RAMMEAFTALE - RÅDGIVNING VEDRØRENDE FORURENINGSSAGER 2024
RAMMEAFTALE - RÅDGIVNING VEDRØRENDE FORURENINGSSAGER 2024
DELAFTALE [X]
[KONTRAKTNUMMER]
Dato: 30. april 2024
INDHOLDSFORTEGNELSE
5.1 Rammeaftalens økonomiske omfang og eksklusivitet 7
5.2 Rammeaftalens ydelsesområde og undtagelser hertil 8
6. Tildeling af honoraraftaler 8
6.2 Tildeling af opgaver på den anden Delaftale 9
15. Rådgiverens øvrige forpligtelser 13
15.4 Computer- og IT-udstyr og -systemer 14
15.5 Underrådgivning og støttende enheder 15
15.9 Corporate Social Responsibility (CSR) 17
15.11 Informationssikkerhed 18
15.12 Stand-alone arbejdsstationer 18
15.13 Fremsendelse af serviceattest 18
19.2 Faktureringsbetingelser 20
20.1 Ophævelse af Rammeaftalen 22
20.2 Ophævelse af den enkelte Honoraraftale 22
20.3 Ophævelse - Change of control 23
20.4 Ophør i henhold til udbudslovens § 185, stk. 1 23
20.6 Ophør ved Rammeaftalens maksimale værdi 24
23. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser 25
24. Tavshedspligt og fortrolighed 25
1. PRÆAMBEL
Nærværende aftale - Rammeaftale nr. [kontraktnummer] for rådgivning vedrørende forure- ningssager 2024 – (herefter benævnt ”Rammeaftalen”) har til formål at varetage og imøde- komme Ejendomsstyrelsens løbende behov for indkøb af rådgivning vedrørende forureningsun- dersøgelser, afværgesager, udarbejdelse af miljøhistoriske redegørelser, hjælp til besvarelse af
§ 20 spørgsmål, jordhåndteringssager mv., i forbindelse med aktiviteter inden for Danmarks grænser.
Rammeaftalen og de til Rammeaftalen tilhørende bilag fastlægger omfanget af, samt vilkårene for, Ejendomsstyrelsens og Rådgivers forpligtelser og ansvar i forbindelse med udførelse af råd- givningsydelserne.
Rammeaftalen er opdelt geografisk i to delaftaler (herefter benævnt ”Delaftaler”):
Delaftale 1 | Region Nordjylland og Region Midtjylland |
Delaftale 2 | Region Sjælland, Region Syddanmark, Region Hovedstaden inkl. Born- holms Regionskommune og Christiansø |
Nærværende Rammeaftale vedrører Delaftale [X].
2. PARTERNE
Ejendomsstyrelsen og Rådgiver, som disse er defineret i afsnit 2.1 og afsnit 2.2, benævnes i nærværende rådgivningsaftale samlet ”Parterne” og hver for sig tillige en ”Part”.
2.1 Ejendomsstyrelsen
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Xxxxxxxxxx 00
9800 Hjørring
Telefon: x00 00 00 00 00
CVR-nr.: 16 28 71 80
(herefter benævnt ”Ejendomsstyrelsen” eller ”Klienten”) Kontraktansvarlig for Ejendomsstyrelsen:
[Navn]
[Stilling]
Telefon: [Indsæt]
E-mail: [mail]@xxx.xx
Kontaktperson for Ejendomsstyrelsen: [Navn]
[Stilling]
Telefon: [Indsæt]
E-mail: [mail]@xxx.xx
2.2 Rådgiveren
[Firma] [Adresse]
[Postnummer og by] CVR-nr.: [Indsæt] Telefon: [Indsæt]
(herefter benævnt ”Rådgiveren”)
Kontraktansvarlig for Rådgiveren: (herefter benævnt ”Rådgivers Kontaktansvarlig”)
[Navn] [Stilling]
Telefon: [Indsæt] E-mail: [Indsæt]
Kontaktperson for Rådgiveren: (herefter benævnt ”Rådgivers Kontaktperson”)
[Navn] [Stilling]
Telefon: [Indsæt] E-mail: [Indsæt]
Både den Kontraktsansvarlige samt Kontaktpersonen kan hver især repræsentere Rådgiveren i alle forhold vedrørende Rammeaftalen og har på Rådgiverens vegne fuldmagt til at træffe samt- lige beslutninger under Rammeaftalen. Det forudsættes, at Kontaktpersonen har indgående kendskab til Rammeaftalens vilkår.
Rådgiveren er forpligtet til at sikre, at Kontaktpersonen står til rådighed for Ejendomsstyrelsen i nødvendigt og relevant omfang.
Ejendomsstyrelsen skal omgående underrettes, såfremt der sker udskiftning af Kontaktpersonen eller den Kontraktansvarlige.
3. RAMMEAFTALENS VARIGHED
3.1 Løbetid
Rammeaftalen træder i kraft [indsæt dato – forventeligt 1. august 2024] og udløber fire år efter Rammeaftalens ikrafttræden, medmindre Rammeaftalen opsiges, jf. afsnit 3.2.
3.2 Opsigelse
Rammeaftalen er for Ejendomsstyrelsen uopsigelig det første år efter Rammeaftalens ikrafttræ- delse, jf. afsnit 3.1. Ejendomsstyrelsen kan herefter med et varsel på tre måneder til udløbet af en måned opsige Rammeaftalen.
Hver Delaftale kan opsiges uafhængigt af den anden Delaftale. Rammeaftalen er uopsigelig for Rådgiveren i hele Rammeaftalens løbetid.
4. AFTALEGRUNDLAG
For Rammeaftalen gælder følgende grundlag, som i tilfælde af uoverensstemmelser dokumen- terne imellem er gældende i følgende prioriterede rækkefølge:
1) Rammeaftalen inklusiv vedtagne tilføjelser, ændringer og præciseringer som er senere end udbuddet og før tilbuddet, samt nedenstående Aftalebilag, dog eksklusive Aftalebilag 5, 6 og 7, som udgør Rådgivers tilbud af [dato] og Aftalebilag 4 - ABR Forenklet med Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses tilføjelser og fravigelser:
• Aftalebilag 1 - Procedure for sikkerhedsgodkendelse
• Aftalebilag 2 - Informations- og datasikkerhed med underbilag
• Aftalebilag 3 - Ydelsesbeskrivelse for forureningssager
o Aftalebilag 3.1 - Skabelon for undersøgelsesoplæg for orienterende og supple- rende undersøgelser
o Aftalebilag 3.2 - Skabelon for rapportering af miljøhistorisk redegørelse
o Aftalebilag 3.3 - Skabelon for rapportering af orienterende forureningsundersø- gelse
o Aftalebilag 3.4 - Skabelon for rapportering af supplerende forureningsundersø- gelse
o Aftalebilag 3.5 - Xxxxxxxx for rapportering af notat
o Aftalebilag 3.6 - Skabelon for rapportering af monitering af grundvandsforure- ning
o Aftalebilag 3.7 - Skabelon for rapportering af bygningsundersøgelse
o Aftalebilag 3.8 - Metodebeskrivelse for M.I.S.
o Aftalebilag 3.9 - Metodebeskrivelse for græsprøvetagning
o Aftalebilag 3.10 - Miniguide for GeoEnviron
o Aftalebilag 3.11 - Minimanual for inddatering af miljøhistoriske redegørelser i GeoEnviron
o Aftalebilag 3.12 - Minimanual for inddatering af feltundersøgelser mv. i GeoEn- viron
o Aftalebilag 3.13 - Vejledning til udarbejdelse af borejournaler for Ejendomssty- relsen i GeoGIS2020
• Aftalebilag 8 - Honoraraftale med underbilag
• Aftalebilag 9 - Oplysningsbrev til den registrerede
• Aftalebilag 10 - Erklæring vedr. persondata
• Aftalebilag 11 - Corporate Social Responsibility (CSR)
2) Rådgivers tilbud af [dato], bestående af nedenstående bilag:
• Aftalebilag 5 - Rådgivers CV og bemandingsplan
• Aftalebilag 6 - Rådgivers casebesvarelse, herunder undersøgelsesoplæg og metode- beskrivelser
• Aftalebilag 7 - Rådgivers Tilbudslisten
3) Ejendomsstyrelsens udbudsmateriale
4) Aftalebilag 4 - ABR Forenklet med Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses tilføjelser og fravigelser
Henvisninger til ABR Forenklet i Rammeaftalen og dertilhørende Aftalebilag er at forstå som Aftalebilag 4 - ABR Forenklet med Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses tilføjelser og fravigel- ser.
