Offentligt udbud Forbrugerafregningssystem

Forbrugerafregningssystemet skal være idriftsat og fuldt funktionsdygtigt i forhold til de opstillede betingelser senest 1. december 2013. Aftalen ophører uden yderligere varsel den 30. november 2017.

Favrskov Forsyning har mulighed for at forlænge aftalen med 2 x 1 år fra udløbsdatoen. Hvis Xxxxxxxx Forsyning ønsker at gøre brug af optionen, skal dette meddeles tilbudsgiver senest 3 måneder inden udløb.

Tilbudsgiver er forpligtet til ved samarbejdets ophør og uanset opsigelsens årsag vederlagsfrit at bistå Favrskov Forsyning med at overflytte data til et andet system og/eller driftsmiljø hos Favrskov Forsyning eller hos tredjemand.

Udbuddet gennemføres med en øvre økonomisk grænse på 1.475.000 kr. over en 4-årig kontraktperiode. I prisen skal initialomkostninger, tilpasning til Favrskov Forsynings øvrige administrationssystemer og 3. parts systemer samt drifts- og serviceomkostninger være indeholdt.

1.4 Beskrivelse af Favrskov Forsyning

Favrskov Forsyning er en koncern bestående af serviceselskabet Favrskov Forsyning A/S samt Favrskov Affald A/S og Favrskov Spildevand A/S. Favrskov Forsyning A/S leverer personale- og administrationsydelser til de øvrige selskaber, herunder forbrugerafregninger for selskabernes kunder. Koncernen ejes af Favrskov Kommune.

I Favrskov Kommune var der ifølge Danmarks Statistik 47.156 indbyggere pr. 1. januar 2013.

Favrskov Spildevand har ca. 13.500 registrerede forbrugere tilsluttet kloaknettet og ca. 2.500 husstande tilmeldt tømningsordningen for bundfældningstanke. Kloaknettet består af ca. 1.100 km. regn- og spildevandsledninger, og der behandles årligt ca. 1.850.000 m³ vand på selskabets 10 renseanlæg.

Favrskov Affald administrerer og driver de kommunale ordninger for dagrenovation og genbrugsaktiviteter. Der er ca. 17.500 husstande tilmeldt dagrenovationsordningen. Genbrugsaktiviteterne består af drift af 4 genbrugspladser, og indsamlingsordninger for glas, papir og pap, storskrald fra husstande, papir fra offentlige kontorer, batterier samt klinisk risikoaffald.

Favrskov Forsyning havde i 2012 en omsætning på 112.014.000 kr. fordelt mellem koncernens 3 selskaber. Årsrapporter for 2012 kan rekvireres ved henvendelse til Favrskov Forsyning.

Virksomhedsplan 2013 kan ses på selskabets hjemmeside xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx_Xxx.xxx

2. Udbudsbetingelser

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Xxxxxxxxxxxx – bek. nr. 1410 af 07/12/2007, afsnit II.

2.2 Formkrav

Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.

2.3 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk.

2.4 Ejendomsret

Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, pr. e-mail: xx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål - Udbud af forbrugerafregningssystem” senest den 7. juni 2013 kl. 12.00.

2.6 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Udbud af forbrugerafregningssystem” og ”Må kun åbnes af xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx” Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 21. juni 2013 kl. 12.00 på følgende adresse:

Favrskov Forsyning

Xxxxxxxxx 0

8450 Hammel

Att.: Xxxxxx Xxxxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.

2.7 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende til den 1. december 2013.

2.9 Aftalegrundlag

Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

2.10 Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.11 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

2.12 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.

Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 5.
Dokumentation for at tilbudsgiver har en positiv egenkapital ved udgangen af seneste afsluttede regnskabsår.
Dokumentation for professionel erhvervsforsikring.
Teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes dokumentere sammenlignelige leverancer fra minimum 3 forsyningsselskaber.

2.13 Tildelingskriterium

Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Favrskov Forsyning økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen.

Underkriterier

Vægtning i procent

Pris

Den samlede pris

20 %

Funktion

Favrskov Forsynings vurdering af systemets funktioner

30 %

Anvendelse

Favrskov Forsynings vurdering af systemets anvendelsesmuligheder

30 %

Service

Favrskov Forsynings vurdering af tilbudsgivers service, herunder support, tilgængelighed, vedligeholdelse/opdateringer og undervisning af brugere

20 %

2.14 Tilbudsgivers demonstration af løsning

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet fremvise løsningen for Favrskov Forsyning på et præsentationsmøde. Der afsættes 3 timer til mødet, som afholdes mellem Favrskov Forsyning og den enkelte tilbudsgiver. Der bliver ikke mulighed for at overvære andre tilbudsgiveres præsentationer.

