Politik og vejledning for udbud i Nordsjællands Park & Vej

Sindshvile 16. november 2016

Politik og vejledning for udbud i Nordsjællands Park & Vej

Indledning

Nordsjællands Park og Vej er et tværkommunalt fællesskab mellem Fredensborg og Helsingør Kommuner og er som sådant underlagt samme lovgivning som ejerkommunerne, herunder kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven, offentlighedsloven samt udbudsloven og tilbudsloven.

Nordsjællands Park og Vej reguleres af en samarbejdsaftale mellem de to kommuner. Af samarbejdsaftalens bilag 1A fremgår, hvilke opgaver der er overdraget til Nordsjællands Park & Vej. Opgaver der jf. samarbejdsaftalen er overdraget til Nordsjællands Park & Vej, er overdraget til fuld og hel varetagelse, hvilket medfører, at det er Nordsjællands Park & Vej, der afgør om en opgave løses af egen driftsorganisation eller om opgaven løse af eksterne leverandører.

Opgaverne jf. samarbejdsaftalens bilag 1 A udføres som udgangspunkt af fællesskabet (Nordsjællands Park & Vej) indenfor eksisterende kapacitet. Der kan dog være specialopgaver, som fællesskabet ikke er konkurrencedygtige på, eksempelvis på grund af behov for særligt og dyrt materiel eller på grund af store spidsbelastninger, som medfører større kapacitetsbelastninger flere gange om året.

Det kan også være opgaver, som kræver særlige kompetencer, som Nordsjællands Park & Vej ikke besidder eller hvor det med det pågældende volumen ikke kan betale sig at besidde kompetencen.

Derudover kan der strategisk være områder, som Nordsjællands Park & Vej ønsker at konkurrenceudsætte grundet ønske om at benchmarke og professionalisere driften. I sådanne tilfælde foretager Nordsjællands Park & Vej et udbud af opgaven til eksterne parter og styrer eller fører tilsyn med udførelsen efterfølgende.

Nordsjællands Park & Vejs koncept for anlægsarbejder omfatter bl.a., at Nordsjællands Park & Vej ved visse arbejder er hovedentreprenør og opdeler arbejdet i mindre fagentrepriser, hvor af nogle løses af eksterne leverandører og nogle løses af Nordsjællands Park & Vej egne ressourcer. Dette giver mindre entreprenører mulighed for at byde på kommunale arbejder og styrker professionaliteten i Nordsjællands Park & Vej gennem samarbejde med private entreprenører.

Generelle regler.

Udgangspunktet er, at Nordsjællands Park & Vej ved større udbud køber udbudskompetencer i en af de deltagende kommuner frem for anvendelse af eksterne konsulenter. Hvor det er muligt benytter Nordsjællands Park & Vej Helsingør og Fredensborgs Kommunes indkøbsaftaler samt SKI- aftaler, som giver adgang til indkøb uden at foretage egen tilbudsindhentning og særskilt annoncering.

Nordsjællands Park & Vejs behov for indkøb kan opdeles i følgende kategorier:

1. Projektindkøb i forbindelse med større aktiviteter

2. Løbende behov for indkøb af varer og tjenesteydelser

3. Ad hoc indkøb af større og mindre specialydelser

4. Enkeltstående småindkøb under 50.000 kr.

Der skelnes i udbuds og tilbudsloven mellem Vare- og tjenesteydelser samt Bygge- og anlægsopgaver.

• Vare- og tjenesteydelser omfatter: It-ydelser, konsulentydelser, vintertjeneste, værkstedsydelser, køb af grus/sten og andre byggematerialer o.l.

• Bygge og anlægsopgaver omfatter: Håndværks- og entreprenørydelser til udførelse af bygge- og anlægsopgaver.

Vare- og tjenesteydelser
Over ca. 1,5 mio. kr.	• Udbydes jf. regler i udbudsloven. • Annonceres i en udbudsbekendtgørelse.	Støtte fra udbudskonsulenter indhentes.
500.000-1,5 mio. kr.	• Der indhentes tre tilbud. • Annonceres på NSPVs hjemmeside og evt. kommunernes hjemmesider eller på xxxxx.xx.	Støtte fra udbudskonsulenter indhentes, hvor det giver mening. Der kan indhentes mere end 3 tilbud, hvis dette begrundes.
50.000-500.000 kr.	Der indhentes 2-3 tilbud.
Under 50.000	• Der kan indhentes flere tilbud. •	Der skal være overensstemmelse mellem de ressourcer, der anvendes på tilbudsgivning og opgavebeskrivelse, og den potentielle besparelse.
Bygge og Anlæg
Over 38 mio. kr.	Ikke relevant
Over 3 mio. kr.	• Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. • Der gennemføres licitation.	Udbudskonsulenter fra kommunerne og/eller private rådgivere anvendes altid.

	• Offentlig licitation • Begrænset licitation med eller uden prækvalifikation
50.000-3 mio. kr.	• Der indhentes 2-4 tilbud ud fra leverandørlister. • Hvis ydelsen tidligere er efterspurgt, inviteres den billigste fra forrige udbudsrunde.
Under 50.000	• Der kan indhentes 2-3 tilbud.	Der skal være overensstemmelse mellem de ressourcer, der anvendes på tilbudsgivning og opgavebeskrivelse, og den potentielle besparelse.

• For løbende kontrakter beregnes værdien som udgangspunkt over 36 eller 48 måneder.

• Når der gives meddelelse til tilbudsgiverne eller de indbudte, om hvem der har vundet opgaven offentliggøres ligeledes den vindende tilbudsgivers samlede bud sum. Ved alle indkøb over 100.000, hvor der er indhentet priser, indbydes tilbudsgiverne til åbning af tilbud. Ved åbningen offentliggøres den samlede kontraktsum og eventuelle forbehold.

• Betalingsbetingelserne følger de generelle regler: lb. md. 15 dage

• Årligt udpeger controlleren historisk og prognose for fremtidigt indkøb, hvorefter der sammen med driftsledelsen udarbejdes en plan for nye aftaler eller nye udbud af eksisterende aftaler.

• Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbuddet kan offentliggøres ved aktindsigtssager.

• Nordsjællands Park & Vej arbejder med muligheden for elektroniske systemer til gennemførelse af konkurrencer.

Valg af leverandører

Nordsjællands Park & Vej bestræber sig på at sprede sine indkøb, således at storkøbsfordelene tilgodeses, men at nye og andre leverandører inviteres til at byde.

Ved underhåndsbud under 500.000 kr. varierer Nordsjællands Park & Vej invitationerne efter følgende regler:

• Dette gælder specifikt på de indkøb, der er flest af – de inviterede vælges ud fra et rotationsprincip, således at alle på listen så vidt muligt bliver inviteret på skift. Der indbydes skriftligt på mail eller brev, så tilbudsgiverne afgiver tilbud på lige vilkår.

Indkøbsansvar og rolledeling Projektindkøb

• Projektlederen kortlægger behov og specifikationer for udbud samt relevante leverandører

• Controlleren foretager annoncering på NSPV hjemmeside

• Projektleder og controller beregner konsekvens og valg af leverandør ud fra indkomne udbud.

• Projektlederen orienterer skriftligt vinderen og de fravalgte leverandører.

• Efterfølgende fakturering fra leverandøren kontrolleres af projektlederen – herunder specifikt enhedspriser og volumen

• Udbud, annoncering og øvrige dokumenter samles pr. projekt og gemmes i 5 år.

• Materialet skal være fyldestgørende og skal kunne efterkomme et ønske om aktindsigt.

• Ved aktindsigtssager kontaktes jurister i en af de to ejerkommuner som udgangspunkt. Controlleren bistår projektlederen med at samle relevant materiale i tilfælde af en ønsket aktindsigt. I tilfælde af at særlige oplysninger – herunder især enhedspriser – vurderes at kunne skade tilbudsgivernes fremtidige konkurrencedygtighed, overskrives oplysningerne, efter konsultation med ejerkommunernes jurister, til ulæselighed før udlevering.

Omkostningskøb (Varekøb)

Driftslederne er ansvarlige for Nordsjællands Park & Vejs indkøb.

Selve indkøbet kan indenfor de gældende rammer delegeres til, den ansvarlige på lageret eller controlleren.

Arbejdsklausuler

Ved større udbud, der forudsætter støtte fra de en af de to ejerkommuners udbudskonsulenter, anvendes den pågældende kommunes regler om sociale klausuler.

Nordsjællands Park og Vej ønsker at sikre ordentlige løn og ansættelsesforhold for ansatte hos leverandører, der udfører arbejde for Nordsjællands Park og Vej, samt at alle leverandører reelt konkurrerer på lige vilkår, når de byder på opgaverne.

Leverandøren skal sikre at ansatte, der deltager i opgaveløsningen for Nordsjællands Park & Vej er sikret løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, der til svarer de forhold, der gælder for ansatte på danske overenskomster.

Nordsjællands Park & Vej kan anmode leverandører om dokumentation for dette, ligesom der kan gennemføres kontrol med at reglerne overholdes. En kontrakt kan annulleres, hvis der konstateres brud på dette.

Godkendelse

Retningslinjerne er godkendt af bestyrelsen 16. november 2016.

Revidering

Retningslinjerne vil blive revideret ved behov og forelagt bestyrelsen til godkendelse.