Udbudsbetingelser

Aarhus Kommune udbyder i 2016 udførelse af håndværkerydelser i fagen- trepriser for murer-, tømrer-, maler-, VVS- samt elinstallationsarbejder i 4 delområder med forventeligt 5 aftaler pr. fag pr. delområde.

Udbuddet omfatter udførelse af vedligeholdelses-, genopretnings-, moder- niserings- og ombygningsopgaver i det omfang, der er beskrevet i afsnit 3 Udbuddets genstand.

2. Praktiske oplysninger

2.1. Tidsfrister

Frist for at stille spørgsmål Aarhus Kommune opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som mu- ligt, og at spørgefristen overholdes. Spørgsmål modtaget efter 10.11.2016/11.11.2016, men før

fristen på 6 dage, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt indenfor 6 dage fra tilbudsfristen.

Tømrer-, murer- og maler- arbejde:

24.11.2016

VVS- og elinstallationsar- bejde:

25.11.2016

Frist for modtagelse af svar på spørgsmål

Tømrer-, murer- og maler- arbejde:

30.11.2016

Tømrer kl. 14.30

Murer kl. 15.00

Maler kl. 15:30

VVS- og elinstallationsar- bejde:

01.12.2016

VVS kl. 11.30

Elinstallation kl. 12.00

Tilbudsfrist

Tømrer-, murer- og maler- arbejde:

06.12.2016

Tømrer kl. 15.30

Murer kl. 16.00

Maler kl. 16:30

Bemærk at nedenstående tidsfrister kun er gældende, såfremt medde- lelse om prækvalifikation udsendes senest d. 04.11.2016.

VVS- og elinstallationsar- bejde:

07.12.2016

VVS kl. 12.30

Elinstallation kl. 13.00

Rammeaftales forventede ikraft- træden

01.04.2017

2.2. Kontaktoplysninger

Aarhus Kommune Borgmesterens afdeling Indkøb & Udbud

Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx xxxx@xxxxxx.xx

41 85 41 61

3. Udbuddets genstand

3.1. Beskrivelse af det udbudte område

Disse udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning som leverandør til Aarhus Kommune inden for området:

Udførelse af håndværkerydelser i fagentreprise for murer-, tømrer-, maler-

, VVS- samt elinstallationsarbejder, i Aarhus Kommune. Fagentrepriserne omfatter vedligeholdelses-, genopretnings-, modernise- rings- og ombygningsopgaver i størrelsesordenen 300.000-1.000.000 kr. ekskl. moms.

(Opgaver op til 300.000 kr. ekskl. moms er omfattet af et andet udbud).

Aarhus Kommune opdeles i 4 distrikter: Nord, Syd, Midt og Vest jf. bilag 3 Beskrivelse af distrikter.

Udbuddet omfatter følgende delaftaler:

Delaftale	Beskrivelse
Murerentrepriser
Delaftale Nord – murer	Rammeaftale om levering af murerarbejde i di- strikt Nord
Delaftale Syd – murer	Rammeaftale om levering af murerarbejde i di- strikt Syd

Delaftale Midt – murer	Rammeaftale om levering af murerarbejde i di- strikt Midt
Delaftale Vest – murer	Rammeaftale om levering af murerarbejde i di- strikt Vest

Tømrerentrepriser
Delaftale Nord – tøm- rer	Rammeaftale om levering af tømrerarbejde i di- strikt Nord
Delaftale Syd – tømrer	Rammeaftale om levering af tømrerarbejde i di- strikt Syd
Delaftale Midt – tømrer	Rammeaftale om levering af tømrerarbejde i di- strikt Midt
Delaftale Vest – tømrer	Rammeaftale om levering af tømrerarbejde i di- strikt Vest

Malerentrepriser
Delaftale Nord – maler	Xxxxxxxxxxx om levering af malerarbejde i di- strikt Nord
Delaftale Syd – maler	Xxxxxxxxxxx om levering af malerarbejde i di- strikt Xxx
Delaftale Midt – maler	Xxxxxxxxxxx om levering af malerarbejde i di- strikt Midt
Delaftale Vest – maler	Xxxxxxxxxxx om levering af malerarbejde i di- strikt Vest

VVS-entrepriser
Delaftale Nord - VVS	Rammeaftale om levering af VVS-arbejde i di- strikt Nord
Delaftale Syd - VVS	Rammeaftale om levering af VVS-arbejde i di- strikt Syd
Delaftale Midt – VVS	Rammeaftale om levering af VVS-arbejde i di- strikt Midt
Delaftale Vest – VVS	Rammeaftale om levering af VVS-arbejde i di- strikt Vest

Elinstallations- entrepriser
Delaftale Nord - el	Rammeaftale om levering af elinstallationsar- bejde i distrikt Nord
Delaftale Syd - el	Rammeaftale om levering af elinstallationsar- bejde i distrikt Syd
Delaftale Midt – el	Rammeaftale om levering af elinstallationsar- bejde i distrikt Midt
Delaftale Vest – el	Rammeaftale om levering af elinstallationsar- bejde i distrikt Vest

Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler, som til- budsgiver er prækvalificeret til at byde på. Tilbudsgiver kan dog maksimalt tildeles 2 rammeaftaler inden for hver fagentreprise. For nærmere informa- tion om tildeling af rammeaftaler afsnit 5.1.

