Den nærværende databehandleraftale er lavet på Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser.
Den nærværende databehandleraftale er lavet på Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser.
Parterne er bekendte med, at der er tale om et underdatabehandlerforhold.
Nærværende Bestemmelser indgås i henhold til Aftalen mellem Parterne i forholdet som databehandler (Kunden) og underdatabehandler (EG). I aftalerelationen mellem databehandler (Kunden) og dataansvarlige aftales det, at underdatabehandleren (EG) behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
Parterne er således bekendte med, at når der i Bestemmelserne omtales ”den dataansvarlige” skal det forstås som databehandler i overenstemmelse med til Aftalen mellem parterne.
Ligeledes er parterne bekendte med, at når der i Bestemmelserne omtales ”databehandleren” skal det forstås som underdatabehandler i relation til ovennævnte databehandler.
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Kunden jf. Aftalen
herefter ”den dataansvarlige” og
EG A/S
Xxxxxxxxxxx 00
2750 Ballerup Danmark
CVR nr. 8466 7811
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 5
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 8
9. Bistand til den dataansvarlige 8
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
11. Sletning og returnering af oplysninger 10
12. Revision, herunder inspektion 10
13. Parternes aftale om andre forhold 11
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 12
Bilag A Oplysninger om behandlingen 13
Bilag B Underdatabehandlere 15
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 16
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 20
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af ProBo behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende
tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved
give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden
brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den
dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn
Stilling Telefonnummer E-mail Underskrift
På vegne af databehandleren Navn
Stilling
Telefonnummer E-mail Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
På vegne af den dataansvarlige Navn
Stilling Telefonnummer E-mail
På vegne af databehandleren Navn
Stilling
Telefonnummer E-mail
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Bestemmelserne er indgået som del af eller under henvisning til, at Parterne har aftalt en eller flere leveringer af it-ydelser fra databehandleren til den dataansvarlige (Aftalen).
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Ved databehandlerens levering af it-ydelser til den dataansvarlige sker behandling af personoplysninger i overensstemmelse med de formål som er nødvendige for at levere de i Aftalen fastsatte ydelser herunder opbevaring, indsamling, registrering, systematisering, samkøring, sletning, arkivering etc.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede Almindelige personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6):
☒ Navn
☒ Adresse
☒ Telefonnummer
☒ Statsborgerskab
☒ Fødselsdato
☒ Køn
☒ Civilstand
☒ Stillingsbetegnelse
☐ Medarbejder ID
☐ Bankoplysninger
☒ Billeder
☒ IP og Cookie information
☒ Andre almindelige personoplysninger
Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9):
☐ Race eller etnisk oprindelse
☐ Politisk overbevisning
☐ Religiøs overbevisning
☐ Filosofisk overbevisning
☐ Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
☐ Genetiske data
☐ Biometriske data
☐ Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.
☐ En fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (jf. Databeskyttelses-forordningens artikel 10):
☐ Straffedomme
☐Lovovertrædelser
Oplysninger om cpr-nummer (jf. Databeskyttelseslovens § 11)
☒CPR-numre
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
☐ Ansatte
☒ Brugere, Patienter, Borgere, Kunder, Klienter eller lign.
☐ Børn (0 – 12 år)
☒ Unge (13 – 18 år)
☒ Pårørende
☒ Samarbejdspartnere
☒ Xxxxx
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer så længe, det er relevant for databehandlerens udførelse af de aftalte opgaver og efterlevelse af forpligtelser over for den dataansvarlige i Aftalen.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af de underdatabehandlere der fremgår af listen over underdatabehandlere i dokumentet: "ProBo - Sub-processors".
Dokumentet indeholdende listen over underdatabehandlere findes her
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Jævnfør Bestemmelserne punkt 7.3 har databehandleren den dataansvarliges generelle godkendelse til at bruge og udskifte underdatabehandlere. Databehandleren skal pr. e-mail eller på anden skriftlig vis f.eks. via en digital meddelelsesordning hos databehandleren (og/eller databehandlerens underdatabehandlere) underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e).
B.3. Godkendte underdatabehandlere med særlige vilkår
Databehandleren indestår for eventuelle underdatabehandleres ydelser på samme måde, som var de databehandlerens egne.
Hvis databehandleren ved opfyldelse af Aftalen anvender ydelser fra underdatabehandlere, for hvem der gælder andre vilkår end de, der fremgår af Aftalen, vil sådanne andre vilkår være indeholdt i oversigten over underdatabehandlere "ProBo – Sub-processors" jf. bilag B, punkt B.1.
Således finder disse vilkår anvendelse for forholdet mellem databehandleren og den dataansvarlige vedrørende den behandling som foretages af underdatabehandleren.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Enhver behandling, som er nødvendig for, at databehandleren kan opfylde de i parternes aftale fastsatte forpligtelser. Således er følgende behandlingsaktiviteter omfattet af Bestemmelserne: Implementering, drift, support, test og vedligeholdelse af Ydelsen. I den forbindelse accepterer den dataansvarlige at der kan ske overførsel af persondata fra produktion til testmiljø.
Kundespecifikke- og fritekstfelter
Den dataansvarlige accepterer at der i forbindelse med kundespecifikke- og fritekstfelter i løsningen ikke angives andre personoplysninger end de, der er angivet i Bilag A. Såfremt dataansvarlige angiver andre personoplysninger end de, der er angivet i Bilag A, skal den dataansvarlige straks underrette databehandleren herom og opdatere instruksen i Bestemmelserne.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren iværksætter og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med de behandlingsaktiviteter, databehandleren foretager for den dataansvarlige.
De tekniske og organisatoriske foranstaltninger fastsættes under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne, den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
Ved vurderingen af, hvilket sikkerhedsniveau der er passende, tages der navnlig hensyn til de risici, som behandling udgør, navnlig ved hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
På den dataansvarliges specifikke anmodning bistår databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder som fastlagt i persondatalovgivningen.
Hvis en registreret fremsætter anmodning om udøvelse af sine rettigheder over for databehandleren, giver databehandleren uden ugrundet ophold meddelelse herom til den dataansvarlige.
Under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, bistår databehandleren efter specifik anmodning også den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i forhold til:
• Gennemførelse af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger
• Sikkerhedsbrud
• Underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede
• Gennemførelse af konsekvensanalyser
• Forudgående høringer fra tilsynsmyndighederne
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1, medmindre andet er særskilt aftalt mellem parterne.
C.5. Lokalitet for behandling
Nærmere oplysninger om behandlingssteder for databehandleren og dennes underdatabehandlere kan fås ved henvendelse hos databehandleren. Oplysningerne kan udleveres i det omfang udlevering kan ske uden sikkerhedsmæssig risiko efter databehandlerens vurdering. I sådanne tilfælde udleveres da i udgangspunktet kun oplysninger om land og by for databehandlingsstedet.
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren har ret til at anvende underdatabehandlere beliggende i tredjelande til opfyldelse af databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.
Anvendelsen af underdatabehandlere i tredjelande kan kun ske, hvis (i) overførslen er baseret på en afgørelse fra EU Kommissionen om tilstrækkelighed af beskyttelsesniveau, herunder f.eks. at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, (ii) overførslen er omfattet af fornødne garantier, som f.eks. EU Kommissionens Standardkontraktsbestemmelser eller iii) overførslen er omfattet af relevante bindende virksomhedsregler. Såfremt det i henhold til det anvendte overførselsgrundlag kræves, at den dataansvarlige er direkte part i overførselsgrundlaget, skal databehandleren anses for bemyndiget til at indgå dette på vegne af den dataansvarlige. Databehandleren er berettiget til at overdrage denne bemyndigelse til underdatabehandlere, således at underdatabehandlerne kan etablere og indgå et gyldigt overførselsgrundlag på vegne af den dataansvarlige.
Af den i bilag B punkt B.1 omtalte oversigt fremgår de underdatabehandlere i tredjelande, som den dataansvarlige har godkendt, og som databehandleren dermed er berettiget til at overføre personoplysninger til, ved Bestemmelsernes ikrafttræden.