Ved fremvisningen har tilbudsgiver mulighed for at demonstrere forbrugerafregningssystemet. Fremvisningen skal indeholde en gennemgang af de i bilag 7 beskrevne cases.

Ved flere end 5 tilbudsgivere vil Favrskov Forsyning på baggrund af de tilsendte tilbud invitere de 5 tilbudsgivere, som har afgivet de af Favrskov Forsyning vurderede økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Mødet vil ikke være genstand for forhandling, men er udelukkende set som en præsentation, hvor tilbudsgiver kan præcisere og uddybe evt. uklarheder i sit tilbud.

Ordregiver og tilbudsgiver godkender efter fremvisningen et referat, som indgår i den endelige vurdering af tilbud.

3. Udbudsbetingelser

Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud.

Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges.

Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet.

Virksomhedsoplysninger

Tilbudsgivers navn

Adresse

CVR-nummer

Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer)

Forbehold

Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnit 2.11 vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet.

Dokumentation for udvælgelseskriterier

Tilbuddet skal indeholde dokumentation for de i punkt 2.12 beskrevne udvælgelseskriterier.

Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 5.
Dokumentation for at tilbudsgiver har en positiv egenkapital ved udgangen af seneste afsluttede regnskabsår.
Dokumentation for teknisk og/eller faglig formåen.

Priser

Tilbudsgiver oplyser priser i henhold til udbudsmaterialets bilag 1. Tilbudslisten udfyldes og vedlægges tilbuddet.

Funktion

Tilbudsgiver udarbejder en beskrivelse i henhold til tilbudsmaterialets bilag 2.

Anvendelse

Tilbudsgiver udarbejder en beskrivelse i henhold til tilbudsmaterialets bilag 3.

Service

Tilbudsgiver udarbejder en beskrivelse i henhold til tilbudsmaterialets bilag 4.

4. Kravspecifikation

Kravspecifikationen er delt op i to afsnit. I det første beskrives de ufravigelige krav, Favrskov Forsyning har identificeret som det minimumsniveau, et fremtidigt forbrugerafregningssystem og en fremtidig leverandør skal leve op til.

I næste afsnit beskrives yderligere ønsker til forbrugerafregningssystemet og leverandøren. Ønskerne er ikke ufravigelige, men hvis tilbudsgiver fraviger ønskerne i sit tilbud, skal tilbudsgiver anvise alternativer, som af Favrskov Forsyning skal vurderes til at være fuldgode erstatninger.

4.1 Ufravigelige krav

Favrskov Forsyning har opstillet en række krav til forbrugerafregningssystemet, som ikke kan fraviges. Kravene er her grupperet i forhold til de kriterier, forbrugerafregningssystemet vil blive vurderet efter.

Pris

Tilbudsgiver skal afgive et tilbud indenfor den økonomiske ramme på 1.475.000 kr. over en 4 årig kontraktperiode.

Funktionalitet

Tilbudsgiver skal vedlægge en funktionsbeskrivelse eller andet skriftlig materiale, der kan give ordregiver et fyldestgørende indtryk af løsningens funktionalitet.

Vedr. spildevand

Vandaflæsninger skal kunne registreres med måler og angivelse af dato for seneste aflæsning. Registreringen skal danne grundlag for udstedelse af opkrævning for vandafledningsbidrag.
A’conto opkrævning og årsafregning for vandafledningsbidrag samt øvrige gebyrer og afgifter vedr. spildevand, herunder administration af tømningsordning for septiktanke. Tillige udstedelse af rykkere samt overførsel af restancer til inddrivelse via Skat.
Udtræk af rapporter og statistik til diverse indberetningskrav og til ledelsesinformation.

Vedr. affald

Registrering af forbrugeres tilmeldinger til dagrenovationsordninger. Herunder understøttelse af elektronisk korrespondance mellem forsyning, forbruger og entreprenør i forhold til ændring af tilmeldinger, klager eller andre henvendelser, der kan forårsage ændringer i den opkrævning, forbrugeren skal have.
Opkrævning af afgifter og gebyrer for dagrenovation og andre affaldsrelaterede ordninger.

