Forretningsorden for lokalafdelinger under Cystisk Fibrose Foreningen

Forretningsorden for lokalafdelinger under Cystisk Fibrose Foreningen

§1 Lokalafdelingens navn og hjemsted

Cystisk Fibrose Foreningens Lokalafdelinger navngives efter det område som foreningen dækker, fx region Syddanmark. Hvis der dækkes et mindre område vil lokalafdelingen få navn herefter fx Syddjurs. En lokalafdeling skal være geografisk sammenhængende.

§2 Formål

Lokalafdelingens formål er:

• at fungere som netværk for lokalafdelingens medlemmer

• at bistå Cystisk Fibrose Foreningen med informations- og oplysningsarbejde om sygdommen i lokalområdet

• at støtte Cystisk Fibrose Foreningen med fundraising, der skal anvendes i overensstemmelse med Cystisk Fibrose Foreningens formålsparagraf

• at varetage lokalpolitisk arbejde, herunder deltage i relevante lokale og regionale råd og udvalg

§3 Medlemmer

Lokalafdelingens medlemmer er de i lokalafdelingens område hjemmehørende medlemmer af Cystisk Fibrose Foreningen. Cystisk Fibrose Foreningen sørger for løbende at give lokalafdelingen opdaterede relevante oplysninger om lokalafdelingens medlemmer.

§4 Overordnede relationer mellem lokalafdelingen og Cystisk Fibrose Foreningen og mellem lokalafdelingerne

Lokalafdelingen er godkendt som lokalafdeling under Cystisk Fibrose Foreningen, når lokalafdelingens tegningsberettigede underskriver forretningsorden for lokalafdelinger under Cystisk Fibrose Foreningen og er anderkendt/registreret af Cystisk Fibrose Foreningen.

Lokalafdelingen tilbydes overordnet profilpræsentation på Cystisk Fibrose Foreningens webside.

Anvendelse af Cystisk Fibrose Foreningens logo eller dele heraf, i såvel trykt som elektronisk materiale fra lokalafdelingerne, aftales med Cystisk Fibrose Foreningen. Lokalafdelingernes logo rekvireres hos sekretariatet.

Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse kan omfatte en repræsentant fra hver af de fem regioner. Lokalafdelingsbestyrelsen kan vælge en regionsrepræsentant til Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse blandt sine medlemmer. Hvis der er flere lokalafdelinger i en region aftaler lokalafdelingerne hvem, der skal repræsenterer regionen i Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse. Hvis der ikke kan opnås enighed udpeges regionsrepræsentanten ved lodtrækning mellem kandidaterne.

Lokalafdelingerne skal samarbejde med hinanden og sekretariatet og sikre relevant erfaringsudveksling. Der oprettes et netværk mellem lokalafdelingerne og sekretariatet til brug for vidensdeling. Netværket mødes 2 gange årligt i forbindelse med foreningens bestyrelsesmøde.

§5 Årsmøder og bestyrelse

5.1 Årsmøder

Årsmødet indkaldes med mindst 2 ugers varsel ved annoncering på lokalafdelingens webside, hvis en sådan findes, og på xxx.xx samt udsendelse af e-mail til alle medlemmer hvor vi har e-mailadressen. Forslag, der ønskes behandlet på årsmødet, skal indsendes skriftligt (brev eller e-mail) og være formanden for lokalafdelingen i hænde senest to uger før årsmødet.

Dagsorden for det ordinære årsmøde skal indeholde:

1. Valg af dirigent

2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år

3. Lokalafdelingens årsrapport (regnskab) for det forløbne år

4. Valg af bestyrelsesmedlemmer

5. Valg af suppleant

6. Valg af revisor

7. Eventuelt

Årsmødet er beslutningsdygtigt, når det er lovligt indkaldt. Afstemning på årsmødet afgøres ved almindeligt flertal af de afgivne stemmer blandt de tilstedeværende medlemmer.

Stemmeberettigede på årsmødet er de af lokalafdelingens medlemmer, som har betalt kontingent til Cystisk Fibrose Foreningen for det forløbne år.

Årsmødet vælger en bestyrelse på minimum 4 maksimum 9 personer for en periode på 2 år. Første gang vælges den ene halvdel for 1 år, og den anden halvdel for en periode å 2 år. Derefter er valgperioderne 2 år.

Desuden vælges en suppleant samt en revisor for en periode på 1 år. Revisor må ikke være medlem af bestyrelsen.

Ekstraordinært årsmøde kan afholdes, når bestyrelsen finder det påkrævet, eller hvis mindst ¼ af lokalafdelingens medlemmer skriftligt anmoder bestyrelsen herom.

5.2 Bestyrelse

Lokalafdelingens daglige drift varetages af bestyrelsen.

Senest en måned efter årsmødet skal bestyrelsen være konstitueret med formand og kasserer. Bestyrelsen tegnes af formanden sammen med et bestyrelsesmedlem.

Såfremt et årsmødevalgt bestyrelsesmedlem fratræder inden for vedkommendes valgperiode, indtræder suppleanten. Er der ingen suppleant, kan bestyrelsen udpege et nyt medlem. Suppleanter og medlemmer, der er udpeget af bestyrelsen, er bestyrelsesmedlemmer indtil det næste årsmøde.

5.3. Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen afholder møder, når formanden skønner det nødvendigt, eller når det forlanges af 1/3 af lokalbestyrelsens medlemmer eller af revisor.