Databehandleren er af den dataansvarlige bemyndiget til at indgå aftale om ændringer til den/de EU standardkontraktbestemmelser som er knyttet til Aftalen. Dette kan ske som følge af ændringer i databeskyttelseslovgivningen, herunder nye standardkontraktbestemmelser fra EU. Eventuelle ændringer vil alene blive gennemført i overensstemmelse med de til enhver tid gældende EU-regler for brug af EU standardkontraktsbestemmelser. Den til enhver tid gældende version af den indgåede EU standardkontraktsbestemmelser kan udleveres af databehandleren efter anmodning fra den dataansvarlige eller den registrerede.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
Parterne er enige om at følge den i Bilag B punkt B.2 og B.3 anførte proces vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere i tredjelande. Den dataansvarliges instruks omfatter således også
overførsel af personoplysninger til nye underdatabehandlere i tredjelande, der i
Bestemmelsernes løbetid antages af databehandleren i overensstemmelse med den i Bilag B punkt B.2 og B.3 anførte proces og nærværende punkt C.6.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal hvert år for egen regning indhente en revisionsrapport af typen ISAE 3402 eller af typen ISAE 3000 eller tilsvarende fra en uafhængig tredje-part vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, data-beskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i Bestemmelserne, til rådighed for den dataansvarlige. Databehandleren giver herunder mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
Udføres revision af en anden end den dataansvarlige selv, skal denne anden revisor være uafhængig og ikke- konkurrerende i forhold til databehandleren og i øvrigt være underlagt fortroligheds- og tavshedspligt enten som følge af lov eller som følge af en fortrolighedsaftale, hvorpå Databehandleren kan støtte ret direkte over for den pågældende anden revisor.
Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks om at stille oplysninger til rådighed eller give mulighed for revisioner og inspektioner efter databehandlerens mening er i strid med persondataforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller national ret.
Den dataansvarlige skal godtgøre databehandlerens tid og omkostninger i forbindelse med tilsyn (f.eks. fysiske inspektioner, skriftlig informationsindsamling og besvarelse af spørgeskemaer), og aftaler parterne ikke andet, så afregnes databehandlerens medvirken til tilsyn efter medgået tid og materialer, jf. bilag D.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.0. Modifikationer til Bestemmelserne
Punkt 14.5
Da Bestemmelserne indgås som bilag til parternes Aftale, underskrives nærværende dokument ikke særskilt mellem parterne.
Punkt 15
Parternes kontaktpersoner jf. punkt 15 i Bestemmelserne er nærmere angivet i Aftalen.
D.1. Fravigelser til Bestemmelserne
Punkt 7.6
Parterne har fraveget punkt 7.6, som ikke er gældende for aftalen. Punkt 7.6 har følgende ordlyd:
Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således, at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
D.2. Betalbar ydelse
Databehandleren har krav på rimelig særskilt betaling for ydelser omfattet af: Punkt 9 (Bistand til den Dataansvarlige), punkt 10 (Underretning om brud på persondatasikkerheden) og ved deltagelse i revisioner i henhold til punkt 12 (Revision, herunder inspektioner), jf. Bilag C, punkt C7 (Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandlere) og Bilag C, punkt C.3 medmindre andet er udtrykkeligt aftalt.
Såfremt databehandlerens arbejde med håndtering af sikkerhedsbrud i relation til punkt 9.2.a og 9.2.b i Bestemmelserne skyldes misligholdelse hos databehandleren, vil databehandleren ikke være berettiget til betaling for dette arbejde.
Forud for påbegyndelse af opgaver skal databehandlerens estimerede vederlag herfor godkendes af den dataansvarlige. Dette gælder dog ikke, hvis opgavens karakter forudsætter, at databehandleren handler straks. I sådanne situationer, skal databehandleren hurtigst muligt derefter indhente den dataansvarliges skriftlige godkendelse af det estimerede vederlag for opgaven. Hvis arbejdet med udførelsen af opgaverne overstiger det godkendte estimat, skal databehandleren straks orientere den dataansvarlige herom, herunder skal databehandleren redegøre for baggrunden for, at det estimerede vederlag overstiges.