For områdebeskrivelser se bilag 3 Beskrivelse af distrikter.

3.2. Målgruppe

Rammeaftalerne er gældende for hele Aarhus Kommune, herunder alle af- delinger og institutioner i Aarhus Kommune.

Følgende selvejende institutioner er omfattet af nærværende rammeafta- ler:

Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg: Plejehjemmet Sct. Olaf, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx

Magistratsafdelingen for Børn og Unge: Børnehaven Stenhøjgård, Tvær- gade 5, 8340 Malling

Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse: Birkebakken, Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx.

Øvrige selvejende institutioner i Aarhus Kommune er omfattet af nærvæ- rende rammeaftaler i det omfang, vedligeholdelse mv. varetages af Center for Administration og Ejendomme.

Østjyllands Brandvæsen er omfattet af udbuddet i det omfang, opgaven ligger inden for Aarhus Kommune.

Aarhus Havn er ikke omfattet af udbuddet.

Ønskes yderligere information om Aarhus Kommunes organisation, henvi- ses til Aarhus Kommunes hjemmeside via følgende link: www.aar- xxx.xx\organisation

3.3. Forbrug på det udbudte område

Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af håndværkerydelser, der er omfattet af udbuddet, udgør på årsbasis cirka 25.000.000 kr. ekskl. moms.

Fordelingen på de fem fagentrepriser forventes at blive som følger: Tømrer: 7.500.000 kr. ekskl. moms.

Murer: 7.500.000 kr. ekskl. moms.

VVS: 4.000.000 kr. ekskl. moms. Maler: 2.000.000 kr. ekskl. moms. Elektriker: 4.000.000 kr. ekskl. moms.

3.4. De fremtidige rammeaftaler

De fremtidige rammeaftaler indgås som obligatoriske rammeaftaler på ba- sis af Udkast til Rammeaftale, som findes i bilag 1.

Aarhus Kommunes institutioner og afdelinger er forpligtede til at anvende de indgåede rammeaftaler.

De fremtidige rammeaftaler er gældende fra den 01.04.2017 og er uopsi- gelige for begge parter indtil den 31.03.2021.

• Samtlige delaftaler ønskes indgået med 5 leverandører.

For komplet oversigt over områdebeskrivelser se bilag 3 Beskrivelse af di- strikter.

For delaftaler, hvor der indgås rammeaftaler med flere end én leverandø- rer, henvises til afsnit 4.1 i bilag 1 Udkast til Rammeaftale vedrørende til- deling af konkrete ordre. Bemærk at konkurrencen genåbnes i form af mi- niudbud i forbindelse med hver enkelt tildeling af konkrete opgaver.

3.5. Aarhus Kommunes forbehold

Det anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske op- lysninger fra tidligere regnskabsperiode.

De valgte tilbudsgivere må acceptere større eller mindre leverancer i afta- leperioden med baggrund i ændring af behov samt tilgang henholdsvis af- gang af bygninger mv. i forbindelse med tilgang/afgang og oprettelse/ned- læggelse af institutioner, afdelinger mv. samt køb/frasalg af bygninger mv. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udlicite- ringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder

o. lign.

Nybyggeri og tilbygning – dvs. byggeri, hvor der sker en forøgelse af det bebyggede areal - er ikke obligatorisk omfattet af nærværende udbud, men entreprenøren forpligter sig til at udføre sådanne opgaver på samme vilkår, som de af udbuddet obligatorisk omfattede opgaver, såfremt Aarhus Kom- mune måtte ønske det.

Desuden forbeholder Aarhus Kommune sig ret til at udbyde opgaver på an- den vis, f.eks. i hoved- eller totalentreprise. Disse opgaver vil i givet fald ikke være omfattet af nærværende udbud.

Ligeledes kan aftaleforpligtelsen fraviges i nedenstående tilfælde:

• I særlige undtagelsestilfælde kan Aarhus Kommune rekvirere arbej- der hos en entreprenør uden for rammeaftalen, hvis Aarhus Kom- mune sagligt kan begrunde, at et arbejde mere fordelagtigt kan ud- bydes og/eller udføres af andre entreprenører. Et sådan undtagel- sestilfælde kan eksempelvis begrundes med, at der er behov for en særlig erfaring, en særlig løsning, et særligt samarbejde, et særligt behov for at afprøve prisen mv. Opremsningen er ikke udtøm- mende.

