Konkurrencebetingelser
Konkurrencebetingelser
Opsætning og drift af el-ladestandere i Lyngby-Taarbæk Kommune
Side 1 af 10
Indholdsfortegnelse
4 Konkurrencens forventede forløb 4
6 Formkrav til tilbudsafgivelsen 6
8 Forslag til ændringer af konkurrencematerialet 7
Side 2 af 10
1 Indledning
Lyngby-Taarbæk Kommunes Økonomiudvalg har den 17. juni 2021 besluttet at afsætte parkerings- pladser på 8 lokaliteter til offentligt tilgængelige ladestandere. Pladserne stilles til rådighed uden omkostning for de leverandører, der tildeles pladserne.
Formålene er dels at tilbyde lademulighed for elbilejere, som ikke har lademulighed på deres bopæl (fx mindre ejer/andelsforeninger med begrænset p-område), dels at understøtte en overgang til mere klimavenlig bilisme ved at tilbyde lademulighed ved centrale butiksnære/stationsnære/aktivitetsnære områder.
På hver af de 8 lokaliteter kan opsættes op til 4 ladestandere med mulighed for Lyngby-Taarbæk Kommune (herefter ”Kommunen”) til at udvide arealet med op til i alt 6-8 standere. Vilkårene for udvidelse er nærmere beskrevet i aftalen.
Disse betingelser vedrører konkurrencen om tildeling af aftaler om opsætning (kabelføring, tilslut- ning, inkl. bidrag, fundament og montage) samt drift af el-ladestanderne.
De 8 lokaliteter er fordelt på 3 delaftaler med følgende lokaliteter:
• Delaftale 1: Jernbanepladsen/Likørstræde + Jernbanevej + Xxxxxxx Xxxxxxxxx 00
• Delaftale 2: Xxxxxx Xxxx + Ulrikkenborg Plads + Sorgenfri station
• Delaftale 3: Nørgaardsvej/Mosevej + Virumhallerne
En leverandør kan dog afgive tilbud på alle delaftaler, idet der i så fald skal ske en prioritering af delaftalerne i tilbudsblanketten. Der skal afgives separate bud på hver delaftale, idet priser og ydel- ser dog kan være identiske for alle delaftalerne.
Konkurrencen gennemføres som en tilbudsindhentning via xxx.xxxxxx.xx. Henvendelser vedrø- rende konkurrencen skal ske via Ethics.
2 Konkurrencematerialet
Konkurrencematerialet består af følgende:
• Disse konkurrencebetingelser
• Kravspecifikation
• Kort med oversigt over lokaliteterne
• Kontrakt om opsætning og drift
• Kommunens CSR-vilkår
• Tilbudsblanket, inkl. tro- og loveerklæring (udfyldes af leverandøren)
• Eventuelle svar på stillede spørgsmål
3 Lyngby-Taarbæk Kommune
Konkurrencen gennemføres af: Lyngby-Taarbæk Kommune
Center for Trafik, Miljø og Bæredygtighed, Klima og Forsyning CVR. nr. 11 71 53 11
Xxxxxxxxxxxx 00
2800 Kgs. Lyngby
Kontaktpersoner for Lyngby-Taarbæk Kommune er: Klimakoordinator, Xxxxx Xxxxxxxxx Udbudsjurist, Xxxxx Xxx
4 Konkurrencens forventede forløb
Leverandørerne afgiver indledningsvist og i henhold til fristen i tidsplanen indledende tilbud på de(n) delaftale(r), de ønsker tildelt.
Vurderer Kommunen ikke, at der kan foretages tildeling på baggrund af indledende tilbud, gennem- føres en individuel forhandling med hver leverandør på grundlag af pågældendes indledende tilbud.
Forhandling kan vise sig nødvendig for en, to eller alle delaftalerne.
Som udgangspunkt gennemføres forhandling ved et fysisk møde mellem den enkelte leverandør og Kommunen hos Center for Trafik, Miljø og Bæredygtighed, Klima og Forsyning i Lyngby-Taarbæk.
Forventede tidspunkter for forhandling fremgår af tidsplanen nedenfor.
Forud for mødet sender Kommunen de enkelte leverandører en dagsorden med Kommunens for- ventning til emner, der skal være genstand for konkret drøftelse på forhandlingsmødet.