Opkrævning af gebyrer og afgifter skal kunne håndteres i én proces med en samlet faktura for flere forbrugsarter til forbrugeren. Fakturaer skal kunne afsendes elektronisk direkte til forbrugerens mailadresse, til e-boks eller til udskrift i papirformat.

Der skal i forbrugerafregningssystemet kunne tilknyttes kommentarer til et forbrugssted eller en forbruger.

Forbrugerafregningssystemet skal indeholde et integrer bart værktøj til elektronisk udveksling af informationer mellem Favrskov Forsyning og selskabets forbrugere samt mellem Favrskov Forsyning og selskabet samarbejdspartnere indenfor renovationsområdet. Hvis dialogværktøjet ikke er integreret i forbrugerafregningssystemet skal tilbudsgiver som minimum kunne anvise et integrer bart alternativ.

Systemet skal overholde de til enhver tid gældende regler, love, bekendtgørelser, vejledninger mv. der måtte have indflydelse på Favrskov Forsynings udsendelse af opkrævninger til private og offentlige forbrugere.

Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet beskrive de krav til operativsystemer, snitflader til andre systemer mv., der er en forudsætning for en stabil og pålidelig drift af forbrugerafregningssystemet.

I det nuværende afregningssystem har Favrskov Forsyning en stor mængde data. Tilbudsgiver skal gennem dialog med Favrskov Forsyning medvirke til, at der ved et eventuelt skift af forbrugerafregningssystem konverteres tilstrækkelige datamængder til at sikre et korrekt afregningsgrundlag overfor forbrugerne. Xxxxxxxx Forsyning forventer som minimum, at data fra indeværende år samt senest afsluttede regnskabsår konverteres. Data konverteres fra KMD FAS.

Sikkerhedskopiering af data påhviler tilbudsgiver, såfremt løsningen hostes af tilbudsgiver. Hvis løsningen hostes af Favrskov Forsynings til enhver tid gældende it-driftsleverandør, skal sikkerhedskopiering af data aftales med denne.

Anvendelse

Forbrugerafregningssystemet skal understøtte Favrskov Forsynings koncernstruktur og skal kunne integreres med 3. parts systemer. Der skal være en åben adgang til at udveksle data med øvrige administrative systemer som for eksempel økonomisystem, betalingssystem, elektroniske korrespondancesystemer mv. Dataudveksling skal være mulig i forhold til Favrskov Forsynings interne systemer og i forhold til 3. part som for eksempel Skat, Nemkonto, Nets, e-boks m.fl.

Det skal være et ubrudt, elektronisk revisionsspor mellem forbrugerafregningssystemet og øvrige systemer, der måtte modtage/afsende oplysninger om opkrævninger og/eller betalinger til og fra Favrskov Forsynings kunder.

Tilbudsgiver skal ved demonstration vise, at systemet kan håndtere de i bilag 7 beskrevne cases.

Service

Forbrugerafregningssystemet skal være tilgængeligt indenfor minimum 95 % af Favrskov Forsynings normale arbejdstid, som er mandag – onsdag kl. 8.00–15.30, torsdag kl. 8.00–17.00 og fredag kl. 8.00–13.30.

Al skriftlig og mundtlig kommunikation i systemet samt mellem Favrskov Forsyning og tilbudsgiver skal foregå på dansk.

Tilbudsgiver skal tilbyde adgang til brugersupport på alle hverdage kl. 9.00-15.00. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive supportfunktionen, bemandingen af funktionen og de kompetencer, tilbudsgiver stiller til rådighed i supportfunktionen.

4.2 Ønsker

Forbrugerafregningssystemet skal som minimum opfylde de krav, der er specificeret i udbudsmaterialets afsnit 4.1.

Ved tilbudsgivers præsentation af løsningen vil Favrskov Forsyning bedømme løsningen inden for de opstillede kriterier. Uden at beskrivelsen er udtømmende, gøres der i bilag 3-6 rede for yderligere ønsker, ordregiver har til løsningen. Beskrivelsen skal opfattes som eksempler på funktionalitet, anvendelse og service, Favrskov Forsyning vil lægge vægt på i bedømmelsen. Andre funktionaliteter, anvendelsesmuligheder eller servicetilbud vil ligeledes indgå i bedømmelsen, når Favrskov Forsyning bliver præsenteret for disse.

5. Kontrakt vedr. indkøb af forbrugerafregningssystem til Favrskov Forsyning

§ 1 Parterne

Nærværende kontrakt er indgået mellem

ORDREGIVER

Favrskov Forsyning A/S

Xxxxxxxxx 0

8450 Hammel

CVR NR. 32 93 93 84

KONTRAKTHAVER

[Virksomhed]

[Adresse]

[Postnr.] [By]

§ 2 Kontraktgrundlag

Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med Tilbudsloven.

Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver
Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar
Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå]
Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

§ 3 Kontraktens omfang

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter og ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

§ 4 Kontraktperiode

Kontrakten er gældende fra implementeringen af systemet til dette er fuldt funktionsdygtigt senest 1.12.2013. Aftalen ophører uden yderligere varsel den. 30.6.2017.

Aftalen kan til enhver tid opsiges af ordregiver med et opsigelsesvarsel på 6 måneder.

§ 5 Optioner

Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 1 år. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før udløb. I modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

§ 6 Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk til Favrskov Forsyning. Det påhviler Favrskov Forsyning at oplyse det til enhver tid gældende EAN nummer til kontrakthaver.

Fakturaer skal kunne indlæses elektronisk i ordregivers økonomisystem. Elektroniske fakturaer skal overholde de til enhver tid gældende regler for elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Rekvirent hos ordregiver

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

§ 7 Priser

De i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne priser gælder.

§ 8 Prisregulering

Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1.1.2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til Favrskov Forsyning, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Favrskov Forsyning inden ændringens ikrafttræden.

§ 9 Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser er i henhold til ”Lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (Renteloven)” af 18.12.2012.

§ 10 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten.

§ 11 Erstatningsansvar og forsikring

Kontrakthaver er ansvarlig for, at ydelserne udføres og leveres i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning, herunder love, bekendtgørelser, anvisninger cirkulærer, regulativer, publikationer fra ministerier, styrelser og Arbejdstilsynet samt meddelelser og reglementer fra samme.

Kontrakthaver er forpligtet til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder for sagsomkostninger, dersom ordregiver ved retssag eller på anden måde måtte blive inddraget i en sag vedrørende eller som følge af kontrakthavers udførelse af ydelserne.

§ 12 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig og lignende, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage levering af ydelserne

Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§ 13 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten

Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.

Kontrakthaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning.

§ 14 Kontraktændringer

Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

Prisændringer i henhold til § 8 betragtes ikke som en kontraktændring.

§ 15 Lovkrav

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.

Sker der i kontraktperioden lovændringer, som kan eller vil have indflydelse på fastsættelsen af priser, kan kontrakthaver anmode om en genforhandling af priserne.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning.

§ 16 Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning.

§ 17 Underskrift

Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Dato: Dato:

------------------------------------------------ --------------------------------------------------

Favrskov Forsyning Kontrakthaver

Bilag 1 – Økonomi

Initialomkostninger	Tilbudsgivers bemærkninger	Pris
A Opsætning, herunder etablering af de i kontrakten omfattede snitflader og integrationer
B Konvertering af data
C Uddannelse
D Xxxxx
Initialomkostninger i alt A+B+C+D
Drifts- og serviceomkostninger	Tilbudsgivers bemærkninger	Pris pr. år
E Licenser og brugerrettigheder
F Drift og vedligeholdelse af forbrugerafregningssystem
G Drift og vedligeholdelse af snitflader og integrationer
H Support
I Andre
Drifts- og serviceomkostninger i alt E+F+G+H+I

Den samlede tilbudssum beregnes som initialomkostninger + 4 x drifts- og serviceomkostninger pr. år.

Drifts- og serviceomkostninger skal være gældende såfremt ordregiver ønsker at benytte optionen på 2 x 1 år.

Bilag 2 – Funktion

Afregningsarter

Favrskov Forsyning er en forsyningsvirksomhed med flere forsyningsgrene, hvorfor afregningssystemet som minimum skal kunne håndtere de afregningsarter, der normalt knytter sig til spildevands- og affaldsområdet. Derudover er det et ønske, at systemet er fleksibelt i forhold til at oprette flere afregningsarter, såfremt behovet måtte opstå.

Udstedelse af fakturaer

Favrskov Forsyning udsteder i dag samlede fakturaer til selskabets forbrugere. Det er et ønske til funktionaliteten i systemet, at udstedelsen af fakturaer kan tilpasses selskabets behov. Fleksibiliteten kan for eksempel være, at det skal være muligt for selskabet selv at fastsætte antallet af ratebetalinger, at udstede faktura til ejer eller lejer og at samle fakturaer for flere forbrugssteder med samme ejer. Der vil i bedømmelsen af funktionalitet blive lagt vægt på forbrugerafregningssystemets mulighed for at tilrettelægge fakturaudstedelsen til selskabets ønsker og behov.