• Når ingen af entreprenørerne på rammeaftalen har kapacitet til at udføre arbejdet.

I forbindelse med forberedelsen af udbuddet har Aarhus Kommune under- søgt, om der i kommunens afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Aarhus Kommune og de pågældende leve- randører.

3.5.1 Øvrige undtagelser til udbuddet:

Følgende opgaver, hvad angår køb, salg og udførelse inden for alle fem fa- gentrepriser er ikke omfattet af nærværende udbud:

- Service på og reparation af automatik, herunder varmestyring / CTS systemer

- Service på og reparation af tyverialarmer

- Service på og reparation af energiregistrering

- Service på og reparation af låsesystemer

- Service på og reparation af overvågning

- Service på og reparation på anlæg hvor der er en central overvåg- ning/ kontrol/styring

- Service og reparationer i forbindelse med legionellabekæmpelse i brugsvandsinstallationer

- Service på og reparation af klokkespillet på Rådhuset

- Service på og reparation af bomme og pullerter

- Service på og reparation af springvandsteknik

- Service på og reparation af lydanlæg

- Service på og reparation af samtaleanlæg

- Service på og reparation af varmeslanger på strøget i Aarhus

- Service på og reparation af teknik i svømmehaller, herunder vand- behandlingsanlæg

- Service på og reparation af velfærdsteknologiske hjælpemidler

- Service på og reparation af IT-net, telefonanlæg, radio- og samtale- anlæg, samt ur- og ringeanlæg

- Opgaver der er omfattet af garantier. Herunder opgaver opført på mangelister i forbindelse med nye byggerier

- Opgaver hvor lejere har ret til og selv vil forestå opgaven

- Blikkenslagerarbejder og klejnsmedearbejder

- Gulvarbejder

- Tagdækkerarbejder

- Glarmesterarbejder

- Murer-, tømrer-, maler-, VVS- samt elinstallationsarbejder under

300.000 kr. og over 1.000.000 kr. ekskl. moms

- Håndværksmæssige småreparationer som viceværter, pedeller eller medhjælpere udfører i forbindelse med deres daglige arbejder i og omkring de kommunale ejendomme

- Håndværkerydelser, som lejerne med hjemmel i lejelovens regler forlanger leveret af andre end de håndværkere, som Aarhus Kom- mune har indgået kontrakt med

- Arbejder der udføres i forbindelse med XxxxxxXxxxxx øvrige opgaver i forbindelse med renovering, vedligeholdelse og nyanlæg

- Arbejder der udføres i forbindelse med forsikringssager, herunder skadesservice

- Langtidsindlejede elektrikere, tømrer og VVS’ere

Dog forpligter tilbudsgiver sig til i de situationer, hvor Aarhus Kommune skønner det nødvendigt, at udføre sådanne opgaver på samme vilkår som øvrige opgaver, der er omfattet af udbuddet.

3.6. Aarhus Kommunes indkøbspolitik

Aarhus Kommunes indkøbspolitik er vedtaget af Byrådet i efteråret 2010. Indkøbspolitikken er baseret på en koncerntankegang og helhedstænkning med fokus på professionel samhandel, bæredygtighed med mere. Indkøbs- politikken kan findes via følgende link: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx.xxxx

4. Tilbudsbehandling

4.1. Registrering og åbning

Bemærk at nedenstående tidsfrister kun er gældende, såfremt meddelelse om prækvalifikation udsendes senest d. 04.11.2016

Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages.

Der afholdes licitation på følgende tidspunkter (bemærk venligst at der af- holdes licitation over to dage):

• Tømrer-, murer- og malerarbejde den 06.12.2016

- Tømrer kl. 15.30 (Rådhushallen)

- Murer kl. 16.00 (Receptionslokalet)

- Maler xx. 16:30 (Rådhushallen)

• VVS- og elinstallationsarbejde den 07.12.2016

- VVS kl. 12.30 (Receptionslokalet)

- Elinstallation kl. 13.00 (Rådhushallen)

Licitationerne afholdes på Aarhus Rådhus, Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C i henholdsvis Receptionslokalet og Rådhushallen.

Tilbuddene åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Kun de samlede tilbudssummer samt eventuelle forbehold vil blive oplæst.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aar- hus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret el- ler udleveret.

4.2. Fortrolighed

Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksom- hed henledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt.