Enhver ændring af Rammeaftalen kan alene ske ved en af Parterne underskrevet skriftlig aftale, og alene såfremt dette kan ske i henhold til udbudslovens regler.
5. RAMMEAFTALENS OMFANG
5.1 Rammeaftalens økonomiske omfang og eksklusivitet
Rammeaftalen dækker hele Ejendomsstyrelsens ansvarsområde inden for Danmarks grænser.
Delaftale 1 dækker Region Nordjylland og Region Midtjylland, og Delaftale 2 dækker Region Sjælland, Region Syddanmark, Region Hovedstaden inkl. Bornholms Regionskommune og Chri- stiansø.
Den estimerede økonomiske værdi af Rammeaftalen er årligt DKK 0 – DKK 17.000.000 fordelt på begge Delaftaler. Den samlede estimerede økonomiske værdi af Rammeaftalen er således DKK 68.000.000 ved en varighed på 4 år.
Den estimerede værdi af Rammeaftalen er baseret på Ejendomsstyrelsens historiske indkøb af rådgivningsydelser inden for forureningssager. Det er imidlertid vanskeligt at vurdere og forud- sige behovet for indkøb af rådgivning særligt henset til, at Rammeaftalen anvendes bredt af flere afdelinger, ekstra opgaver som følge af Forsvarsforliget samt mulige påbud. Alle disse faktorer, som ikke præcist kan estimeres på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen, medfører, at Rammeaftalens maksimale værdi ydermere vil blive tillagt en sikkerhedsmargin på DKK17.000.000 pr. år. Rammeaftalens årlige maksimale værdi er derfor vurderet til at være DKK 34.000.000, opgjort til samlet DKK 136.000.000 for de 4 år.
Baseret på indkøb i 2023 har fordelingen mellem Delaftalerne været 55 % (Delaftale 1) og 45
% (Delaftale 2) i Ejendomsstyrelsen. Den estimerede værdi af Rammeaftalen forventes derfor at blive cirka ligeligt fordelt på de 2 Delaftaler, da det på tidspunkt for indgåelse af Rammeaftalen ikke kan entydigt fastlægges, om den geografiske fordeling for alle afdelinger vil være præcist den samme i de 4 år, hvor Rammeaftalen maksimalt vil løbe. En ligelig fordeling vil således være bedste bud på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen.
Den tillagte sikkerhedsmargin på samlet DKK 68.000.000 i den maksimale værdi vil ikke nød- vendigvis blive fordelt ligeligt på Delaftale 1 og 2. De samlede DKK 68.000.000 kan således anvendes til fulde på én af Delaftalerne. Denne fleksibilitet er Ejendomsstyrelsen nødt til at have, da det på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen ikke kan fastlægges, hvordan de uforudsete opgaver vil blive fordelt geografisk.
Maksimal værdi for hver Delaftale er således op til DKK 34.000.000 + DKK 68.000.000 = DKK 102.000.000.
Den økonomiske opgørelse af Rammeaftalens værdi er alene baseret på et estimat, og er derfor ikke bindende for Ejendomsstyrelsen. Tildeling af Rammeaftalen indebærer desuden ikke nogen garanteret minimumsomsætning for Rådgiver. Rammeaftalen indebærer derudover ikke nogen pligt for Ejendomsstyrelsen til at iværksætte specifikke opgaver i henhold til Rammeaftalen.
Rammeaftalen er at betragte som et stående tilbud fra Rådgiver, som således ikke har noget retskrav på at udføre rådgivningsopgaver, der forekommer i aftaleperioden.
Ejendomsstyrelsen er derfor ikke forpligtet til at anvende Rammeaftalen i forbindelse med Ejen- domsstyrelsens indkøb af rådgivningsydelser inden for området for jordforurening. Ejendoms- styrelsen kan således vælge at udbyde opgaver særskilt, såfremt opgavens omfang og komplek- sitet eller andre forhold taler herfor. Det er dog Ejendomsstyrelsens klare hensigt, at de forestå- ende opgaver inden for Rammeaftalens ydelsesområde tildeles i henhold til Rammeaftalen.
5.2 Rammeaftalens ydelsesområde og undtagelser hertil
Rammeaftalen omfatter de ydelser, der fremgår af Aftalebilag 3 - Ydelsesbeskrivelse.
Der er indgået separate Rammeaftaler for nedenstående ydelser:
• Rådgivning og bistand vedrørende forureningssager beliggende på Grønland og Fæ- røerne (Arktis).
• Rådgivning og bistand vedrørende miljø- og energiledelse, støj, naturforvaltning, og industrimiljø.
Opgaver inden for disse områder kan derfor ikke forventes tildelt under denne Rammeaftale.
6. TILDELING AF HONORARAFTALER
Konkrete rådgivningsopgaver tildeles i form af honoraraftaler, der konkret regulerer omfanget samt særlige vilkår vedrørende de konkrete opgaver (herefter benævnt ”Honoraraftalen” eller ”Honoraraftaler”).
Omfanget og den nærmere specifikation af opgaven vil fremgå af den enkelte Honoraraftale.
Der vil være én Rådgiver pr. Delaftale. Tildeling af Honoraraftaler vil derfor ske ved direkte tildeling.
Ejendomsstyrelsen udarbejder og fremsender et udkast til Honoraraftale, hvori opgaven samt vilkårene for udførelse af denne er beskrevet, heriblandt en tidsperiode for opgavens udførelse.
Rådgiver udfylder de i Honoraraftalen markerede resterende afsnit, samt vedlægger relevante bilag.
6.1 Honorar
På baggrund af oplysningerne i den tilsendte Honoraraftale vil Rådgiveren angive de ydelser fra tilbudslisten, der er relevante for udførelse heraf samt antallet af enheder for disse ydelser. Desuden skal eventuelle øvrige udgifter angives.
Rådgiveren indskriver oplysningerne i bilag 1 til Honoraraftalen, hvoraf den samlede pris for opgaven udregnes.
Ved bestilling af ydelser, hvor Leverandøren har tilbudt en enhedspris, vil denne pris omfatte samtlige af de ydelser, som er specificeret i Aftalebilag 3 - Ydelsesbeskrivelsen, Aftalebilag 7 - Tilbudsliste samt Aftalebilag 6 med metodebeskrivelser. Disse enhedspriser forstås således en-
keltvist som et fast honorar for det konkrete arbejde, hvor ekstraarbejde udelukkende kan igang- sættes efter forudgående skriftlig aftale med Ejendomsstyrelsen, såfremt der er tale om en fra- vigelse for forudsætningerne angivet i Ydelsesbeskrivelsen.
Udgifter til prøvetagning, laboratorieydelser og lignende honoreres således til den pris, som Rådgiver har angivet i Aftalebilag 7, jf. dog afsnit 18 - Prisregulering. I de tilfælde, hvor der ikke gælder en enhedspris i tilbudslisten, kan Ejendomsstyrelsen herefter bestemme, om dette ar- bejde skal honoreres som udlæg til kostpris, efter medgået tid, med en fast pris, eller en kom- bination af disse.
Ved bestilling af ydelser på medgået tid sker afregningen i henhold til de aftalte timepriser. I særtilfælde kan der i den enkelt Honoraraftale aftales, at personer uden akademisk uddannelse på kandidatniveau, men med helt specielle erfaringer, kan indgå i kategorien ’Specialist’. Denne person kan afregnes til maksimalt samme timepris som den akademiske ’Specialist’, jf. Aftale- bilag 7. Aftale herom vil kun være gældende for den konkrete Honoraraftale og fakturering til en højere timepris kræver altid konkret godkendelse af Ejendomsstyrelsen på den enkelte Ho- noraraftale.
Rådgiveren vil for hver Honoraraftale lave et estimat for de beskrevne ydelser i Honoraraftale, hvoraf der aftales en samlet pris.
Rådgiverens tilbud omfatter samtlige omkostninger i forbindelse med opgavens udførelse og løsning, jf. ABR 18 Forenklet § 23, stk. 7.
Rådgivers ydelser inkluderer budgettering, jf. ABR 18 Forenklet § 9, stk. 3, medmindre andet fremgår af den konkrete Honoraraftale. Opgavens økonomiske ramme vil fremgå af den kon- krete Honoraraftale.
I forbindelse med fremsendelse af udkast til Honoraraftale angiver Ejendomsstyrelsen en frist for modtagelse af tilbud. Hvis der ikke er angivet nogen frist, har Rådgiver 14 kalenderdage til at fremsende tilbud. Ejendomsstyrelsen kommenterer udkast til Honoraraftalen inden for 2 uger efter modtagelse.
