved kontrakts ophør skal udleverede nøgler til leverandør tilbageleveres til Vejle Kommunes Risikostyringskonsulent.

• Ordregiver ønsker en nøgleboks, hvor aflåsning følger EN1303 (klasse 5), med krav til fastgørelse til/i mur: Ekspansion og/eller lim eller anker plade 100x100x3 mm.

• Nøgleboksen placeres efter nærmere aftale. Ordregiver har i dag ejendomsretten på alle eksterne nøglebokse. Fremtidige nøglebokse/cylindersystemet ønskes etableret i ordregivers eget system således, at ordregiver også frem over selv har ejerskabet til nøgleboksen inkl. cylindere.

• Såfremt leverandøren mister en udleveret nøgle, skal ordregivers risikostyringskoordinator straks orienteres herom pr. telefon. Omkodning af samtlige nøglebokse sker for leverandørens regning.

• Nøgleboks for AP/vægter skal være alarmovervåget

Alarmskilte

• Leverandøren skal udskifte bestående alarmskilte til Vejle Kommunes egne udleverede skilte uden beregning. (Ved kontraktens indgåelse)

Adgangskontrol

• Adgangskontrol skal være fuldt kompatibelt med Vejle Kommunes eksisterende Unilock-anlæg.

• Adgangskontrol skal etableres som netværksbaseret på Vejle Kommunes netværk eller via det mobile datanetværk (GPRS)

• Alle nye løsninger skal kobles op imod Vejle kommunes egen serverløsning.

• Udvidelser på eksisterende løsninger kan ske til lokale løsninger.

• Kortlæsere skal både kunne leveres med og uden kodetastatur.

• Dørcontroller eller låsecomputer skal etableres som ekstern enhed og placeres i ikke offentlige rum efter aftale med ordregiver.

• Der skal leveres el-magnetlåse til adgangskontroldøre.

Anlægsdokumentation:

• Dokumentation afleveres til Vejle Kommune i 2 eksemplarer i A4 papirformat og på et USB- stick i elektronisk form.

• Dokumentationen skal som minimum indeholde beskrivelse af det leverede, teknisk dokumentation, tegningsmateriale med komponentplacering og ledningsføringer, diagrammer for tilslutning til andet udstyr og overførsel af signaler.

• Der skal gennemføres instruktion af både installationsstedets personale og Vejle Kommunes risikostyrings konsulent, såfremt der installeres software, skal der tillige undervises i denne.

1.3.3 Udførelse

Xxxxxx, ledninger og føringsveje

• Kabelinstallationer og ledningsforbindelser udføres i nøje overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1082 af 12/07/2016 om sikkerhed for udførelse og drift af elektriske installationer.

• Kabler skal fremføres således, at antallet af samlinger bliver mindst muligt. Overklipning af de enkelte ledere skal undgås.

• Ledningssamlinger og afgreninger skal foretages i anlæggets systemdele.

• Hvis det er nødvendigt med yderligere føringsveje skal disse opsættes af AIA- installatøren.

• Alt kabelføring skal foregå skjult enten bestående i bygningen eller via kabelbakker.

• Alt kabling udendørs skal foregå i vandalsikret, silikone egnet til udendørs lægning i jord.

Huller, gennemføringer, fastgørelse, m.v.

• AIA-installatøren skal selv bore alle nødvendige huller.

• Eventuelle efterreparationer af konstruktioner og overflader i forbindelse hermed henhører under nærværende leverances udførelse.

• Kabelgennemføringer i vægge eller etageadskillelser skal overalt udføres i rør med passende dimension.

• Alle installationsgennemføringer lukkes efter kabeltrækning med egnet materiale, herunder brandisolering med kontrolmærkninger.

• Al fastgørelse af komponenter skal udføres uden at beskadige bygningsdelene og med det antal skruer, som komponenterne er beregnet til.

• AIA-installatøren bærer det fulde ansvar for skader på bygningsdele, som er en følge af nævnte arbejder.

Mærkning

• Samtlige komponenter forsynes med skilt med angivelse af adresse- og komponentbetegnelse i overensstemmelse med anlæggets opbygning.

• Samtlige buskabler forsynes med identifikation ved alarmcentral og ved komponenter.

1.3.4 Idriftsætning og afprøvning

• Både hardware og software skal i videst muligt omfang være testet af tilbudsgiver inden installation på stedet.

• Idriftsætning og afprøvning af det installerede anlæg er leverandørens ansvar.

• Efter installeringen skal der foretages en afprøvning og kontrol af log i central.

• Leverandøren skal udfærdige en skriftlig rapport herover.

• Efter udførelsen af ovenstående skal anlægget testes i sin helhed i en længere periode. Alle systemets enheder skal herunder være tilkoblede og i drift.

• Alle systemets komponenter skal fungere fejlfrit i denne periode.

• Test-/afhjælpningsperioden løber over ca. 4 uger, og afslutningen af denne betragtes som afleveringsdato. (faktura)

• I samarbejde med Ordregiver afprøves i testperioden et vilkårligt antal detektorer og alarmtryk.

• Færdigmelding foretages skriftligt til ordregiver, når anlægget er færdigjusteret og opfylder de stillede betingelser.

• Ordregiver kontrollerer herefter sammen med Leverandøren anlæggets udførelse og funktioner.

1.3.5 Afhjælpningsperiode

• I afhjælpningsperioden på 1 år skal leverandørens ydelser uden ekstra vederlag omfatte:

• Omgående levering og udskiftning af defekte komponenter, incl. afprøvning af dertil hørende funktioner.

• Assistance til driftspersonalet vedrørende det leverede anlæg og dets brug i fornødent og rimeligt omfang.

• Rettelse af programmeringsfejl.

• Ved udløbet af afhjælpningsperioden skal leverandøren gennemgå anlægget fysisk og funktionsmæssigt og afprøve samtlige funktioner.

Konvertering

• Ved konvertering af anlæg skal tilbuddet indeholde alle omkostninger som er forbundet med konverteringen. Konverteringen kan f.eks. omfatte udskiftning af nøgleboks og cylinder, centraludstyr øvrige komponenter, transmissionsudstyr m.m. så den valgte kontrolcentral kan modtage alarmer.

• Så vidt muligt skal anlægget ved konvertering være fuldt adresserbart.

Netværk

• Ingen kommunikation må foregå i klar tekst via netværk/GPRS, det skal krypteres – Min AES256bit.

• Strøm til centraludstyr og switche leveres af ordregiver (Vejle Kommune)

• Alle anlæg skal installeres jf. beskrivelsen i F&P AIA-katalog.

1.3.6 Service Serviceydelse

Leverandøren skal kunne servicere samtlige AIA-anlæg og ADK-anlæg i Vejle Kommune. Alle Serviceydelser udføres jf. specifikation i tilbudslisten eller i regning jf. den anførte timepris i tilbudslisten. Leverandøren skal kunne estimere et timeforbrug til den enkelte afdeling for årlige eftersyn jf. Forsikring & Pension (herefter F&P) AIA-katalog (gældende: fane 120 pkt. 30). Det er dog frivilligt for den enkelte afdeling om de ønsker eftersyn hvert 2. år.

Ved anvendelse af trådløse anlæg skal batterierne udskiftes hvert 2. år. Dette udføres i regning jf. anførte timepris til den enkelte afdeling.

• Der skal tilbydes eftersyn til Vejle Kommunes afdelinger. Anlæggene kan være kombineret med ADK og disse indgår også i eftersynet (anlægsoversigt er vedlagt som bilag 3 og 3a). Ved eftersynet skal alarmanlæggets funktioner gennemprøves i henhold til AIA-kataloget fra

Forsikring og Pension. Bemærk at det er frivilligt at få foretaget eftersynet Den enkelte institution bestiller serviceeftersyn gennem Vejle Kommunes Risikostyrings konsulent.

• Tilbudsgiver skal kunne servicere alle AIA-anlæg og ADK-anlæg jf. anlægsoversigten bilag 3 og 3a

• Tilbudsgiver skal ligeledes kunne foretage ændringer og udvidelser i de eksisterende AIA- anlæg

• Tilbudsgiver skal kunne tilkaldes på hverdage i tidsrummet mellem kl. 07.00 og kl. 16.00.

• Påbegyndelse på servicearbejde skal herefter ske senest 8 timer efter tilkald.

• Ordregiver skal have mulighed for at tilkalde akut og herefter betale særskilt for denne ydelse, jf. tilbudsliste.

• Vejle Kommune ønsker, at leverandøren skal tilbyde eftersyn hvert 2. år til de enkelte afdelinger som udføres i regning på fast timepris. Det er frivilligt for de enkelte afdelinger at tilkøbe denne ydelse.

• (Ved licens betalte anlæg, skal der være mulighed for softwareopdateringer)

Document Metadata

Table of Contents

EU-UDBUD

Document Metadata