Aarhus Kommune er i forbindelse med tildelingen af rammeaftalerne for- pligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af tilbudsgivere. Det betyder, at Aarhus Kommune, over for de fravalgte tilbudsgivere, er for- pligtet til at angive navnet / navnene på den / de vindene tilbudsgivere samt de vindende tilbuds samlede tilbudssummer.

4.3. Procedure for behandling af tilbud

Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge 50.

De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: Tilbuddene evalueres indledningsvist, hvorefter det verificeres, at de vin- dende tilbudsgiver opfylder udvælgelseskriterierne og ikke skal udelukkes i henhold til udelukkelsesgrundene.

4.3.1. Forhandling:

Det skal understreges, at Aarhus Kommune og tilbudsgivere ikke kan for- handle om de afgivne tilbud.

4.4. Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse

Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen.

Der gøres opmærksom på, at Aarhus Kommune tidligst må underskrive rammeaftaler efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 kalender- dage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen har afsendt under- retning til alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.

Der gøres endvidere opmærksom på, at Aarhus Kommune først kan under- skrive rammeaftaler, når dokumentation for overholdelse af de oplysnin- ger, der er anført i ESPD’en fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftale med, er fremsendt.

De tilbudsgivere, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftale med, skal kunne fremskaffe dokumentation for ESPD’en inden for en frist på 10 arbejdsdage. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceat- test, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester.

Det forventes, at der kan indgås rammeaftaler i uge 4 eller umiddelbart ef- ter.

5. Tildelingskriterium

Rammeaftalerne vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver de for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet Pris.

Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusiv moms, men inklusiv eventuelle afgifter, herunder f.eks. miljøafgifter. Priserne skal angives med 2 decima- ler.

Til brug for tilbudsvurderingen og for at anskueliggøre, hvor stor en mængde Aarhus Kommune ca. har aftaget/forventer at aftage af de en- kelte efterspurgte ydelser, er mængderne angivet på tilbudslisten.

De anførte mængder er et skøn over Aarhus Kommunes årlige forbrug af arbejder, baseret på statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Der er alene tale om estimater, som ikke er bindende for ordregiver.

Alle ydelser, som fremgår af kravene i rammeaftalen, skal være inkluderet i den tilbudte pris på de tilbudte ydelser, herunder omkostninger forbundet med levering af materialer.

Summen på de enkelte ydelser på tilbudslisten beregnes ved at gange det forventede, årlige forbrug med den tilbudte enhedspris.

Priserne for de enkelte positionsnumre på tilbudslisten summeres herefter for at opnå en samlet tilbudssum. De oplyste priser på tilbudslisten vil blive vurderet ud fra denne samlede tilbudssum.

5.1. Tildeling af rammeaftaler på delaftalerne

Tilbudsgiver kan byde på én, flere eller alle delaftaler, som tilbudsgiver er prækvalificeret til at byde på, men kan dog maksimalt tildeles 2 rammeaf- taler inden for hver fagentreprise.

Tildeling af rammeaftaler sker efter følgende prioritering:

A. Tildeling af rammeaftaler til primær entreprenør inden for hvert di- strikt sker til

i. Entreprenøren med laveste tilbudssum inden for distriktet

ii. Såfremt en entreprenør står til at blive tildelt flere distrikter, tildeles entreprenøren rammeaftale som primær entreprenør inden for distrikter jf. entreprenørens prioritering på tilbudsli- sten (bilag 2). Har entreprenøren ikke udarbejdet en priorite- ring, eller har angivet sin prioritering for flere områder, tilde- les entreprenøren rammeaftale i de distrikter, hvor differen- cen til næstlaveste tilbudssum er størst.

iii. Såfremt entreprenøren står til at vinde flere end 2 distrikter, tildeles rammeaftale til entreprenøren i 2 områder jf. A.ii., hvorefter øvrige distrikter tildeles entreprenør med næstla- veste tilbudssum efter entreprenørens tilbudssum. Såfremt entreprenøren med næstlaveste tilbudssum står til at blive tildelt flere distrikter, finder principperne fra punkt A.ii. og punkt A.iii første punktum anvendelse.

B. Tildeling af rammeaftaler til sekundær entreprenør inden for hvert distrikter sker til

i. Entreprenøren med næstlaveste tilbudssum inden for distrik- tet

ii. Såfremt entreprenøren står til at blive tildelt flere distrikter, tildeles entreprenøren rammeaftale som sekundær entrepre- nør inden for distrikter jf. entreprenørens prioritering på til- budslisten (bilag 2). Har entreprenøren ikke udarbejdet en prioritering, eller har angivet sin prioritering for flere distrik- ter, tildeles entreprenøren rammeaftale i de områder hvor differencen til tredje laveste tilbudssum er størst.

iii. Såfremt entreprenøren står til at vinde flere end 2 distrikter, inkl. evt. tidligere tildelte områder, tildeles rammeaftale til entreprenøren til i alt 2 distrikter jf. B.ii., hvorefter øvrige områder tildeles entreprenør med næstlaveste tilbudssum ef- ter entreprenørens tilbudssum. Såfremt entreprenør med tredjelaveste tilbudssum står til at blive tildelt flere distrikter, finder principperne fra punkt B.ii. og punkt B.iii første punk- tum anvendelse.