Dialog med renovatør på affaldsområdet

Som en integreret del af forbrugerafregningssystemet har Favrskov Forsyning i dag et værktøj til kommunikation med selskabets renovatører og forbrugere. Værktøjet bruges f.eks. til at registrere ændringer i tilmeldingen til afhentning af dagrenovation, indberetning af manglende tømninger mv.

Såfremt et dialogværktøj ikke er en integreret del af løsningen, skal tilbudsgiver anvise en alternativ løsning.

Bilag 3 – Anvendelse

Favrskov Forsyning lægger vægt på, at forbrugerafregningssystemet understøtter effektive arbejdsprocesser og er brugervenligt. Selskabet har en medarbejdergruppe med stor erfaring i forbrugerafregning, så det forventes, at der under implementeringen gennem dialog mellem tilbudsgiver og Favrskov Forsyning kan identificeres arbejdsgange, der bedst muligt kan bidrage til at sikre selskabet en effektiv udnyttelse af ressourcer.

Tilrettelæggelse af effektive arbejdsgange

Implementeringen af forbrugerafregningssystem er ikke et rationaliseringsprojekt, men Favrskov Forsyning forventer, at tilbudsgiver under implementeringen af løsningen bistår Favrskov Forsyning med at tilrettelægge opgaveløsningen, så der opnås den mest effektive arbejdsgang.

Tilbudsgiver forventes at kunne bidrage med erfaringer fra lignende selskaber til at understøtte Favrskov Forsyning i at tilrettelægge arbejdsopgaver, så løsningens muligheder for at automatisere processer udnyttes. Samtidig forventes tilbudsgiver i samarbejde med Favrskov Forsyning at anvise nødvendige og relevante kontrolforanstaltninger.

Under implementeringen er det således et væsentligt element, at tilbudsgiver bidrager til at Favrskov Forsyning får implementeret løsningen med fokus på en optimal udnyttelse af selskabets administrative ressourcer.

Tilbudsgiver opfordres til i tilbudsmaterialet give eksempler på effektive arbejdsgange i afregningssystemet. Under demonstration af systemet vil tilrettelæggelsen af arbejdsprocesser i løsningen af de beskrevne cases i bilag 7 indgå i bedømmelsen.

Brugervenlighed

Ved præsentation af løsningen vil Favrskov Forsyning bedømme løsningens brugervenlighed. Med brugervenlighed menes for eksempel, at løsningen er intuitiv at bruge, at opbygningen af skærmbilleder er læsevenlig, at der er et logisk flow i systemets arbejdsgange, at antallet af klik og brugen af mus begrænses mest muligt mv.

Bilag 4 – Service

Xxxxxxxx Forsyning forventer, at tilbudsgiver stiller en række servicefaciliteter til rådighed i relation til forbrugerafregningssystemet.

Uddannelse

I bedømmelsen vil tilbudsgivers forslag til uddannelse i implementeringsfasen indgå. Favrskov Forsyning forventer, at tilbudsgiver planlægger det nødvendige og relevante uddannelsesforløb for brugerne. Herunder at der uddannes såvel superbrugere som slutbrugere. E-learning accepteres, men traditionelt undervisningsforløb vil være foretrukket.

Tilbudsgiver opfordres til at beskrive tilbud om efteruddannelse, såfremt det vurderes at være relevant.

Erfa grupper og anden sparring mellem leverandør og kunder

Favrskov Forsyning indgår i forskellige sammenhænge i grupper med andre forsyningsselskaber om sparring indenfor blandt andet administration. Såfremt tilbudsgiver tilbyder deltagelse i erfa-grupper, netværk eller lignende for kundegrupper, vil der i bedømmelsen blive lagt vægt herpå.

Bilag 5 – ”Tro og love erklæring” Oplysninger om gæld til det offentlige

Erklæringen herunder skal udfyldes under henvisning til Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 - bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger.

Navn/firmanavn:

CPR/CVR nr.

Adresse:

Postnr./by:

Erklærer på tro og love og under strafansvar:

Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr.

Dato:

Navn og titel:

Underskrift:

OBS! Erklæringen kan kun godkendes, såfremt der er afsat kryds og underskrift.

Bilag skal udfyldes, underskrives og medsendes tilbuddet!

Har tilbudsgiver ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr., kan tilbuddet ikke tages i betragtning.