6.2 Opgaver uden klar tilknytning til et geografisk område
For ydelser, hvor Ejendomsstyrelsen eksempelvis har behov for en teoretisk vurdering eller spørgsmål af generel karakter, uden en klar geografisk tilknytning, vil ydelserne blive delt cirka ligeligt mellem de to Rådgivere. Således forstået, at Ejendomsstyrelsen sikrer, at begge Rådgi- vere i Rammeaftalens samlede løbetid vil få ca. samme honorarsum forbundet med de ydelser, som ikke har en klar geografisk tilknytning.
Ejendomsstyrelsen vil på årlig basis tjekke, om økonomien bliver delt mellem begge Rådgivere, hvilket får den konsekvens, at én Rådgiver godt kan få mange små opgaver, hvorimod en anden Rådgiver vil få større Honoraraftaler/Periodekøbsaftaler, ligesom fordeling af honorar kan svinge fra år til år.
6.3 Tildeling af opgaver på den anden Delaftale
6.3.1 Sparringspart
Ejendomsstyrelsen har mulighed for at bede Rådgiveren om at foretage en gennemgang og vurdering af den anden Delaftales rådgivers beskrevne metode og fremgangsmåde med hen- blik på at få en ’second-opinion’ på løsning af en konkret opgave.
Rollen som sparringspart på opgaver tilhørende den anden Delaftale, vil udelukkende bestå af skrivebordsarbejde, eventuelt leveret/fremlagt på et møde eller workshop.
Muligheden for at anvende den anden rådgiver som sparringspart er gensidig mellem de to Delaftaler. Rådgiveren skal derfor ligeledes acceptere, at den anden rådgiver vil foretage en gennemgang og vurdering af Rådgiverens anbefaling af metode og fremgangsmåde.
Igangsætning af opgaven som sparringspart vil blive tildelt efter principperne beskrevet i afsnit
6.1. Priserne anført i Aftalebilag 7 - Rådgivers Tilbudsliste vil ligeledes gælde for ydelser udført på den anden delaftale.
6.3.2 Inhabilitet
Eksempelvis i tilfælde hvor Rådgiveren også varetager en kommunes interesser i sager, hvor Ejendomsstyrelsen vurderer, at der kan være modsatrettede hensyn at varetage.
Muligheden for at anvende den anden rådgiver i tilfælde af inhabilitet er gensidig mellem de to Delaftaler. Rådgiveren skal derfor ligeledes acceptere, at der bliver overdraget en opgave fra den anden Delaftale.
Tilbudsafgivelse på opgaven fra den anden Delaftale vil blive tildelt efter principperne beskre- vet i afsnit 6. Priserne anført i Aftalebilag 7 - Rådgivers Tilbudsliste vil ligeledes gælde for ydel- ser udført på den anden delaftale.
7. PERIODEKØB
Ejendomsstyrelsen har i henhold til Rammeaftalen mulighed for at tildele Honoraraftaler om periodekøb.
Som eksempel på de af Rammeaftalen omfattede ydelser, men ikke begrænset hertil, der ek- sempelvis kunne blive omfattet af Honoraraftale om periodekøb er akutte undersøgelser og af- værge, besvarelse § 20-spørgsmål og forespørgsler fra borgere og myndighed samt ensartede rådgivningsydelser, som Ejendomsstyrelsen forventer at indkøbe løbende, heriblandt indkøb der omfatter løbende rådgivning og besvarelse af mindre spørgsmål.
Honoraraftaler om periodekøb vil herefter omfatte Ejendomsstyrelsens løbende indkøb af en specifik ydelsestype omfattet af Rammeaftalen i en nærmere angivet periode.
Honoraraftaler om periodekøb kan indgås for en periode på op til tre år, dog med ophør senest to år efter Rammeaftalens ophør.
Periodekøb tildeles og honoreres efter proceduren beskrevet i afsnit 6.
8. EKSTRAARBEJDER
Ekstraarbejder iværksættes kun efter forudgående skriftlig aftale herom med Ejendomsstyrel- sen. Rådgiver skal snarest muligt give et overslag over honorar og udlæg til Ejendomsstyrelsen.
9. TIDSPLANER OG DAGBOD
Honoraraftalen vil indeholde en tidsplan med angivelse af start- og sluttidspunkt for udførelsen af opgaven samt eventuelle mellemfrister.
Ejendomsstyrelsen vil i Honoraraftalen angive, om forsinkelse, som ikke giver Rådgiver ret til tidsfristforlængelse, udløser dagbod.
Såfremt Ejendomsstyrelsen vælger at anvende dagbod, fastsættes den til 0,5 % af Honoraraf- talens værdi ekskl. moms, dog mindst 1.500 DKK for hver arbejdsdag, den aftalte frist overskri- des. Der beregnes ikke moms af dagbod. Ejendomsstyrelsen kan i den enkelte Honoraraftale fravige kravet om dagbod.
Ved ændring af tidsplanen, som alene skyldes Ejendomsstyrelsens forhold, rykkes terminerne tilsvarende.
Ejendomsstyrelsen har ret til at modregne dagbod i ethvert tilgodehavende, Rådgiver har eller måtte få hos Ejendomsstyrelsen.
10. YDELSESBESKRIVELSER
De konkrete Honoraraftaler vil omfatte de ydelsesområder, der fremgår af Aftalebilag 3 - Ydel- sesbeskrivelse.
Omfanget af de enkelte rådgivningsopgaver vil fremgå af Honoraraftalen og den til Honoraraf- talen udarbejdede opgavebeskrivelse.
Opgaver udføres i øvrigt under iagttagelse af de til enhver tid gældende love og regler.
11. KOMMUNIKATION
Al skriftlig og mundtlig kommunikation med Ejendomsstyrelsen skal foregå på dansk. Materiale udarbejdet af Rådgiver i forbindelse med gennemførelse af rådgivningsopgaver skal ligeledes affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til mønt, mål og vægt skal være danske SI- enheder.
Ejendomsstyrelsen kan i konkrete tilfælde godkende, at kommunikation og/eller udarbejdelse af materiale foregår på et andet sprog end dansk.
Ejendomsstyrelsen varsler hvert etablissement om den kommende undersøgelse og formidler kontakten mellem Rådgiver og etablissement. Rådgiver koordinerer feltarbejdet med Ejendoms- styrelsen og det enkelte etablissement. Ejendomsstyrelsen skal godkende aftaler om feltarbejde, inden arbejdet iværksættes.
Endelig aftale om besigtigelse og feltarbejde skal godkendes af Ejendomsstyrelsen. Det kan er- faringsmæssigt være vanskeligt, at få adgang til nogle etablissementer eller særlige bygninger.
Adgang til et etablissement kan kræve rejseaktivitet af Ejendomsstyrelsen og det er derfor af yderste vigtighed, at Ejendomsstyrelsen tidligt varsles om tid for ønskede besigtigelser.
12. TRANSPORTUDGIFTER
Transportudgifter og transporttid honoreres med 100 % af den tilbudte timepris ved kørsel op til 120 km fra Rådgivers nærmeste kontor.
Ved kørsel udover 120 km fra Rådgivers nærmeste kontor honoreres transportudgifter ikke og transporttid honoreres med 50 % af den tilbudte timepris.
Ved kørsel i bil anvendes statens til enhver tid gældende lave sats.
Rejseudgifter i form af eksempelvis bro-, fly- eller færgebillet i forbindelse med deltagelse i møder godtgøres som udlæg til kostpris. Det bemærkes, at rejser med fly og færge samt bro- betaling forinden skal aftales med Ejendomsstyrelsen og skal under alle omstændigheder fore- tages med den billigst mulige transportløsning.
Det anførte i indeværende afsnit kan i særlige tilfælde fraviges efter aftale med Ejendomssty- relsen. Ved udførelse af opgaver på den anden Delaftale, jf. afsnit 6.2, vil der i den konkrete Honoraraftale blive taget stilling til honorering for transportudgifter.
13. BEMYNDIGELSE
Rådgiver kan bemyndiges ved særskilt skriftlig fuldmagt til på Ejendomsstyrelsens vegne at forhandle med myndigheder om myndighedsforhold inden for rammerne af den konkrete Hono- raraftale. Tilsvarende gælder for ansøgning om miljøgodkendelser, landzonetilladelser og lig- nende.
Rådgiver kan ligeledes bemyndiges til, på Ejendomsstyrelsens vegne, at rekvirere tillægs- og ekstraarbejder hos andre virksomheder, herunder eventuelle entreprenører, som ligger inden for rammerne af den konkrete Honoraraftale, og som er nødvendige for opgavens gennemfø- relse.
14. UDLÆG
Udlæg skal være indeholdt i Rådgiverens tilbudte enhedspriser. Således er eksempelvis omkost- ninger i forbindelse med udsendelse af referater, udgifter til kopiering, herunder tryk af tegninger til eget brug, udgifter til ophold, forplejning samt udgifter til brug af EDB/IKT eller CAD-systemer indeholdt i det aftalte honorar.
Udlæg knyttet til ydelser, der ikke er indeholdt i Honoraraftalen samt udgifter til ekstra tryk af tegninger og fotokopiering af materiale på Rådgivers egne anlæg, der rekvireres af Ejendoms- styrelsen, godtgøres til kostpris.
Dokumentation for udlæg skal fremlægges. Fremlægger Rådgiver ikke dokumentation, dækkes udgifterne ikke.
Der henvises dog til afsnit 15.4 vedrørende udgifter til computer- og andet IT-udstyr, herunder IT-software.
15. RÅDGIVERENS ØVRIGE FORPLIGTELSER
15.1 Kontaktperson
I forbindelse med udførelse af arbejde i henhold til en Honoraraftale skal Rådgiver udpege en kontaktperson. Kontaktpersonen skal fremgå af Honoraraftalen. Kontaktpersonen repræsente- rer Rådgiveren og optræder som befuldmægtiget for Rådgiveren i enhver henseende vedrø- rende opgaven. Således træffer kontaktpersonen juridisk bindende beslutninger på Rådgive- rens vegne i alle forhold vedrørende opgavens udførelse. I tilfælde af kontaktpersonens fravær skal Rådgiver udpege en suppleant med tilsvarende beslutningskompetence.
15.2 Krav til bemanding
Rådgiver er forpligtet til at stille et tilstrækkeligt antal uddannede, kvalificerede og sikkerheds- godkendte medarbejdere inden for samtlige af de stillingskategorier, der fremgår af Aftalebilag
5 - Rådgivers CV og bemandingsplan, således at Ejendomsstyrelsen til stadighed kan få løst rådgivningsopgaver under hele Rammeaftalens løbetid.
Rådgiveren og dennes medarbejdere skal i Rammeaftalens løbetid være i besiddelse af alle nød- vendige godkendelser, tilladelser, autorisationer mv. således, at opgaverne løses i overensstem- melse med gældende love, regler og anvisninger.
Rådgiver kan i Rammeaftalens løbetid tilføje ekstrabemanding, såfremt det er hensigtsmæssigt for, at Rådgiver fortsat kan opfylde Rammeaftalen. Dette skal godkendes af Ejendomsstyrelsen.
Rådgiver skal tilstræbe mest muligt kontinuitet i opgavevaretagelsen i kraft af dels egen oplæ- ring af de ansatte vedrørende Ejendomsstyrelsens etablissementer og dels en begrænset ud- skiftning blandt de medarbejdere, der er beskæftiget med opgaver i henhold til Rammeaftalen. Udgifter til oplæring af medarbejdere i relation til Rammeaftalen er Ejendomsstyrelsen uved- kommende.
Ændringer eller tilføjelser i Rådgivers organisation, fra det tilbudte ved indgåelse af Rammeaf- talen, skal godkendes af Ejendomsstyrelsen. En ny medarbejder skal som minimum have de samme kvalifikationer og forudsætninger som den oprindelige medarbejder. Ønsker Rådgiver i løbet af løsning af en tildelt opgave at udskifte en medarbejder, skal Ejendomsstyrelsen god- kende dette.
Ejendomsstyrelsen er desuden berettiget til at kræve en medarbejder udskiftet på Rammeafta- len, hvis samarbejdet efter Ejendomsstyrelsens saglige vurdering ikke fungerer optimalt.
Rådgiver skal i Rammeaftalens løbetid opdatere Aftalebilag 5 - Rådgivers CV og bemandingsplan med de medarbejdere, der er til rådighed for opfyldelse af konkrete Honoraraftaler. Af Aftalebilag 5 skal fremgå medarbejdernes navn, stillingskategori, fagområde samt niveau af sikkerheds- godkendelse. Aftalebilag 5 skal genfremsendes til Ejendomsstyrelsen, såfremt denne opdateres samt på Ejendomsstyrelsens anmodning.
Ved udlevering af nyt CV til Ejendomsstyrelsen er Rådgiver forpligtet til at sikre, at denne nye medarbejder modtager Aftalebilag 9 - Oplysningsbrev til den registrerede. Rådgiver skal derud- over også fremsende udfyldt og underskrevet Aftalebilag 10 - Erklæring vedrørende persondata til Ejendomsstyrelsen. CV og bemandingsplanen gennemgås på statusmøderne for samarbejdet.
15.3 Kontrol af bemanding
Rådgiver er i øvrigt forpligtet til at sikre, at Rammeaftalen og Honoraraftaler løses i overens- stemmelse med den af Rådgiver tilbudte bemandingsplan, jf. i den forbindelse også Aftalebilag 5 - Rådgivers CV og bemandingsplan.
Ejendomsstyrelsen fører kontrol med Rådgivers bemandingsplan på den enkelte Honoraraftale. Ejendomsstyrelsen kan ligeledes kræve dokumentation for den anvendte bemanding på en Ho- noraraftale. Dokumentationen skal indeholde hvilke personer, der har foretaget arbejdet, og hvilke opgaver de har udført.
Formålet med kontrolforanstaltningen er at sikre, at Rådgiver anvender de tilbudte medarbej- dere i bemandingsplanen på de pågældende Honoraraftaler.
Fysisk kontrol
Der kan foretages fysisk kontrol med de medarbejdere, der foretager arbejder på Forsvarsmi- nisteriets arealer, for så vidt arbejdsopgaven skal udføres af en af de i bemandingstabellen an- givne medarbejdere.
Elektronisk kontrol
Dokumentation for den anvendte bemanding kan ske ved, men er ikke begrænset hertil, udle- vering af relevante logningsfiler fra Rådgivers systemer; dokumentation for hvilke personer, der har adgang til systemer med materiale fra Ejendomsstyrelsen, for så vidt disse er segmen- teret i separate systemer der kræver adgangskoder; dokumentation med angivelse af forbrugt tid pr. medarbejder på en given underopgave i Honoraraftalen; dokumentation for ansvarsfor- delingen på Honoraraftalen. Dette med respekt for gældende lovgivning, hvorfor alle berørte medarbejdere i overensstemmelse med persondataforordningen skal informeres om videregi- velsen af oplysningerne, hvilket ligeledes skal dokumenteres for Ejendomsstyrelsen.
Såfremt Rådgiveren ikke anvender de tilbudte medarbejdere i bemandingsplanen på den på- gældende Honoraraftale, og Rådgiver ikke har skriftlig anmodet om afvigelsen til Ejendomssty- relsen, kan Ejendomsstyrelsen stoppe arbejdet efter skriftlig påkrav, indtil Rådgiver indsætter den rette bemanding.
Rådgiver skal hurtigst muligt efter Ejendomsstyrelsens påkrav fremsende en tilbagemelding, der mindst skal indeholde en begrundelse for afvigelse af bemandingsplan og eventuelle æn- dring(er) i bemandingsplanen samt tidsplan for genoptagelse af arbejdet. Såfremt Rådgiver ikke kan stille med en tilfredsstillende bemandingsplan, kan Ejendomsstyrelsen vælge at bringe Honoraraftalen til ophør eller acceptere Rådgivers nye tilsvarende bemandingsplan og fortsætte arbejdet.
15.4 Computer- og IT-udstyr og -systemer
Rådgiver er forpligtet til at sikre, at denne har de fornødne computer- og IT-udstyr og IT-syste- mer, herunder software til udførelse af Honoraraftaler.
Sædvanlige udgifter til erhvervelse af computer og IT-udstyr og IT-systemer, herunder software, der er nødvendige til udførelse af Honoraraftaler er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
15.5 Underrådgivning og støttende enheder
Har Rådgiver i forbindelse med udbuddet af Rammeaftalen baseret sig på andre enheders tek- niske og faglige formåen, skal de konkrete dele af en Honoraraftale udføres af den enhed, som Rådgiver har baseret sig på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3. Rådgivers adgang til at udskifte en støttende enhed kan alene ske i overensstemmelse med udbudsretten og kræver i øvrigt Ejen- domsstyrelsens skriftlige godkendelse.
Rådgiver har til Rammeaftalen tilknyttet følgende underrådgiver(e):
• [Indsæt navn på de underrådgivere, der er oplyst i tilbuddet]
Rådgiver er endvidere berettiget til at anvende underrådgiver til opfyldelse af Rammeaftalen.