C. Tildeling af rammeaftaler til tertiær entreprenør inden for hvert di- strikt, sker efter samme principper som under punkt A og B, blot med den næstlaveste tilbudssum i rækken.

D. Tilsvarende gør sig gældende for tildeling af rammeaftaler til fjerde og femte entreprenør inden for hvert område.

Bemærk at begreberne primær, sekundær og tertiær osv. entreprenør kun har betydning i forhold til tildeling af rammeaftaler og ikke forhold til tilde- ling af konkrete ordrer jf. afsnit 5.2. Der er således ikke tale om tildeling efter kaskademodellen.

5.2 Tildeling af konkrete ordrer på rammeaftalerne

Konkurrencen genåbnes i form af miniudbud som beskrevet i afsnit 4.1 i Bilag 1 Udkast til Rammeaftale.

I forbindelse med hver genåbning af konkurrencen (miniudbud), skal en- treprenøren på forhånd tilkendegive, om vedkommende vil afgive tilbud. Såfremt entreprenøren tilkendegiver at ville afgive tilbud, skal entreprenø- ren afgive tilbud. Såfremt entreprenøren alligevel ikke afgiver tilbud, forbe- holder Aarhus Kommune sig ret til at idømme entreprenøren en bod på

5.000 kr.

For yderligere information om miniudbud se bilag 9 Retningslinjer for mini- udbud.

6. Kravspecifikation

6.1. Minimumskrav

Tilbudsgiver skal benytte faguddannede medarbejdere inden for det fag, der afgives tilbud på, i forbindelse med udførelsen af de rammeaftalen om- fattede opgaver. Det vil sige, at for at byde på entreprisen skal tilbudsgiver ved aftalestart råde over det fornødne faguddannede medarbejdere, der kan løfte de kommende opgaver.

6.2 Arbejdets udførelse

Arbejde må kun udføres efter bestilling fra Aarhus Kommune, og arbejdet skal tilrettelægges således, at det i videst muligt omfang er de samme per- soner hos entreprenøren, som udfører arbejdet på en given institution/byg- ning hver gang. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kræve en til op- gaven udpeget medarbejder udskiftet.

Ved bestillers kontakt til entreprenøren skal entreprenøren senest svare 48 timer efter, at henvendelsen er kommet entreprenøren i hænde (på hver- dage).

Udførelsestidspunkt skal aftales med bestiller.

Bestiller eller bestillende enhed skal kontaktes, såfremt der sker ændringer i forhold til det aftalte tidspunkt og tidsplan. Denne kontakt skal ske så hurtigt, som det er muligt, og ændringsårsagen skal oplyses.

Arbejdet skal under normale omstændigheder udføres inden for normal ar- bejdstid.

Normal arbejdstid defineres som mandag til torsdag kl. 7.00-16.00, fredag kl. 7.00-14.00. Der kan forekomme enheder, hvor den daglige arbejdstid er anderledes end den normale arbejdstid.

Her skal bestillers ønsker om, hvornår opgaverne skal udføres, følges, f.eks. kan der forekomme bygninger, hvor det ikke er muligt at få adgang til før f.eks. klokken 9.00.

Udførelse af arbejde uden for normal arbejdstid må kun ske efter forudgå- ende aftale med den bestillende enhed.

Ved ankomst til arbejdsstedet skal entreprenøren kontakte den af bestiller oplyste kontaktperson.

Færdigmelding skal ske straks, når arbejdet er afsluttet. Færdigmelding skal ske til bestiller eller en på forhånd aftalt/udpeget kontaktperson.

Arbejde skal altid udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder det til enhver tid gældende bygningsreglement.

Entreprenøren og dennes ansatte skal være i besiddelse af alle nødvendige godkendelser, tilladelser, autorisationer, uddannelser mv. således, at opga- verne løses i overensstemmelse med gældende love, regler mv. i hele afta- leperioden.

Dokumentation herfor skal fremvises på Aarhus Kommunes forlangende in- denfor 5 hverdage.

Arbejde skal endvidere altid udføres i overensstemmelse med branchens til enhver tid gældende retningslinjer og anbefalinger.

Arbejde skal endvidere udføres i overensstemmelse med kravene i samt i videst muligt omfang i overensstemmelse med anbefalingerne i Aarhus Kommunes til enhver tid gældende pjece ”Miljø- og energirigtigt byggeri”, (bilag 5).