Såfremt Kommunen vurderer, at der er behov for afgivelse af revideret tilbud, får leverandørerne en fornyet frist til at afgive revideret tilbud.
I det omfang runden med forhandlinger giver anledning hertil, foretager Kommunen en tilretning af konkurrencematerialet og uploader det reviderede materiale i Ethics.
Kommunen forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nød- vendigt.
Kommunen forventer, at forhandlingerne primært vil vedrøre følgende forhold:
• Eventuelle uklarheder og/eller forbehold i tilbuddet
• Det tilbudte
• Leverandørernes eventuelle forslag til ændring af udbudsmaterialet
En leverandør modtager referat fra den forhandling, leverandøren har deltaget i.
5 Tidsplan
Tilbuds- og forhandlingsfasen forventes gennemført efter følgende tidsplan:
Offentliggørelse af konkurrence | 27. september 2021 | |
Frist for at stille spørgsmål til materialet forud for indledende tilbud | 15. oktober 2021 | |
Frist for besvarelse af spørgsmål | 22. oktober 2021 | |
Frist for afgivelse af indledende tilbud | 29. oktober 2021, kl. 12.00 | |
Forhandlingsrunde om indledende tilbud | Uge 46 2021 | |
Fremsendelse af referat fra forhandlingsrunden | Uge 47 2021 | |
Frist for at stille spørgsmål forud for revideret tilbud | Vil fremgå af eventuel op- fordring til afgivelse af revideret tilbud | |
Frist for besvarelse af spørgsmål for revideret tilbud | ||
Frist for afgivelse af revideret tilbud | ||
Eventuelle yderligere forhandlingsrunder | De konkrete frister i forbin- delse med den enkelte for- handlingsrunde vil fremgå af opfordring til afgivelse af tilbud | |
Tildeling af kontrakt | Efter endt forhandling | |
Underskrivelse af kontrakt | I forlængelse af tildeling | |
Tidsplanen kan være genstand for ændring.
6 Formkrav til tilbudsafgivelsen
Såvel indledende som eventuelle reviderede tilbud skal afgives skriftligt og elektronisk via Ethics. Indledende tilbud skal være modtaget i systemet inden udløbet af den fastsatte frist:
29. oktober 2021, kl. 12.00
For eventuelle reviderede tilbud vil fristen fremgå af opfordringen til at afgive revideret tilbud. Tilbud, der ikke er modtaget rettidigt, kan ikke danne grundlag for forhandling eller tildeling. Tilbud forventes at indeholde:
• Udfyldt tilbudsblanket med oplysninger om prioritering af delaftaler
• Beskrivelse af, jf. afsnit 10.1:
o Leveringstid
o Løsningen
o Driftsstabilitet
o Betalingsmåder
o Service
o Udvikling/innovation
o Leverandørens eventuelle standardvilkår
• Oplysninger om pris, jf. afsnit 10.1
• Eventuelle ændringsforslag
• Oplysninger om underleverandører/-entreprenører, inkl. udfyldt tro- og loveerklæring
Tilbud skal være udarbejdet på dansk. Bilag, herunder fx datablade og tekniske beskrivelser, kan være på engelsk.
7 Spørgsmål
Kommunen opfordrer leverandørerne til at stille spørgsmål til konkurrencematerialet, med henblik på at Kommunen kan foretage præcisering eller eventuelt ændring af materialet.
Alle spørgsmål til materialet skal stilles skriftligt via Ethics. Alle spørgsmål og svar vil blive offentlig- gjort i Ethics i anonymiseret form.
For at være sikker på at modtage svar på et skriftligt spørgsmål, skal spørgsmål stilles inden for den spørgefrist, som Kommunen har angivet. I forhold til det indledende tilbud fremgår spørgefristen af tidsplanen, jf. afsnit 5. Ved reviderede tilbud vil spørgefristen alene fremgå af opfordringen til at afgive tilbud.
Leverandørerne opfordres i det hele taget til at stille evt. skriftlige spørgsmål så tidligt som muligt.
8 Forslag til ændringer af konkurrencematerialet
Leverandørerne har i forbindelse med afgivelse af tilbud mulighed for at foreslå ændring af konkur- rencematerialet som oplæg til drøftelse på forhandlingsmøderne med Kommunen. Ændringsfor- slag betragtes i udgangspunktet som fortrolige, og Kommunen drøfter derfor ikke en leverandørs ændringsforslag med andre leverandører.
Hvis Kommunen beslutter at foretage en ændring på baggrund af en leverandørs ændringsforslag, vil Kommunen i forbindelse med offentliggørelsen af det ændrede materiale oplyse om Kommu- nens bevæggrunde for ændringen uden at referere til detaljer i leverandørens forslag.
9 Udelukkelse
Leverandører, der er omfattet af en eller flere af de udelukkelsesgrunde, der er oplistet i skabelon for tro- og loveerklæring, udelukkes fra konkurrencen.
Som foreløbig dokumentation herfor skal leverandørerne udfylde skabelonen for tro- og loveerklæ- ring. Kommunen forbeholder sig ret til at kræve yderligere dokumentation for, at en leverandør ikke er omfattet af en af de oplistede udelukkelsesgrunde.
Kommunen forbeholder sig ligeledes ret til med saglig grund at afvise tilbud fra leverandører, som vurderes uegnede til at løse de opgaver, der er forbundet med kontrakten om opsætning og drift af el-ladestandere.
10 Evaluering og tildeling
Kommunen vil evaluere indledende tilbud såvel som reviderede tilbud ud fra de i afsnit 10.1 angivne konkurrenceparametre.
Evalueringen af tilbud, som er genstand for forhandling, vil være af foreløbig karakter og kan alene forventes præsenteret mundtligt på forhandlingsmødet med Kommunen.
Leverandørerne vil modtage skriftlig evaluering, når Kommunen beslutter af tildele aftaler.
Kommunen foretager evaluering af indkomne tilbud på hver af de enkelte delaftaler og tildeler aftale til den leverandør, der har afgivet det bedste tilbud på den enkelte delaftale. Har en leverandør afgivet det bedste tilbud på flere delaftaler, tildeles leverandøren den delaftale, som leverandøren har prioriteret højest, jf. tilbudsblanketten. For de øvrige delaftaler tildeles aftale til den leverandør, der har afgivet det næstbedste henholdsvis eventuelt tredjebedste tilbud.
Modtager Kommunen ikke tilbud fra mindst egnede 3 leverandører, kan Kommunen vælge mellem:
• At tildele en leverandør mere end én delaftale
• Alene tildele en eller to delaftale(r) og eventuelt foretage fornyet konkurrence om de(n) sidste delaftale(r)
• At annullere konkurrencen i sin helhed
Kommunen tildeler aftalerne til de tre leverandører, der har afgivet de bedste tilbud på baggrund af følgende konkurrenceparametre, oplistet i prioriteret rækkefølge:
• Pris: Den kWh-pris, som betales af en bruger, der ikke har et abonnement hos leverandøren. Kommunen lægger positiv vægt på lav pris. Pris vægter 30 %.
• Løsningen, herunder indretning og muligheder for udbygning ved Kommunens udnyttelse af option: Beskrivelse af hvilke ladestandere, der opsættes, hvor de opsættes inden for de mar- kerede områder i kortmaterialet, herunder eventuel optegning af parkeringspladser. Beskri- velse og markering af eventuel skiltning samt i hvilken grad leverandøren ser mulighed for/fo- reslår udvidelse af lokationen med 2-4 yderligere ladestandere. Kommunen lægger positiv vægt på høj grad af fleksibilitet for brugerne og Kommunen.
• Leveringstid, opstart efter tildeling og forventet tidsplan for idriftsættelse mv. Der måles på 1) den tid, der benyttes fra kontraktunderskrift og frem til bestilling af tilslutning fra elnet-opera- tøren (Radius), og 2) den tid der går, fra tilslutning til el-net er etableret, og til kommunens borgere kan oplade deres el-biler. Tilbudsgiverne må meget gerne beskrive processen. Kom- munen lægger positiv vægt på hurtig proces.
• Løsningen, herunder indretning og muligheder for udbygning ved Kommunens udnyttelse af option: Beskrivelse af hvilke ladestandere, der opsættes, hvor de opsættes inden for de mar- kerede områder i kortmaterialet, herunder eventuel optegning af parkeringspladser. Beskri- velse og markering af eventuel skiltning samt i hvilken grad leverandøren ser mulighed for/fo- reslår udvidelse af lokationen med 2-4 yderligere ladestandere. Kommunen lægger positiv vægt på høj grad af fleksibilitet for brugerne og Kommunen.
• Driftsstabilitet: Beskrivelse af hvor stabile ladestanderne er, herunder hvilken oppetid der kan garanteres. Kommunen lægger positiv vægt på høj driftsstabilitet.
• Betalingsmåder: Beskrivelse af mulige betalingsmåder (apps, RFID-kort, betalingskort mv.) for både abonnenter og ikke-abonnenter. Kommunen lægger positiv vægt på, at standerne er tilgængelige for så mange som muligt.
• Service: Beskrivelse af, hvor hurtig udbedring af fejl og mangler kan ske, herunder beskri- velse af åbningstider i support, fejlmeldingssystem, procedure for håndtering af henvendelser etc. Kommunen lægger positiv vægt på et højt serviceniveau.
• Udvikling/innovation: Beskrivelse af muligheder for udvikling af den tilbudte løsning, herunder eventuelle muligheder for tilpasninger/udbygning af den tilbudte løsning. Kommunen lægger
positiv vægt på høj grad af udviklingsmuligheder.
• Leverandørens eventuelle standardvilkår: Kommunen lægger positiv vægt på, at leverandø- ren ikke opstiller vilkår, der varierer fra Kommunens.
Beskrivelsen af konkurrenceparametrene bedes opdeles i forhold til de enkelte parametre.
Den samlede beskrivelsen bedes maksimalt fyldes 15 A4-sider (hvor 1 A4-side indeholder ca. 2.400 tegn med mellemrum). Leverandørerne kan ikke forvente, at Kommunen lægger vægt på mere end de første 15 A4-sider, inkl. eventuelle bilag mv.
11 Offentlighed
Leverandørerne gøres opmærksom på, at materiale, der indgives til en offentlig myndighed, herun- der tilbud med bilag i en konkurrence, er omfattet af aktindsigt efter offentlighedsloven, hvorfor alle og enhver som udgangspunkt har ret til at gøre sig bekendt med indholdet heri. Offentlighedsloven giver kun i begrænset omfang mulighed for at undtage forretningshemmeligheder og lignende fra aktindsigt og alene i tilfælde, hvor der er en nærliggende risiko for betydeligt tab for leverandøren, hvis de pågældende oplysninger udleveres.
Kommunen vil så vidt muligt forinden besvarelse af eventuelle aktindsigtsbegæringer i materiale fra en leverandør indhente en udtalelse fra denne til brug for sin vurdering af, om oplysninger kan ude- lades ved aktindsigtsbesvarelsen. Udtalelsen er alene vejledende for Kommunen, der er forpligtet til at træffe sin afgørelse på grundlag af lovgivningen og praksis fastlagt af bl.a. Folketingets Ombuds- mand og Klagenævnet for Udbud.
Leverandørerne opfordres til ikke at indgive oplysninger, som er kritiske for leverandørens virksom- hed, til Kommunen, medmindre oplysningerne har reel betydning for tilbuddet.
12 Ansvar
Hver leverandør er ansvarlig for, at de oplysninger, der afgives af leverandøren til Kommunen i for- bindelse med konkurrencen, er korrekte.
Konstaterer Kommunen inden tildelingen af aftale, at en leverandør har afgivet urigtige eller misvi- sende oplysninger, eller har fortiet oplysninger, med henblik på uretmæssigt at påvirke Kommunens beslutning, vil Kommunen som udgangspunkt udelukke leverandøren.
Konstateres leverandørens uretmæssige ageren først efter underskrift af aftalen, anses forholdet for at udgøre væsentlig misligholdelse, medmindre leverandøren kan godtgøre, at de urigtige, misvi- sende og/eller fortiede oplysninger konkret var uden betydning.
13 Øvrige vilkår
Der ydes ikke vederlag for udarbejdelse og afgivelse af tilbud eller for deltagelse i forhandling med Kommunen herom.
Modtagne tilbud med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returne- ret.