Rådgiver skal, senest når Rammeaftalen træder i kraft, jf. afsnit 3, oplyse navn, kontaktoplys- ninger og juridisk repræsentant for de underrådgivere, der benyttes i forbindelse med udførelsen af Rammeaftalen, jf. hertil udbudslovens § 177, stk. 2. Såfremt oplysningerne ikke kendes på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttrædelse, skal oplysningerne afgives, senest når den/de pågældende underrådgiver(e) antages. Dette gør sig ligeledes gældende, såfremt der efter ind- gåelsen af Rammeaftalen sker ændringer i oplysningerne hos en underrådgiver eller der tilknyt- tes en ny underrådgiver til Rammeaftalen. Ejendomsstyrelsen kan på ethvert tidspunkt bede om en opdateret liste over underrådgivere samt underleverandører. Listen skal fremsendes senest 5 arbejdsdage efter anmodning.
Ejendomsstyrelsen forbeholder sig retten til at kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af Rådgiveren selv. En opgave kan karakteriseres som central, når opgaven fordrer et intensivt og vedvarende samarbejde mellem Ejendomsstyrelsen og Rådgiver, eller når opgaven kræver en særlig grad af fortrolighed. Det vil fremgå af den konkrete Honoraraftale, såfremt Ejendoms- styrelsen udnytter denne adgang.
Rådgiver må ikke antage underrådgivere, der i henhold til udbudslovens §§ 134a-137, jf. dog § 138, ville have været udelukket fra at afgive tilbud på selve Rammeaftalen.
Ved anvendelse af underrådgiver, skal disse på Ejendomsstyrelsens anmodning kunne fremvise en serviceattest uden anmærkninger eller anden tilsvarende dokumentation inden for en rimelig frist. Dokumentationen, herunder en eventuel serviceattest, skal være indhentet inden for de seneste seks måneder. Ejendomsstyrelsen forbeholder sig retten til at kræve udskiftning af un- derrådgivere, som ikke inden for rimelig tid kan fremvise en serviceattest uden anmærkninger eller anden tilsvarende dokumentation.
Såfremt Ejendomsstyrelsen konstaterer, at Rådgiver har indgået aftale med en eller flere under- rådgivere, der ville have været udelukket fra at afgive tilbud, kan Ejendomsstyrelsen kræve, at den pågældende underrådgiver udskiftes. Ejendomsstyrelsen sender i så tilfælde påkrav til Råd- giver herom med en frist på maksimalt 10 arbejdsdage til at berigtige forholdet. Rådgiver skal på Ejendomsstyrelsens anmodning dokumentere, at forholdet er berigtiget.
Udgifter til udskiftning af en underrådgiver som følge af, at underrådgiveren er omfattet af ud- budslovens §§ 134a-137, jf. dog § 138, er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
Har Rådgiver ikke udskiftet den/de pågældende underrådgivere senest ved udløbet af påkravs- fristen, ifalder Rådgiver en bod på DKK 1.000 pr. påbegyndt arbejdsdag, indtil forholdet er be- rigtiget.
Rådgiver har samme ansvar efter indeværende Rammeaftale, uanset om ydelsen ydes af Råd- giver selv eller af en underrådgiver, medmindre andet følger af de enkelte bestemmelser i Rammeaftalen.
15.5.1 Underleverandør
Rådgiver kan anvende underleverandører samt underentreprenører til at udføre dele af en op- gave, der anses for sekundære til rådgivningsydelsen. Dette kan være, men er ikke begrænset til, borefolk og analyselaboratorier. Det fremgår nærmere af Honoraraftalen for den pågældende opgave, hvor det er muligt for Rådgiver at anvende underleverandører samt underentreprenører.
Rådgiver fører fuldtidstilsyn med underleverandører. Undtaget fra fuldtidstilsyn er;
• medarbejdere, der udfører akkrediterede analyser på eksternt laboratorium
• underleverandører, der leverer mindre håndværkerydelser, som eks. belægningsar- bejder
Rådgiver forestår al kommunikation med underleverandøren, medmindre andet aftales med Ejendomsstyrelsen.
Det forventes, at Rådgiver forholder sig kritisk til resultater mv. fra underleverandører.
15.6 Habilitet
Rådgiver er forpligtet til straks at orientere Ejendomsstyrelsen, såfremt Rådgivers eller Rådgi- vers medarbejderes professionelle, personlige eller økonomiske interesser i forbindelse med ud- førelse af opgaver under Rammeaftalen medfører risiko for en interessekonflikt.
Følgende situationer, men ikke begrænset hertil, vil kunne bringe Rådgivers eller Rådgivers medarbejderes partiskhed i tvivl:
• Rådgiver repræsenterer begge parter i en sag.
• Rådgivers eller Rådgivers medarbejdere til sagens behandling, har en tilknytning til tredjepart, med en modsatrettet interesse.
• Rådgiver har mulighed for at bruge Honoraraftalens materialer på fremtidige opgaver, der udføres for en anden kunde med en modsatrettet interesse i sagen.
Såfremt der opstår berettiget tvivl om Rådgiver eller Rådgivers medarbejderes partiskhed, er Ejendomsstyrelsen berettiget til at stoppe arbejdet. Rådgiveren har ikke ret til tidsfristforlæn- gelse i denne anledning.
Rådgiveren har pligt til at underrette Ejendomsstyrelsen om konsekvensen af interessekonflikten samt bringe interessekonflikten til ophør. Rådgiveren skal over for Ejendomsstyrelsen dokumen- tere, hvorledes interessekonflikten løses.
Kan Rådgiveren ikke dokumentere, at interessekonflikten er eller kan bringes til ophør, har Ejen- domsstyrelsen ret til at tildele Honoraraftalen til den anden rådgiver, jf. afsnit 6.3.2. Xxxxxxxx- styrelsen kan som alternativ hertil vælge at gennemføre Honoraraftalen med Rådgiveren og samtidig kræve et afslag i prisen svarende til den nedsatte værdi af Rådgiverens arbejde.
Ejendomsstyrelsen kan samtidig med ovennævnte beføjelser også kræve erstatning for merom- kostninger forbundet med gennemførsel af den opgave, der er beskrevet i Honoraraftalen.
15.7 Statusmøder
Rådgiver skal på Ejendomsstyrelsens foranledning deltage i statusmøder, der som udgangspunkt afholdes én gang årligt, ligesom Rådgiver som udgangspunkt også skal forvente at deltage i opstartsmøde i forbindelse med Rammeaftalens ikrafttræden. Øvrig mødeafholdelse vedrørende selve Rammeaftalen afholdes efter behov. Møderne forventes afholdt i Hjørring.
Formålet med statusmødet vil være drøftelser vedrørende selve Rammeaftalen og kan indebære drøftelser af eventuelle ændringer i rammen for gennemførelse af Rådgivers arbejde, status på Rammeaftalen, samarbejdet mellem Rådgiver og Ejendomsstyrelsen, kommende opgaver, kon- troller af krav til informationssikkerhed og lignende, økonomi, uoverensstemmelser mv.
Statusmødet kan afholdes samlet for begge Delaftaler, eller for hver enkelt Rådgiver separat.
Rådgiver skal endvidere deltage i ”Halvårligt statusmøder om samarbejdet på Delaftalen”. Mø- det vil blive afholdt på den pågældende Rådgivers kontor. Mødet afholdes op til to gange årligt.
For så vidt mødet afholdes med Rådgiver separat, skal Rådgiver udfærdige referat efter mødet, som skal fremsendes til Ejendomsstyrelsens kontaktperson anført i afsnit 2.1, senest 3 arbejds- dage efter mødets afholdelse. Afholdes mødet derimod samlet for begge Delaftaler, udarbejder Ejendomsstyrelsen referat af mødet, som fremsendes senest 3 arbejdsdage efter mødets afhol- delse.
Eventuelle udgifter og samtlige timer forbundet med møderne i henhold til nærværende bestem- melse, skal afholdes af Rådgiver, herunder blandt andet forberedelse af materiale til brug for mødet, opfølgning i form af referat, samt transportomkostninger.
15.8 Levering af data
Rådgiver er under Rammeaftalens løbetid og indtil fem år efter Rammeaftalens ophør forpligtet til at levere data og oplysninger om eksempelvis leverede ydelser i henhold til Rammeaftalen samt oplysninger omkring Ejendomsstyrelsens forbrug i henhold til Rammeaftalen.
Denne bestemmelse er gældende uagtet, at Rammeaftalen er blevet ophævet i medfør af afsnit 20.
15.9 Corporate Social Responsibility (CSR)
Rådgiveren skal iagttage betingelserne i Aftalebilag 11 - Corporate Social Responsibility (CSR).
15.10 Militær sikkerhed
Rådgiver skal iagttage kravene til den militære sikkerhed som angivet i afsnit 1 i Aftalebilag 2 - Militær sikkerhed og informationssikkerhed.
15.11 Informationssikkerhed
Rådgiver skal iagttage kravene til informationssikkerhed som angivet i afsnit 2 i Aftalebilag 2 - Militær sikkerhed og informationssikkerhed.
15.12 Stand-alone arbejdsstationer
Rådgiver skal iagttage kravene til stand-alone arbejdsstationer som er angivet i afsnit 3 i Afta- lebilag 2 - Militær sikkerhed og informationssikkerhed.
Kravene til stand-alone arbejdsstationer beskrevet i afsnit 3 i Aftalebilag 2 - Militær sikkerhed og informationssikkerhed skal iagttages, når en konkret opgave omfatter materiale klassificeret til ”TIL TJENESTEBRUG”.
Såfremt en konkret opgave omfatter materiale klassificeret til et højere niveau end til ”TIL TJE- NESTEBRUG” vil de konkrete sikkerhedskrav fremgå af Honoraraftalen.
15.13 Fremsendelse af serviceattest
Rådgiver og eventuelle underrådgivere skal én gang hver sjette måned fremsende en serviceat- test uden anmærkninger til XXX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX@xxx.xx, som bevis for at denne ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde oplistet i udbudslovens §§ 134a-137, jf. dog § 138.
Serviceattesten må ikke være mere end seks måneder gammel, når den fremsendes til Ejen- domsstyrelsen.
Indgåelse af Honoraraftaler er betinget af, at Rådgiver har fremsendt denne dokumentation. Ejendomsstyrelsen kan tillade, at serviceattest fremsendes snarest efter meddelelse om tildeling af en konkret Honoraraftale.
16. ÆNDRINGSKLAUSUL
Ejendomsstyrelsen vil foretage ændringer og korrektioner i Rammeaftalen, samt tilhørende re- levante bilag, ved ændringer i præceptiv lovgivning eller myndighedskrav, således ydelserne under Rammeaftalen opfylder disse. Dette gør sig særligt gældende for de i Ydelsesbeskrivel- sen angivne relevante metoder.
Det er Rådgivers ansvar at underrette Ejendomsstyrelsen om ændringer i præceptiv lovgivning eller myndighedskrav.
Ændringsklausulen kan finde anvendelse i to situationer; ved igangværende arbejder og ved ikke påbegyndte arbejder.
Ved igangværende arbejde:
Såfremt en ændring, som defineret ovenfor, medfører en uundgåelig forøgelse af omkostnin- gerne forbundet med Rådgiverens opfyldelse af Honoraraftalen, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Rådgiveren stilles økonomisk uændret. Ejen- domsstyrelsen afholder således de dokumenterbare ekstraudgifter, herunder eventuelle nød- vendige udlagte beløb for Ejendomsstyrelsen, der direkte relaterer sig til ændringerne i præ- ceptiv lovgivning eller myndighedskrav, som Rådgiver har afholdt.
Ved ikke påbegyndt arbejde:
Såfremt en ændring, som defineret ovenfor, medfører en uundgåelig forøgelse af omkostnin- gerne forbundet med Rådgiverens opfyldelse af Rammeaftalen, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Rådgiveren stilles økonomisk uændret. Ejen- domsstyrelsen afholder således kun dokumenterbare ekstraudgifter, der direkte relaterer sig til ændringerne i præceptiv lovgivning eller myndighedskrav.
For både igangværende og ikke påbegyndt arbejde gælder det, at Rådgiveren bærer dokumen- tationskravet og bevisbyrden for, at en ændring af lovgivning eller myndighedskrav vil medføre en uundgåelig forøgelse af Rådgivers omkostninger til opfyldelsen af Rammeaftalen. Rådgive- ren skal endvidere have forelagt et overslag for den økonomiske nettokonsekvens til Ejen- domsstyrelens godkendelse forud for Rådgivers afholdelse af udgifter.
Rådgivers dokumentation kan indeholde, men er ikke begrænset hertil: prisen for den pågæl- dende ydelse hos tredjepart; eventuelle forventelige ekstra udgifter og udlagte beløb samt en redegørelse for erlagt tid.
Rådgiver kan først gøre den nye pris gældende efter skriftlig underretning til og godkendelse fra Ejendomsstyrelsen.
17. FORSIKRING
Rådgiver og eventuelle underrådgivere skal opretholde sædvanlig professionel ansvarsforsikring og erhvervsansvarsforsikring. Forsikringsdækningen skal opretholdes indtil fem år efter afleve- ring af den seneste rådgivningsopgave rekvireret under Rammeaftalen.
Rådgiver har pligt til at sikre, at eventuelle underrådgivere er medforsikrede på Rådgivers an- svarsforsikring eller har tegnet selvstændige forsikringer.
Rådgiver skal på Ejendomsstyrelsens anmodning fremsende dokumentation for opfyldelse af kravene i nærværende punkt – senest 5 arbejdsdage efter anmodning.
Der kan i forbindelse med en konkret opgave stilles krav om, at Rådgiver tegner en projektan- svarsforsikring. Ejendomsstyrelsen bærer omkostningerne hertil. Hovedpunkterne i forsikrings- vilkårene vil fremgå af Honoraraftalen.
18. PRISREGULERING
De tilbudte priser i henhold til Aftalebilag 7 - Rådgivers tilbudsliste er faste i hele 2024, og priserne kan herefter indeksreguleres én gang årligt ved årsskiftet. Den første gang, der kan ske indeksregulering, er således fra den 1. januar 2025.
Regulering skal ske på baggrund af ”Nettoprisindeks, Hovedtal”, udgivet af Danmarks Statistik.
Regulering vil ske med basistal i 2024M05 - Indeks [indsæt indeks].
Indeksregulering kan ske på foranledning af begge Parter. Den Part, der ønsker indeksregule- ring, giver meddelelse om indekstal og ny tilbudsliste til den anden Part. Denne fremsendes i Excel-format. Regulering beregnes i henhold til nedenstående måde:
(Gældende pris X nyt indeks) / gammelt indeks = ny pris.
Anmodning om indeksregulering fremsendes til den anden Parts kontaktperson, jf. afsnit 2.1 og
2.2 (til Ejendomsstyrelsen skal XXX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX@xxx.xx medtages som cc.).
De nye, indeksregulerede priser er gældende for rådgivning udført efter den ene Parts anmod- ning om indeksregulering, forudsat at indeksreguleringen er sket korrekt, og at Ejendomsstyrel- sen kan godkende de nye, indeksregulerede priser. Indeksregulering i henhold til nærværende bestemmelse kan ikke foretages med tilbagevirkende kraft.
Den opdaterede tilbudsliste erstatter den hidtil gældende tilbudsliste som bilag til Rammeaftalen.
Den anden Part skal hurtigst muligt efter modtagelsen melde tilbage, om prisændringen kan accepteres.
Prisregulering er endelig aftalt ved modpartens skriftlige accept.
19. BETALING
19.1 Betalingsbetingelser
Betaling sker på én af følgende måder, der vil fremgå af den konkrete Honoraraftale:
1. På baggrund af Rådgivers fremsendte faktura og forudsætter at Rådgiver har færdiggjort opgaven.
2. På baggrund af en betalingsplan, der aftales skriftligt mellem Rådgiver og Ejendomsstyrelsen for den konkrete Honoraraftale. Rådgiver har efter anmodning ret til betaling til de aftalte tidspunkter mv., forudsat at den ydelse, betalingen angår, er præsteret.
Betalingsfristen er 30 kalenderdage netto fra Ejendomsstyrelsens modtagelse af fyldestgørende e-faktura.
Indtil opgaven er fuldført, kan Rådgiver ikke anvise nogen del af sit tilgodehavende til genstand for modregning, udlæg eller udpantning.
Ejendomsstyrelsen har til enhver tid ret til at gennemse Rådgivers regnskaber og bilag vedrø- rende ydelser omfattet af indeværende Rammeaftale.
19.2 Faktureringsbetingelser
Fakturering skal ske elektronisk i henhold til bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v. nr. 494 af 4. maj 2023.
Derudover skal fakturering ske i henhold til bekendtgørelse om elektronisk afregning med of- fentlige myndigheder nr. 206 af 11. november 2023 samt momsbekendtgørelsen nr. 2246 af 30.
november 2021.
Fakturaer skal sendes til Ejendomsstyrelsen elektronisk i OIOUBL format til det oplyste EAN- nummer umiddelbart efter, at Rådgiver har færdiggjort opgaven i henhold til Honoraraftalen eller i henhold til aftalt betalingsplan.
Der accepteres følgende bilag elektronisk i formatet OIOUBL: Faktura skal sendes som Invoice
Kreditnota skal sendes som CreditNote
Rykkere skal sendes som Reminder
Enhver fakturering skal ske gebyrfrit og uden omkostninger for Ejendomsstyrelsen.
Eventuelle bilag skal sendes til Ejendomsstyrelsen via e-post. Såfremt bilag eftersendes, skal det fremgå af den dertilhørende faktura. Bilag skal sendes i ét eksemplar og forsynes med rele- vante oplysninger, der henviser til de elektroniske fakturaer, herunder indkøbsordrenummer og positionsnummer særskilt for henholdsvis honorar og udlæg. For godtgørelse af eventuelle ud- læg skal vedlægges originale fakturaer.
Elektronisk faktura for opgaver i henhold til Rammeaftalen skal sendes til: Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
Xxxxxxxxxx 00
9800 Hjørring
En kopi af fakturaen skal sendes til den i Honoraraftalen anførte kontaktperson.
Ved acontobegæringer i overensstemmelse med aftalt betalingsplan angives procentvis afmel- ding af præsterede ydelser. Acontobegæringer accepteres ikke for udlæg.
Ejendomsstyrelsen betaler kun fakturaer til den bankkonto, der er registreret som Rådgiverens hovedkonto og hørende til Rådgiverens hovedadresse og overordnede CVR-nummer. Interne pengeoverførelser underafdelinger imellem er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
Det skal påføres på den sidste e-faktura for den enkelte ydelse, at det er en slutafregning.
19.3 Proformafaktura
Rådgiver skal fremsende proformafaktura til Ejendomsstyrelsens kontaktperson på den enkelte honoraraftale, inden den endelige e-faktura sendes med henblik på optimering af sagsgangen.
Den endelige e-faktura må ikke fremsendes før proformafakturaen er godkendt.
19.4 Fakturaoplysninger
Fyldestgørende fakturaer skal, for at kunne anvises til betaling, indeholde følgende:
▪ Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx
▪ Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses, EAN nr.: 5798000201286
▪ Indkøbsordrenr.: (det konkrete indkøbsordrenummer for Honoraraftalen)
▪ Rådgiverens kontaktperson1
1 Det er vigtigt, at indkøbsordrenummer og kontaktperson bliver lagt i de rigtige OIOUBL-felter, og at disse felter ikke indeholder anden information. Se i den forbindelse nedenstående eksempler:
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>45XXXXXXXX</cbc:ID>
<cac:Contact>
<cbc:ID>FES-XXXXX</cbc:ID>
<cbc:Name>FES-XXXXX</cbc:Name>
▪ Stabsnavn på den medarbejder hos Ejendomsstyrelsen, som har oprettet ordren
▪ Fakturadato (udstedelsesdato)
▪ Fakturanummer
▪ Betalingsbetingelser 30 kalenderdage
▪ Betalingsdato
▪ Pris eksklusiv moms på de enkelte ydelser
▪ Fakturabeløb total
▪ Fakturaen vedhæftet i pdf-format.
▪ I fakturaen i pdf-format skal angives de specifikke oplysninger, blandt andet vedrørende hvilken (del)ydelse der er leveret, hvor lang tid ydelsen er blevet leveret over, samt de specifikke oplysninger for opgaven og – ved delbetalinger – opnået delmål.
Såfremt oplysningerne på fakturaen er mangelfulde eller fakturaen ikke er fremsendt elektro- nisk, forbeholder Ejendomsstyrelsen sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende fak- tura er modtaget korrekt, eller der er udstedt en kreditnota.
20. OPHÆVELSE OG OPHØR
20.1 Ophævelse af Rammeaftalen
Ejendomsstyrelsen kan efter skriftligt påkrav ophæve Rammeaftalen helt eller delvist, hvis Rådgiver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse. Det skriftlige påkrav skal, uanset dets ind- hold, forstås som en frist på 7 kalenderdage til at bringe misligholdelsen til fuldstændigt ophør, førend ophævelse af Rammeaftalen kan finde sted.
Følgende forhold, men ikke begrænset hertil, anses altid for væsentlig misligholdelse:
1) Ejendomsstyrelsens ophævelse af 3 Honoraraftaler.
2) Rådgivers konkurs i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor.
3) Rådgivers manglende iagttagelse af sikkerhedsbestemmelserne, jf. Aftalebilag 2 med un- derbilag.
4) Rådgivers gentagne afvigelse fra bemandingsplanen angivet i Honoraraftalen.
5) Rådgivers gentagne overskridelse af aftalte frister, uden at have ret til tidsfristforlæn- gelse.
6) Rådgivers gentagne præstation af mangelfuldt arbejde.
7) at Rådgiver i forbindelse med fakturering for de enkelte Honoraraftaler gentagne gange ikke prissætter i overensstemmelse med indeværende Rammeaftale eller overskrider den aftalte pris uden forudgående accept fra Ejendomsstyrelsen.
8) Rådgiver ikke overholder vilkårene i Aftalebilag 11 - Corporate Social Responsibility (CSR).
9) flere enkeltstående forhold, der hver for sig ikke udgør en væsentlig misligholdelse, men samlet set er væsentlige for Ejendomsstyrelsen
20.2 Ophævelse af den enkelte Honoraraftale
Ejendomsstyrelsen kan efter skriftligt påkrav ophæve den enkelte Honoraraftale, hvis Rådgiver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af Honoraraftalen. Det skriftlige påkrav skal, uanset
Forsvaret understøtter følgende profiler: 1) NES profil5, 2) Procurement-BilSim-1.0 samt 3) PEPPOL Bis 3
dets indhold, forstås som en frist på 3 kalenderdage til at bringe misligholdelsen til fuldstændigt ophør, førend en ophævelse af den enkelte Honoraraftale kan finde sted.
Følgende forhold, men ikke begrænset hertil, anses altid for væsentlig misligholdelse:
1) Rådgivers manglende opfyldelse eller tilsidesættelse af forhold, der er angivet i Hono- raraftalen som værende af væsentlig betydning for Ejendomsstyrelsen.
2) Rådgivers afvigelse fra bemandingsplanen angivet i Honoraraftalen.
3) Rådgivers overskridelse af frister i Honoraraftalen eller andre aftalte frister, uden at have ret til tidsfristforlængelse.
20.3 Ophævelse – Change of control
Ejendomsstyrelsen kan ophæve Rammeaftalen samt Honoraraftaler med øjeblikkelig virkning, såfremt der sker ændringer i Rådgiverens eller i en eller flere af dennes underrådgiveres direkte eller indirekte ejerkreds, som gør, at der i ejerkredsen direkte eller indirekte indgår fysiske eller juridiske personer, som er omfattet af artikel 5 k, litra a-c i Rådets Forordning (EU) 2022/576 af
8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (herefter "Forordning 2022/576").
Det gælder enhver ændring i ejerkredsen, herunder uanset om ændringerne skyldes overdra- gelse, overtagelse, fusion, salg mv.
Følgende fysiske eller juridiske personer er omfattet af artikel 5k:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i litra a) di- rekte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i litra a) eller b)
Desuden er underrådgivere eller støttende enheder omfattet af ovenstående litra a-c, hvis den ydelse disse skal levere, udgør mere end 10 % af Rammeaftalens eller Honoraraftalens værdi.
Rådgiveren skal underrette Ejendomsstyrelsen straks, hvis ovenstående ændring af ejerkredsen sker under Rammeaftalens eller Honoraraftalens løbetid.
20.4 Ophør i henhold til udbudslovens § 185, stk. 1
Ejendomsstyrelsen kan endvidere bringe Rammeaftalen til ophør med passende varsel, såfremt Rammeaftalen eller Rådgiveren bliver omfattet af forholdene beskrevet i udbudslovens § 185, stk. 1.
Såfremt Ejendomsstyrelsen bringer Rammeaftalen til ophør i henhold til nærværende bestem- melse, er Rådgiver alene berettiget til betaling for allerede udført arbejde og indtil tidspunktet for Rammeaftalens ophør. Rådgiver er således ikke berettiget til erstatning for yderligere tab, herunder eksempelvis mistet dækningsbidrag.
20.5 Uden virkning
I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre, kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning
og påbyde den kontraherende myndighed at bringe kontrakten til ophør inden for en af klage- nævnet fastsat frist.
Tilsvarende kan Ejendomsstyrelsen i henhold til udbudslovens § 185, stk. 2 i visse særlige til- fælde, hvor en tildelingsbeslutning annulleres, være forpligtet til at bringe en allerede indgået kontrakt til ophør.