I forbindelse med arbejdet skal afdækning af inventar og afskærmning til tilstødende lokaler foretages i nødvendigt omfang.

Entreprenøren skal i videst mulige omfang anvende lyddæmpede maskiner til arbejdets udførelse, således at støjen på arbejdspladsen minimeres.

Slibestøv skal af sikkerhedsmæssige årsager fjernes omgående.

Henstilling og opbevaring af værktøj og byggematerialer skal afklares med bestiller. Bestillers anvisninger skal til enhver tid følges.

Gældende regelsæt for eksterne håndværkere mv., som er vedtaget af Aarhus Kommunes forvaltninger, skal til enhver tid følges. Relevant regel- sæt vil blive udleveret i forbindelse med opstart af arbejder i de enkelte enheder. Eksempel på et sådant regelsæt kan ses i bilag 6 Til fremmed ar- bejdskraft.

Hvor der er forhold, der kan frembyde fare for personskade, skal der fore- tages passende sikkerhedsforanstaltninger, som f.eks. afspærring af det pågældende område, afstivning ved sammenstyrtningsfare, afskærmning eller ombøjning af udragende genstande, armeringsjern m.v.

Arbejdspladsen skal afleveres opryddet, dvs. materialer, affald mv. skal fjernes, inden arbejdspladsen forlades. Dette gælder i hele arbejdsperioden og ikke kun i forbindelse med færdiggørelsen af opgaven.

Bortskaffelse af affald skal ske i henhold til Aarhus Kommunes til enhver tid gældende regulativ for bortskaffelse af erhvervsaffald.

Afgifter knyttet til bortskaffelse af affald afregnes iht. bilag fra modtagesta- tion uden tillæg.

Entreprenøren skal udlevere kvitteringer på bortskaffet affald til Aarhus Kommune på forlangende.

Såfremt Aarhus Kommune er i besiddelse af tegninger mv., som ønskes opdateret i forhold til de under aftalen udførte arbejder, er entreprenøren forpligtet til at medvirke til opdatering. Dette afregnes efter medgået tid. Såfremt Aarhus Kommune måtte ønske selv at opdatere tegningsmateriale mv., er Entreprenøren forpligtet til at udlevere herfor nødvendige oplysnin- ger.

I forbindelse med udførelse af malerarbejde skal farvekoder for det udførte arbejde udleveres til bestiller umiddelbart efter arbejdets afslutning.

Entreprenøren skal på opfordring fra bestiller oplyse om, hvilke specifikke produkter der er benyttet i forbindelse med arbejdets udførelse. Evt. udgif- ter til fremskaffelse af disse oplysninger er Aarhus Kommune uvedkom- mende.

Kasseret arbejde udbedres uden merudgift for Aarhus Kommune. I øvrigt i henhold til retningslinjerne i AB92 med Aarhus Kommunes tilføjelser (bilag 7).

Hvor ikke andet er beskrevet i nærværende udbudsmateriale, gælder AB 92 med Aarhus Kommunes tilføjelser.

6.3 Materialer og materiel

I det omfang intet andet er aftalt, skal entreprenøren levere alle nødven- dige materialer.

Entreprenøren skal bruge materialer af sædvanlig god kvalitet, der passer til de eksisterende materialer på arbejdsstedet.

Materialer, som leveres af entreprenøren, afregnes til dokumenteret ind- købspris ved faktura fra underleverandør plus et tillæg som maksimalt må udgøre 10 %. Entreprenøren skal kunne dokumentere indkøbsprisen senest 3 hverdage efter anmodning herom.

Entreprenøren skal, hvor det er muligt, anvende PVC-fri materialer i udfø- relsen af opgaver.

Det skal bestræbes at opnå en reduktion i energiforbrug og miljøbelastning ved renovering af byggeri.

Anvender entreprenøren materialer, som ikke er standard, skal det forlods godkendes af bestilleren inden indbygning.

Bestilleren/Aarhus Kommune forbeholder sig retten til selv at levere mate- rialer som bygherreleverance. Dette meddeles i givet fald forlods i forbin- delse med miniudbud på den enkelte opgave.

Entreprenøren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførelse, herunder nødvendigt værktøj, hjælpeudstyr samt personlige værnemidler.

Såfremt der til udførelsen af en opgave kræves særligt udstyr (materiel) i form af stillads, kran, sikkerhedsafspærring eller lignende, vil et eventuelt vederlag herfor blive betalt ud over timeprisen.

Særligt udstyr skal derfor ikke være indeholdt i timepriserne, men skal af- tales separat med bestiller.

Materiel afregnes i henhold til fakturaer (på leje) fra underleverandør plus max. 10 % tillæg.

