Databehandleraftale

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når data- behandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordnin- gen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes administrationsaftale benævnt ”hovedaftale”: Administrationsaftale A/B Grøn- neport, som er indgået den 30. januar 2006. Såfremt den dataansvarlige ikke har ønsket at indgå skriftlig administrationsaftale med databehandleren, kan ydelsesbeskrivelsen ses af bilag E

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i

andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire eller fem bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af data- behandleraftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun- der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de even- tuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

11. Databehandleraftalens eventuelle bilag E indeholder en eventuel ydelsesbeskrivelse, så- fremt parterne ikke har indgået en hovedaftale.

12. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

13. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandle- ren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af da- tabeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslut- ninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den be- handling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter data- behandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelses- bestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til op- lysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til per- sonoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den data- ansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplys- ninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt- telsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karak- ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekni- ske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til dis- se risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplys- ninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektivite- ten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssik- kerhed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bi- lag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle un- derdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underda- tabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gen- nem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstater- nes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabe- handleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehand- leraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som da- tabehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandler- aftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da- taansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mu- lighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og un- derdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvir- ker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data- ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for

underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da- tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdata- behandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataan- svarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

2. Databehandleren bistår, efter anmodning fra den dataansvarlige, med at sikre overholdel- se af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgænge- lige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren, efter anmodning fra den dataansvarlige, under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndighe- den (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usand- synligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske per- soners rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttel- se, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske per- soners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” el- ler af denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandle- ren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

– bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataan- svarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret fore- skriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådig- hed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gæl- dende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysi- ske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databe-

handleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hoved- aftale” eller af denne aftales Bilag D.

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigel-

sesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller da- tabehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlin- gens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabe- handlere.

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databe- handleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kon- taktpersonen/kontaktpunktet.

Navn: Xxxxxxx Xxxxxxx

Stilling: Adm. Direktør Telefonnummer: 00 00 00 00

Email: xx@xxx.xx

Navn: Xxxxx Xxxxxxxxxx

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

Stilling: Bestyrelsesformand Telefonnummer: 00 00 00 00

Email: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

16 Underskrifter

Nærværende aftale underskrives digitalt af parterne

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige er:

• at kunne administrere den dataansvarliges ejendom og behandle forespørgsler på vegne af den dataansvarlige om den dataansvarliges medlemmer m.v.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

• at databehandleren stiller UNIK Bolig 4, eller tilsvarende IT system, til rådighed for den dataansvarlige med oplysninger og herigennem opbevarer personoplysninger om den da- taansvarlige og den dataansvarliges medlemmer, på databehandlerens server og hos eventuelle dataunderbehandlere.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• Navn, e-mailadresser, telefonnummer, adresse, cpr-nummer, betalingsoplysninger, type af medlemskab, ombygning af medlemmets lejlighed, civil status, antal af beboere i med- lemmets lejlighed, tilmelding til tv-/internet, adfærdsforhold, dispensation i forhold til medlemmets forpligtelser, xx

• For så vidt bestyrelsen og eventuelle ansatte hos den dataansvarlig endvidere lønoplys- ninger, SKAT-oplysninger, pension, fagforeningsforhold.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• Personer, som har eller har haft medlemskab hos den dataansvarlige

• Personer, som arbejder sammen med eller for den dataansvarlige

• Personer, som ikke er medlemmer hos den dataansvarlige, men ønsker at være det

• Personer, som bor i medlemmets ejendom

• Evt. ansatte hos den dataansvarlige

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

• Behandlingen af personoplysninger af medlemmerne opbevares indtil tilknytningen til den dataansvarlige ophører, og indtil eventuelle mellemværende er afsluttet (eksempelvis

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

afregning af varmeregnskab). Dog opbevares personoplysninger m.v. i en længere perio- de, hvis der er risiko for tvister i forhold til den dataansvarlige eller mellem den dataan- svarliges nuværende og tidligere medlemmer eller disse indbyrdes.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn- dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan- svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 2 uger før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give med- delelse herom til databehandleren inden 1 uge efter modtagelsen af underretningen. Den dataan- svarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager her- til.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgen- de underdatabehandlere:

Navn CVR-nr

Adresse

Beskrivelse af behandling

UNIK System 17512692

Design A/X

Xxxxxxxxxxx 00 X Xxxxx

0000 Xxxxx

IT-system, som databehandleren anvender i forbindelse med administration af den data-

ansvarlige og den dataansvarliges medlemmer

IT Relation 27001092 A/S

Xxxxxx Xxxxx 0 X, 0.

7400 Herning

Databehandlerens IT-support, der servicerer databehandlerens IT-systemer og servere

Endvidere er følgende ligeledes godkendt, såfremt den dataansvarlige gør brug af underdatabe- handlerens service:

Navn	CVR-nr	Adresse	Beskrivelse af behandling
Penneo ApS	35633766	Gyngemose Park- vej 50, 13. DK-2860 Søborg	IT-system, som databehandleren anvender til digital underskrift
Cognito Forms LLC			Indsendelse af personoplysninger mv. via in- ternettet til databehandleren.
Advokatfir- maet 24B ApS	33756755	Store Kongensga- de 24B 1264 Kø- benhavn K	Advokatfirma, som databehandleren som udgangspunkt anvender til behandling af tvi- ster og rådgivning af den dataansvarlige og den dataansvarliges medlemmer
Nets	20016175	Lautrupbjerg 10 DK-2750 Ballerup	Betalingsservice
Bluegarden	48117716	Lautrupbjerg 6 DK-2750 Ballerup	Lønservicebureau
Digital Cab Aps	27135781	Lundtoftegårdsvej 95 1. 2800 Lyngby	EAN Fakturaer

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – an- vende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling end aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

• Opkrævninger af alle former for løbende betalinger, herunder husleje, boligydelser, fælle- slån, a conto opkrævninger, engangsopkrævninger, tilmeldinger til forsyningsselskaber, tv-/internetselskaber.

• Udsender påkrav, påmindelser og rykkere

• Registrerer og behandler andelsoverdragelser/ejerskifte/ind-, fra- og udflytninger, belå- ning af andelen

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

• Klager over den dataansvarlige, databehandleren, ansatte hos den dataansvarlige eller databehandleren, medlemmer eller beboere hos den dataansvarlige.

• Indhenter og videregiver oplysninger fra myndigheder eller interessenter hos den dataan- svarlige.

• Indhenter og videregiver oplysninger om den dataansvarliges ansatte i forbindelse med ansættelsesforhold.

• Forsikringsforhold og forsikringsskader hos den dataansvarlige og den dataansvarliges medlemmer.

• Tvister mellem den dataansvarlige og den dataansvarliges medlemmer og disse indbyr- des.

C.2 Behandlingssikkerhed

Databehandleren skal træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Disse sikkerhedsforanstaltninger skal sikre mod, at Persondata:

• Hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller på anden vis forringes,

• Kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gældende regler, hvoraf følger, at databehandleren til stadighed er forpligtet til at opret- holde en rimelig og opdateret beskyttelse af databehandlerens systemer, herunder af driftsmiljøet, hvor disse kan påvirke databehandlerens levering af ydelser, mod ulovlig elektronisk eller fysisk indtrængen, hærværk, tyveri, hacking, edb-virus, ”denial of ser-

vice” (DDoS) angreb og andre lignende sikkerhedsmæssige brud, samt mod risiko for brand, storm, vandskade og andre forhold, der kan bringe databehandlerens opfyldelse af Aftalen i fare eller ødelægge eller give uvedkommende adgang til databehandlerens it- systemer, og behandles i strid med gældende regler.

Bemærk at ovenstående ses som eksempler og ikke er udtømmende.

Databehandleren skal uden unødigt ophold informere den dataansvarlige om enhver hændelig eller ulovlig adgang til Personoplysningerne. Databehandleren skal i så fald gennemføre en under- søgelse af hændelsens årsag, forløb og konsekvens, og informere den dataansvarlige om undersø- gelsens konklusioner.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret. Den dataansvarliges aktuelle slettepolitik og -rutiner udleveres efter anmodning.

C.4 Lokalitet for behandling

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forud- gående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

• Store Xxxxxxxxxxx 00X 0000 Xxxxxxxxx K.

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Data overføres ikke til et tredjeland.

Hvis den dataansvarlige ikke i dette afsnit eller ved en efterfølgende skriftlig meddelelse har angi- vet en instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, må databehandleren ikke indenfor rammerne af databehandleraftalen foretage en sådan overførsel.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Databehandleren skal efter skriftlig anmodning fra den dataansvarlige inden for rimelig tid doku- mentere, at databehandleren overholder sine forpligtelser efter databehandleraftalen og den til enhver tid gældende persondatalovgivning for så vidt angår personoplysninger, der behandles for den dataansvarlige.

Databehandleren skal give mulighed for og bidrage til, at den dataansvarlige kan påse, at databe- handleren overholder sine forpligtelser efter databehandleraftalen og den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder ved inspektioner foretaget af den dataansvarlige eller revisorer, der er bemyndiget af den dataansvarlige, eller af offentlige myndigheder.

Den dataansvarlige er berettiget til for egen regning at lade uafhængig tredjepart efter den data- ansvarliges valg foretage en årlig revision af databehandlerens behandling af personoplysninger.

Databehandleren skal underrette den dataansvarlige, hvis databehandleren kontaktes af Datatil- synet eller andre myndigheder angående behandling, sikkerhed eller andre forespørgsler i forbin-

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

delse med behandling af personoplysninger for Dataansvarlig, medmindre dansk lovgivning for- byder sådan underretning.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

D.1 Databehandlerens bistand til den dataansvarlige

Hvis databehandleren skal rådgive eller bistå den dataansvarlige j.vf. § 9 side 7-8 aftales den kon- krete bistand eller rådgivning særskilt parterne imellem.

D.2 Databehandlerens opdrag

Den dataansvarlige skal modtage behørigt opdrag på den bistand eller rådgivning, som databe- handleren kan tilbyde, og den dataansvarlige skal godkende opdraget førend databehandleren må påbegynde sin bistand.

Parterne kan dog på forhånd aftale, at databehandleren kan bistå eller rådgive den dataansvarlige om data, hvormed databehandleren har ret til særskilt honorar.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

Databehandleren må ikke bistå den dataansvarlige, hvis den dataansvarlige har til hensigt at til- sidesætte lovgivningen eller vedtægter m.v.

D.3 Databehandlerens honorar og udlæg til tredjemand

Den dataansvarlige betaler honorar for den i § 9 anførte bistand. Honorar beregnes ud fra med- gået tid. Timeprisen pr. 1. januar 2018 er kr. 2.000 plus moms. I alt kr. 2.500 inkl. moms. Satsen reguleres uden varsel hvert år 1. januar.

Såfremt databehandleren ikke har den fornødne kapacitet til at bistå den dataansvarlige, skal databehandleren indhente tilbud fra tredjemand, der skal forelægges for den dataansvarlige.

Hvis databehandleren har en fuldmagt til at indgå aftale med tredjemand til at bistå den dataan- svarlige om data, skal den dataansvarlige afholde databehandlerens udlæg uden godkendelse.

D.4 Tilgængelighed og ansvar

Den dataansvarlige skal sørge for, at databehandleren har alle relevante og nødvendige data til rådighed for, at databehandleren kan bistå den dataansvarlige.

Det er til enhver tid, den dataansvarliges ansvar, at databehandleren har adgang og modtaget relevante og nødvendige data fra den dataansvarlige.

Bilag E Ydelsesbeskrivelse

E.1 Databehandlerens procedure for håndtering af data for den dataansvarlige

Databehandleren behandler uden opdrag følgende data fra den dataansvarlige:

Den dataansvarlige:

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

• E-mail

• Billedlegitimation i henhold til lovgivning om hvidvaskning

• Bankoplysninger

• Bestyrelsesmedlemmer

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

• Ansættelsesforhold

• Fuldmagtsforhold og tegningsregler

• Økonomiske og finansielle forhold

• Erhvervsmæssige forhold

• Skattemæssige forhold – herunder moms m.v.

• Oplysninger om aftaler med tredjemand

• Forhold til den dataansvarliges medlemmer og beboere

Den dataansvarliges medlemmer og beboere:

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

• E-mailadresser

• Cpr. nummer

• Kabel- og internetforhold

• Oplysninger om forbrug og forsyningsselskaber – herunder el, vand, varme og gas

• Billedlegitimation

• Fuldmagtsforhold og tegningsregler

• Bopælsstatus og anvendelse af boligen/erhvervet og familieforhold

• Bank- og betalingsforhold – herunder kontonummer m.v.

• Kreditorforhold i boligen

• Tinglyste rettigheder

• Misligholdelse i forhold til vedtægter, lejekontrakt, lovgivning og andre retlige forpligtel- ser

• Indretning af boligen – herunder særlig indretning pga. beboerens forhold

• Økonomiske forhold om boligen – herunder værdien, forbedringer, mangler, månedlig be- taling m.v.

• Nøgler – adgangskort og elektroniske ”nøgler”

• Vaskerioplysninger

• Klager, påbud og eksklusion/ophævelse

Den dataansvarlige og den dataansvarliges medlemmer og beboere kan ligeledes give samtykke til, at databehandleren håndterer data til andre formål. Samtykket kan tilbagekaldes af den data- ansvarlige eller den dataansvarliges medlemmer og beboere.

I forhold til eksterne personer, som vil stå på ventelister, behandler databehandleren uden op- drag følgende data:

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

• E-mailadresse

• Familieforhold – herunder relation til beboere i ejendommen og antal familiemedlemmer

• Status på ventelisten

• Lejlighedsønsker

Såfremt den dataansvarlige ønsker at offentliggøre ventelisterne, kræver det, at de eksterne per- soner giver deres samtykke til at deres navn, adresse og status på ventelisten må offentliggøres. Såfremt samtykket tilbagekaldes, kan det medføre, at den eksterne person ikke kan stå på venteli- sten.

E.2 Databehandlerens videregivelse af data fra den dataansvarlige eller den dataansvarliges medlemmer eller beboere til tredjemand eller under- /meddatabehandler eller anden dataan- svarlig

Databehandleren kan videregive og videreformidle data til en tredjemand eller under-

/meddatabehandler eller anden dataansvarlig, når databehandleren har hjemmel hertil, retlig forpligtelse, samtykke eller anfordring fra den dataansvarlige eller den dataansvarliges medlem- mer.

Databehandleren kan endvidere videregive og videreformidle data til en tredjemand eller under-

/meddatabehandler eller anden dataansvarlig, hvis dette er led i databehandlerens almindelige arbejde og i forbindelse med hovedaftalens indhold.

Eksempelvis kan databehandleren videregive oplysninger om betalingsforhold til NETS, mislighol- delsesforhold til advokat, momsoplysninger til SKAT, adkomstoplysninger til Tinglysningsretten, Lejlighedsoplysninger til ejendomsmægler, bopælsforhold til kommune, økonomiske forhold til revisor m.v.

Side 22 af 22

Databehandleraftale version 1.0 22. maj 2018

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo™ sikker digital underskrift.

Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder.

Penneo dokumentnøgle: IDZSF-WKET5-3GAML-M7HKT-G07CK-TUAMS

“Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument.”

Xxxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxx Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-853983520072 IP: 91.214.20.132 2018-05-24 11:30:46Z	Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Bestyrelsesmedlem Serienummer: PID:9208-2002-2-564886939345 IP: 77.241.140.12 2018-05-24 14:31:45Z
Xxxxxxx Xxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxxxx
Adm. direktør	Bestyrelsesformand
Serienummer: CVR:26112702-RID:1291897934586	Serienummer: PID:9208-2002-2-562825824436
IP: 89.186.174.109	IP: 212.60.126.26
2018-05-25 07:54:28Z	2018-05-27 19:27:54Z

Dette dokument er underskrevet digitalt via Xxxxxx.xxx. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden.

Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt

Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet

i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature ser- vice <xxxxxx@xxxxxx.xxx>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret.

Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indle- jret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: xxxxx://xxxxxx.xxx/xxxxxxxx

Document Metadata

Table of Contents

Databehandleraftale

Document Metadata