Bilag 6 – Vejledende tidsplan

Annoncering på Favrskov Forsyning hjemmeside den 15.05.2013

og på xxx.xxxxx.xx

Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 07.06.2013 kl. 12.00

Sidste frist for modtagelse af tilbud den 21.06.2013 kl. 12.00

Præsentation af løsninger uge 32 og 33

Offentliggørelse af valg af samarbejdspartner uge 35

Bilag 7 – Cases

Tilbudsgiver skal for Favrskov Forsyning demonstrere, hvordan nedenstående cases løses med tilbudsgivers forbrugerafregningssystem.

Case 1: Stamdata på forbruger

Opret en forbruger med alle relevante stamdataoplysninger.
Indsæt en bemærkning på forbrugeren i form af tekst.
Demonstrer søgning på historiske data på forbrugeren – f.eks. efter fraflytning.
Vis muligheder for opdeling af forbrugere i grupper.

Case 2: Stamdata på ydelsesarter og fakturadesign

Opret forskellige typer af ydelsesarter som grundlag for senere opkrævning – både til forbrugsafhængige og til faste afgifter og gebyrer.
Demonstrer herunder momsafløftning pr. ydelsestype, datostyring på ydelser, forbrugsstyring, grundlag for kontering i økonomisystemet mv., på de ydelsestyper, det er relevant for.
Vis mulighederne for individuelt design af fakturaer, aflæsningskort, rykkerskrivelser mv.

Case 3: Vandforbrug

Gennemgå udskrivning af aflæsningskort og rykkere for aflæsninger.
Indlæs elektroniske måleraflæsninger til beregning af vandforbrug pr. forbrugsenhed.
Foretag manuel indberetning/korrektion af måleraflæsning.
Demonstrer hvordan forbrugeren kan indtaste sin måleraflæsning, så den automatisk overføres til forbrugerafregningssystemet.
Vis eventuelle kontroller ved indberetning af måleraflæsninger.

Case 4: Opkrævning af a’conto rate

Opkræv en a’conto rate for en forbrugers periodeforbrug. Opkrævningen skal indeholde elemeter fra både affald og spildevand på én samlet faktura til forbrugeren.
Foretag en ændring i dagrenovationstilmeldingen og simuler en faktura på baggrund af ændringen.
Indberet manuelt et beregnet forbrug af vand og simuler på baggrund heraf en faktura.
Demonstrer hvordan faktura udskrives til papir. Ligeledes hvordan faktura udskrives elektronisk til e-boks eller offentlige myndigheders fakturasystemer.

Case 5: Årsopgørelse

Dan på baggrund af måleraflæsning en årsopgørelse for en udvalgt forbruger.
Vis et forslag til opstilling af årsopgørelsen.

Case 6: Debitorstyring

Vis flowet fra opkrævning af en kunde til registrering af kundens indbetaling.
Demonstrer rykkerkørsel ved for sen betaling, herunder overførsel af krav til Skat.
Opret betalingsaftale på en kunde.
Vis tilknyttet administrator til et kundeforhold.

Case 7: Foretag et målerskifte

Med udgangspunkt i at Favrskov Forsyning modtager oplysninger om målerskift fra et vandværk, skal det demonstreres, hvordan målerskiftet registreres på forbrugsstedet.
Dan herefter en årsopgørelse på forbrugeren.

Case 8: Gennemfør et ejerskifte

Med udgangspunkt i at Favrskov Forsyning modtager oplysninger om ejerskifte fra en ejendomsmægler, skal det demonstreres, hvordan ejerskiftet registreres på forbrugsstedet.
Dan herefter en flytteopgørelse på den fraflyttede forbruger og en a’conto opkrævning på den nye forbruger.

Case 9: Rapporter og statistik

Demonstrer løsningens muligheder for rapporter og statistikker. Herunder demonstration af muligheden for at bearbejde data i Microsoft Office programmer.

Såfremt der i forbrugerafregningssystemet er integration til et dialogbaseret værktøj, bedes tilbudsgiver demonstrere følgende case.

Case 10: Kundehenvendelse fra elektronisk korrespondancesystem

Vis et eksempel på en elektronisk henvendelse fra en borger, der ønsker at ændre tømningsfrekvens fra ugetømning til 14-dags tømning.
Vis hvordan ændringen registreres i forbrugerafregningssystemet.

Side 23 af 23

Document Metadata

Table of Contents

Offentligt udbud Forbrugerafregningssystem

Document Metadata