Eget særligt udstyr (materiel) afregnes særskilt og højest til samme pris, som materiellet ville kunne lejes til hos underleverandør, dvs. uden tillæg på max. 10%.

Aarhus Kommune betaler ikke for arbejdsbeklædning og personlige værne- midler.

6.4 Overtidsbetaling og udkald:

Der betales kun overtidsbetaling i forbindelse med opgaver, hvor det er af- talt med bestiller, at dele af eller hele arbejdet foregår uden for normal ar- bejdstid, og da kun for den del, der ligger udover normal arbejdstid.

Normal arbejdstid fastsættes til at ligge på i tidsrummet 07.00-16.00 man- dag til torsdag og 07.00-14.00 fredag.

6.5 Opfyldelse af mindstekrav

Som dokumentation for, at samtlige mindstekrav er opfyldt, udfyldes bilag 8 Erklæring om opfyldelse af mindstekrav. Erklæringen vedlægges tilbud- det.

7 Formkrav

7.1 Spørgsmål til udbuddet

Eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes skriftligt pr. e-mail til xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. ”Spørgsmål om håndværkerydelser” anføres i emnefeltet.

Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af afsnit 2.1.

Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil, i ano- nymiseret form, blive udsendt til de prækvalificerede, jf. afsnit 2.1.

7.2 Tilbudsfrist

Bemærk at nedenstående tidsfrister kun er gældende, såfremt meddelelse om prækvalifikation udsendes senest d. 04.11.2016

Der afholdes, jf. afsnit 4.1, licitation for tømrer-, murer- og malerarbejde den 06.12.2016 og for VVS- og elinstallationsarbejder den 07.12.2016

på Aarhus Rådhus, Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C i Receptionslokalet og Rådhushallen (bemærk venligst at der afholdes licitation over to dage).

Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem til licitatio- nen.

Såfremt Tilbudsgiver ønsker at aflevere sit tilbud forinden licitationsdagen, skal tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Indkøb & Udbud i hænde se- nest den 05.12.2016, kl. 14.00 (uanset hvilken fagentreprise, der bydes på) på følgende adresse:

Rådhuset Xxxxxxxxxxxxx 0

Lokale 065

8000 Aarhus Kommune att.: Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx

Indkøb & Udbud er kun ansvarlig for på ovenstående adresse afleverede tilbud i det omfang, der kan fremvises en kvittering for modtagelsen.

7.3 Aflevering af tilbud

Tilbuddet inklusive bilag afleveres i 2 eksemplarer i papirform. Et af tilbud- dene mærkes ”Original”. En elektronisk version af det samlede tilbud inklu- sive bilag vedlægges på et USB-stik.

Tilbuddet mærkes, således at det fremgår, hvilken fagentreprise, der bydes på - eksempelvis “Tilbud på VVS-arbejder” og ”Må ikke åbnes i po- sten”. Forsendelsen skal være lukket.

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbuddene i papirform og/eller den elektroniske version, lægges papirversionen mærket ”Original” til grund.

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

7.4 Vilkår for afgivelse af tilbud

7.4.1 Udbuddets form

Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudsloven (L19/2015) Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud.

7.4.2 Sprog

Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Endvidere kan bilagsma- teriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

7.4.3 Udarbejdelse af tilbuddet

Alle punkter i udbudsbetingelserne besvares af tilbudsgiver, jf. tilbudsdi- spositionen afsnit 8, da vurderingen foretages på grundlag af disse punk- ter.

De vedlagte tilbudslister, bilag 2, benyttes i forbindelse med tilbudsafgi- velse i uændret form.

De vedlagte bilag til udfyldelse benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse. Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusiv moms, men inklusiv eventuelle afgifter, herunder f.eks. miljøafgifter.

Tilbud afgives ved udfyldning af samtlige obligatoriske felter på tilbudsli- sten i bilag 2 for de delaftaler, som afgives tilbud på. Der skal afgives til- bud på samtlige obligatoriske poster på tilbudslisten på de(n) delaftale(r), som tilbuddet omfatter, og der skal beregnes en samlet tilbudssum på hver tilbudsliste på de delaftaler, der afgives pris på, (hvis tilbudslisten udfyldes elektronisk, vil der automatisk ske en beregning af samlet tilbudssum) – i modsat fald vil tilbuddet være ikke konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning.

Den samlede tilbudssum for hvert delaftale, der bydes på, angives på til- budslistens forside.

Såfremt en post på tilbudslisten, f.eks. udkaldetillæg, ikke koster noget, skal prisen herfor angives til kr. 0,00.

Priserne angives med to decimaler.