På den baggrund fastsættes følgende om adgangen til i sådanne tilfælde at opsige Rammeafta- len:
Ejendomsstyrelsen er berettiget til at opsige Rammeaftalen helt eller delvist med et passende varsel eller med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes kendelse/dom herom. Rammeaftalen ophører i så fald helt eller delvist ved varslets udløb.
Såfremt der i en kendelse/dom, hvorved Rammeaftalen er erklæret for uden virkning, er inde- holdt yderligere betingelser eller krav, er Rådgiveren berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for eventuelle underrådgivere under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet. Eventuelle underrådgivere skal i så fald efterleve disse.
Såfremt Ejendomsstyrelsen bringer Rammeaftalen til ophør i henhold til nærværende bestem- melse, er Rådgiver alene berettiget til betaling for allerede udført arbejde og indtil tidspunktet for Rammeaftalens ophør. Rådgiver er således ikke berettiget til erstatning for yderligere tab, herunder eksempelvis mistet dækningsbidrag.
20.6 Ophør ved Rammeaftalens maksimale værdi
Rammeaftalen udtømmer sin virkning, når værdien af Ejendomsstyrelsens indkøb når den samlede maksimale værdi, som denne er angivet i afsnit 5.1, hvorfor Rammeaftalen ophører, såfremt dette sker.
21. FORCE MAJEURE
Ud over det som gælder i henhold til Aftalebilag 4 - ABR Forenklet med Ejendomsstyrelsens tilføjelser og fravigelser, er hverken Ejendomsstyrelsen eller Rådgiveren ansvarlige over for den anden Part, for forhold der skyldes omstændigheder, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved tidspunktet for Rammeaftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet.
Rådgiveren er som følge heraf ikke ansvarlig for forhold, som skyldes krig, borgerkrig, oprør, arbejdskonflikter, herunder strejke og lockout, usædvanlige naturbegivenheder og tilsvarende udefrakommende omstændigheder, som Rådgiveren ikke er herre over. Forhold, der skyldes Ruslands invasion af Ukraine samt forsinkelse relateret til coronavirus udgør ikke ekstraordinære omstændigheder, der ligger uden for Rådgiverens kontrol.
Den berørte Part skal straks skriftligt orientere den anden Part om det/de forhold, der udgør ekstraordinære omstændigheder og oplyse om konsekvenserne heraf.
22. ERSTATNING
Bortset fra tab forårsaget af Rådgivers ansvarspådragende forsinkelse er Rådgiver erstatnings- ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for fejl og forsømmelser ved opgavens løsning med de begrænsninger, der følger af ABR Forenklet § 38.
Ejendomsstyrelsen har ret til at modregne erstatning i ethvert tilgodehavende, Rådgiver har eller måtte få hos Ejendomsstyrelsen.
23. OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG FORPLIGTELSER
Rådgiver kan kun med Ejendomsstyrelsens forudgående skriftlige godkendelse overdrage ret- tigheder og forpligtelser i henhold til Rammeaftalen eller konkrete Honoraraftaler til tredjemand, herunder underrådgivere, jf. dog ABR Forenklet § 7 og ovenstående afsnit 15.5, og kan under alle omstændigheder alene ske i henhold til udbudslovens regler.
Ejendomsstyrelsen er berettiget til uden samtykke fra Rådgiveren at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Rammeaftalen eller Honoraraftaler helt eller delvist til tredjemand, dersom en sådan overdragelse er tilladelig i henhold til udbudslovens regler.
24. TAVSHEDSPLIGT OG FORTROLIGHED
Rådgiver skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til behandling af opgaver for Ejendoms- styrelsen både under selve udførelsesperioden og efter en opgaves afslutning. Herudover skal Rådgiver iagttage ubetinget tavshed med hensyn til andre oplysninger vedrørende Ejendoms- styrelsen eller andre forhold, som Rådgiver får kendskab til i forbindelse med Rammeaftalen.
Undtaget er oplysninger, som en offentlig myndighed kræver og oplysninger, som Ejendomssty- relsen er forpligtet til at udlevere som følge af en anmodning om aktindsigt.
Rådgiver kan, efter Ejendomsstyrelsens forudgående godkendelse, opnå tilladelse til at offent- liggøre oplysninger vedrørende Ejendomsstyrelsens forhold og/eller opgaver løst for Ejendoms- styrelsen.
Tavshedspligten gælder tidsubegrænset.
25. PRESSEN
Kontakt til pressen og offentligheden i øvrigt vedrørende Rammeaftalen eller Honoraraftaler va- retages af Ejendomsstyrelsen. Rådgiver og dennes underrådgivere må således ikke kommuni- kere med pressen eller offentligheden i øvrigt omkring forhold vedrørende Rammeaftalen eller konkrete Honoraraftaler uden forudgående accept fra Ejendomsstyrelsen. Rådgiveren er forplig- tet til at videreformidle alle henvendelser fra pressen til Ejendomsstyrelsen. Eventuel medvirken i indslag eller svar på henvendelser fra journalister skal forinden være aftalt og koordineret med Ejendomsstyrelsens pressevagt.
26. TVISTER
Tvister behandles i overensstemmelse med ABR Forenklet §§ 46-50.
10-dages fristen i ABR 18 § 59, stk. 1 og stk. 2 kan forlænges efter gensidig aftale.
Forhandlingsmøde indledes ved skriftlig anmodning, der skal indeholde en præcis angivelse af hvilke(t) emne(r), der ønskes drøftet. Rådgiver udarbejder referat af møde(r) afholdt i henhold til ABR 18 § 59, stk. 1 og stk. 2, hvori Parternes drøftelser og beslutninger gengives. Referat(er) sendes til de Parterne inden 14 kalenderdage.
De udpegede projektledere og ledelsesrepræsentanter, jf. ABR § 18, stk. 3, vil fremgå af den konkrete Honoraraftale.
Retsforholdet mellem Ejendomsstyrelsen og Rådgiver er underlagt dansk ret.
27. BILAGSOVERSIGT
o Aftalebilag 1 - Procedure for sikkerhedsgodkendelse
o Aftalebilag 2 - Militær sikkerhed og informationssikkerhed
o Aftalebilag 2.1 - Sikkerhedskrav - Fysisk adgang (Hvid)
o Aftalebilag 2.2 - Sikkerhedskrav - Adgang til fortrolige informationer (Grøn)
o Aftalebilag 2.3 - Sikkerhedskrav - Fysisk adgang og adgang til fortrolige infor- mationer (Gul)
o Aftalebilag 2.4 - Udkast til databehandleraftale
o Aftalebilag 3 - Ydelsesbeskrivelse for forureningssager
o Aftalebilag 3.1 - Skabelon for undersøgelsesoplæg for orienterende og supple- rende undersøgelser
o Aftalebilag 3.2 - Skabelon for rapportering af miljøhistorisk redegørelse
o Aftalebilag 3.3 - Skabelon for rapportering af orienterende forureningsunder- søgelse
o Aftalebilag 3.4 - Skabelon for rapportering af supplerende forureningsunder- søgelse
o Aftalebilag 3.5 - Xxxxxxxx for rapportering af notat
o Aftalebilag 3.6 - Skabelon for rapportering af monitering af grundvandsforu- rening
o Aftalebilag 3.7 - Skabelon for rapportering af bygningsundersøgelse
o Aftalebilag 3.8 - Metodebeskrivelse for M.I.S.
o Aftalebilag 3.9 - Metodebeskrivelse for græsprøvetagning
o Aftalebilag 3.10 - Miniguide for GeoEnviron
o Aftalebilag 3.11 - Minimanual for inddatering af miljøhistoriske redegørelser i GeoEnviron
o Aftalebilag 3.12 - Minimanual for inddatering af feltundersøgelser mv. i Geo-
Environ
o Aftalebilag 3.13 - Vejledning til udarbejdelse af borejournaler for Ejendoms- styrelsen i GeoGIS2020
o Aftalebilag 4 - ABR Forenklet med Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelsens tilføjelser og fravigelser
o Aftalebilag 5 - CV og bemandingsplan
o Aftalebilag 6 - Rådgivers casebesvarelse, herunder undersøgelsesoplæg og metode- beskrivelser
o Aftalebilag 7 - Tilbudsliste
o Aftalebilag 8 - Honoraraftale
o Aftalebilag 8.4 - Bilag til databehandleraftalen
o Aftalebilag 9 - Oplysningsbrev til den registrerede
o Aftalebilag 10 - Erklæring vedr. persondata
o Aftalebilag 11 - Corporate Social Responsibility (CSR)
28. UNDERSKRIFTER
Dato: | Dato: | |
Som Ejendomsstyrelsen (udfyld navn): | Som Rådgiver (udfyld navn): | |
Underskrift Ejendomsstyrelsen | Underskrift Rådgiver |