Der bør så vidt muligt afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder årligt.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med mindst 2 uges varsel. Forud for mødets afholdelse skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet samt det for behandling af dagsordenen nødvendige regnskabs- og bilagsmateriale. Indkaldelse kan, hvor forholdene tilsiger det, ske med kortere varsel.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer er til stede efter forudgående indkaldelse. Indgåelse af aftaler om arrangementer og aktiviteter forudsætter dog en enig bestyrelses accept heraf.

I ekstraordinære tilfælde, hvor afholdelse af bestyrelsesmøde efter formandens opfattelse ikke kan vente, kan bestyrelsen træffe beslutning ved skriftlig (herunder e-mail) eller telefonisk afstemning blandt bestyrelsesmedlemmerne.

Bestyrelsen skal opbevare et godkendt beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde med kopi til Cystisk Fibrose Foreningen. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en bestyrelsesbeslutning, kan kræve dette ført til referatet.

5.4 Fortrolighed

Bestyrelsens medlemmer skal behandle person- og foreningsfølsomme oplysninger, som kommer dem i hænde i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer, som fortrolige.

§6 Økonomi

6.1 Regnskab og drift

Kassereren er ansvarlig for at føre foreningens regnskab, der følger kalenderåret.

Lokalafdelingen skal hvert år inden Cystisk Fibrose Foreningens generalforsamling indsende et årsregnskab sammen med en aktivitetsrapport.

Lokalafdelingen opretter en bankkonto. Lokalafdelingen må ikke deltage i spekulationsforretninger.

Cystisk Fibrose Foreningen yder et økonomisk årligt tilskud til lokalafdelingerne på kr. 25 pr. medlem, jfr. medlemsdefinitionen i § 3, mens lokalafdelingen til gengæld ikke opkræver kontingent af de tilknyttede medlemmer.

Cystisk Fibrose Foreningen afsætter hvert år et beløb på mellem kr. 20.000 og 30.000 kr. som lokalafdelingerne kan søge om til formålsbestemte aktiviteter for medlemmerne. Beløbet fastsættes af Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse. Puljen er en reserve, dvs. at andre økonomiske muligheder skal søges først. Retningslinjerne for bevilling til aktiviteter fastsættes af Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse. Puljen administreres herefter af sekretariatet.

Lokalafdelingen må ikke indgå økonomiske forpligtelser i forbindelse med aktiviteter, som lokalafdelingen ikke har økonomisk dækning for, enten ved egne økonomiske midler eller ved en underskudsgaranti.

Cystisk Fibrose Foreningen kan yde støtte til lokalafdelingens fundraising aktiviteter ved at stille en økonomisk underskudsgaranti til de af Cystisk Fibrose Foreningen godkendte arrangementer i den udstrækning, det ikke er muligt for afdelingen at skaffe en sådan i lokalområdet.

6.2 Tegning

Lokalafdelingen tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem. Alle betalingsbilag skal være attesteret af formanden.

6.3 Offentlige midler til støtte for lokalafdelingens arbejde

Lokalafdelingerne bør hvert år indsende ansøgning til relevante kommuner om tildeling af de offentlige midler, der i kommunerne er til rådighed for frivilligt lokalt arbejde.

6.4 Lokalafdelingens fundraising aktiviteter

Lokalafdelingens fundraising skal foregå indenfor lokalområdet.

Lokalafdelingen må ikke henvende sig til landsdækkende fonde og virksomheder uden forudgående aftale med Cystisk Fibrose Foreningen.

Ved fundraising aktiviteter skal formålet med aktiviteten samt brugen af de indsamlede midler være klart for offentligheden. Eksempelvis: Til forskning i cystisk fibrose.

Midler der er søgt til et bestemt formål skal bruges hertil.

Det er kun Cystisk Fibrose Foreningen som foretager indsamling blandt foreningens medlemmer, men mindre en lokal indsamling foregår til et landsdækkende formål og er aftalt med sekretariatschefen.

Overskud fra indsamlingsaktiviteter som er øremærket til landsdækkende formål skal overføres til Cystisk Fibrose Foreningen umiddelbart efter afholdelse og/eller regnskabsaflæggelse for aktiviteten.

Indtægter fra lokale indsamlinger som ikke har et øremærket formål deles mellem lokalafdelingen og Cystisk Fibrose Foreningens landsdækkende arbejde. De første 5.000 kr. beholdes i lokalafdelingen til det lokale arbejde. Når lokalafdelingens midler overstiger 25.000 kr., skal lokalafdelingen informere Cystisk Fibrose Foreningen, som herefter rådgiver lokalafdelingen om anvendelse af disse midler. Lokalafdelingen skal følge Cystisk Fibrose Foreningens anvisninger herom.

§7 Lokalafdelingens udvidelse eller opløsning

7.1 Udvidelse af lokalafdelingen

Ved udvidelse af antallet af kommuner under en lokalafdeling tilfalder afdelingernes individuelle økonomiske midler den nye fælles lokalafdeling.

7.2 Opløsning af lokalafdelingen

Egentlig opløsning af en lokalafdeling kan ske efter beslutning herom truffet på to årsmøder (ekstraordinært) afholdt med mindst otte ugers mellemrum. Ved opløsning tilfalder lokalafdelingens økonomiske midler Cystisk Fibrose Foreningen.

§8 Ændring af forretningsorden for lokalafdelinger

Denne forretningsorden kan alene ændres af Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelse.

Forretningsordenen er vedtaget på Cystisk Fibrose Foreningens bestyrelsesmøde d. 5. november 2014.