Timepriser: Der skal angives timepriser for henholdsvis 1. time og for de efterfølgende timer. Timeprisen for 1. time skal være inkl. kørsel til og fra arbejdsstedet, herunder arbejdsløn i køretiden og desuden skal prisen in- deholde omkostningen til servicevogn. Der afregnes kun for den tid, hvor personalet befinder sig på og udfører opgaver på arbejdsstedet. Der afreg- nes én 1. time pr. opgave pr. person pr. dag.

Eventuel bortkørsel af affald til deponi afregnes særskilt efter bilag og til netto pris.

Brug af sædvanligt anvendte maskiner og materiel, herunder servicevogn, samt eventuelle opstartsudgifter skal være inkluderet i alle timepriserne.

Alle timepriserne skal desuden gælde inden for normal arbejdstid, dvs. mandag til torsdag fra kl. 7.00-16.00, fredag kl. 7.00-14.00.

De afgivne enhedspriser er maksimale priser for arbejde omfattet af afta- len. Det betyder at der i forbindelse med miniudbud godt må bydes ind

med lavere priser, men ikke med priser, der oversigter priserne i tilbudsli- sten.

Materialer: Priserne på materialer skal være inklusive levering samt alle bortskaffelses- og miljøomkostninger dog eksklusiv pålagte afgifter til god- kendt deponi, disse afregnes efter vejesedler fra deponiet.

7.4.4 Flere tilbud

Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end et tilbud pr. delaftale.

7.4.5 Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

7.4.6 Vedståelsesfrist

Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Vedståelsesfristen for de øvrige tilbudsgivere bortfalder, så snart rammeaftalerne er underskrevet af Aarhus Kommune og de vindende til- budsgivere.

7.4.7 Tilbudsgivers forbehold

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsbetin- gelserne, herunder bilag 1 Udkast til Rammeaftale medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke ved- rører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har Aarhus Kom- mune ret til at se bort fra tilbuddet.

Det understreges, at faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne/standardiserede salgs- og leveringsbetingelser, for grundlæg- gende elementer i udbudsbetingelserne medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver forventes at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i ud- budsbetingelserne afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 7.1, således at forbehold i videst muligt om- fang kan undgås.

7.4.8 Ejendomsret

Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Aarhus Kommune.

8 Tilbudsdisposition

Tilbudsdispositionen indeholder en ramme for tilbudsafgivelsen. Tilbuddet bør således omfatte alle punkter i tilbudsdispositionen. Formålet er at sikre sammenlignelighed i tilbuddene samt, at alle relevante forhold bliver be- handlet i tilbuddet.

Vedrørende forbehold bedes disse oplyst samlet under tilbudsdispositionens punkt 2.

Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbuds- betingelserne til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at bilag 1 Udkast til Rammeaftale er en integreret del af udbudsmaterialet.

Punkt

Indhold

Udfyldelse af tilbudslisten

Tilbud afgives ved udfyldning af samtlige felter på tilbudslisten i bilag 2 for de delområder, som afgives tilbud på.

Der skal afgives tilbud på samtlige poster på tilbudslisten på de(t) delområde(r), som tilbuddet omfatter, og der skal bereg- nes en samlet tilbudssum på hver tilbudsliste på de(t) delom- råde(r), der afgives pris på, (hvis tilbudslisten udfyldes elek- tronisk, vil der automatisk ske en beregning af samlet tilbuds- sum) – i modsat fald vil tilbuddet være ikke konditionsmæs- sigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning.

Den samlede tilbudssum for hver delområde, der afgives tilbud på, angives på tilbudslistens forside.

Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsbetingelserne indeholdte krav, herunder forbehold til udkastet til Rammeaftale. Der henvises i øvrigt til udbudsbe- tingelsernes afsnit 7.6.7 Tilbudsgivers forbehold, vedrørende retsvirkningerne af forbehold.

Opfyldelse af mindstekrav

Bilag 7 Erklæring om opfyldelse af mindstekrav udfyldes og vedlægges tilbuddet.

9 Bilag til prækvalifikationsbetingelser og udbuds- betingelser

• Bilag 1 Udkast til rammeaftale

• Bilag 2 Tilbudsliste

- Bilag 2A Tilbudsliste murer

- Bilag 2B Tilbudsliste tømrer

- Bilag 2C Tilbudsliste maler

- Bilag 2D Tilbudsliste VVS

- Bilag 2E Tilbudsliste elinstallation

• Bilag 3 Beskrivelse af distrikter

• Bilag 4 ESPD

• Bilag 5 Miljø- og energirigtigt byggeri i Aarhus Kommune

• Bilag 6 Til fremmed arbejdskraft

• Bilag 7 AB92 med Aarhus Kommunes tilføjelser

• Bilag 8 Erklæring om opfyldelse af mindstekrav

• Bilag 9 Retningslinjer for miniudbud

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata